O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para você usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?
Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar o Google Vault para pesquisar itens no Google Drive, inclusive em drives compartilhados, gravações do Google Meet e arquivos do novo Google Sites. É possível pesquisar os títulos e o conteúdo dos tipos de arquivo compatíveis. Você também pode visualizar itens e exportar os resultados da pesquisa.
Informações importantes antes da pesquisa
Antes de pesquisar, recomendamos que você confira os tipos de dados compatíveis do Drive, Meet e Sites e as Perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.
Dados pesquisadosPesquisados:
- Conteúdo de texto e metadados pesquisáveis de arquivos nos drives compartilhados e nos drives dos usuários
- Arquivos externos compartilhados com os usuários
Não pesquisados:
- Conteúdo criptografado
- Arquivos vinculados
- Layouts de e-mail
- Conteúdo de arquivos de vídeo, áudio, imagem, ZIP ou binários
- Vídeos sincronizados automaticamente da conta do Google Currents de um usuário
Conteúdo e metadados pesquisáveis
Você pode pesquisar o título, o proprietário, a data da última modificação e outros metadados de todos os itens.
Nos tipos de arquivo compatíveis, você pode pesquisar palavras e frases no conteúdo deles. O Google indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.
É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:
- Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, Sites e Vids
O Vault não pesquisa comentários (inclusive tarefas atribuídas a eles) nem edições sugeridas.
- Microsoft Word, Excel e PowerPoint
- HTML
- TXT
- RTF
- SBV
- OpenOffice XML
- Wireless Application Protocol (WAP)
- Wireless Markup Language (WML)
- Google Earth (KML)
Saiba mais em Serviços e tipos de dados compatíveis (seções do Drive, Meet e Sites).
Os arquivos pesquisados pelo Vault dependem do tipo de pesquisa:
| Tipo de pesquisa | Arquivos pesquisados |
|---|---|
| Contas específicas ou Unidade organizacional |
O Vault pesquisa o seguinte:
(Opcional) Arquivos nos drives compartilhadosO Vault pesquisa apenas arquivos compartilhados diretamente com uma conta ou arquivos em pastas compartilhadas diretamente com uma conta. Os drives compartilhados não são incluídos, a menos que você os adicione à pesquisa. Se você incluir drives compartilhados em uma pesquisa (quando a pesquisa for feita por conta ou unidade organizacional), o Vault fará a busca nos drives compartilhados a que a conta pesquisada pertence. Os arquivos compartilhados diretamente com um usuário e que estão em um drive compartilhado de que o usuário é membro não serão incluídos, a menos que a caixa Incluir drives compartilhados esteja ativada. |
| Drives compartilhados | O Vault pesquisa todos os arquivos pesquisáveis nos drives compartilhados selecionados. |
Observação: a pesquisa no Vault não inclui pastas nem atalhos do Drive.
- Gravações: você pode pesquisar pelo título e pelos metadados da reunião, como o proprietário, o código de identificação e o horário de início da gravação. Se as legendas estiverem ativadas na reunião, o Vault pesquisará o conteúdo delas. Para limitar a pesquisa aos vídeos, use o termo de pesquisa
type:video. - Registros de chat: salvos como um arquivo SBV. Os registros de chat contêm carimbos de data/hora que mostram o horário de início da gravação, o nome e sobrenome dos remetentes e o texto da mensagem. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, quando o arquivo foi criado.
Observação: os registros do chat da reunião que usam o chat contínuo são considerados espaços do Chat e estão sujeitos às políticas do Chat. Para mais detalhes, acesse Reter mensagens do Google Chat com o Vault. - Participação: registro salvo como um arquivo do Google Planilhas. Os registros contêm os nomes, e-mails e o tempo em que os participantes estavam na chamada. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, quando o arquivo foi criado.
- Perguntas e respostas e registros de enquetes: salvos como um arquivo do Google Planilhas. Os registros contêm as perguntas, as respostas e os participantes. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, quando o arquivo foi criado.
- Atas: salvas como um arquivo do Documentos Google e criadas quando você usa o recurso Criar ata da reunião no Google Agenda. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto na ata e pelos metadados, por exemplo, quando o arquivo foi criado.
Para limitar os resultados a sites criados no novo Sites, inclua o termo de pesquisa type:site. Para excluir sites, digite o termo de pesquisa -type:site ou NOT type:site.
Você pode visualizar os seguintes tipos de arquivo:
- Arquivos criados com aplicativos Google: Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos
- Arquivos enviados por upload, como .docx, .pdf e .xlsx
- Quando você visualiza um site, também pode acessar os links externos. Também é possível visualizar arquivos incorporados, como uma página ou um documento, se isso for permitido e você tiver os privilégios de acesso ao arquivo. Se você não tiver privilégios de acesso, vai precisar pesquisar diretamente o arquivo incorporado.
Não é possível visualizar arquivos criptografados, vídeos ou o conteúdo de arquivos ZIP.
Só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo, mas você pode incluir a data de uma versão na pesquisa. Quando você digita a data de uma versão, o Vault pesquisa a versão atual do arquivo, mas você visualiza e exporta o conteúdo da última versão salva antes da 0h00 na data indicada. Você define o fuso horário na consulta. O Google Drive mantém versões de arquivos criados com os aplicativos Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites, Desenhos e Vids.
As primeiras versões de arquivos muito grandes (exceto os que estão sujeitos a guarda de documentos) podem ser mescladas para economizar espaço de armazenamento. Se você pesquisar no Vault usando o Drive, não será possível acessar as versões anteriores. Em vez disso, você terá a versão mesclada mais antiga disponível.
Mesmo que você especifique uma versão mais antiga, algumas propriedades serão informadas na versão atual. Isso inclui o título, com quem o arquivo foi compartilhado, quando ele foi modificado pela última vez, os aprovadores e o status de aprovação, além de outros dados no arquivo metadata.xml do Vault.
Os resumos das versões incluem comentários com base nestes critérios:
- Os comentários abertos só serão incluídos se sua organização tiver acesso de edição ou comentar o arquivo. Os comentários não serão incluídos se você só tiver acesso de visualização.
- Um comentário aberto (sem respostas) é incluído quando: 1) foi criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. O comentário não é incluído nas versões anteriores.
- Uma conversa aberta (com respostas) é incluída integralmente quando: 1) o primeiro comentário é criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. Por exemplo, se uma conversa tiver dois comentários criados em 1º e 5 de outubro, uma pesquisa com a data da versão "2 de outubro" incluirá os dois, embora o de 5 de outubro não existisse nessa data.
- Os comentários editados são incluídos como estão no momento, não como eles estavam na hora da versão.
- Os comentários resolvidos ou excluídos não são incluídos em uma versão, mesmo que estejam abertos na hora da versão.
Não é possível pesquisar a unidade organizacional mãe. Selecione uma unidade organizacional filha ou contas específicas. Você pode pesquisar até 5.000 contas no Drive, como contas individuais ou participantes de unidades organizacionais.
- Upload: o carimbo de data/hora de quando o arquivo foi enviado para o Drive
- Local: o carimbo de data/hora de quando o arquivo original foi criado ou modificado pela última vez no dispositivo ou serviço de origem
Observação: depois que o arquivo é enviado para o Google Drive, a data de modificação continua mudando sempre que ele é alterado.
| Origem do arquivo (cliente) | Horário de criação | Horário de modificação |
|---|---|---|
| App da Web | Upload |
Antes de 8 de abril de 2020: Depois de 8 de abril de 2020: |
| Google Drive para computador | Upload | Local |
| Backup e sincronização | Upload | Local |
| iOS | Upload | Upload |
| Android | Upload | Upload |
| Google Workspace Migrate | Local | Local |
| API do Drive | Pode ser definido pelo autor da chamada | Pode ser definido pelo autor da chamada |
Pesquisar arquivos no Drive
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos. Pesquise os dados nos casos, que são espaços de trabalho para seus projetos do Vault. Com os casos, você pode agrupar as guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas. Os casos não restringem as pesquisas. É possível pesquisar em todos os dados acessados.
- Se você quiser pesquisar em um caso que já existe, clique nele para abri-lo. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar caso.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
A guia Pesquisar é aberta.
- No serviço, selecione Drive.
- Selecione os dados de origem para pesquisar:
- Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
- Dados retidos: pesquise somente os dados do caso que estão em guarda de documentos.
- Selecione a entidade para pesquisar:
- Contas específicas: insira até 5.000 endereços de e-mail da conta.
- Unidade organizacional: pesquise todas as contas em uma unidade organizacional específica. Na caixa de diálogo aberta, selecione uma unidade organizacional.
Se você escolher uma unidade organizacional com unidades filhas, as contas delas também serão pesquisadas. A unidade organizacional precisa ter menos de 5.000 participantes, incluindo as unidades filhas.
- Drives compartilhados: pesquise um ou mais drives compartilhados.
Selecione os drives compartilhados e clique em Adicionar. Se você tiver muitos drives compartilhados e a lista for paginada, sua seleção será preservada quando você trocar de página. Se você marcar a caixa Selecionar tudo na parte superior da lista, apenas a página atual será selecionada. Também é possível pesquisar a lista pelo e-mail de um participante ou pelo nome do drive compartilhado.
- Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
- Clique em Localizar por e-mail do participante.
- Insira uma ou mais contas.
- Clique em Localizar.
- Para filtrar a lista pelo nome do drive compartilhado (se a organização tiver menos de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
- Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo,
prcorresponde a drives compartilhados chamados "Projetos de venda", "Projetos de marketing" e "Gerenciamento de produtos", mas não a "Reparos".A lista paginada é atualizada automaticamente quando você adiciona letras.
-
Marque as caixas
clique em Enter.
- Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo,
- Para encontrar o drive compartilhado pelo nome (se a organização tiver mais de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
- Clique em Localizar por nome do drive compartilhado.
- Digite uma ou mais palavras no nome do drive compartilhado. Observação: as palavras precisam ser exatas e completas. Por exemplo,
marketing, projetoscorresponde aos drives compartilhados chamados "Projetos de marketing 1º trim. de 2022" e "Projetos para marketing". Ele não corresponde a um drive compartilhado chamado "Arquivo de projeto de marketing" porque "projeto" não termina com um "s". Da mesma forma,manão corresponde a nenhum desses drives compartilhados porque é apenas parte de uma palavra, não a palavra completa. - Clique em Localizar.
- Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
- Sites: pesquise os sites por URL.
- Na caixa de diálogo que aparece, digite um ou mais URLs de sites publicados, separados por vírgula. O formato do URL é sites.google.com/domínio/nome-do-site. Observação: não é possível pesquisar pelo URL da página, apenas pelo URL do site. Você também não pode pesquisar URLs de sites compartilhados por organizações externas.
- Clique em Localizar.
- Na lista de sites, selecione os que você quer incluir na pesquisa e clique em Adicionar.
- ID do documento do Drive: use os IDs dos documentos do Drive para exportar arquivos do Drive.
- (Opcional) Se você pesquisar contas ou unidades organizacionais, poderá incluir determinados itens de drives compartilhados.
- Não incluído: exclui todos os itens de drives compartilhados.
- Incluído apenas se os documentos forem compartilhados diretamente (e não por conta da participação no drive compartilhado): inclui itens compartilhados com a conta, mas somente se ela não for participante do drive compartilhado.
- Incluído: inclui itens de drives compartilhados.
Critérios (arquivo em um drive compartilhado) Em resultados com controle selecionado Compartilhado diretamente com a conta Conta é participante do drive compartilhado Não incluído Incluído apenas se os documentos forem compartilhados diretamente (e não por conta da participação no drive compartilhado) Incluído ✖ ✖ Não Não Não ✔ ✖ Não Sim Sim ✖ ✔ Não Não Sim ✔ ✔ Não Não Sim - (Opcional) Selecione um fuso horário.
- (Opcional) Digite um intervalo em Data de modificação.
- Se você digitar uma data de início, o Vault vai retornar todos os itens modificados a partir dessa data.
- Se você digitar uma data de término, o Vault vai retornar todos os itens modificados até essa data.
- (Opcional) Em Termos, digite um ou mais termos de pesquisa:
- Para pesquisar uma ou mais palavras-chave no conteúdo, no título ou em metadados, coloque espaços entre as palavras. Por exemplo,
project goals. - Para pesquisar uma frase, coloque as palavras entre aspas. Por exemplo,
"project goals". - Para pesquisar por conta, compartilhamento, nome do item, tipo de item ou data de modificação, use operadores de pesquisa.
Os termos de pesquisa não podem ultrapassar 2.000 caracteres.
- Para pesquisar uma ou mais palavras-chave no conteúdo, no título ou em metadados, coloque espaços entre as palavras. Por exemplo,
- (Opcional) Para recuperar versões de arquivos criados nos aplicativos Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites, Desenhos e Vids salvos em uma data específica, insira a Data da versão. Nesta página, acesse mais detalhes na seção sobre histórico de versões.
- (Opcional) Para pesquisar somente arquivos criptografados do lado do cliente ou excluir esses itens da pesquisa, clique em Opções de pesquisa avançada e selecione os itens a serem pesquisados. O padrão é todos os arquivos. Observação: essa opção só vai estar disponível se a criptografia do lado do cliente Google Workspace estiver ativada.
- Clique em uma das seguintes opções:
- Pesquisar: faça a pesquisa e veja uma lista das mensagens correspondentes à consulta.
- Exportar: exporte diretamente os resultados da pesquisa e pule a visualização dos resultados. Saiba mais sobre as exportações.
- Após a conclusão da pesquisa ou exportação, você pode fazer o seguinte:
- Para editar a pesquisa, clique em Expandir.
- Para abrir a visualização de um item, clique nele. Observação: na lista de resultados, os arquivos criptografados do lado do cliente serão exibidos com o ícone Criptografado
ao lado.
- Para exportar os resultados da pesquisa, clique em Exportar. Saiba mais sobre as exportações.
- Para salvar a consulta, clique em Salvar. Saiba mais sobre as consultas salvas.
- Para limpar todos os campos e iniciar uma nova pesquisa, clique em Limpar.
clique em Enter.Usar IDs de documentos do Drive para exportar arquivos do Drive
Se você souber o ID do documento de um arquivo do Drive, poderá usar essa informação para exportar arquivos. Para encontrar o ID do documento do arquivo do Drive, abra o arquivo no navegador para exibir o URL. Os IDs dos documentos do Drive podem ser encontrados nos metadados de exportação ou determinados pelo URL do documento.
As limitações a seguir são aplicáveis:
- Não há suporte para visualizações
- Não há suporte para IDs de documentos criptografados
- Os documentos externos compartilhados de fora do seu domínio não são exportados
- O acesso a todos os arquivos de exportação de hiperlinks do Drive é restrito aos superadministradores e admins das unidades organizacionais. Admins de unidades organizacionais filhas só podem fazer o download de arquivos das exportações de hiperlinks do Drive que eles tenham criado.
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos. Pesquise os dados nos casos, que são espaços de trabalho para seus projetos do Vault. Com os casos, você pode agrupar as guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas. Os casos não restringem as pesquisas. É possível pesquisar em todos os dados acessados.
- Se você quiser pesquisar em um caso que já existe, clique nele para abri-lo. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar caso.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
A guia Pesquisar é aberta.
- No serviço, selecione Drive.
- Para os dados de origem, selecione Todos os dados.
- Para a entidade, selecione ID do documento do Drive.
- Insira até 1.000 IDs de documentos em uma lista separada por vírgulas.
- Clique em "Exportar".
Visualizar os resultados da pesquisa
Após fazer uma pesquisa, você pode conferir e fazer o download dos itens correspondentes à consulta.
A visualização está disponível para arquivos do Google, como Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites, Desenhos e Vids, além de outros tipos comuns, como PDF, DOCX e XLSX. Não é possível visualizar arquivos ZIP, binários, de vídeo ou criptografados. Nos arquivos do Google, não é possível visualizar comentários, edições sugeridas nem o histórico de revisões.
Observação: a função IMAGE do Google Planilhas pode se referir a uma imagem por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". Quando você visualiza a planilha no Vault, a imagem é recuperada em tempo real da origem. Nas imagens enviadas ou inseridas na planilha, o Vault armazena e mostra a imagem disponível na data especificada na pesquisa.
- Para visualizar um item, clique nele na lista de resultados da pesquisa.
- Para tipos de arquivo compatíveis, uma visualização do item é aberta.
- Para tipos de arquivo que são incompatíveis na visualização, o Vault mostra um erro, mas ainda é possível fazer o download do item.
- Para fazer o download de um item na visualização, clique em Mais
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