Primeiros passos na pesquisa e exportação do Vault

O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para você usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?

Este guia apresenta uma visão geral dos recursos de e-discovery do Google Vault, que você pode usar para pesquisar e exportar os dados do Google Workspace da sua organização.

Etapa 1: fazer login no Vault

Acesse https://vault.google.com e faça login na sua conta do Google Workspace.

Se não for possível fazer login, peça que o administrador do Google Workspace ative o Vault para você.

Etapa 2: criar um caso

Para pesquisar e exportar dados do usuário, crie um espaço de trabalho chamado caso. Um caso funciona como uma pasta onde você armazena suas consultas de pesquisa e exporta pacotes. Você pode compartilhar casos com outras pessoas, inclusive usuários externos.

Clique em CasosCriar.
Se a opção Criar não aparecer, peça que o administrador do Google Workspace conceda a você os privilégios necessários.
Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
Clique em Criar.

Etapa 3: pesquisar dados

Quando você criou um caso na etapa 2, ele foi aberto na guia Pesquisar. Você já pode começar a pesquisa.

Se você não tiver a guia Pesquisar, peça que o administrador do Google Workspace conceda a você os privilégios necessários.

Selecione um serviço do Google para pesquisar, como o Gmail.
Digite os parâmetros da pesquisa. Você pode escolher quais contas pesquisar e as condições de uso. Por exemplo:
- Encontre mensagens enviadas por usuários específicos: digite um endereço de e-mail no campo Endereços de e-mail da conta ou use operadores de pesquisa como from:usuario1@example.com e to:usuario2@example.com.
- Encontre mensagens com uma frase específica: em muitas organizações, o Gmail contém milhões de mensagens e a maioria das palavras mais comuns em determinado idioma. Agrupe as palavras entre aspas, como "projeto X confidencial". Observação: a pesquisa ignora o uso de letras maiúsculas e minúsculas e a pontuação das frases entre aspas.
- Exclua rascunhos: o Gmail salva rascunhos da mensagem à medida que o remetente escreve. Se você não precisar de tantos detalhes, clique na caixa Excluir os rascunhos de e-mails para excluí-los dos resultados da pesquisa.
- Exclua correspondências: para eliminar dados da pesquisa, coloque um hífen (‐) antes do termo pesquisado. Por exemplo, ‑subject:férias exclui todas as mensagens em que o assunto inclui a palavra "férias".
  
  Saiba como pesquisar no Gmail, Drive e Meet, Chat, Agenda, Grupos e Voice. Confira mais dicas de pesquisa do Gmail em Mais dicas de pesquisa para mensagens (abaixo nesta página).
(Opcional, suportado com o Gmail e o Grupos) Se você achar que a pesquisa vai retornar resultados demais e pode demorar muito para ser processada, clique em Contagem. Contabiliza o número de resultados mais rápido do que uma pesquisa completa.
Para refinar a pesquisa, clique em Expandir e edite os parâmetros de pesquisa.
Clique em Pesquisar. Após a conclusão da pesquisa, o Vault abre uma tabela com os resultados.

Limitações da pesquisa:
- Dados excluídos: o Vault só pesquisa e retorna os dados que não foram excluídos dos sistemas de produção do Google. O Vault não retém automaticamente os dados da sua organização. Para garantir que você possa pesquisar e exportar certos dados, configure regras de retenção ou guardas de documentos.
- Itens do Drive: no Drive, você pode pesquisar pelo texto nos arquivos, inclusive Microsoft Word, Excel e PowerPoint, PDF, HTML, TXT e RTF. Não é possível pesquisar arquivos de vídeo, áudio, imagem ou binários.
- Erro no caractere curinga: o Vault não exibe resultados de pesquisa quando um operador de pesquisa com caractere curinga corresponde a cem ou mais palavras na conta de um usuário. Por exemplo, se subj:com* tiver correspondências demais, tente pesquisar subj:comida* (para encontrar "comida") e subj:comer* (para encontrar "comer" e "comércio"). Não é possível usar caracteres curinga nas pesquisas na Agenda, Chat, Drive ou Voice.

Mais dicas para pesquisar mensagens

Meta	Exemplo de consulta
Encontrar todas as mensagens enviadas ou recebidas de um domínio externo	Esta consulta retorna todas as mensagens trocadas com o domínio externo, qualquer que seja o remetente: `(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)`
Encontrar apenas mensagens de bate-papo	Esta consulta retorna as mensagens de bate-papo e exclui os e-mails: `is:chat`
Encontrar algumas palavras e excluir outras	Esta consulta retorna "convidar" e "convite", mas não "convidativo" ou "convidado": `(convi* -convidativo -convidado)`
Encontrar palavras que estejam próximas umas das outras em uma mensagem	Esta consulta retorna “não divulgar”, mas exclui “não acho válido, no momento, divulgar”. Use qualquer número de 1 a 19. `("não AROUND 3 divulgar")`
Eliminar mensagens excluídas com um marcador aplicado pelo usuário	Esta consulta exclui todas as mensagens excluídas que tenham o marcador "viagem" aplicado pelo usuário: `-(label:^deleted AND label:viagem)`
Encontrar tipos específicos de anexos	Esta consulta retorna todas as mensagens com PDFs anexos: `(has:attachment filename:pdf)`
Excluir mensagens colocadas em quarentena	Esta consulta exclui mensagens na quarentena de administrador: `-label:^admin_quarantine`

Etapa 4: visualizar os resultados

Para visualizar um item correspondente, na tabela de resultados, clique em uma linha para abrir a visualização em uma barra lateral à direita.

Comportamento da visualização:

Mensagens: o Vault retorna mensagens agrupadas como uma única conversa recolhida. Para expandir uma conversa, clique na mensagem. Para visualizar mensagens específicas, clique nelas.
Itens do Drive: você pode visualizar arquivos do Google, como os do Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos, além dos enviados por usuários, como .docx, .pdf e .xlsx.

Talvez não seja possível visualizar todas as mensagens ou arquivos retornados. Sua visualização pode ser limitada, mas você vê todos os dados correspondentes quando exporta os resultados da pesquisa.

Etapa 5: salvar a consulta de pesquisa

Depois de finalizar os parâmetros da pesquisa, salve a consulta para fazer a pesquisa novamente mais rápido depois.

Para salvar sua consulta, clique em Salvar. Essa ação não salva os resultados da pesquisa, só os parâmetros da consulta. Para salvar os resultados, acesse a próxima etapa e exporte-os.
Para abrir uma consulta salva, clique em Ver consultas salvas e em uma consulta. As consultas salvas são dinâmicas. Quando você pesquisa novamente, os resultados mostram dados que foram criados desde a última pesquisa.

Etapa 6: exportar e analisar

Para salvar os resultados da consulta, na guia Pesquisar, clique em Exportar.
Se a opção Exportar não estiver disponível, peça que o administrador conceda a você os privilégios necessários.
Acesse a guia Exportações para acompanhar o andamento da exportação. Quando terminar, clique em Fazer o download. Você tem 15 dias após a exportação começar para fazer o download dos arquivos.
Sua exportação inclui um arquivo compactado que contém os dados retornados pela pesquisa. Ela também tem um arquivo de metadados que correlaciona os dados com as contas associadas. Use software de terceiros para processar os arquivos exportados.

Outras tarefas do Vault

Veja outras tarefas que você pode realizar no Vault:

Preservar mensagens e arquivos específicos conforme exigido pelas obrigações de retenção da sua organização
Confira as políticas de retenção e atualize-as como necessário.
Crie guardas de documentos para preservar os dados de usuários individuais ou unidades organizacionais. As mensagens e os arquivos sujeitos à guarda de documentos não são excluídos, independentemente das configurações de retenção.
Confira os privilégios que controlam o que os outros usuários podem fazer no Vault.

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