支援的服務和資料類型

保管箱支援下列 Google Workspace 服務：

服務	保留	訴訟保留	搜尋及匯出	支援的資料類型
Gmail	✔	✔	✔	瞭解詳情
Google 雲端硬碟	✔	✔	✔	瞭解詳情
Google 網路論壇	✔	✔	✔	瞭解詳情
Google Chat	✔	✔	✔	瞭解詳情
傳統版 Hangouts	套用 Chat 的規則	套用 Chat 的訴訟保留	使用 Gmail 搜尋及匯出	瞭解詳情
Google Meet	套用雲端硬碟的規則 (除非已啟用 Meet 專屬規則)	套用雲端硬碟的訴訟保留	使用雲端硬碟搜尋及匯出	瞭解詳情
Google Voice for Google Workspace	✔	✔	✔	瞭解詳情
Google 協作平台	套用協作平台的規則 (除非已停用協作平台專屬規則)	套用雲端硬碟的訴訟保留	使用雲端硬碟搜尋及匯出	瞭解詳情
Google 日曆	✔	✔	✔	瞭解詳情
Google Vids	受雲端硬碟規則規範	套用雲端硬碟的訴訟保留	使用雲端硬碟搜尋及匯出	瞭解詳情
Gemini 應用程式	✘	✘	✔	瞭解詳情

注意：即使您的 Google Workspace 版本未提供以上某項服務，您仍可能在保管箱網站上看到該服務的選項。但是，針對不支援的服務設定的資料保留規則或訴訟保留不會有任何作用，搜尋時也不會傳回結果。

保管箱支援的 Gmail 郵件

下列資訊適用於 Gmail 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。

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郵件可用性和索引建立作業

Gmail 收到郵件後，您就能立即在保管箱找到該郵件。

為了透過資料保留規則、訴訟保留和搜尋作業篩選郵件，Gmail 會將每封郵件共 1 MB 的內容編入索引，這相當於 250 頁左右的文字內容。如果郵件文字大小未達 1 MB，但該郵件內含附件，系統會為附件建立索引，直到編入索引的資料總量達到 1 MB 為止。

只有編入索引的資料才可以在保管箱中搜尋，但保管箱匯出的內容會涵蓋完整的郵件和所有相關項目，包括超連結的雲端硬碟檔案 (如果已選取的話)。

Gmail 會為以下資料建立索引：

• 郵件文字：最多約 250 頁。
• 直接附加於郵件中的文字型檔案：直接附加於郵件中的大多數文字型檔案 (例如 PDF、XLSX 和 DOCX) 可以編入索引。系統會針對這些附件套用資料保留規則和訴訟保留。文字型檔案附件不僅可供搜尋 (編入索引後)，搜尋結果也會傳回這類附件，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
• 其他直接附加或嵌入在郵件中的檔案：對於郵件內含或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案，檔案名稱這類檔案中繼資料會編入索引，但檔案內容不會。系統會對這些附件和嵌入的檔案套用資料保留規則和訴訟保留。搜尋結果會傳回這類附件和檔案，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
• 雲端硬碟中的 Google Workspace 檔案連結：使用者透過郵件共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時，郵件會加入一組連結，而不會附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您對郵件執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時，原始檔案並不會涵蓋在內。
• 額外 Google 服務中的內容連結：使用者也可以分享儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中的內容連結，但保管箱不支援額外的 Google 服務，因此您無法對這些服務中的內容執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。

郵件中的附件

保管箱支援直接在郵件中附加或嵌入的檔案。凡是在郵件中嵌入或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案，皆適用資料保留規則和訴訟保留。搜尋結果會傳回這類附件和檔案，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。

郵件中的雲端硬碟檔案超連結

系統支援哪些超連結？

• 雲端硬碟檔案超連結：如果使用者在 Gmail 郵件加入檔案連結來共用雲端硬碟檔案，當您執行保留、訴訟保留或搜尋 Gmail 郵件時，這些作業不會包含超連結檔案。不過，您可以依據在 Gmail 匯出郵件內文中找到的超連結，匯出超連結雲端硬碟檔案。詳情請參閱「可以或無法匯出哪些雲端硬碟超連結？」(位於本頁下方)。

  注意：匯出超連結的雲端硬碟檔案可能會大幅增加硬碟使用量。

• 額外 Google 服務中的內容超連結：保管箱不支援儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中內容的超連結。

可以或無法匯出哪些雲端硬碟超連結？

符合匯出資格的超連結：

• 檔案必須位於 Google 雲端硬碟中，而且必須是系統支援的雲端硬碟檔案類型。

  詳情請參閱「保管箱支援的雲端硬碟檔案和 Meet 檔案」。

• 保管箱管理員需具備權限才能匯出檔案。如要取得權限：
  • 含有該連結的電子郵件擁有者須具備雲端硬碟檔案存取權，且擁有保管箱管理員身分；或雲端硬碟檔案的擁有者為保管箱管理員。
  • 如果雲端硬碟檔案遭到刪除、訴訟保留或保留，「雲端硬碟」檔案的擁有者必須是保管箱管理員。

部分雲端硬碟超連結無法匯出。舉例來說，您無法匯出公開超連結，例如已發布的 Google 協作平台網頁，和可提交的 Google 表單連結。此外，您也無法匯出舊版雲端硬碟連結格式的部分超連結。

誰可以存取雲端硬碟超連結匯出檔案？

只有根機構單位的超級管理員和管理員可以存取所有雲端硬碟超連結匯出檔案。子機構單位的管理員只能下載自己建立的雲端硬碟超連結匯出檔案。

透過其他 Google 服務傳送的郵件 (全方位郵件儲存空間)

除了 Gmail，使用者還可以透過部分核心服務傳送電子郵件。例如：

• Google 日曆：使用者透過 Google 日曆中的「傳送電子郵件給邀請對象」選項，傳送活動的邀請和訊息。
• 雲端硬碟：使用者在雲端硬碟中共用檔案時傳送的郵件內容。
• Google 文件、試算表、簡報和繪圖：使用者透過應用程式傳送的內附上述類型檔案的郵件。
• 表單：含有表單或表單連結的電子郵件。
• Google Keep：使用者在 Keep 中共用記事時傳送的電子郵件。

使用者透過 Gmail 以外的核心服務傳送郵件時，根據預設，送出的郵件並不會儲存在使用者的 Gmail 寄件備份資料夾中。如果這不符合您的預期，您可以設定全方位郵件儲存空間。請注意，Google Workspace 管理員必須設定全方位郵件儲存空間，保管箱才能存取這些郵件；如未設定，這類郵件將不會套用保管箱資料保留規則和訴訟保留，也不會涵蓋在保管箱搜尋傳回的結果中。

注意：全方位郵件儲存空間僅適用於 Google Workspace 核心服務。雖然有些額外的 Google 服務可以代表使用者傳送電子郵件，但是，透過這些服務傳送的郵件可能不會儲存至使用者的寄件備份資料夾，因此也可能無法透過保管箱存取。

動態郵件 (AMP 內容)

動態電子郵件包含會在 Gmail 中顯示 AMP 內容的標記。不僅其他 Google 產品可以傳送含有 Accelerated Mobile Pages (AMP) 內容的郵件，貴機構的使用者也可能收到外部寄件者所傳送的動態郵件。

以下列舉 Gmail 使用者可以在動態電子郵件中進行的操作：

• 在 Gmail 中開啟 Google 文件有新註解的通知郵件時，可以查看當時存在的文件註解。
• 不必開啟文件就能回覆註解，以及將註解標示為已解決。
• 回覆 Google 日曆邀請及填寫問卷調查。

動態電子郵件的原始來源含有 3 種類似內容：

• 明文 (為只能顯示明文的電子郵件用戶端提供)。
• HTML (為不會顯示動態內容的電子郵件用戶端提供)。
• AMP 標記：Gmail 使用者開啟郵件後，會看到具有互動性的 AMP 動態內容。AMP 標記可以擷取郵件開啟時的任何更新，立即對使用者顯示。

由於這些郵件具有動態性質，Gmail 中顯示的內容可能隨時間改變。舉例來說，使用者隔幾天再開啟同一封來自 Google 文件的註解通知，可能會看到與先前不同的內容。

保管箱支援的動態電子郵件操作

• 資料保留和訴訟保留：保管箱的資料保留規則和訴訟保留設定會保留動態電子郵件所包含的 HTML、明文和 AMP 標記，但無法保留在使用者開啟郵件時才擷取及顯示的動態內容。
• 搜尋：保管箱可以搜尋動態電子郵件中的明文和 HTML，但是無法搜尋未編入索引的 AMP 標記和 AMP 內容。
• 預覽：當您預覽動態電子郵件時，保管箱會顯示該郵件的 HTML 版本。按一下「顯示原始郵件」即可查看郵件的完整內容，包括 AMP 標記。
• 匯出：匯出動態電子郵件時，所有明文、HTML 和 AMP 標記都會附加到匯出檔案中。

保管箱無法判斷 Gmail 使用者在開啟含有 AMP 標記的郵件後是否實際看到了動態內容。在下列情況下，Gmail 不會顯示動態內容：

• 管理員已經為貴機構停用動態電子郵件。
• 使用者自行在 Gmail 設定中停用了動態電子郵件。

停用動態電子郵件後，Gmail 就不會顯示 AMP 內容。不過，AMP 標記仍會附在郵件來源中，並可透過保管箱存取。

以機密模式傳送的郵件

Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。如果使用者隸屬已啟用這項功能的機構單位，或是使用個人 Gmail 帳戶，就可以使用這項功能。

當使用者傳送機密郵件時，Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結，僅透過 SMTP 傳送主旨和連結。

貴機構使用者以機密模式傳送的郵件

如果貴機構啟用 Gmail 機密模式，對於機構中使用者在 2018 年 11 月 30 日後以機密模式傳送的郵件，保管箱就可以執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業。

即使寄件者已設定到期日，或是撤銷收件者對機密模式郵件的存取權，保管箱仍可存取這類郵件。

外部寄件者以機密模式傳送的郵件

即使貴機構未啟用 Gmail 機密模式，您的使用者仍可能收到其他機構或個人 Gmail 帳戶以機密模式傳送的郵件。

您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業，但是無法搜尋或匯出這些郵件的內容或附件。

注意：Google Workspace 管理員可以建立內容規範規則，不讓貴機構使用者收到以機密模式傳送的郵件。

處理已套用機密模式的郵件

保管箱對已套用機密模式郵件的支援方式如下：

• 保管箱會傳回符合搜尋查詢的內部機密郵件。
• 您在預覽郵件時，系統會將郵件內容預設為隱藏，但您可以選擇在預覽畫面中顯示內容。
• 您可以在列印或匯出郵件時排除機密郵件內容。如果選取這個選項，系統會列印或匯出標頭、寄件者、收件者和其他中繼資料，但機密郵件內容不會涵蓋在內。
• 您可以匯出寄件者所屬機構的機密郵件，但無法匯出收件者所屬機構的機密郵件。
• 從寄件者所屬機構匯出機密郵件時，可以使用保管箱擷取機密郵件中加入的雲端硬碟超連結，但無法擷取從外部機構收到的超連結。
• 如果只要搜尋、保留機密郵件，或設定訴訟保留，請使用以下字詞：label:confidentialmode。

郵件草稿和電子郵件範本

使用者的 Gmail 資料包含下列 3 種郵件草稿：

• 「草稿」資料夾中的未傳送郵件：系統會比照其他 Gmail 郵件處理這類郵件。在草稿未遭排除的情況下，這類郵件將適用訴訟保留和資料保留規則。此外，搜尋結果也會涵蓋這類郵件 (除非您將其排除在外)。

  注意：系統會比照郵件草稿處理電子郵件範本。資料保留規則在指定時間過後清除郵件草稿時，也會一併清除範本。

• 捨棄的草稿：這是指使用者捨棄而未寄出的郵件，這類郵件會立刻從使用者的檢視畫面中移除，而 Gmail 會套用 ^deleted 標籤，並在草稿遭捨棄的 30 天後將其清除。這類郵件不適用訴訟保留或資料保留規則，但您可以在系統執行清除作業前搜尋及匯出這些郵件。
• 郵件草稿的自動儲存版本：使用者撰寫郵件時，如果中途暫停幾秒鍾，Gmail 就會自動儲存一個版本。使用者只會看到最新版本的郵件草稿。保管箱可以搜尋及匯出較早的版本，但這些版本不適用訴訟保留和資料保留規則。

  在使用者手動清除前，自動儲存版本會一直保存在保管箱中，即便使用者已傳送郵件也一樣。大部分 Google Gmail 用戶端 (例如 Gmail 網頁版、Gmail iPad/iPhone 專用版和 Gmail Android 版) 產生的草稿版本都會在 Gmail 儲存的 1 天後清除。但是在某些情況下 (例如使用第三方 IMAP 用戶端)，郵件草稿版本會保存 30 天後才清除。

如果您只想處理使用者收發的郵件，可以選擇排除草稿，這樣就不會受到資料保留規則和訴訟保留規範，草稿也會排除在搜尋結果和匯出作業外。將自動儲存的版本排除，可以簡化資料處理作業，因為同一封郵件就不會有多個雷同版本。

系統產生的 Gmail 標籤可能會影響字詞比對功能

Gmail 會利用系統產生的標籤將郵件分類，並讓使用者透過自己能查看的標籤整理收件匣中的郵件。舉例來說，Gmail 可能會對使用者所屬銀行寄來的郵件套用系統產生的 finance 標籤，並對含有飯店訂房資訊的郵件套用系統產生的 travel 標籤。

使用者可以建立及套用自己能查看的標籤，這些標籤有時會與系統產生的標籤相同。如果這 2 種類型的標籤相同，保管箱會將資料保留規則、訴訟保留和搜尋查詢套用到含有使用者所建立標籤的郵件，而非含有系統所產生相同標籤的郵件。根據標籤建立資料保留規則、訴訟保留或搜尋查詢時，您可能會多保留或排除一些不在預期內的郵件。

範例

貴機構必須將所有與公司財務相關的資料保留 7 年，相關做法如下：

• 公司指示所有員工必須建立一個 finance 標籤，並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。
• 員工使用公司帳戶來接收個人的公司信用卡對帳單電子郵件；他們並未為這些郵件套用自己建立的 finance 標籤，而 Gmail 對這些郵件套用了系統產生的 finance 標籤。

在此情況下，涵蓋 label:finance 郵件的資料保留規則只會保留套用使用者所建立標籤的郵件，不會保留套用系統所產生標籤的郵件 (內含員工的公司信用卡對帳單)。同理，涵蓋 label:finance 郵件的搜尋查詢只會傳回套用使用者所建立標籤的郵件，不會傳回套用系統所產生標籤的郵件 (內含員工個人的銀行對帳單)。

系統產生的常見標籤

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

保管箱支援的雲端硬碟和 Meet 檔案

下列資訊適用於雲端硬碟資料保留規則、Meet 專屬的資料保留規則、雲端硬碟訴訟保留，以及雲端硬碟搜尋和匯出作業。

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支援的檔案類型

保管箱可對雲端硬碟和共用雲端硬碟儲存的下列項目，執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業：

• Google 文件、試算表、簡報、表單、新版協作平台、繪圖和 Vids 中的檔案版本

  如要進一步瞭解版本相關資訊，請參閱「在檔案的修訂版本記錄中搜尋」。

• Google Meet 錄製內容、所有相關聯的即時通訊、轉錄稿、問與答和意見調查記錄，以及 Gemini 製作的筆記 (進一步瞭解 Meet 錄製內容)
• 使用者雲端硬碟中儲存的 Jamboard 檔案
• 使用者上傳至雲端硬碟的非 Google 格式檔案 (進一步瞭解搜尋的資料)
• 使用 Google Workspace 用戶端加密功能加密的檔案

保管箱會忽略以下內容：

• 雲端硬碟資料夾
• 雲端硬碟捷徑
• Google Apps Script 中的指令碼及其相關工作流程

連結的檔案

在部分 Google 文件編輯器，使用者可以將檔案連結到其他檔案中。舉例來說，您可以在 Google 文件中，插入連結至 Google 試算表資料的圖表。每當試算表內容有所更新，這份文件中的圖表也會隨之更新。

注意：Google 試算表的 IMAGE 函式可以透過網址參照圖片，例如「https://www.example.com/images/logo.jpg」。這樣一來，您在保管箱中預覽或匯出試算表時，系統會從來源即時擷取圖片。如果圖片是上傳或插入至試算表中，保管箱會儲存圖片，並根據查詢所指定的時間顯示可用的圖片。

資料保留規則、訴訟保留或搜尋結果即使適用於某些檔案，也不會自動涵蓋這些檔案連結的其他檔案。只有在同時符合範圍和條件時，搜尋結果才會包含連結的檔案。舉例來說，搜尋雲端硬碟中的檔案時，保管箱只會傳回符合搜尋條件的檔案。如果這些檔案內含的連結檔案不符合您的查詢條件，搜尋結果就不會包含這些連結的檔案。

外部使用者擁有的檔案

外部人士擁有並與您的使用者共用的檔案，並不受貴組織的訴訟保留或資料保留規則規範。

不過，只要在搜尋或匯出時可供存取，即使是外部來源共用的檔案，也能包含在搜尋結果與匯出內容中。

保管箱支援的 Google 網路論壇訊息

下列資訊適用於網路論壇資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。

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必須開啟會話群組記錄 (封存) 功能

Google 網路論壇必須開啟會話群組記錄功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、資料保留和搜尋等作業。版主可以為自己的群組開啟或關閉會話群組記錄功能。如果版主建立的群組關閉了會話群組記錄功能，保管箱便無法透過網路論壇存取相關訊息，但使用者可能可以透過自己的 Gmail 信箱讀取這些訊息 (收到和傳出的訊息)。

如果版主為現有的群組開啟/關閉會話群組記錄功能，則只有在該功能開啟時所傳送的訊息才可供保管箱存取。

訊息可用性、索引建立作業和附件

一般而言，訊息張貼到群組後，您就能立即在保管箱找到該訊息。但如果版主選擇要審核訊息，情況就會有所不同，保管箱必須在管理員核准需審核的訊息後才能存取這類訊息。一旦訊息通過核准，就會變成跟所有其他訊息一樣，您可以對其執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業。

為了透過資料保留規則、訴訟保留和搜尋作業篩選郵件，網路論壇會將每封郵件共 1 MB 的內容編入索引，這相當於 250 頁左右的文字內容。如果郵件文字大小未達 1 MB，且郵件內含文字檔案附件，系統會為附件建立索引，直到編入索引的資料總量達到 1 MB 為止。

網路論壇會為以下資料建立索引：

• 郵件文字：最多約 250 頁。
• 直接附加於郵件中的文字型檔案：直接附加於郵件中的大多數文字型檔案 (例如 PDF、XLSX 和 DOCX) 可以編入索引。系統會針對這些附件套用資料保留規則和訴訟保留。文字型檔案附件不僅可供搜尋 (編入索引後)，搜尋結果也會傳回這類附件，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
• 其他直接附加或嵌入在郵件中的檔案：對於郵件內含或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案，檔案名稱這類檔案中繼資料會編入索引，但檔案內容不會。系統會對這些附件和嵌入的檔案套用資料保留規則和訴訟保留。搜尋結果會傳回這類附件和檔案，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
• 雲端硬碟中的 Google Workspace 檔案連結：使用者透過郵件共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時，郵件會加入一組連結，而不會附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您對郵件執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時，原始檔案並不會涵蓋在內。
• 額外 Google 服務中的內容連結：使用者也可以分享儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中的內容連結，但保管箱不支援額外的 Google 服務，因此您無法對這些服務中的內容執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。

保管箱支援的 Chat 訊息

下列資訊適用於 Chat 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。

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必須開啟記錄功能

如要對即時訊息 (DM)、群組訊息和非討論串聊天室執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業，請務必開啟記錄功能。Google Workspace 管理員可以控管是否開啟記錄功能，也可交由使用者自行決定。

對於含有討論串式回覆 (對話) 的聊天室，由於無法關閉記錄功能，因此您可以隨時對其中的訊息執行保留、訴訟保留和搜尋作業。

共用檔案

當使用者透過 Chat 共用雲端硬碟裡的檔案 (例如 Google 文件、試算表或 PDF) 時，Chat 會插入檔案連結，而非在訊息中附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您保留即時通訊訊息或將 Chat 資料設為訴訟保留狀態時，系統並不會保留原始檔案，而且您搜尋 Chat 時也不會傳回相關結果。您可以搜尋檔案網址，但保管箱不會對檔案名稱或內容建立索引。

如果是其他直接附加於 Chat 訊息中的檔案類型：

• Chat 資料保留規則和訴訟保留若與訊息建立關聯，就會涵蓋訊息中附加的檔案。
• 保管箱會為檔案名稱和擁有者建立索引，以便進行搜尋。此外，保管箱也會為多數文字檔案類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立索引。

外部使用者的訊息

您的 Google Workspace 管理員可以允許機構成員與外部使用者進行即時通訊。如果允許的話，外部使用者與貴機構成員就可以互傳即時訊息，外部使用者也可以在群組訊息和聊天室中參與對話。在這種情況下，外部使用者收發的訊息會受到貴機構的資料保留規則和訴訟保留規範。

如果貴機構使用者在其他機構擁有的群組訊息和聊天室中參與對話，那麼貴機構將無法利用保管箱對相關訊息執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。

在 Chat 聊天室中的預覽訊息不在適用範圍內

使用者收到 Chat 聊天室邀請後，可以在加入聊天室前預覽訊息。除非使用者加入了聊天室，否則對該使用者的 Chat 資料執行保留、訴訟保留或搜尋作業時，其預覽的訊息不在適用範圍內。

RTF 格式不會保留

使用者可以為 Chat 訊息加上 RTF 格式，例如粗體、斜體、刪除線或底線。這類格式不會保留在保管箱資料匯出內容中。

保管箱支援的傳統版 Hangouts 和 Google Talk 訊息

下列資訊適用於 Chat 資料保留規則、Chat 訴訟保留，以及 Chat 搜尋和匯出作業。

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必須開啟記錄功能

保管箱現在支援傳統版 Hangouts 和 Google Talk 的即時通訊內容。您可以保留、搜尋及設定訴訟保留的項目包括：

• 傳統版 Hangouts (開啟記錄功能)。Google Workspace 管理員可以控制是否開啟記錄功能，也可交由使用者自行決定。詳情請參閱即時通訊記錄。只要開啟記錄功能，使用者透過 Gmail 和傳統版 Hangouts 行動應用程式進行即時通訊時，保管箱就能存取這些即時通訊內容。
• Google Talk 記錄保存功能開啟時傳送的即時通訊訊息。Google Workspace 管理員無法強制開啟即時通訊的記錄保存功能，但是可以為機構停用即時通訊記錄功能。

注意：對於在記錄功能開啟狀態下於 2015 年 4 月 8 日後傳送的傳統版 Hangouts 訊息，保管箱都可以支援執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業；如果是在上述日期前傳送的傳統版 Hangouts 訊息，則請注意以下事項：

• 只有開啟記錄功能的即時通訊內容可供搜尋、匯出及設為訴訟保留項目
• 系統未妥善套用資料保留政策

• 在 2023 年 1 月 1 日之後，Gmail 封存區中的訊息會標示為已刪除。也就是說，除非訊息受到 Chat 資料保留規則或訴訟保留保護，否則保留期限屆滿後就會遭到清除。
• 在 2023 年 1 月 1 日之後，所有新訊息都不會從傳統版 Hangouts 同步處理至 Gmail。
• 在 2023 年 1 月 1 日之後，只要已同步處理至 Gmail 的 Hangouts 傳統版訊息未遭到清除，管理員仍可繼續使用保管箱搜尋及匯出這些訊息。

支援的資料

保管箱支援傳統版 Hangouts 即時通訊的詳細資料，包括：

• 所有參與即時通訊的使用者。
• 即時通訊期間傳送的所有訊息，以及所有附件連結。
• 傳統版 Hangouts 群組的名稱 (任何即時通訊參與者都可為群組 Hangouts 命名)。只有兩人參與的即時通訊則無法命名。
• 即時通訊開始和結束的時間。

保管箱不支援下列資料：

• 未接受即時通訊邀請的使用者。如果使用者並未參與即時通訊，系統不會保留傳送給該使用者的訊息。
• 視訊通話。
• 透過 Google 文件進行的即時通訊。
• 透過傳統版 Hangouts 傳送的圖片、影片和音訊附件。

訊息處理作業

保管箱會將傳統版 Hangouts 的所有訊息彙整至單一會話串，並且在這個會話串中持續加入訊息，直到達成以下任一條件：

• 自上一則即時通訊訊息發出後已過了三小時。
• 會話串所含的訊息數量超過 1,000 則。

匯出傳統版 Hangouts 訊息時，您所下載的匯出檔案中會附上完整會話串。

保管箱支援的 Voice 資料

下列資訊適用於 Voice 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。

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Voice 授權需求

使用者必須擁有 Voice Standard 或 Voice Premier 授權，保管箱才能對 Voice 資料執行保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。 詳情請參閱「比較 Voice 訂閱」。

Voice 使用者必須擁有支援簡訊功能的電話號碼，才能收發簡訊。瞭解詳情

如果是具有封存使用者授權的帳戶，保管箱無法對其中的 Voice 資料套用保留規則或設定訴訟保留。

保管箱不控管部分 Voice 資料

保管箱可以保留、保存、搜尋及匯出下列大部分 Voice 資料：

• 簡訊
• 語音留言和留言轉錄稿
• 通話記錄

以下 Voice 資料不適用於保管箱：

• 2019 年 6 月 5 日 (GMT-7) 前建立的 Voice 資料。
• 簡訊、語音留言和留言轉錄稿，或是涉及多人共用號碼的通話記錄。
• 雖然部分 Voice 帳戶可以錄製通話，但是 Google Voice for Google Workspace 帳戶並不支援這項功能。保管箱無法存取 Voice 對話。

系統會將 Voice 簡訊合併成每日會話群組

在支援的國家/地區，Voice 使用者可以和其他 Voice 使用者或非 Google 電話號碼互傳簡訊。保管箱處理簡訊的方式如下：

• 系統會將參與者之間每天傳送的簡訊合併為會話群組。以保管箱來說，一天的開始時間為凌晨 12 點 (GMT-7)，結束時間為晚上 11 點 59 分 (GMT-7)。
• 如果會話群組中有超過 500 則訊息或大小超過 4 MB (不含附件)，保管箱會將會話群組分割成多個較小的訊息群組，方便預覽及匯出。
• 會話群組的上次修改日期是根據會話群組中最後一則訊息的傳送時間而定，不會因使用者刪除訊息而改變。

保管箱支援的協作平台資料

下列資訊適用於雲端硬碟資料保留規則、協作平台專屬的資料保留規則、雲端硬碟訴訟保留，以及雲端硬碟搜尋和匯出作業。

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支援的網站和網站資料

• 僅限新版協作平台網站：保管箱只支援透過新版協作平台建立的網站。在傳統版協作平台中建立的網站不會儲存在雲端硬碟中，因此無法透過保管箱存取。
• 外部網站：由外部機構與貴機構使用者共用的協作平台網站，並不受貴機構的訴訟保留或資料保留規則規範。您可以搜尋與貴組織使用者共用的外部網站，但必須以具體帳戶、組織單位或共用雲端硬碟為條件搜尋。如果是以發布的網址為依據，就無法搜尋外部網站。

• 嵌入的內容和超連結：組成網站的要素很多，包括網站本身、網站中的網頁、文字、圖片、嵌入的程式碼、嵌入的檔案，以及連至其他內容的超連結。

  資料保留規則和訴訟保留僅適用於網站本身、網站的網頁、網站網頁上的文字、上傳的圖片，以及嵌入的程式碼。嵌入的檔案、超連結和其他不屬於網站檔案的項目則不適用資料保留規則和訴訟保留。

  您可以預覽超連結，也可以預覽嵌入的檔案 (如果支援預覽功能的話)，例如嵌入的工作表或文件，此外，您「也」有權存取這類檔案。不過，匯出的資料不會包括超連結和嵌入的檔案內容。

建立日期和上次修改日期的計算方式

建立日期

使用者建立新網站當天的日期，就是網站的建立日期，這個日期不會因使用者新增網頁而改變。

上次修改日期

每當有人編輯、刪除或建立網站、網站中的網頁、文字、圖片或嵌入的程式碼，網站的上次修改日期就會隨之更新如果使用者嵌入 Google 檔案和 YouTube 影片，或是其他附有網址的內容，上次修改日期也會跟著更新。不過，如果嵌入的內容本身有所異動，系統不會因此而更新網站的上次修改日期。

保管箱支援的日曆活動

下列資訊適用於日曆的資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。

支援的事件類型

保管箱可以對下列日曆活動執行資料保留、搜尋、匯出作業及設定訴訟保留：

• 主要日曆活動，包括一般活動、不在辦公室的活動、專注時間及已預約的行程。
• 主要日曆活動的版本。詳情請參閱「在活動修訂版本記錄中搜尋」。

保管箱不會保留提醒、工作、工作地點、未預約的行程或次要日曆活動 (例如假日或群組日曆)。

保管箱支援的 Gemini 應用程式訊息

下列資訊適用於 Gemini 應用程式搜尋和匯出作業。

支援的 Gemini 應用程式資料

在保管箱中，您可以搜尋及匯出使用者輸入的提示詞，以及 Gemini 應用程式生成的回覆。

不過，使用者附加在提示詞中的媒體檔案，以及 Gemini 應用程式為回覆使用者生成的媒體檔案，都無法在保管箱中搜尋與匯出。搜尋功能也不適用於 Gemini for Google Workspace，因為這類互動不會保留任何提示詞或回覆內容。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}