支援的資料類型

Gmail 郵件含有其他 Google 產品的內容

當使用者透過 Gmail 共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時，Gmail 會插入連結，而不會在郵件中附加檔案副本。由於這些內容的原始檔案存放在雲端硬碟中，所以當您對郵件執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時，這些內容並不包含在作業範圍內。

Gmail 使用者可分享儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中的內容連結，但保管箱不支援額外的 Google 服務，因此您無法對這些服務中的內容執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。

此外，除了 Gmail，使用者還可以透過部分核心服務傳送電子郵件。例如：

• Google 日曆：使用者透過電腦版 Google 日曆中的 [傳送電子郵件給邀請對象] 選項傳送活動的邀請和郵件。
• 雲端硬碟：使用者在雲端硬碟中共用檔案時傳送的郵件內容。
• Google 文件、試算表、簡報和繪圖：使用者透過應用程式傳送的內附上述類型檔案的郵件。
• 表單：含有表單或表單連結的電子郵件。
• Google Keep：使用者在 Keep 中共用記事時傳送的電子郵件。

注意：全方位郵件儲存空間僅適用於 Google Workspace 核心服務。有些額外的 Google 服務或許能夠代表使用者傳送電子郵件。但是，透過這些服務傳送的郵件可能不會儲存至使用者的寄件備份資料夾，因此也可能無法透過保管箱存取。

Gmail 郵件含有 AMP 內容

動態電子郵件包含會在 Gmail 中顯示 AMP 內容的標記。不僅其他 Google 產品可以傳送含有 AMP 內容的郵件，貴機構的使用者也可能收到外部寄件者所寄的動態郵件。

以下列舉 Gmail 使用者可以在動態電子郵件中進行的操作：

• 在 Gmail 中開啟 Google 文件有新註解的通知郵件時，可以查看當時存在的文件註解。
• 不必開啟文件就能快速回覆註解，以及將註解標示為已解決。
• 在郵件中執行其他線上操作，例如回覆邀請及填寫問卷。

當您查看動態電子郵件的原始來源時，會看到 3 種類似內容：

• 明文 (為只能顯示明文的電子郵件用戶端提供)。
• HTML (為不會顯示動態內容的電子郵件用戶端提供)。
• AMP 標記。當 Gmail 使用者開啟郵件後，會看到具有互動性的 AMP 動態內容。AMP 標記可以擷取郵件開啟時的任何更新，立即對使用者顯示。

由於這些郵件具有動態性質，所以它們在 Gmail 中顯示的內容可能隨時間改變。舉例來說，使用者隔幾天再開啟同一封來自 Google 文件的註解通知，可能會看到與先前不同的內容。

保管箱支援的動態電子郵件操作

• 當您預覽動態電子郵件時，保管箱會顯示該郵件的 HTML 版本。按一下 [顯示原始郵件] 即可查看郵件的完整內容，包括 AMP 標記。
• 匯出動態電子郵件時，所有明文、HTML 和 AMP 標記都會附加到匯出檔案中。
• 保管箱會保留動態電子郵件所包含的 HTML、明文和 AMP 標記，但無法保留在使用者開啟郵件時才擷取及顯示的動態內容。
• 保管箱可以搜尋動態電子郵件中的明文和 HTML，但是無法搜尋未編入索引的 AMP 標記和 AMP 內容。

保管箱無法判斷 Gmail 使用者在開啟含有 AMP 標記的郵件後是否實際看到了動態內容。在下列情況下，Gmail 不會顯示動態內容：

• 管理員停用了貴機構的動態電子郵件。
• 使用者自行在 Gmail 設定中停用了動態電子郵件。

在這兩種情況下，Gmail 都不會顯示 AMP 內容。不過，AMP 標記仍會附在郵件來源中，並可透過保管箱存取。

Gmail 會對直接附加於郵件中的多數文字檔案類型建立索引。這類檔案包括副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 等檔案類型。搜尋及匯出 Gmail 郵件時，這些附件也包含在作業範圍內，而且適用 Gmail 保留規則和訴訟保留。

系統不會對郵件內含或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案建立索引。

如果群組已開啟封存功能，保管箱就能對其中的訊息/郵件執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過，只有群組擁有者可以為群組開啟或關閉封存功能。即使版主已關閉群組的封存功能，使用者仍然可以在自己的信箱中讀取該群組的訊息。

當您搜尋及匯出 Gmail 郵件時，操作結果可能包含郵件草稿。使用者的 Gmail 資料包含下列三種郵件草稿：

• 「草稿」資料夾中的未傳送郵件：系統會對這類郵件套用訴訟保留和保留規則。
• 捨棄的草稿：如果是使用者不曾傳送就刪除的郵件，則會立即從使用者的檢視畫面中移除。系統會在 30 天後清除這類郵件，即使郵件已套用任何訴訟保留和保留規則亦然。
• 郵件草稿的自動儲存版本：使用者撰寫郵件時，如果中途暫停幾秒鍾，Gmail 就會自動儲存一個版本。使用者只會看到最新版本的郵件草稿。不過，保管箱會保留較早的版本，可供執行搜尋和匯出作業。郵件草稿的版本不適用訴訟保留和保留規則。

  在使用者手動清除前，自動儲存版本會一直保存在保管箱中，即使使用者已傳送郵件也一樣。大部分 Google Gmail 用戶端 (例如 Gmail 網頁版、Gmail iPad/iPhone 專用版和 Gmail Android 版) 產生的草稿版本都會在 Gmail 儲存的 1 天後清除。但是在某些情況下 (例如使用第三方 IMAP 用戶端)，郵件草稿版本會保存 30 天後才清除。

您可以在新建或現有的保留規則上勾選 [排除草稿] 核取方塊，藉此讓使用者草稿資料夾中的未傳送郵件免受保留規則規範。

您也可以將郵件草稿排除在搜尋結果和匯出作業外：

• 在搜尋前勾選 [排除草稿] 核取方塊。
  • 預覽內容會包含郵件草稿的自動儲存版本，但不含其他類型的草稿。
  • 執行匯出作業時，系統會排除所有郵件草稿類型。
• 將 -(label:^deleted AND label:drafts) 加到搜尋字詞：
  • 預覽內容會包含「草稿」資料夾中未傳送的郵件和郵件草稿的自動儲存版本。然而，系統會排除捨棄的草稿。
  • 執行匯出作業時，系統會排除所有自動儲存的郵件草稿和捨棄的郵件草稿，但匯出作業會納入「草稿」資料夾中的未傳送郵件。

您網域的使用者傳送的已套用機密模式郵件

從您網域外收到的已套用機密模式郵件 

如何使用套用機密模式的郵件

保管箱可以對雲端硬碟儲存的下列項目執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業：

• Google 文件、試算表、簡報、表單、協作平台和繪圖
• Google Meet 錄製內容、所有相關聯的即時通訊、問與答和意見調查記錄 (進一步瞭解 Meet 錄製內容)
• 使用者雲端硬碟中儲存的 Jamboard 檔案
• 使用者上傳至雲端硬碟的非 Google 格式檔案

保管箱不會對資料夾和雲端硬碟捷徑執行上述作業。

資料保留規則有兩種適用檔案，一種是套用相關政策的機構單位使用者所擁有的檔案，另一種則是直接與這些使用者共用的檔案。這包括存放在共用雲端硬碟，並直接與使用者共用的檔案，無論使用者是否為共用雲端硬碟成員，這類檔案都適用資料保留規則。

如果勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊，那麼只要共用雲端硬碟有來自套用資料保留規則的機構單位成員，就同樣適用資料保留規則。

資料保留規則會保留使用者雲端硬碟中符合條件的所有檔案 (如果在設定規則時選擇包含共用雲端硬碟檔案，這類檔案同樣會列入保留範圍)。具體來說，只要使用者屬於適用機構單位，那麼無論是他所擁有的檔案，還是別人與他共用的檔案，都會根據資料保留規則受到保留。不過，只有這些使用者擁有的檔案會在保留期滿時遭到保管箱清除，機構外人士與他們共用的檔案並不會遭到清除。

將自訂保留規則套用至共用雲端硬碟後：

• 如果自訂規則是套用至所有共用雲端硬碟，就會影響您網域中所有共用雲端硬碟的保留期限。
• 如果自訂規則是套用至指定的共用雲端硬碟，就只會影響這些共用雲端硬碟的保留期限。

保管箱只會根據共用雲端硬碟專屬的資料保留規則清除其中檔案：

• 資料保留規則會保留使用者雲端硬碟中符合條件的所有檔案 (如果在設定規則時選擇包含共用雲端硬碟檔案，這類檔案同樣會列入保留範圍)。不過，由於共用雲端硬碟檔案的擁有者是整個團隊，而非個別使用者，因此保管箱只會依據共用雲端硬碟專屬的資料保留規則來清除其中檔案。
• 如果您在對使用者套用規則時一併勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊，則只會延長共用雲端硬碟檔案的生命週期。

• 當您建立或更新保留規則時，這些規則可能需要 3 小時才會生效。使用者在規則導入期間刪除的檔案不會受到保留，也無法還原。
• 保留期限屆滿時，系統可能需要 15 天才能將受影響的檔案自雲端硬碟中移除。

由網域外部人士建立並與您的使用者共用的檔案，並不受貴機構的訴訟保留或保留政策規範。

您為雲端硬碟檔案建立的每一項自訂保留規則都必須遵守以下規定：

• 上次修改日期或建立日期不得重複。
  或
• 只能套用到特定一批使用者。

舉例來說，如果您先為某個機構單位套用一項規則，接著又嘗試針對其中所有成員都能存取的共用雲端硬碟套用新規則，這兩項規則就會發生衝突。保管箱會拒絕「建立日期/上次修改日期」與既有規則重複的新規則。

此外，您也可以利用 [包含共用雲端硬碟] 設定來避免重複套用資料保留規則。如果兩項規則具有相同的保留條件，但其中只有一項規則包含共用雲端硬碟，則這兩項規則並無衝突。

如果檔案適用多項保留規則，系統會一律採用保留期限最長的規則。

您可以設定自訂保留規則，決定使用者移至垃圾桶中的檔案會在保留幾天後清除。「移至垃圾桶的時間」規則僅適用於 2016 年 8 月 1 日當天或之後移至垃圾桶的檔案。

• 「移至垃圾桶的時間」規則的適用項目包括使用者垃圾桶中的檔案，以及使用者清空垃圾桶時所刪除的檔案。
• 「移至垃圾桶的時間」規則只會清除使用者擁有的檔案，或套用規則的共用雲端硬碟中存放的檔案。
• 如果垃圾桶中的檔案適用多項資料保留規則，「移至垃圾桶的時間」規則將優先於其他資料保留規則。如果檔案同時適用多項「移至垃圾桶的時間」規則，系統會根據最晚到期的保留規則來保留這個檔案。此外，訴訟保留的效力仍優先於任何資料保留規則。
• 如果共用雲端硬碟中的檔案既不適用訴訟保留設定，也不適用資料保留規則，就會在移至垃圾桶約 30 天後從所有 Google 系統永久刪除。

使用者可以將 Google 檔案連結到其他 Google 檔案中。舉例來說，使用者可以在編輯 Google 文件時製作連結至 Google 試算表資料的圖表。每當試算表內容有所更新，這份文件中的圖表也會隨之更新。

以上述例子來說，如果目前有這份文件適用的資料保留規則，但是沒有試算表適用的資料保留規則和訴訟保留設定，就可能發生文件還保留著，但是試算表已遭到清除的情況。

預設保留規則適用於機構中所有的即時訊息、群組訊息和聊天室。

自訂保留規則可以套用到不同的訊息組合：

如果一則訊息同時適用多項自訂保留規則，系統會根據最晚到期的自訂規則來保留訊息。

如果您想利用自訂保留規則來保留所有訊息 (包括即時訊息、群組訊息和聊天室中的訊息)，那麼至少要建立兩項規則：一項是適用於所有 Chat 聊天室訊息和部分群組通訊的規則，另一項則是套用至頂層機構單位，適用於即時訊息和群組訊息的規則。

進一步瞭解群組訊息和聊天室的差異。

注意：有別於 Gmail 和網路論壇的資料保留規則，您無法利用字詞將 Chat 資料保留規則的適用目標限定在與特定帳戶相關的訊息，或是含有特定關鍵字的訊息。

即時訊息

即時訊息是由即時通訊中的參與者雙方各自擁有。如果參與者雙方隸屬於同一個機構，但適用不同的資料保留規則，就可能發生只有其中一人能存取即時訊息的情況。

舉例來說，參與者 1 的機構單位套用的是即時訊息會在 7 天後清除的資料保留規則，參與者 2 的機構單位套用的則是會無限期保留即時訊息的資料保留規則。在這兩人進行即時通訊的 7 天過後，參與者 1 就無法再存取相關即時訊息；另一方面，由於系統會無限期保留參與者 2 的即時訊息，所以參與者 2 仍然可以存取先前與參與者 1 互相傳送的即時訊息，相關訊息並未遭到清除。

與外部使用者互相傳送的即時訊息

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會分別依據這些機構的資料保留規則來保留即時訊息。

舉例來說，A 公司的即時訊息保留時間為 1 週，B 公司則為 2 年，那麼保管箱會按照以下方式處理 A、B 兩公司使用者間的即時訊息：

• A 公司會保留即時訊息 1 週，之後所有未刪除的訊息都會遭到刪除，A 公司的使用者將無法再存取這些訊息。不過，Chat 設有 30 天的保留期限，能將遭到刪除的訊息保留 30 天。在此期間，這些訊息仍可透過保管箱存取。Chat 保留期限屆滿後，這些即時訊息就不會再保留在 A 公司的保管箱中。
• B 公司會保留即時訊息 2 年，並開放搜尋及匯出這些訊息。2 年後，所有未刪除的訊息都會遭到刪除，但系統會依據 Chat 的 30 天保留期限繼續保留訊息。Chat 保留期限屆滿後，這些即時訊息就不會再保留在 B 公司的保管箱中，而且會從 Google 系統中清除。

Chat 聊天室

如果您設定 Chat 的預設保留規則，或是建立 Chat 的自訂保留規則，保管箱就會僅針對已開啟記錄功能的 Chat 聊天室保留訊息。不過，專門為機構單位設定的 Chat 資料保留規則並不適用於聊天室訊息。

Chat 聊天室中的外部使用者

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會根據 Chat 聊天室建立者所屬機構的規則來保留對話。如果貴機構使用者在其他機構擁有的 Chat 聊天室中參與對話，這類訊息就無法透過保管箱保留、搜尋、匯出或設定訴訟保留。

Chat 資料保留規則並不能單獨清除使用者刪除的訊息。只要資料保留規則有保留期限，系統就會清除所有保留期滿的訊息。

當使用者透過 Chat 與人共用雲端硬碟中的檔案 (例如文件、試算表或 PDF) 時，Chat 會插入檔案連結，而非直接在訊息中附上檔案副本。由於共用的原始檔案就儲存在雲端硬碟，所以您保留的 Chat 訊息並不包含附加檔案。如要保留這項資料，請設定雲端硬碟資料保留規則。

不過，如果是直接附在 Chat 訊息中的其他檔案 (例如 PDF、IMG、DOCX)，就會在 Chat 資料保留規則的適用範圍內。

有別於 Chat 資料保留規則，訴訟保留只能套用到個人帳戶或機構單位，無法只套用至 Chat 聊天室。不過，您可以在建立訴訟保留時勾選方塊，將與訴訟保留帳戶相關聯 Chat 聊天室中的訊息納入訴訟保留範圍。

*保管箱會根據 Chat 聊天室的類型，決定要對哪些 Chat 聊天室訊息套用訴訟保留：

• 討論串聊天室：只有在聊天室的建立者為貴機構成員，且處於訴訟保留狀態的使用者傳送了至少一則訊息時，保管箱才會對聊天室對話套用訴訟保留。如果該使用者並未實際參與聊天室的對話，即使對方可能瀏覽過其中訊息，保管箱也不會將這些對話納入訴訟保留範圍。
• 非討論串聊天室：這類聊天室中只要有任何成員處於訴訟保留狀態，即使該使用者並未傳送任何訊息，保管箱也會對聊天室的所有訊息套用訴訟保留。不過，如果所有處於訴訟保留狀態的使用者皆離開聊天室，就只有最後一位處於該狀態的使用者離開前的已傳送訊息會納入訴訟保留範圍。
• 2020 年 12 月初之後建立的 Chat 群組通訊：這類群組通訊中只要有任何成員處於訴訟保留狀態，即使該使用者並未傳送任何訊息，保管箱也會對群組通訊中的訊息套用訴訟保留。不過，如果所有處於訴訟保留狀態的使用者皆離開群組通訊，就只有最後一位處於該狀態的使用者離開前的已傳送訊息會納入訴訟保留範圍。
• 外部 Chat 聊天室：其他機構擁有的 Chat 聊天室中所傳送的訊息不會套用訴訟保留。

處於訴訟保留狀態的使用者所收到的即時訊息和大多數群組訊息會套用訴訟保留，無論該使用者是否回覆，或者傳送者是否為外部使用者都一樣。

當使用者透過 Chat 共用雲端硬碟裡的檔案 (例如 Google 文件、試算表或 PDF) 時，Chat 會插入檔案連結，而非在訊息中附加檔案副本。由於原始檔案依然存放在雲端硬碟中，所以當您對 Chat 訊息套用訴訟保留時，該檔案不會納入訴訟保留的範圍；如果想對這項資料套用訴訟保留，請設定雲端硬碟訴訟保留。

其他直接附加於 Chat 訊息中的檔案類型 (例如 PDF、IMG、DOCX) 則會納入 Chat 訴訟保留的範圍。

依帳戶搜尋：您可以搜尋機構單位內特定帳戶/所有帳戶收發的訊息。根據預設，搜尋範圍只會涵蓋即時訊息 (DM)，以及 2020 年 12 月初之前所建立群組對話中的群組訊息。您也可以視需求將 Chat 聊天室 (包括聊天室和 2020 年 12 月初之後建立的群組通訊) 中的訊息納入搜尋範圍。系統傳回的訊息會因聊天室類型而異。瞭解詳情

依 Chat 聊天室搜尋：您可以搜尋聊天室訊息，以及 2020 年 12 月初之後所建立群組通訊中的訊息，但無法搜尋所有 Chat 聊天室。如要選取聊天室和群組通訊，請輸入聊天室成員的帳戶。進一步瞭解群組訊息和聊天室的差異。

您可以依據傳送日期、時區，以及關鍵字、附件類型和聊天室類型等其他字詞，篩選搜尋結果。進一步瞭解 Chat 搜尋運算子。

保管箱比對搜尋字詞的方式取決於訊息類型和訊息位置：

• 即時訊息、群組通訊和非討論串聊天室訊息：保管箱會將搜尋字詞與個別訊息比對，而且只會傳回符合所有搜尋字詞的訊息。
• 討論串聊天室：系統會將搜尋字詞與對話 (所有訊息) 比對。如果根據每個搜尋字詞都能在對話中找到相符的訊息，即使沒有任何一則訊息同時符合所有字詞，系統仍會將該對話的訊息全數傳回。

詳情請參閱範例。

保管箱只能搜尋已啟用記錄功能的即時訊息、群組通訊和非討論串聊天室。討論串聊天室 (依對話將回覆分組的聊天室) 一律會啟用記錄功能，因此只要訊息尚未清除，都可供保管箱搜尋。

Google Workspace 管理員可以控制是否要開啟記錄功能，也可以交由使用者自行決定。

無法搜尋或匯出透過連結共用的檔案：如果有人在訊息中共用雲端硬碟保存的檔案，Chat 會插入連結，而不會在訊息中附加檔案副本。您可以搜尋檔案網址，但保管箱不會對檔案名稱或內容建立索引。當您搜尋或匯出 Chat 訊息時，這些連結形式的附件不會包含在作業範圍內。

可搜尋及匯出直接附加至訊息的檔案：如果是直接附加在 Chat 訊息中的檔案，保管箱會對檔案名稱建立索引，以便進行搜尋。此外，保管箱也會為多數文字檔案類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立索引。搜尋或匯出 Chat 訊息時，系統會納入這類檔案附件，並套用 Chat 資料保留規則和訴訟保留。

保管箱可以匯出所有符合搜尋條件的訊息，不過您最多只能針對每個對話/非討論串聊天室預覽 1000 則訊息。

如果您依據帳戶/機構單位進行搜尋，並選擇納入 Chat 聊天室的搜尋結果，保管箱傳回的訊息會因 Chat 聊天室類型而異：

• 討論串聊天室：只有在搜尋的參與者或指定機構單位中的任何帳戶至少傳送過一則訊息時，保管箱才會傳回討論串聊天室中的對話。搜尋的帳戶可能看過但並未回應的對話，不會包含在搜尋結果中。
• 非討論串聊天室和 2020 年 12 月初之後建立的群組通訊：針對搜尋的帳戶或指定機構單位中的任何帳戶，保管箱會搜尋帳戶參與的所有非討論串聊天室和群組通訊，即使這些帳戶並未傳送任何訊息亦然。如果該帳戶已經不是 Chat 聊天室成員，保管箱就只會搜尋帳戶使用者離開聊天室前傳送的訊息。
• 其他機構擁有的 Chat 聊天室：您無法在其他機構擁有的 Chat 聊天室中搜尋貴機構使用者傳送的訊息。
• 貴機構 Chat 聊天室中的外部使用者訊息：您可以搜尋及匯出外部使用者在貴機構成員建立的 Chat 聊天室中傳送的訊息。

您可以將搜尋範圍限縮在「留存資料」，也就是與處於訴訟保留狀態的使用者帳戶相關聯的訊息。搜尋留存資料時，保管箱傳回的 Chat 聊天室訊息會因聊天室類型而異：

• 討論串聊天室：只有處於訴訟保留狀態的使用者符合搜尋參數且至少在聊天室中傳送過一則訊息時，保管箱才會傳回討論串聊天室中的對話。
• 非討論串聊天室和 2020 年 12 月初之後建立的群組通訊：如果處於訴訟保留狀態的使用者符合搜尋參數，且具備聊天室成員身分，即使他們未在聊天室中傳送任何訊息，保管箱也會傳回聊天室的訊息。如果所有處於訴訟保留狀態的使用者皆離開聊天室或群組通訊，當您搜尋訴訟保留的訊息時，系統只會傳回最後一位處於該狀態的使用者離開前，聊天室或群組通訊中已傳送的訊息。

如果即時訊息或群組通訊中的參與者受不同的資料保留規則或訴訟保留規範，或許就只有部分參與者可以查看訊息記錄。不過，保管箱會搜尋所有可供搜尋的訊息 (除非您指定僅搜尋留存資料)。

舉例來說，參與者 1 所屬的機構單位設有保留規則規範，即時訊息在保留 7 天後就會清除；參與者 2 所屬的機構單位同樣設有保留規則，但即時訊息會無限期保留。雙方進行即時通訊，在這兩人進行即時通訊的 7 天過後，參與者 1 就無法再存取相關即時訊息；不過，由於參與者 2 的即時訊息會無限期保留，因此即時訊息不會遭到清除，參與者 2 還是可以存取這些訊息。

哪個帳戶仍可開啟訊息並不會對保管箱搜尋作業造成影響，因為保管箱只會判定訊息是否仍可供搜尋。也就是說，不論您是依據參與者 1 還是參與者 2 的機構單位搜尋訊息，系統都會傳回相同的訊息。

自 2020 年 12 月初開始，如果貴機構仍啟用傳統版 Hangouts，傳統版 Hangouts 群組對話中的大多數訊息都會同步處理至 Chat。不過，遭到使用者刪除後仍保留在保管箱的訊息不會同步處理至 Chat。如要確保搜尋作業傳回保管箱內所有符合條件的訊息，請在 Gmail 中搜尋。