保管箱支援下列 Google Workspace 服務：
| 服務 | 保留 | 訴訟保留 | 搜尋及匯出 | 支援的資料類型 |
|---|---|---|---|---|
| Gmail | ✔ | ✔ | ✔ | 瞭解詳情 |
| Google 雲端硬碟 | ✔ | ✔ | ✔ | 瞭解詳情 |
| Google 網路論壇 | ✔ | ✔ | ✔ | 瞭解詳情 |
| Google Chat | ✔ | ✔ | ✔ | 瞭解詳情 |
| 傳統版 Hangouts | 套用 Chat 的規則 | 套用 Chat 的訴訟保留 | 使用 Gmail 搜尋及匯出 | 瞭解詳情 |
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Google Meet |
套用雲端硬碟的規則 (除非已啟用 Meet 專屬規則) | 套用雲端硬碟的訴訟保留 | 使用雲端硬碟搜尋及匯出 | 瞭解詳情 |
| Google Voice for Google Workspace | ✔ | ✔ | ✔ | 瞭解詳情 |
| Google 協作平台 | 套用雲端硬碟的規則 (除非已啟用協作平台專屬規則) | 套用雲端硬碟的訴訟保留 | 使用雲端硬碟搜尋及匯出 | 瞭解詳情 |
注意：即使您的 Google Workspace 版本未提供以上某項服務，您仍可能在保管箱網站上看到該服務的選項。但是，針對不支援的服務設定的資料保留規則或訴訟保留不會有任何作用，搜尋時也不會傳回結果。
保管箱支援的 Gmail 郵件
下列資訊適用於 Gmail 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。
郵件可用性、索引建立作業和附件Gmail 收到郵件後，您就能立即在保管箱找到該郵件。
為了透過資料保留規則、訴訟保留和搜尋作業篩選郵件，Gmail 會將每封郵件共 1 MB 的內容編入索引，這相當於 250 頁左右的文字內容。如果郵件文字大小未達 1 MB，但該郵件內含附件，系統會為附件建立索引，直到編入索引的資料總量達到 1 MB 為止。
只有編入索引的資料才可以在保管箱中搜尋，但保管箱匯出的內容會涵蓋完整的郵件和所有附件。
Gmail 會為以下資料建立索引：
- 郵件文字：最多約 250 頁。
- 直接附加於郵件中的文字型檔案：直接附加於郵件中的大多數文字型檔案 (例如 PDF、XLSX 和 DOCX) 可以編入索引。系統會針對這些附件套用資料保留規則和訴訟保留。文字型檔案附件不僅可供搜尋 (編入索引後)，搜尋結果也會傳回這類附件，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
- 其他直接附加或嵌入在郵件中的檔案：對於郵件內含或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案，檔案名稱這類檔案中繼資料會編入索引，但檔案內容不會。系統會對這些附件和嵌入的檔案套用資料保留規則和訴訟保留。搜尋結果會傳回這類附件和檔案，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
- 雲端硬碟中的 Google Workspace 檔案連結：使用者透過郵件共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時，郵件會加入一組連結，而不會附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您對郵件執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時，原始檔案並不會涵蓋在內。
- 額外 Google 服務中的內容連結：使用者也可以分享儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中的內容連結，但保管箱不支援額外的 Google 服務，因此您無法對這些服務中的內容執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。
除了 Gmail，使用者還可以透過部分核心服務傳送電子郵件。例如：
- Google 日曆：使用者透過 Google 日曆中的 [傳送電子郵件給邀請對象] 選項傳送活動的邀請和訊息。
- 雲端硬碟：使用者在雲端硬碟中共用檔案時傳送的郵件內容。
- Google 文件、試算表、簡報和繪圖：使用者透過應用程式傳送的內附上述類型檔案的郵件。
- 表單：含有表單或表單連結的電子郵件。
- Google Keep：使用者在 Keep 中共用記事時傳送的電子郵件。
使用者透過 Gmail 以外的核心服務傳送郵件時，根據預設，送出的郵件並不會儲存在使用者的 Gmail 寄件備份資料夾中。如果這不符合您的預期，您可以設定全方位郵件儲存空間。請注意，Google Workspace 管理員必須設定全方位郵件儲存空間，保管箱才能存取這些郵件；如未設定，這類郵件將不會套用保管箱資料保留規則和訴訟保留，也不會涵蓋在保管箱搜尋傳回的結果中。
注意：全方位郵件儲存空間僅適用於 Google Workspace 核心服務。雖然有些額外的 Google 服務可以代表使用者傳送電子郵件，但是，透過這些服務傳送的郵件可能不會儲存至使用者的寄件備份資料夾，因此也可能無法透過保管箱存取。
動態電子郵件包含會在 Gmail 中顯示 AMP 內容的標記。不僅其他 Google 產品可以傳送含有 AMP 內容的郵件，貴機構的使用者也可能收到外部寄件者所寄的動態郵件。
以下列舉 Gmail 使用者可以在動態電子郵件中進行的操作：
- 在 Gmail 中開啟 Google 文件有新註解的通知郵件時，可以查看當時存在的文件註解。
- 不必開啟文件就能回覆註解，以及將註解標示為已解決。
- 回覆 Google 日曆邀請及填寫問卷調查。
動態電子郵件的原始來源含有 3 種類似內容：
- 明文 (為只能顯示明文的電子郵件用戶端提供)。
- HTML (為不會顯示動態內容的電子郵件用戶端提供)。
- AMP 標記。Gmail 使用者開啟郵件後，會看到具有互動性的 AMP 動態內容。AMP 標記可以擷取郵件開啟時的任何更新，立即對使用者顯示。
由於這些郵件具有動態性質，Gmail 中顯示的內容可能隨時間改變。舉例來說，使用者隔幾天再開啟同一封來自 Google 文件的註解通知，可能會看到與先前不同的內容。
保管箱支援的動態電子郵件操作
- 資料保留和訴訟保留：保管箱的資料保留規則和訴訟保留設定會保留動態電子郵件所包含的 HTML、明文和 AMP 標記，但無法保留在使用者開啟郵件時才擷取及顯示的動態內容。
- 搜尋：保管箱可以搜尋動態電子郵件中的明文和 HTML，但是無法搜尋未編入索引的 AMP 標記和 AMP 內容。
- 預覽：當您預覽動態電子郵件時，保管箱會顯示該郵件的 HTML 版本。按一下 [顯示原始郵件] 即可查看郵件的完整內容，包括 AMP 標記。
- 匯出：匯出動態電子郵件時，所有明文、HTML 和 AMP 標記都會附加到匯出檔案中。
保管箱無法判斷 Gmail 使用者在開啟含有 AMP 標記的郵件後是否實際看到了動態內容。在下列情況下，Gmail 不會顯示動態內容：
- 管理員已經為貴機構停用動態電子郵件。
- 使用者自行在 Gmail 設定中停用了動態電子郵件。
停用動態電子郵件後，Gmail 就不會顯示 AMP 內容。不過，AMP 標記仍會附在郵件來源中，並可透過保管箱存取。
Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。如果使用者隸屬已啟用這項功能的機構單位，或是使用個人 Gmail 帳戶，就可以使用這項功能。
當使用者傳送機密郵件時，Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結，僅透過 SMTP 傳送主旨和連結。
貴機構使用者以機密模式傳送的郵件
如果貴機構啟用 Gmail 機密模式，對於機構中使用者在 2018 年 11 月 30 日後以機密模式傳送的郵件，保管箱就可以執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業。
即使寄件者已設定到期日，或是撤銷收件者對機密模式郵件的存取權，保管箱仍可存取這類郵件。
外部寄件者以機密模式傳送的郵件
即使貴機構未啟用 Gmail 機密模式，您的使用者仍可能收到其他機構或個人 Gmail 帳戶以機密模式傳送的郵件。
您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業，但是無法搜尋或匯出這些郵件的內容或附件。
處理已套用機密模式的郵件
保管箱對已套用機密模式郵件的支援方式如下：
- 保管箱會傳回符合搜尋查詢的內部機密郵件。
- 您在預覽郵件時，系統會將郵件內容預設為隱藏，但您可以選擇在預覽畫面中顯示內容。
- 您可以在列印或匯出郵件時排除機密郵件內容。如果選取這個選項，系統會列印或匯出標頭、寄件者、收件者和其他中繼資料，但機密郵件內容不會涵蓋在內。
- 如果只要搜尋、保留機密郵件，或設定訴訟保留，請使用以下字詞：
label:confidentialmode。
使用者的 Gmail 資料包含下列 3 種郵件草稿：
- Unsent messages in the Drafts folder—These messages are processed like other Gmail messages. They’re subject to holds and retention rules when drafts aren’t excluded. They're also included in search results unless you exclude them.
Note: Email templates are treated as draft messages. If a retention rule purges draft messages after a set time, templates are also purged.
- Discarded drafts—A discarded draft is a message that a user discards without sending. These messages are immediately removed from the user's view, Gmail applies the
^deletedlabel, and they're purged 30 days after they’re discarded. These messages aren’t subject to holds or retention rules, but are available for search and export until they’re purged. - Automatically saved versions of draft messages—As a user composes a message, Gmail automatically saves a version whenever the user pauses for a few seconds. Only the most recent version of a draft message is visible to the user. Earlier versions are available for Vault to search and export, but aren't subject to holds and retention rules.
Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.
如果您只想處理使用者收發的郵件，可以選擇排除草稿，這樣就不會受到資料保留規則和訴訟保留規範，草稿也會排除在搜尋結果和匯出作業外。將自動儲存的版本排除，可以簡化資料處理作業，因為同一封郵件就不會有多個雷同版本。
Gmail 會利用系統產生的標籤將郵件分類，並讓使用者透過自己能查看的標籤整理收件匣中的郵件。舉例來說，Gmail 可能會對使用者所屬銀行寄來的郵件套用系統產生的 finance 標籤，並對含有飯店訂房資訊的郵件套用系統產生的 travel 標籤。
使用者可以建立及套用自己能查看的標籤，這些標籤有時會與系統產生的標籤相同。如果這 2 種類型的標籤相同，保管箱會將資料保留規則、訴訟保留和搜尋查詢套用到含有使用者所建立標籤的郵件，而非含有系統所產生相同標籤的郵件。根據標籤建立資料保留規則、訴訟保留或搜尋查詢時，您可能會多保留或排除一些不在預期內的郵件。
範例
貴機構必須將所有與公司財務相關的資料保留 7 年，相關做法如下：
- 公司指示所有員工必須建立一個
finance標籤，並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。 - 員工使用公司帳戶來接收個人的公司信用卡對帳單電子郵件；他們並未為這些郵件套用自己建立的
finance標籤，而 Gmail 對這些郵件套用了系統產生的finance標籤。
在此情況下，涵蓋 label:finance 郵件的資料保留規則只會保留套用使用者所建立標籤的郵件，不會保留套用系統所產生標籤的郵件 (內含員工的公司信用卡對帳單)。同理，涵蓋 label:finance 郵件的搜尋查詢只會傳回套用使用者所建立標籤的郵件，不會傳回套用系統所產生標籤的郵件 (內含員工個人的銀行對帳單)。
系統產生的常見標籤
personalsocialpromotionpromosupdatesforumstravelpurchasesfinanceallbuzzchatchatsdonedraftdraftsimportantinboxlowprioritylow_prioritymutemutedpinnedreadreminderremindersscheduledsentsnoozedspamphishingstarstarredtasktaskstrashtripsunimportantunreadvoicemailsaved
保管箱支援的雲端硬碟和 Meet 檔案
下列資訊適用於雲端硬碟資料保留規則、Meet 專屬的資料保留規則、雲端硬碟訴訟保留，以及雲端硬碟搜尋和匯出作業。
支援的檔案類型保管箱可對儲存在雲端硬碟中的下列項目執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業：
- Google 文件、試算表、簡報、表單、新版協作平台網站和繪圖
- Google Meet 錄製內容、所有相關聯的即時通訊、問與答和意見調查記錄 (進一步瞭解 Meet 錄製內容)
- 使用者雲端硬碟中儲存的 Jamboard 檔案
- 使用者上傳至雲端硬碟的非 Google 格式檔案
- 共用雲端硬碟中的檔案
保管箱不會對資料夾和雲端硬碟捷徑執行上述作業。
在部分 Google 文件編輯器，使用者可以將檔案連結到其他檔案中。舉例來說，您可以在 Google 文件中，插入連結至 Google 試算表資料的圖表。每當試算表內容有所更新，這份文件中的圖表也會隨之更新。
資料保留規則、訴訟保留或搜尋結果即使適用於某些檔案，也不會自動涵蓋這些檔案連結的其他檔案。只有在同時符合範圍和條件時，搜尋結果才會包含連結的檔案。舉例來說，搜尋雲端硬碟中的檔案時，保管箱只會傳回符合搜尋條件的檔案。如果這些檔案內含的連結檔案不符合您的查詢條件，搜尋結果就不會包含這些連結的檔案。
由機構外部人士建立並與您的使用者共用的檔案，並不受貴機構的訴訟保留或資料保留規則規範。
您可以搜尋及匯出由外部來源與貴機構使用者共用的檔案。
保管箱支援的 Google 網路論壇訊息
下列資訊適用於網路論壇資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。
必須開啟會話群組記錄 (封存) 功能Google 網路論壇必須開啟會話群組記錄功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、資料保留和搜尋等作業。版主可以為自己的群組開啟或關閉會話群組記錄功能。如果版主建立的群組關閉了會話群組記錄功能，保管箱便無法透過網路論壇存取相關訊息，但使用者可能可以透過自己的 Gmail 信箱讀取這些訊息 (收到和傳出的訊息)。
如果版主為現有的群組開啟/關閉會話群組記錄功能，則只有在該功能開啟時所傳送的訊息才可供保管箱存取。
一般而言，訊息張貼到群組後，您就能立即在保管箱找到該訊息。但如果版主選擇要審核訊息，情況就會有所不同，保管箱必須在管理員核准需審核的訊息後才能存取這類訊息。一旦訊息通過核准，就會變成跟所有其他訊息一樣，您可以對其執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業。
為了透過資料保留規則、訴訟保留和搜尋作業篩選郵件，網路論壇會將每封郵件共 1 MB 的內容編入索引，這相當於 250 頁左右的文字內容。如果郵件文字大小未達 1 MB，且郵件內含文字檔案附件，系統會為附件建立索引，直到編入索引的資料總量達到 1 MB 為止。
網路論壇會為以下資料建立索引：
- 郵件文字：最多約 250 頁。
- 直接附加於郵件中的文字型檔案：直接附加於郵件中的大多數文字型檔案 (例如 PDF、XLSX 和 DOCX) 可以編入索引。系統會針對這些附件套用資料保留規則和訴訟保留。文字型檔案附件不僅可供搜尋 (編入索引後)，搜尋結果也會傳回這類附件，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
- 其他直接附加或嵌入在郵件中的檔案：對於郵件內含或附加的影片、音訊、圖片和二進位檔案，檔案名稱這類檔案中繼資料會編入索引，但檔案內容不會。系統會對這些附件和嵌入的檔案套用資料保留規則和訴訟保留。搜尋結果會傳回這類附件和檔案，而您匯出的資料也會涵蓋這些內容。
- 雲端硬碟中的 Google Workspace 檔案連結：使用者透過郵件共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時，郵件會加入一組連結，而不會附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您對郵件執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時，原始檔案並不會涵蓋在內。
- 額外 Google 服務中的內容連結：使用者也可以分享儲存在其他 Google 產品 (例如 YouTube 和 Google 相簿) 中的內容連結，但保管箱不支援額外的 Google 服務，因此您無法對這些服務中的內容執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。
保管箱支援的 Chat 訊息
下列資訊適用於 Chat 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。
必須開啟記錄功能如要對即時訊息 (DM)、群組訊息和非討論串聊天室執行資料保留、訴訟保留、搜尋和匯出作業，請務必開啟記錄功能。Google Workspace 管理員可以控管是否開啟記錄功能，也可交由使用者自行決定。
對於含有討論串式回覆 (對話) 的聊天室，由於無法關閉記錄功能，因此您可以隨時對其中的訊息執行保留、訴訟保留和搜尋作業。
如果使用者透過 Chat 共用雲端硬碟裡的檔案 (例如 Google 文件、試算表或 PDF)，Chat 會插入檔案連結，而非在訊息中附加檔案副本。由於原始檔案儲存在雲端硬碟中，因此當您保留即時通訊訊息或將 Chat 資料設為訴訟保留狀態時，系統並不會保留原始檔案，而且您搜尋 Chat 時也不會傳回相關結果。您可以搜尋檔案網址，但保管箱不會對檔案名稱或內容建立索引。
如果是其他直接附加於 Chat 訊息中的檔案類型：
- Chat 資料保留規則和訴訟保留若與訊息建立關聯，就會涵蓋訊息中附加的檔案。
- 保管箱會為檔案名稱和擁有者建立索引，以便進行搜尋。此外，保管箱也會為多數文字檔案類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立索引。
您的 Google Workspace 管理員可以允許機構成員與外部使用者進行即時通訊。如果允許的話，外部使用者與貴機構成員就可以互傳即時訊息，外部使用者也可以在群組訊息和聊天室中參與對話。在這種情況下，外部使用者收發的訊息會受到貴機構的資料保留規則和訴訟保留規範。
如果貴機構使用者在其他機構擁有的群組訊息和聊天室中參與對話，那麼貴機構將無法利用保管箱對相關訊息執行資料保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業。
保管箱支援的傳統版 Hangouts 和 Google Talk 訊息
下列資訊適用於 Chat 資料保留規則、Chat 訴訟保留，以及 Gmail 搜尋和匯出作業。
必須開啟記錄功能保管箱現在支援傳統版 Hangouts 和 Google Talk 的即時通訊內容。您可以保留、搜尋及設定訴訟保留的項目包括：
- 傳統版 Hangouts (開啟記錄功能)。Google Workspace 管理員可以控制是否開啟記錄功能，也可交由使用者自行決定。詳情請參閱即時通訊記錄。只要開啟記錄功能，使用者透過 Gmail 和傳統版 Hangouts 行動應用程式進行即時通訊時，保管箱就能存取這些即時通訊內容。
- Google Talk 記錄保存功能開啟時傳送的即時通訊訊息。Google Workspace 管理員無法強制開啟即時通訊的記錄保存功能，但是可以為機構停用即時通訊記錄功能。
- 只有開啟記錄功能的即時通訊內容可供搜尋、匯出及設為訴訟保留項目
- 系統未妥善套用資料保留政策
保管箱支援傳統版 Hangouts 即時通訊的詳細資料，包括：
- 所有參與即時通訊的使用者。
- 即時通訊期間傳送的所有訊息，以及所有附件連結。
- 傳統版 Hangouts 群組的名稱 (任何即時通訊參與者都可為群組 Hangouts 命名)。只有兩人參與的即時通訊則無法命名。
- 即時通訊開始和結束的時間。
保管箱不支援下列資料：
- 未接受即時通訊邀請的使用者。如果使用者並未參與即時通訊，系統不會保留傳送給該使用者的訊息。
- 視訊通話。
- 透過 Google 文件進行的即時通訊。
- 透過傳統版 Hangouts 傳送的圖片。
啟用傳統版 Hangouts 的保管箱功能
如何啟用完整的傳統版 Hangouts 記錄功能：
- 為您的網域啟用傳統版 Hangouts。
- 確認已為所有傳統版 Hangouts 使用者啟用 Gmail，因為傳統版 Hangouts 訊息和 Gmail 電子郵件都存放在同一個系統中。如果帳戶已停用 Gmail，保管箱就無法保留其中收發的傳統版 Hangouts 訊息，也無法為這些訊息設定訴訟保留。此外，系統也無法復原使用者在 Gmail 啟用前傳送的傳統版 Hangouts 訊息。
保管箱會將傳統版 Hangouts 的所有訊息彙整至單一會話串，並且在這個會話串中持續加入訊息，直到達成以下任一條件：
- 自上一則即時通訊訊息發出後已過了 3 小時。
- 會話串所含的訊息數量超過 1,000 則。
匯出傳統版 Hangouts 訊息時，您所下載的匯出檔案中會附上完整會話串。
保管箱支援的 Voice 資料
下列資訊適用於 Voice 資料保留規則、訴訟保留，以及搜尋和匯出作業。
保管箱可以保留、保存、搜尋及匯出下列大部分 Voice 資料：
- 簡訊
- 語音留言和留言轉錄稿
- 通話記錄
以下 Voice 資料不適用於保管箱：
- 2019 年 6 月 5 日 (GMT-7) 前建立的 Voice 資料。
- 簡訊、語音留言和留言轉錄稿，或是涉及多人共用號碼的通話記錄。
- 雖然部分 Voice 帳戶可以錄製通話，但是 Google Voice for Google Workspace 帳戶並不支援這項功能。保管箱無法存取 Voice 對話。
保管箱支援的協作平台資料
下列資訊適用於雲端硬碟資料保留規則、協作平台專屬的資料保留規則、雲端硬碟訴訟保留，以及雲端硬碟搜尋和匯出作業。
支援的網站和網站資料- 僅限新版協作平台網站：保管箱只支援透過新版協作平台建立的網站。在傳統版協作平台中建立的網站不會儲存在雲端硬碟中，因此無法透過保管箱存取。
- 外部網站：由外部機構與貴機構使用者共用的協作平台網站，並不受貴機構的訴訟保留或資料保留規則規範。您可以搜尋與貴機構使用者共用的外部網站，但務必要依具體帳戶、機構單位或共用雲端硬碟進行搜尋。如果是以發布的網址為依據，就無法搜尋外部網站。
-
嵌入的內容和超連結：組成網站的要素很多，包括網站本身、網站中的網頁、文字、圖片、嵌入的程式碼、嵌入的檔案，以及連至其他內容的超連結。
資料保留規則和訴訟保留僅適用於網站本身、網站的網頁、網站網頁上的文字、上傳的圖片，以及嵌入的程式碼。嵌入的檔案、超連結和其他不屬於網站檔案的項目則不適用資料保留規則和訴訟保留。
您可以預覽超連結，也可以預覽嵌入的檔案 (如果支援預覽功能的話)，例如嵌入的工作表或文件，此外，您「也」有權存取這類檔案。不過，匯出的資料不會包括超連結和嵌入的檔案內容。
建立日期
使用者建立新網站當天的日期，就是網站的建立日期，這個日期不會因使用者新增網頁而改變。
上次修改日期
每當有人編輯、刪除或建立網站、網站中的網頁、文字、圖片或嵌入的程式碼，網站的上次修改日期就會隨之更新如果使用者嵌入 Google 檔案和 YouTube 影片，或是其他附有網址的內容，上次修改日期也會跟著更新。不過，如果嵌入的內容本身有所異動，系統不會因此而更新網站的上次修改日期。
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。