受支持的数据类型

保险柜支持以下 G Suite 服务:

服务 管理保留规则 保全 搜索和导出
Gmail checkmark checkmark checkmark
云端硬盘(支持的文件类型 checkmark checkmark checkmark
Google 网上论坛 checkmark checkmark checkmark
Google Chat(聊天记录功能处于启用状态) checkmark checkmark checkmark
传统版 Hangouts(聊天记录功能处于启用状态) 在 Google Chat 保留规则的适用范围内 在 Google Chat 保全的适用范围内 使用 Gmail 搜索和导出功能

Google Meet

checkmark 在云端硬盘保全的适用范围内
使用云端硬盘搜索和导出功能

注意:G Suite 基本功能企业版客户仅能对云端硬盘中的文件执行电子取证操作。了解详情

Gmail 邮件和 Google 网上论坛帖子

保险柜已与 Gmail 和 Google 网上论坛完全集成。因此,当您通过保险柜搜索邮件时,您实际搜索的是单位的归档邮件。也就是说:

  • 一旦有邮件送达 Gmail 或有帖子发布到群组,您就可以在保险柜中找到相应邮件或帖子。
  • 您可以使用熟悉的搜索运算符(与 Gmail 中的相同)。
  • 保险柜会将邮件/帖子中大约前 250 页的内容编入索引。

关于将邮件/帖子编入索引和搜索邮件/帖子的更多信息

包含其他来源中内容的 Gmail 邮件

包含其他 Google 产品中内容的 Gmail 邮件

当有人使用 Gmail 共享 Google 文档、表格、幻灯片或表单时,Gmail 会在邮件中插入相应文件的链接,而不是附上该文件作为邮件的附件。由于原文件存储在云端硬盘中,因此当您对邮件执行保留、设置保全、搜索或导出操作时,系统不会将此文件纳入操作范围。

如要共享其他 Google 产品(如 YouTube 和 Google 相册)中存储的内容,Gmail 用户可以共享相应内容的链接。保险柜不支持其他 Google 服务,因此您无法对这些服务中的内容执行保留、设置保全、搜索和导出操作。

此外,除了 Gmail 之外,用户还可以使用一些 G Suite 核心服务发送电子邮件。例如:

  • 日历 - 当用户使用桌面设备版日历的向邀请对象发送电子邮件选项时,该应用就会发送邀请和邮件。
  • 云端硬盘 - 当用户共享云端硬盘中的文件时,该应用就会发送邮件内容。
  • Google 文档、表格、幻灯片和绘图 - 当用户将这类文件作为附件通过电子邮件发出时,此类应用就会发送邮件。
  • 表单 - 用户可以发送包含表单或表单链接的电子邮件。
  • Keep - 当用户共享 Keep 中的记事时,该应用就会发送邮件。
重要提示:通过除 Gmail 以外的其他核心服务发送邮件时,外发邮件不会存储在用户的 Gmail“已发邮件”文件夹中,也不会在这里显示。这意味着保险柜保留规则和保全设置将不会应用于这些邮件,执行保险柜搜索所得到的结果也不会包含这些邮件。要确保保险柜拥有核心服务所发送的所有邮件的完整访问权限,必须由 G Suite 管理员设置综合邮件存储空间

注意:综合邮件存储空间仅适用于 G Suite 核心服务。其他 Google 服务或许也能代表用户发送电子邮件,但这些服务发送的邮件可能不会存储在用户的“已发邮件”文件夹中,也无法供保险柜进行访问。

包含 AMP 内容的 Gmail 邮件

动态电子邮件包含会在 Gmail 中显示 AMP 内容的标记。其他 Google 产品可能会发送包含 AMP 内容的邮件,而贵单位中的用户可能会收到来自外部发件人的动态电子邮件。

举例来说,Gmail 用户可以通过动态电子邮件执行以下操作:

  • 在 Gmail 中打开 Google 文档的评论通知邮件时,即时查看当时的评论。
  • 无需打开文档就能快速发布回复并将评论标记为已解决。
  • 在邮件中执行其他基于网络的操作,例如回复邀请和调查问卷。

当您查看动态电子邮件的原始来源时,会看到 3 种类似内容:

  • 明文(适用于仅显示明文的电子邮件客户端)。
  • HTML(适用于不显示动态内容的电子邮件客户端)。
  • AMP 标记。当 Gmail 用户打开邮件时,会看到动态和互动式 AMP 内容。AMP 标记可在打开邮件时检索任何更新,并立即显示给用户。

由于这类邮件的动态特性,它们在 Gmail 中显示的内容可能会随时间变动。举例来说,如果用户在几天内多次重复打开某个 Google 文档的评论通知邮件,可能会看到不同的评论通知。

保险柜支持动态电子邮件

  • 当您预览一封动态电子邮件时,保险柜会显示该邮件的 HTML 版本。点击显示原始邮件即可查看邮件的所有部分,包括 AMP 标记。
  • 当您导出动态电子邮件时,会一并导出所有明文、HTML 和 AMP 标记。
  • 保险柜会保留动态电子邮件中的所有 HTML、明文和 AMP 标记,但无法保留系统在用户打开动态电子邮件时检索和显示的动态内容。
  • 保险柜可以搜索动态电子邮件中的明文和 HTML。不过,AMP 标记和内容无法编入索引,也不可搜索。

保险柜无法判断 Gmail 用户在打开包含 AMP 标记的邮件时是否确实查看了动态内容。在下列情况下,Gmail 不会显示动态内容:

在上述任一种情况下,Gmail 都不会显示 AMP 内容。不过,AMP 标记仍会在邮件来源中显示,并在保险柜中保留。

哪些类型的内容会被编入索引?

Gmail 会将直接附加到邮件的大多数基于文本的文件类型编入索引。这类文件包括扩展名为 .pdf、.xslx 和 .docx 等的文件。当您搜索和导出 Gmail 中的邮件时,系统会纳入这些附件,并应用 Gmail 保留规则和保全设置。

邮件中包含或附加的视频、音频、图片和二进制文件不会被编入索引。

保险柜中显示的搜索结果是否只包含前 1MB 的数据?

不是。虽然系统只会将每个文件大约前 1MB 的数据编入索引和纳入搜索范围,但只要找到与搜索条件相符的邮件,就会在保险柜中显示整封邮件及其所有附件。

保险柜会对所有群组帖子执行保留和搜索操作以及应用保全设置吗?

保险柜可以对启用了归档功能的群组中的帖子应用保全设置以及执行保留和搜索操作。不过,群组所有者可以为自己的群组启用或停用归档功能。如果群组所有者停用了归档功能,来自相应群组的帖子仍然可在用户的邮箱中查看。

保险柜如何处理电子邮件草稿?

当您从 Gmail 搜索和导出邮件时,结果可能会包含草稿邮件。用户的 Gmail 数据中可能包含三种草稿邮件:

  • “草稿”文件夹中的未发送邮件 - 保全和保留规则适用于这些邮件。
  • 舍弃的草稿 - 对于用户未发送就直接删除的邮件,系统会将它们立即移除,使用户看不到它们。不论保全或保留规则如何设置,这些邮件在 30 天期满后都会被彻底清空。
  • 草稿邮件的自动保存版本 - 当用户撰写邮件时,只要用户暂停几秒钟,Gmail 就会自动保存一个版本。用户只能看到最新版本的草稿邮件。但是,保险柜可以搜索和导出之前的各个版本。保全和保留规则对这些邮件版本无效。

    在自动保存版本被彻底清空前,保险柜仍可找到它们,即使用户已发送了邮件。对于大部分 Google Gmail 客户端(例如 Gmail 网页版、iPad 和 iPhone 版 Gmail 和 Android 版 Gmail)生成的邮件草稿版本,其在 Gmail 中保存 1 天后会被彻底清空。在部分情况下(例如使用第三方 IMAP 客户端),邮件草稿版本在保存 30 天后会被彻底清空。

您可以为新的或现有的保留规则选中排除草稿复选框,这样用户“草稿”文件夹中的未发送邮件便可不受保留规则约束。

您还可以将草稿邮件排除在搜索结果和导出范围之外,具体方法如下:

  • 在搜索前选中排除草稿复选框。
    • 预览画面中会包含草稿邮件的自动保存版本,不过,其他类型的草稿会被排除在外。
    • 执行导出操作时,所有类型的草稿邮件都会被排除在外。
  • 在搜索字词中添加 - (label:^deleted AND label:drafts)
    • 预览画面中会包含“草稿”文件夹中的未发送邮件以及草稿邮件的自动保存版本,但不包含舍弃的草稿。
    • 执行导出操作时,系统会排除所有自动保存的草稿邮件和舍弃的草稿邮件。“草稿”文件夹中的未发送邮件则会被纳入到导出范围内。
保险柜如何处理 Gmail 机密模式邮件?

Gmail 机密模式让用户可以限制收件人对敏感电子邮件内容的访问权限。此功能可供所有个人 Gmail 帐号以及启用了此功能的 G Suite 网域使用。

用户发送机密邮件时,Gmail 会使用链接替换邮件正文和附件。只有主题和包含链接的正文会通过 SMTP 发送。详细了解如何通过 Gmail 机密模式发送邮件。

您网域中的用户发送的机密模式邮件

如果您单位启用了 Gmail 机密模式,保险柜就可以保留、搜索和导出您单位中用户发送的所有机密模式邮件,还可以对它们设置保全。

所有内部发件人和收件人的邮箱中发送日期在 2018 年 11 月 30 日之后的机密邮件都会显示在保险柜中。即使发件人设置了到期日或撤消了收件人对机密模式邮件的访问权限,邮件也始终会保留在保险柜中。

来自您网域外的机密模式邮件 

即使您的单位未启用 Gmail 机密模式,您的用户也仍然可能收到来自其他 G Suite 客户和个人 Gmail 帐号的机密模式邮件。

您可以对外部机密邮件的标头和主题执行保留、设置保全、搜索和导出操作,但无法搜索和导出这类邮件的内容及附件。

注意:G Suite 管理员可以创建合规性规则,以便阻止机密模式邮件被递送到您的网域。

处理机密模式邮件

保险柜对机密模式邮件的支持方式如下:

  • 保险柜会返回与您的搜索查询条件相符的内部机密邮件。您可以选择在预览时隐藏机密邮件内容,以及在打印或导出邮件时排除机密邮件内容。
  • 您可以使用 label:confidentialmode 搜索机密邮件,也可以使用此标签应用针对机密邮件的保全和自定义保留规则。

传统版 Hangouts 和 Google Talk

重要提示:传统版 Hangouts 将于 2020 年末停用,届时所有 G Suite 客户都无法再使用这项服务。保险柜管理员必须采取行动,为此次过渡做好准备。

传统版 Hangouts 和 Google Talk 中的聊天内容也完全在保险柜的适用范围内。您可以保留、搜索和保全以下内容:

  • 开启聊天记录功能后的传统版 Hangouts 消息。G Suite 管理员可以决定是启用还是停用聊天记录,也可以允许用户自行决定。有关详情,请参阅聊天记录。启用聊天记录后,保险柜会归档所有通过 Gmail 和传统版 Hangouts 移动应用收发的聊天消息。
  • 已保存的 Google Talk 聊天记录。G Suite 管理员无法将聊天强制设为“保存聊天记录”。但是,他们可以为网域停用聊天记录
注意:凡在保险柜开始支持传统版 Hangouts 后收发的聊天消息,皆在保险柜的适用范围内。对于 2015 年 4 月 8 日之前进行的传统版 Hangouts 聊天,只有已保存的聊天记录才能纳入搜索范围、导出和设为需保全的内容。

对于传统版 Hangouts,在保险柜适用范围内的信息有:

  • 参与聊天的所有用户都是谁。
  • 聊天期间收发的所有消息,以及所有附件的链接。
  • 传统版 Hangouts 群组对话的名称。(聊天参与者可以为多人 Hangouts 命名)。仅有两位用户参与的聊天无法命名。
  • 聊天开始和结束的时间。

以下信息不在保险柜的适用范围内:

  • 未被接受的聊天邀请。如果用户没有参与聊天,则发送给该用户的消息不会被保留。
  • 视频通话。
  • 在 Google 文档中进行的聊天内容。
  • 通过传统版 Hangouts 发送的图片。

传统版 Hangouts 消息是如何归档的

对于传统版 Hangouts,保险柜会将所有聊天消息整理成一个会话。聊天消息会被持续添加到此聊天会话中,直到满足以下任一条件:

  • 自上一条聊天消息发出后已过去 3 小时。
  • 会话中包含的聊天消息数量已超过 1000 条。

导出传统版 Hangouts 中的聊天消息时,下载的导出文件中会包含整个会话。

启用对传统版 Hangouts 的支持

要将开启聊天记录后的传统版 Hangouts 聊天消息全都纳入保险柜的涵盖范围内,请按以下步骤操作:

  • 为您的网域启用传统版 Hangouts
  • 确认已为所有传统版 Hangouts 用户启用 Gmail。传统版 Hangouts 消息与 Gmail 电子邮件存储在同一个系统中。对于停用了 Gmail 的帐号所收发的传统版 Hangouts 消息,保险柜无法应用保全和保留规则。在启用 Gmail 之前发送的传统版 Hangouts 消息无法恢复。

云端硬盘

您可以使用保险柜来保留、保全和搜索您单位的云端硬盘和共享云端硬盘中的文件。保险柜既支持 Google 文件类型,也支持 PDF、DOCX 和 JPG 等非 Google 文件类型。

有关云端硬盘和保留功能的重要信息

保险柜支持的云端硬盘文件类型
保险柜可以对云端硬盘中存储的以下各类内容执行保留、设置保全、搜索和导出操作:
  • Google 文档、表格、幻灯片、表单和绘图
  • Google Meet 录制内容
  • 已保存到用户云端硬盘的 Jamboard 文件
  • 用户已上传到云端硬盘的非 Google 文件

保险柜会忽略文件夹和云端硬盘中的快捷方式

保留范围因规则类型而异

保留规则会应用于相关保留政策适用的单位部门中的用户所拥有的文件,以及他人直接与这类用户共享的文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。

如果包含共享云端硬盘选项处于选中状态,那么保留规则也会应用于其涵盖的单位部门的成员所属的共享云端硬盘。

保留期满后,只有归相应用户所有的文件会被清除

保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。这类文件包括适用单位部门中的用户所拥有或他人与这类用户共享的文件。不过,当保留期满后,保险柜只会彻底清空该单位部门中的用户所拥有的文件。该单位部门外部的人员与其内部用户共享的文件则永远不会被彻底清空。

共享云端硬盘与保留功能

当您对共享云端硬盘应用自定义保留规则时:

  • 涵盖所有共享云端硬盘的自定义规则会影响您网域中所有共享云端硬盘的保留范围。
  • 涵盖特定共享云端硬盘的自定义规则只会影响所选共享云端硬盘中的保留范围。

只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能彻底清空该共享云端硬盘中的文件:

  • 保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。不过,由于共享云端硬盘文件是归团队(而非特定用户)所有,因此只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能彻底清空该共享云端硬盘中的文件。
  • 对于应用于用户的规则,如果您选中了包含共享云端硬盘,那么相应规则只能延长共享云端硬盘文件的保留时长。
保留规则的生效时间和云端硬盘文件的到期时间可能会有一定延迟
  • 当您创建或更新保留规则后,相应规则最长可能需要三小时才会生效。用户在等待规则生效期间删除的文件不会被保留,因而无法检索到。
  • 保留期满后,受影响的文件最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。
保留规则和保全设置仅适用于您网域中的用户创建的文件

在您网域外创建并与您用户共享的文件不受单位的保全或保留规则的限制。

已上传文件的创建和修改时间取决于相应文件的来源
云端硬盘为首次上传的文件设定的创建时间和修改时间可能与相应本地文件的时间保持一致,也可能与上传的实际时间相同,具体取决于文件添加到云端硬盘的方式。下表显示了云端硬盘针对不同来源的文件所设定的时间,其中:
  • 上传时间 - 时间戳采用文件上传到云端硬盘的时间
  • 本地时间 - 时间戳与源设备或源服务中的原始文件的时间戳保持相同
文件来源(客户端) 创建时间 修改时间
Web 应用 上传时间

2020 年 4 月 8 日之前:上传时间

2020 年 4 月 8 日之后:本地时间

虚拟云端硬盘 本地时间 本地时间
备份与同步 上传时间 本地时间
iOS 上传时间 上传时间
Android 上传时间 上传时间
G Suite 迁移服务 本地时间 本地时间
Drive API 可由调用方设置 可由调用方设置
保险柜不允许创建保留条件完全相同的多项云端硬盘保留规则

您为云端硬盘文件创建的每一项自定义保留规则都必须:

  • 有唯一的上次修改日期或创建日期。
  • 应用于不同于其他保留规则的一组用户。

举例来说,如果您已有一项规则应用于某个单位部门,然后您尝试添加一项应用于共享云端硬盘的规则,而该单位部门中的所有成员都有权访问此共享云端硬盘,那么就可能会发生冲突。如果您添加创建日期/上次修改日期与现有规则相同的新规则,会遭到保险柜拒绝。

此外,您还可以通过使用包含共享云端硬盘设置来避免保留规则与其他规则重复。如果两条规则的保留条件相同,但其中一条规则包含共享云端硬盘,而另一条规则不包含,就不会发生冲突情况。

如果文件受多项保留规则约束,则系统始终会根据保留期限最长的规则来保留这些文件。

为将数据存储在云端硬盘中的应用管理保留设置

某些 Google 应用会将其数据存储在云端硬盘中。如果数据遭到意外删除,可能会对这类应用产生不利影响,因此您可能需要将这类应用排除在云端硬盘保留规则的适用范围之外。保险柜支持以下应用:

产品 保留设置 备注
Jamboard 在云端硬盘保留规则的适用范围内

保险柜只会保留已保存到用户云端硬盘中的 Jam。Jamboard 会话结束时,未保存的 Jam 会被舍弃,而不会保留在保险柜中。

Google Meet 默认被排除在外 您可以为 Google Meet 启用保留功能
保留规则与回收站中的文件

您可以设置自定义保留规则,规定在用户将文件移至回收站后,再经过所设定的天数便彻底清空这些文件。只有 2016 年 8 月 1 日或之后移至回收站的文件受“已移至回收站”规则约束:

  • “已移至回收站”规则既适用于用户回收站中的文件,也适用于当用户清空回收站时删除的文件。
  • “已移至回收站”规则只会彻底清空该规则所适用的用户或共享云端硬盘拥有的文件。
  • 如果回收站中的一个文件受多项保留规则约束,那么“已移至回收站”规则会取代所有其他保留规则。如果有多项“已移至回收站”规则应用于同一个文件,则系统会根据失效日期最晚的规则来保留该文件。保全的优先级仍然高于所有保留规则。
  • 未受保全或保留规则约束的共享云端硬盘文件在被移入回收站后约 30 天,会从所有 Google 系统中永久删除。
保留规则不适用于文档和演示文稿中嵌入的文件

用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如,用户在 Google 文档中撰写内容时,可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。这样,每当该电子表格更新时,此文档中的图表也会更新。

在上述示例中,如果此文档适用一项保留规则,而该电子表格不适用任何保留规则或保全设置,那么即使此文档被保留,该电子表格也可能会被彻底清空。

有关云端硬盘和保全功能的重要信息

保全范围因保全的配置方式而异
  • 为云端硬盘设置的保全适用于保全范围涵盖的用户或单位所拥有的内容,以及直接与这些用户或单位共享的内容。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的内容,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。保全内容不包含文件夹或云端硬盘中的快捷方式。
  • 无法为共享云端硬盘设置保全。如果想达到这一目的,只能为其中的成员设置保全,然后选中包含共享云端硬盘复选框。
共享云端硬盘对保全功能有何影响?
在下列情况下,保全功能不会保留共享云端硬盘中的文件:
  • 共享云端硬盘成员:
    • 将文件移出共享云端硬盘,且该成员并未处于保全状态。
    • 将当前处于保全状态的成员从共享云端硬盘中移除,且其他共享云端硬盘成员均未处于保全状态。
  • 所有共享云端硬盘成员均未处于保全状态。

共享云端硬盘被删除后,其中的文件在保全方面会受到什么影响呢?具体来说,分以下两种情况:

  • 如有用户是以个人身份(而不是通过群组)成为被删共享云端硬盘的成员并且处于保全状态,则系统将保留该共享云端硬盘中的所有文件,直至对该用户设置的保全被移除为止。届时,如果这些文件不受其他保全设置或保留规则的保护,则将被删除。

  • 如有用户不是被删共享云端硬盘的成员,但能以个人身份(而不是以群组成员身份)访问该共享云端硬盘中的文件,并且该用户处于保全状态,则系统将仅保留该用户可以访问的文件,直至对该用户设置的保全被移除为止。不符合任何保留规则或保全设置的文件则会被删除。

 

有关云端硬盘和搜索功能的重要信息

保险柜如何搜索云端硬盘中的内容?

保险柜会搜索云端硬盘,找出您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其直接共享的所有内容。保险柜结果会包含共享云端硬盘中与指定用户直接共享的内容,无论该用户是否为相应共享云端硬盘的成员。保险柜结果不包含文件夹或云端硬盘中的快捷方式。

我可以搜索共享云端硬盘中的内容吗?

可以,您可以直接搜索所选的共享云端硬盘,或者当您按特定帐号或单位部门搜索时,可以选择包含共享云端硬盘中的结果。

用户可以搜索云端硬盘中的内容的哪些部分?

当您搜索所有内容时,可以搜索标题、所有者、上次修改日期和其他元数据。

当您搜索支持的文件类型时,可以搜索文件内容中的字词和词组。保险柜会将文本文件的前 100 页内容和图片 PDF 的前 10 页文字编入索引。

您可以搜索下列类型的文件中的文字:

保险柜不会将视频、音频、图片或二进制文件的内容编入索引。

对于云端硬盘,通过保险柜可以预览哪些类型的文件?

您可以预览以下文件类型:

  • 通过 Google 文档、Google 表格、Google 幻灯片和 Google 绘图创建的文件
  • 已上传的文件,例如 .docx、.pdf 和 .xslx
搜索和导出云端硬盘文件时,可能不包含链接的文件

在部分 Google 文档编辑器中,用户可以将文件链接到其他文件中。例如,在 Google 文档中,您可以插入链接到Google 表格的电子表格中数据的图表。这样,每当该电子表格更新时,此文档中的图表也会更新。

当您在云端硬盘中搜索文件时,保险柜只会返回符合搜索条件的文件。如果原始文件不符合您的查询,那么链接到原始文件的符合查询条件的文件也不会在搜索结果中显示。

我可以搜索文档的修订历史记录吗?

不可以。您只能搜索文件的最新版本。不过,您可以在搜索时输入版本日期。您输入版本日期后,保险柜会搜索相应文件的当前版本,但是您预览或导出的内容为所输入日期当天零点(世界协调时间/UTC)之前最后保存的版本。只有搜索 Google 云端硬盘中的 Google 文档、表格、幻灯片和绘图时,才可以使用版本控制功能。

某些属性始终会以文件当前版本为准予以报告,无论您指定什么版本日期。这些属性包括标题、共享对象、最后修改日期以及保险柜 metadata.xml 文件中的其他数据。

版本快照中会包含某些评论,具体视以下情况而定:

  • 仅当您单位对文档拥有评论或编辑权限时,版本快照中才会包含文档中处于开放状态的评论。如果您仅拥有查看权限,则版本快照中不会包含评论。
  • 版本快照中会包含符合以下条件且处于开放状态的单个评论(无回复):1) 评论的创建日期早于版本日期,并且 2) 添加评论的文字曾出现在该版本中(即使这些文字目前已被删除)。如果版本日期早于评论的创建日期,则版本快照中不会包含相应评论。
  • 版本快照中会包含符合以下条件且处于开放状态的完整评论会话(带有回复):1) 第一个评论的创建日期早于版本日期,并且 2) 添加评论的文字曾出现在该版本中(即这些文字目前已被删除)。例如,如果评论会话包含两条消息,它们分别于 10 月 1 日和 10 月 5 日创建,当您将版本日期设置为 10 月 2 日进行搜索时,版本快照中就会包含这两条消息,即使 10 月 5 日的评论在当时还不存在。
  • 如果评论经过修改,则版本快照中包含的是评论的当前版本,而不是版本日期时的版本。
  • 版本快照中不会包含已解决或已删除的评论,即使评论在版本日期时处于开放状态。
我可以搜索单位中的顶级单位部门吗?

不可以。您无法搜索顶级单位部门。请选择一个子级单位部门或个人帐号。您可以以个人帐号或单位部门成员的身份搜索多达 5000 个云端硬盘帐号。

已上传文件的创建和修改时间取决于相应文件的来源
云端硬盘为首次上传的文件设定的创建时间和修改时间可能与相应本地文件的时间保持一致,也可能与上传的实际时间相同,具体取决于文件添加到云端硬盘的方式。下表显示了云端硬盘针对不同来源的文件所设定的时间,其中:
  • 上传时间 - 时间戳采用文件上传到云端硬盘的时间
  • 本地时间 - 时间戳与源设备或源服务中的原始文件的时间戳保持相同
文件来源(客户端) 创建时间 修改时间
Web 应用 上传时间

2020 年 4 月 8 日之前:上传时间

2020 年 4 月 8 日之后:本地时间

虚拟云端硬盘 本地时间 本地时间
备份与同步 上传时间 本地时间
iOS 上传时间 上传时间
Android 上传时间 上传时间
G Suite 迁移服务 本地时间 本地时间
Drive API 可由调用方设置 可由调用方设置

Google Chat

您可以使用保险柜保留、保全和搜索通过 Google Chat 发送的消息。

有关 Google Chat 和保留功能的重要信息

保留规则和保全设置仅适用于启用了聊天记录的直接消息

保留规则和保全设置始终适用于聊天室,但仅适用于开启了聊天记录的直接消息。G Suite 管理员可以控制是否启用聊天记录,也可以让用户自行决定。

保留范围因规则类型而异
  • 默认保留规则适用于所有直接消息和聊天室。
  • 应用于某一单位部门的自定义保留规则仅适用于直接消息,聊天室则不在涵盖范围内。
  • 应用于所有聊天室的自定义保留规则仅适用于聊天室,直接消息不在涵盖范围内。
直接消息和聊天室对话均归所有参与者拥有
直接消息归聊天参与者双方共同拥有。聊天室中的对话归对话的所有参与者拥有。如果参与者适用于不同的保留政策,保险柜会根据保留期限最长的规则来保留消息。

保留期满后,保险柜会彻底清空所有在涵盖范围内的 Chat 消息

对于用来移除消息的保留规则,当保留期满后,系统会彻底清空所有在涵盖范围内的消息。您无法设置仅用来彻底清空已被用户删除的消息的保留规则。

有关 Google Chat 和保全功能的重要信息

保留规则和保全设置仅适用于启用了聊天记录的直接消息

保留规则和保全设置始终适用于聊天室,但仅适用于开启了聊天记录的直接消息。G Suite 管理员可以控制是否启用聊天记录,也可以让用户自行决定。

为用户设置保全后,只有用户曾在其中发过消息的聊天室对话才会得到保留

如果为用户帐号设置保全,当用户在某个聊天室对话中至少发送了一条消息后,该对话就会得到保留。如果用户在某个聊天室中并非活跃的参与者,那么即使用户可能查看了此聊天室中的消息,此聊天室中的对话也不会纳入保全范围。

如果向处于保全状态的用户发送了直接消息 (DM),那么即使该用户没有回复,这些消息也会纳入保全范围内。

不能将整个聊天室置于保全状态

Chat 中的聊天室无法被限定为只允许某一个单位部门的用户加入。也就是说,您单位中的任何用户都可以受邀加入任何聊天室。如果聊天室参与者不在保全范围内,则保险柜不会保全由其发送的消息。
拥有访问权限的保险柜管理员始终可以看到被保全的邮件

如果用户或保留规则删除了被保全的邮件,则用户将无法再看到该邮件。不过,拥有适当权限的保险柜管理员可以在保险柜中搜索和查看该邮件,而且还可使用保险柜导出该邮件。

有关 Google Chat 和搜索功能的重要信息

与 Chat 用户共享的文件可能会储存在云端硬盘中

当有人使用 Google Chat 共享 Google 文档、表格、幻灯片或表单时,Chat 会在消息中插入链接,而不是附加文件副本。由于原始文件存储在云端硬盘中,因此当您对聊天消息执行保留、设置保全、搜索或导出操作时,系统不会将原始文件纳入操作范围。

对于直接附加到聊天消息中的非 Google 文件,保险柜会将大多数基于文本的文件类型(如扩展名为 .pdf、.xslx 和 .docx 的文件)编入索引。当您搜索和导出聊天消息时,系统会纳入这些附件,并应用聊天保留规则和保全设置。

保险柜最多可预览每个话题中的 1000 条消息

无论您搜到多少条消息,保险柜都可以将搜索结果导出,但预览消息的数量上限为 1000 条。如果您想预览大量消息,请使用搜索字词和其他条件将搜索结果细分为较小的信息组。

保险柜只会检索您搜索的某位参与者在其中至少发送了一条消息的话题
保险柜只会返回参与者在其中至少发送了一条消息的直接消息和话题。如果参与者只是查看消息但并未回复,那么搜索结果中将不会包含相应话题。
保全数据搜索结果不包含聊天室对话,除非有处于保全状态的用户在其中发送了消息
如果您在诉讼或调查中搜索设置了保全的数据,那么只有当处于保全状态的用户在聊天室对话中至少发送了一条消息时,保险柜才会返回相关聊天室对话。
保险柜只能搜索聊天室中的对话和在启用聊天记录情况下发送的直接消息

您可以通过保险柜搜索聊天室中的对话,但只能搜索在启用聊天记录情况下发送的直接消息。G Suite 管理员可以控制是否启用聊天记录,也可以让用户自行决定。

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