受支持的数据类型

保险柜支持以下 Google Workspace 服务:

服务 管理保留规则 保全 搜索和导出
Gmail checkmark checkmark checkmark
云端硬盘(支持的文件类型 checkmark checkmark checkmark
Google 网上论坛 checkmark checkmark checkmark
Google Chat(聊天记录功能处于启用状态) checkmark checkmark checkmark
传统版 Hangouts(聊天记录功能处于启用状态) 在 Google Chat 保留规则的适用范围内 在 Google Chat 保全的适用范围内 使用 Gmail 搜索和导出功能

Google Meet

checkmark 在云端硬盘保全的适用范围内 使用云端硬盘搜索和导出功能
Google Voice for G Suite checkmark checkmark checkmark

注意:即使您的 Google Workspace 版本不包含某一服务,您仍然可能会在保险柜的网站中看到该服务选项。不过,针对不受支持的服务设置的任何保留规则或保全都不会生效,相关搜索也不会返回任何结果。

Gmail 邮件和 Google 网上论坛帖子

保险柜已与 Gmail 和 Google 网上论坛完全集成。因此,当您通过保险柜搜索邮件时,您实际搜索的是单位的归档邮件。也就是说:

  • 一旦有邮件送达 Gmail 或有帖子发布到群组,您就可以在保险柜中找到相应邮件或帖子。
  • 您可以使用熟悉的搜索运算符(与 Gmail 中的相同)。
  • 保险柜会将邮件/帖子中大约前 250 页的内容编入索引。

关于将邮件/帖子编入索引和搜索邮件/帖子的更多信息

包含其他来源中内容的 Gmail 邮件

包含其他 Google 产品中内容的 Gmail 邮件

当有人使用 Gmail 共享 Google 文档、表格、幻灯片或表单时,Gmail 会在邮件中插入相应文件的链接,而不是附上该文件作为邮件的附件。由于原文件存储在云端硬盘中,因此当您对邮件执行保留、设置保全、搜索或导出操作时,系统不会将此文件纳入操作范围。

如要共享其他 Google 产品(如 YouTube 和 Google 相册)中存储的内容,Gmail 用户可以共享相应内容的链接。保险柜不支持其他 Google 服务,因此您无法对这些服务中的内容执行保留、设置保全、搜索和导出操作。

此外,除 Gmail 之外,用户还可使用部分核心服务发送电子邮件。例如:

  • 日历 - 当用户使用桌面设备版日历的向邀请对象发送电子邮件选项时,该应用就会发送邀请和邮件。
  • 云端硬盘 - 当用户共享云端硬盘中的文件时,该应用就会发送邮件内容。
  • Google 文档、表格、幻灯片和绘图 - 当用户将这类文件作为附件通过电子邮件发出时,此类应用就会发送邮件。
  • 表单 - 用户可以发送包含表单或表单链接的电子邮件。
  • Keep - 当用户共享 Keep 中的记事时,该应用就会发送邮件。
重要提示:通过除 Gmail 以外的其他核心服务发送邮件时,外发邮件不会存储在用户的 Gmail“已发邮件”文件夹中,也不会在这里显示。这意味着保险柜保留规则和保全设置将不会应用于这些邮件,执行保险柜搜索所得到的结果也不会包含这些邮件。要确保保险柜对核心服务所发送的所有邮件拥有完整访问权限,必须由管理员设置综合邮件存储空间

注意:综合邮件存储空间仅适用于 Google Workspace 核心服务。其他 Google 服务或许也能代表用户发送电子邮件,但这些服务发送的邮件可能不会存储在用户的“已发邮件”文件夹中,也无法供保险柜进行访问。

包含 AMP 内容的 Gmail 邮件

动态电子邮件包含会在 Gmail 中显示 AMP 内容的标记。其他 Google 产品可能会发送包含 AMP 内容的邮件,而贵单位中的用户可能会收到来自外部发件人的动态电子邮件。

举例来说,Gmail 用户可以通过动态电子邮件执行以下操作:

  • 在 Gmail 中打开 Google 文档的评论通知邮件时,即时查看当时的评论。
  • 无需打开文档就能快速发布回复并将评论标记为已解决。
  • 在邮件中执行其他基于网络的操作,例如回复邀请和调查问卷。

当您查看动态电子邮件的原始来源时,会看到 3 种类似内容:

  • 明文(适用于仅显示明文的电子邮件客户端)。
  • HTML(适用于不显示动态内容的电子邮件客户端)。
  • AMP 标记。当 Gmail 用户打开邮件时,会看到动态和互动式 AMP 内容。AMP 标记可在打开邮件时检索任何更新,并立即显示给用户。

由于这类邮件的动态特性,它们在 Gmail 中显示的内容可能会随时间变动。举例来说,如果用户在几天内多次重复打开某个 Google 文档的评论通知邮件,可能会看到不同的评论通知。

保险柜支持动态电子邮件

  • 当您预览一封动态电子邮件时,保险柜会显示该邮件的 HTML 版本。点击显示原始邮件即可查看邮件的所有部分,包括 AMP 标记。
  • 当您导出动态电子邮件时,会一并导出所有明文、HTML 和 AMP 标记。
  • 保险柜会保留动态电子邮件中的所有 HTML、明文和 AMP 标记,但无法保留系统在用户打开动态电子邮件时检索和显示的动态内容。
  • 保险柜可以搜索动态电子邮件中的明文和 HTML。不过,AMP 标记和内容无法编入索引,也不可搜索。

保险柜无法判断 Gmail 用户在打开包含 AMP 标记的邮件时是否确实查看了动态内容。在下列情况下,Gmail 不会显示动态内容:

在上述任一种情况下,Gmail 都不会显示 AMP 内容。不过,AMP 标记仍会在邮件来源中显示,并在保险柜中保留。

哪些类型的内容会被编入索引?

Gmail 会将直接附加到邮件的大多数基于文本的文件类型编入索引。这类文件包括扩展名为 .pdf、.xslx 和 .docx 等的文件。当您搜索和导出 Gmail 中的邮件时,系统会纳入这些附件,并应用 Gmail 保留规则和保全设置。

邮件中包含或附加的视频、音频、图片和二进制文件不会被编入索引。

保险柜中显示的搜索结果是否只包含前 1MB 的数据?

不是。虽然系统只会将每个文件大约前 1MB 的数据编入索引和纳入搜索范围,但只要找到与搜索条件相符的邮件,就会在保险柜中显示整封邮件及其所有附件。

保险柜会保留、保全和搜索所有群组帖子吗?

保险柜可以对启用了归档功能的群组中的帖子应用保全设置以及执行保留和搜索操作。不过,群组所有者可以为自己的群组启用或停用归档功能。如果群组所有者停用了归档功能,用户仍可通过自己的邮箱查看相应群组的帖子。

保险柜如何处理电子邮件草稿?

当您从 Gmail 搜索和导出邮件时,结果可能会包含草稿邮件。用户的 Gmail 数据中可能包含三种草稿邮件:

  • “草稿”文件夹中的未发送邮件 - 保全和保留规则适用于这些邮件。
  • 舍弃的草稿 - 对于用户未发送就直接删除的邮件,系统会将它们立即移除,使用户看不到它们。不论保全或保留规则如何设置,这些邮件在 30 天期满后都会被彻底清空。
  • 草稿邮件的自动保存版本 - 当用户撰写邮件时,只要用户暂停几秒钟,Gmail 就会自动保存一个版本。用户只能看到最新版本的草稿邮件。但是,保险柜可以搜索和导出之前的各个版本。保全和保留规则对这些邮件版本无效。

    在自动保存版本被彻底清空前,保险柜仍可找到它们,即使用户已发送了邮件。对于大部分 Google Gmail 客户端(例如 Gmail 网页版、iPad 和 iPhone 版 Gmail 和 Android 版 Gmail)生成的邮件草稿版本,其在 Gmail 中保存 1 天后会被彻底清空。在部分情况下(例如使用第三方 IMAP 客户端),邮件草稿版本在保存 30 天后会被彻底清空。

您可以为新的或现有的保留规则选中排除草稿复选框,这样用户“草稿”文件夹中的未发送邮件便可不受保留规则约束。

您还可以将草稿邮件排除在搜索结果和导出范围之外,具体方法如下:

  • 在搜索前选中排除草稿复选框。
    • 预览画面中会包含草稿邮件的自动保存版本,不过,其他类型的草稿会被排除在外。
    • 执行导出操作时,所有类型的草稿邮件都会被排除在外。
  • 在搜索字词中添加 - (label:^deleted AND label:drafts)
    • 预览画面中会包含“草稿”文件夹中的未发送邮件以及草稿邮件的自动保存版本,但不包含舍弃的草稿。
    • 执行导出操作时,系统会排除所有自动保存的草稿邮件和舍弃的草稿邮件。“草稿”文件夹中的未发送邮件则会被纳入到导出范围内。
保险柜如何处理 Gmail 机密模式邮件?

通过 Gmail 机密模式,用户可以限制收件人对敏感电子邮件内容的访问权限。此功能适用于个人 Gmail 帐号和启用了此功能的单位。

用户发送机密邮件时,Gmail 会使用链接替换邮件正文和附件。只有主题和链接会通过 SMTP 发送。

您网域中的用户发送的机密模式邮件

如果您的单位启用了 Gmail 机密模式,保险柜就可以保留、搜索和导出贵单位用户在 2018 年 11 月 30 日之后发送的所有机密模式邮件,还可以对它们设置保全。

即使发件人设置了失效日期或撤消了收件人对机密模式邮件的访问权限,邮件也会保留在保险柜中。

来自您网域外的机密模式邮件 

即使您的单位未启用 Gmail 机密模式,您的用户也仍然可能收到来自其他单位的用户或个人 Gmail 帐号的机密模式邮件。

您可以对外部机密邮件的标头和主题执行保留、设置保全、搜索和导出操作,但无法搜索和导出这类邮件的内容及附件。

注意:Google Workspace 管理员可以创建合规性规则,以阻止机密模式邮件被递送到您的单位。

处理机密模式邮件

保险柜对机密模式邮件的支持方式如下:

  • 保险柜会返回与您的搜索查询条件匹配的内部机密邮件。
  • 当您预览邮件时,邮件内容默认处于隐藏状态。您可以选择在预览中显示内容。
  • 打印或导出邮件时,您可以排除机密邮件内容。如果您选择此选项,则系统会打印或导出标题、发件人、收件人及其他元数据,但会排除机密邮件内容。
  • 您可以使用 label:confidentialmode 专门搜索、保留或保全机密邮件。

传统版 Hangouts 和 Google Talk

重要提示:传统版 Hangouts 将于 2020 年末停用,届时所有 G Suite 客户都无法再使用这项服务。保险柜管理员必须采取行动,为此次过渡做好准备。

传统版 Hangouts 和 Google Talk 中的聊天内容也完全在保险柜的适用范围内。您可以保留、搜索和保全以下内容:

  • 开启聊天记录功能后的传统版 Hangouts 消息。Google Workspace 管理员可以控制是否开启聊天记录功能,也可以让用户自行决定。有关详情,请参阅聊天记录。开启聊天记录后,保险柜会归档所有通过 Gmail 和传统版 Hangouts 移动应用收发的聊天消息。
  • 已保存的 Google Talk 聊天记录。Google Workspace 管理员无法将聊天强制设为“保存聊天记录”。但是,他们可以为网域停用聊天记录
注意:凡在保险柜开始支持传统版 Hangouts 后收发的聊天消息,皆在保险柜的适用范围内。对于 2015 年 4 月 8 日之前进行的传统版 Hangouts 聊天,只有已保存的聊天记录才能纳入搜索范围、导出和设为需保全的内容。

对于传统版 Hangouts,在保险柜适用范围内的信息有:

  • 参与聊天的所有用户。
  • 聊天期间收发的所有消息,以及所有附件的链接。
  • 传统版 Hangouts 群组对话的名称。(聊天参与者可以为多人 Hangouts 命名)。仅有两位用户参与的聊天无法命名。
  • 聊天开始和结束的时间。

以下信息不在保险柜的适用范围内:

  • 未被接受的聊天邀请。如果用户没有参与聊天,则发送给该用户的消息不会被保留。
  • 视频通话。
  • 在 Google 文档中进行的聊天内容。
  • 通过传统版 Hangouts 发送的图片。

传统版 Hangouts 消息是如何归档的

对于传统版 Hangouts,保险柜会将所有聊天消息整理成一个会话。聊天消息会被持续添加到此聊天会话中,直到满足以下任一条件:

  • 自上一条聊天消息发出后已过去 3 小时。
  • 会话中包含的聊天消息数量已超过 1000 条。

导出传统版 Hangouts 中的聊天消息时,下载的导出文件中会包含整个会话。

启用对传统版 Hangouts 的支持

要将开启聊天记录后的传统版 Hangouts 聊天消息全都纳入保险柜的涵盖范围内,请按以下步骤操作:

  • 为您的网域启用传统版 Hangouts
  • 确认已为所有传统版 Hangouts 用户启用 Gmail。传统版 Hangouts 消息与 Gmail 电子邮件存储在同一个系统中。对于停用了 Gmail 的帐号所收发的传统版 Hangouts 消息,保险柜无法应用保全和保留规则。在启用 Gmail 之前发送的传统版 Hangouts 消息无法恢复。

云端硬盘

您可以使用保险柜来保留、保全和搜索您单位的云端硬盘和共享云端硬盘中的文件。保险柜既支持 Google 文件类型,也支持 PDF、DOCX 和 JPG 等非 Google 文件类型。

有关云端硬盘和保留功能的重要信息

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保险柜支持的云端硬盘文件类型

保险柜可以对云端硬盘中存储的以下各类内容执行保留、设置保全、搜索和导出操作:

  • Google 文档、表格、幻灯片、表单、协作平台和绘图
  • Google Meet 录制内容以及所有关联的聊天、问答和投票日志(详细了解 Meet 录制内容
  • 已保存到用户云端硬盘的 Jamboard 文件
  • 用户已上传到云端硬盘的非 Google 文件

保险柜会忽略文件夹和云端硬盘中的快捷方式

保留范围因规则类型而异

保留规则会应用于相关保留政策适用的单位部门中用户所拥有的文件,以及他人直接与这类用户共享的文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。

如果包含共享云端硬盘选项处于选中状态,那么保留规则也会应用于其涵盖的单位部门的成员所属的共享云端硬盘。

保留期满后,只有归相应用户所有的文件会被完全清除

保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。这类文件包括适用单位部门中的用户所拥有或他人与这类用户共享的文件。不过,当保留期满后,保险柜只会完全清除该单位部门中的用户所拥有的文件。该单位部门外部的人员与其内部用户共享的文件则永远不会被完全清除。

共享云端硬盘与保留功能

当您对共享云端硬盘应用自定义保留规则时:

  • 涵盖所有共享云端硬盘的自定义规则会影响您网域所有共享云端硬盘中内容的保留范围。
  • 涵盖特定共享云端硬盘的自定义规则只会影响所选共享云端硬盘中内容的保留范围。

只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能完全清除共享云端硬盘中的文件:

  • 保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。不过,由于共享云端硬盘文件是归团队(而非特定用户)所有,因此只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能完全清除共享云端硬盘中的文件。
  • 对于应用于用户的规则,如果您勾选了包含共享云端硬盘,那么相应规则只能延长共享云端硬盘文件的保留时长。
保留规则的生效时间和云端硬盘文件的到期时间可能会有一定延迟
  • 当您创建或更新保留规则后,相应规则最长可能需要三小时才会生效。用户在等待规则生效期间删除的文件不会被保留,因而无法检索到。
  • 保留期满后,受影响的文件最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。
保留规则和保全设置仅适用于您网域中的用户创建的文件

在您网域外创建并与您用户共享的文件不受单位的保全或保留规则的限制。

已上传文件的创建和修改时间取决于相应文件的来源
云端硬盘为首次上传的文件设定的创建时间和修改时间可能与相应本地文件的时间保持一致,也可能与上传的实际时间相同,具体取决于文件添加到云端硬盘的方式。下表显示了云端硬盘针对不同来源的文件所设定的时间,其中:
  • 上传时间 - 时间戳采用文件上传到云端硬盘的时间
  • 本地时间 - 时间戳与源设备或源服务中的原始文件的时间戳保持相同
文件来源(客户端) 创建时间 修改时间
Web 应用 上传时间

2020 年 4 月 8 日之前:上传时间

2020 年 4 月 8 日之后:本地时间

虚拟云端硬盘 本地时间 本地时间
备份与同步 上传时间 本地时间
iOS 上传时间 上传时间
Android 上传时间 上传时间
G Suite 迁移服务 本地时间 本地时间
Drive API 可由调用方设置 可由调用方设置
保险柜不允许创建保留条件完全相同的多项云端硬盘保留规则

您为云端硬盘文件创建的每一项自定义保留规则都必须:

  • 有唯一的上次修改日期或创建日期。
  • 应用于不同于其他保留规则的一组用户。

举例来说,如果您已有一项规则应用于某个单位部门,然后您尝试添加一项应用于共享云端硬盘的规则,而该单位部门中的所有成员都有权访问此共享云端硬盘,那么就可能会发生冲突。如果您添加创建日期/上次修改日期与现有规则相同的新规则,则会遭到保险柜拒绝。

此外,您还可以使用包含共享云端硬盘设置来避免保留规则与其他规则重复。如果两条规则的保留条件相同,但其中一条规则包含共享云端硬盘,而另一条规则不包含,就不会发生冲突情况。

如果文件受多项保留规则约束,则系统始终会根据保留期限最长的规则来保留这些文件。

为将数据存储在云端硬盘中的应用管理保留设置

某些 Google 服务会将数据存储在云端硬盘中。这类数据在云端硬盘保留规则的适用范围内,具体如下:

产品 保留规则
Jamboard

保险柜会根据云端硬盘保留规则保留在用户云端硬盘中保存的 Jam。Jamboard 会话结束时,未保存的 Jam 会被舍弃,而不会保留在保险柜中。

Google Meet

默认情况下,Meet 录制内容在云端硬盘保留规则的适用范围内。

要分别管理 Meet 录制内容与云端硬盘中其他内容的保留情况,您可为 Google Meet 设置保留规则。为 Meet 启用保留规则后,云端硬盘保留规则不会应用于 Meet 录制内容。

保留规则与回收站中的文件

您可以设置自定义保留规则,规定在用户将文件移至回收站后,再经过设定的天数便完全清除这些文件。只有 2016 年 8 月 1 日或之后移至回收站的文件受“已移至回收站”规则约束:

  • “已移至回收站”规则既适用于用户回收站中的文件,也适用于当用户清空回收站时删除的文件。
  • “已移至回收站”规则只会完全清除该规则所适用的用户或共享云端硬盘拥有的文件。
  • 如果回收站中的一个文件受多项保留规则约束,那么“已移至回收站”规则会取代所有其他保留规则。如果有多项“已移至回收站”规则应用于同一个文件,则系统会根据失效日期最晚的规则来保留该文件。保全的优先级仍然高于所有保留规则。
  • 所有未受保全或保留规则约束的云端硬盘文件在被移入回收站后约 30 天,会从所有 Google 系统中永久删除。
保留规则不适用于文档和演示文稿中嵌入的文件

用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如,用户在 Google 文档中撰写内容时,可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。每当电子表格更新时,文档中的图表也会更新。

在上述示例中,如果此文档适用一项保留规则,而该电子表格不适用任何保留规则或保全设置,那么即使此文档被保留,该电子表格也可能会被完全清除。

有关云端硬盘和保全功能的重要信息

保全范围因保全的配置方式而异
  • 为云端硬盘设置的保全适用于保全范围涵盖的用户或单位所拥有的内容,以及直接与这些用户或单位共享的内容。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的内容,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。保全内容不包含文件夹或云端硬盘中的快捷方式。
  • 无法为共享云端硬盘设置保全。如果想达到这一目的,只能为其中的成员设置保全,然后选中包含共享云端硬盘复选框。
共享云端硬盘对保全功能有何影响?
在下列情况下,保全功能不会保留共享云端硬盘中的文件:
  • 共享云端硬盘成员:
    • 将文件移出共享云端硬盘,且该成员并未处于保全状态。
    • 将当前处于保全状态的成员从共享云端硬盘中移除,且其他共享云端硬盘成员均未处于保全状态。
  • 所有共享云端硬盘成员均未处于保全状态。

共享云端硬盘被删除后,其中的文件在保全方面会受到什么影响呢?具体来说,分以下两种情况:

  • 如有用户是以个人身份(而不是通过群组)成为被删共享云端硬盘的成员并且处于保全状态,则系统将保留该共享云端硬盘中的所有文件,直至对该用户设置的保全被移除为止。届时,如果这些文件不受其他保全设置或保留规则的保护,则将被删除。

  • 如有用户不是被删共享云端硬盘的成员,但能以个人身份(而不是以群组成员身份)访问该共享云端硬盘中的文件,并且该用户处于保全状态,则系统将仅保留该用户可以访问的文件,直至对该用户设置的保全被移除为止。不符合任何保留规则或保全设置的文件则会被删除。

 

有关云端硬盘和搜索功能的重要信息

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保险柜如何搜索云端硬盘中的内容?

保险柜会搜索云端硬盘,找出您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其直接共享的所有内容。保险柜的搜索结果中会包含共享云端硬盘中与指定用户直接共享的内容,无论该用户是否为相应共享云端硬盘的成员。保险柜的搜索结果中不包含文件夹或云端硬盘中的快捷方式。

我可以搜索共享云端硬盘中的内容吗?

可以,您可以直接搜索所选的共享云端硬盘;当您按特定帐号或单位部门搜索时,也可以选择包含共享云端硬盘中的结果。

可以搜索云端硬盘中内容的哪些部分?

对于所有内容,您都可以搜索标题、所有者、上次修改日期及其他元数据。

对于受支持的文件类型,可以搜索文件内容中的字词和词组。保险柜会将文本文件的前 100 页内容和图片 PDF 的前 10 页文字编入索引。

您可以搜索下列类型的文件中的文字:

保险柜不会将视频、音频、图片或二进制文件的内容编入索引。

如何搜索 Meet 录制内容以及关联的聊天、问答和投票日志?
  • 录制内容 - 您可以按会议标题和元数据(例如所有者、会议 ID 和录制开始时间)进行搜索。不过,系统不会将 Meet 录制内容编入索引以供搜索,因为这些内容是视频文件 (MP4)。要仅搜索视频,可以使用搜索字词 type:video
  • 聊天日志 - 系统会将聊天日志保存为 SBV 文件。聊天日志包含与记录开始时间、发送者的名字和姓氏以及消息文本相关的消息时间戳。您可以按文件名、日志中的文字和元数据(例如文件的创建时间)进行搜索。
  • 问答和投票日志 - 系统会将问答和投票日志保存为 Google 表格文件。这些日志包含问题、答案和参与者。您可以按文件名、日志中的文字和元数据(例如文件的创建时间)进行搜索。

详细了解 Meet 录制内容

对于云端硬盘,通过保险柜可以预览哪些类型的文件?

您可以预览以下类型的文件:

  • 通过 Google 文档、Google 表格、Google 幻灯片和 Google 绘图创建的文件
  • 已上传的文件,例如 .docx、.pdf 和 .xslx
搜索和导出云端硬盘文件时,可能不包含链接的文件

在部分 Google 文档编辑器中,用户可以将文件链接到其他文件中。例如,在 Google 文档中,您可以插入链接到电子表格(使用 Google 表格创建的)中数据的图表。这样,每当该电子表格更新时,此文档中的图表也会更新。

当您在云端硬盘中搜索文件时,保险柜只会返回符合搜索条件的文件。如果原始文件不符合您的查询,那么链接到原始文件的符合查询条件的文件也不会在搜索结果中显示。

我可以搜索文档的修订历史记录吗?

不可以。您只能搜索文件的最新版本。不过,您可以在搜索时输入版本日期。您输入版本日期后,保险柜会搜索相应文件的当前版本,但是您预览或导出的内容为所输入日期当天零点(世界协调时间/UTC)之前最后保存的版本。只有搜索 Google 云端硬盘中的 Google 文档、表格、幻灯片和绘图时,才可以使用版本控制功能。

某些属性始终会以文件当前版本为准予以报告,无论您指定什么版本日期。这些属性包括标题、共享对象、最后修改日期以及保险柜 metadata.xml 文件中的其他数据。

版本快照中会包含某些评论,具体视以下情况而定:

  • 仅当您单位对文档拥有评论或编辑权限时,版本快照中才会包含文档中未解决的评论。如果您仅拥有查看权限,则版本快照中不会包含评论。
  • 版本快照中会包含符合以下条件且处于未解决状态的单个评论(无回复):1) 评论的创建日期早于版本日期,并且 2) 评论所针对的文字出现在该版本中(即使这些文字目前已被删除)。如果版本日期早于评论的创建日期,则版本快照中不会包含相应评论。
  • 版本快照中会包含符合以下条件且处于未解决状态的完整评论会话(带有回复):1) 第一个评论的创建日期早于版本日期,并且 2) 评论所针对的文字出现在该版本中(即这些文字目前已被删除)。例如,如果评论会话包含两条消息,它们分别于 10 月 1 日和 10 月 5 日创建,当您将版本日期设置为 10 月 2 日进行搜索时,版本快照中就会包含这两条消息,即使 10 月 5 日的评论在当时还不存在。
  • 如果评论经过修改,则版本快照中包含的是评论的当前版本,而不是版本日期时的版本。
  • 版本快照中不会包含已解决或已删除的评论,即使评论在版本日期时尚处于未解决状态。
我可以搜索单位中的顶级单位部门吗?

不可以。您无法搜索顶级单位部门。请选择一个子级单位部门或个人帐号。您可以在云端硬盘中搜索总共最多 5000 个帐号(这是指个人帐号或单位部门成员的数量)的数据。

已上传文件的创建和修改时间取决于相应文件的来源
云端硬盘为首次上传的文件设定的创建时间和修改时间可能与相应本地文件的时间保持一致,也可能与上传的实际时间相同,具体取决于文件添加到云端硬盘的方式。下表显示了云端硬盘针对不同来源的文件所设定的时间,其中:
  • 上传时间 - 时间戳采用文件上传到云端硬盘的时间
  • 本地时间 - 时间戳与源设备或源服务中的原始文件的时间戳保持相同
文件来源(客户端) 创建时间 修改时间
Web 应用 上传时间

2020 年 4 月 8 日之前:上传时间

2020 年 4 月 8 日之后:本地时间

虚拟云端硬盘 本地时间 本地时间
备份与同步 上传时间 本地时间
iOS 上传时间 上传时间
Android 上传时间 上传时间
G Suite 迁移服务 本地时间 本地时间
Drive API 可由调用方设置 可由调用方设置

Google Chat

您可以使用保险柜保留、保全和搜索通过 Google Chat 发送的消息。

有关 Google Chat 和保留功能的重要信息

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仅当聊天记录功能开启时,保留规则和保全设置才适用于聊天消息

保留规则和保全设置始终适用于已启用“话题式回复(对话)”的聊天室,仅在聊天记录功能开启时,才适用于直接消息、群组消息和没有话题分组的聊天室。

Google Workspace 管理员可以控制是否开启聊天记录功能,也可以让用户自行决定。

保留范围取决于规则类型

默认保留规则适用于您单位中的所有直接消息、群组消息和聊天室。

自定义保留规则可应用于不同的消息组:

基于单位部门的保留规则 “所有 Chat 聊天室”保留规则
  • 传统版 Hangouts 和 Chat 中的直接消息
  • 传统版 Hangouts 中的群组对话
  • 2020 年 12 月初之前创建的 Chat 群聊
  • 话题式聊天室(聊天室中的消息来自多个会话)
  • 没有话题分组的聊天室(聊天室中的消息来自单个会话,如直接消息)
  • 2020 年 12 月初之后创建的 Chat 群聊
  • 从传统版 Hangouts 同步到 Chat 的群组对话(如果贵单位的传统版 Hangouts 仍处于启用状态)

如果有多个自定义保留规则应用于某条消息,则系统会根据最晚到期的自定义规则来保留消息。

要使用自定义保留规则保留所有消息(直接消息、群组消息和聊天室消息),您必须创建至少两个规则。您可以为所有 Chat 聊天室创建一个规则,以涵盖聊天室消息和部分群聊消息;再为顶级单位部门创建一个规则,以涵盖直接消息和群组消息。

详细了解群组消息和聊天室之间的区别。

注意:与 Gmail 和网上论坛的保留规则不同,您不能使用字词让 Chat 保留规则涵盖与特定帐号关联或包含特定关键字的消息。

保留期限取决于聊天参与者;外部聊天室中的消息不会予以保留

直接消息

直接消息归每个聊天参与者分别拥有。如果聊天参与者同属一个单位,但适用于不同的保留规则,则其中一位参与者或许能够访问直接消息,而另一位则不能。

例如,参与者 1 所在的单位部门受如下保留规则约束:直接消息会在 7 天后完全清除。该参与者与参与者 2 聊天,而参与者 2 所在单位部门的保留规则对直接消息没有期限限制。如果参与者 1 向参与者 2 发送直接消息或收到来自参与者 2 的直接消息,7 天后参与者 1 便无法再访问该直接消息。但是,由于参与者 2 的直接消息会无限期保留,因此系统不会完全清除直接消息,参与者 2 仍可访问这些消息。

通过直接消息与外部用户聊天

如果聊天参与者属于不同的单位,保险柜会根据各单位的保留规则来保留直接消息。

例如,公司 A 的保留规则是将直接消息保留 1 周,而公司 B 的相应规则是将直接消息保留 2 年。对于公司 A 的用户与公司 B 的用户之间的直接消息,保险柜会按以下方式处理:

  • 对于公司 A,系统会将上述直接消息保留 1 周,到期后将删除其中的所有未被删除的消息。公司 A 的用户将无法再访问这些消息。Chat 设有 30 天保留期限,会将删除的消息保留 30 天。在此期间,仍然可以通过保险柜访问这些消息。Chat 保留期限结束后,保险柜将不再为公司 A 保留上述直接消息。
  • 对于公司 B,系统会将上述直接消息保留 2 年。在此期间,这些消息可供搜索和导出。2 年后,系统将删除这些消息中的所有未被删除的消息,并按照 Chat 的 30 天保留期限进行保留。Chat 保留期限结束后,保险柜将不再为公司 B 保留上述直接消息,而且这些消息将从 Google 系统中完全清除。

Chat 聊天室

当您为 Chat 设置默认保留规则或创建自定义保留规则后,保险柜只会保留已开启聊天记录功能的 Chat 聊天室中的消息。不过,为单位部门设置的 Chat 保留规则不适用于聊天室消息。

Chat 聊天室中的单位外部用户

如果聊天参与者属于不同的单位,保险柜会根据 Chat 聊天室创建者所在单位的规则保留对话。如果贵单位的用户加入了其他单位拥有的 Chat 聊天室,则将无法通过保险柜对相关消息执行保留、保全、搜索或导出操作。

保留期限到期后,保险柜会完全清除所有在涵盖范围内的 Chat 消息

Chat 保留规则不提供仅完全清除用户已删除消息的选项。对于设有过期时间的保留规则,当保留期限到期后,系统会完全清除在涵盖范围内的所有消息。

直接附加到 Chat 消息中的文件受 Chat 保留规则约束

当用户共享存储在云端硬盘中的文件(例如文档、工作表或 PDF)时,Chat 会在消息中插入链接,而不是附加文件副本。由于原始文件存储在云端硬盘中,因此当您保留聊天消息时,系统不会对原始文件执行相应操作。请设置云端硬盘保留规则以保留这类数据。

其他直接附加到 Chat 消息中的文件类型(例如 PDF、IMG 和 DOCX)则在 Chat 保留规则的涵盖范围内。

有关 Google Chat 和保全功能的重要信息

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仅当聊天记录功能开启时,保留规则和保全设置才适用于聊天消息

保留规则和保全设置始终适用于已启用“话题式回复(对话)”的聊天室,仅在聊天记录功能开启时,才适用于直接消息、群组消息和没有话题分组的聊天室。

Google Workspace 管理员可以控制是否开启聊天记录功能,也可以让用户自行决定。

为 Chat 聊天室中的消息应用保全

与 Chat 保留规则不同,保全仅适用于个人帐号或单位部门,无法专门为 Chat 聊天室设置保全。不过,您可以在在创建保全时勾选复选框,以便将与处于保全状态帐号关联的聊天室中的消息纳入保全。

未勾选复选框(默认) 已勾选复选框
  • Chat 和传统版 Hangouts 中的直接消息
  • 2020 年 12 月初之前创建的 Chat 群聊中的消息
  • 传统版 Hangouts 中的群组对话

未勾选复选框时应用保全的所有消息,以及下列聊天室中的特定消息*:

  • 话题式聊天室(聊天室中的消息来自多个对话)
  • 没有话题分组的聊天室
  • 2020 年 12 月初之后创建的 Chat 群聊(注意:如果贵单位仍在使用传统版 Hangouts,这些消息会同步到传统版 Hangouts,并默认应用保全,直到传统版 Hangouts 关闭为止)

*保险柜会根据 Chat 聊天室的类型,决定要对哪些 Chat 聊天室消息应用保全:

  • 话题式聊天室 - 如果处于保全状态的用户在聊天室中至少发送了一条消息,且该聊天室是由贵单位中的用户所创建,那么保险柜会保全相关对话。如果用户在对话中并非活跃的参与者,那么即使该用户可能查看了该对话中的消息,相应对话也不会纳入保全范围。
  • 没有话题分组的聊天室 - 如果处于保全状态的用户是某一聊天室中的成员,那么即使该用户没有在其中发送过任何消息,保险柜也会保全相应聊天室中的所有消息。如果处于保全状态的所有用户都离开了聊天室,则系统只会将保全应用于最后一名用户退出前的消息。
  • 2020 年 12 月初之后创建的 Chat 群聊 - 如果处于保全状态的用户是群聊的成员,那么即使该用户没有在其中发送过任何消息,保险柜也会保全群聊中的消息。如果处于保全状态的所有用户都离开了群聊,则系统只会将保全应用于最后一名用户退出前的消息。
  • 外部 Chat 聊天室 - 保全不适用于在归其他单位所有的 Chat 聊天室中发送的消息。

处于保全状态的用户所收到的直接消息和大部分群组消息会纳入保全范围,无论该用户有没有回复,或者发送者是否属于外部用户都一样。

拥有访问权限的保险柜用户始终可以查看处于保全状态的消息

如果处于保全状态的消息被用户删除,或按照保留规则被删除,那么用户将无法再访问该消息。不过,拥有适当权限的保险柜用户可以在保险柜中搜索和查看该消息,而且还可以使用保险柜导出该消息。

直接附加到 Chat 消息中的文件受 Chat 保全约束

当用户共享存储在云端硬盘中的文件(例如文档、工作表或 PDF)时,Chat 会在消息中插入链接,而不是附加文件副本。由于原始文件存储在云端硬盘中,当您对 Chat 消息设置保全时,系统不会将该文件纳入保全范围。要保存这类数据,请为云端硬盘设置保全。

其他直接附加到 Chat 消息中的文件类型(例如 PDF、IMG 和 DOCX)在 Chat 保全的涵盖范围内。

有关 Google Chat 和搜索功能的重要信息

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按特定帐号、单位部门或特定聊天室和群聊搜索 Chat 消息

按帐号搜索:您可以搜索特定帐号或某一单位部门中的所有帐号收发的消息。默认情况下,系统只会搜索直接消息 (DM) 以及 2020 年 12 月初之前创建的群组对话中的群组消息。您也可以根据需要将 Chat 聊天室(包括聊天室以及 2020 年 12 月初之后创建的群聊)中的消息包含在搜索范围内。具体会返回哪些消息取决于聊天室的类型。了解详情

按 Chat 聊天室搜索:您可以搜索聊天室中的消息,以及 2020 年 12 月初之后创建的群聊中的消息。不过,您无法搜索所有 Chat 聊天室。要选择聊天室和群聊,请输入聊天室成员的帐号。不妨详细了解群组消息和聊天室之间的区别。

使用搜索字词和运算符过滤搜索结果

您可以通过发送日期、时区以及其他条件(例如关键字、附件类型和聊天室类型)过滤搜索结果。不妨详细了解 Chat 搜索运算符

保险柜匹配搜索字词的方式取决于消息类型和位置:

  • 直接消息、群聊以及没有话题分组的聊天室中的消息 - 保险柜会将搜索字词与具体消息进行匹配。只会返回与所有搜索字词匹配的消息。
  • 话题式聊天室 - 保险柜会将搜索字词与其中的对话(跨多条消息)进行匹配。如果每个搜索字词都能在对话中找到相符的消息,即使没有任何一条消息同时符合所有搜索字词,系统仍会返回该对话中的所有消息。

有关详情,请参阅相关示例

必须开启聊天记录功能才能搜索直接消息、群聊和没有话题分组的聊天室

保险柜只能搜索在开启聊天记录功能情况下发送的直接消息、群聊和没有话题分组的聊天室中的消息。对于话题式聊天室(以话题的形式将回复分组的聊天室),聊天记录功能始终处于开启状态,其中的消息只要未被完全清除,便一直都可供搜索。

Google Workspace 管理员可以控制是否开启聊天记录功能,也可以让用户自行决定。

消息中附加的部分文件无法搜索或导出

通过链接共享的文件无法搜索或导出 - 当有人在消息中共享存储在云端硬盘中的文件时,Chat 会在消息中插入链接,而不是附加文件副本。您可以按文件网址进行搜索,但保险柜不会将文件的标题或内容编入索引。当您搜索或导出 Chat 消息时,这些以链接形式附加的文件不在搜索或导出范围内。

直接附加到消息中的文件则在搜索或导出范围内 - 对于直接附加到 Chat 消息中的文件,保险柜会将文件名编入索引以供搜索。保险柜还会将大多数文本型文件(例如扩展名为 .pdf、.xlsx 和 .docx 的文件)中的内容编入索引。当您搜索和导出 Chat 消息时,这些文件附件在搜索和导出范围内;此外,它们也在 Chat 保留规则和保全设置的涵盖范围内。

对于每个话题或没有话题分组的聊天室,最多可预览 1000 条消息

保险柜可以导出符合搜索条件的所有消息,但对于每个话题或没有话题分组的聊天室,您最多只能预览 1000 条消息。

保险柜如何搜索与特定帐号或单位部门相关联的消息取决于 Chat 聊天室的属性

当您按帐号或单位部门搜索并在搜索结果中纳入 Chat 聊天室消息时,保险柜返回的 Chat 聊天室消息取决于 Chat 聊天室的类型:

  • 话题式聊天室 - 仅当所搜索的参与者或单位部门中的任何帐号在话题式聊天室中发送了至少一条消息时,保险柜才会返回聊天室中的相应对话。如果所搜索的帐号只是查看了消息但没有回复,那么搜索结果中将不会包含相应对话。
  • 没有话题分组的聊天室以及在 2020 年 12 月初之后创建的群聊 - 保险柜会搜索包含所搜索的帐号或单位部门中的任何帐号参加的所有没有话题分组的聊天室以及群聊,即使这些帐号从未发送过消息也是如此。如果某帐号不再是 Chat 聊天室成员,则保险柜只会搜索在他们离开前在聊天室中发送的消息。
  • 其他单位拥有的 Chat 聊天室 - 如果贵单位的用户在其他单位所拥有的 Chat 聊天室中发送了消息,则您无法搜索这类消息。
  • Chat 聊天室中的外部用户消息 - 您可以搜索和导出外部用户在由贵单位用户创建的 Chat 聊天室中发送的消息。
搜索保全的数据时,具体搜索哪些消息取决于 Chat 聊天室的类型

您可以将搜索范围限定为“保全的数据”,即只搜索与处于保全状态的用户帐号相关联的消息。当您搜索保全的数据时,保险柜返回的 Chat 聊天室消息取决于聊天室的类型:

  • 话题式聊天室 - 仅当符合搜索参数且处于保全状态的用户在话题式聊天室中发送了至少一条消息时,保险柜才会返回聊天室中的相应对话。
  • 没有话题分组的聊天室以及 2020 年 12 月初之后创建的群聊 - 如果符合搜索参数且处于保全状态的用户是某一聊天室中的成员,那么即使他们没有在该聊天室中发送过消息,保险柜也会返回该聊天室中的消息。如果处于保全状态的所有用户都离开了聊天室或群聊,那么在搜索保全的消息时只会返回在最后一名处于保全状态的用户离开前该聊天室或群聊中发送的消息。
保留规则和保全设置不影响按帐号搜索 Chat 消息时返回的结果

如果直接消息或群聊的参与者适用多种不同的保留规则或保全设置,则部分参与者或许可以查看消息记录,而其他人则无法查看。不过,保险柜会搜索所有能搜到的消息(除非您将搜索范围限定为仅搜索保全的数据)。

例如,参与者 1 所属单位部门适用的一条保留规则要求在 7 天后完全清除直接消息。该参与者与参与者 2 进行了聊天,而参与者 2 所属单位部门适用的一条保留规则要求无限期保留直接消息。如果参与者 1 向参与者 2 发送直接消息或收到来自参与者 2 的直接消息,7 天后参与者 1 便无法再访问该直接消息。但是,由于参与者 2 的直接消息会无限期保留,因此系统不会完全清除直接消息,参与者 2 仍可访问这些消息。

哪些帐号仍可打开消息不会对保险柜搜索造成影响,保险柜只知道这些消息仍然可供搜索。因此,无论是按参与者 1 的单位部门还是按参与者 2 的单位部门搜索消息,系统都会返回相同的消息。

在 Chat 中搜索时,搜索范围包含传统版 Hangouts 中的大多数群组对话

从 2020 年 12 月初开始,如果贵单位仍然启用传统版 Hangouts,那么传统版 Hangouts 群组对话中的大多数消息都会同步到 Chat。但是,已被用户删除并由保险柜保留的消息不会同步到 Chat。要确保搜索结果会返回保险柜内所有符合条件的消息,请在 Gmail 中搜索

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