Desteklenen veri türleri

Apps Kasası aşağıdaki G Suite hizmetlerini destekler:

Hizmet Saklama yönetimi Muhafaza Arama ve dışa aktarma
Gmail ve
klasik Hangouts (geçmişe kayıt açıkken)
checkmark checkmark checkmark
Drive (desteklenen dosya türleri) checkmark checkmark checkmark
Gruplar checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (geçmişe kayıt açıkken) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Drive'daki muhafazaların
kapsamındadır
Drive'ın arama ve dışa
aktarma işlevlerini kullanır

Not: Drive Enterprise müşterileri, yalnızca Drive'daki dosyalarda e-delil tespiti görevlerini gerçekleştirebilir. Daha fazla bilgi

Gmail ve Gruplar iletileri

Apps Kasası, Gmail ve Google Gruplar ile tam olarak entegredir. Bu nedenle Apps Kasası ile ilet ararken aslında kuruluşunuzun ilet arşivinde arama yaparsınız. Bunun anlamı şudur:

  • İletiler, Gmail tarafından alınır alınmaz veya bir Gruba yayınlanır yayınlanmaz Apps Kasası'nda kullanılabilir olur.
  • Gmail ile kullandığınız arama operatörlerini kullanabilirsiniz.
  • Apps Kasası, bir iletideki metnin yaklaşık ilk 250 sayfasını dizine ekler. 

İletileri dizine ekleme ve ileti arama ile ilgili daha fazla bilgi

Diğer kaynaklara ait içeriği olan Gmail iletileri

Diğer Google ürünlerinden içeriklere sahip Gmail iletileri

Bir kullanıcı, Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar veya Formlar dosyalarını paylaşmak için Gmail'i kullandığında, Gmail, dosyanın bir kopyasını iletiye eklemek yerine bir bağlantı ekler. Orijinal dosya Drive'da depolandığından, iletileri sakladığınızda, muhafazaya aldığınızda, aradığınızda veya dışa aktardığınızda bu dosya dahil edilmez.

Gmail kullanıcıları, YouTube ve Google Fotoğraflar gibi diğer Google ürünlerinde depolanan içeriğe yönelik bağlantıları paylaşabilir. Ek Google hizmetleri Apps Kasası tarafından desteklenmez. Dolayısıyla, söz konusu hizmetlerdeki içerikleri saklayamaz, muhafazaya alamaz, arayamaz ya da dışa aktaramazsınız.

AMP içeriğine sahip Gmail iletileri

Dinamik e-posta iletileri, AMP içeriğinin Gmail'de görüntülenmesini sağlayan bir işaretlemeye sahiptir. Diğer Google ürünleri AMP içeriğine sahip iletiler gönderebilir ve kuruluşunuzdaki kullanıcılar harici gönderenlerden dinamik e-posta iletileri alabilir.

Örneğin, dinamik e-posta sayesinde bir Gmail kullanıcısı aşağıdaki işlemleri yapabilir:

  • Google Dokümanlar yorumlarını, Gmail'de bildirim mesajını açtığı anki haliyle görebilir.
  • Dokümanı açmasına gerek kalmadan yanıtları hızlıca gönderebilir ve yorumları çözüme kavuşturabilir.
  • Davetiyeleri yanıtlama ve anketlere cevap verme gibi web tabanlı görevleri iletiden ayrılmadan gerçekleştirebilir.

Dinamik bir e-posta iletisinin orijinal kaynağına bakarsanız 3 benzer içerik türü görürsünüz:

  • Düz metin (yalnızca düz metin görüntüleyen e-posta istemcileri içindir).
  • HTML (dinamik içerik göstermeyen e-posta istemcileri içindir).
  • AMP işaretlemesi. Bir Gmail kullanıcısı iletiyi açtığında, dinamik ve etkileşimli AMP içeriğini görür. AMP işaretlemesi, iletinin açıldığı anda geçerli olan tüm güncellemeleri alıp bunları hemen kullanıcıya gösterebilir.

Bu iletilerin dinamik doğası nedeniyle, Gmail'de görüntülenen içerik zaman içinde değişebilir. Örneğin, aktif bir Google Dokümanı'ndan gelen yorum bildirimi, kullanıcı aynı iletiyi birkaç gün içinde her açtığında farklılık gösterebilir.

Dinamik e-posta iletileri için Apps Kasası desteği

  • Dinamik bir e-posta iletisini önizlediğinizde Apps Kasası, iletinin HTML sürümünü gösterir. AMP işaretlemesi dahil, iletinin tüm bölümlerini görüntülemek için Orijinali Göster'i tıklayın.
  • Dinamik e-posta iletilerini dışa aktardığınızda, dışa aktarmaya tüm düz metin, HTML ve AMP işaretlemesi dahil edilir.
  • Apps Kasası, dinamik bir e-posta iletisine dahil olan tüm HTML, düz metin ve AMP işaretlemesini saklar. Kullanıcı dinamik bir e-posta iletisini açtığında alınabilecek ve görüntülenebilecek dinamik içerik, Apps Kasası tarafından saklanamaz.
  • Apps Kasası, dinamik bir e-posta iletisindeki düz metin ve HTML'de arama yapabilir. Ancak, AMP işaretlemesi ve AMP içeriği dizine eklenmez ve bunlarda arama yapılamaz.

Apps Kasası, AMP işaretlemesi içeren bir ileti açtıklarında Gmail kullanıcılarının dinamik içeriği gerçekten görüp görmediğini belirleyemez. Gmail şu durumlarda dinamik içeriği göstermez:

Her iki durumda da, AMP içeriği Gmail tarafından gösterilmez. Ancak, AMP işaretlemesi ileti kaynağına yine dahil edilir ve Apps Kasası'nda kullanılabilir.

Hangi içerik türleri dizine eklenmek üzere işlenir?

Gmail, doğrudan bir iletiye eklenmiş çoğu metin tabanlı dosya türünü dizine ekler. Buna .pdf, .xslx ve .docx gibi uzantılara sahip dosya türleri de dahildir.Bu ekler, Gmail'de ileti arama ve dışa aktarma işlemlerine dahil edilir ve Gmail saklama kuralları ile muhafazalarının kapsamındadır.

İletilere dahil edilen veya eklenen video, ses, resim dosyaları ve ikili program dosyaları dizine eklenmez.

Apps Kasası'nda görüntülenen arama sonuçları, verilerin yalnızca ilk megabaytını mı içerir?

Hayır. Yaklaşık olarak ilk megabayt dizine alınıp içinde arama yapılsa da, eşleşme olması halinde iletinin tamamı ve ekleri Apps Kasası'nda görüntülenir.

Apps Kasası tüm Google Grupları iletilerini saklar, muhafazaya alır ve arar mı?

Apps Kasası, arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak, grup sahipleri kendi grupları için arşivlemeyi etkinleştirip devre dışı bırakabilir. Bir grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa bu gruptaki iletiler kullanıcı posta kutularında yine kullanılabilir halde olacaktır.

Apps Kasası, taslak e-posta iletilerini nasıl ele alır?

Gmail'de ileti aradığınızda ve dışa aktardığınızda, getirilen sonuçlar arasında taslak iletiler olabilir. Kullanıcıya ait Gmail verileri üç tür taslak ileti içerebilir:

  • Taslaklar klasöründeki gönderilmemiş iletiler: Bu iletiler muhafaza ve saklama kurallarına tabidir. 
  • Silinmiş taslaklar: Bir kullanıcının göndermeden sildiği iletiler, kullanıcının görünümünden hemen kaldırılır. 30 gün sonra, muhafaza veya saklama kurallarına bakılmaksızın kalıcı olarak silinir.
  • Taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümleri: Kullanıcı ileti yazarken birkaç saniyeliğine durakladığında, Gmail iletinin bir sürümünü otomatik olarak kaydeder. Kullanıcıya yalnızca taslak iletinin en son sürümü gösterilir. Ancak Apps Kasası, arama ve dışa aktarma işlemleri için önceki sürümleri kullanabilir. Bu sürümler, kullanıcı iletiyi gönderdikten sonra bile Apps Kasası'nın kullanımına açık kalır. Taslak iletinin her bir sürümü, Gmail tarafından kaydedilmesinden 30 gün sonra kalıcı olarak silinir. Sürümler, muhafaza ve saklama kurallarına tabi değildir.

Kullanıcıların taslak klasörlerinde bulunan gönderilmemiş iletileri saklama kapsamından çıkarmak için yeni veya mevcut saklama kurallarında Taslakları hariç tut kutusunu işaretleyebilirsiniz.

Taslak iletileri, arama sonuçları ve dışa aktarma işlemlerinden de kaldırabilirsiniz:

  • Arama yapmadan önce Taslakları hariç tut kutusunu işaretleyin.
    • Önizlemeler, taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümlerini içerecektir. Ancak, diğer taslak türleri hariç tutulur.
    • Dışa aktardığınızda tüm taslak ileti türleri hariç tutulur.
  • Arama terimlerinize -(label:^deleted AND label:drafts) ifadesini ekleyin:
    • Önizlemeler, Taslaklar klasörünüzdeki gönderilmemiş iletileri ve taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümlerini içerecektir. Ancak, silinen taslaklar hariç tutulur.
    • Dışa aktardığınızda, otomatik olarak kaydedilen tüm taslak iletiler ve silinen taslak iletiler hariç tutulur. Taslaklar klasöründeki gönderilmemiş iletiler, dışa aktarma işlemine dahil edilir.
Apps Kasası, Gmail gizli modunda gönderilen iletileri nasıl ele alır?

Gmail gizli modu, kullanıcılara, alıcıların hassas e-posta içeriğine erişimini kısıtlama olanağı sağlar. Bu özellik, tüm kişisel Gmail hesapları ve özelliği etkinleştiren G Suite alanları tarafından kullanılabilir.

Bir kullanıcı gizli bir ileti gönderdiğinde, Gmail, ileti gövdesini ve eklerini bir bağlantıyla değiştirir. Yalnızca iletinin konusu ve bağlantıyı içeren ileti gövdesi SMTP yoluyla gönderilir. Gmail gizli modu ile nasıl ileti gönderileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Alanınızdaki kullanıcılar tarafından gönderilen gizli mod iletileri

Kuruluşunuz Gmail gizli modunu etkinleştirdiğinde, Apps Kasası, kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen tüm gizli mod iletilerini muhafazaya alabilir, saklayabilir, arayabilir ve dışa aktarabilir.

30 Kasım 2018'den sonra gönderilen gizli iletiler, Apps Kasası tarafından tüm dahili gönderenlerin ve alıcıların posta kutularında görülebilir. Gönderen bir son kullanma tarihi belirlemiş veya alıcıların gizli mod iletilerine erişimi iptal etmiş olsa bile, iletiler her zaman Apps Kasası'nın kullanımına açık olacaktır.

Alanınız dışından alınan gizli mod iletileri 

Alanınız Gmail'deki gizli modu etkinleştirmeyi reddetmiş olsa bile kullanıcılarınız, G Suite kullanan diğer müşterilerden ve kişisel Gmail hesaplarından gizli mod iletileri alabilir.

Alanınız dışından gönderilen gizli mod iletileri, bunları gönderenlere aittir ve bu iletiler Apps Kasası'ndan gizlenir. Harici iletilerin ileti üstbilgilerini ve konularını muhafazaya alabilir, saklayabilir, arayabilir ve dışa aktarabilirsiniz. Ancak, harici gizli iletilerin içeriğini veya eklerini arayamaz ya da dışa aktaramazsınız.

Not: G Suite yöneticileri, gelen gizli mod iletilerinin alanınıza teslim edilmesini engelleyen bir uygunluk kuralı oluşturabilir.

Gizli mod iletileriyle çalışma

Apps Kasası, gizli mod iletilerini aşağıdaki şekilde destekler:

  • Apps Kasası, arama sorgunuzla eşleşen dahili gizli iletileri döndürür. Önizleme yaparken gizli ileti içeriğini gizleme ve iletileri yazdırırken ya da dışa aktarırken gizli ileti içeriğini hariç tutma seçeneği sunulur.
  • Gizli iletileri aramak için label:confidentialmode ifadesini kullanabilirsiniz. Bu etiketi, spesifik olarak gizli iletilere muhafaza ve özel saklama kuralları uygulamak için de kullanabilirsiniz.

Klasik Hangouts ve Google Talk

Önemli: 2020'nin sonlarında klasik Hangouts tüm G Suite müşterileri için kullanımdan kaldırılacaktır. Apps Kasası yöneticilerinin bu geçiş sürecine hazırlanmak için harekete geçmesi gereklidir.

Apps Kasası, klasik Hangouts ve Google Talk'ta gerçekleşen sohbetleri tam olarak destekler. Aşağıdakileri saklayabilir, muhafazaya alabilir ve içlerinde arama yapabilirsiniz:

  • Geçmişe kayıt açıkken klasik Hangouts. G Suite yöneticileri, geçmişe kayıt özelliğinin etkin olup olmadığını kontrol edebilir veya kullanıcıların karar vermesine izin verebilir. Ayrıntılı bilgi için Sohbet geçmişi başlıklı makaleyi inceleyin. Apps Kasası, geçmişe kayıt açıkken Gmail ve mobil klasik Hangouts uygulamalarında gerçekleşen tüm sohbetleri arşivler.
  • Sohbet geçmişine kaydedilen Google Talk sohbetleri. G Suite yöneticileri, sohbetlerin kayıtlı olmasını zorlayamaz. Ancak bir alan için sohbet geçmişini devre dışı bırakabilirler.
Not: Apps Kasası, bu özellik kullanıma sunulduktan sona gerçekleşen Hangouts sohbetlerini tam olarak destekler. 8 Nisan 2015'ten önce gerçekleşen Hangouts sohbetleri söz konusuysa, yalnızca kayda geçirilen sohbetler dışa aktarılabilir, muhafaza edilebilir ve içlerinde arama yapılabilir.

Apps Kasası'nın kullanabileceği klasik Hangouts bilgileri şunlardır:

  • Sohbete katılan tüm kullanıcılar.
  • Sohbet sırasında gönderilen veya alınan tüm iletiler ve tüm eklerin bağlantıları.
  • Grup Hangout'larının adları. (Katılımcılar, bir grup Hangout'unu adlandırabilir.) İki kullanıcı arasındaki sohbetler adlandırılamaz.
  • Sohbetin başladığı ve sona erdiği zaman.

Aşağıdakiler ise Apps Kasası tarafından kullanılamaz:

  • Kabul edilmemiş sohbet davetiyeleri. Kullanıcı bir sohbete katılmazsa, bu kullanıcıya gönderilen iletiler saklanmaz.
  • Görüntülü görüşmeler.
  • Google Dokümanlar'da gerçekleşen sohbetler.
  • Klasik Hangouts üzerinden gönderilen resimler.

Klasik Hangouts'un arşivlenme şekli

Apps Kasası, tüm klasik Hangouts mesajlarını tek bir ileti dizisinde gruplar. Aşağıdakiler gerçekleşene kadar mesajlar sürekli olarak ileti dizisine eklenir:

  • Son sohbet iletisinin gönderilmesinin üzerinden üç saat geçene kadar.
  • İleti dizisindeki ileti sayısı 1.000'i aştığında.

Bir klasik Hangouts mesajını dışa aktarırsanız, dışa aktarma dosyasını indirdiğinizde ileti dizisinin tamamı dahil edilir.

Klasik Hangouts desteğini etkinleştirme

Geçmişe kaydın etkin olduğu Hangouts sohbetlerinin tam olarak desteklenmesi için:

  • Alanınız için klasik Hangouts'u etkinleştirin.
  • Gmail'in tüm klasik Hangouts kullanıcıları için etkin olduğunu doğrulayın. Klasik Hangouts mesajları, Gmail e-posta iletilerinin depolandığı sistemde depolanır. Apps Kasası, Gmail'in devre dışı bırakıldığı hesaplar tarafından gönderilen ya da alınan klasik Hangouts mesajlarını muhafazaya alamaz veya saklayamaz. Gmail etkinleştirilmeden önce gönderilen klasik Hangouts mesajları kurtarılamaz.

Drive

Apps Kasası'nı kuruluşunuzun Drive'larında ve ortak drive'larında dosyaları saklamak, muhafazaya almak ve aramak için kullanabilirsiniz. Apps Kasası, Google'a ait olan ve PDF, DOCX, JPG gibi Google'a ait olmayan dosya türlerini destekler.

Drive ve saklama işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Drive için Apps Kasası desteğine dahil edilen dosya türleri
Apps Kasası, Drive'da depolanan aşağıdaki dosyaları muhafazaya alabilir, saklayabilir, arayabilir ve dışa aktarabilir:
  • Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Formlar ve Çizimler
  • Hangouts Meet kayıtları
  • Kullanıcıların Drive'larına kaydedilen Jamboard dosyaları
  • Kullanıcıların Drive'a yüklediği Google harici dosyalar 

Saklama kapsamı, kuralın türüne göre değişiklik gösterir

Saklama kuralları, politikanın uygulandığı kuruluş birimindeki kullanıcılara ait olan ve bu kullanıcılarla doğrudan paylaşılan dosyalar için geçerlidir. Buna, ortak drive'ın bir üyesi olsun veya olmasın kullanıcıyla doğrudan paylaşılan ortak drive dosyaları dahildir.

Ortak Drive'ları Dahil Et işaretliyse, saklama kuralları, kapsam dahilindeki kuruluş biriminin üyelerini içeren ortak sürücüler için de geçerlidir.

Saklama dönemi sona erdiğinde, yalnızca bu kullanıcıların sahip olduğu dosyalar kalıcı olarak silinir

Saklama kuralları, kullanıcının Drive'ındaki tüm ilgili dosyaları (kural ortak drive dosyalarını da kapsayacak şekilde oluşturulduysa ortak drive dosyaları da dahil) saklar. Buna ilgili kuruluş birimindeki kullanıcıların sahip olduğu veya bu kullanıcılarla paylaşılan dosyalar da dahildir. Ancak, saklama dönemi sora erdiğinde, Apps Kasası yalnızca bu kuruluş birimindeki kullanıcıların sahip olduğu dosyaları kalıcı olarak siler. Kuruluş biriminin dışında paylaşılan dosyalar hiçbir zaman kalıcı olarak silinmez.

Ortak drive'lar ve saklama

Ortak drive'lara özel bir saklama kuralı uyguladığınızda:

  • Tüm Ortak Drive'ları kapsayan özel bir kural, alanınızdaki tüm ortak drive'ların saklama kapsamını etkiler.
  • Belirli ortak drive'ları kapsayan özel bir kural, yalnızca seçilen ortak drive'ların saklama kapsamını etkiler.

Ortak drive dosyaları yalnızca ortak drive'a özel saklama kuralları tarafından kalıcı olarak silinebilir:

  • Saklama kuralları, kullanıcının Drive'ındaki tüm ilgili dosyaları (kural ortak drive dosyalarını da kapsayacak şekilde oluşturulduysa ortak drive dosyaları da dahil) saklar. Ancak, ortak drive dosyalarının sahibi belirli bir kullanıcı değil de ekip olduğundan, bir ortak drive'daki dosyalar yalnızca ortak drive'a özel saklama kuralları tarafından kalıcı olarak silinebilir.
  • Kullanıcılar için geçerli ve Ortak Drive'ları dahil et seçeneği işaretli olan kurallar yalnızca ortak drive dosyalarının yaşam döngüsünü uzatabilir.
Drive'da saklama kurallarının uygulanmasında ve dosyaların süresinin sona ermesinde gecikmeler olabilir
  • Bir saklama kuralını oluşturduğunuzda veya güncellediğinizde, kuralın dağıtılması için üç saat kadar geçmesi gerekebilir. Bu dağıtım süresi içinde kullanıcılar tarafından silinen dosyalar tutulmaz ve geri alınamaz.
  • Saklama dönemi sona eridiğinde, etkilenen dosyaların Drive'dan kaldırılması 15 günü bulabilir.
Saklama kuralları ve muhafazalar yalnızca alanınızdaki kullanıcılar tarafından oluşturulan dosyalar için geçerlidir

Alanınızın dışında oluşturulup kullanıcılarınızla paylaşılan dosyalar kuruluşunuzun muhafaza veya saklama politikalarına tabi değildir.

Apps Kasası, aynı saklama ölçütlerine sahip Drive saklama kuralları oluşturmanıza izin vermez

Drive'daki dosyalar için oluşturduğunuz her özel saklama kuralı için şunlar gereklidir: 

  • Benzersiz bir son değiştirme veya oluşturma tarihine sahip olmalıdır.
    VEYA
  • Benzersiz bir kullanıcı kümesine uygulanmalıdır.

Örneğin, bir kuruluş birimi için geçerli olan bir kuralınız varsa ve kuruluş biriminin tüm üyelerinin erişebildiği bir ortak drive için geçerli olacak bir kural eklemeye çalışıyorsanız bir çakışma oluşabilir. Oluşturma/son değiştirme tarihinin aynı olması durumunda Apps Kasası yeni kuralı reddeder.

Ayrıca, bir saklama kuralını benzersiz hale getirmek için Ortak Drive'ları Dahil Et ayarını kullanabilirsiniz. Kurallardan birinin ortak drive'ları dahil etmesi, diğerinin etmemesi durumunda, aynı saklama ölçütlerine sahip iki kural arasında çakışma olmaz.

Birden çok saklama kuralına tabi olan dosyalar her zaman saklama dönemi en uzun olan kural dikkate alınarak saklanır.​

Drive'da veri depolayan uygulamalar için saklamayı yönetme

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Saklama kuralları ve çöp kutusundaki dosyalar

Kullanıcılar dosyaları çöp kutusuna taşıdıktan belli sayıda gün sonra dosyaların kalıcı olarak silinmesini sağlayan özel saklama kuralları oluşturabilirsiniz. Yalnızca 1 Ağustos 2016'da veya sonrasında çöp kutusuna taşınmış olan dosyalar çöp kutusuna taşınanlar kurallarına tabidir:

  • Çöp kutusuna taşınanlar kuralı, hem kullanıcının çöp kutusundaki dosyalara hem de kullanıcı çöp kutusunu boşalttığında silinen dosyalara uygulanır.
  • Çöp kutusuna taşınanlar kuralı ile yalnızca kullanıcıya ait dosyalar veya kuralın geçerli olduğu ortak drive kalıcı olarak silinir.
  • Çöp kutusundaki bir dosya birden fazla saklama kuralına tabiyse çöp kutusuna taşınanlar kuralı diğer tüm saklama kurallarının yerini alır. Birden fazla çöp kutusuna taşınanlar kuralının geçerli olduğu bir dosya, süresi en uzun olan kurala göre saklanır. Muhafazalar tüm saklama kurallarına göre öncelikli olmaya devam eder.
  • Muhafaza veya saklama kuralına tabi olmayan ortak drive dosyaları, çöp kutusuna taşınmalarından yaklaşık 30 gün sonra tüm Google sistemlerinden kalıcı olarak silinir.
Saklama kuralları, doküman ve sunulara yerleştirilmiş dosyaların kapsama dahil edilmesini sağlamaz

Kullanıcılar bir Google dosyasını başka bir Google dosyasına bağlayabilir. Örneğin, Google Dokümanı'na yazı yazan bir kullanıcı, bir Google E-Tablosu'nda bulunan verilere bağlı bir grafik oluşturabilir. E-tablo her güncellendiğinde, dokümandaki grafik de güncellenir.

Yukarıdaki örnekte, doküman bir saklama kuralı tarafından korunuyorsa ve e-tabloyu koruyan herhangi bir saklama kuralı ya da muhafaza yoksa, doküman saklanıyor olsa bile e-tablo kalıcı olarak silinebilir.

Drive ve muhafazaya alma işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Kapsam, muhafazayı yapılandırma şeklinize göre değişiklik gösterir
  • Drive'daki bir muhafaza, muhafazaya tabi olan kullanıcılar veya kuruluşlara ait olan ve bu kullanıcılar ya da kuruluşlarla doğrudan paylaşılan dosyalar için geçerlidir. Buna, ortak drive'ın bir üyesi olsun veya olmasın kullanıcıyla doğrudan paylaşılan ortak drive dosyaları dahildir.
  • Ortak drive'lara uygulanan bir muhafaza, muhafazaya alınan kullanıcıların üyesi olduğu ortak drive'lara da uygulanır.
  • Bir ortak drive'ı muhafazaya alamazsınız. Bunun yerine, üyelerini muhafazaya almalı ve Ortak Drive'ları Dahil Et kutusunu işaretlemelisiniz.
Ortak drive muhafazayı nasıl etkiler?
Aşağıda belirtilen durumlarda ortak drive'daki dosyalar muhafazayla korunmaz:
  • Bir ortak drive üyesi:
    • bir dosyayı ortak drive'ın dışına taşırsa ve bu üye muhafazaya alınmamışsa.
    • muhafazaya alınmış bir üyeyi ortak drive'dan kaldırırsa ve muhafazaya alınmış başka ortak drive üyesi yoksa.
  • Hiçbir ortak drive üyesi muhafazaya alınmamışsa.

 

Drive ve arama işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Apps Kasası, Drive'da nasıl dosya arar?

Apps Kasası, arama girişinizde belirtilen kullanıcılarla doğrudan paylaşılan ve bu kullanıcılara ait olan tüm dosyalar için Drive'da arama yapar. Buna, ortak drive'ın bir üyesi olsun veya olmasın kullanıcıyla doğrudan paylaşılan ortak drive dosyaları dahildir.

Apps Kasası ayrıca şunları da arar:

  • Arama sorgunuzda belirtilen kullanıcılarla doğrudan paylaşılan ve bu kullanıcılara ait olan tüm dosyalar.
  • Kuruluşunuzda yer alan ve sorgunuzdaki kullanıcılarla doğrudan paylaşılan ortak drive'lar.
  • Sorgunuzdaki kullanıcılarla doğrudan paylaşılan ortak drive'lardaki dosyalar.
  • Sorgunuzdaki kullanıcılarla doğrudan paylaşılan harici ortak drive'lardaki dosyalar. Apps Kasası'nın, kuruluşunuzdaki kullanıcılarla paylaşılan, ancak harici bir tarafa ait ortak drive'larda arama yapamayacağını unutmayın (söz konusu kullanıcılarla doğrudan paylaşılan dosyalar içeriyor olsalar bile).
Ortak drive'larda arama yapabilir miyim?

Evet, Drive'da dosya aradığınızda iki seçeneğiniz vardır:

  • Belirli kullanıcı veya kuruluş birimlerine ait dosyaları ararken, ilgili kutuyu işaretleyerek kullanıcı ya da kuruluş birimlerinin ilişkili ortak drive'lardan gelen sonuçları aramanıza dahil edebilirsiniz.
  • Ortak drive'ları bulmak için Apps Kasası'nı kullanabilirsiniz. Ardından, seçilen ortak drive'larda dosya arayabilirsiniz.
Drive'daki dosyaların hangi kısımları aramaya dahildir?

Dosya adlarında ve dosyaların içeriğinde yer alan kelimeleri ve kelime öbeklerini arayabilirsiniz. Apps Kasası, metin dosyalarının ilk 100 sayfasını, resim PDF'lerindeki metnin ise ilk 10 sayfasını dizine ekler.

Aşağıdaki dosya türlerinde metin araması yapabilirsiniz:

Not: Resmi Kurumlar için G Suite müşterileri dosyaların içeriğine yönelik arama yapamaz. Ancak, dosya adlarını ve diğer dosya özelliklerini arayabilirler.

Apps Kasası; video, ses, resim veya ikili dosyaları dizine eklemez.

Drive için Apps Kasası'nı kullanarak hangi türdeki dosyaların önizlemesini görebilirim?

Aşağıdaki dosyaların önizlemesini görebilirsiniz:

  • Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Çizimler gibi Google dosyaları
  • .docx, .pdf ve .xslx gibi kullanıcı tarafından yüklenen dosyalar
Drive'da dosya ararken ve dışa aktarırken bağlı dosyalar işleme dahil edilmeyebilir

Kullanıcılar bir Google dosyasını başka bir Google dosyasına bağlayabilir. Örneğin, Google Dokümanı'na yazı yazan bir kullanıcı, bir Google E-Tablosu'nda bulunan verilere bağlı bir grafik oluşturabilir. E-tablo her güncellendiğinde, dokümandaki grafik de güncellenir.

Drive'da dosya ararken, Apps Kasası yalnızca arama ölçütlerinizle eşleşen dosyaları döndürür. Bu dosyalar, sorgunuzun dışında kalan bağlantılı dosyalar içeriyorsa, bu dosyalar sonuçlarınıza dahil edilmez.

Bir dokümanın düzeltme geçmişinde arama yapabilir miyim?

Hayır. Şu an için yalnızca dosyanın en yeni sürümünü arayabilirsiniz. Ancak, arama sırasında bir sürüm tarihi girebilirsiniz. Sürüm tarihi girdiğinizde, her bir dosya için belirtilen tarihte, gün sonuna kadar yapılan değişiklikleri gösteren bir anlık görüntü getirilir. Sürüm oluşturma yalnızca Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Çizimler'de desteklenir.
Bir dosyanın sürüm geçmişi aşağıdaki alanlarda yapılan değişiklikleri içermez:

  • Başlık
  • Paylaşıldığı kullanıcılar
  • Yorumlar (yalnızca en son çözüme kavuşturulmamış yorum sürümü dahil edilir)
Apps Kasası, alanımın tamamı için Google Drive'da arama yapabilir mi?

Apps Kasası 5000 kullanıcıya kadar (bireysel kullanıcılar veya kuruluş birimlerinin üyeleri) kişiyi kapsayan aramalar yapabilir.

Hangouts Chat

Hangouts Chat kullanılarak gönderilen iletileri saklamak, muhafazaya almak ve aramak için Apps Kasası'nı kullanabilirsiniz. 

Hangouts Chat ve saklama işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Saklama kuralları ve muhafazalar yalnızca geçmişe kayıt açık olduğunda DM'lere uygulanır

Saklama kuralları ve muhafazalar odalara her zaman uygulanır. DM'lere ise yalnızca geçmişe kayıt açıkken uygulanır. G Suite yöneticisi, geçmişe kayıt özelliğinin açık olup olmayacağına karar verebilir veya bu kararı kullanıcılara bırakabilir.

Saklama kapsamı, kuralın türüne göre değişiklik gösterir
  • Varsayılan saklama kuralı tüm DM'ler ve odalar için geçerlidir.
  • Bir kuruluş birimine uygulanan özel bir saklama kuralı yalnızca DM'leri kapsar. Odalar kapsama dahil olmaz.
  • Tüm odalara uygulanan özel bir saklama kuralı yalnızca odaları kapsar. DM'ler kapsama dahil olmaz.
Odalardaki doğrudan mesajlar ve görüşmeler tüm katılımcılara aittir
Bir DM, sohbetteki her iki katılımcıya da aittir.  Bir odada yapılan görüşme ise görüşmedeki tüm katılımcılara aittir. Katılımcılar farklı saklama politikalarının kapsamında olduğunda Apps Kasası, mesajları en uzun süreye sahip kuralı temel alarak saklar.

Saklama süresi sora erdiğinde, Apps Kasası kapsama giren tüm Hangouts sohbetlerini kalıcı olarak siler.

Saklama süresi dolduğunda, mesajları kaldıran bir saklama kuralı tüm mesajları kalıcı olarak siler. Yalnızca kullanıcılar tarafından silinen mesajları kalıcı olarak silen bir saklama kuralı ayarlama seçeneği yoktur.

Hangouts Chat ve muhafazaya alma işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Saklama kuralları ve muhafazalar yalnızca geçmişe kayıt açık olduğunda DM'lere uygulanır

Saklama kuralları ve muhafazalar odalara her zaman uygulanır. DM'lere ise yalnızca geçmişe kayıt açıkken uygulanır. G Suite yöneticisi, geçmişe kayıt özelliğinin açık olup olmayacağına karar verebilir veya bu kararı kullanıcılara bırakabilir.

Muhafazalar yalnızca muhafazaya alınmış bir kullanıcının mesaj gönderdiği odalardaki görüşmeleri saklar

Bir kullanıcıya uygulanan muhafaza, yalnızca o kullanıcının en az bir mesaj gönderdiği görüşmeleri kapsar. Kullanıcının aktif bir katılımcı olmadığı bir odadaki görüşmeler, kullanıcı mesajları görüntülemiş olsa bile muhafazaya dahil edilmez.
Muhafaza altındaki bir kullanıcıya gönderilen doğrudan mesajlar (DM), kullanıcı yanıt vermese bile muhafazaya alınır.

Bir odanın tamamını muhafazaya alamazsınız

Hangouts Chat'teki odalar, tek bir kuruluş birimiyle sınırlandırılamaz. Bir başka deyişle, alanınızdaki herhangi bir kullanıcı herhangi bir odaya davet edilebilir. Apps Kasası, muhafaza kapsamında olmayan oda katılımcıları tarafından gönderilen mesajları muhafazaya almaz. 
Muhafazaya alınan iletiler kullanıcılar tarafından görülebilir

Bir muhafaza oluşturduğunuzda, muhafaza kapsamındaki iletiler, bir saklama kuralı iletileri kaldırmış olsa bile kullanıcılara görünür durumda kalır.

Hangouts Chat ve arama işlemleriyle ilgili önemli bilgiler

Hangouts Chat kullanıcılarıyla paylaşılan dosyalar Drive'da depolanabilir

Bir kullanıcı; Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar veya Formlar dosyalarını paylaşmak için Hangouts Chat'i kullandığında, Hangouts Chat, dosyanın bir kopyasını mesaja eklemek yerine bir bağlantı ekler. Orijinal dosya Drive'da depolandığından, sohbet mesajlarını sakladığınızda, muhafazaya aldığınızda, aradığınızda veya dışa aktardığınızda bu dosya dahil edilmez.

Sohbet mesajına doğrudan eklenmiş Google dışı dosyalar söz konusu olduğunda, Apps Kasası, metin tabanlı dosya türlerinin çoğunu dizine ekler (örneğin, .pdf, .xslx ve .docx uzantılı dosyalar). Bu ekler, sohbet mesajı arama ve dışa aktarma işlemlerine dahil edilir ve sohbet saklama kuralları ile muhafazaların kapsamındadır.

Apps Kasası, görüşme başına en çok 1.000 mesajı önizleyebilir

Apps Kasası, aramanızın döndürdüğü sayıda mesajı dışa aktarmanıza izin verir, ancak önizlemeler 1.000 mesajla sınırlıdır. Çok sayıda mesajı önizlemek istiyorsanız, sonuçları daha küçük mesaj gruplarına bölmek için arama terimlerini ve diğer ölçütleri kullanabilirsiniz.

Apps Kasası, aranan katılımcının en az bir mesaj gönderdiği görüşmeleri getirir
Apps Kasası yalnızca katılımcıların en az bir mesaj gönderdiği DM'leri ve görüşmeleri döndürür. Katılımcının mesajları görmüş olabileceği ancak yanıt vermediği görüşmeler arama sonuçlarına dahil edilmez.
Muhafazaya alınmış bir kullanıcı mesaj göndermediği sürece odalar, muhafaza altına alınmış veri aramalarına dahil edilmez
Bir konuda, muhafazaya alınmış bir veri araması yaptığınızda, yalnızca muhafazaya alınmış bir kullanıcının en az bir mesaj göndermesi halinde Apps Kasası bir odadaki görüşmeyi döndürür.
Bu size yardımcı oldu mu?
Bunu nasıl iyileştirebiliriz?