Desteklenen veri türleri

Diğer Google ürünlerinden içeriklere sahip Gmail iletileri

Bir kullanıcı, Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar veya Formlar dosyalarını paylaşmak için Gmail'i kullandığında, Gmail, dosyanın bir kopyasını iletiye eklemek yerine bir bağlantı ekler. Orijinal dosya Drive'da depolandığından, iletileri sakladığınızda, muhafazaya aldığınızda, aradığınızda veya dışa aktardığınızda bu dosya dahil edilmez.

Gmail kullanıcıları, YouTube ve Google Fotoğraflar gibi diğer Google ürünlerinde depolanan içeriğe yönelik bağlantıları paylaşabilir. Ek Google hizmetleri Apps Kasası tarafından desteklenmez. Dolayısıyla, söz konusu hizmetlerdeki içerikleri saklayamaz, muhafazaya alamaz, arayamaz ya da dışa aktaramazsınız.

Ayrıca kullanıcılar Gmail'in yanı sıra bazı temel hizmetleri kullanarak da e-posta iletisi gönderebilir. Örneğin:

• Takvim -Masaüstündeki Takvim'de yer alan Davetlilere e-posta gönder seçeneğiyle gönderilen davetiyeler ve iletiler.
• Drive - Kullanıcılar Drive'da dosya paylaştığında gönderilen ileti içeriği.
• Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Çizimler - Kullanıcılar dosyaları e-posta eki olarak gönderdiğinde uygulama tarafından gönderilen iletiler.
• Formlar - Form veya form bağlantıları içeren e-posta iletileri.
• Keep - Kullanıcılar Keep'te not paylaştığında gönderilen e-posta iletileri.

Not: Kapsamlı posta depolama alanı yalnızca Google Workspace temel hizmetleri için geçerlidir. Ek Google hizmetleri kullanıcılar adına e-posta iletileri gönderebilir. Bu hizmetlerle gönderilen iletiler kullanıcıların gönderilenler klasörlerinde depolanmayabilir ve Apps Kasası'nda kullanılamayabilir.

AMP içeriğine sahip Gmail iletileri

Dinamik e-posta iletileri, AMP içeriğinin Gmail'de görüntülenmesini sağlayan bir işaretlemeye sahiptir. Diğer Google ürünleri AMP içeriğine sahip iletiler gönderebilir ve kuruluşunuzdaki kullanıcılar harici gönderenlerden dinamik e-posta iletileri alabilir.

Örneğin, dinamik e-posta sayesinde bir Gmail kullanıcısı aşağıdaki işlemleri yapabilir:

• Google Dokümanlar yorumlarını, Gmail'de bildirim mesajını açtığı anki haliyle görebilir.
• Dokümanı açmasına gerek kalmadan yanıtları hızlıca gönderebilir ve yorumları çözüme kavuşturabilir.
• Davetiyeleri yanıtlama ve anketlere cevap verme gibi web tabanlı görevleri iletiden ayrılmadan gerçekleştirebilir.

Dinamik bir e-posta iletisinin orijinal kaynağına bakarsanız 3 benzer içerik türü görürsünüz:

• Düz metin (yalnızca düz metin görüntüleyen e-posta istemcileri içindir).
• HTML (dinamik içerik göstermeyen e-posta istemcileri içindir).
• AMP işaretlemesi. Bir Gmail kullanıcısı iletiyi açtığında, dinamik ve etkileşimli AMP içeriğini görür. AMP işaretlemesi, iletinin açıldığı anda geçerli olan tüm güncellemeleri alıp bunları hemen kullanıcıya gösterebilir.

Bu iletilerin dinamik doğası nedeniyle, Gmail'de görüntülenen içerik zaman içinde değişebilir. Örneğin, aktif bir Google Dokümanı'ndan gelen yorum bildirimi, kullanıcı aynı iletiyi birkaç gün içinde her açtığında farklılık gösterebilir.

Dinamik e-posta iletileri için Apps Kasası desteği

• Dinamik bir e-posta iletisini önizlediğinizde Apps Kasası, iletinin HTML sürümünü gösterir. AMP işaretlemesi dahil, iletinin tüm bölümlerini görüntülemek için Orijinali Göster'i tıklayın.
• Dinamik e-posta iletilerini dışa aktardığınızda, dışa aktarmaya tüm düz metin, HTML ve AMP işaretlemesi dahil edilir.
• Apps Kasası, dinamik bir e-posta iletisine dahil olan tüm HTML, düz metin ve AMP işaretlemesini saklar. Kullanıcı dinamik bir e-posta iletisini açtığında alınabilecek ve görüntülenebilecek dinamik içerik, Apps Kasası tarafından saklanamaz.
• Apps Kasası, dinamik bir e-posta iletisindeki düz metin ve HTML'de arama yapabilir. Ancak, AMP işaretlemesi ve AMP içeriği dizine eklenmez ve bunlarda arama yapılamaz.

Apps Kasası, AMP işaretlemesi içeren bir ileti açtıklarında Gmail kullanıcılarının dinamik içeriği gerçekten görüp görmediğini belirleyemez. Gmail şu durumlarda dinamik içeriği göstermez:

• Bir yönetici, kuruluşunuz için dinamik e-postaları devre dışı bıraktığında.
• Kullanıcılar, Gmail ayarlarını, dinamik e-postayı devre dışı bırakacak şekilde değiştirdiğinde.

Her iki durumda da, AMP içeriği Gmail tarafından gösterilmez. Ancak, AMP işaretlemesi ileti kaynağına yine dahil edilir ve Apps Kasası'nda kullanılabilir.

Gmail, doğrudan bir iletiye eklenmiş çoğu metin tabanlı dosya türünü dizine ekler. Buna .pdf, .xslx ve .docx gibi uzantılara sahip dosya türleri de dahildir.Bu ekler, Gmail'de ileti arama ve dışa aktarma işlemlerine dahil edilir ve Gmail saklama kuralları ile muhafazalarının kapsamındadır.

İletilere dahil edilen veya eklenen video, ses, resim dosyaları ve ikili program dosyaları dizine eklenmez.

Apps Kasası, arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak, grup sahipleri kendi grupları için arşivlemeyi etkinleştirip devre dışı bırakabilir. Bir grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa bu gruptaki iletiler kullanıcı posta kutularında yine kullanılabilir halde olacaktır.

Gmail'de ileti aradığınızda ve dışa aktardığınızda, getirilen sonuçlar arasında taslak iletiler olabilir. Kullanıcıya ait Gmail verileri üç tür taslak ileti içerebilir:

• Taslaklar klasöründeki gönderilmemiş iletiler: Bu iletiler muhafaza ve saklama kurallarına tabidir. 
• Silinmiş taslaklar: Bir kullanıcının göndermeden sildiği iletiler, kullanıcının görünümünden hemen kaldırılır. 30 gün sonra, muhafaza veya saklama kurallarına bakılmaksızın kalıcı olarak silinir.
• Taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümleri: Kullanıcı ileti yazarken birkaç saniyeliğine durakladığında, Gmail otomatik olarak iletinin bir sürümünü kaydeder. Kullanıcıya yalnızca taslak iletinin en son sürümü gösterilir. Ancak Apps Kasası, arama ve dışa aktarma işlemleri için önceki sürümleri kullanabilir. Sürümler, muhafaza ve saklama kurallarına tabi değildir.

  Otomatik kaydedilen sürümler, kullanıcı iletiyi göndermiş olsa bile, silinene kadar Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Birçok Google Gmail istemcisi (ör. Gmail web, iPad ve iPhone için Gmail, Gmail Android) tarafından oluşturulan taslak iletilerin sürümleri, Gmail bunları kaydettikten 1 gün sonra kalıcı olarak silinir. Bazı durumlarda (örneğin, üçüncü taraf IMAP istemcileri kullanıldığında) taslak iletilerin sürümleri 30 gün sonra kalıcı olarak silinir.

Kullanıcıların taslak klasörlerinde bulunan gönderilmemiş iletileri saklama kapsamından çıkarmak için yeni veya mevcut saklama kurallarında Taslakları hariç tut kutusunu işaretleyebilirsiniz.

Taslak iletileri, arama sonuçları ve dışa aktarma işlemlerinden de kaldırabilirsiniz:

• Arama yapmadan önce Taslakları hariç tut kutusunu işaretleyin.
  • Önizlemeler, taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümlerini içerecektir. Ancak, diğer taslak türleri hariç tutulur.
  • Dışa aktardığınızda tüm taslak ileti türleri hariç tutulur.
• Arama terimlerinize -(label:^deleted AND label:drafts) ifadesini ekleyin:
  • Önizlemeler, Taslaklar klasörünüzdeki gönderilmemiş iletileri ve taslak iletilerin otomatik olarak kaydedilen sürümlerini içerecektir. Ancak, silinen taslaklar hariç tutulur.
  • Dışa aktardığınızda, otomatik olarak kaydedilen tüm taslak iletiler ve silinen taslak iletiler hariç tutulur. Taslaklar klasöründeki gönderilmemiş iletiler dışa aktarma işlemine dahil edilir.

Alanınızdaki kullanıcılar tarafından gönderilen gizli mod iletileri

Alanınız dışından alınan gizli mod iletileri 

Gizli mod iletileriyle çalışma

• Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Formlar ve Çizimler
• Google Meet'te yapılan kayıtlar
• Kullanıcıların Drive'larına kaydedilen Jamboard dosyaları
• Kullanıcıların Drive'a yüklediği Google harici dosyalar 

Apps Kasası, klasörleri ve Drive kısayollarını yoksayar.

Saklama kuralları, kullanıcının Drive'ındaki tüm ilgili dosyaları (kural ortak drive dosyalarını da kapsayacak şekilde oluşturulduysa ortak drive dosyaları da dahil) saklar. Buna ilgili kuruluş birimindeki kullanıcıların sahip olduğu veya bu kullanıcılarla paylaşılan dosyalar da dahildir. Ancak, saklama dönemi sona erdiğinde, Apps Kasası yalnızca bu kuruluş birimindeki kullanıcıların sahip olduğu dosyaları kalıcı olarak siler. Kuruluş biriminin dışında paylaşılan dosyalar hiçbir zaman kalıcı olarak silinmez.

Ortak drive'lara özel bir saklama kuralı uyguladığınızda:

• Tüm Ortak Drive'ları kapsayan özel bir kural, alanınızdaki tüm ortak drive'ların saklama kapsamını etkiler.
• Belirli ortak drive'ları kapsayan özel bir kural, yalnızca seçilen ortak drive'ların saklama kapsamını etkiler.

Ortak drive dosyaları yalnızca ortak drive'a özel saklama kuralları tarafından kalıcı olarak silinebilir:

• Saklama kuralları, kullanıcının Drive'ındaki tüm ilgili dosyaları (kural ortak drive dosyalarını da kapsayacak şekilde oluşturulduysa ortak drive dosyaları da dahil) saklar. Ancak, ortak drive dosyalarının sahibi belirli bir kullanıcı değil de ekip olduğundan, bir ortak drive'daki dosyalar yalnızca ortak drive'a özel saklama kuralları tarafından kalıcı olarak silinebilir.
• Kullanıcılar için geçerli ve Ortak Drive'ları dahil et seçeneği işaretli olan kurallar yalnızca ortak drive dosyalarının yaşam döngüsünü uzatabilir.

• Bir saklama kuralını oluşturduğunuzda veya güncellediğinizde, kuralın dağıtılması için üç saat kadar geçmesi gerekebilir. Bu dağıtım süresi içinde kullanıcılar tarafından silinen dosyalar tutulmaz ve geri alınamaz.
• Saklama dönemi sona erdiğinde, etkilenen dosyaların Drive'dan kaldırılması 15 günü bulabilir.

Alanınızın dışında oluşturulup kullanıcılarınızla paylaşılan dosyalar kuruluşunuzun muhafaza veya saklama politikalarına tabi değildir.

Drive'daki dosyalar için oluşturduğunuz her özel saklama kuralı için şunlar gereklidir: 

• Benzersiz bir son değiştirme veya oluşturma tarihine sahip olmalıdır.
  VEYA
• Benzersiz bir kullanıcı kümesine uygulanmalıdır.

Örneğin, bir kuruluş birimi için geçerli olan bir kuralınız varsa ve kuruluş biriminin tüm üyelerinin erişebildiği bir ortak drive için geçerli olacak bir kural eklemeye çalışıyorsanız bir çakışma oluşabilir. Oluşturma/son değiştirme tarihinin aynı olması durumunda Apps Kasası yeni kuralı reddeder.

Bir saklama kuralını benzersiz hale getirmek için Ortak Drive'ları Dahil Et ayarını da kullanabilirsiniz. Kurallardan birinin ortak drive'ları dahil etmesi, diğerinin etmemesi durumunda, aynı saklama ölçütlerine sahip iki kural arasında çakışma olmaz.

Birden çok saklama kuralına tabi olan dosyalar her zaman saklama dönemi en uzun olan kural dikkate alınarak saklanır.

Kullanıcılar bir Google dosyasını başka bir Google dosyasına bağlayabilir. Örneğin, Google Dokümanı'na yazı yazan bir kullanıcı, bir Google E-Tablosu'nda bulunan verilere bağlı bir grafik oluşturabilir. E-tablo her güncellendiğinde, dokümandaki grafik de güncellenir.

Yukarıdaki örnekte, doküman bir saklama kuralı tarafından korunuyorsa ve e-tabloyu koruyan herhangi bir saklama kuralı ya da muhafaza yoksa doküman saklanıyor olsa bile e-tablo kalıcı olarak silinebilir.

Doğrudan mesajlar

Bir DM, sohbetteki her iki katılımcıya da aittir. Katılımcılar aynı kuruluşta ancak farklı saklama kuralları kapsamında olduğunda Apps Kasası, mesajları en uzun süreye sahip kuralı temel alarak saklar.

Harici kullanıcılar:  Katılımcılar farklı kuruluşlara ait olduğunda, DM'ler her kuruluşun kendi saklama kurallarına göre saklanır.

Örneğin A Şirketinin, DM'leri 1 hafta; B Şirketinin ise DM'leri 2 yıl sakladığını varsayalım. Apps Kasası, A Şirketindeki ve B Şirketindeki kullanıcılar arasındaki DM'leri aşağıdaki gibi işler:

• A Şirketi, DM'leri 1 hafta boyunca saklar, ardından henüz silinmemiş olan tüm mesajlar silinir. Bu mesajlar artık A Şirketinin kullanıcılarına sunulmaz. Chat'te, mesajları silindikten sonraki 30 gün boyunca saklayan 30 günlük bir saklama süresi vardır. Bu süre zarfında mesajlar Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Chat saklama süresi sona erdikten sonra DM'ler A Şirketinin Apps Kasası'nda artık kullanılamaz.
• B Şirketi DM'leri tutar ve bunları 2 yıl boyunca arayabilir ve dışa aktarabilir. 2 yıl sonra, henüz silinmemiş olan tüm mesajlar silinir ve Chat'te 30 günlük saklama süresi boyunca korunur. Chat saklama süresi sona erdikten sonra DM'ler B Şirketinin Apps Kasası'nda kullanılamaz ve Google sistemlerinden silinir.

Odalar

Bir odada yapılan görüşme, bu görüşmedeki tüm katılımcılara aittir. Katılımcılar aynı kuruluşta ancak farklı saklama kuralları kapsamında olduğunda Apps Kasası, mesajları en uzun süreye sahip kuralı temel alarak saklar.

Harici kullanıcılar:  Katılımcılar farklı kuruluşlara ait olduğunda, görüşme odayı oluşturan kişinin kuruluşunun kurallarına göre saklanır. Kuruluşunuzdaki kullanıcılar başka bir kuruluşa ait odalara katılırsa Apps Kasası bu mesajları saklama, muhafazaya alma, arama veya dışa aktarma işlemleri için kullanmaz.

Kullanıcı hesabındaki muhafaza, söz konusu kullanıcının en az bir mesaj gönderdiği mesaj dizilerini kapsar. Kullanıcının aktif bir katılımcı olmadığı bir odadaki görüşmeler, kullanıcı mesajları görüntülemiş olsa bile muhafazaya dahil edilmez. Muhafazalar başka bir kuruluşa ait odalarda gönderilen mesajlara uygulanmaz.

Muhafazaya alınmış bir kullanıcıya gönderilen doğrudan mesajlar (DM), kullanıcı yanıt vermese veya gönderen harici bir kullanıcı olsa bile muhafazaya alınır.

Bir kullanıcı; Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar veya Formlar dosyalarını paylaşmak için Google Chat'i kullandığında Chat, dosyanın bir kopyasını mesaja eklemek yerine bir bağlantı ekler. Orijinal dosya Drive'da depolandığından, sohbet mesajlarını sakladığınızda, muhafazaya aldığınızda, aradığınızda veya dışa aktardığınızda bu dosya dahil edilmez.

Sohbet mesajına doğrudan eklenmiş Google dışı dosyalar söz konusu olduğunda, Apps Kasası, metin tabanlı dosya türlerinin çoğunu dizine ekler (örneğin, .pdf, .xslx ve .docx uzantılı dosyalar). Bu ekler, sohbet mesajı arama ve dışa aktarma işlemlerine dahil edilir ve sohbet saklama kuralları ile muhafazaların kapsamındadır.

Apps Kasası, aramanızın döndürdüğü sayıda mesajı dışa aktarmanıza izin verir, ancak önizlemeler 1.000 mesajla sınırlıdır. Çok sayıda mesajı önizlemek istiyorsanız, sonuçları daha küçük mesaj gruplarına bölmek için arama terimlerini ve diğer ölçütleri kullanabilirsiniz.

• Apps Kasası yalnızca katılımcıların en az bir mesaj gönderdiği DM'leri ve görüşmeleri getirir.
• Katılımcının mesajları görmüş olabileceği ancak yanıt vermediği görüşmeler arama sonuçlarına dahil edilmez.
• Apps Kasası, kuruluşunuzdaki kullanıcıların başka bir kuruluşa ait odalarda gönderdiği mesajları saklama, muhafazaya alma, arama veya dışa aktarma işlemleri için kullanamaz.
• Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından oluşturulan odalarda harici kullanıcılar tarafından gönderilen mesajları arayabilir ve dışa aktarabilirsiniz.

Apps Kasası yalnızca geçmiş kaydı etkinken gönderilen DM'lerde arama yapabilir. G Suite yöneticisi, geçmiş kaydının etkin olup olmayacağına karar verebilir veya bu kararı kullanıcılara bırakabilir.

Kuruluşunuzdaki bir kişi tarafından oluşturulan odalardaki görüşmeler Apps Kasası'nda her zaman aranabilir. Ancak, kuruluşunuzdaki kullanıcıların başka bir kuruluşa ait odalarda gönderdiği mesajlarda arama yapamazsınız.