ประเภทข้อมูลที่รองรับ

ห้องนิรภัยรองรับบริการ G Suite ดังต่อไปนี้

บริการ จัดการการเก็บรักษา การเก็บรักษา ค้นหาและส่งออก
Gmail และ
Hangouts แบบคลาสสิก (เปิดใช้การเก็บประวัติ)
checkmark checkmark checkmark
ไดรฟ์ (ประเภทไฟล์ที่รองรับ) checkmark checkmark checkmark
Groups checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (เปิดใช้การเก็บประวัติ) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark อยู่ภายใต้
การเก็บรักษาในไดรฟ์
ใช้ไดรฟ์
ค้นหาและส่งออก

หมายเหตุ: ลูกค้า Drive Enterprise จะใช้งาน eDiscovery ได้เฉพาะกับไฟล์ในไดรฟ์เท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อความจาก Gmail และ Groups

ห้องนิรภัยผสานการทำงานร่วมกับ Gmail และ Google Groups อย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้นเมื่อใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาข้อความจึงเป็นการค้นหาข้อมูลอีเมลที่เก็บไว้ของทั้งองค์กร ซึ่งหมายความดังนี้

  • หลังจากได้รับข้อความใน Gmail และมีการโพสต์ข้อความในกลุ่มแล้ว ข้อความนั้นจะอยู่ในห้องนิรภัยด้วย
  • ใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาแบบเดียวกับที่ใช้ใน Gmail ได้
  • ห้องนิรภัยทำดัชนี 250 หน้าแรกซึ่งมีข้อความตัวอักษรในข้อความนั้นๆ 

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำดัชนีและการค้นหาข้อความ

ข้อความของ Gmail ที่มีเนื้อหามาจากแหล่งอื่น

ข้อความ Gmail ที่มีเนื้อหามาจากผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google

เมื่อผู้ใช้ Gmail แชร์ Google เอกสาร ชีต สไลด์ หรือฟอร์ม Gmail จะแทรกลิงก์ไว้ในข้อความแทนการแนบไฟล์ เนื่องจากไฟล์ต้นฉบับอยู่ในไดรฟ์ เมื่อคุณเก็บ รักษา ค้นหา หรือส่งออกข้อความ ไฟล์ดังกล่าวจึงไม่รวมอยู่ด้วย

ผู้ใช้ Gmail ยังแชร์ลิงก์ไปยังเนื้อหาที่เก็บไว้ในผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google อย่างเช่น YouTube หรือ Google Photos ได้ แต่ห้องนิรภัยไม่รองรับบริการเพิ่มเติมของ Google ดังนั้นคุณจะเก็บ รักษา ค้นหา หรือส่งออกเนื้อหาดังกล่าวไม่ได้

ข้อความ Gmail ที่มีเนื้อหา AMP

ข้อความอีเมลแบบไดนามิกจะมีมาร์กอัปที่แสดงเนื้อหาก AMPภายใน Gmail ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google ส่งข้อความที่มีเนื้อหา AMP ได้ และผู้ใช้ในองค์กรอาจได้รับข้อความอีเมลแบบไดนามิกจากผู้ส่งภายนอกได้เช่นกัน

หากใช้อีเมลแบบไดนามิก ผู้ใช้ Gmail จะดำเนินการต่อไปนี้ได้

  • ดูความคิดเห็นใน Google เอกสารตามที่มีอยู่ในขณะที่ผู้ใช้เปิดข้อความแจ้งเตือนใน Gmail ได้
  • โพสต์คำตอบหรือแสดงความคิดเห็นเพื่อช่วยแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเปิดเอกสาร
  • ดำเนินการทางเว็บเพิ่มเติมกับข้อความได้ เช่น ตอบกลับคำเชิญหรือตอบกลับแบบสอบถามได้จากภายในข้อความ

เมื่อดูในข้อความอีเมลแบบไดนามิกต้นฉบับ คุณจะเห็นเนื้อหาที่คล้ายกัน 3 ประเภทดังนี้

  • ข้อความธรรมดา (สำหรับไคลเอ็นต์อีเมลที่แสดงได้เฉพาะข้อความธรรมดา)
  • HTML (สำหรับไคลเอนต์อีเมลที่ไม่แสดงเนื้อหาแบบไดนามิก)
  • มาร์กอัปสำหรับ AMP เมื่อผู้ใช้ Gmail เปิดข้อความก็จะเห็นเนื้อหาอินเทอร์แอกทีฟแบบ AMP มาร์กอัปสำหรับ AMP จะรับอัปเดตในขณะที่เปิดข้อความและแสดงให้ผู้ใช้เห็นทันที

เนื้อหาที่แสดงใน Gmail อาจเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา ซึ่งเป็นลักษณะของข้อมูลแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีความคิดเห็นใหม่จาก Google เอกสารอาจไม่เหมือนกันในแต่ละวันที่เปิดข้อความ

ห้องนิรภัยรองรับข้อความอีเมลแบบไดนามิก

  • เมื่อคุณแสดงตัวอย่างข้อความแบบไดนามิก ห้องนิรภัยจะแสดงข้อความในรูปแบบ HTML หากต้องการให้แสดงข้อความทุกส่วน รวมทั้งมาร์กอัปสำหรับ AMP ให้คลิกแสดงต้นฉบับ
  • เมื่อคุณส่งออกข้อความอีเมลแบบไดนามิก ข้อความทั้งในรูปแบบธรรมดา, HTML และมาร์กอัปสำหรับ AMP จะรวมอยู่ในข้อมูลที่ส่งออกด้วย
  • ห้องนิรภัยจะเก็บรักษารูปแบบ HTML, ข้อความธรรมดา และมาร์กอัปสำหรับ AMP ในข้อความแบบไดนามิกไว้ แต่ห้องนิรภัยไม่มีวิธีเก็บรักษาเนื้อหาแบบไดนามิกที่ดึงมาแสดงเมื่อผู้ใช้เปิดข้อความอีเมล
  • ห้องนิรภัยค้นหาข้อความทั้งในรูปแบบธรรมดาและ HTML ของข้อความอีเมลแบบไดนามิกได้ แต่จะจัดทำดัชนีหรือค้นหาข้อความที่เป็นมาร์กอัปสำหรับ AMP และเนื้อหา AMP ไม่ได้

ห้องนิรภัยจะระบุไม่ได้ว่าผู้ใช้ Gmail ดูเนื้อหาแบบไดนามิกอยู่หรือไม่ในขณะที่เปิดข้อความที่มีมาร์กอัปสำหรับ AMP และ Gmail จะไม่แสดงเนื้อหาแบบไดนามิกในกรณีต่อไปนี้

ในกรณีดังกล่าว Gmail จะไม่แสดงเนื้อหา AMP แต่มาร์กอัปสำหรับ AMP จะยังอยู่ในข้อความต้นฉบับในห้องนิรภัย

เนื้อหาประเภทใดบ้างที่จะถูกประมวลผลเพื่อทำดัชนี

Gmail จะจัดทำดัชนีให้กับไฟล์ประเภทข้อความส่วนใหญ่ที่แนบมากับอีเมล ซึ่งรวมถึงประเภทไฟล์ที่มีนามสกุลอย่างเช่น .pdf, .xslx และ .docxไฟล์แนบดังกล่าวจะรวมอยู่ด้วยเมื่อคุณค้นหาและส่งออกข้อความจาก Gmail รวมทั้งจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาที่กำหนดของ Gmail

ระบบจะไม่จัดทำดัชนีให้กับไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์ภาพ และไฟล์ไบนารีที่อยู่ในข้อความหรือแนบอยู่กับข้อความ

ผลการค้นหาที่ปรากฏในห้องนิรภัยมีเฉพาะข้อมูล 1 เมกะไบต์แรกเท่านั้นใช่ไหม

ไม่ใช่ แม้ว่าการทำดัชนีและค้นหาจะทำกับข้อมูลประมาณ 1 เมกะไบต์แรก แต่หากมีข้อมูลตรงกัน ข้อความทั้งหมดรวมทั้งไฟล์แนบ (หากมี) จะปรากฏในห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา และค้นหาข้อความทั้งหมดใน Groups ไหม

ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา และค้นหาข้อความในกลุ่มที่เปิดการเก็บ แต่เจ้าของกลุ่มเปิดหรือปิดการเก็บสำหรับกลุ่มได้ หากเจ้าของกลุ่มปิดการเก็บ ข้อความจากกลุ่มนั้นจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้ใช้

ห้องนิรภัยจัดการกับข้อความอีเมลฉบับร่างอย่างไร

เมื่อค้นหาและส่งออกข้อความจาก Gmail อาจมีข้อความร่างรวมอยู่ในผลการค้นหาด้วย ข้อมูล Gmail ของผู้ใช้จะประกอบด้วยข้อความร่าง 3 ประเภทดังต่อไปนี้

  • ข้อความที่ยังไม่ได้ส่งในโฟลเดอร์ข้อความร่าง - ข้อความเหล่านี้จะอยู่ภายใต้การเก็บรักษาและกฎการเก็บรักษา 
  • ข้อความร่างที่ถูกลบทิ้ง - ระบบจะนำข้อความที่ผู้ใช้ลบโดยไม่ได้ส่งออกจากมุมมองของผู้ใช้ทันที ซึ่งจะลบออกจากระบบภายใน 30 วันโดยไม่คำนึงถึงการเก็บรักษาหรือกฎการเก็บรักษา
  • ข้อความร่างในเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ - ในขณะที่ผู้ใช้เขียนข้อความ Gmail จะบันทึกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ผู้ใช้หยุดเป็นเวลา 2-3 วินาที โดยผู้ใช้จะเห็นข้อความร่างเฉพาะเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ส่วนเวอร์ชันอื่นๆ ก่อนหน้านี้ ห้องนิรภัยจะยังค้นหาและส่งออกได้ โดยเวอร์ชันดังกล่าวจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัยแม้ว่าผู้ใช้จะส่งข้อความนั้นไปแล้ว ระบบจะลบข้อความร่างแต่ละเวอร์ชันออกอย่างถาวรเมื่อครบ 30 วันนับจากวันที่ Gmail บันทึกไว้ ข้อความในเวอร์ชันต่างๆ ดังกล่าวนี้จะไม่เป็นไปตามการเก็บรักษาและกฎการเก็บรักษา

หากต้องการนำข้อความที่ยังไม่ได้ส่งออกจากโฟลเดอร์ข้อความร่างของผู้ใช้ที่มีการเก็บรักษา ให้ไปที่กฎการเก็บรักษาใหม่หรือกฎเดิมที่มีอยู่ แล้วเลือกช่องไม่รวมข้อความร่าง

และคุณยังนำข้อความร่างออกจากผลการค้นหาและการส่งออกได้ด้วยโดยทำดังนี้

  • ก่อนทำการค้นหา ให้เลือกช่องไม่รวมข้อความร่าง
    • ตัวอย่างที่แสดงจะมีเวอร์ชันของข้อความร่างที่บันทึกโดยอัตโนมัติ แต่ข้อความร่างประเภทอื่นๆ จะไม่รวมอยู่ด้วย
    • ข้อความร่างทุกประเภทจะไม่รวมอยู่ในข้อมูลที่ส่งออก
  • เพิ่มคำสั่ง -(label:^deleted AND label:drafts) ไปในข้อความค้นหา
    • ตัวอย่างที่แสดงจะมีข้อความที่ยังไม่ได้ส่งในโฟลเดอร์ข้อความร่างและข้อความร่างในเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ แต่จะไม่รวมเอาข้อความร่างที่ไม่ใช้แล้วมาไว้ด้วย
    • ข้อความร่างที่บันทึกโดยอัตโนมัติและข้อความร่างที่ไม่ใช้แล้วจะไม่รวมอยู่ในข้อมูลที่ส่งออก แต่ข้อความที่ยังไม่ได้ส่งในโฟลเดอร์ข้อความร่างจะรวมอยู่ในการส่งออกด้วย
ห้องนิรภัยจัดการกับข้อความในโหมดข้อมูลลับของ Gmail อย่างไร

โหมดข้อมูลลับของ Gmail ช่วยให้ผู้ใช้จำกัดสิทธิ์ของผู้รับในการเข้าถึงเนื้อหาอีเมลที่มีความละเอียดอ่อนได้ ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับบัญชี Gmail สำหรับบุคคลทั่วไปและโดเมนของ G Suite ทั้งหมดที่เปิดใช้งานโหมดนี้ไว้

เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความลับ Gmail จะใช้ลิงก์แทนเนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ และจะส่งเฉพาะหัวเรื่องและส่วนของเนื้อหาที่เป็นลิงก์ผ่าน SMTP โปรดดูวิธีส่งข้อความด้วยโหมดข้อมูลลับของ Gmail

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในโดเมน

หากองค์กรเปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา และส่งออกข้อความในโหมดข้อมูลลับทั้งหมดที่ส่งจากผู้ใช้ในองค์กรได้

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อความลับในกล่องจดหมายของผู้ส่งและผู้รับภายในทุกคนที่ส่งหลังวันที่ 30 พฤศจิกายน 2018 ได้ ห้องนิรภัยจะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อความได้ตลอดเวลา แม้ว่าผู้ส่งจะตั้งวันที่หมดอายุหรือเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงข้อความในโหมดข้อมูลลับของผู้รับก็ตาม

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ได้รับจากภายนอกโดเมน 

ถึงแม้ว่าโดเมนจะปฏิเสธการเปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ผู้ใช้อาจยังได้รับข้อความในโหมดข้อมูลลับจากลูกค้า G Suite หรือบุคคลทั่วไปที่ใช้บัญชี Gmail คนอื่นๆ ได้

บุคคลภายนอกที่ส่งข้อความในโหมดข้อมูลลับจะเป็นเจ้าของข้อความนั้นและห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อความดังกล่าวไม่ได้ คุณจะเก็บ รักษา ค้นหา และส่งออกส่วนหัวและเรื่องของข้อความลับที่มาจากภายนอกได้ แต่จะค้นหาหรือส่งออกเนื้อหาของข้อความหรือไฟล์แนบของข้อความลับจากภายนอกไม่ได้

หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบ G Suite อาจสร้างกฎการปฏิบัติเพื่อบล็อกข้อความในโหมดข้อมูลลับไม่ให้ส่งมาที่โดเมนของคุณ

การใช้งานข้อความในโหมดข้อมูลลับ

ห้องนิรภัยจะรองรับข้อความในโหมดข้อมูลลับดังต่อไปนี้

  • ห้องนิรภัยจะแสดงข้อความลับภายในที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ ซึ่งคุณเลือกที่จะซ่อนไม่ให้แสดงเนื้อหาของข้อความลับในตัวอย่างหรือไม่ให้มีเนื้อหาของข้อความลับในขณะพิมพ์หรือส่งออกข้อความก็ได้
  • คุณใช้คำสั่ง label:confidentialmode เพื่อค้นหาข้อความลับได้ และยังใช้กับการเก็บรักษาหรือกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับข้อความลับโดยเฉพาะก็ได้

Hangouts แบบคลาสสิกและ Google Talk

ข้อมูลสำคัญ: Hangouts แบบคลาสสิกจะหยุดให้บริการกับลูกค้า G Suite ทั้งหมดในปลายปี 2020 ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะต้องดำเนินการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้

ห้องนิรภัยรองรับแชทที่เกิดขึ้นภายใน Hangouts แบบคลาสสิกและ Google Talk ซึ่งคุณจะเก็บ ค้นหา และกำหนดให้เก็บรักษาข้อมูลต่อไปนี้ได้

  • Hangouts แบบคลาสสิกที่เปิดใช้การเก็บประวัติ ผู้ดูแลระบบ G Suite ควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการเก็บประวัติ หรืออนุญาตให้ผู้ใช้เลือกได้เอง โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในประวัติการแชท ห้องนิรภัยจะเก็บการแชททั้งหมดที่เกิดขึ้นใน Gmail และแอป Hangouts แบบคลาสสิกบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เมื่อเปิดใช้การเก็บประวัติ
  • แชทใน Google Talk ที่เปิดการบันทึก ผู้ดูแลระบบ G Suite จะไม่สามารถบังคับให้บันทึกการแชท แต่ปิดใช้ประวัติการแชทสำหรับโดเมนได้
หมายเหตุ: ห้องนิรภัยรองรับการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบสำหรับ Hangouts ที่ใช้หลังการเปิดตัวของฟีเจอร์นี้ ส่วน Hangouts ที่ใช้ก่อนวันที่ 8 เมษายน 2015 นั้น คุณจะค้นหา ส่งออก และกำหนดให้เก็บรักษาได้เฉพาะแชทที่เปิดการบันทึกไว้เท่านั้น

ข้อมูลของ Hangouts แบบคลาสสิกที่ใช้งานกับห้องนิรภัยได้มีดังนี้

  • ผู้ใช้ทั้งหมดที่เข้าร่วมในแชท
  • ข้อความทั้งหมดที่รับส่งระหว่างการแชท รวมถึงลิงก์ไปยังไฟล์แนบด้วย
  • ชื่อของแฮงเอาท์กลุ่ม (ผู้เข้าร่วมแชทเลือกตั้งชื่อแฮงเอาท์กลุ่มได้เอง) แต่จะตั้งชื่อการแชทระหว่างผู้ใช้ 2 คนไม่ได้
  • เวลาเริ่มและสิ้นสุดการแชท

ห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้

  • คำเชิญเข้าร่วมแชทที่ยังไม่ได้ยอมรับ หากผู้ใช้ไม่ได้เข้าร่วมแชท ระบบจะไม่เก็บข้อความที่ส่งถึงผู้ใช้รายนั้น
  • วิดีโอคอล
  • การแชทที่เกิดขึ้นภายใน Google เอกสาร
  • รูปภาพที่ส่งผ่าน Hangouts แบบคลาสสิก

Hangouts แบบคลาสสิกได้รับการเก็บถาวรอย่างไร

ห้องนิรภัยจะรวมกลุ่มข้อความ Hangouts แบบคลาสสิกไว้เป็นชุดเดียว โดยจะเพิ่มข้อความไปยังชุดข้อความเรื่อยๆ จนกว่าจะเข้าเงื่อนไขต่อไปนี้

  • เวลาผ่านไป 3 ชั่วโมงนับจากการส่งข้อความแชทล่าสุด
  • ชุดข้อความมีขนาดเกิน 1,000 รายการ

เมื่อส่งออกข้อความของ Hangouts Chat แบบคลาสสิก ชุดข้อความทั้งหมดจะรวมอยู่ในไฟล์ส่งออกที่คุณดาวน์โหลด

เปิดการรองรับ Hangouts แบบคลาสสิก

โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้ใช้ Hangouts ได้อย่างเต็มรูปแบบ

  • เปิดใช้ Hangouts แบบคลาสสิกในโดเมน
  • ตรวจสอบว่าเปิดใช้ Gmail สำหรับผู้ใช้ Hangouts แบบคลาสสิกทุกคน ข้อความของ Hangouts แบบคลาสสิกจะเก็บไว้ในระบบเดียวกันกับที่เก็บข้อความอีเมลของ Gmail แต่ห้องนิรภัยจะไม่เก็บหรือรักษาข้อความของ Hangouts แบบคลาสสิกที่รับหรือส่งจากบัญชีที่ใช้ Gmail ไม่ได้ และข้อความของ Hangouts แบบคลาสสิกที่ส่งก่อนเปิดใช้ Gmail จะกู้คืนไม่ได้

ไดรฟ์

คุณใช้ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษา ระงับ และค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ขององค์กรและไดรฟ์ที่แชร์ได้ โดยห้องนิรภัยรองรับไฟล์จาก Google และไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google หลายประเภท เช่น PDF, DOCX และ JPG

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษา

ประเภทไฟล์ในไดรฟ์ที่ห้องนิรภัยรองรับ
ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา ค้นหา และส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ประเภทต่อไปนี้ได้
  • Google เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม และวาดเขียน
  • การบันทึกของ Hangouts Meet
  • ไฟล์ Jamboard ที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ของผู้ใช้
  • ไฟล์อื่นที่ไม่ใช่ของ Google ที่ผู้ใช้อัปโหลดไปยังไดรฟ์ 

การเก็บรักษาจะมีความครอบคลุมแตกต่างกันไปตามประเภทของกฎ

กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่มีการบังคับใช้นโยบาย และไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ดังกล่าวโดยตรง ซึ่งรวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้โดยตรง ไม่ว่าผู้ใช้จะเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์หรือไม่

หากเลือกการรวมไดรฟ์ที่แชร์แล้ว กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งรวมสมาชิกของหน่วยขององค์กรที่ครอบคลุมด้วย

เมื่อหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาแล้ว ระบบจะลบเฉพาะไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้เหล่านั้นเท่านั้น

กฎการเก็บรักษาจะเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในไดรฟ์ของผู้ใช้ (รวมทั้งไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ด้วย หากตั้งกฎไว้ให้รวมไฟล์ดังกล่าว) ซึ่งรวมทั้งไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่เกี่ยวข้องหรือไฟล์ที่ผู้ใช้แชร์ไว้ แต่เมื่อพ้นระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาแล้ว ห้องนิรภัยจะลบเฉพาะไฟล์ของผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรนั้นๆ เท่านั้น และจะไม่ลบไฟล์ที่แชร์จากนอกหน่วยขององค์กรโดยเด็ดขาด

ไดรฟ์ที่แชร์และการเก็บรักษา

เมื่อคุณใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ กฎจะดำเนินการดังนี้

  • กฎที่กำหนดเองที่ครอบคลุมไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดจะส่งผลต่อความครอบคลุมการเก็บรักษาสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในโดเมนของคุณ
  • กฎที่กำหนดเองสำหรับไดรฟ์ที่แชรืเฉพาะจะส่งผลกับระยะเวลาการเก็บรักษาของไดรฟ์ที่แชร์ที่เลือกเท่านั้น

ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะลบออกตามกฎการเก็บรักษาเฉพาะของไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น โดยเป็นดังต่อไปนี้

  • กฎการเก็บรักษาจะเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในไดรฟ์ของผู้ใช้ (รวมทั้งไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ด้วย หากตั้งกฎไว้ให้รวมไฟล์ดังกล่าว) แต่เนื่องจากไฟล์ในไดรฟ์ของทีมเป็นของทีมนั้นๆ และไม่ได้เป็นของผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง กฎการเก็บรักษาเฉพาะของไดรฟ์ในทีมนั้นจึงเป็นสิ่งเดียวที่ลบไฟล์ในไดรฟ์ของทีมได้
  • กฎที่ใช้กับผู้ใช้และมีการรวมไดรฟ์ที่แชร์ไว้จะขยายระยะเวลาการใช้งานไฟล์ไดรฟ์ที่แชร์ได้
การใช้กฎการเก็บรักษาและการหมดอายุของไฟล์ในไดรฟ์อาจมีความล่าช้าบางประการ
  • เมื่อคุณสร้างหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษา ระบบอาจใช้เวลานานถึง 3 ชั่วโมงในการนำกฎมาใช้ ระบบจะไม่เก็บไฟล์ที่ผู้ใช้ลบออกไปในช่วงการนำกฎมาใช้นี้ และไฟล์นี้ไม่สามารถเรียกดูได้
  • เมื่อพ้นระยะเวลาครอบคลุมของกฎการเก็บรักษาแล้ว ระบบอาจใช้เวลานานถึง 15 วันในการลบไฟล์ที่เกี่ยวข้องออกจากไดรฟ์
กฎการเก็บรักษาและการระงับจะมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในโดเมนของคุณสร้างเท่านั้น

การระงับและนโยบายการเก็บรักษาขององค์กรของคุณจะไม่มีผลกับไฟล์ที่สร้างนอกโดเมนและแชร์กับผู้ใช้

ห้องนิรภัยจะไม่อนุญาตให้คุณสร้างกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ที่มีเกณฑ์การเก็บรักษาเหมือนกัน

กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองแต่ละข้อที่สร้างให้กับไฟล์ในไดรฟ์จะต้องมีลักษณะดังนี้ 

  • มีวันที่แก้ไขล่าสุดหรือวันที่สร้างไม่ซ้ำกัน
    หรือ
  • ใช้กับกลุ่มผู้ใช้ที่ไม่ซ้ำกัน

ตัวอย่างเช่น ความขัดแย้งอาจเกิดขึ้นหากคุณมีกฎที่ใช้กับหน่วยขององค์กร จากนั้นคุณพยายามเพิ่มกฎที่ใช้กับไดรฟ์ที่แชร์ที่สมาชิกทุกคนในหน่วยขององค์กรเข้าถึงได้ โดยห้องนิรภัยจะปฏิเสธกฎใหม่หากมีวันที่สร้าง/วันที่แก้ไขล่าสุดเป็นวันเดียวกัน

นอกจากนี้คุณยังใช้การตั้งค่าการรวมไดรฟ์ที่แชร์ได้เพื่อทำให้กฎการเก็บรักษาไม่ซ้ำกัน กฎการเก็บรักษา 2 ข้อที่มีเกณฑ์การเก็บรักษาเหมือนกันจะไม่ซ้ำกัน หากข้อหนึ่งรวมไดรฟ์ที่แชร์และอีกข้อหนึ่งไม่รวมไดรฟ์ของทีม

ระบบจะเก็บไฟล์ที่มีการกำหนดกฎการเก็บรักษาหลายกฎตามกฎที่มีระยะเวลาเก็บรักษานานที่สุด​

จัดการการเก็บรักษาสำหรับแอปที่เก็บข้อมูลในไดรฟ์

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
กฎการเก็บรักษาและไฟล์ในถังขยะ

คุณจะตั้งกฎการเก็บรักษาเพื่อลบไฟล์ที่ผู้ใช้ย้ายไปที่ถังขยะออกอย่างถาวรเมื่อครบจำนวนวันที่กำหนดไว้เองก็ได้ ไฟล์ที่ย้ายไปที่ถังขยะตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2016 เป็นต้นไปจะเป็นไปตามกฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" ดังนี้

  • กฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" จะมีผลกับไฟล์ในถังขยะของผู้ใช้และไฟล์ที่ถูกลบเมื่อผู้ใช้ล้างถังขยะ
  • กฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" จะลบไฟล์ออกอย่างถาวรเฉพาะไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้หรือไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น
  • หากมีการใช้กฎการเก็บรักษาหลายกฎกับไฟล์เดียวกันที่อยู่ในถังขยะ ระบบจะใช้กฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" แทนกฎอื่นๆ ทั้งหมด แต่หากใช้กฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" หลายกฎกับไฟล์เดียวกัน ระบบจะเก็บไฟล์ไว้ตามกฎที่มีระยะเวลานานที่สุด การถือครองสิทธิ์จะยังคงมีผลแทนกฎการเก็บรักษาทั้งหมด
  • ระบบจะลบไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ที่ไม่ได้กำหนดให้เก็บรักษาหรือไม่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาออกจากระบบทั้งหมดของ Google อย่างถาวรหลังจากที่ผู้ใช้ย้ายไฟล์ไปที่ถังขยะเป็นเวลาประมาณ 30 วัน
กฎการเก็บรักษาจะไม่ครอบคลุมถึงไฟล์ที่ฝังอยู่ในเอกสารและงานนำเสนอ

ผู้ใช้จะลิงก์ไฟล์ของ Google ไปยังไฟล์อื่นของ Google ได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่กำลังทำงานใน Google เอกสารอาจสร้างแผนภูมิที่ลิงก์กับข้อมูลใน Google ชีตได้ หากมีการอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีต แผนภูมิในเอกสารก็จะอัปเดตเช่นกัน

จากตัวอย่างข้างต้น หากมีกฎการเก็บรักษาที่เก็บเอกสารไว้ แต่ไม่มีกฎการเก็บรักษาหรือการเก็บรักษาใดที่จะเก็บสเปรดชีตไว้ ระบบอาจลบสเปรดชีตออกอย่างถาวรถึงแม้ว่าเอกสารจะยังคงอยู่

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษา

ระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษานั้นแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าการระงับ
  • การเก็บรักษาในไดรฟ์จะมีผลกับไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้และองค์กรที่อยู่ในขอบเขตของการเก็บรักษา และไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้และองค์กรดังกล่าวโดยตรง ซึ่งรวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้โดยตรง ไม่ว่าผู้ใช้จะเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์หรือไม่
  • หากคุณใช้การเก็บรักษากับไดรฟ์ที่แชร์ ก็จะมีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งผู้ใช้ที่ถูกระงับเป็นสมาชิกด้วย
  • คุณจะเก็บรักษาไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้ แต่คุณต้องเก็บรักษาสมาชิกและเลือกช่องรวมไดรฟ์ที่แชร์
ไดรฟ์ที่แชร์จะมีผลต่อการเก็บรักษาอย่างไร
การเก็บรักษาจะเก็บไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ในกรณีต่อไปนี้
  • สมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์
    • ย้ายไฟล์ออกจากไดรฟ์ที่แชร์และสมาชิกดังกล่าวไม่ได้ถูกเก็บรักษาไว้
    • นำสมาชิกที่ถูกเก็บรักษาออกจากไดรฟ์ที่แชร์ และไม่มีสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ถูกเก็บรักษา
  • ไม่มีสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ถูกเก็บรักษา

 

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการค้นหา

ห้องนิรภัยจะค้นหาไฟล์ในไดรฟ์อย่างไร

ห้องนิรภัยจะค้นหาไดรฟ์สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ที่ระบุไว้ในรายการค้นหาของคุณเป็นเจ้าของและได้รับการแชร์โดยตรง ซึ่งรวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้โดยตรง ไม่ว่าผู้ใช้จะเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์หรือไม่

ห้องนิรภัยยังค้นหาข้อมูลต่อไปนี้ได้เช่นกัน

  • ไฟล์ทั้งหมดที่เป็นของผู้ใช้ที่แชร์โดยตรงให้กับบุคคลที่ระบุในคำค้นหา
  • ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรซึ่งแชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา
  • ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งแชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา
  • ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกซึ่งแชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา โปรดทราบว่าห้องนิรภัยจะค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งเป็นของบุคคลภายนอกที่แชร์กับผู้ใช้ภายในองค์กรไม่ได้ แม้ว่าจะมีไฟล์ที่แชร์โดยตรงกับผู้ใช้ดังกล่าวรวมอยู่ด้วยก็ตาม
ฉันจะค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ได้ไหม

ได้ ในขณะค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ คุณจะเห็นตัวเลือก 2 อย่าง ดังนี้

  • ในขณะค้นหาไฟล์ของผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการ คุณเลือกช่องเพื่อให้รวมผลการค้นหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องได้
  • คุณใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ที่เลือกไว้เพื่อค้นหาไฟล์ได้
มีส่วนใดของไฟล์ในไดรฟ์ที่ค้นหาได้บ้าง

คุณสามารถค้นคำและวลีที่อยู่ในชื่อไฟล์และในเนื้อหาของไฟล์ได้ ห้องนิรภัยจะจัดทำดัชนี 100 หน้าแรกในไฟล์ข้อความและข้อความ 10 หน้าแรกในไฟล์ PDF รูปภาพ

คุณสามารถค้นหาข้อความในไฟล์ประเภทต่อไปนี้

หมายเหตุ: G Suite for Government customers ไม่สามารถค้นหาเนื้อหาของไฟล์ได้ แต่สามารถจะค้นหาชื่อไฟล์และคุณสมบัติอื่นๆ ของไฟล์ได้

ห้องนิรภัยไม่จัดทำดัชนีไฟล์วิดีโอ เสียง รูปภาพ หรือไบนารี

ฉันสามารถดูตัวอย่างไฟล์ประเภทใดบ้างในห้องนิรภัยสำหรับไดรฟ์

คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์เหล่านี้ได้

  • ไฟล์ของ Google เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียน
  • ไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลด เช่น .docx, .pdf และ .xlsx
เมื่อคุณค้นหาหรือส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ ไฟล์ที่ลิงก์กันอาจไม่รวมอยู่ในนั้นด้วย

ผู้ใช้จะลิงก์ไฟล์ของ Google ไปยังไฟล์อื่นของ Google ได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่กำลังทำงานใน Google เอกสารอาจสร้างแผนภูมิที่ลิงก์กับข้อมูลใน Google ชีตได้ หากมีการอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีต แผนภูมิในเอกสารก็จะอัปเดตเช่นกัน

เมื่อคุณค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ ห้องนิรภัยจะแสดงผลเฉพาะไฟล์ที่ตรงกับเงื่อนไขการค้นหาเท่านั้น หากไฟล์ดังกล่าวมีไฟล์ที่ลิงก์กันแต่ไม่อยู่ในเงื่อนไขการค้นหา ไฟล์ที่ลิงก์กันนั้นจะไม่แสดงในผลการค้นหา

ฉันจะค้นหาในประวัติการแก้ไขของเอกสารได้ไหม

ไม่ได้ ปัจจุบันคุณจะค้นหาได้เฉพาะไฟล์ในเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น แต่คุณป้อนวันที่ของเวอร์ชันในระหว่างการค้นหาได้ วิธีนี้จะแสดงภาพรวมของแต่ละไฟล์ให้เห็นความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ณ สิ้นวันที่กำหนด การกำหนดเวอร์ชันจะทำได้เฉพาะใน Google เอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียนเท่านั้น
ประวัติเวอร์ชันของไฟล์จะไม่รวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับรายการต่อไปนี้

  • ชื่อ
  • ผู้ที่คุณแชร์ไฟล์ให้
  • ความคิดเห็น (มีเฉพาะความคิดเห็นในเวอร์ชันล่าสุดที่ยังไม่ได้รับคำตอบ)
ห้องนิรภัยค้นหา Google ไดรฟ์ในโดเมนทั้งหมดได้ไหม

ห้องนิรภัยสามารถค้นหาผู้ใช้ได้ถึง 5,000 ราย (ผู้ใช้แต่ละรายหรือสมาชิกในหน่วยขององค์กร)

Hangouts Chat

คุณจะใช้ห้องนิรภัยเพื่อเก็บ ระงับ และค้นหาข้อความที่ส่งโดยใช้ Hangouts Chat ได้ 

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Hangouts Chat และการเก็บรักษา

กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาจะใช้ได้กับ DM เฉพาะเมื่อเปิดการเก็บประวัติเท่านั้น

กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาจะใช้กับห้องแชทเสมอ แต่จะใช้กับ DM ก็ต่อเมื่อเปิดการเก็บประวัติไว้เท่านั้น ผู้ดูแลระบบ G Suite จะควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการเก็บประวัติ หรืออนุญาตให้ผู้ใช้เลือกได้เอง

การเก็บรักษามีความครอบคลุมแตกต่างกันไปตามประเภทของกฎ
  • กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะใช้กับ DM และห้องแชททั้งหมด
  • กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองที่ใช้กับหน่วยขององค์กรจะครอบคลุมเฉพาะ DM เท่านั้น แต่จะไม่ครอบคลุมห้องแชท
  • กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองที่ใช้กับห้องแชททั้งหมดจะครอบคลุมเฉพาะห้องแชทเท่านั้น แต่จะไม่ครอบคลุม DM
ข้อความส่วนตัวและการสนทนาในห้องแชทเป็นของผู้เข้าร่วมทั้งหมด
ผู้เข้าร่วมแชททั้งสองคนจะเป็นเจ้าของ DM ร่วมกัน  ส่วนการสนทนาในห้องแชทจะเป็นของผู้เข้าร่วมทั้งหมด หากผู้เข้าร่วมอยู่ภายใต้นโยบายการเก็บรักษาที่ต่างกัน ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อความโดยอิงตามกฎที่มีระยะเวลานานที่สุด

ห้องนิรภัยจะลบ Hangouts Chat ที่ครอบคลุมทั้งหมดอย่างถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา

กฎการเก็บรักษาที่นำข้อความออกจะลบข้อความทั้งหมดอย่างถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา ขณะนี้ยังไม่มีวิธีที่จะตั้งกฎการเก็บรักษาที่จะลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบออกได้

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Hangouts Chat และการเก็บรักษา

กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาจะใช้ได้กับ DM เฉพาะเมื่อเปิดการเก็บประวัติเท่านั้น

กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาจะใช้กับห้องแชทเสมอ แต่จะใช้กับ DM ก็ต่อเมื่อเปิดการเก็บประวัติไว้เท่านั้น ผู้ดูแลระบบ G Suite จะควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการเก็บประวัติ หรืออนุญาตให้ผู้ใช้เลือกได้เอง

การเก็บรักษาจะเก็บการสนทนาในห้องแชทเฉพาะเมื่อมีการส่งข้อความจากผู้ใช้ที่กำหนดให้มีการเก็บรักษาเท่านั้น

การเก็บรักษาที่ใช้กับผู้ใช้คนหนึ่งๆ จะครอบคลุมเฉพาะการสนทนาที่ผู้ใช้รายนั้นส่งออกอย่างน้อย 1 ข้อความ การสนทนาในห้องแชทที่ผู้ใช้ไม่ได้เป็นผู้เข้าร่วมจะไม่รวมอยู่ในการเก็บรักษาดังกล่าว แม้ว่าผู้ใช้อาจเปิดดูข้อความแล้วก็ตาม
ข้อความส่วนตัว (DM) ที่ส่งไปยังผู้ใช้ที่กำหนดให้เก็บรักษาจะรวมอยู่ในการเก็บรักษาถึงแม้ว่าผู้ใช้จะไม่ตอบกลับก็ตาม

คุณจะเก็บรักษาห้องแชททั้งห้องไม่ได้

คุณจะจำกัดห้องแชทใน Hangouts Chat ไว้สำหรับหน่วยขององค์กรหน่วยใดหน่วยหนึ่งไม่ได้ ซึ่งหมายความว่าทุกคนในโดเมนมีสิทธิ์ได้รับเชิญเข้าร่วมห้องแชทใดก็ได้ โดยห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อความที่ส่งจากผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้กำหนดให้เก็บรักษา 
ผู้ใช้จะเห็นข้อความที่เก็บรักษาไว้

เมื่อคุณสร้างการเก็บรักษา ผู้ใช้จะยังเห็นข้อความที่กำหนดให้เก็บรักษาแม้ว่ากฎการเก็บรักษาจะนำข้อความออกจากมุมมองของผู้ใช้ดังกล่าวแล้วก็ตาม

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Hangouts Chat และการค้นหา

ไฟล์ที่ผู้ใช้ Hangouts แชร์อาจเก็บไว้ในไดรฟ์

เมื่อผู้ใช้ Hangouts แชร์ Google เอกสาร ชีต สไลด์ หรือฟอร์ม Hangouts Chat จะแทรกลิงก์ลงไปแทนการแนบสำเนาไฟล์ไปกับข้อความ เนื่องจากไฟล์ต้นฉบับถูกเก็บไว้ที่ไดรฟ์ เมื่อคุณเก็บ รักษา ค้นหา หรือส่งออกข้อความแชท ไฟล์ดังกล่าวจะไม่รวมอยู่ในนั้นด้วย

สำหรับไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google ที่แนบโดยตรงไปกับข้อความแชท ห้องนิรภัยจะจัดทำดัชนีให้กับประเภทของไฟล์ (เช่น ไฟล์นามสกุล .pdf, .xslx, .docx) ไฟล์แนบดังกล่าวจะรวมอยู่ด้วยเมื่อคุณค้นหาและส่งออกข้อความแชท รวมทั้งจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาที่กำหนด

ห้องนิรภัยจะแสดงตัวอย่างได้สูงสุด 1,000 ข้อความต่อหนึ่งการสนทนา

แม้ว่าห้องนิรภัยจะส่งออกข้อความได้มากพอที่การค้นหาของคุณจะแสดงผล แต่การแสดงตัวอย่างจะถูกจำกัดไว้ที่ 1,000 ข้อความ หากคุณต้องการดูตัวอย่างข้อความจำนวนมาก ให้ใช้ข้อความค้นหาและเกณฑ์อื่นๆ เพื่อลดผลลัพธ์ให้เป็นกลุ่มข้อความเล็กๆ

ห้องนิรภัยจะดึงข้อมูลการสนทนาเฉพาะเมื่อผู้เข้าร่วมที่ค้นหาเคยส่งข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความ
ห้องนิรภัยจะแสดงผลลัพธ์เฉพาะ DM และการสนทนาที่ผู้เข้าร่วมได้ส่งข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความ ซึ่งการสนทนาที่ผู้เข้าร่วมอาจดูข้อความแต่ไม่ตอบกลับจะไม่รวมอยู่ในผลการค้นหา
การค้นหาข้อความที่เก็บรักษาไว้จะไม่รวมถึงห้องแชทด้วย เว้นแต่ว่าผู้ใช้ที่ถูกกำหนดให้มีการเก็บรักษาจะส่งข้อความ
เมื่อคุณค้นหาข้อมูลที่เก็บรักษาในกรณีใดๆ ห้องนิรภัยจะแสดงการสนทนาในห้องแชทเฉพาะเมื่อผู้ใช้ที่ถูกกำหนดให้มีการเก็บรักษามีการส่งข้อความอย่างน้อย 1 ข้อความ
ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร