Поддерживаемые типы данных

Сейф поддерживает перечисленные ниже сервисы Google Workspace.

Сервис Управление хранением Запрет на удаление Поиск и экспорт
Gmail checkmark checkmark checkmark
Диск (поддерживаемые типы файлов) checkmark checkmark checkmark
Группы checkmark checkmark checkmark
Google Chat (с включенной историей) checkmark checkmark checkmark
Классическая версия Hangouts (с включенной историей) Применяются правила хранения Google Chat Применяются запреты на удаление Google Chat Используется поиск и экспорт Gmail

Google Meet

checkmark Применяются запреты на удаление данных Диска Используется поиск и экспорт данных Диска
Google Voice для G Suite checkmark checkmark checkmark

Примечание. Если сервис не входит в вашу версию Google Workspace, он все равно может присутствовать на сайте Сейфа. При этом правила хранения и запреты на удаление, установленные для неподдерживаемого сервиса, работать не будут, а поиск не даст результатов.

Gmail и сообщения Групп

Сейф полностью интегрирован с Gmail и Google Группами, поэтому поиск сообщений в Сейфе выполняется по архиву сообщений вашей организации. Это означает следующее:

  • Сообщения появляются в Сейфе, как только они попадают в Gmail или публикуются в группе.
  • В Сейфе можно использовать те же операторы поиска, что и в Gmail.
  • Сейф индексирует примерно первые 250 страниц текста в сообщении.

Индексация и поиск

Сообщения Gmail с контентом из других источников

Сообщения Gmail с контентом из других сервисов Google

Если пользователь предоставляет доступ к файлам Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм с помощью Gmail, система вставляет ссылку на документ, а не прикрепляет его копию к сообщению. Поскольку исходный файл содержится на Диске, он не обрабатывается при хранении, установке запретов на удаление, поиске или экспорте сообщений.

Пользователи Gmail могут делиться ссылками на контент, хранящийся в других сервисах Google, например YouTube и Google Фото. Сейф не поддерживает дополнительные сервисы Google, поэтому их контент недоступен для хранения, поиска и экспорта, а также для установки запретов на удаление.

Пользователи также могут отправлять электронные сообщения с помощью других основных сервисов, помимо Gmail. Например:

  • Календарь. Отправка приглашений и сообщений с помощью параметра Уведомить гостей в версии этого сервиса для компьютера.
  • Диск. Отправка сообщения, когда пользователи предоставляют доступ к файлам в этом сервисе.
  • Google Документы, Таблицы, Презентации и Рисунки. Отправка сообщений от приложения, когда пользователи пересылают по электронной почте прикрепленные файлы.
  • Формы. Электронные письма, содержащие формы или ссылки на них.
  • Google Keep. Электронные письма, отправляемые, когда пользователи предоставляют доступ к заметкам в этом сервисе.
Примечание. При отправке сообщений через основные сервисы (помимо Gmail) исходящие письма не сохраняются и не отображаются в папках отправленных сообщений в Gmail. Это означает, что к ним не применяются правила хранения и запреты на удаление в Сейфе. Кроме того, такие письма не будут показываться в результатах поиска в Сейфе. Чтобы обеспечить полный доступ Сейфа ко всем сообщениям, отправленным основными сервисами, администратор должен настроить комплексное хранение почты.

Примечание. Комплексное хранение почты применяется только к основным сервисам Google Workspace. Дополнительные сервисы Google могут отправлять электронные письма от имени пользователей. Такие письма могут не отображаться в папке "Отправленные" у пользователей и могут быть недоступны в Сейфе.

Сообщения Gmail с контентом AMP

Динамические электронные письма содержат разметку, которая позволяет показывать контент AMP в Gmail. Сообщения с контентом AMP могут приходить из других сервисов Google, а также от внешних отправителей.

Например, с помощью динамического электронного письма пользователь Gmail может:

  • просматривать комментарии к файлам Google Документов, существующие на момент открытия пользователем уведомления в Gmail;
  • быстро публиковать ответы и изменять комментарии, не открывая документ;
  • выполнять дополнительные действия с сообщением в Интернете, например отвечать на приглашения и участвовать в опросах.

В исходном динамическом электронном письме присутствуют три типа схожего контента:

  • обычный текст (для почтовых клиентов, которые показывают только такой текст);
  • HTML (для почтовых клиентов, которые не показывают динамический контент);
  • разметка AMP. Открыв сообщение, пользователь Gmail видит динамический и интерактивный контент AMP. Разметка AMP может получать обновления в момент открытия сообщения и сразу же показывать их пользователю.

Поскольку такие сообщения являются динамическими, отображаемый в Gmail контент может со временем изменяться. Например, уведомление о комментарии из активного файла в Google Документах может отличаться при каждом открытии одного и того же сообщения в течение нескольких дней.

Поддержка динамических электронных писем в Сейфе

  • При предварительном просмотре динамического электронного письма Сейф показывает его HTML-версию. Чтобы посмотреть все разделы сообщения, в том числе разметку AMP, нажмите Показать оригинал.
  • При экспорте динамических электронных писем в него включается весь обычный текст, HTML-контент и разметка AMP.
  • Сейф сохраняет весь HTML-контент, обычный текст и разметку AMP, которые содержатся в динамическом электронном письме. Динамический контент, который видит пользователь, когда открывает письмо, сохранить невозможно.
  • Сейф может выполнять поиск по обычному тексту и HTML-контенту в динамическом электронном письме, однако разметка и контент AMP не индексируются и не включаются в поиск.

Если пользователь открыл сообщение с разметкой AMP, Сейф не сможет определить, просмотрел ли пользователь Gmail динамический контент в этом сообщении. Сервис Gmail не показывает динамический контент, если:

В любом из приведенных выше случаев Gmail не показывает контент AMP. Однако разметка AMP по-прежнему остается в исходном сообщении и доступна в Сейфе.

Какие типы контента индексируются?

Gmail индексирует большинство текстовых файлов, прикрепленных непосредственно к сообщению, в том числе файлы PDF, XLSX и DOCX.Эти прикрепленные файлы включаются в результаты поиска и экспорт сообщений из Gmail. Также на них распространяются правила хранения и запреты на удаление данных Gmail.

Файлы изображений, видео-, аудио- и исполняемые файлы, включенные в сообщение или прикрепленные к нему, не индексируются.

Содержат ли результаты поиска, отображаемые в Сейфе, только первый мегабайт данных?

Нет. Хотя индексация и поиск производятся только для первого мегабайта, при обнаружении соответствий в Сейфе видно всё сообщение и прикрепленные к нему файлы.

Все ли сообщения Групп хранятся в Сейфе и доступны для поиска?

Сейф можно использовать для хранения сообщений в группах, для которых включено архивирование, а также для поиска по этим сообщениям и установки запретов на их удаление. Владельцы групп могут включать и отключать архивирование для них. Если владелец группы отключит архивирование, ее сообщения по-прежнему останутся в почтовых ящиках пользователей.

Как Сейф обрабатывает черновики электронных сообщений

Результаты поиска и экспорт сообщений из Gmail могут содержать черновики, которые бывают трех типов:

  • Неотправленные сообщения в папке "Черновики": на эти письма распространяются правила хранения и запреты на удаление.
  • Отмененные черновики: когда пользователь удаляет сообщение, не отправив его адресату, оно сразу исчезает и через 30 дней удаляется навсегда (независимо от правил хранения и запретов).
  • Автоматически сохраненные версии черновиков: когда пользователь создает сообщение, Gmail автоматически сохраняет его версию, если работа приостанавливается на несколько секунд. Пользователь видит только последнюю версию черновика, однако более ранние версии доступны в Сейфе для поиска и экспорта. На версии черновиков не распространяются правила хранения и запреты на удаление.

    Автосохраненные версии доступны в Сейфе до момента окончательного удаления, даже после того как пользователь отправил сообщение. Версии черновиков, созданные в большинстве клиентов Google Gmail (включая веб-версию, приложения для Android и iOS), удаляются навсегда через один день после того, как они были сохранены в Gmail. В некоторых случаях, например при использовании сторонних IMAP-клиентов, этот интервал составляет 30 дней.

Чтобы на неотправленные сообщения в папках "Черновики" пользователей не распространялись новые или существующие правила хранения, установите для них флажок Не включать черновики.

Вы также можете исключить черновики сообщений из результатов поиска и экспорта.

  • Установите флажок Не включать черновики, прежде чем выполнять поиск.
    • Автоматически сохраненные версии черновиков будут доступны для предварительного просмотра. Другие типы черновиков не будут включены в результаты поиска.
    • Все типы черновиков будут исключены из экспорта.
  • Добавьте к поисковому запросу оператор –(label:^deleted AND label:drafts):
    • Неотправленные сообщения в папке "Черновики" и автоматически сохраненные версии черновиков будут доступны для предварительного просмотра. Отмененные черновики будут исключены из результатов поиска.
    • Все автоматически сохраненные и отмененные черновики сообщений будут исключены из экспорта. Неотправленные сообщения в папке "Черновики" будут экспортироваться.
Как Сейф обрабатывает сообщения в конфиденциальном режиме Gmail

Конфиденциальный режим Gmail позволяет пользователям ограничивать доступ получателей к конфиденциальному содержимому сообщений. Эта функция доступна для всех личных аккаунтов Gmail и организаций G Suite, которые ее включили.

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляется только тема и ссылка.

Сообщения в конфиденциальном режиме, отправленные пользователями домена

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Сейф можно использовать для хранения, поиска и экспорта всех конфиденциальных сообщений, отправленных сотрудниками, а также для установки запретов на удаление.

Конфиденциальные письма, отправленные после 30 ноября 2018 г., доступны Сейфу в почтовых ящиках всех отправителей и получателей внутри организации. Такие письма всегда доступны Сейфу, даже если отправитель указал срок окончания действия или отменил доступ к конфиденциальным сообщениям.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от отправителей за пределами домена 

Даже если в организации не включен конфиденциальный режим Gmail, пользователи могут получать сообщения в этом режиме от других клиентов G Suite и личных аккаунтов Gmail.

Вы можете хранить и экспортировать заголовки и темы конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также выполнять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Однако нельзя выполнять поиск по содержимому или прикрепленным файлам конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также экспортировать эти данные.

Примечание. Администраторы G Suite могут создать правило соответствия, блокирующее отправленные в ваш домен конфиденциальные сообщения.

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Ниже описано, каким образом Сейф поддерживает работу с сообщениями, отправленными в конфиденциальном режиме.

  • Сейф возвращает внутренние конфиденциальные сообщения, соответствующие поисковому запросу. Вы можете скрыть конфиденциальное содержимое письма при предварительном просмотре и исключить его при печати или экспорте сообщений.
  • Для поиска конфиденциальных сообщений можно применять оператор label:confidentialmode. Он также позволяет применить к таким письмам запрет на удаление или созданные вами правила хранения.

Классическая версия Hangouts и Google Talk

Важно! В конце 2020 г. классический интерфейс Hangouts будет отключен для всех клиентов G Suite. Администраторы Сейфа должны подготовиться к предстоящему переходу.

В Сейфе полностью поддерживаются чаты классической версии Hangouts и Google Talk. Вы можете сохранять и искать сообщения чатов, а также устанавливать запреты на их удаление в следующих случаях:

  • Чаты в классическом интерфейсе Hangouts с включенной историей. Администраторы Google Workspace могут включать и отключать историю чата, а также предоставлять такую возможность пользователям. Подробнее об истории чата… Если история включена, Сейф архивирует все чаты из Gmail и мобильных приложений классической версии Hangouts.
  • Чаты Google Talk с включенной записью. Администраторы Google Workspace не могут принудительно включить запись чата. Однако они могут отключить его историю для всех пользователей домена.
Примечание. В полном объеме в Сейфе поддерживаются только чаты классической версии Hangouts, созданные после 8 апреля 2015 года. Искать и экспортировать более ранние сообщения, а также запрещать их удаление можно только в том случае, если для них была включена запись.

Сейфу доступны следующие данные чатов в классической версии Hangouts:

  • Имена участников чата.
  • Сообщения чата, а также ссылки на прикрепленные файлы.
  • Названия групповых чатов в классической версии Hangouts. Дать название можно только групповому чату. Если собеседников двое, чат останется безымянным.
  • Время начала и окончания чата.

Сейфу недоступны следующие сведения:

  • Непринятые приглашения в чат. Если пользователь не участвовал в беседе, отправленные ему сообщения не сохраняются.
  • Видеовстречи.
  • Чаты в Google Документах.
  • Изображения, отправленные в классической версии Hangouts.

Архивация чатов в классическом интерфейсе Hangouts

Все сообщения чата в классическом интерфейсе Hangouts объединяются в цепочку. Она пополняется новыми сообщениями, если соблюдены следующие условия:

  • последнее сообщение отправлено менее трех часов назад;
  • в цепочке менее 1000 сообщений.

Если вы экспортируете сообщение чата в классическом интерфейсе Hangouts, в файл будет включена цепочка целиком.

Как включить поддержку чатов в классической версии Hangouts

Для полной поддержки чатов классической версии Hangouts с включенной историей:

  • Включите классический интерфейс Hangouts для домена.
  • Убедитесь, что сервис Gmail включен для всех пользователей классического интерфейса Hangouts. Сообщения классической версии Hangouts хранятся в той же системе, что и электронные письма Gmail. Сейф не может применять в классической версии Hangouts запреты на удаление и правила хранения для сообщений, отправляемых или получаемых пользователями, у которых отключена электронная почта Gmail. Кроме того, невозможно восстановить сообщения из классической версии Hangouts, которые были отправлены до активации Gmail.

Диск

Вы можете использовать Сейф, чтобы хранить и искать файлы на Диске и общих дисках организации. Сейф поддерживает файлы в формате Google и в других форматах, например PDF, DOCX и JPG.

Важная информация о Диске и хранении данных

Типы файлов на Диске, поддерживаемые Сейфом
Сейф можно использовать для хранения, установления запретов на удаление, поиска и экспорта следующих объектов на Диске:
  • файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Рисунков;
  • записей Google Meet;
  • файлов Jamboard, сохраненных на Дисках пользователей;
  • файлов других форматов (не Google), загруженных пользователями на Диск.

Сейф не поддерживает работу с папками и ярлыками Диска.

Область применения правила зависит от его типа

Правила хранения применяются к файлам, которые принадлежат пользователям (и к которым им напрямую предоставлен доступ) в организационном подразделении из области действия политики. Это также касается файлов на общих дисках, к которым пользователю предоставлен непосредственный доступ, независимо от того, является ли он пользователем этого общего диска.

Если установлен флажок Включить результаты поиска на общих дисках, правила хранения также будут применяться к общим дискам, пользователи которых принадлежат организационному подразделению из области действия этих правил.

По истечении срока хранения удаляются только файлы, принадлежащие пользователям

В соответствии с правилами хранения сохраняются все файлы на Диске пользователя (включая содержимое общего диска, если на него распространяется правило), в том числе файлы, которые принадлежат или доступны пользователям организационного подразделения из области действия правил. Тем не менее по истечении срока хранения из Сейфа удаляются только файлы, принадлежащие пользователям этого организационного подразделения. Внешние файлы никогда не удаляются.

Общие диски и применение к ним правил хранения

Правило хранения, примененное к общим дискам, может распространяться:

  • на все общие диски в домене;
  • на некоторые общие диски в домене.

Удаление файлов с общего диска регулируется только правилами хранения для такого диска.

  • В соответствии с правилами хранения сохраняются все файлы на Диске пользователя (включая содержимое общего диска, если на него распространяется правило). Однако поскольку файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю, они удаляются только в соответствии с правилами хранения, которые заданы именно для общих дисков.
  • Правила, которые применяются к пользователям и для которых установлен параметр Включить результаты поиска на общих дисках, могут только увеличить жизненный цикл файлов на общих дисках.
Применение правил хранения и истечение срока хранения файлов на Диске может происходить с задержками
  • При создании или обновлении правила хранения изменения вступают в силу в течение трех часов. Файлы, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются и не могут быть восстановлены.
  • По истечении срока хранения удаление файлов с Диска может занять до 15 дней.
Правила хранения и запреты применяются только к файлам, созданным пользователями в домене

На файлы, которые созданы за пределами домена и к которым предоставлен доступ вашим пользователям, не распространяются запреты и правила хранения вашей организации.

Указанное для загруженного файла время создания и изменения зависит от источника файла
Время создания и изменения файла, которое указывается при его загрузке на Диск, может соответствовать времени локального файла или времени загрузки. Это зависит от источника, из которого файл был добавлен на Диск. В таблице ниже показано, какое время указывается для файлов из различных источников.
  • Загрузка – временная метка соответствует времени загрузки файла на Диск.
  • Локальный файл – временная метка соответствует времени, указанному в исходном файле на устройстве или в сервисе.
Источник файла (клиент) Время создания Время изменения
Веб-приложение Загрузка

До 8 апреля 2020 г. – загрузка

После 8 апреля 2020 г. – локальный файл

Клиент Google Диска Локальный файл Локальный файл
Автозагрузка и синхронизация Загрузка Локальный файл
iOS Загрузка Загрузка
Android Загрузка Загрузка
G Suite Migrate Локальный файл Локальный файл
API Диска Может быть указано вызывающей стороной Может быть указано вызывающей стороной
В Сейфе не разрешается создавать конфликтующие правила хранения для Диска

Каждое специальное правило хранения, созданное для файлов на Диске, должно:

  • содержать уникальную дату изменения или создания
    ИЛИ
  • применяться к уникальной группе пользователей.

Например, конфликт может возникнуть, если существует правило для организационного подразделения, а вы пытаетесь добавить правило для общего диска, к которому имеют доступ все пользователи этого подразделения. Новое правило также будет отклонено Сейфом, если оно имеет неуникальную дату создания или последнего изменения.

Правило хранения можно сделать уникальным с помощью параметра Включить результаты поиска на общих дисках. Между двумя правилами с одинаковыми критериями хранения не возникает конфликт, если одно правило распространяется на общий диск, а другое – нет.

Если файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

Управление правилами для приложений, данные которых хранятся на Диске

Некоторые сервисы Google могут хранить данные на Диске. На такие данные распространяются следующие правила хранения Google Диска:

Продукт Хранение
Jamboard

Сейф хранит Jam-файлы, сохраненные на Диске пользователя, в соответствии с правилами хранения Диска. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу.

Google Meet

На записи Meet по умолчанию распространяются правила хранения Диска.

Чтобы управлять хранением записей Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Если правила хранения для Meet включены, правила хранения Диска к записям Meet применяться не будут.

Файлы в корзине и правила хранения

Вы можете настраивать специальные правила хранения, навсегда удаляющие файлы через определенное количество дней после их перемещения в корзину пользователями. Правила хранения по дате перемещения в корзину распространяются только на те файлы, которые были перемещены в корзину не ранее 1 августа 2016 года.

  • Правило хранения по дате перемещения в корзину применяется к файлам, которые находятся в корзине пользователя, а также к тем, которые были удалены при ее очистке.
  • Правило хранения по дате перемещения в корзину навсегда удаляет только файлы, принадлежащие пользователю или общему диску, к которому оно применяется.
  • Если на файл в корзине распространяется действие нескольких правил хранения, то приоритет имеет правило хранения по дате перемещения в корзину. Если к файлу применяются несколько правил хранения по дате перемещения в корзину, приоритетным будет то, срок действия которого дольше. Как обычно, запреты на удаление данных имеют приоритет над любыми правилами хранения.
  • Файлы на общих дисках, на которые не распространяется запрет на удаление или правило хранения, навсегда удаляются из всех систем Google приблизительно через 30 дней после перемещения в корзину.
Правила хранения не распространяются на файлы, встроенные в документы и презентации

Пользователи могут связать файл Google с другим файлом Google.Например, работая с документом Google, пользователь может создать диаграмму, связанную с данными в таблице Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

Если на документ из примера выше распространяется правило хранения, а таблица не подпадает под действие правил хранения или запретов на удаление, то она может быть удалена навсегда, даже если документ сохранится.

Важная информация о Диске и запретах на удаление

Область действия запрета зависит от того, как он настроен
  • Запрет на удаление данных на Диске применяется к объектам, принадлежащим пользователю или организации, которые добавлены в этот запрет, а также к объектам, к которым этому пользователю или организации предоставлен непосредственный доступ.Если пользователю предоставлен непосредственный доступ к объектам на общих дисках (независимо от того, является ли он участником этих дисков), то эти объекты тоже включаются в результаты поиска. Это не касается папок и ярлыков Диска.
  • Нельзя установить запрет на общий диск. Нужно сделать это для его участников и установить флажок Включить результаты поиска на общих дисках.
Условия, при которых запрет на удаление данных на общих дисках не действует
Файлы на общих дисках не сохраняются в перечисленных ниже случаях.
  • Если участник общего диска:
    • перемещает файл с общего диска, и этот участник не добавлен в запрет;
    • удаляет из общего диска единственного из участников, в отношении которого действует запрет.
  • Ни один из участников общего диска не добавлен в запрет на удаление данных.

При удалении общего диска к его файлам могут применяться следующие сценарии запрета на удаление данных:

  • Если сотрудник является участником удаленного общего диска как индивидуальный пользователь, а не в рамках группы, и к нему применяется запрет на удаление данных, все файлы в этом общем диске будут сохранены, пока с пользователя не будет снят запрет. После этого и только если в отношении файлов не действует какой-либо другой запрет или правило хранения, они удаляются.

  • Если сотрудник не является участником удаленного общего диска, но у него есть доступ к файлу на общем диске как у индивидуального пользователя, а не в рамках группы, и к нему применяется запрет на удаление данных, сохранен будет только этот файл, пока с пользователя не будет снят запрет. Файлы, к которым не применяется правило хранения или запрет на удаление, удаляются.

 

Важная информация о Диске и поиске данных

Как Сейф ищет объекты на Диске?

Сейф ищет на Диске все объекты, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, а также те, к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ.Объекты на общих дисках, к которым пользователю предоставлен непосредственный доступ, могут быть включены в результаты поиска независимо от того, является ли он пользователем этого общего диска. Это не касается папок и ярлыков Диска.

Можно ли выполнять поиск на общих дисках?

Да. Вы можете выполнять поиск непосредственно на выбранных общих дисках. Кроме того, при поиске файлов, принадлежащих определенным пользователям или организационным подразделениям, можно включать в результаты данные на общих дисках.

Какие компоненты объектов на Диске доступны для поиска?

Объекты можно искать по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.

Файлы некоторых типов можно искать по словам и словосочетаниям из их содержимого. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

Сейф не индексирует содержимое видео- и аудиофайлов, изображений и исполняемых файлов.

Для каких типов файлов доступен предварительный просмотр с помощью Сейфа для Диска?

Предварительный просмотр доступен для файлов следующих типов:

  • файлы, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Рисунках;
  • документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
Связанные файлы могут не включаться в результаты поиска и экспорта файлов на Диске

В некоторых редакторах Документов Google пользователи могут связать один файл с другим.Так, в файл Google Документов можно вставить диаграмму, данные которой берутся из таблицы Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

При поиске файлов на Диске Сейф возвращает только результаты, соответствующие условиям поиска. Если найденные файлы связаны с файлами, не отвечающими критериям поиска, связанные файлы не будут включены в результаты поиска.

Можно ли выполнять поиск по истории изменений документа?

Нет. В результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако в поисковом запросе вы можете указать дату версии. При этом Сейф будет искать данные в текущей версии файла, а для предпросмотра и экспорта будет доступно содержимое последней версии файла, сохраненной до 12:00 (UTC) в указанную дату. Управление версиями поддерживается только в Google Диске для Google Документов, Таблиц, Презентаций и Рисунков.

Некоторые свойства приводятся только для текущей версии файла, независимо от указанной в запросе даты. Это название файла, пользователи, имеющие к нему доступ, дата последнего изменения и другие метаданные из файла metadata.xml Сейфа.

В сводку версии также включаются комментарии, если выполняются перечисленные ниже условия.

  • Комментарии, помеченные как нерешенные, добавляются в сводку, если у организации есть разрешение на добавление комментариев или изменение документа. Если ей разрешен только просмотр, комментарии не показываются.
  • Отдельный нерешенный комментарий (без ответов) добавляется в сводку, если: 1) он создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Комментарии, созданные позже даты версии, не приводятся.
  • Цепочка нерешенных комментариев (нерешенный комментарий с ответами) добавляется в сводку, если: 1) первый комментарий создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Так, если цепочка состоит из двух сообщений, созданных 1 и 5 октября, то в сводке для версии от 2 октября будут присутствовать оба комментария, несмотря на то, что второй тогда ещё не был создан.
  • Измененные комментарии приводятся в своей последней редакции.
  • Решенные и удаленные комментарии не добавляются в сводку, даже если они были созданы в день, соответствующий дате версии.
Можно ли выполнять поиск по организационному подразделению верхнего уровня?

Нет. Поиск по организационному подразделению верхнего уровня не поддерживается. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные аккаунты. Вы можете указать в запросе поиска по Диску не более 5000 аккаунтов (отдельных пользователей или участников организационных подразделений).

Указанное для загруженного файла время создания и изменения зависит от источника файла
Время создания и изменения файла, которое указывается при его загрузке на Диск, может соответствовать времени локального файла или времени загрузки. Это зависит от источника, из которого файл был добавлен на Диск. В таблице ниже показано, какое время указывается для файлов из различных источников.
  • Загрузка – временная метка соответствует времени загрузки файла на Диск.
  • Локальный файл – временная метка соответствует времени, указанному в исходном файле на устройстве или в сервисе.
Источник файла (клиент) Время создания Время изменения
Веб-приложение Загрузка

До 8 апреля 2020 г. – загрузка

После 8 апреля 2020 г. – локальный файл

Клиент Google Диска Локальный файл Локальный файл
Автозагрузка и синхронизация Загрузка Локальный файл
iOS Загрузка Загрузка
Android Загрузка Загрузка
G Suite Migrate Локальный файл Локальный файл
API Диска Может быть указано вызывающей стороной Может быть указано вызывающей стороной

Google Chat

Вы можете использовать Сейф, чтобы хранить и искать сообщения, отправленные через Google Chat.

Важная информация о Google Chat и хранении данных

Правила хранения и запреты на удаление распространяются на прямую переписку только при включенной истории

Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-комнаты, однако для прямой переписки они действуют только при включенной истории. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чатов, а также предоставлять такую возможность пользователям.

Область применения правила зависит от его типа
  • По умолчанию правила хранения применяются ко всем прямым перепискам и чат-комнатам.
  • Специальное правило хранения, установленное для организационного подразделения, действует только в отношении прямых переписок и не применяется к чат-комнатам.
  • Специальное правило хранения, установленное для всех чат-комнат, действует только в их отношении и не применяется к прямым перепискам.
Сроки хранения зависят от участников; сообщения во внешних чат-комнатах не хранятся

Прямая переписка

Владельцами прямой переписки являются оба ее участника. Если в отношении собеседников в одной организации применяются разные правила хранения, приоритет имеет то из них, срок действия которого заканчивается последним.

Внешние пользователи. Если участники относятся к разным организациям, прямая переписка хранится в соответствии с правилами хранения каждой организации.

Например, компания A хранит прямые переписки в течение 1 недели, а компания Б – в течение 2 лет. Сейф хранит прямые переписки между пользователями компании A и компании Б следующим образом:

  • Прямые переписки для компании A хранятся в течение 1 недели. По истечении этого срока удаляются все сообщения, которые ещё не были удалены. Они становятся недоступными пользователям компании А. В Chat применяется 30-дневный срок хранения сообщений, по истечении которого они удаляются. Они доступны в Сейфе до момента удаления. После завершения срока хранения Chat прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании А.
  • Прямая переписка с возможностью поиска и экспорта хранится в компании Б в течение 2 лет. По прошествии 2 лет сообщения, которые не были удалены ранее, удаляются. К ним применяется 30-дневный срок хранения Chat. По истечении этого срока прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании Б и удаляется из систем Google без возможности восстановления.

Чат-комнаты

Сообщения в чат-комнате принадлежат всем участникам. Если в отношении собеседников в одной организации применяются разные правила хранения, приоритет имеет то из них, срок действия которого заканчивается последним.

Внешние пользователи. Если участники относятся к разным организациям, чат хранится в соответствии с правилами организации пользователя, который создал чат-комнату. Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт для сообщений, отправленных сотрудниками в чат-комнатах, принадлежащих другой организации.

По истечении срока хранения сообщение навсегда удаляется из Сейфа

Правила хранения Chat не позволяют удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые удалил пользователь. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление сообщений по истечении срока хранения, оно применяется ко всем сообщениям.

Важная информация о Google Chat и запретах на удаление

Правила хранения и запреты на удаление распространяются на прямую переписку только при включенной истории

Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-комнаты, однако для прямой переписки они действуют только при включенной истории. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чатов, а также предоставлять такую возможность пользователям.

Запрет на удаление распространяется на чаты в чат-комнатах, только если пользователь, для которого настроен запрет, отправлял в них сообщения и чат-комната принадлежит вашей организации

Запрет, применяемый к аккаунту пользователя, действует в отношении только тех чатов, в которых он оставил хотя бы одно сообщение. Если пользователь читал сообщения чата, но не оставил в нем ни одного сообщения, запрет на удаление на этот чат не распространяется. Запреты на удаление не применяются в чат-комнатах, принадлежащих другой организации.

Запрет на удаление данных пользователя действует на все отправленные ему сообщения прямой переписки, даже если он не отвечал на них или отправителем был внешний пользователь.

Установить запрет для всей чат-комнаты нельзя

Чат-комнату в Chat нельзя создать только для определенного организационного подразделения: в нее может быть приглашен любой пользователь в домене. Сообщения, отправленные участниками чат-комнаты, к которым запрет не применяется, не хранятся в Сейфе.
Сообщения, подпадающие под запрет на удаление, всегда видны пользователям Сейфа с разрешением на доступ

Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому сообщению. Однако администратор Сейфа, если у него есть соответствующие разрешения, может искать такие сообщения в Сейфе, просматривать и экспортировать их.

Важная информация о Google Chat и поиске данных

Файлы, к которым предоставлен доступ пользователям Chat, могут храниться на Диске

Если пользователь предоставляет доступ к файлам Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм с помощью Google Chat, система вставляет ссылку на документ, а не прикрепляет его копию к сообщению. Поскольку исходный файл хранится на Диске, он не обрабатывается при хранении, поиске или экспорте сообщений чата, а также при установке запретов на их удаление.

Сейф индексирует большинство текстовых файлов другого формата (не Google), прикрепленных непосредственно к сообщению чата (например, с расширениями PDF, XSLX и DOCX). Эти прикрепленные файлы включаются в результаты поиска и экспорта сообщений чата. Также на них распространяются правила хранения и запреты на удаление чата.

В Сейфе доступен предварительный просмотр не более 1000 сообщений одного чата

Из Сейфа можно экспортировать все сообщения, которые отображаются в результатах поиска, однако предварительный просмотр доступен только для 1000 сообщений. Попробуйте сузить результаты, уточнив поисковой запрос и применив другие фильтры. Так вы сможете посмотреть большее количество релевантных сообщений.

В Сейфе можно найти чат определенного пользователя, только если этот пользователь оставил в нем хотя бы одно сообщение и чат-комната принадлежит вашей организации
  • В результатах поиска показываются прямые переписки и чаты, в которых нужный участник отправил хотя бы одно сообщение.
  • Если пользователь только просматривал сообщения в чате, но не отвечал на них, такого чата не будет в результатах поиска.
  • Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт для сообщений, отправленных сотрудниками в чат-комнатах, принадлежащих другой организации.
  • Вы можете искать и экспортировать сообщения внешних пользователей в чат-комнатах, созданных сотрудниками организации.
При поиске информации, на удаление которой наложен запрет, в результаты будут включены только те чаты, в которых пользователь с запретом на удаление данных оставил хотя бы одно сообщение
Если в Сейфе нужно найти данные, для которых установлен запрет на удаление, сообщения чата будут включены в результаты поиска, только если пользователь с запретом на удаление данных оставил в этом чате хотя бы одно сообщение и чат-комната создана сотрудником вашей организации.
Поиск выполняется только по прямым перепискам, происходившим при включенной истории чата, и сообщениям в чат-комнатах, которые принадлежат вашей организации

С помощью Сейфа можно выполнять поиск только тех сообщений прямой переписки, обмен которыми происходил при включенной истории чата. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чата, а также предоставлять такую возможность пользователям.

Сообщения чат-комнат, созданных сотрудниками организации, всегда доступны для поиска в Сейфе, однако нельзя выполнять поиск по сообщениям сотрудников в чат-комнатах, которые принадлежат другой организации.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?