Obsługiwane typy danych

Vault obsługuje te usługi Google Workspace:

Usługa Zarządzanie regułami przechowywania Blokowanie Wyszukiwanie i eksportowanie
Gmail checkmark checkmark checkmark
Dysk (obsługiwane typy plików) checkmark checkmark checkmark
Grupy checkmark checkmark checkmark
Google Chat (z włączoną historią) checkmark checkmark checkmark
Klasyczna wersja Hangouts (z włączoną historią) Objęte przez reguły przechowywania w Google Chat Objęte przez blokady w Google Chat Użyj wyszukiwania i eksportowania w Gmailu

Google Meet

checkmark Objęte przez blokady na Dysku Użyj wyszukiwania i eksportowania na Dysku
Google Voice dla G Suite checkmark checkmark checkmark

Uwaga: jeśli Twoja wersja Google Workspace nie obejmuje niektórych usług, na stronie Vault usługi te wciąż mogą pojawić się jako opcje. Reguły przechowywania i blokady ustawione dla nieobsługiwanej usługi nie mają jednak zastosowania, a wyszukiwania nie wyświetlają żadnych wyników.

Wiadomości z Gmaila i Grup dyskusyjnych

Usługa Vault jest w pełni zintegrowana z Gmailem i Grupami dyskusyjnymi Google. Dlatego podczas wyszukiwania e-maili przy użyciu Vault w rzeczywistości przeszukujesz archiwum wiadomości swojej organizacji. Oznacza to, że:

  • Wiadomości są dostępne w Vault, gdy tylko zostaną odebrane w Gmailu lub opublikowane w Grupach dyskusyjnych.
  • Możesz korzystać z tych samych znanych operatorów wyszukiwania, które są dostępne w Gmailu.
  • Vault indeksuje w przybliżeniu pierwsze 250 stron tekstu wiadomości.

Więcej informacji o indeksowaniu i wyszukiwaniu

Wiadomości z Gmaila zawierające treści z innych źródeł

Wiadomości z Gmaila zawierające treści z innych usług Google

Gdy ktoś używa Gmaila do udostępniania pliku Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google, Gmail wstawia do wiadomości link, zamiast załączać do niej kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania ani eksportowania wiadomości.

Użytkownicy Gmaila mogą udostępniać linki do treści przechowywanych w innych usługach Google, takich jak YouTube czy Zdjęcia Google. Vault nie obsługuje dodatkowych usług Google, więc nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować ich zawartości.

Oprócz Gmaila użytkownicy mogą też wysyłać e-maile za pomocą innych usług podstawowych. Przykład:

  • Kalendarz – wychodzące zaproszenia i wiadomości wysyłane przy użyciu opcji Wyślij e-maila do gości w Kalendarzu na komputerze.
  • Dysk – treść wiadomości wysyłanych, gdy użytkownicy udostępniają pliki na Dysku.
  • Dokumenty Google, Arkusze, Prezentacje i Rysunki – wiadomości wysyłane przez usługę, gdy użytkownicy wysyłają pliki jako załączniki w e-mailach.
  • Formularze – e-maile zawierające formularze lub linki do formularzy.
  • Keep – e-maile wysyłane, gdy użytkownicy udostępniają notatki w Keep.
Ważne: wiadomości wysyłane przez usługi podstawowe inne niż Gmail nie są zapisywane w folderach Wysłane użytkowników w Gmailu i nie są w nich widoczne. Dlatego reguły przechowywania i blokady Vault nie są stosowane do tych wiadomości, a wyniki wyszukiwania w Vault nie zawierają takich e-maili. Aby usługa Vault miała pełny dostęp do wszystkich wiadomości wysyłanych przez usługi podstawowe, administrator musi skonfigurować kompleksowe przechowywanie poczty.

Uwaga: kompleksowe przechowywanie poczty obejmuje tylko usługi podstawowe Google Workspace. Dodatkowe usługi Google mogą mieć możliwość wysyłania e-maili w imieniu użytkowników. Wiadomości wysyłane przez te usługi mogą nie być przechowywane w folderach Wysłane użytkowników i mogą być niedostępne w Vault.

Wiadomości z Gmaila zawierające treść AMP

Dynamiczne e-maile zawierają znaczniki, które wyświetlają treść AMP w Gmailu. Inne usługi Google mogą wysyłać wiadomości z treścią AMP, a użytkownicy w Twojej organizacji mogą otrzymywać dynamiczne e-maile od nadawców zewnętrznych.

Korzystając z dynamicznej poczty, użytkownik Gmaila może na przykład:

  • wyświetlać komentarze do plików Dokumentów Google w postaci, w jakiej istnieją w chwili otwarcia przez użytkownika powiadomienia w Gmailu;
  • szybko publikować odpowiedzi i zamykać komentarze bez otwierania dokumentu;
  • wykonywać w wiadomości dodatkowe zadania oparte na przeglądarce, takie jak odpowiadanie na zaproszenia czy ankiety.

Źródło dynamicznej wiadomości zawiera trzy typy podobnej treści:

  • Zwykły tekst (dla klientów poczty wyświetlających tylko zwykły tekst).
  • HTML (dla klientów poczty, które nie obsługują zawartości dynamicznej).
  • Znaczniki AMP. Użytkownik Gmaila widzi w otwartej wiadomości dynamiczną i interaktywną zawartość AMP. Znaczniki AMP mogą pobierać wszystkie aktualizacje w chwili otwarcia wiadomości i natychmiast wyświetlać je użytkownikowi.

Wiadomości mają charakter dynamiczny, dlatego zawartość wyświetlana w Gmailu może się zmieniać wraz z upływem czasu. Na przykład powiadomienie o komentarzu z aktywnego Dokumentu Google może być inne przy każdym otwarciu tej samej wiadomości w ciągu kilku dni.

Obsługa dynamicznych e-maili w Vault

  • W podglądzie dynamicznej wiadomości Vault wyświetla jej wersję HTML. Kliknij Pokaż oryginał, aby wyświetlić wszystkie części wiadomości, w tym znaczniki AMP.
  • Eksportowanie e-maili dynamicznych obejmuje całą zawartość zwykłego tekstu, HTML i znaczników AMP.
  • Vault zachowuje całą zawartość HTML, zwykłego tekstu i znaczników AMP z wiadomości dynamicznej. Vault nie zachowuje zawartości dynamicznej, którą można pobrać i wyświetlić, gdy użytkownik otworzy wiadomość.
  • Vault może przeszukiwać zwykły tekst i zawartość HTML w wiadomości dynamicznej. Jednak znaczniki AMP i zawartość AMP nie są indeksowane i nie można ich przeszukiwać.

Vault nie ustala, czy użytkownik Gmaila wyświetlił zawartość dynamiczną po otwarciu wiadomości ze znacznikami AMP. Gmail nie wyświetla zawartości dynamicznej, gdy:

W obu przypadkach Gmail nie wyświetla zawartości AMP. Jednak źródło wiadomości nadal zawiera znaczniki AMP i są one dostępne w Vault.

Jakie typy treści są indeksowane?

Gmail indeksuje większość typów plików tekstowych, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości. Dotyczy to na przykład typów plików z rozszerzeniami .pdf, .xslx i .docx. Te załączniki są uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania e-maili oraz są objęte regułami przechowywania i blokadami Gmaila.

Pliki wideo, audio, obrazy i pliki binarne zawarte w wiadomościach lub do nich dołączone nie są indeksowane.

Czy wyniki wyszukiwania wyświetlane w Vault zawierają tylko treść z pierwszego megabajta danych?

Nie. Mimo że indeksowane i przeszukiwane są dane tylko z pierwszego megabajta, w przypadku znalezienia treści zgodnej z wyszukiwaniem w Vault wyświetla się cała wiadomość ze wszystkimi załącznikami.

Czy Vault umożliwia przechowywanie, blokowanie i wyszukiwanie wszystkich wiadomości z Grup dyskusyjnych?

Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości w grupach, w których jest włączone archiwizowanie. Właściciele grup mogą włączać i wyłączać archiwizowanie w swoich grupach. Jeśli właściciel grupy wyłączy archiwizowanie, wiadomości z tej grupy będą nadal dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników.

W jaki sposób Vault obsługuje wersje robocze e-maili?

Wyszukiwanie i eksportowanie wiadomości z Gmaila może obejmować wersje robocze e-maili. Dane użytkownika w Gmailu mogą zawierać trzy typy wersji roboczych wiadomości:

  • Niewysłane wiadomości w folderze Wersje robocze – są objęte blokadami i regułami przechowywania. 
  • Usunięte wersje robocze – wiadomość, którą użytkownik usuwa bez wysłania, jest natychmiast usuwana z widoku użytkownika. Po 30 dniach jest ona trwale usuwana niezależnie od blokad i reguł przechowywania.
  • Automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości – gdy użytkownik robi kilkusekundową przerwę podczas tworzenia wiadomości, Gmail automatycznie zapisuje tę wersję. Użytkownik ma dostęp tylko do najnowszej wersji roboczej wiadomości. Wcześniejsze wersje można nadal wyszukiwać i eksportować przy użyciu Vault. Te wersje nie podlegają blokadom ani regułom przechowywania.

    Wersje zapisane automatycznie są dostępne w Vault do czasu ich trwałego usunięcia, nawet po wysłaniu przez użytkownika wiadomości. Wersje robocze wiadomości wygenerowane przez większość klientów Gmaila (takich Gmail w przeglądarce, Gmail na iPadzie i iPhonie czy Gmail na Androidzie), są usuwane po jednym dniu od ich zapisania w Gmailu. Czasami, na przykład w przypadku klientów IMAP innych firm, wersje robocze są trwale usuwane po 30 dniach.

Możesz zaznaczyć pole Wyklucz kopie robocze w nowych lub istniejących regułach przechowywania, aby przechowywanie nie obejmowało niewysłanych wiadomości w folderach wersji roboczych użytkowników.

Możesz też usunąć wersje robocze wiadomości z wyników wyszukiwania i eksportu:

  • Przed wyszukiwaniem zaznacz pole Wyklucz kopie robocze.
    • Podglądy automatycznie zawierają zapisane wersje robocze wiadomości. Pozostałe typy wersji roboczych są wykluczane.
    • Wszystkie wersje robocze wiadomości są wykluczane z eksportu.
  • Dodaj -(label:^deleted AND label:drafts) do zapytania:
    • Podglądy zawierają niewysłane wiadomości z folderu Wersje robocze i automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości. Odrzucone wersje robocze są wykluczane.
    • Podczas eksportowania wszystkie odrzucone i automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości są ignorowane. Eksport obejmuje niewysłane wiadomości w folderze Wersje robocze.
W jaki sposób Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym Gmaila?

Tryb poufny Gmaila pozwala użytkownikom ograniczyć dostęp odbiorców do poufnych treści e-maili. Ta funkcja jest dostępna na wszystkich osobistych kontach Gmail i w organizacjach G Suite, w których ją włączono.

Gdy użytkownik wysyła wiadomość poufną, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i link są wysyłane przez SMTP.

Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej domenie

Jeśli w Twojej organizacji jest włączony tryb poufny Gmaila, Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować wszystkie wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji.

Wiadomości poufne wysłane po 30 listopada 2018 r. są widoczne dla Vault w skrzynkach pocztowych wszystkich nadawców i odbiorców wewnętrznych. Wiadomości są zawsze dostępne dla Vault, nawet jeśli nadawca ustawi datę wygaśnięcia lub anuluje dostęp do wiadomości w trybie poufnym.

Wiadomości w trybie poufnym odebrane spoza Twojej domeny 

Nawet jeśli w Twojej organizacji nie jest włączony tryb poufny Gmaila, użytkownicy mogą otrzymywać wiadomości w tym trybie od innych użytkowników G Suite i z prywatnych kont Gmail.

Możesz blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować nagłówki oraz tematy zewnętrznych wiadomości poufnych. Nie możesz jednak wyszukiwać ani eksportować treści i załączników takich wiadomości.

Uwaga: administratorzy G Suite mogą utworzyć regułę zgodności, która blokuje dostarczanie wiadomości w trybie poufnym przychodzących do Twojej domeny.

Praca z wiadomościami w trybie poufnym

Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym w następujący sposób:

  • Vault zwraca wewnętrzne wiadomości poufne, które odpowiadają zapytaniu. Możesz ukryć treść wiadomości poufnych w podglądzie wiadomości. Możesz też wykluczyć taką treść podczas drukowania lub eksportowania wiadomości.
  • Za pomocą atrybutu label:confidentialmode możesz wyszukać wiadomości poufne. Ta etykieta pozwala też stosować blokady i niestandardowe reguły przechowywania tylko do wiadomości poufnych.

Klasyczna wersja Hangouts i Google Talk

Ważne: pod koniec 2020 roku klasyczna wersja Hangouts zostanie wycofana dla wszystkich klientów korzystających z G Suite. Administratorzy Vault muszą podjąć działania, by przygotować się do tej zmiany.

Vault w pełni obsługuje czaty prowadzone w klasycznej wersji Hangouts i Google Talk. Możesz przechowywać i wyszukiwać następujące czaty oraz nakładać na nie blokady:

  • Klasyczna wersja Hangouts z włączoną historią.Administratorzy Google Workspace mogą określać, czy historia czatu ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom. Więcej informacji znajdziesz w artykule Włączanie i wyłączanie historii czatu w Google. Gdy historia jest włączona, Vault archiwizuje wszystkie czaty w Gmailu i aplikacjach mobilnych Hangouts w wersji klasycznej.
  • Zapisywane czaty z Google Talk.Administratorzy Google Workspace nie mogą wymusić zapisywania czatów. Mogą jednak wyłączyć historię czatów w domenie.
Uwaga: Vault w pełni obsługuje czaty w klasycznej wersji Hangouts, które odbyły się po włączeniu tej funkcji. W przypadku klasycznej wersji Hangouts sprzed 8 kwietnia 2015 roku wyszukiwanie, eksportowanie i nakładanie blokad jest możliwe tylko dla zapisanych czatów.

Informacje z klasycznej wersji Hangouts dostępne dla Vault:

  • Nazwy wszystkich użytkowników, którzy uczestniczyli w czacie.
  • Wszystkie wiadomości wymieniane podczas czatu wraz z linkami i załącznikami.
  • Nazwy czatów grupowych w klasycznej wersji Hangouts. Uczestnicy czatu mogą nadać nazwę Hangoutowi grupowemu. Nie można nadać nazwy czatowi między dwiema osobami.
  • Czas rozpoczęcia i zakończenia czatu.

W Vault nie są dostępne te informacje:

  • Niezaakceptowane zaproszenia do czatu. Jeśli użytkownik nie uczestniczy w czacie, wysłane do niego wiadomości nie są zachowywane.
  • Rozmowy wideo.
  • Czaty prowadzone w Dokumentach Google.
  • Obrazy wysyłane przez klasyczną wersję Hangouts.

Jak archiwizowane są wiadomości z klasycznej wersji Hangouts

Vault grupuje wszystkie wiadomości z klasycznej wersji Hangouts w jeden wątek. Wiadomości są dodawane do wątku do chwili:

  • upłynięcia 3 godzin od wysłania ostatniej wiadomości czatu,
  • przekroczenia limitu 1000 wiadomości w wątku.

W przypadku eksportowania wiadomości z klasycznej wersji Hangouts pobierany plik eksportu zawiera cały wątek.

Włączanie obsługi klasycznej wersji Hangouts

Aby umożliwić pełną obsługę klasycznej wersji Hangouts z włączoną historią:

  • Włącz klasyczną wersję Hangouts w swojej domenie.
  • Sprawdź, czy Gmail jest włączony dla wszystkich użytkowników klasycznej wersji Hangouts. Wiadomości z klasycznej wersji Hangouts są przechowywane w tym samym systemie co e-maile z Gmaila. Vault nie może nakładać blokady na wiadomości z klasycznej wersji Hangouts wysyłane lub odbierane przez konta z wyłączonym Gmailem ani przechowywać takich wiadomości. Nie można przywrócić wiadomości z klasycznej wersji Hangouts, które zostały wysłane przed włączeniem Gmaila.

Dysk

Vault umożliwia przechowywanie, blokowanie i wyszukiwanie plików na Dysku oraz dyskach współdzielonych organizacji. Vault obsługuje pliki usług Google oraz inne formaty, takie jak pliki PDF, DOCX czy JPG.

Ważne informacje na temat Dysku i przechowywania

Typy plików obsługiwane przez Vault w przypadku Dysku
Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować te elementy przechowywane na Dysku:
  • pliki Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy i Rysunków Google;
  • nagrania z Google Meet;
  • pliki Jamboard, które zostały zapisane na Dyskach użytkowników;
  • pliki spoza usług Google, które użytkownicy przesłali na Dysk. 

Vault ignoruje foldery i skróty na Dysku.

Okres przechowywania różni się w zależności od typu reguły

Reguły przechowywania dotyczą plików należących do użytkowników (i bezpośrednio im udostępnionych) w jednostce organizacyjnej, w której są stosowane zasady. Obejmuje to pliki na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego.

Jeśli jest zaznaczona opcja Uwzględnij dyski współdzielone, reguły przechowywania dotyczą też dysków współdzielonych, których użytkownicy należą do jednostki organizacyjnej przestrzegającej tych reguł.

Tylko pliki należące do użytkowników są trwale usuwane po zakończeniu okresu przechowywania

Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych, na przykład pliki należące do użytkowników w danej jednostce organizacyjnej albo takie, które zostały im udostępnione. Jednak wraz z zakończeniem okresu przechowywania Vault trwale usuwa tylko pliki należące do użytkowników w tej jednostce organizacyjnej. Pliki udostępnione spoza jednostki organizacyjnej nie są usuwane.

Dyski współdzielone a przechowywanie

Gdy zastosujesz niestandardową regułę przechowywania do dysków współdzielonych:

  • Niestandardowa reguła obejmująca wszystkie dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania na wszystkich dyskach współdzielonych w Twojej domenie.
  • Niestandardowa reguła obejmująca konkretne dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania tylko na wybranych dyskach współdzielonych.

Pliki z dysków współdzielonych mogą być trwale usuwane tylko przez reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego:

  • Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych. Jednak pliki na dyskach współdzielonych należą do określonej grupy a nie do poszczególnych użytkowników, dlatego tylko reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego mogą trwale usuwać takie pliki.
  • Reguły, które mają zastosowanie do użytkowników i mają zaznaczoną opcję Uwzględnij dyski współdzielone, mogą tylko przedłużyć cykl życia plików na dyskach współdzielonych.
Reguły przechowywania i usuwanie plików z Dysku mogą być stosowane z opóźnieniem
  • Rozpowszechnienie nowej lub zaktualizowanej reguły przechowywania może zająć do trzech godzin. Pliki usunięte przez użytkowników w trakcie rozpowszechniania reguły nie są zachowywane ani nie można ich odzyskać.
  • Usunięcie odpowiednich plików z Dysku po zakończeniu okresu przechowywania może zająć maksymalnie 15 dni.
Reguły przechowywania i blokady można stosować tylko do plików utworzonych przez użytkowników w domenie

Blokady i reguły przechowywania obowiązujące w organizacji nie mają zastosowania do plików utworzonych poza domeną, które zostały udostępnione Twoim użytkownikom.

Czas utworzenia i modyfikacji przesłanego pliku zależy od jego źródła
Daty i godziny utworzenia i modyfikacji, które Dysk ustawia dla przesłanego pliku, mogą być takie same jak sygnatury czasowe pliku lokalnego lub równe dacie i godzinie przesłania. Zależy to od sposobu dodania pliku do Dysku. W poniższej tabeli przedstawiono informacje o tym, która sygnatura czasowa jest używana w zależności od źródła. Oznaczenia:
  • Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
  • Wersja lokalna – sygnatura czasowa jest taka sama jak sygnatura czasowa pierwotnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.
Źródło pliku (klient) Data i godzina utworzenia Data i godzina modyfikacji
Aplikacja internetowa Przesłanie

Przed 8 kwietnia 2020 roku: przesłanie

Po 8 kwietnia 2020 roku: wersja lokalna

Transmisja plików z Dysku Wersja lokalna Wersja lokalna
Kopia zapasowa i synchronizacja Przesłanie Wersja lokalna
iOS Przesłanie Przesłanie
Android Przesłanie Przesłanie
G Suite Migrate Wersja lokalna Wersja lokalna
Drive API Możliwość ustawienia przez kod wywołujący Możliwość ustawienia przez kod wywołujący
Vault uniemożliwia tworzenie reguł przechowywania danych na Dysku, które mają identyczne kryteria przechowywania

Każda tworzona niestandardowa reguła przechowywania plików na Dysku musi: 

  • działać na podstawie unikatowej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia pliku
    LUB
  • obejmować unikatowy zbiór użytkowników.

Konflikt może wystąpić na przykład wtedy, gdy już masz regułę dotyczącą jednostki organizacyjnej, a następnie próbujesz dodać regułę dotyczącą dysku współdzielonego, do którego mają dostęp wszyscy użytkownicy z tej jednostki organizacyjnej. Vault odrzuci dodawaną regułę, aby zapobiec powstaniu konfliktu, jeśli obie te reguły działają na podstawie tej samej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia plików.

Oprócz tego możesz użyć ustawienia Uwzględnij dyski współdzielone, aby reguła przechowywania była unikalna. Konflikt między dwiema regułami z jednakowymi kryteriami przechowywania nie wystąpi, jeśli jedna z nich ma zastosowanie do dysków współdzielonych, a druga nie.

Pliki objęte wieloma regułami przechowywania są zawsze przechowywane zgodnie z regułą o najdłuższym okresie przechowywania.

Zarządzanie regułami przechowywania dla aplikacji zachowujących dane na Dysku

Niektóre usługi Google przechowują dane na Dysku. Dane te są objęte następującymi regułami przechowywania na Dysku:

Usługa Przechowywanie
Jamboard

Vault zachowuje Jamy zapisane na Dyskach użytkowników zgodnie z regułami przechowywania na Dysku. Niezapisane Jamy są odrzucane po zakończeniu sesji Jamboard i nie są dostępne w Vault.

Google Meet

Nagrania z Meet są domyślnie objęte regułami przechowywania na Dysku.

Aby zarządzać przechowywaniem nagrań z Meet w inny sposób niż pozostałymi elementami na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dla Google Meet. Gdy reguły przechowywania dotyczące Meet są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do nagrań z Meet.

Reguły przechowywania a pliki w koszu

Możesz ustawić niestandardowe reguły przechowywania, które trwale usuwają pliki po określonej liczbie dni od przeniesienia ich przez użytkowników do kosza. Tylko pliki przeniesione do kosza 1 sierpnia 2016 roku lub później podlegają regułom „przeniesiono do kosza”:

  • Reguła „przeniesiono do kosza” obejmuje zarówno pliki znajdujące się w koszu użytkownika, jak i pliki usunięte podczas opróżniania kosza przez użytkownika.
  • Reguła „przeniesiono do kosza” trwale usuwa tylko pliki należące do użytkownika lub dysku współdzielonego, do którego ma zastosowanie.
  • Jeśli plik w koszu jest objęty wieloma regułami przechowywania, reguła „przeniesiono do kosza” zastępuje wszystkie inne reguły przechowywania. Jeśli do pliku ma zastosowanie wiele reguł „przeniesiono do kosza”, zostanie on zachowany zgodnie z regułą, której okres przechowywania kończy się najpóźniej. Blokady mają pierwszeństwo przed wszystkimi regułami przechowywania.
  • Pliki na dysku współdzielonym, które nie są objęte blokadą ani regułą przechowywania, są trwale usuwane ze wszystkich systemów Google po około 30 dniach od przeniesienia ich do kosza.
Reguły przechowywania nie obejmują plików umieszczonych w dokumentach i prezentacjach

Użytkownicy mogą połączyć plik Google z innym plikiem Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Jeśli w powyższym przykładzie reguła przechowywania zachowuje dokument, ale nie ma reguł przechowywania ani blokad obejmujących arkusz kalkulacyjny, arkusz może zostać trwale usunięty mimo zachowania dokumentu.

Ważne informacje na temat Dysku i blokad

Okres przechowywania różni się w zależności od sposobu skonfigurowania blokady
  • Blokada na Dysku dotyczy elementów należących do użytkowników lub organizacji objętych blokadą oraz plików bezpośrednio im udostępnionych. Obejmuje to elementy na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego. Nie dotyczy to folderów ani skrótów na Dysku.
  • Nie możesz nałożyć blokady na dysk współdzielony. Zamiast tego musisz nałożyć blokadę na użytkowników tego dysku i zaznaczyć pole Uwzględnij dyski współdzielone.
Jak dysk współdzielony wpływa na blokadę?
Pliki na dyskach współdzielonych nie są zachowywane przez blokadę w tych sytuacjach:
  • Użytkownik dysku współdzielonego:
    • przeniesie plik z dysku współdzielonego i nie jest objęty blokadą;
    • usunie użytkownika obecnie objętego blokadą z dysku współdzielonego, a żaden inny użytkownik dysku współdzielonego nie podlega blokadzie.
  • Żaden użytkownik dysku współdzielonego nie jest objęty blokadą.

Po usunięciu dysków współdzielonego zapisane na nim pliki podlegają tym zasadom blokady:

  • Jeśli użytkownik jest członkiem usuniętego dysku współdzielonego jako pojedyncza osoba (a nie w ramach grupy) i podlega blokadzie, wszystkie pliki na tym dysku współdzielonym zostaną zachowane do czasu usunięcia blokady. Po usunięciu blokady dotyczącej użytkownika pliki, które nie podlegają innej blokadzie lub regule przechowywania, zostaną usunięte.

  • Jeśli użytkownik nie jest członkiem usuniętego dysku współdzielonego, ale ma dostęp do zapisanego na nim pliku jako pojedyncza osoba (a nie w ramach grupy) i podlega blokadzie, tylko ten plik zostanie zachowany do czasu usunięcia blokady. Pliki, które nie pasują do reguły przechowywania lub blokady, zostaną usunięte.

 

Ważne informacje na temat Dysku i wyszukiwania

Otwórz wszystko

W jaki sposób Vault wyszukuje elementy na Dysku?

Vault wyszukuje na Dysku wszystkie elementy, które należą do użytkowników wymienionych w zapytaniu lub zostały im bezpośrednio udostępnione. Wyszukiwanie w Vault może obejmować elementy na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego. Nie dotyczy to folderów ani skrótów na Dysku.

Czy można przeszukiwać dyski współdzielone?

Tak, możesz przeszukiwać bezpośrednio wybrane dyski współdzielone. Możesz także uwzględnić wyniki z dysków współdzielonych podczas wyszukiwania według określonych kont lub jednostek organizacyjnych.

Które części elementów na Dysku można przeszukiwać?

W przypadku wszystkich elementów możesz wyszukać tytuł, właściciela, datę ostatniej modyfikacji i inne metadane.

W przypadku obsługiwanych typów plików możesz wyszukiwać słowa i wyrażenia w treści plików. Vault indeksuje pierwsze 100 stron plików tekstowych oraz pierwsze 10 stron tekstu w plikach PDF zawierających obrazy.

Tekst możesz wyszukiwać w plikach następujących typów:

Vault nie indeksuje treści wideo, audio, obrazów ani plików binarnych.

Jak wyszukiwać nagrania z Meet oraz powiązane z nimi dzienniki czatów, ankiet oraz sesji pytań i odpowiedzi?
  • Nagrania – możesz wyszukiwać według tytułu spotkania i metadanych, takich jak właściciel, identyfikator spotkania i czas rozpoczęcia nagrania. Treści z Meet nie są indeksowane na potrzeby wyszukiwania, ponieważ są to pliki wideo (MP4). Aby zawęzić wyszukiwanie tylko do filmów, możesz użyć zapytania type:video
  • Dzienniki czatu – są zapisywane jako pliki SBV. Dzienniki czatu zawierają sygnatury czasowe wiadomości powiązane z czasem rozpoczęcia, imionami i nazwiskami nadawców oraz treścią wiadomości. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
  • Dzienniki pytań i odpowiedzi oraz ankiet – dzienniki pytań i odpowiedzi oraz ankiet są zapisywane jako pliki Arkuszy Google. Dzienniki zawierają pytania, odpowiedzi i uczestników. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.

Więcej informacji o nagraniach z Meet

Dla jakich plików z Dysku dostępny jest podgląd w Vault?

Możesz wyświetlać podgląd tych typów plików:

  • pliki utworzone za pomocą Dokumentów Google, Arkuszy Google, Prezentacji Google i Rysunków Google,
  • pliki przesłane przez użytkownika, na przykład .docx, .pdf i .xslx.
Połączone pliki mogą nie być uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania plików na Dysku

Użytkownicy mogą połączyć plik z innym plikiem w niektórych edytorach Dokumentów Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Podczas wyszukiwania plików na Dysku Vault zwraca tylko te pliki, które spełniają kryteria wyszukiwania. Jeśli te pliki zawierają połączone pliki, których nie uwzględnia użyte zapytanie, połączone pliki nie pojawiają się w wynikach.

Czy mogę przeszukiwać historię wersji dokumentu?

Nie. Możesz przeszukiwać tylko najnowsze wersje plików. Jednak podczas wyszukiwania możesz wpisać datę wersji. Gdy wpiszesz datę wersji, Vault wyszuka obecną wersję pliku, ale wyświetli podgląd oraz wyeksportuje zawartość ostatniej wersji zapisanej przed godziną 12:00 czasu UTC wybranego dnia. Obsługa wersji jest dostępna tylko w przypadku plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Rysunków Google przechowywanych na Dysku Google. 

Niektóre właściwości są raportowane na podstawie obecnej wersji niezależnie od podanej daty wersji. Obejmują one tytuł, osoby, którym udostępniono plik, datę ostatniej modyfikacji oraz inne dane w pliku metadata.xml Vault.

Migawki wersji zawierają niektóre komentarze zgodnie z następującymi kryteriami:

  • Otwarte komentarze są uwzględniane tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma uprawnienia do komentowania lub edycji dokumentu. Komentarze nie są uwzględniane, jeśli masz tylko uprawnienia do wyświetlania.
  • Otwarty pojedynczy komentarz (niezawierający odpowiedzi) jest uwzględniony w wynikach, jeśli został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Komentarza nie ma w wersjach sprzed daty jego utworzenia.
  • Otwarty wątek komentarzy (z odpowiedziami) jest uwzględniony w wynikach w całości, jeśli pierwszy komentarz został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Jeśli na przykład wątek komentarzy zawiera dwie wiadomości utworzone 1 października i 5 października, wyszukiwanie z datą wersji 2 października zawiera oba komentarze, mimo że komentarz z 5 października wtedy nie istniał.
  • Edytowane komentarze są uwzględniane w postaci, w jakiej istnieją obecnie, a nie w postaci z określonej daty.
  • W wersji nie są uwzględniane komentarze zamknięte ani usunięte, nawet jeśli były otwarte w określonym czasie.
Czy mogę przeszukiwać nadrzędną jednostkę organizacyjną?

Nie można przeszukiwać nadrzędnej jednostki organizacyjnej. Wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub pojedyncze konta. Na Dysku możesz przeszukiwać do 5000 kont (indywidualnych lub należących do jednostek organizacyjnych).

Czas utworzenia i modyfikacji przesłanego pliku zależy od jego źródła
Daty i godziny utworzenia i modyfikacji, które Dysk ustawia dla przesłanego pliku, mogą być takie same jak sygnatury czasowe pliku lokalnego lub równe dacie i godzinie przesłania. Zależy to od sposobu dodania pliku do Dysku. W poniższej tabeli przedstawiono informacje o tym, która sygnatura czasowa jest używana w zależności od źródła. Oznaczenia:
  • Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
  • Wersja lokalna – sygnatura czasowa jest taka sama jak sygnatura czasowa pierwotnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.
Źródło pliku (klient) Data i godzina utworzenia Data i godzina modyfikacji
Aplikacja internetowa Przesłanie

Przed 8 kwietnia 2020 roku: przesłanie

Po 8 kwietnia 2020 roku: wersja lokalna

Transmisja plików z Dysku Wersja lokalna Wersja lokalna
Kopia zapasowa i synchronizacja Przesłanie Wersja lokalna
iOS Przesłanie Przesłanie
Android Przesłanie Przesłanie
G Suite Migrate Wersja lokalna Wersja lokalna
Drive API Możliwość ustawienia przez kod wywołujący Możliwość ustawienia przez kod wywołujący

Google Chat

W Vault możesz przechowywać i wyszukiwać wiadomości przesyłane przez Google Chat oraz nakładać na nie blokady.

Ważne informacje dotyczące Google Chat i przechowywania

Reguły przechowywania i blokady mają zastosowanie do czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona

Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi. Zastosowanie do czatów mają natomiast tylko wtedy, gdy historia jest włączona. Administrator G Suite może sam określić, czy historia czatów ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom.

Okres przechowywania różni się w zależności od typu reguły
  • Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich czatów i pokoi.
  • Niestandardowa reguła przechowywania dotycząca jednostki organizacyjnej obejmuje tylko czaty. Nie ma ona zastosowania do pokoi.
  • Niestandardowa reguła przechowywania dotycząca wszystkich pokoi obejmuje tylko pokoje. Nie ma ona zastosowania do czatów.
Okres przechowywania zależy od tego, kto bierze udział w rozmowie; wiadomości z pokoi zewnętrznych nie zostaną zachowane

Czaty

Czat jest własnością obu uczestników rozmowy. Gdy uczestnicy należą do tej samej organizacji, ale są objęci różnymi regułami przechowywania, Vault przechowuje wiadomości zgodnie z regułą o najdłuższym czasie obowiązywania.

Użytkownicy zewnętrzni: wiadomości uczestników należących do różnych organizacji są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania tych organizacji.

Na przykład: firma A przechowuje wiadomości na czacie przez tydzień, a firma B – przez 2 lata. Vault obsługuje wiadomości na czacie między użytkownikami w firmie A i B w następujący sposób:

  • Firma A zachowuje wiadomości na czacie przez tydzień, a wszystkie wiadomości, które nie zostały do tej pory usunięte, zostaną usunięte. Te wiadomości nie będą już dostępne dla użytkowników firmy A. W ramach 30-dniowego okresu przechowywania wiadomości są przechowywane przez 30 dni od momentu ich usunięcia. W tym czasie są nadal dostępne w Vault. Po zakończeniu okresu przechowywania firma A straci dostęp do wiadomości z Google Chat w Vault.
  • Z kolei firma B zachowa dostęp do przechowywanych wiadomości na czacie i będzie mogła przeszukiwać je oraz eksportować przez 2 lata. Po 2 latach wszystkie nieusunięte wiadomości zostaną usunięte i będą przechowywane przez trwający 30 dni okres przechowywania Google Chat. Po zakończeniu okresu przechowywania Google Chat wiadomości nie będą już dostępne w Vault dla firmy B i zostaną usunięte z systemów Google.

Pokoje

Rozmowa w pokoju jest własnością wszystkich osób, które w niej uczestniczą. Gdy uczestnicy należą do tej samej organizacji, ale są objęci różnymi regułami przechowywania, Vault przechowuje wiadomości zgodnie z regułą o najdłuższym czasie obowiązywania.

Użytkownicy zewnętrzni: wiadomości uczestników należących do różnych organizacji są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania organizacji, z której pochodzi twórca pokoju. Jeśli użytkownicy należą do pokoju innej organizacji, ich wiadomości nie będą dostępne w Vault do przechowywania, blokowania, wyszukiwania ani eksportowania.

Po wygaśnięciu okresu przechowywania Vault trwale usuwa wszystkie wiadomości czatu

Reguły przechowywania danych z Google Chat nie obejmują opcji trwałego usunięcia wyłącznie wiadomości usuniętych przez użytkowników. Reguła przechowywania dotycząca usuwania wiadomości powoduje trwałe usunięcie wszystkich wiadomości po wygaśnięciu okresu przechowywania.

Ważne informacje dotyczące Google Chat i blokad

Reguły przechowywania i blokady mają zastosowanie do czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona

Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi. Zastosowanie do czatów mają natomiast tylko wtedy, gdy historia jest włączona. Administrator G Suite może sam określić, czy historia czatów ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom.

Blokada zachowuje rozmowy z pokoi tylko wtedy, gdy objęty blokadą użytkownik wysłał wiadomość, a pokój należy do Twojej organizacji

Blokada konta użytkownika obejmuje rozmowy w pokojach, w których użytkownik wysłał co najmniej jedną wiadomość.Jeśli użytkownik należał do pokoju i wyświetlał w nim wiadomości, ale nie był aktywny, blokada nie uwzględni rozmów z tego pokoju. Blokowanie nie dotyczy wiadomości wysyłanych w pokojach należących do innych organizacji.

Wiadomości na czacie wysłane do użytkownika objętego blokadą są przechowywane, nawet jeśli użytkownik nie odpowie lub jeśli nadawca jest użytkownikiem zewnętrznym.

Nie można nałożyć blokady na cały pokój

Pokoi w Google Chat nie można ograniczyć do pojedynczej jednostki organizacyjnej – do pokoju można zaprosić każdą osobę z kontem w danej domenie. Vault nie zablokuje wiadomości od osób, które nie są objęte blokadą.
Wiadomości objęte blokadą są zawsze widoczne dla użytkowników Vault z uprawnieniami dostępu

Gdy wiadomość objęta blokadą zostanie usunięta przez użytkownika lub regułę przechowywania, użytkownik przestanie ją widzieć. Użytkownik Vault z odpowiednimi uprawnieniami może natomiast wyszukać i wyświetlić taką wiadomość w Vault. Użytkownik Vault może też wyeksportować wiadomość przy użyciu Vault.

Ważne informacje dotyczące Google Chat i wyszukiwania

Pliki udostępnione użytkownikom Google Chat mogą być przechowywane na Dysku

Gdy ktoś używa Google Chat do udostępniania plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google, Google Chat wstawia do wiadomości link zamiast załączać kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania lub eksportowania wiadomości czatu.

W przypadku plików spoza usług Google, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości czatu, Vault indeksuje większość tekstowych typów plików (na przykład pliki z rozszerzeniami .pdf, .xlsx i .docx). Te załączniki są uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania wiadomości czatu oraz są objęte regułami przechowywania i blokadami.

W Vault można wyświetlać podgląd maksymalnie 1000 wiadomości na rozmowę

W Vault można wyeksportować tyle wiadomości, ile zwróciło wyszukiwanie, ale podgląd jest ograniczony tylko do 1000 wiadomości. Użyj wyszukiwanych haseł i innych kryteriów, aby zawęzić liczbę wyników do mniejszych grup wiadomości.

Vault pobiera rozmowę tylko wtedy, gdy wyszukiwany uczestnik wyśle co najmniej jedną wiadomość, a pokój, w którym odbywa się rozmowa, należy do Twojej organizacji
  • Vault zwraca jedynie te czaty i rozmowy, w których uczestnik wysłał co najmniej jedną wiadomość.
  • Rozmowy, w których uczestnik mógł wyświetlać wiadomości, ale nie wysyłał odpowiedzi, nie są uwzględniane w wynikach wyszukiwania.
  • Wiadomości wysyłane przez użytkowników z organizacji w pokojach należących do innej organizacji nie są dostępne do przechowywania, blokowania, wyszukiwania ani eksportowania przez Vault.
  • Możesz wyszukiwać i eksportować wiadomości wysyłane przez użytkowników zewnętrznych w pokojach utworzonych przez osobę należącą do Twojej organizacji.
Wyniki zablokowanych danych nie obejmują pokoi, chyba że użytkownik objęty blokadą wysłał wiadomość
Gdy przeszukujesz zablokowane dane dotyczące wybranej sprawy, Vault zwraca rozmowę z pokoju tylko wtedy, gdy użytkownik objęty blokadą wysłał co najmniej jedną wiadomość, a pokój został utworzony przez osobę należącą do organizacji.
Przeszukiwać można jedynie czaty z włączoną historią i rozmowy w pokojach należących do Twojej organizacji

Vault może przeszukiwać jedynie czaty z włączoną historią. Administrator G Suite może sam określić, czy historia czatu ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom.

Rozmowy w pokojach są zawsze dostępne do wyszukiwania w Vault, o ile pokoje zostały utworzone przez osobę z Twojej organizacji. Nie możesz jednak wyszukiwać wiadomości wysłanych przez użytkowników z Twojej organizacji w pokojach należących do innej organizacji.

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?