Vault obsługuje te usługi Google Workspace:
| Usługa | Przechowywanie | Blokowanie | Wyszukiwanie i eksportowanie | Obsługiwane typy danych |
|---|---|---|---|---|
| Gmail | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
| Dysk Google | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
| Grupy dyskusyjne Google | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
| Google Chat | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
| Klasyczna wersja Hangouts | Obowiązują reguły z Google Chat | Obowiązują blokady z Google Chat | Użyj wyszukiwania i eksportowania w Gmailu | Więcej informacji |
|
Google Meet |
Obowiązują reguły z Dysku, chyba że włączone są odrębne reguły dla Meet | Obowiązują blokady z Dysku | Użyj wyszukiwania i eksportowania na Dysku | Więcej informacji |
| Google Voice dla Google Workspace | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
| Witryny Google | Obowiązują reguły dotyczące Witryn, chyba że reguły właściwe dla Witryn są wyłączone | Obowiązują blokady z Dysku | Użyj wyszukiwania i eksportowania na Dysku | Więcej informacji |
| Kalendarz Google | ✔ | ✔ | ✔ | Więcej informacji |
Uwaga: jeśli Twoja wersja Google Workspace nie obejmuje niektórych usług, na stronie Vault usługi te wciąż mogą pojawić się jako opcje. Reguły przechowywania i blokady ustawione dla nieobsługiwanej usługi nie mają jednak zastosowania, a wyszukiwania nie dają żadnych wyników.
Wiadomości z Gmaila obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania, blokad oraz wyszukiwania i eksportowania w Gmailu.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Dostępność wiadomości i indeksowanieWiadomości są dostępne w Vault, gdy tylko zostaną odebrane w Gmailu.
Na potrzeby filtrowania wiadomości w ramach ich blokowania, wyszukiwania i stosowania reguł przechowywania Gmail indeksuje około 1 MB danych na wiadomość. Jeden MB to mniej więcej 250 stron tekstu. W przypadku wiadomości z załącznikami, która zawiera tekst zajmujący mniej niż 1 MB, załączniki są indeksowane, aż zostanie osiągnięty łączny limit 1 MB zindeksowanych danych.
W Vault można przeszukiwać tylko zindeksowane dane, ale cała wiadomość i wszystkie powiązane z nią elementy, w tym hiperlinki do plików z Dysku (jeśli zostały wybrane) są uwzględniane w eksporcie Vault.
Gmail indeksuje te dane:
- Tekst wiadomości – do około 250 stron.
- Pliki tekstowe dołączone bezpośrednio do wiadomości – większość plików tekstowych, np. PDF, XLSX i DOCX, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości, może być indeksowana. Te załączniki podlegają regułom przechowywania i blokadom. Załączone pliki tekstowe można przeszukiwać (jeśli są zindeksowane), pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są uwzględniane w eksportach.
- Inne pliki dołączone bezpośrednio do wiadomości lub w niej umieszczone – w przypadku plików wideo, audio, obrazów i plików binarnych zawartych w wiadomościach lub do nich dołączonych metadane, takie jak nazwa pliku, są indeksowane (w przeciwieństwie do zawartości pliku). Te załączniki i pliki umieszczone podlegają regułom przechowywania i blokadom. Pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są uwzględniane w eksportach.
- Linki do plików Google Workspace na Dysku – gdy ktoś udostępnia plik z Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google w wiadomości, zawiera ona link, a nie dołączoną kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania lub eksportowania wiadomości.
- Linki do treści w usługach dodatkowych Google – użytkownicy mogą też udostępniać linki do treści przechowywanych w innych usługach Google, takich jak YouTube czy Zdjęcia Google. Vault nie obsługuje usług dodatkowych Google, więc nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować ich zawartości.
Vault obsługuje pliki dołączone bezpośrednio do wiadomości lub w niej umieszczone. Pliki wideo, audio, obrazy i pliki binarne umieszczone w wiadomościach lub do nich dołączone podlegają regułom przechowywania i blokadom. Pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są uwzględniane w eksportach.
Jakie hiperlinki są obsługiwane?
- Hiperlinki do plików na Dysku – jeśli użytkownik udostępnił plik z Dysku, dodając link do tego pliku w wiadomości w Gmailu, taki podlinkowany plik nie będzie dołączany podczas przechowywania, blokowania ani wyszukiwania wiadomości w Gmailu. Możesz jednak eksportować hiperlinki prowadzące do plików z Dysku, korzystając z hiperlinków znajdujących się w treści wiadomości wyeksportowanych z Gmaila. Więcej informacji znajdziesz w artykule Jakie hiperlinki z Dysku można eksportować, a których nie można? (poniżej).
Uwaga: eksportowanie hiperlinków do plików z Dysku może znacznie zwiększyć rozmiar kolekcji.
- Hiperlinki do treści w usługach dodatkowych Google – Vault nie obsługuje hiperlinków do treści przechowywanych w innych usługach Google, takich jak YouTube czy Zdjęcia Google.
Jakie hiperlinki z Dysku można eksportować, a których nie można?
Aby kwalifikować się do eksportu:
- Plik musi znajdować się na Dysku i musi być obsługiwanym typem pliku na Dysku.
Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Pliki z Dysku i Meet obsługiwane przez Vault.
- Aby wyeksportować plik, administrator Vault musi mieć odpowiednie uprawnienia. Aby uzyskać te uprawnienia:
- Właściciel e-maila zawierającego link musi mieć dostęp do pliku na Dysku i posiadać uprawnienia administratora Vault albo właściciel pliku na Dysku musi posiadać uprawnienia administratora Vault.
- Jeśli plik z Dysku został usunięty albo jest zablokowany lub przechowywany, właściciel pliku na Dysku musi posiadać uprawnienia administratora Vault.
Niektórych hiperlinków z Dysku nie można eksportować. Nie możesz na przykład eksportować publicznych hiperlinków, takich jak opublikowane strony Witryn Google czy linki do Formularzy Google, które można przesłać. Nie można też eksportować niektórych hiperlinków w starszym formacie linków do Dysku.
Kto ma dostęp do plików eksportu hiperlinków z Dysku?
Dostęp do wszystkich plików eksportu hiperlinków na Dysku mają tylko superadministratorzy i administratorzy głównych jednostek organizacyjnych. Administratorzy podrzędnych jednostek organizacyjnych mogą pobierać pliki tylko z wyeksportowanych hiperlinków na Dysku, które utworzyli.
Oprócz Gmaila użytkownicy mogą wysyłać e-maile za pomocą innych usług podstawowych, Na przykład:
- Kalendarz – wychodzące zaproszenia i wiadomości wysyłane przy użyciu opcji Wyślij e-maila do gości w Kalendarzu;
- Dysk – treść wiadomości wysyłanych, gdy użytkownicy udostępniają pliki na Dysku;
- Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Rysunki Google – wiadomości wysyłane przez usługę, gdy użytkownicy wysyłają pliki jako załączniki w e-mailach;
- Formularze – e-maile zawierające formularze lub linki do formularzy;
- Keep – e-maile wysyłane, gdy użytkownicy udostępniają notatki w Keep.
Gdy użytkownicy wysyłają wiadomości przez usługi podstawowe inne niż Gmail, nie są one domyślnie zapisywane w folderach z wysłanymi wiadomościami w Gmailu. Vault nie ma dostępu do tych wiadomości, chyba że administrator Google Workspace skonfiguruje funkcję kompleksowego przechowywania poczty, która zapisuje wiadomości w folderach Wysłane użytkowników. Jeśli ta funkcja nie jest włączona, te wiadomości nie podlegają regułom przechowywania i blokadom Vault ani nie pojawiają się w wynikach wyszukiwania Vault.
Uwaga: kompleksowe przechowywanie poczty obejmuje tylko usługi podstawowe Google Workspace. Niektóre usługi dodatkowe Google mogą wysyłać e-maile w imieniu użytkowników. Wiadomości wysyłane przez te usługi mogą nie być przechowywane w folderach Wysłane użytkowników i mogą być niedostępne w Vault.
E-maile dynamiczne zawierają znaczniki, które wyświetlają treść AMP w Gmailu. Inne usługi Google mogą wysyłać wiadomości z treścią przyspieszonych stron mobilnych (AMP), a użytkownicy w Twojej organizacji mogą otrzymywać e-maile dynamiczne od nadawców zewnętrznych.
Korzystając z e-maili dynamicznych, użytkownik Gmaila może na przykład:
- wyświetlać komentarze do plików Dokumentów Google w postaci, w jakiej istnieją w chwili otwarcia przez użytkownika powiadomienia w Gmailu;
- zamieszczać odpowiedzi i zamykać komentarze bez otwierania dokumentu;
- odpowiadać na zaproszenia z Kalendarza i ankiety.
Źródło e-maila dynamicznego zawiera 3 typy podobnej treści:
- Zwykły tekst (dla klientów poczty wyświetlających tylko zwykły tekst).
- HTML (dla klientów poczty, które nie obsługują zawartości dynamicznej).
- Znaczniki AMP: użytkownik Gmaila widzi w otwartej wiadomości dynamiczną i interaktywną zawartość AMP. Znaczniki AMP mogą pobierać wszelkie aktualizacje dostępne w chwili otwarcia wiadomości i natychmiast wyświetlać je użytkownikowi.
Wiadomości mają charakter dynamiczny, dlatego zawartość wyświetlana w Gmailu może się zmieniać wraz z upływem czasu. Na przykład powiadomienie o komentarzu z aktywnego dokumentu Google może być inne przy każdym otwarciu tej samej wiadomości w ciągu kilku dni.
Obsługa e-maili dynamicznych w Vault
- Przechowywanie i blokady – blokady i reguły przechowywania Vault zachowują zawartość HTML, zwykły tekst i znaczniki AMP z e-maila dynamicznego. Vault nie ma możliwości zachowywania zawartości dynamicznej, którą można pobrać i wyświetlić, gdy użytkownik otworzy wiadomość.
- Wyszukiwanie – Vault może przeszukiwać w wiadomości dynamicznej zwykły tekst i zawartość HTML. Jednak znaczniki AMP i zawartość AMP nie są indeksowane i nie można ich przeszukiwać.
- Podgląd – w podglądzie e-maila dynamicznego Vault wyświetla jego wersję HTML. Kliknij Pokaż oryginał, aby wyświetlić wszystkie części wiadomości, w tym znaczniki AMP.
- Eksportowanie – eksportowanie e-maili dynamicznych obejmuje cały zwykły tekst, zawartość HTML i znaczniki AMP.
Vault nie jest w stanie ustalić, czy użytkownik Gmaila otrzymał zawartość dynamiczną po otwarciu wiadomości ze znacznikami AMP. Gmail nie wyświetla zawartości dynamicznej w tych przypadkach:
- administrator wyłączył e-maile dynamiczne w organizacji;
- użytkownik zmienił ustawienia w Gmailu, aby wyłączyć e-maile dynamiczne.
Po wyłączeniu e-maili dynamicznych Gmail nie wyświetla zawartości AMP. Jednak źródło wiadomości nadal zawiera znaczniki AMP i są one dostępne w Vault.
Tryb poufny Gmaila pozwala użytkownikom ograniczyć dostęp odbiorców do poufnych treści e-maili. Ta funkcja jest dostępna dla organizacji, które ją włączą, i osobistych kont Gmail.
Gdy użytkownik wysyła wiadomość poufną, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i link są wysyłane przez SMTP.
Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji
Jeśli w Twojej organizacji jest włączony tryb poufny Gmaila, Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji po 30 listopada 2018 roku.
Wiadomości są dostępne dla Vault, nawet jeśli nadawca ustawi datę ważności lub anuluje dostęp odbiorców do wiadomości w trybie poufnym.
Wiadomości w trybie poufnym otrzymane od osób z zewnątrz
Nawet jeśli w Twojej organizacji nie jest włączony tryb poufny Gmaila, użytkownicy mogą otrzymywać wiadomości w tym trybie od użytkowników z innych organizacji lub z prywatnych kont Gmail.
Możesz blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować nagłówki oraz tematy zewnętrznych wiadomości poufnych. Nie możesz jednak wyszukiwać ani eksportować treści i załączników takich wiadomości.
Praca z wiadomościami w trybie poufnym
Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym w następujący sposób:
- Vault zwraca wewnętrzne wiadomości poufne, które odpowiadają zapytaniu.
- Treść wiadomości jest domyślnie ukryta podczas wyświetlania podglądu. Możesz ją jednak wyświetlić.
- Podczas drukowania lub eksportowania wiadomości możesz wykluczyć treść wiadomości poufnych. Jeśli zdecydujesz się to zrobić, wydrukowane lub wyeksportowane zostaną nagłówki, informacje o nadawcy i odbiorcy oraz inne metadane, ale nie treści wiadomości poufnych.
- Możesz wyeksportować wiadomość poufną z organizacji nadawcy, ale nie z organizacji odbiorcy.
- Vault może wyodrębnić hiperlinki z Dysku dodane do wiadomości poufnych podczas eksportowania z organizacji nadawcy, ale nie może wyodrębnić hiperlinków otrzymanych od organizacji zewnętrznych.
- Aby zastosować reguły przechowywania, blokady lub wyszukiwanie tylko do wiadomości poufnych, użyj terminu
label:confidentialmode(etykieta:trybpoufny).
Dane użytkownika z Gmaila mogą zawierać 3 rodzaje wiadomości w wersjach roboczych:
- Niewysłane wiadomości w folderze Wersje robocze – takie wiadomości są przetwarzane jak inne wiadomości z Gmaila. Podlegają blokadom i regułom przechowywania, o ile wersje robocze nie są wykluczone. Są również wtedy uwzględniane w wynikach wyszukiwania.
Uwaga: szablony e-maili są traktowane jako wersje robocze wiadomości. Jeśli reguła przechowywania trwale usuwa wersje robocze wiadomości po upływie określonego czasu, szablony też są trwale usuwane.
- Odrzucone wersje robocze – to wiadomości odrzucone przez użytkownika bez wysyłania. Takie wiadomości są natychmiast usuwane z widoku użytkownika. Gmail stosuje do nich etykietę
^deletedi trwale usuwa je 30 dni po odrzuceniu. Te wiadomości nie podlegają blokadom ani regułom przechowywania, ale można je wyszukiwać i eksportować do momentu trwałego usunięcia. - Automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości – gdy użytkownik robi kilkusekundową przerwę podczas tworzenia wiadomości, Gmail automatycznie zapisuje tę wersję. Użytkownik ma dostęp tylko do najnowszej wersji roboczej wiadomości. Wcześniejsze wersje wiadomości są dostępne do wyszukiwania i eksportowania przez Vault, ale nie są uwzględnianie w blokadach ani regułach przechowywania.
Wersje zapisane automatycznie są dostępne w Vault do czasu ich trwałego usunięcia, nawet po wysłaniu wiadomości przez użytkownika. Wersje robocze wiadomości wygenerowane przez większość klientów Gmaila (takich jak Gmail w przeglądarce, Gmail na iPadzie i iPhonie czy Gmail na Androida) są trwale usuwane po jednym dniu od ich zapisania w Gmailu. Czasami, na przykład w przypadku klientów IMAP innych firm, wersje robocze są trwale usuwane po 30 dniach.
Jeśli interesują Cię tylko wiadomości, które użytkownicy otrzymują i wysyłają, możesz wykluczyć wersje robocze z reguł przechowywania, blokad, wyników wyszukiwania i eksportów. Wykluczenie wersji zapisywanych automatycznie może uprościć przetwarzanie danych, ponieważ nie będziesz mieć wtedy podobnych wersji tych samych wiadomości.
Gmail używa etykiet generowanych przez system do kategoryzowania wiadomości, a etykiety widoczne w interfejsie umożliwiają użytkownikom sortowanie wiadomości w skrzynkach odbiorczych. Gmail może zastosować wygenerowaną przez system etykietę finance (finanse) do e-maili otrzymanych od banku, a wygenerowaną przez system etykietę travel (podróże) do wiadomości zawierających rezerwacje hotelowe.
Użytkownicy mogą tworzyć i stosować etykiety widoczne w interfejsie Gmaila. Czasami te etykiety mogą być zgodne z etykietami wygenerowanymi przez system. Gdy oba typy etykiet są zgodne, reguły przechowywania, blokady i zapytania w Vault mają zastosowanie do wiadomości z etykietą utworzoną przez użytkownika, a nie wiadomości z taką samą etykietą wygenerowaną przez system. Jeśli utworzysz regułę przechowywania, blokadę lub zapytanie na podstawie etykiety, może się okazać, że uwzględnisz lub wykluczysz większą liczbę wiadomości niż zakładano.
Przykład
Twoja organizacja jest zobowiązana do przechowywania wszystkich danych dotyczących finansów przez 7 lat i dochodzi do tych czynności:
- Pracownicy mają utworzyć etykietę
financei dodawać ją do wiadomości zawierających informacje o firmowych finansach. - Pracownicy otrzymują wyciągi z firmowych kart kredytowych e-mailem na konta służbowe. Nie stosują do nich utworzonej przez siebie etykiety
finance, ale Gmail stosuje do tych wiadomości etykietęfinancewygenerowaną przez system.
W tym przykładzie reguła przechowywania obejmująca wiadomości z etykietą label:finance zachowuje tylko wiadomości oznaczone przez użytkowników. Nie zachowuje e-maili oznaczonych etykietą wygenerowaną przez system z wyciągami ze służbowych kart kredytowych pracowników. Podobnie zapytanie obejmujące wiadomości z etykietą label:finance zwraca tylko wiadomości oznaczone przez użytkowników. Nie zwraca e-maili oznaczonych etykietą wygenerowaną przez system z wyciągami z osobistych rachunków bankowych pracowników.
Typowe etykiety generowane przez system
personal (osobiste)social (społeczności)promotion (oferty)promos (reklamy)updates (aktualizacje)forums (fora)travel (podróże)purchases (zakupy)finance (finanse)all (wszystkie)buzzchat (czat)chats (czaty)done (gotowe)draft (wersja robocza)drafts (wersje robocze)important (ważne)inbox (odebrane)lowpriority (niski priorytet)low_priority (niski priorytet)mute (zignoruj)muted (zignorowane)pinned (przypięte)read (przeczytane)reminder (przypomnienie)reminders (przypomnienia)scheduled (zaplanowane)sent (wysłane)snoozed (odłożone)spamphishingstar (gwiazdka)starred (oznaczone gwiazdką)task (zadanie)tasks (zadania)trash (kosz)trips (wycieczki)unimportant (nieważne)unread (nieprzeczytane)voicemail (poczta głosowa)saved (zapisane)
Pliki z Dysku i Meet obsługiwane przez Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania na Dysku, reguł przechowywania właściwych dla Meet, blokad na Dysku oraz wyszukiwania i eksportowania na Dysku.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Obsługiwane typy plikówVault może przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować te dane z Dysku:
- wersje plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy Google, nowej wersji Witryn, a także Rysunków Google
(więcej informacji o wersjach znajdziesz w artykule Przeszukiwanie historii zmian pliku);
- nagrania z Google Meet oraz powiązane z nimi dzienniki czatu, transkrypcji, sesji pytań i odpowiedzi oraz ankiet (więcej informacji o nagraniach z Meet);
- pliki Jamboard, które zostały zapisane na Dyskach użytkowników;
- pliki spoza usług Google, które użytkownicy przesłali na Dysk;
- pliki na dyskach współdzielonych.
- pliki zaszyfrowane za pomocą szyfrowania po stronie klienta Google Workspace;
Vault ignoruje foldery i skróty na Dysku.
W niektórych edytorach Dokumentów Google użytkownicy mogą połączyć plik z innym plikiem. Na przykład w pliku Dokumentów Google można wstawić wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.
Uwaga: funkcja IMAGE w Arkuszach Google pozwala wykorzystać obraz z adresu URL, np. „https://www.example.com/images/logo.jpg”. W tym przypadku podczas podglądu lub eksportu arkusza kalkulacyjnego w Vault obraz jest pobierany ze źródła w czasie rzeczywistym. W przypadku obrazów przesłanych lub wstawionych w arkuszu kalkulacyjnym Vault przechowuje i wyświetla obraz dostępny w dniu określonym w zapytaniu.
Połączone pliki nie są automatycznie uwzględniane w regułach przechowywania, blokadach i wynikach wyszukiwania stosowanych do plików, które do nich prowadzą. Połączone pliki są uwzględniane tylko wtedy, gdy należą również do określonego zakresu i spełniają dane warunki. Na przykład podczas wyszukiwania plików na Dysku Vault zwraca tylko te pliki, które spełniają kryteria wyszukiwania. Jeśli te pliki są połączone z plikami, których nie uwzględnia użyte zapytanie, połączone pliki nie pojawią się w wynikach.
Blokady i reguły przechowywania obowiązujące w organizacji nie mają zastosowania do plików utworzonych poza organizacją, które zostały udostępnione Twoim użytkownikom.
Jeśli chcesz, możesz jednak przeszukiwać i eksportować pliki udostępniane Twoim użytkownikom ze źródeł zewnętrznych.
Wiadomości z Grup dyskusyjnych Google obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania, blokad oraz wyszukiwania i eksportowania danych z Grup dyskusyjnych.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Konieczność włączenia historii rozmowy (archiwizowania)Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości tylko w Grupach dyskusyjnych Google, w których jest włączona historia rozmowy. Mogą ją włączać i wyłączać właściciele grup. Jeśli właściciel grupy utworzy grupę z wyłączoną historią rozmowy, pochodzące z niej wiadomości nie będą dostępne dla Vault w Grupach dyskusyjnych. Takie wiadomości mogą być dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników w Gmailu (jako wiadomości otrzymane lub wysłane).
Jeśli właściciel grupy włączy lub wyłączy historię rozmowy w istniejącej grupie, w Vault będą dostępne wyłącznie wiadomości, które zostały wysłane, gdy historia rozmowy była włączona.
Wiadomości są dostępne w Vault, gdy tylko zostaną opublikowane w grupie, chyba że właściciel grupy zdecyduje się na ich moderowanie. Wiadomości moderowane stają się dostępne w Vault po zatwierdzeniu przez moderatora. Dopiero wtedy można je przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować – tak samo jak każdą inną wiadomość.
Na potrzeby filtrowania wiadomości w ramach ich blokowania, wyszukiwania i stosowania reguł przechowywania Grupy dyskusyjne indeksują około 1 MB danych na wiadomość. Jeden MB to mniej więcej 250 stron tekstu. W przypadku wiadomości, która zawiera tekst zajmujący mniej niż 1 MB oraz załączniki w formie plików tekstowych, załączniki są indeksowane, aż zostanie osiągnięty łączny limit 1 MB zindeksowanych danych.
Grupy dyskusyjne indeksują te dane:
- Tekst wiadomości – do około 250 stron.
- Pliki tekstowe dołączone bezpośrednio do wiadomości – większość plików tekstowych, np. PDF, XLSX i DOCX, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości, może być indeksowana. Te załączniki podlegają regułom przechowywania i blokadom. Załączone pliki tekstowe można przeszukiwać (jeśli są zindeksowane), pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są uwzględniane w eksportach.
- Inne pliki dołączone bezpośrednio do wiadomości lub w niej umieszczone – w przypadku plików wideo, audio, obrazów i plików binarnych zawartych w wiadomościach lub do nich dołączonych metadane, takie jak nazwa pliku, są indeksowane (w przeciwieństwie do zawartości pliku). Te załączniki i pliki umieszczone podlegają regułom przechowywania i blokadom. Pojawiają się w wynikach wyszukiwania i są uwzględniane w eksportach.
- Linki do plików Google Workspace na Dysku – gdy ktoś udostępnia plik z Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google w wiadomości, zawiera ona link, a nie dołączoną kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania lub eksportowania wiadomości.
- Linki do treści w usługach dodatkowych Google – użytkownicy mogą też udostępniać linki do treści przechowywanych w innych usługach Google, takich jak YouTube czy Zdjęcia Google. Vault nie obsługuje usług dodatkowych Google, więc nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować ich zawartości.
Wiadomości z Google Chat obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania, blokad oraz wyszukiwania i eksportowania w Google Chat.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Konieczność włączenia historiiAby przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować czaty, czaty grupowe i pokoje bez wątków, musisz mieć włączoną historię. Administrator Google Workspace określa, czy historia ma być włączona lub wyłączona, albo zezwala na taki wybór użytkownikom.
Zawsze możesz przechowywać, blokować i wyszukiwać wiadomości w pokojach z odpowiedziami w wątkach (rozmowach), ponieważ w ich przypadku nie można wyłączyć historii.
Gdy użytkownik udostępni plik zapisany na Dysku (np. dokument, arkusz lub PDF), Google Chat wstawia do wiadomości link zamiast załączać kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokowania ani wyszukiwania danych z Google Chat. Możesz wyszukiwać według adresu URL pliku, ale Vault nie indeksuje tytułu ani treści pliku.
Inne typy plików bezpośrednio dołączone do wiadomości w Google Chat:
- Pliki są uwzględniane w regułach przechowywania i blokadach Google Chat i powiązane z wiadomościami, do których są dołączone.
- Vault indeksuje nazwę pliku i właściciela na potrzeby wyszukiwania. Vault indeksuje też zawartość większości plików tekstowych (na przykład plików z rozszerzeniami .pdf, .xlsx i .docx).
Administrator Google Workspace może zezwolić użytkownikom w organizacji na czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi. Jeśli tak zrobi, użytkownicy zewnętrzni i użytkownicy w Twojej organizacji mogą wymieniać wiadomości. Użytkownicy zewnętrzni mogą również korzystać z czatów grupowych i pokoi Twojej organizacji. W takim przypadku wiadomości wysłane do użytkowników zewnętrznych i od nich otrzymane podlegają regułom przechowywania i blokadom obowiązującym w Twojej organizacji.
Jeśli użytkownicy w Twojej organizacji należą do czatu grupowego lub pokoju innej organizacji, Twoja organizacja nie może przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować tych wiadomości w Vault.
Gdy użytkownik otrzymuje zaproszenie do pokoju czatu, może przed dołączeniem wyświetlić podgląd wiadomości. Wiadomości, które są wtedy wyświetlane, nie są uwzględniane podczas przechowywania, blokowania ani wyszukiwania danych użytkownika z Google Chat, chyba że dołączy on do pokoju.
Użytkownicy mogą formatować tekst w wiadomościach na czacie za pomocą pogrubienia, kursywy, przekreślenia lub podkreślenia. To formatowanie nie jest zachowywane w wyeksportowanych danych Vault.
Wiadomości z klasycznej wersji Hangouts i Google Talk obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania w Google Chat, blokad w Google Chat oraz wyszukiwania i eksportowania w Google Chat.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Konieczność włączenia historiiVault obsługuje czaty z klasycznej wersji Hangouts i Google Talk. Możesz przechowywać i wyszukiwać następujące czaty oraz nakładać na nie blokady:
- Klasyczna wersja Hangouts z włączoną historią. Administratorzy Google Workspace mogą określać, czy historia czatu ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom. Więcej informacji znajdziesz w artykule Włączanie i wyłączanie historii czatu dla użytkowników. Gdy historia jest włączona, Vault ma dostęp do wszystkich czatów w Gmailu i aplikacjach mobilnych Hangouts w wersji klasycznej.
- Zapisywane czaty z Google Talk. Administratorzy Google Workspace nie mogą wymusić zapisywania czatów. Mogą jednak wyłączyć historię czatów w organizacji.
- wyszukiwanie, eksportowanie i nakładanie blokad jest możliwe tylko dla zapisanych czatów;
- zasady przechowywania nie są prawidłowo stosowane.
- Po 1 stycznia 2023 roku wiadomości w archiwum Gmaila zostaną oznaczone jako usunięte. Po zakończeniu okresu przechowywania wszystkie wiadomości zostaną trwale usunięte, chyba że będą chronione przez regułę przechowywania lub blokadę Google Chat.
- Nowe wiadomości wysłane po 1 stycznia 2023 roku nie będą synchronizowane między Gmailem a klasyczną wersją Hangouts.
- Administratorzy mogą nadal używać Vault do wyszukiwania i eksportowania wiadomości z klasycznej wersji Hangouts zsynchronizowanych z Gmailem, o ile nie zostały trwale usunięte (nawet po 1 stycznia 2023 roku).
Vault ma dostęp do tych danych o czatach z klasycznej wersji Hangouts:
- Nazwy wszystkich użytkowników, którzy uczestniczyli w czacie.
- Wszystkie wiadomości wymienione podczas czatu wraz z linkami do załączników.
- Nazwy czatów grupowych w klasycznej wersji Hangouts. Uczestnicy czatu mogą nadać nazwę Hangoutowi grupowemu. Nie można nadać nazwy czatowi między 2 osobami.
- Czas rozpoczęcia i zakończenia czatu.
W Vault nie są dostępne te dane:
- Niezaakceptowane zaproszenia do czatu. Jeśli użytkownik nie bierze udziału w czacie, wysyłane do niego wiadomości nie są zachowywane.
- Rozmowy wideo.
- Czaty prowadzone w Dokumentach Google.
- Obrazy, filmy i załączniki audio wysyłane w klasycznej wersji Hangouts.
Vault grupuje wszystkie wiadomości z klasycznej wersji Hangouts w jeden wątek. Wiadomości są dodawane do wątku do chwili:
- upłynięcia 3 godzin od wysłania ostatniej wiadomości czatu,
- przekroczenia w wątku 1000 wiadomości.
W przypadku eksportowania wiadomości z klasycznej wersji Hangouts pobierany plik eksportu zawiera cały wątek.
Dane Voice obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania, blokad oraz wyszukiwania i eksportowania w Voice.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Aby przechowywać, wyszukiwać, blokować i eksportować dane Voice w Vault, użytkownik musi mieć licencję na Voice Standard lub Premier. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Porównanie abonamentów Voice.
W przypadku SMS-ów użytkownik Voice musi mieć numer telefonu, który obsługuje ten typ wiadomości. Więcej informacji
Vault nie obsługuje przechowywania ani blokowania danych Voice na kontach z licencją na zarchiwizowane konto użytkownika.
Voice może przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować większość tych danych Voice:
- SMS-y,
- wiadomości głosowe i ich transkrypcje,
- rejestry połączeń.
Vault nie ma dostępu do tych danych Voice:
- dane Voice utworzone przed 5 czerwca 2019 roku (GMT-7);
- SMS-y, wiadomości głosowe i ich transkrypcje lub rejestry połączeń zawierające numer telefonu przypisany do więcej niż jednego użytkownika.
- Na niektórych kontach Voice można nagrywać rozmowy, ale ta funkcja nie jest dostępna na kontach Google Voice dla Google Workspace. Vault nie ma dostępu do rozmów z Voice.
W obsługiwanych krajach/regionach użytkownicy Voice mogą wymieniać SMS-y z innymi użytkownikami Voice oraz z osobami mającymi numery telefonów spoza Google. Vault obsługuje SMS-y w następujący sposób:
- SMS-y wymieniane między uczestnikami w ciągu jednego dnia są grupowane w wątek. W Vault dzień zaczyna się o 00:00 (GMT-7) i kończy o 23:59 (GMT-7).
- Do celów podglądu i eksportu w Vault wątki zawierające więcej niż 500 wiadomości albo większe niż 4 MB (bez załączników) są dzielone na mniejsze grupy wiadomości.
- Data ostatniej modyfikacji wątku jest określana na podstawie daty wysłania ostatniej wiadomości w wątku. Data ostatniej modyfikacji nie zmienia się, gdy użytkownik usuwa wiadomość.
Dane Witryn obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania na Dysku, reguł przechowywania właściwych dla Witryn, blokad na Dysku oraz wyszukiwania i eksportowania na Dysku.
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Obsługiwane witryny i dane witryn- Nowa wersja Witryn – Vault obsługuje tylko witryny utworzone w nowej wersji Witryn. Witryny utworzone w klasycznej wersji Witryn nie są przechowywane na Dysku, dlatego nie są dostępne w Vault.
- Witryny zewnętrzne – witryny udostępniane użytkownikom przez organizacje zewnętrzne nie podlegają regułom przechowywania ani blokadom obowiązującym w Twojej organizacji. Możesz wyszukiwać witryny zewnętrzne udostępniane Twoim użytkownikom, ale musisz szukać według określonych kont, jednostki organizacyjnej lub dysków współdzielonych. Nie możesz szukać witryn zewnętrznych przy użyciu opublikowanego adresu URL.
-
Umieszczona treść i hiperlinki – witryna może składać się z wielu elementów: samej witryny, strony, która należy do witryny, tekstu, obrazów, umieszczonego kodu, umieszczonych plików i hiperlinków do innych treści.
Reguły przechowywania i blokady można stosować tylko do samej witryny, jej stron, tekstu na stronach, przesłanych obrazów i umieszczonego kodu. Umieszczone pliki, hiperlinki i inne elementy, które nie są częścią witryny, nie podlegają regułom przechowywania ani blokadom.
Możesz wyświetlać podgląd hiperlinków. Możesz też wyświetlać podgląd umieszczonych plików, o ile pliki te obsługują podgląd (np. arkusze kalkulacyjne lub dokumenty), a Ty masz uprawnienia dostępu do pliku. Pamiętaj jednak, że eksporty nie zawierają zawartości hiperlinków ani umieszczonych plików.
Data utworzenia
Data utworzenia witryny to moment utworzenia nowej witryny przez użytkownika. Data utworzenia nie zmienia się po dodaniu nowych stron.
Data ostatniej modyfikacji
Data ostatniej modyfikacji jest aktualizowana zawsze po edycji, usunięciu lub utworzeniu witryny, strony należącej do witryny, tekstu, obrazów lub umieszczonego kodu. Gdy użytkownicy dodają pliki Google i filmy YouTube lub inne treści przy użyciu adresu URL, data ostatniej modyfikacji ulega zmianie. Nie jest ona jednak aktualizowana, kiedy zmiana zachodzi w obrębie samych umieszczonych treści.
Wydarzenia z kalendarza obsługiwane w Vault
Te informacje mają zastosowanie do reguł przechowywania, blokad oraz wyszukiwania i eksportowania w Kalendarzu.
Obsługiwane typy zdarzeńVault umożliwia przechowywanie, blokowanie, wyszukiwanie i eksportowanie tych wydarzeń w Kalendarzu:
- Wydarzenia w kalendarzu głównym, w tym zwykłe wydarzenia, wydarzenia poza biurem, czas skupienia i zarezerwowane spotkania.
- Wersje wydarzeń w kalendarzu głównym. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wyszukiwanie w historii zmian wydarzenia.
Vault nie przechowuje przypomnień, zadań, lokalizacji miejsca pracy, niezarezerwowanych spotkań ani wydarzeń w kalendarzu pomocniczym, takich jak kalendarze świąt lub kalendarze grupowe.
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.