Obsługiwane typy danych

Vault obsługuje te usługi G Suite:

Usługa Zarządzanie regułami przechowywania Blokowanie Wyszukiwanie i eksportowanie
Gmail oraz
klasyczna wersja Hangouts (z włączoną historią)
checkmark checkmark checkmark
Dysk (obsługiwane typy plików) checkmark checkmark checkmark
Grupy dyskusyjne checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (z włączoną historią) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Objęte przez
blokady na Dysku
Korzystaj z wyszukiwania
i eksportowania na Dysku

Uwaga: klienci Dysku Google Enterprise mogą wykonywać czynności dotyczące pozyskiwania danych elektronicznych tylko na plikach znajdujących się na Dysku. Więcej informacji

Wiadomości z Gmaila i Grup dyskusyjnych

Usługa Vault jest w pełni zintegrowana z Gmailem i Grupami dyskusyjnymi Google. Dlatego podczas wyszukiwania e-maili przy użyciu Vault w rzeczywistości przeszukujesz archiwum wiadomości swojej organizacji. Oznacza to, że:

  • Wiadomości są dostępne w Vault, gdy tylko zostaną odebrane w Gmailu lub opublikowane w Grupach dyskusyjnych.
  • Możesz korzystać z tych samych znanych operatorów wyszukiwania, które są dostępne w Gmailu.
  • Vault indeksuje w przybliżeniu pierwsze 250 stron tekstu wiadomości. 

Więcej informacji o indeksowaniu i wyszukiwaniu

Wiadomości z Gmaila zawierające treści z innych źródeł

Wiadomości z Gmaila zawierające treści z innych usług Google

Gdy ktoś używa Gmaila do udostępniania pliku Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google, Gmail wstawia do wiadomości link, zamiast załączać do niej kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania ani eksportowania wiadomości.

Użytkownicy Gmaila mogą udostępniać linki do treści przechowywanej w innych usługach Google, takich jak YouTube czy Zdjęcia Google. Vault nie obsługuje dodatkowych usług Google, więc nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować ich zawartości.

Wiadomości z Gmaila zawierające treść AMP

Dynamiczne e-maile zawierają znaczniki, które wyświetlają treść AMP w Gmailu. Inne usługi Google mogą wysyłać wiadomości z treścią AMP, a użytkownicy w Twojej organizacji mogą otrzymywać dynamiczne e-maile od nadawców zewnętrznych.

Korzystając z dynamicznej poczty, użytkownik Gmaila może na przykład:

  • wyświetlać komentarze do plików Dokumentów Google w postaci, w jakiej istnieją w chwili otwarcia przez użytkownika powiadomienia w Gmailu;
  • szybko publikować odpowiedzi i zamykać komentarze bez otwierania dokumentu;
  • wykonywać w wiadomości dodatkowe zadania oparte na przeglądarce, takie jak odpowiadanie na zaproszenia czy ankiety.

Źródło dynamicznej wiadomości zawiera trzy typy podobnej treści:

  • Zwykły tekst (dla klientów poczty wyświetlających tylko zwykły tekst).
  • HTML (dla klientów poczty, które nie obsługują zawartości dynamicznej).
  • Znaczniki AMP. Użytkownik Gmaila widzi w otwartej wiadomości dynamiczną i interaktywną zawartość AMP. Znaczniki AMP mogą pobierać wszystkie aktualizacje w chwili otwarcia wiadomości i natychmiast wyświetlać je użytkownikowi.

Wiadomości mają charakter dynamiczny, dlatego zawartość wyświetlana w Gmailu może się zmieniać wraz z upływem czasu. Na przykład powiadomienie o komentarzu z aktywnego Dokumentu Google może być inne przy każdym otwarciu tej samej wiadomości w ciągu kilku dni.

Obsługa dynamicznych e-maili w Vault

  • W podglądzie dynamicznej wiadomości Vault wyświetla jej wersję HTML. Kliknij Pokaż oryginał, aby wyświetlić wszystkie części wiadomości, w tym znaczniki AMP.
  • Eksportowanie e-maili dynamicznych obejmuje całą zawartość zwykłego tekstu, HTML i znaczników AMP.
  • Vault zachowuje całą zawartość HTML, zwykłego tekstu i znaczników AMP z wiadomości dynamicznej. Vault nie zachowuje zawartości dynamicznej, którą można pobrać i wyświetlić, gdy użytkownik otworzy wiadomość.
  • Vault może przeszukiwać zwykły tekst i zawartość HTML w wiadomości dynamicznej. Jednak znaczniki AMP i zawartość AMP nie są indeksowane i nie można ich przeszukiwać.

Vault nie ustala, czy użytkownik Gmaila wyświetlił zawartość dynamiczną po otwarciu wiadomości ze znacznikami AMP. Gmail nie wyświetla zawartości dynamicznej, jeśli:

  • administrator G Suite wyłączył dynamiczną pocztę w Twojej organizacji;
  • użytkownicy zmienili ustawienia Gmaila, by wyłączyć dynamiczną pocztę.

W obu przypadkach Gmail nie wyświetla zawartości AMP. Jednak źródło wiadomości nadal zawiera znaczniki AMP i są one dostępne w Vault.

Jakie typy treści są indeksowane?

Gmail indeksuje większość typów plików tekstowych, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości. Dotyczy to na przykład typów plików z rozszerzeniami .pdf, .xslx i .docx. Te załączniki są uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania e-maili oraz są objęte regułami przechowywania i blokadami Gmaila.

Pliki wideo, audio, obrazy i pliki binarne zawarte w wiadomościach lub do nich dołączone nie są indeksowane.

Czy wyniki wyszukiwania wyświetlane w Vault zawierają tylko treść z pierwszego megabajta danych?

Nie. Mimo że indeksowane i przeszukiwane są dane tylko z pierwszego megabajta, w przypadku znalezienia treści zgodnej z wyszukiwaniem w Vault wyświetla się cała wiadomość ze wszystkimi załącznikami.

Czy Vault umożliwia przechowywanie, blokowanie i wyszukiwanie wszystkich wiadomości z Grup dyskusyjnych?

Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości w grupach, w których jest włączone archiwizowanie. Właściciele grup mogą włączać i wyłączać archiwizowanie w swoich grupach. Jeśli właściciel grupy wyłączy archiwizowanie, wiadomości z tej grupy będą nadal dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników.

W jaki sposób Vault obsługuje wersje robocze e-maili?

Wyszukiwanie i eksportowanie wiadomości z Gmaila może obejmować wersje robocze e-maili. Dane użytkownika w Gmailu mogą zawierać trzy typy wersji roboczych wiadomości:

  • Niewysłane wiadomości w folderze Wersje robocze – są objęte blokadami i regułami przechowywania. 
  • Usunięte wersje robocze – wiadomość, którą użytkownik usuwa bez wysłania, jest natychmiast usuwana z widoku użytkownika. Po 30 dniach jest ona trwale usuwana niezależnie od blokad i reguł przechowywania.
  • Automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości – gdy użytkownik robi kilkusekundową przerwę podczas tworzenia wiadomości, Gmail automatycznie zapisuje tę wersję. Użytkownik ma dostęp tylko do najnowszej wersji roboczej wiadomości. Wcześniejsze wersje można nadal wyszukiwać i eksportować przy użyciu Vault. Te wersje pozostają dostępne w Vault nawet po wysłaniu wiadomości przez użytkownika. Każda wersja robocza wiadomości zostanie trwale usunięta 30 dni po jej zapisaniu w Gmailu. Te wersje nie podlegają blokadom ani regułom przechowywania.

Możesz zaznaczyć pole Wyklucz kopie robocze w nowych lub istniejących regułach przechowywania, aby przechowywanie nie obejmowało niewysłanych wiadomości w folderach wersji roboczych użytkowników.

Możesz też usunąć wersje robocze wiadomości z wyników wyszukiwania i eksportu:

  • Przed wyszukiwaniem zaznacz pole Wyklucz kopie robocze.
    • Podglądy automatycznie zawierają zapisane wersje robocze wiadomości. Pozostałe typy wersji roboczych są wykluczane.
    • Wszystkie wersje robocze wiadomości są wykluczane z eksportu.
  • Dodaj -(label:^deleted AND label:drafts) do zapytania:
    • Podglądy zawierają niewysłane wiadomości z folderu Wersje robocze i automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości. Odrzucone wersje robocze są wykluczane.
    • Podczas eksportowania wszystkie odrzucone i automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości są ignorowane. Eksport obejmuje niewysłane wiadomości w folderze Wersje robocze.
W jaki sposób Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym Gmaila?

Tryb poufny Gmaila pozwala użytkownikom ograniczyć dostęp odbiorców do poufnych treści e-maili. Ta funkcja jest dostępna na wszystkich osobistych kontach Gmail i w domenach G Suite, w których ją włączono.

Gdy użytkownik wysyła wiadomość poufną, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i treść zawierająca link są wysyłane przez SMTP. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości w trybie poufnym w Gmailu.

Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej domenie

Jeśli w Twojej organizacji jest włączony tryb poufny Gmaila, Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować wszystkie wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji.

Wiadomości poufne wysłane po 30 listopada 2018 r. są widoczne dla Vault w skrzynkach pocztowych wszystkich nadawców i odbiorców wewnętrznych. Wiadomości są zawsze dostępne dla Vault, nawet jeśli nadawca ustawi datę wygaśnięcia lub anuluje dostęp do wiadomości w trybie poufnym.

Wiadomości w trybie poufnym odebrane spoza Twojej domeny 

Nawet jeśli Twoja domena odmawia włączenia trybu poufnego Gmaila, użytkownicy mogą otrzymywać wiadomości w trybie poufnym od innych użytkowników G Suite i z prywatnych kont Gmail.

Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez nadawców zewnętrznych należą do tych nadawców i są ukryte przed Vault. Możesz blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować nagłówki oraz tematy zewnętrznych wiadomości poufnych. Nie możesz jednak wyszukiwać ani eksportować treści i załączników takich wiadomości.

Uwaga: administratorzy G Suite mogą utworzyć regułę zgodności, która blokuje dostarczanie wiadomości w trybie poufnym przychodzących do Twojej domeny.

Praca z wiadomościami w trybie poufnym

Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym w następujący sposób:

  • Vault zwraca wewnętrzne wiadomości poufne, które odpowiadają zapytaniu. Możesz ukryć treść wiadomości poufnych w podglądzie wiadomości. Możesz też wykluczyć taką treść podczas drukowania lub eksportowania wiadomości.
  • Za pomocą atrybutu label:confidentialmode możesz wyszukać wiadomości poufne. Ta etykieta pozwala też stosować blokady i niestandardowe reguły przechowywania tylko do wiadomości poufnych.

Klasyczna wersja Hangouts i Google Talk

Ważne: od października 2019 r. klasyczna wersja Hangouts będzie wycofywana u wszystkich klientów G Suite. Administratorzy Vault muszą podjąć działania, by przygotować się do tej zmiany.

Vault w pełni obsługuje czaty prowadzone w klasycznej wersji Hangouts i Google Talk. Możesz przechowywać i wyszukiwać następujące czaty oraz nakładać na nie blokady:

  • Klasyczna wersja Hangouts z włączoną historią. Administratorzy G Suite mogą określić, czy historia ma być włączona czy wyłączona, albo pozwolić zdecydować o tym użytkownikom. Więcej informacji znajdziesz w artykule Historia czatu. Gdy historia jest włączona, Vault archiwizuje wszystkie czaty w Gmailu i aplikacjach mobilnych Hangouts w wersji klasycznej.
  • Zapisywane czaty z Google Talk. Administratorzy G Suite nie mogą wymusić zapisywania czatów. Mogą jednak wyłączyć historię czatu w domenie.
Uwaga: Vault w pełni obsługuje czaty Hangouts, które odbyły się po włączeniu tej funkcji. W przypadku Hangoutów sprzed 8 kwietnia 2015 roku wyszukiwanie, eksportowanie i nakładanie blokad jest możliwe tylko dla zapisanych czatów.

Informacje z klasycznej wersji Hangouts dostępne dla Vault:

  • Nazwy wszystkich użytkowników, którzy uczestniczyli w czacie.
  • Wszystkie wiadomości wymieniane podczas czatu wraz z linkami i załącznikami.
  • Nazwy Hangoutów grupowych. Uczestnicy czatu mogą nadać nazwę Hangoutowi grupowemu. Nie można nadać nazwy czatowi między dwiema osobami.
  • Czas rozpoczęcia i zakończenia czatu.

W Vault nie są dostępne te informacje:

  • Niezaakceptowane zaproszenia do czatu. Jeśli użytkownik nie uczestniczy w czacie, wysłane do niego wiadomości nie są zachowywane.
  • Rozmowy wideo.
  • Czaty prowadzone w Dokumentach Google.
  • Obrazy wysyłane przez klasyczną wersję Hangouts.

Jak archiwizowane są wiadomości z klasycznej wersji Hangouts

Vault grupuje wszystkie wiadomości z klasycznej wersji Hangouts w jeden wątek. Wiadomości są dodawane do wątku do chwili:

  • upłynięcia trzech godzin od wysłania ostatniej wiadomości czatu,
  • przekroczenia limitu 1000 wiadomości w wątku.

W przypadku eksportowania wiadomości z klasycznej wersji Hangouts pobierany plik eksportu zawiera cały wątek.

Włączanie obsługi klasycznej wersji Hangouts

Aby umożliwić pełną obsługę Hangouts z włączoną historią:

  • Włącz klasyczną wersję Hangouts w swojej domenie.
  • Sprawdź, czy Gmail jest włączony dla wszystkich użytkowników klasycznej wersji Hangouts. Wiadomości z klasycznej wersji Hangouts są przechowywane w tym samym systemie co e-maile z Gmaila. Vault nie może nakładać blokady na wiadomości z klasycznej wersji Hangouts wysyłanych lub odbieranych przez konta z wyłączonym Gmailem ani przechowywać takich wiadomości. Nie można przywrócić wiadomości z klasycznej wersji Hangouts, które zostały wysłane przed włączeniem Gmaila.

Dysk

Vault umożliwia przechowywanie, blokowanie i wyszukiwanie plików na Dysku oraz dyskach współdzielonych organizacji. Vault obsługuje pliki usług Google oraz inne formaty, takie jak pliki PDF, DOCX czy JPG.

Ważne informacje na temat Dysku i przechowywania

Typy plików obsługiwane przez Vault w przypadku Dysku
Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować te pliki przechowywane na Dysku:
  • pliki Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy i Rysunków Google;
  • nagrania z Hangouts Meet;
  • pliki Jamboard, które zostały zapisane na Dyskach użytkowników;
  • pliki spoza usług Google, które użytkownicy przesłali na Dysk. 

Okres przechowywania różni się w zależności od typu reguły

Reguły przechowywania dotyczą plików należących do użytkowników (i bezpośrednio im udostępnionych) w jednostce organizacyjnej, w której są stosowane zasady. Obejmuje to pliki na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego.

Jeśli jest zaznaczona opcja Uwzględnij dyski współdzielone, reguły przechowywania dotyczą też dysków współdzielonych, których użytkownicy należą do jednostki organizacyjnej przestrzegającej tych reguł.

Tylko pliki należące do użytkowników są trwale usuwane po zakończeniu okresu przechowywania

Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych, na przykład pliki należące do użytkowników w danej jednostce organizacyjnej albo takie, które zostały im udostępnione. Jednak wraz z zakończeniem okresu przechowywania Vault trwale usuwa tylko pliki należące do użytkowników w tej jednostce organizacyjnej. Pliki udostępnione spoza jednostki organizacyjnej nie są usuwane.

Dyski współdzielone a przechowywanie

Gdy zastosujesz niestandardową regułę przechowywania do dysków współdzielonych:

  • Niestandardowa reguła obejmująca wszystkie dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania na wszystkich dyskach współdzielonych w Twojej domenie.
  • Niestandardowa reguła obejmująca konkretne dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania tylko na wybranych dyskach współdzielonych.

Pliki z dysków współdzielonych mogą być trwale usuwane tylko przez reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego:

  • Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych. Jednak pliki na dyskach współdzielonych należą do określonej grupy a nie do poszczególnych użytkowników, dlatego tylko reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego mogą trwale usuwać takie pliki.
  • Reguły, które mają zastosowanie do użytkowników i mają zaznaczoną opcję Uwzględnij dyski współdzielone, mogą tylko przedłużyć cykl życia plików na dyskach współdzielonych.
Reguły przechowywania i usuwanie plików z Dysku mogą być stosowane z opóźnieniem
  • Rozpowszechnienie nowej lub zaktualizowanej reguły przechowywania może zająć do trzech godzin. Pliki usunięte przez użytkowników w trakcie rozpowszechniania reguły nie są zachowywane ani nie można ich odzyskać.
  • Usunięcie odpowiednich plików z Dysku po zakończeniu okresu przechowywania może zająć maksymalnie 15 dni.
Reguły przechowywania i blokady można stosować tylko do plików utworzonych przez użytkowników w domenie

Blokady i reguły przechowywania obowiązujące w organizacji nie mają zastosowania do plików utworzonych poza domeną, które zostały udostępnione Twoim użytkownikom.

Vault uniemożliwia tworzenie reguł przechowywania danych na Dysku, które mają identyczne kryteria przechowywania

Każda tworzona niestandardowa reguła przechowywania plików na Dysku musi: 

  • działać na podstawie unikatowej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia pliku
    LUB
  • obejmować unikatowy zbiór użytkowników.

Konflikt może wystąpić na przykład wtedy, gdy już masz regułę dotyczącą jednostki organizacyjnej, a następnie próbujesz dodać regułę dotyczącą dysku współdzielonego, do którego mają dostęp wszyscy użytkownicy z tej jednostki organizacyjnej, i obie te reguły działają na podstawie tej samej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia plików, Vault odrzuci dodawaną regułę, aby zapobiec powstaniu konfliktu.

Oprócz tego możesz użyć ustawienia Uwzględnij dyski współdzielone, aby reguła przechowywania była unikalna. Konflikt między dwiema regułami z jednakowymi kryteriami przechowywania nie wystąpi, jeśli jedna z nich ma zastosowanie do dysków współdzielonych, a druga nie.

Pliki objęte wieloma regułami przechowywania są zawsze przechowywane zgodnie z regułą o najdłuższym okresie przechowywania.​

Zarządzanie regułami przechowywania dla aplikacji zachowujących dane na Dysku

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Reguły przechowywania a pliki w koszu

Możesz ustawić niestandardowe reguły przechowywania, które trwale usuwają pliki po określonej liczbie dni od przeniesienia ich przez użytkowników do kosza. Tylko pliki przeniesione do kosza 1 sierpnia 2016 roku lub później podlegają regułom „przeniesiono do kosza”:

  • Reguła „przeniesiono do kosza” obejmuje zarówno pliki znajdujące się w koszu użytkownika, jak i pliki usunięte podczas opróżniania kosza przez użytkownika.
  • Reguła „przeniesiono do kosza” trwale usuwa tylko pliki należące do użytkownika lub dysku współdzielonego, do którego ma zastosowanie.
  • Jeśli plik w koszu jest objęty wieloma regułami przechowywania, reguła „przeniesiono do kosza” zastępuje wszystkie inne reguły przechowywania. Jeśli do pliku ma zastosowanie wiele reguł „przeniesiono do kosza”, plik jest zachowywany zgodnie z regułą o najdłuższym okresie przechowywania. Blokady mają pierwszeństwo przed wszystkimi regułami przechowywania.
  • Pliki na dysku współdzielonym, które nie są objęte blokadą ani regułą przechowywania, są trwale usuwane ze wszystkich systemów Google po około 30 dniach od przeniesienia ich do kosza.
Reguły przechowywania nie obejmują plików umieszczonych w dokumentach i prezentacjach

Użytkownicy mogą połączyć plik Google z innym plikiem Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Jeśli w powyższym przykładzie reguła przechowywania zachowuje dokument, ale nie ma reguł przechowywania ani blokad obejmujących arkusz kalkulacyjny, arkusz może zostać trwale usunięty mimo zachowania dokumentu.

Ważne informacje na temat Dysku i blokad

Okres przechowywania różni się w zależności od sposobu skonfigurowania blokady
  • Blokada na Dysku dotyczy plików należących do użytkowników lub organizacji objętych blokadą oraz plików bezpośrednio im udostępnionych. Obejmuje to pliki na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego.
  • Jeśli zastosujesz blokadę do dysków współdzielonych, będzie ona obowiązywała też na dyskach współdzielonych, do których należą użytkownicy objęci blokadą.
  • Nie możesz nałożyć blokady na dysk współdzielony. Zamiast tego musisz nałożyć blokadę na użytkowników tego dysku i zaznaczyć pole Uwzględnij dyski współdzielone.
Jak dysk współdzielony wpływa na blokadę?
Pliki na dyskach współdzielonych nie są zachowywane przez blokadę w tych sytuacjach:
  • Użytkownik dysku współdzielonego:
    • przeniesie plik z dysku współdzielonego i nie jest objęty blokadą;
    • usunie użytkownika obecnie objętego blokadą z dysku współdzielonego, a żaden inny użytkownik dysku współdzielonego nie podlega blokadzie.
  • Żaden użytkownik dysku współdzielonego nie jest objęty blokadą.

 

Ważne informacje na temat Dysku i wyszukiwania

W jaki sposób Vault wyszukuje pliki na Dysku?

Vault wyszukuje na Dysku wszystkie pliki, które należą do użytkowników wymienionych w zapytaniu lub zostały im bezpośrednio udostępnione. Obejmuje to pliki na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego.

Vault przeszukuje też:

  • Wszystkie pliki, których właścicielami są użytkownicy wymienieni w zapytaniu i które im bezpośrednio udostępniono.
  • Dyski współdzielone w Twojej organizacji, które zostały udostępnione bezpośrednio użytkownikom objętym zapytaniem.
  • Pliki na dyskach współdzielonych, które zostały udostępnione bezpośrednio użytkownikom objętym zapytaniem.
  • Pliki na zewnętrznych dyskach współdzielonych, które zostały udostępnione bezpośrednio użytkownikom objętym zapytaniem. Vault nie może przeszukiwać dysku współdzielonego, który należy do innej organizacji i został udostępniony użytkownikom w Twojej organizacji – nawet jeśli ten dysk zawiera pliki udostępnione bezpośrednio tym użytkownikom.
Czy można przeszukiwać dyski współdzielone?

Tak. Podczas wyszukiwania plików na Dysku masz do wyboru dwie opcje:

  • Gdy szukasz plików należących do określonych użytkowników lub jednostek organizacyjnych, możesz zaznaczyć pole, aby były też wyświetlane wyniki z powiązanych dysków współdzielonych.
  • Vault pozwala znaleźć dyski współdzielone, a następnie wyszukać pliki na wybranych dyskach współdzielonych.
Jakie części plików na Dysku można przeszukiwać?

Możesz wyszukiwać wyrazy i frazy występujące w nazwach oraz treści plików. Vault indeksuje pierwsze 100 stron plików tekstowych oraz pierwsze 10 stron tekstu w plikach PDF zawierających obrazy.

Tekst możesz wyszukiwać w plikach następujących typów:

Uwaga: klienci korzystający z G Suite dla Instytucji Państwowych nie mogą przeszukiwać treści plików. Mogą oni jednak wyszukiwać pliki według nazw i innych właściwości.

Vault nie indeksuje treści wideo, audio, grafik ani plików binarnych.

Dla jakich plików z Dysku dostępny jest podgląd w Vault?

Możesz wyświetlać podgląd tych plików:

  • pliki Google, takie jak dokumenty, arkusze, prezentacje i rysunki;
  • pliki przesłane przez użytkownika, na przykład .docx, .pdf i .xslx.
Połączone pliki mogą nie być uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania plików na Dysku

Użytkownicy mogą połączyć plik Google z innym plikiem Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Podczas wyszukiwania plików na Dysku Vault zwraca tylko te pliki, które spełniają kryteria wyszukiwania. Jeśli te pliki zawierają połączone pliki, których nie uwzględnia użyte zapytanie, połączone pliki nie pojawiają się w wynikach.

Czy mogę przeszukiwać historię wersji dokumentu?

Nie. Obecnie możesz przeszukiwać tylko najnowsze wersje plików. Możesz jednak wpisać datę wersji w trakcie wyszukiwania. Spowoduje to pobranie migawki każdego pliku zawierającej zmiany wprowadzone na koniec danego dnia. Obsługa wersji jest dostępna tylko w przypadku plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Rysunków Google.
Historia wersji pliku nie obejmuje zmian:

  • tytułu;
  • osób, którym udostępniono plik;
  • komentarzy (obejmuje tylko najnowszą wersję nierozstrzygniętych komentarzy).
Czy Vault może przeszukiwać Dysk Google całej domeny?

Vault może przeszukiwać do 5000 użytkowników (indywidualnych lub należących do jednostek organizacyjnych).

Hangouts Chat

W Vault możesz przechowywać i wyszukiwać wiadomości przesyłane przez Hangouts Chat oraz nakładać na nie blokady. 

Ważne informacje dotyczące Hangouts Chat i przechowywania

Reguły przechowywania i blokady mają zastosowanie do czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona

Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi. Zastosowanie do czatów mają natomiast tylko wtedy, gdy historia jest włączona. Administrator G Suite może sam określić, czy historia czatów ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom.

Okres przechowywania różni się w zależności od typu reguły
  • Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich czatów i pokoi.
  • Niestandardowa reguła przechowywania dotycząca jednostki organizacyjnej obejmuje tylko czaty. Nie ma ona zastosowania do pokoi.
  • Niestandardowa reguła przechowywania dotycząca wszystkich pokoi obejmuje tylko pokoje. Nie ma ona zastosowania do czatów.
Czaty i rozmowy w pokojach są własnością wszystkich uczestników
Czat jest własnością obu uczestników.  Rozmowa w pokoju jest własnością wszystkich osób, które w niej uczestniczą. Jeśli uczestnicy są objęci różnymi zasadami przechowywania, Vault przechowuje wiadomości zgodnie z regułą o najdłuższym czasie obowiązywania.

Po wygaśnięciu okresu przechowywania Vault trwale usuwa wszystkie objęte czaty w Hangouts

Reguła przechowywania, która usuwa wiadomości, powoduje trwałe usunięcie wszystkich wiadomości po wygaśnięciu okresu przechowywania. Nie można ustawić reguł przechowywania, które trwale usuwają tylko wiadomości skasowane przez użytkowników.

Ważne informacje dotyczące Hangouts Chat i blokad

Reguły przechowywania i blokady mają zastosowanie do czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona

Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi. Zastosowanie do czatów mają natomiast tylko wtedy, gdy historia jest włączona. Administrator G Suite może sam określić, czy historia czatów ma być włączona, lub pozwolić zdecydować o tym użytkownikom.

Blokada zachowuje rozmowy z pokoi tylko wtedy, gdy objęty nią użytkownik wysłał w nich wiadomość

Blokada nałożona na użytkownika obejmuje tylko te rozmowy, w których wysłał on co najmniej jedną wiadomość. Jeśli użytkownik nie był aktywny w jakimś pokoju, to nawet jeśli wyświetlał wiadomości, blokada nie uwzględnia rozmów z tego pokoju.
Blokada obejmuje wiadomości na czacie, nawet jeśli użytkownik nie odpowiedział na nie.

Nie można nałożyć blokady na cały pokój

Pokoi w Hangouts Chat nie można ograniczyć do pojedynczej jednostki organizacyjnej – do pokoju można zaprosić każdą osobę z kontem w danej domenie. Vault nie zablokuje wiadomości od osób, które nie są objęte blokadą. 
Wiadomości objęte blokadą są widoczne dla użytkowników

Jeśli utworzysz blokadę, objęte nią wiadomości pozostaną widoczne dla użytkownika, nawet gdy istnieje reguła przechowywania, która powinna je usunąć.

Ważne informacje dotyczące Hangouts Chat i wyszukiwania

Pliki udostępnione użytkownikom Hangouts Chat mogą być przechowywane na Dysku

Gdy ktoś używa Hangouts Chat do udostępniania plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google, Hangouts Chat wstawia do wiadomości link zamiast załączać kopię pliku. Oryginalny plik jest przechowywany na Dysku, więc nie jest uwzględniany w przypadku przechowywania, blokady, wyszukiwania lub eksportowania wiadomości czatu.

W przypadku plików spoza usług Google, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości czatu, Vault indeksuje większość tekstowych typów plików (na przykład pliki z rozszerzeniami .pdf, .xslx i .docx). Te załączniki są uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania wiadomości czatu oraz są objęte regułami przechowywania i blokadami.

W Vault można wyświetlać podgląd maksymalnie 1000 wiadomości na rozmowę

W Vault można wyeksportować tyle wiadomości, ile zwróciło wyszukiwanie, ale podgląd jest ograniczony tylko do 1000 wiadomości. Jeśli chcesz wyświetlić podgląd dużej liczby wiadomości, użyj wyszukiwanych haseł i innych kryteriów, aby zmniejszyć liczbę wyników do mniejszych grup wiadomości.

Vault pobiera rozmowę tylko wtedy, gdy wyszukiwany uczestnik wyśle co najmniej jedną wiadomość
Vault zwraca tylko czaty i rozmowy, w których uczestnik wysłał co najmniej jedną wiadomość. Rozmowy, w których uczestnik mógł wyświetlać wiadomości, ale nie wysyłał odpowiedzi, nie są uwzględniane w wynikach wyszukiwania.
Wyniki wyszukiwania zablokowanych danych nie obejmują pokoi, chyba że użytkownik objęty blokadą wysłał wiadomość
Gdy przeszukujesz zablokowane dane dotyczące sprawy, Vault zwraca rozmowę z pokoju tylko wtedy, gdy użytkownik objęty blokadą wysłał co najmniej jedną wiadomość.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?