Vault は次の Google Workspace サービスに対応しています。
| サービス | 保持 | 次のキーを押しながら | 検索と書き出し | サポートされるデータタイプ |
|---|---|---|---|---|
| Gmail | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
| Google ドライブ | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
| Google グループ | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
| Google Chat | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
| 従来のハングアウト | Chat のルールの対象 | Chat の記録保持の対象 | Gmail の検索と書き出しを利用 | 詳細 |
|
Google Meet |
Meet 固有のルールが有効になっていない限りドライブのルールの対象 | ドライブの記録保持の対象 | ドライブの検索と書き出しを利用 | 詳細 |
| Google Workspace 版 Google Voice | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
| Google サイト | サイト固有のルールが無効になっていない限りサイトのルールの対象 | ドライブの記録保持の対象 | ドライブの検索と書き出しを利用 | 詳細 |
| Google カレンダー | ✔ | ✔ | ✔ | 詳細 |
注: 使用している Google Workspace エディションに含まれていないサービスでも、Vault サイトにオプションとして表示されることがあります。ただし、サポートされていないサービスに設定されている保持ルールと記録保持に効果はなく、検索結果にも反映されません。
Vault でサポートされる Gmail のメール
次の情報は、Gmail の保持ルール、記録保持、検索と書き出しに適用されます。
メールの可用性とインデックス登録Gmail で受信したメールは、すぐに Vault で扱えるようになります。
保持ルール、記録保持、検索でメッセージ フィルタを適用すると、Gmail でメッセージごとに合計約 1 MB がインデックスに登録されます。1 MB は、約 250 ページ分のテキストと同等です。メールのテキストが 1 MB に満たず、そのメールに添付ファイルが付いている場合、データの合計が 1 MB に達するまで添付ファイルがインデックスに登録されます。
Vault で検索できるのはインデックス登録されたデータのみですが、Vault の書き出し結果にはメール全文とハイパーリンクが設定されたドライブ ファイル（選択されている場合）を含むすべての関連アイテムが含まれます。
Gmail では、次のデータがインデックスに登録されます。
- メールのテキスト - 最大で約 250 ページがインデックスに登録されます。
- メールに直接添付されたテキストベースのファイル - PDF、XLSX、DOCX など、メールに直接添付されたテキストベースのファイルのほとんどをインデックスに登録できます。これらの添付ファイルは、保持ルールと記録保持の対象となります。インデックスに登録されたテキストベースの添付ファイルは検索可能であり、検索結果や書き出し結果に含まれます。
- メールに直接添付または埋め込まれているその他のファイル - メールに含まれている、またはメールに添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルの場合、ファイル名などのファイルのメタデータはインデックスに登録されますが、ファイルのコンテンツは登録されません。これらの添付ファイルと埋め込みファイルは保持ルールと記録保持の対象となり、検索結果や書き出し結果に含まれます。
- ドライブ内の Google Workspace ファイルへのリンク - メールを使用して Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを共有すると、ファイルのコピーがメールに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはメールの保持、記録保持、検索、書き出しの対象に含まれません。
- その他の Google サービスのコンテンツへのリンク - ユーザーは YouTube や Google フォトなど、その他の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有することもできます。Vault はその他の Google サービスには対応していないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。
Vault では、メールに直接添付されたファイルやメールに埋め込まれたファイルがサポートされています。メールに埋め込まれた、または添付された動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）の対象となります。検索結果や書き出し結果に含まれます。
サポートされているハイパーリンク
- ドライブ内のファイルへのハイパーリンク - ユーザーが Gmail のメールにファイルへのリンクを含めてドライブ ファイルを共有している場合、そのハイパーリンクが設定されたファイルは Gmail のメールの保持、記録保持、検索の対象に含まれません。ただし、Gmail から書き出したメールの本文にあるハイパーリンクに基づいて、ハイパーリンクが設定されたドライブ ファイルを書き出すことができます。詳しくは、エクスポートできる（またはできない）ドライブのハイパーリンクをご覧ください（後述）。
注: ハイパーリンクが設定されたドライブ ファイルを書き出すと、収集量が大幅に増える可能性があります。
- その他の Google サービス内のコンテンツへのハイパーリンク - YouTube や Google フォトなどの他の Google サービスに保存されているコンテンツへのハイパーリンクは、Vault ではサポートされていません。
エクスポートできる（またはできない）ドライブのハイパーリンク
エクスポートの対象となる場合を以下に示します。
- ファイルはドライブに存在し、サポートされているドライブ ファイル形式である必要があります。
詳しくは、Vault でサポートされるドライブと Meet のファイルをご覧ください。
- Vault 管理者にファイルを書き出す権限が必要です。権限が付与される場合を以下に示します。
- リンクを含むメールのオーナーは、ドライブ ファイルへのアクセス権を持ち、Vault 管理者の範囲内に存在する必要があります。または、ドライブ ファイルのオーナーが Vault 管理者の範囲内に存在する必要があります。
- ドライブ内のファイルが削除、記録保持（リティゲーション ホールド）、保持される場合は、ドライブのファイルのオーナーが Vault 管理者の範囲内に存在する必要があります。
ドライブの一部のハイパーリンクはエクスポートできません。たとえば、公開されている Google サイトのページや Google フォームの送信可能なリンクなど、公開されているハイパーリンクはエクスポートできません。また、以前のドライブのリンク形式のハイパーリンクの一部はエクスポートできません。
ドライブのハイパーリンク エクスポート ファイルにアクセスできるユーザー
ドライブのすべてのハイパーリンク エクスポート ファイルにアクセスできるのは、ルート組織部門の特権管理者と管理者のみです。子組織部門の管理者は、自身が作成したドライブのハイパーリンク エクスポートからのみファイルをダウンロードできます。
ユーザーは、次のような Gmail 以外のコアサービスからもメールを次に例を示します。
- カレンダー - 招待状の送信、カレンダーの [ゲストにメールを送信] オプションを使用したメール送信。
- ドライブ - ドライブのファイルを共有する際のメール送信。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画 - 添付ファイルとしてメールで送信する際の、該当するアプリによるメール送信。
- フォーム - フォーム自体またはフォームへのリンクのメール送信。
- Keep - Keep のメモを共有する際のメール送信。
ユーザーが Gmail 以外のコアサービスを使用して送信したメールについては、デフォルトでは Gmail の [送信済み] フォルダには保存されません。Google Workspace 管理者が包括的なメール ストレージを設定して、このようなメールをユーザーの [送信済み] フォルダに保存しない限り、これらのメールに Vault でアクセスすることはできません。包括的なメール ストレージを設定しない場合、これらのメールには Vault の保持ルールと記録保持が適用されず、これらのメールを Vault で検索することはできません。
注: 包括的なメール ストレージは、Google Workspace のコアサービスにのみ適用されます。その他の Google サービスの一部でユーザーの代わりにメールが送信されることがありますが、これらのサービスから送信されたメールはユーザーの [送信済み] フォルダに保存されず、Vault ではアクセスできない可能性があります。
動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。Accelerated Mobile Pages（AMP）コンテンツを含むメールは Gmail 以外の Google サービスから送信することができ、外部の送信者から組織内のユーザーに動的メールが届く可能性もあります。
動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。
- Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを確認する。
- ドキュメントを開くことなく、すぐに返信してコメントを解決する。
- カレンダーの招待状に返信したり、アンケートに返答したりする。
動的メールの元となるソースには、次の 3 種類の類似コンテンツがあります。
- 平文（平文のみを表示するメール クライアント用）
- HTML（動的コンテンツを表示しないメール クライアント用）
- AMP マークアップ Gmail ユーザーがメールを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メールが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。
AMP コンテンツを含むメールは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメールを再度開くたびに異なる可能性があります。
動的メールに対する Vault のサポート
- 保持と記録保持 - Vault の保持ルールと記録保持では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップが保持されます。ユーザーが動的メールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
- 検索 - Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。
- プレビュー - 動的メールをプレビューすると、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
- 書き出し - 動的メールを書き出すと、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメールを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次のシナリオでは、Gmail では動的コンテンツが表示されません。
- 管理者が組織の動的メールを無効にしている。
- ユーザーが Gmail 設定を変更して動的メールを無効にしている。
動的メールを無効にすると、Gmail では AMP コンテンツが表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。
Gmail 情報保護モードを使用すると、機密性の高いメール コンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能を利用するには、組織でこの機能と個人の Gmail アカウントを有効にしておく必要があります。
情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名とリンクのみが SMTP を使って送信されます。
組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメール
2018 年 11 月 30 日より後は、組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメールを Vault で記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しできるようになっています。
情報保護モードのメールに対して、送信者が有効期限を設定したり、メール受信者のアクセスを取り消したりした場合でも、Vault ではそれらのメールを扱うことができます。
外部から届いた情報保護モードのメール
組織で Gmail 情報保護モードを有効にしていない場合でも、ユーザーは他の組織のユーザーや個人の Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信する可能性があります。
外部からの情報保護モードのメールについては、メッセージ ヘッダーと件名の記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツや添付ファイルの検索や書き出しは行えません。
情報保護モードのメールの取り扱い
Vault では、情報保護モードのメールは以下のように扱われます。
- 検索クエリに一致する組織内の情報保護モードのメールが検索結果に表示されます。
- メールのプレビュー時、そのコンテンツはデフォルトでは非表示になります。プレビューでコンテンツを表示するオプションもあります。
- メールの印刷時または書き出し時に、情報保護モードのメールを対象から除外することができます。このオプションを選択すると、ヘッダー、送信者、受信者などのメタデータは印刷または書き出しされますが、情報保護モードのメールのコンテンツは含まれません。
- 情報保護モードのメールは、送信者の組織から書き出すことができますが、受信者の組織からは書き出せません。
- Vault では、情報保護モードのメールに追加されたハイパーリンクは、送信者の組織から書き出す際に抽出できますが、外部組織から受信したハイパーリンクは抽出できません。
- 情報保護モードのメールのみを検索、保持、記録保持するには、
label:confidentialmodeというラベルを指定します。
ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。
- [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは他の Gmail メールと同様に処理されます。下書きを対象から除外していない限り、これらのメールには記録保持と保持ルールが適用され、検索結果にも含まれます。
注: メール テンプレートは下書きメールとして扱われます。保持ルールで設定した保持期間後に下書きメールが完全に削除されると、テンプレートも完全に削除されます。
- 破棄された下書き - 破棄された下書きとは、未送信のままユーザーによって削除されたメールです。これらのメールは直ちにユーザーに表示されなくなり、Gmail によって
^deletedラベルが適用され、破棄されてから 30 日後に完全に削除されます。これらのメールは記録保持および保持ルールの対象にはなりませんが、完全に削除されるまで検索、書き出しを行うことができます。 - 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索と書き出しが可能です。ただし、それらのバージョンは記録保持および保持ルールの対象ではありません。
自動保存されたバージョンは、メールの送信後も完全に削除されるまで Vault から扱うことができます。ほとんどの Google 製 Gmail クライアント（ウェブ版 Gmail、iPad および iPhone 版 Gmail、Android 版 Gmail など）で生成された下書きメールは、Gmail に保存されてから 1 日後に完全に削除されます。サードパーティ製 IMAP クライアントを使用している場合などでは、完全に削除されるまでに 30 日ほどかかるケースもあります。
ユーザーが送受信したメールのみを調べたい場合は、保持ルール、記録保持、検索結果、書き出しの対象から下書きを除外してください。自動保存されたバージョンを除外すれば、同じメールの類似したバージョンがなくなるため、データ処理が容易になります。
Gmail では、システムによって生成されるラベルを使用してメールとユーザーに表示されるラベルを分類し、ユーザーが受信トレイでメールを並べ替えられるようにしています。たとえば、ユーザーの取引先の銀行から届いたメールには finance ラベル、ホテルの予約を含むメールには travel ラベルといった具合に、システムによって生成されたラベルが適用されます。
ユーザーに表示されるラベルはユーザー自身で作成して適用できます。時折、ユーザーが作成したラベルが、システムで生成されたラベルと重複するケースがあります。2 種類のラベルが同一の場合、Vault の保持ルール、記録保持、検索クエリは、ユーザーが作成したラベルの付いたメールに適用されます。システムで生成された同一ラベルの付いたメールには適用されません。ラベルに基づいて保持ルール、記録保持、検索クエリを作成すると、本来の対象範囲よりも多くのメールが含まれたり除外されたりする可能性があります。
例
勤務先の会社で、財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があり、次の手続きが定められているとします。
- 従業員は
financeというラベルを作成して、会社の財務情報を含むメールに適用するように指示されています。 - 従業員は法人カードの明細書を各自の仕事用アカウントにメールで送信するように設定しています。これらのメールには自分で作成した
financeラベルは適用していないものの、システムによって生成されたfinanceラベルが自動で適用されています。
このシナリオの場合、label:finance の付いたメールを対象とした保持ルールでは、ユーザーがラベルを付けたメールのみが保持され、システムによって生成されたラベルの付いたメール（従業員の法人カードの明細書が含まれるもの）は保持されません。同様に、label:finance の付いたメールを含む検索クエリでは、ユーザーがラベルを付けたメールのみが検索結果に表示され、システムによって生成されたラベルの付いたメール（従業員個人の銀行の明細書が含まれるもの）は検索結果に表示されません。
一般的なシステム生成ラベル
個人ソーシャルプロモーションプロモーション新着フォーラム旅行購入金融すべてのメールバズチャットチャット完了下書き下書き重要受信トレイ優先度: 低優先度: 低ミュートミュート固定既読リマインダーリマインダー予定送信済みスヌーズ中迷惑メールフィッシングスタースター付きタスクタスクゴミ箱旅行重要でない未読ボイスメールsaved
Vault でサポートされるドライブと Meet のファイル
次の情報は、ドライブの保持ルール、Meet 固有の保持ルール、ドライブの記録保持、ドライブの検索と書き出しに適用されます。
サポートされるファイル形式Vault では、ドライブに保存された次のアイテムの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、新しい Google サイト、図形描画のファイルのバージョン
版について詳しくは、ファイルの変更履歴で検索するをご覧ください。
- Google Meet の録画および付随するチャット、文字起こし、Q&A、アンケートのログ（Meet の録画の詳細）
- ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
- ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル
- 共有ドライブ内のファイル
- Google Workspace クライアントサイド暗号化で暗号化されたファイル
フォルダとドライブのショートカットは対象外です。
一部の Google ドキュメント エディタでは、ユーザーは別のファイルにファイルをリンクできます。たとえば、Google ドキュメントでは、Google スプレッドシートのデータにリンクされているグラフをドキュメントに挿入できます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。
注: Google スプレッドシートの IMAGE 関数は、画像を URL（https://www.example.com/images/logo.jpg など）で参照できます。この場合、Vault でスプレッドシートをプレビューまたはエクスポートすると、画像がソースからリアルタイムで取得されます。スプレッドシートにアップロードまたは挿入された画像については、クエリで指定された時点で使用可能な画像が Vault に保存されて表示されます。
リンクされたファイルは、そのリンクを含むファイルに適用される保持ルール、記録保持、検索結果に自動的には含まれません。リンクされたファイルがそれらに含まれるのは、対象範囲と条件にも一致する場合のみです。たとえば、Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。
組織外で作成されて組織内のユーザーと共有されたファイルは、組織の記録保持と保持ポリシーの対象にはなりません。
そのようなファイルの検索と書き出しは可能です。
Vault でサポートされる Google グループのメッセージ
次の情報は、Google グループの保持ルール、記録保持、検索と書き出しに適用されます。
会話の履歴（アーカイブ）を有効にする必要があるVault では、会話の履歴が有効になっている Google グループのメッセージのみ記録保持、保持、検索することができます。グループのオーナーは、自分のグループに対して会話の履歴を有効または無効にすることができます。グループのオーナーが会話の履歴を無効にしてグループを作成した場合、そのグループのメッセージは Vault では閲覧できませんが、送受信メールとしてユーザーの Gmail のメールボックスで閲覧できることがあります。
グループのオーナーが既存グループの会話の履歴設定を変更した場合、Vault で扱えるのは会話の履歴が有効なときに送信されたメッセージのみです。
グループのオーナーがメッセージの管理を有効にしている場合を除き、グループに投稿されたメッセージはすぐに Vault で扱えるようになります。管理対象のメッセージは、管理者が承認しない限り Vault では扱えません。承認されると、他のメッセージと同様にそのメッセージに対して保持、記録保持、検索、書き出しを行えるようになります。
保持ルール、記録保持、検索でメッセージ フィルタを適用すると、Google グループ でメッセージごとに合計約 1 MB がインデックスに登録されます。1 MB は、約 250 ページ分のテキストと同等です。メッセージのテキストが 1 MB に満たず、そのメッセージにテキストベースのファイルが添付されている場合、データの合計が 1 MB に達するまで添付ファイルがインデックスに登録されます。
グループでは、次のデータがインデックスに登録されます。
- メールのテキスト - 最大で約 250 ページがインデックスに登録されます。
- メールに直接添付されたテキストベースのファイル - PDF、XLSX、DOCX など、メールに直接添付されたテキストベースのファイルのほとんどをインデックスに登録できます。これらの添付ファイルは、保持ルールと記録保持の対象となります。インデックスに登録されたテキストベースの添付ファイルは検索可能であり、検索結果や書き出し結果に含まれます。
- メールに直接添付または埋め込まれているその他のファイル - メールに含まれている、またはメールに添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルの場合、ファイル名などのファイルのメタデータはインデックスに登録されますが、ファイルのコンテンツは登録されません。これらの添付ファイルと埋め込みファイルは保持ルールと記録保持の対象となり、検索結果や書き出し結果に含まれます。
- ドライブ内の Google Workspace ファイルへのリンク - メールを使用して Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを共有すると、ファイルのコピーがメールに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはメールの保持、記録保持、検索、書き出しの対象に含まれません。
- その他の Google サービスのコンテンツへのリンク - ユーザーは YouTube や Google フォトなど、その他の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有することもできます。Vault はその他の Google サービスには対応していないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。
Vault でサポートされる Chat のメッセージ
次の情報は、Chat の保持ルール、記録保持、検索と書き出しに適用されます。
履歴を有効にする必要があるダイレクト メッセージ（DM）、グループ メッセージ、非スレッド形式のスペースの保持、記録保持、検索、書き出しを行うには、履歴をオンにする必要があります。Google Workspace 管理者は、履歴を有効または無効にしたり、ユーザーがその設定を行うのを許可したりできます。
スレッド形式のスペースでは履歴を無効にすることができないため、常にメッセージを保持、記録保持、検索できます。
Google ドライブに保存されているファイル（ドキュメント、スプレッドシート、PDF など）を Chat のメッセージで共有する場合、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージを保持しても保持されず、Chat データに記録保持を適用しても記録保持されません。また、Chat の検索結果にも表示されません。共有されたファイルはその URL で検索できますが、ファイルのタイトルもコンテンツも Vault のインデックスには登録されません。
Chat メッセージに直接添付された他の形式のファイルについては、次のようになります。
- ファイルは添付先のメッセージに関連付けられた Chat の保持ルールと記録保持の対象になります。
- Vault では、検索のためにファイル名とオーナーがインデックスに登録されます。また、ほとんどのテキストベースのファイル形式（.pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル）のコンテンツもインデックスに登録されます。
Google Workspace 管理者は、組織内のユーザーに外部ユーザーとのチャットを許可することができます。許可されている場合、外部ユーザーはその組織のユーザーと DM をやり取りできるほか、その組織内のグループ メッセージとスペースに参加することもできます。この場合、外部ユーザーとの間でやり取りされたメッセージは、組織の保持ルールと記録保持の対象となります。
組織のユーザーが別組織のグループ メッセージまたはスペースに参加してやり取りしたメッセージは、Vault で保持、記録保持、検索、書き出しできません。
Chat スペースに招待されたユーザーは、参加する前にスペース内のメッセージをプレビューできます。ユーザーが Chat のスペースに参加しない限り、ユーザーがプレビューしたメッセージは Chat データの保持、記録保持、検索の対象に含まれません。
Chat のメッセージには、太字、斜体、取り消し線、下線などのリッチテキスト形式を追加できます。Vault のデータ エクスポートでは、リッチテキスト形式は保持されません。
Vault でサポートされる従来のハングアウトと Google トークのメッセージ
次の情報は、Chat の保持ルール、Chat の記録保持、Chat の検索と書き出しに適用されます。
履歴を有効にする必要があるVault では、従来のハングアウトと Google トークで行われたチャットがサポートされています。次の条件で保持、検索、記録保持が可能です。
- 履歴を有効にした従来のハングアウト。Google Workspace 管理者は、履歴を有効または無効にできるほか、ユーザーがその設定を行うのを許可することもできます詳しくは、チャットの履歴に関する記事をご覧ください。Vault では、チャットの履歴が有効な状態で Gmail と従来のハングアウト モバイルアプリで行われたすべてのチャットにアクセスできます。
- オフレコを解除した Google トークのチャット。Google Workspace 管理者は、チャットのオフレコを強制的に解除することはできませんが、組織でチャットの履歴を無効にすることは可能です。
- オフレコを解除したチャットのみ検索、書き出し、記録保持が可能
- 保持ポリシーが正しく適用されない
- Gmail のアーカイブ内のメッセージは、2023 年 1 月 1 日以降は削除済みとしてマークされます。それらのメッセージは、Chat の保持ルールまたは記録保持（リティゲーション ホールド）によって保護されていない限り、保持期間の終了後に完全に削除されます。
- 2023 年 1 月 1 日以降に送信した新規メッセージは、従来のハングアウトから Gmail に同期されません。
- 2023 年 1 月 1 日以降でも、管理者は Vault を使用して、Gmail に同期されている従来のハングアウトのメッセージの検索と書き出しを行えます。ただし、メッセージが完全に削除されていない場合に限ります。
Vault で扱うことができるのは、従来のハングアウトでやり取りされたチャットの次のデータです。
- チャットに参加したすべてのユーザー。
- チャットでやり取りされたすべてのメッセージと、添付ファイルへのリンク。
- 従来のハングアウトのグループ名（チャットの参加者はグループ ハングアウトに名前を付けることができます）。2 名で行うチャットには名前を付けられません。
- チャットの開始時刻と終了時刻。
次のデータは Vault で扱えません。
- チャット招待状でユーザーが出席しなかったもの。チャットに参加しなかったユーザーに届いたメッセージは保持されません。
- ビデオハングアウト。
- Google ドキュメント内で行われたチャット。
- 従来のハングアウトで送信された画像、動画、音声の添付ファイル。
Vault では従来のハングアウトでやり取りされるすべてのメッセージが 1 つのスレッドにまとめられます。メッセージは、次の状況になるまで継続的にスレッドに追加されます。
- 最後のチャット メッセージが送信されてから 3 時間が経過した。
- スレッドのメッセージ数が 1,000 件を超えた。
従来のハングアウトでやり取りされるメッセージを書き出したファイルをダウンロードすると、そのファイルにはスレッド全体が含まれます。
Vault でサポートされる Voice のデータ
次の情報は、Voice の保持ルール、記録保持、検索と書き出しに適用されます。
Vault でユーザーの Voice データの保持、検索、記録保持（リティゲーション ホールド）、書き出しを行うには、Voice Standard または Voice Premier ライセンスが必要です。 詳しくは、Voice サブスクリプションの比較をご覧ください。
テキスト メッセージを使用するには、Voice ユーザーの電話番号がテキスト メッセージに対応している必要があります。詳細
Vault では、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられたアカウントの Voice データの保持または記録保持（リティゲーション ホールド）はサポートされていません。
Vault では、次の Voice データの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。
- テキスト メッセージ
- ボイスメールと文字起こし
- 通話履歴
次の Voice データについては Vault で扱えません。
- 2019 年 6 月 5 日（GMT-7）より前に作成された Voice データ。
- 複数のユーザーに割り当てられた電話番号に関連するテキスト メッセージ、ボイスメールと音声文字変換データ、通話履歴。
- 一部の Voice アカウントでは通話を録音できますが、Google Workspace 版 Google Voice アカウントではこの機能は利用できません。そのため、Vault で Voice の会話にアクセスすることはできません。
サポート対象の国または地域では、他の Voice ユーザーや Google 以外の電話番号とテキスト メッセージでやり取りできます。Vault では、テキスト メッセージは次のように処理されます。
- 参加者の間で 1 日にやり取りされたテキスト メッセージが会話にまとめられます。Vault では、午前 12 時 00 分（GMT-7）～午後 11 時 59 分（GMT-7）が 1 日として扱われます。
- 500 件を超えるメッセージを含む会話や 4 MB を超える会話（添付ファイルを除く）を Vault でプレビューまたは書き出しする場合、より小さな会話のグループに分割されます。
- 会話の最終更新日は会話内の最後のメッセージが送信された日付に基づいており、ユーザーによる削除は反映されません。
Vault でサポートされる Google サイトのデータ
次の情報は、ドライブの保持ルール、Google サイト固有の保持ルール、ドライブの記録保持、ドライブの検索と書き出しに適用されます。
サポートされるサイトとサイトデータ- 新しい Google サイトのみ - Vault でサポートされるのは、新しい Google サイトで作成したサイトのみです。以前の Google サイトで作成したサイトはドライブには保存されず、Vault で扱うことができません。
- 外部のサイト - 外部の組織から共有されたサイトは、組織の保持ルールと記録保持の対象にはなりません。組織内のユーザーと共有された外部サイトは検索できますが、具体的なアカウント、組織部門、共有ドライブで検索する必要があります。外部のサイトを公開 URL で検索することはできません。
-
埋め込みコンテンツとハイパーリンク - サイトには、サイトそのもの、サイトを構成するページ、テキスト、画像、埋め込みコード、埋め込みファイル、他のコンテンツへのハイパーリンクなど、さまざまな要素が含まれています。
保持ルールと記録保持は、サイトそのもの、サイトのページ、サイトのページのテキスト、アップロードされた画像、埋め込みコードにのみ適用されます。埋め込みファイル、ハイパーリンク、サイトのファイルに含まれないその他のアイテムは、保持ルールと記録保持の対象になりません。
ハイパーリンクはプレビューできます。埋め込まれたスプレッドシートやドキュメントなど、プレビューがサポートされていて、ファイルへのアクセス権限がある場合は、埋め込みファイルをプレビューすることもできます。ただし、ハイパーリンクと埋め込みファイルのコンテンツは書き出し結果に含まれません。
作成日
作成日は、ユーザーが新しいサイトを作成した日付です。新しいページを追加しても、作成日は変わりません。
最終更新日
最終更新日は、サイトそのもの、サイトを構成するページ、テキスト、画像、埋め込みコードを編集、削除、作成すると更新されます。ユーザーが Google のファイルや YouTube 動画の埋め込み、または URL を使用してその他のコンテンツの埋め込みを行うと、最終更新日が更新されます。ただし、埋め込みコンテンツそのものが変更された場合、サイトの最終更新日は更新されません。
Vault でサポートされるカレンダーの予定
次の情報は、カレンダーの保持ルール、記録保持、検索と書き出しに適用されます。
サポートされている予定のタイプVault では、カレンダーの予定の保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しを行うことができます。
- メインのカレンダーの予定（通常の予定、不在の予定、サイレント モードの予定、予約済みの予定など）。
- メインのカレンダーの予定のバージョン。詳しくは、予定の変更履歴を検索するをご覧ください。
Vault では、リマインダー、タスク、勤務場所、予約されていない予定、予備カレンダーの予定（祝日カレンダーやグループ カレンダーなど）は保持されません。
Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。