サポートされるデータタイプ

Vault では次の G Suite サービスがサポートされています。

サービス 保持の管理 記録保持(リティゲーション ホールド) 検索と書き出し
メールと従来のハングアウト checkmark checkmark checkmark
ドライブ(サポートされるファイルタイプ checkmark checkmark checkmark
グループ checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat(履歴オン) checkmark checkmark checkmark

ハングアウト Meet

checkmark ドライブにて
記録保持
ドライブの
検索と書き出しを利用

注: Drive Enterprise をご利用のお客様は、ドライブ内のファイルに対してのみ電子情報開示の処理を実行できます。詳細

メールと Google グループのメッセージ

Vault は Gmail や Google グループと完全に統合されているため、Vault でメールを検索するというのは、所属組織のメール アーカイブを検索しているのと同じです。そのため、次のことが可能です。

  • Gmail で受信したメールや Google グループに投稿されたメッセージは、受信または投稿されるとすぐに Vault で閲覧できます。
  • Gmail で使用している検索演算子は Vault でも使用できます。
  • Vault では、メッセージのテキストのうち最初の約 250 ページ分がインデックス登録されます。

メッセージのインデックス登録と検索に関する詳細情報

他のソースからのコンテンツを含む Gmail メッセージ

他の Google サービスのコンテンツを含む Gmail メッセージ

Gmail を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有する際は、ファイルのコピーがメールに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはメールの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しの対象に含まれません。

Gmail では、YouTube や Google フォトなど、Gmail 以外の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有できます。Vault ではその他の Google サービスを扱うことができないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。

AMP コンテンツを含む Gmail メッセージ

動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。AMP コンテンツを含むメッセージは Gmail 以外の Google サービスから送信でき、組織内のユーザーが外部の送信者から動的メールを受信する可能性もあります。

動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。

  • Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを逐次表示する。
  • ドキュメントを開くことなく、すぐに返信を投稿してコメントを解決する。
  • 招待状への返信やアンケートへの返答など、メッセージ内で Web ベースの追加タスクを実行する。

動的メールの元のソースを見ると、3 種類の類似したコンテンツがあることがわかります。

  • 平文(平文のみを表示するメール クライアント用)
  • HTML(動的コンテンツを表示しないメール クライアント用)
  • AMP マークアップ。Gmail ユーザーがメッセージを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メッセージが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。

AMP コンテンツを含むメッセージは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメッセージを再度開くたびに異なる可能性があります。

動的メールに対する Vault のサポート

  • 動的メールをプレビューするとき、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
  • 動的メールを書き出すときは、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
  • Vault では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップのすべてが保持されます。ユーザーがメールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
  • Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。

Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメッセージを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次の場合、Gmail では動的コンテンツが表示されません。

上記のいずれの場合も、AMP コンテンツは Gmail によって表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。

インデックス登録の対象になるコンテンツの種類

Gmail では、メールに直接添付されているテキストベースのファイル形式の多くがインデックスに登録されます。これには .pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル形式が含まれます。メールの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、メールの保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)が適用されます。

メールに含まれている、または添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、インデックスに登録されません。

Vault の検索結果には、最初の 1 MB 分のデータしか含まれないのですか?

いいえ。インデックス登録と検索の対象になるのは最初の 1 MB ほどですが、一致する結果があれば、そのメール全体と添付ファイル(該当する場合)が Vault に表示されます。

Vault では、Google グループのすべてのメッセージが保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索の対象になりますか?

Google グループのオーナーは、自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。Google グループでアーカイブ機能がオンになっている場合は、Vault を使用してそのグループ内のすべてのメッセージを保持、検索できます。Google グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、Vault のライセンスを持つユーザーのメールボックスで閲覧できます。

Vault での下書きメールの扱い

メールを検索して書き出すと、その結果に下書きメールが含まれている場合があります。ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。

  • [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは記録保持(リティゲーション ホールド)や保持ルールの対象です。
  • 破棄された下書き - 未送信のままユーザーによって削除されたメッセージは、記録保持や保持ルールの内容にかかわらず直ちに消去されます。
  • 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索や書き出しが可能です。これら過去バージョンのメールは、送信後も Vault から扱うことができます。下書きメールの各バージョンは保存後 30 日で消去され、記録保持や保持ルールの対象ではありません。

新規や既存の保持ルールの [下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、ユーザーの [下書き] フォルダにある未送信のメールを保持の対象外にできます。

下書きメールを検索結果や書き出し結果から削除することも可能です。

  • 検索の前に [下書きを除外する] チェックボックスをオンにします。
    • プレビュー画面には自動保存された下書きメールが表示されますが、他の種類の下書きは除外されます。
    • すべての種類の下書きメールが、書き出し時に除外されます。
  • -(label:^deleted AND label:drafts) を検索キーワードに追加します。
    • プレビュー画面には [下書き] フォルダ内の未送信メールと自動保存された下書きメールが表示されますが、破棄された下書きは表示されません。
    • 自動保存された下書きメールと破棄された下書きメールがすべて書き出し時に除外されます。[下書き] フォルダ内の未送信メールは書き出し結果に含まれます。
Gmail 情報保護モードで送信されたメールの Vault での扱い

Gmail 情報保護モードを使用すると、ユーザーは機密性の高いメールのコンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能は、すべての個人用 Gmail アカウントと、この機能が有効になっている G Suite ドメインでご利用いただけます。

ユーザーが情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名と、リンクで置き換えられた本文のみが SMTP で送信されます。詳しくは、Gmail 情報保護モードでのメール送信方法についてのページをご覧ください。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、Vault では組織内のユーザーが情報保護モードで送信したすべてのメールの記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しを行うことができます。

2018 年 11 月 30 日以降に送信された情報保護モードのメールは、Vault で組織内のすべての送信者および受信者のメールボックスに表示されます。有効期限が設定されているメールや、情報保護モードで送信した後に受信者のアクセス権が取り消されたメールであっても、Vault では常に表示できます。

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール 

ドメイン Gmail 情報保護モードを有効にできない場合も、ユーザーは外部の G Suite ユーザーや個人用 Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信することができます。

ドメイン外から情報保護モードで届いたメールのオーナーは送信者なので、Vault では表示されません。 このようなメールについては、メッセージ ヘッダーや件名の記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツや添付ファイルの検索や書き出しは行えません。

注: G Suite 管理者は、情報保護モードで届いたメールがドメインに配信されないようにするコンプライアンス ルールを作成することができます。

情報保護モードのメールに対する操作

Vault では、情報保護モードのメールが以下のように扱われます。

  • Vault では、検索キーワードに一致する組織内の情報保護モードのメールが返されます。プレビュー時に情報保護モードのメールを非表示にしたり、メールの印刷時や書き出し時に情報保護モードのメールを対象から除外したりすることができます。
  • label:confidentialmode を使用すると、情報保護モードのメールを検索できます。このラベルを使用して、情報保護モードのメールを対象に記録保持やカスタム保持ルールを適用することもできます。

従来のハングアウトと Google トーク

重要: 2019 年 10 月以降、G Suite で従来のハングアウトをご利用いただくことができなくなります。Vault 管理者はこの移行の準備を行う必要があります。

Vault では、従来のハングアウトと Google トークで行われたチャットが完全にサポートされています。次の条件で保持、検索、記録保持(リティゲーション ホールド)が可能です。

  • 履歴をオンにした従来のハングアウト。G Suite 管理者は履歴のオンとオフを指定できるほか、ユーザーが指定できるようにすることも可能です。詳細については、チャットの履歴をご覧ください。Vault では、チャットの履歴がオンになっている状態で Gmail、Google+、モバイルアプリで行われたすべてのチャットがアーカイブされます。
  • オフレコを解除した Google トークのチャット。G Suite 管理者はチャットのオフレコを強制的に解除することはできません。ただし、ドメインのチャットの履歴を無効にすることはできます。
注: Vault で完全にサポートされるのは、この機能の提供が開始された後に行われたハングアウトです。2015 年 4 月 8 日より前に行われたハングアウトについては、オフレコを解除したチャットのみ検索、書き出し、記録保持(リティゲーション ホールド)が可能です。

Vault で扱うことができる従来のハングアウトの情報:

  • チャットに参加したすべてのユーザー。
  • チャットでやり取りされたすべてのメッセージと、添付ファイルへのリンク。
  • グループ ハングアウトの名前(チャットの参加者はグループ ハングアウトに名前を付けることができます)。2 名で行うチャットには名前を付けられません。
  • チャットの開始時刻と終了時刻。

Vault で扱えない情報:

  • チャット招待状でユーザーが出席しなかったもの。チャットに参加しなかったユーザーに届いたメッセージは保持されません。
  • ビデオハングアウト。
  • Google ドキュメント内で行われたチャット。
  • 従来のハングアウトから送信された画像。

従来のハングアウトのアーカイブ方法

Vault では従来のハングアウトでやり取りされるすべてのメッセージが 1 つのスレッドにまとめられます。メッセージは、次の状況になるまで継続的にスレッドに追加されます。

  • 最後のチャット メッセージが送信されてから 3 時間が経過した。
  • スレッドのメッセージ数が 1,000 件を超えた。

従来のハングアウトでやり取りされるメッセージを書き出したファイルをダウンロードすると、そのファイルにはスレッド全体が含まれます。

従来のハングアウトのサポートを有効にする

履歴をオンにしたハングアウトの完全サポートを利用するには:

  • ドメインで従来のハングアウトをオンにします
  • 従来のハングアウトの全ユーザーに対して Gmail が有効になっていることを確認します。従来のハングアウトのメッセージは、Gmail のメールと同じシステムに保存されます。Gmail が無効になっているアカウントで送受信された従来のハングアウトのメッセージを Vault で記録保持または保持することはできません。Gmail が有効になる前に送信された従来のハングアウトのメッセージを元に戻すことはできません。

ドライブ

Vault を使用して、所属組織のドライブやチームドライブのファイルを保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索できます。Vault では、Google ファイル形式のほか、Google 以外のファイル形式(PDF、DOCX、JPG など)もサポートされます。

ドライブと保持に関する重要なお知らせ

Vault で扱うことができるドライブのファイル形式
Vault では、ドライブに保存されている次のファイルの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しを行うことができます。
  • Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画
  • Hangouts Meet の録画
  • ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
  • ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル

保持の対象はルールの種類によって異なる

保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有している、または直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、そのユーザーがそのチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持の対象になります。

[チームドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれるチームドライブにも、保持ルールが適用されます。

保持期間が満了したときに消去されるのは、ユーザーが所有するファイルに限られる

保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます(チームドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、チームドライブのファイルも保持されます)。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門外のユーザーから共有されたファイルが消去されることはありません。

チームドライブと保持

チームドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。

  • すべてのチームドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべてのチームドライブの保持期間に影響します。
  • 特定のチームドライブを対象とするカスタムルールは、選択したチームドライブの保持期間にのみ影響します。

チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。

  • 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます(チームドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、チームドライブのファイルも保持されます)。ただし、チームドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
  • 保持ルールの適用対象がユーザーで、[チームドライブを含める] チェックボックスがオンになっている場合は、チームドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。
ドライブ内のファイルの場合、保持ルールの適用や保持期間満了に遅延が発生することがある
  • 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
  • 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。
保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)が適用されるのは、ドメイン内のユーザーが作成したファイルに限られる

ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持や保持ポリシーの対象にはなりません。

Vault では、他と同じ保持条件のドライブ保持ルールは作成できない

ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。

  • 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
    または
  • 重複しないユーザー グループに適用する

たとえば、ある組織部門に適用される既存のルールがある状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスするチームドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。

また、[チームドライブを含める] を使用することで保持ルールを区別し、重複しないようにすることができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [チームドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。

ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。​

ドライブにデータを保存するアプリの保持設定を管理する

Google アプリの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。これらのアプリは予期しないデータ削除の影響を受ける可能性があるため、ドライブの保持ルールの対象から除外することができます。Vault では次のアプリがサポートされています。

サービス 保持 説明
Jamboard ドライブのルールの対象

Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam のみが保持されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault で扱うことはできません。

Hangouts Meet デフォルトで除外 Hangouts Meet の保持を有効にできます。
保持ルールとゴミ箱内のファイル

カスタム保持ルールで、ユーザーがファイルを [ゴミ箱] に移動してから一定の日数が経過した後にファイルを消去するよう設定できます。この moved-to-trash ルールの対象となるのは、2016 年 8 月 1 日以降に [ゴミ箱] に移動されたファイルのみです。

  • moved-to-trash ルールは、ユーザーの [ゴミ箱] 内にあるファイルと、ユーザーが [ゴミ箱] を空にしたときに削除されたファイルの両方に適用されます。
  • moved-to-trash ルールによって削除されるのは、そのルールの適用対象のユーザーやチームドライブがオーナーとなっているファイルのみです。
  • [ゴミ箱] 内のファイルに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash ルールが最優先されます。1 つのファイルに複数の moved-to-trash ルールが適用される場合、そのファイルは最も保持期間の長いルールに従って保持されます。記録保持(リティゲーション ホールド)は保持ルールよりも常に優先されます。
  • 記録保持や保持ルールが適用されないチームドライブのファイルは、[ゴミ箱] に移動されてから約 30 日後にすべての Google システムから完全に削除されます。
ドキュメントやプレゼンテーションに埋め込まれているファイルは、保持ルールの対象にならない

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)が設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートは消去される可能性があります。

ドライブと記録保持(リティゲーション ホールド)に関する重要なお知らせ

記録保持(リティゲーション ホールド)の対象は設定に応じて異なる
  • ドライブの記録保持は、記録保持の対象のユーザーや組織が所有しているファイル、またはそれらのユーザーや組織と直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、ユーザーがチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持の対象です。
  • チームドライブに記録保持を適用すると、記録保持の対象のユーザーがメンバーになっているチームドライブにもその記録保持が適用されます。
  • チームドライブを記録保持の対象とすることはできません。チームドライブ内のファイルを保持したい場合は、チームドライブのメンバーを記録保持の対象に設定し、[チームドライブを含める] チェックボックスをオンにしてください。
チームドライブの状況と記録保持(リティゲーション ホールド)との関係
次の場合、チームドライブ内のファイルは保持されません。
  • チームドライブのメンバーが次の条件に該当する場合:
    • 記録保持の対象ではないメンバーがチームドライブからファイルを移動したとき
    • 記録保持の対象となっているユーザーがチームドライブのメンバーではなくなり、チームドライブに記録保持の対象となるメンバーがいなくなったとき
  • チームドライブに記録保持の対象となるメンバーがいない場合

 

ドライブと検索に関する重要なお知らせ

Vault ではドライブ内のファイルはどのように検索されますか?

Vault では、検索エントリで指定したユーザーがドライブ内で所有しているファイルと、他のユーザーと直接共有しているファイルが検索されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、そのユーザーがそのチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。

Vault では、以下も検索されます。

  • 検索クエリで指定したユーザーが所有している、またはそのユーザーと直接共有されているすべてのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている組織内のチームドライブ。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されているチームドライブのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている外部チームドライブのファイル。なお、組織内のユーザーと共有されている外部所有のチームドライブは、そのチームドライブにそのユーザーと直接共有されているファイルが含まれていても、Vault で検索することはできません。
チームドライブ内のファイルを検索することはできますか?

はい。チームドライブ内のファイルを検索するには 2 つの方法があります。

  • 特定のユーザーまたは組織部門に帰属するファイルを検索する場合、チェックボックスをオンにすることで、そのユーザーまたは組織部門に関連するチームドライブを検索対象に含めることができます。
  • Vault を使用して特定のチームドライブを検索した後、その中のファイルを検索できます。
ドライブ内のファイルのどの部分を検索できますか?

ファイル名と本文に含まれる語句を検索することができます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像から成る PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。

次の形式のファイル内でテキストを検索できます。

注: G Suite for Government をご利用の場合、ファイルの内容を検索することはできません。ただし、ファイル名や他のファイル プロパティを検索することは可能です。

Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルはインデックス登録されません。

ドライブ向け Vault でプレビューできるのはどのファイル形式ですか?

次のファイル形式をプレビューできます。

  • ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などの Google のファイル
  • ユーザーがアップロードしたファイル(.docx、.pdf、.xlsx など)
ドライブでファイルを検索したり書き出したりするときに、リンクされたファイルは対象にならない可能性があります。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。

ドキュメントの変更履歴を検索することはできますか?

いいえ。現在のところ検索できるのはファイルの最新バージョンのみです。検索時にバージョンの日付を入力することは可能です。日付を入力すると、指定された日付が終わる時点での変更がわかるスナップショットがファイルごとに表示されます。なお、バージョンが管理されているのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。
次の項目に対する変更はファイルのバージョン履歴に含まれません。

  • タイトル
  • 共有相手
  • コメント(未解決のコメントの最新バージョンのみが含まれます)
Vault でドメイン全体の Google ドライブを検索することはできますか?

Vault では最多 5,000 ユーザー(個々のユーザーまたは組織部門のメンバー)を検索できます。

Hangouts Chat

Vault では、Hangouts Chat を使って送信されたメッセージを保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索することができます。

Hangouts Chat と保持に関する重要なお知らせ

保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)が DM に適用されるのは、履歴がオンの場合のみ

保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)は、チャットルームには常に適用されます。ただし、履歴がオンになっている場合のみ、DM にも適用されます。G Suite 管理者は、自分で履歴のオンとオフを指定するか、ユーザーが指定できるようにすることもできます。

保持の対象はルールの種類によって異なる
  • デフォルトの保持ルールは、すべての DM とチャットルームに適用されます。
  • 組織部門に適用されるカスタム保持ルールは、DM のみが対象で、チャットルームは対象外です。
  • すべてのチャットルームに適用されるカスタム保持ルールは、チャットルームのみが対象で、DM は対象外です。
ダイレクト メッセージやチャットルームの会話のオーナーは、参加者全員である
DM のオーナーは、チャットの参加者全員です。チャットルームの会話のオーナーは、その会話への参加者全員です。適用されている保持ポリシーが参加者によって異なる場合は、保持期間が長い方のルールに基づいてメッセージが保持されます。

保持期間を過ぎると、対象となるすべての Hangouts Chat メッセージが消去される

ルールで指定されたメッセージ保持期間が過ぎると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーによって削除されたメッセージのみを消去するルールを設定することはできません。

Hangouts Chat と記録保持(リティゲーション ホールド)に関する重要なお知らせ

チャットルームの会話は、保持対象のユーザーがメッセージを送信した場合にのみ、記録保持によって保持される

保持対象のユーザーが 1 件でもメッセージを送信していれば、そのチャットルームの会話は記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となります。 そのユーザーがメッセージを閲覧した可能性があっても、自分でメッセージを送っていない場合には、チャットルームの会話は記録保持の対象にはなりません。
保持対象のユーザー宛てに送信されたダイレクト メッセージ(DM)は、そのユーザーが返信していない場合でも、記録保持の対象になります。

チャットルーム全体を保持対象にすることはできない

Hangouts Chat のチャットルームの使用は個々の組織部門に制限されず、ドメイン内のすべてのメンバーを任意のチャットルームに招待することができます。 Vault では、保持対象外のチャットルーム参加者によって送信されたメッセージは保持されません。
保持対象のメッセージは参加者から閲覧可能

Hangouts Chat の記録保持(リティゲーション ホールド)を作成すると、保持対象のメッセージが保持ルールによって削除された場合でも参加者はそのメッセージを閲覧できます。

Hangouts Chat と検索に関する重要なお知らせ

Hangouts Chat で共有されたファイルはドライブに保存されている可能性がある

Hangouts Chat を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有するときは、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しの対象に含まれません。

チャット メッセージに直接添付された Google 以外の形式のファイルについては、Vault によってテキストベースのファイル形式(.pdf、.xslx、.docx 拡張子のファイルなど)の多くがインデックスに登録されます。チャット メッセージの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、チャットの保持ルールと記録保持が適用されます。

Vault でプレビューできるメッセージの数は、1 つの会話につき 1,000 件まで

Vault では、プレビューは 1,000 件までに制限されています(検索結果に表示されたメッセージの書き出し件数に上限はありません)。大量のメッセージをプレビューする場合は、検索キーワードやその他の条件を使用して検索結果を絞り込んでください。

Vault で会話を検索できるのは、検索対象の参加者が 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ
Vault で DM や会話を検索できるのは、参加者が 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみです。参加者がメッセージを読んだだけで返信していない場合、会話は検索結果に表示されません。
記録保持(リティゲーション ホールド)が設定されているユーザーがメッセージを送信していない場合は、保持データを検索してもチャットルームが結果に表示されない
案件の保持データを Vault で検索した際、チャットルームの会話が検索結果に表示されるのは、記録保持が設定されているユーザーがメッセージを 1 件以上送信していた場合のみです
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