サポートされるデータタイプ
Google Vault を使用すると、次のタイプのデータの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。
| 保持 | 記録保持 | 検索と書き出し | |
|---|---|---|---|
| メールと従来のハングアウト |  |
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| ドライブ | |
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| グループ | |
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| Hangouts Chat | |
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メールと Google グループのメッセージ
Vault は、Gmail や Google グループと完全に統合されているため、Vault でメールを検索すると、実際には所属組織のメール アーカイブを検索することになります。つまり、次のようになります。
- Gmail で受信したメールや Google グループに投稿されたメッセージは、受信または投稿されるとすぐに Vault で閲覧できます。
- Gmail で使用している検索演算子を Vault でも使用できます。
- Vault では、メッセージのテキストのうち最初の約 250 ページ分がインデックス登録されます。
メッセージのインデックス登録と検索に関する詳細情報
インデックス登録の対象となるのはどのような種類の添付ファイルですか？検索用のインデックスに登録されるのは、テキストベースで互換性のある形式（たとえば、ファイルの拡張子が .pdf、.xlsx、.docx など）の添付ファイルです。
動画、音声、画像、バイナリ コンテンツは、インデックス登録の対象となりません。また、添付ファイルやメールに含まれる画像も、インデックス登録の対象となりません。
いいえ。インデックス登録と検索の対象になるのは最初の 1 メガバイトほどですが、一致する結果があれば、そのメール全体と添付ファイル（該当する場合）が Vault に表示されます。
Google グループのオーナーは、自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。Google グループでアーカイブ機能がオンになっている場合は、Vault を使用してそのグループ内のすべてのメッセージを保持、検索できます。Google グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、Vault のライセンスを持つユーザーのメールボックスで閲覧できます。
従来のハングアウトと Google トーク
Vault では、従来のハングアウトと Google トークで行われたチャットが完全にサポートされています。次の条件で保持、検索、記録保持が可能です。
- 履歴をオンにしたハングアウト チャット。G Suite 管理者は履歴のオンとオフを指定できます。あるいはユーザーが指定できるようにすることも可能です。詳細については、チャットの履歴をご覧ください。Vault では、チャットの履歴がオンになっている状態で Gmail、Google+、モバイルアプリで行われたすべてのチャットがアーカイブされます。
- オフレコを解除した Google トークのチャット。G Suite 管理者はチャットのオフレコを強制的に解除することはできません。ただし、ドメインのチャットの履歴を無効にすることはできます。
Vault では、下記のようなチャットの情報がアーカイブされます。
- チャットに参加したすべてのユーザー。
- チャットでやり取りしたすべてのメッセージと添付ファイルへのリンク。
- グループ ハングアウトの名前（チャットの参加者はグループ ハングアウトに名前を付けることができます。ユーザーが 2 人のみのチャットに名前を付けることはできません）。
- チャットの開始時刻と終了時刻。
Vault では下記の情報はアーカイブされません。
- 招待されたが参加しなかったチャット。ユーザーがチャットに参加しない場合、そのユーザーに送信されたメッセージはアーカイブされません。
- ビデオハングアウト。
- Google ドキュメント内で行われるチャット。
チャットのアーカイブの仕組み
Vault ではすべてのチャット メッセージが 1 つのスレッドにまとめられます。メッセージは次の状況になるまで、チャット スレッドに追加されます。
- 最後のチャット メッセージが送信されてから 3 時間が経過した。
- スレッドのメッセージ数が 1,000 件を超えた。
チャット メッセージを書き出す場合、書き出したファイルをダウンロードすると、ファイルにはスレッド全体が含まれます。
ハングアウトのサポートを有効にする
履歴をオンにしたハングアウト チャットの完全サポートを利用するには:
- ドメインでハングアウト チャットを有効にします。
- Vault ライセンスを持つユーザーの Gmail とハングアウトの両方が有効になっていることを確認します。ハングアウトにアクセスできるユーザー（ハングアウト アプリのモバイル ユーザーなど）でも、Gmail のアカウントを持っていない場合はアーカイブされません。ハングアウトのみが有効になっているアカウントで Gmail を有効にすると、Gmail が有効になってから行われたハングアウトのみが Vault でアーカイブされます。それ以前のメッセージを復元することはできません。
ドライブ
Vault を使用して、所属組織のドライブやチームドライブのファイルを保持、記録保持、検索できます。Vault では、Google ファイル形式のほか、Google 以外のファイル形式（PDF、DOCX、JPG など）もサポートされます。
ドライブと保持に関する重要なお知らせ
保持の対象はルールの種類によって異なる
保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有している、または直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、そのユーザーがそのチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持の対象になります。
[チームドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれるチームドライブにも、保持ルールが適用されます。
保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門外のユーザーから共有されたファイルが消去されることはありません。
チームドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。
- すべてのチームドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべてのチームドライブの保持期間に影響します。
- 特定のチームドライブを対象とするカスタムルールは、選択したチームドライブの保持期間にのみ影響します。
チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。ただし、チームドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールの適用対象がユーザーで、[チームドライブを含める] チェックボックスがオンになっている場合は、チームドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。
- 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
- 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。
ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持や保持ポリシーの対象にはなりません。
ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。
- 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
または - 重複しないユーザー グループに適用する
たとえば、ある組織部門に適用される既存のルールがある状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスするチームドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。
また、[チームドライブを含める] を使用することで保持ルールを区別し、重複しないようにすることができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [チームドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。
ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。
ドライブと記録保持に関する重要なお知らせ
- A hold on Drive applies to files owned by and directly shared with the users or organizations covered by the hold. This includes files in a Team Drive that are directly shared with a user, regardless of whether the user is a member of that Team Drive.
- If you apply a hold to Team Drives, it also applies to Team Drives where held users are members.
- You can't place a Team Drive on hold. Instead you must place its members on hold and check the Include Team Drives box.
- a Team Drive member:
- moves a file out of a Team Drive, and that member isn't on hold.
- removes a member that's currently on hold from the Team Drive, and there are no other Team Drive members on hold.
- no Team Drive member is on hold.
ドライブと検索に関する重要なお知らせ
Vault では、検索エントリで指定したユーザーがドライブ内で所有しているファイルと、他のユーザーと直接共有しているファイルが検索されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、そのユーザーがそのチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。
Vault では、以下のファイルも検索されます。
- ユーザーが属するグループと共有
- ドメインと共有
- 一般公開で共有
はい。チームドライブ内のファイルを検索するには 2 つの方法があります。
- 特定のユーザーまたは組織部門に帰属するファイルを検索する場合、チェックボックスをオンにすることで、そのユーザーまたは組織部門に関連するチームドライブを検索対象に含めることができます。
- Vault を使用して特定のチームドライブを検索した後、その中のファイルを検索できます。
ファイル名と本文に含まれる語句を検索することができます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像から成る PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。
次の形式のファイル内でテキストを検索できます。
- Microsoft Word、Excel、PowerPoint
- .html
- .txt
- .rtf
- OpenOffice™ XML
- Wireless Application Protocol（.wap）
- Wireless Markup Language（.wml）
- Google Earth（.kml）
Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルはインデックス登録されません。
次のファイル形式をプレビューできます。
- ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などの Google のファイル
- ユーザーがアップロードしたファイル（.docx、.pdf、.xslx など）
いいえ。現在のところ、検索できるのはファイルの最新バージョンのみです。ただし、検索時に版の日付を入力することで、指定した日付に存在していた Google ファイルを表示して書き出すことができます。.pdf や .docx など、Google ファイル以外のファイルではバージョン管理はサポートされません。
次の項目に対する変更はファイルのバージョン履歴に含まれません。
- タイトル
- 共有相手
- コメント
Vault では最多で 5,000 ユーザー（個々のユーザーまたは組織部門のメンバー）を検索できます。
Vault では、ユーザーのドライブにあるすべてのファイルに対して、検索、書き出し、保持、記録保持を行うことができます。ファイルがそのユーザーを指定して共有されていれば、開いていないファイルやチームドライブのファイルも対象となります。ドメイン外のユーザーが所有しているファイルは、ドメイン内のユーザーと共有されている場合でも、組織の記録保持や保持ルールは適用されません。
チームドライブのファイルは、関連するチームが所有し、チームのすべてのメンバーと共有されます。そのため、Vault では、ユーザーに関連付けられたチームドライブ内のファイルの検索、保持、保留、書き出しを行うことができます。
Hangouts Chat
Vault では、Hangouts Chat を使って送信されたメッセージを保持、記録保持、検索することができます。
Hangouts Chat と保持に関する重要なお知らせ
Retention rules for classic Hangouts are in affect until you create a Hangouts Chat rule
Classic Hangouts retention rules have no effect on conversations in Hangouts Chat rooms.
- As soon as you create a Hangouts Chat retention rule, DMs are no longer subject to classic Hangouts rules. Messages and rooms not covered by a rule are retained indefinitely. Messages deleted by users are expunged 30 days later.
- Hangouts Chat users can exchange messages with classic Hangouts users. These messages are stored in both systems as separate copies of the same data. Vault treats these two systems as distinct entities, each with its own retention rules.
- Retention rules you create for Hangouts Chat never affect the retention of classic Hangouts messages.
Retention coverage varies depending on the type of rule
- The default retention rule applies to all DMs and all rooms.
- A custom retention rule applied to an organizational unit only covers DMs. Rooms aren't covered.
- A custom retention rule applied to all rooms only covers rooms. DMs aren't covered.
Direct messages are owned by both participants
When a retention period expires, Vault expunges all covered Hangouts Chats
Hangouts Chat と記録保持に関する重要なお知らせ
A hold preserves conversations in rooms only if a held user sent a message
You can't place an entire room on hold
Hangouts Chat と検索に関する重要なお知らせ
Vault can preview a maximum of 1000 messages per conversation
While Vault can export as many messages as your search will yield, previews are limited to 1000 messages. If you want to preview a large number of messages, use search terms and other criteria to reduce the results to smaller groups of messages.