サポートされるデータタイプ
Vault では次の G Suite サービスがサポートされています。
| サービス | 保持の管理 | 記録保持（リティゲーション ホールド） | 検索と書き出し |
|---|---|---|---|
| Gmail と 従来のハングアウト（履歴オン） |
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| ドライブ（サポートされるファイルタイプ） | |
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| グループ | |
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| Hangouts Chat（履歴オン） | |
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ハングアウト Meet |
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ドライブにて 記録保持 |
ドライブの 検索と書き出しを利用 |
注: Drive Enterprise をご利用のお客様は、ドライブ内のファイルに対してのみ電子情報開示の処理を実行できます。詳細
Gmail とグループのメッセージ
Vault は Gmail や Google グループと完全に統合されているため、Vault でメールを検索するというのは、所属組織のメール アーカイブを検索しているのと同じです。つまり、次のことが可能です。
- Gmail で受信したメールや Google グループに投稿されたメッセージは、受信または投稿されるとすぐに Vault で閲覧できます。
- Gmail で使用している検索演算子は Vault でも使用できます。
- Vault では、メッセージのテキストのうち最初の約 250 ページ分がインデックス登録されます。
メッセージのインデックス登録と検索に関する詳細情報
他の Google サービスのコンテンツを含む Gmail メッセージ
Gmail を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有する際は、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはメッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。
Gmail では、YouTube や Google フォトなど、Gmail 以外の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有できます。Vault ではその他の Google サービスを扱うことができないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。
AMP コンテンツを含む Gmail メッセージ
動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。AMP コンテンツを含むメッセージは Gmail 以外の Google サービスから送信でき、組織内のユーザーが外部の送信者から動的メールを受信する可能性もあります。
動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。
- Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを表示する。
- ドキュメントを開くことなく、すぐに返信を投稿してコメントを解決する。
- 招待状への返信やアンケートへの返答など、メッセージ内で Web ベースの追加タスクを実行する。
動的メールの元のソースを見ると、3 種類の類似したコンテンツがあることがわかります。
- 平文（平文のみを表示するメール クライアント用）
- HTML（動的コンテンツを表示しないメール クライアント用）
- AMP マークアップ。Gmail ユーザーがメッセージを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メッセージが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。
AMP コンテンツを含むメッセージは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメッセージを再度開くたびに異なる可能性があります。
動的メールに対する Vault のサポート
- 動的メールをプレビューするとき、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
- 動的メールを書き出すときは、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
- Vault では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップのすべてが保持されます。ユーザーがメールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
- Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。
Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメッセージを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次の場合、Gmail では動的コンテンツが表示されません。
- G Suite 管理者が組織で動的メールを無効にしている。
- ユーザーが Gmail 設定を変更して動的メールを無効にしている。
上記のいずれの場合も、AMP コンテンツは Gmail によって表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。
Gmail では、メールに直接添付されているテキストベースのファイル形式の多くがインデックスに登録されます。これには .pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル形式が含まれます。メールの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、メールの保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）が適用されます。
メールに含まれている、または添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、インデックスに登録されません。
いいえ。インデックス登録と検索の対象になるのは最初の 1 MB ほどですが、一致する結果があれば、そのメッセージ全体と添付ファイル（該当する場合）が Vault に表示されます。
Vault では、アーカイブがオンになっているグループのメッセージを保持、記録保持、検索できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。
メールを検索して書き出すと、その結果に下書きメールが含まれている場合があります。ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。
- [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは記録保持（リティゲーション ホールド）や保持ルールの対象です。
- 破棄された下書き - 未送信のままユーザーによって削除されたメッセージは、直ちにユーザーに表示されなくなります。30 日が経過したら、記録保持や保持ルールの内容にかかわらず消去されます。
- 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索や書き出しが可能です。これら過去バージョンのメールは、送信後も Vault から扱うことができます。下書きメールの各バージョンは保存後 30 日で消去され、記録保持や保持ルールの対象ではありません。
新規や既存の保持ルールの [下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、ユーザーの [下書き] フォルダにある未送信のメールを保持の対象外にできます。
下書きメールを検索結果や書き出し結果から削除することも可能です。
- 検索の前に [下書きを除外する] チェックボックスをオンにします。
- プレビュー画面には自動保存された下書きメールが表示されますが、他の種類の下書きは除外されます。
- すべての種類の下書きメールが、書き出し時に除外されます。
-(label:^deleted AND label:drafts)を検索キーワードに追加します。- プレビュー画面には [下書き] フォルダ内の未送信メールと自動保存された下書きメールが表示されますが、破棄された下書きは表示されません。
- 自動保存された下書きメールと破棄された下書きメールがすべて書き出し時に除外されます。[下書き] フォルダ内の未送信メールは書き出し結果に含まれます。
Gmail 情報保護モードを使用すると、ユーザーは機密性の高いメールのコンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能は、すべての個人用 Gmail アカウントと、この機能が有効になっている G Suite ドメインでご利用いただけます。
ユーザーが情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名と、リンクで置き換えられた本文のみが SMTP で送信されます。詳しくは、Gmail 情報保護モードでのメール送信方法についてのページをご覧ください。
ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール
組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、Vault では組織内のユーザーが情報保護モードで送信したすべてのメールの記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しを行うことができます。
2018 年 11 月 30 日以降に送信された情報保護モードのメールは、Vault で組織内のすべての送信者および受信者のメールボックスに表示されます。有効期限が設定されているメールや、情報保護モードで送信した後に受信者のアクセス権が取り消されたメールであっても、Vault では常に表示できます。
ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール
ドメインで Gmail 情報保護モードを有効にできない場合も、ユーザーは外部の G Suite ユーザーや個人用 Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信することができます。
ドメイン外から情報保護モードで届いたメールのオーナーは送信者なので、Vault では表示されません。 このようなメールについては、メッセージ ヘッダーや件名の記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツや添付ファイルの検索や書き出しは行えません。
情報保護モードのメールに対する操作
Vault では、情報保護モードのメールが以下のように扱われます。
- Vault では、検索キーワードに一致する組織内の情報保護モードのメールが返されます。プレビュー時に情報保護モードのメールを非表示にしたり、メールの印刷時や書き出し時に情報保護モードのメールを対象から除外したりすることができます。
label:confidentialmodeを使用すると、情報保護モードのメールを検索できます。このラベルを使用して、情報保護モードのメールを対象に記録保持やカスタム保持ルールを適用することもできます。
従来のハングアウトと Google トーク
Vault では、従来のハングアウトと Google トークで行われたチャットが完全にサポートされています。次の条件で保持、検索、記録保持（リティゲーション ホールド）が可能です。
- 履歴をオンにした従来のハングアウト。G Suite 管理者は履歴のオンとオフを指定できるほか、ユーザーが指定できるようにすることも可能です。詳しくは、チャットの履歴をご覧ください。Vault では、チャットの履歴がオンになっている状態で Gmail とモバイルアプリで行われたすべてのチャットがアーカイブされます。
- オフレコを解除した Google トークのチャット。G Suite 管理者はチャットのオフレコを強制的に解除することはできません。ただし、ドメインのチャットの履歴を無効にすることはできます。
Vault で扱うことができる従来のハングアウトの情報:
- チャットに参加したすべてのユーザー。
- チャットでやり取りされたすべてのメッセージと、添付ファイルへのリンク。
- グループ ハングアウトの名前（チャットの参加者はグループ ハングアウトに名前を付けることができます）。2 名で行うチャットには名前を付けられません。
- チャットの開始時刻と終了時刻。
Vault で扱えない情報:
- チャット招待状でユーザーが出席しなかったもの。チャットに参加しなかったユーザーに届いたメッセージは保持されません。
- ビデオハングアウト。
- Google ドキュメント内で行われたチャット。
- 従来のハングアウトから送信された画像。
従来のハングアウトのアーカイブ方法
Vault では従来のハングアウトでやり取りされるすべてのメッセージが 1 つのスレッドにまとめられます。メッセージは、次の状況になるまで継続的にスレッドに追加されます。
- 最後のチャット メッセージが送信されてから 3 時間が経過した。
- スレッドのメッセージ数が 1,000 件を超えた。
従来のハングアウトでやり取りされるメッセージを書き出したファイルをダウンロードすると、そのファイルにはスレッド全体が含まれます。
従来のハングアウトのサポートを有効にする
履歴をオンにしたハングアウトの完全サポートを利用するには:
- ドメインで従来のハングアウトをオンにします。
- 従来のハングアウトの全ユーザーに対して Gmail が有効になっていることを確認します。従来のハングアウトのメッセージは、Gmail のメールと同じシステムに保存されます。Gmail が無効になっているアカウントで送受信された従来のハングアウトのメッセージを Vault で記録保持または保持することはできません。Gmail が有効になる前に送信された従来のハングアウトのメッセージを元に戻すことはできません。
ドライブ
Vault を使用して、組織のドライブや共有ドライブ内のファイルの保持、記録保持、検索ができます。Vault では、Google ファイル形式のほか、Google 以外のファイル形式（PDF、DOCX、JPG など）もサポートされます。
ドライブと保持に関する重要なお知らせ
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画
- Hangouts Meet の録画
- ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
- ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル
保持の対象はルールの種類によって異なる
保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有している、またはそれらのユーザーと直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持ルールの適用対象です。
[共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれる共有ドライブにも、保持ルールが適用されます。
保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門の外部からユーザーに共有されたファイルが消去されることはありません。
共有ドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。
- すべての共有ドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべての共有ドライブの保持期間に影響します。
- 特定の共有ドライブを対象とするカスタムルールは、選択した共有ドライブの保持期間にのみ影響します。
共有ドライブのファイルが消去されるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。ただし、共有ドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、共有ドライブのファイルが消去されるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールの適用対象がユーザーで、[共有ドライブを含める] がオンになっている場合は、共有ドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。
- 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
- 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。
ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持や保持ポリシーの対象にはなりません。
ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。
- 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
または - 重複しないユーザー グループに適用する
たとえば、ある組織部門にルールを適用している状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスする共有ドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。
また、[共有ドライブを含める] 設定を使用することで保持ルールを区別することができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [共有ドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。
ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。
Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:
| Product | Retention | Notes |
|---|---|---|
| Jamboard | Covered by Drive rules |
Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault. |
| Hangouts Meet | Excluded by default | You can enable retention for Hangouts Meet. |
カスタム保持ルールで、ユーザーがファイルを [ゴミ箱] に移動してから一定の日数が経過した後にファイルを消去するよう設定できます。この moved-to-trash ルールの対象となるのは、2016 年 8 月 1 日以降に [ゴミ箱] に移動されたファイルのみです。
- moved-to-trash ルールは、ユーザーの [ゴミ箱] 内にあるファイルと、ユーザーが [ゴミ箱] を空にしたときに削除されたファイルの両方に適用されます。
- moved-to-trash ルールによって消去されるのは、そのルールの適用対象のユーザーや共有ドライブがオーナーとなっているファイルのみです。
- [ゴミ箱] 内のファイルに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash ルールが最優先されます。1 つのファイルに複数の moved-to-trash ルールが適用される場合、そのファイルは最も保持期間の長いルールに従って保持されます。記録保持は保持ルールよりも常に優先されます。
- 記録保持や保持ルールが適用されない共有ドライブのファイルは、[ゴミ箱] に移動されてから約 30 日後にすべての Google システムから完全に削除されます。
ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。
この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールや記録保持が設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートは消去される可能性があります。
ドライブと記録保持（リティゲーション ホールド）に関する重要なお知らせ
- ドライブの記録保持は、記録保持の対象のユーザーや組織が所有しているファイル、またはそれらのユーザーや組織と直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。
- 共有ドライブに記録保持を適用すると、ユーザーがメンバーである共有ドライブにも適用されます。
- 共有ドライブを記録保持の対象とすることはできません。代わりに、メンバーを記録保持の対象にして [共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにする必要があります。
- 共有ドライブのメンバーが次の条件に該当する場合
- 記録保持の対象ではないメンバーが共有ドライブからファイルを移動したとき
- 記録保持の対象となっているユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなり、共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいなくなったとき
- 共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいない場合
ドライブと検索に関する重要なお知らせ
Vault では、検索エントリで指定したユーザーがドライブ内で所有しているファイルと、そのユーザーと直接共有されているファイルが検索されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。
Vault では、以下も検索されます。
- 検索クエリで指定したユーザーが所有している、またはそのユーザーと直接共有されているすべてのファイル。
- 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている組織内の共有ドライブ。
- 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている共有ドライブのファイル。
- 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている外部共有ドライブのファイル。なお、組織内のユーザーと共有されている外部所有の共有ドライブは、その共有ドライブにそのユーザーと直接共有されているファイルが含まれていても、Vault で検索することはできません。
はい。共有ドライブ内のファイルを検索するには 2 つの方法があります。
- 特定のユーザーまたは組織部門に帰属するファイルを検索する場合、チェックボックスをオンにすることで、そのユーザーまたは組織部門に関連する共有ドライブを検索対象に含めることができます。
- Vault を使用して特定の共有ドライブを検索した後、その中のファイルを検索できます。
ファイル名と本文に含まれる語句を検索することができます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像から成る PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。
次の形式のファイル内でテキストを検索できます。
- Microsoft Word、Excel、PowerPoint
- .html
- .txt
- .rtf
- OpenOffice™ XML
- Wireless Application Protocol（.wap）
- Wireless Markup Language（.wml）
- Google Earth（.kml）
Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルはインデックス登録されません。
次のファイル形式をプレビューできます。
- ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などの Google のファイル
- ユーザーがアップロードしたファイル（.docx、.pdf、.xlsx など）
ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。
Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。
いいえ。現在のところ検索できるのはファイルの最新バージョンのみです。検索時にバージョンの日付を入力することは可能です。日付を入力すると、指定された日付が終わる時点での変更がわかるスナップショットがファイルごとに表示されます。なお、バージョンが管理されているのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。
次の項目に対する変更はファイルのバージョン履歴に含まれません。
- タイトル
- 共有相手
- コメント（未解決のコメントの最新バージョンのみが含まれます）
Vault では最多で 5,000 ユーザー（個々のユーザーまたは組織部門のメンバー）を検索できます。
Hangouts Chat
Vault では、Hangouts Chat を使って送信されたメッセージを保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索することができます。
Hangouts Chat と保持に関する重要なお知らせ
保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）は、チャットルームには常に適用されます。ただし、履歴がオンになっている場合のみ、DM にも適用されます。G Suite 管理者は、自分で履歴のオンとオフを指定するか、ユーザーが指定できるようにすることもできます。
- デフォルトの保持ルールは、すべての DM とチャットルームに適用されます。
- 組織部門に適用されるカスタム保持ルールは、DM のみが対象で、チャットルームは対象外です。
- すべてのチャットルームに適用されるカスタム保持ルールは、チャットルームのみが対象で、DM は対象外です。
保持期間を過ぎると、対象となるすべての Hangouts Chat メッセージが消去される
Hangouts Chat と記録保持（リティゲーション ホールド）に関する重要なお知らせ
保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）は、チャットルームには常に適用されます。ただし、履歴がオンになっている場合のみ、DM にも適用されます。G Suite 管理者は、自分で履歴のオンとオフを指定するか、ユーザーが指定できるようにすることもできます。
チャットルームの会話は、保持対象のユーザーがメッセージを送信した場合にのみ、記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持される
チャットルーム全体を保持対象にすることはできない
記録保持（リティゲーション ホールド）を作成すると、保持対象のメッセージが保持ルールによってユーザーのビューから削除された場合でも、ユーザーはそのメッセージを閲覧できます。
Hangouts Chat と検索に関する重要なお知らせ
Hangouts Chat を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有するときは、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。
チャット メッセージに直接添付された Google 以外の形式のファイルについては、Vault によってテキストベースのファイル形式（.pdf、.xslx、.docx 拡張子のファイルなど）の多くがインデックスに登録されます。チャット メッセージの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、チャットの保持ルールと記録保持が適用されます。
Vault では、プレビューは 1,000 件までに制限されています（検索結果に表示されたメッセージの書き出し件数に上限はありません）。大量のメッセージをプレビューする場合は、検索キーワードやその他の条件を使用して検索結果を絞り込んでください。