Vault では、次の Google Workspace サービスがサポートされています。
| サービス | 保持の管理 | 記録保持（リティゲーション ホールド） | 検索と書き出し |
|---|---|---|---|
| Gmail |  |
|
|
| ドライブ（サポートされるファイルタイプ） | |
|
|
| グループ | |
|
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| Google Chat（履歴オン） | |
|
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| 従来のハングアウト（履歴オン） | Google Chat にて保持 | Google Chat にて記録保持（リティゲーション ホールド） | Gmail の検索と書き出しを利用 |
|
Google Meet |
|
ドライブにて記録保持（リティゲーション ホールド） | ドライブの検索と書き出しを利用 |
| G Suite 版 Google Voice | |
|
|
注: ご利用の Google Workspace エディションに含まれていないサービスでも、Vault サイトにオプションとして表示されることがあります。ただし、サポートされていないサービスに設定されている保持ルールと記録保持に効果はなく、検索結果にも反映されません。
Gmail と Google グループのメッセージ
Vault は Gmail および Google グループと完全に統合されているため、Vault でメールを検索するのは、所属組織のメール アーカイブを検索しているのと同じです。つまり、次のことが可能です。
- Gmail で受信したメールおよび Google グループに投稿されたメッセージは、受信 / 投稿されるとすぐに Vault で閲覧できます。
- Gmail で使用している検索演算子を Vault でも使用できます。
- Vault では、メッセージのテキストのうち最初の約 250 ページ分がインデックス登録されます。
メッセージのインデックス登録と検索に関する詳細情報
他の Google サービスのコンテンツを含む Gmail メッセージ
Gmail を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有する際は、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、メッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。
Gmail では、YouTube や Google フォトなど、Gmail 以外の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有できます。Vault ではその他の Google サービスを扱うことができないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。
また、ユーザーは、Gmail 以外の コアサービスからもメールを送信できます。例:
- カレンダー - 招待状や、パソコン版のカレンダーの [ゲストにメールを送信] オプションを使用したメールの送信。
- ドライブ - ドライブのファイルを共有する際のメール送信。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画 - 添付ファイルとしてメールで送信する際の、該当するアプリによるメール送信。
- フォーム - フォーム自体またはフォームへのリンクのメール送信。
- Keep - Keep のメモを共有する際のメール送信。
注: 包括的なメール ストレージは、Google Workspace のコアサービスにのみ適用されます。その他の Google サービスでユーザーの代わりにメールが送信されることがありますが、これらのサービスから送信されたメールはユーザーの [送信済み] フォルダに保存されず、Vault ではアクセスできない可能性があります。
AMP コンテンツを含む Gmail メッセージ
動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。AMP コンテンツを含むメッセージは Gmail 以外の Google サービスから送信でき、組織内のユーザーが外部の送信者から動的メールを受信する可能性もあります。
動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。
- Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを表示する。
- ドキュメントを開くことなく、すぐに返信を投稿してコメントを解決する。
- 招待状への返信やアンケートへの返答など、メッセージ内で Web ベースの追加タスクを実行する。
動的メールの元のソースを見ると、3 種類の類似したコンテンツがあることがわかります。
- 平文（平文のみを表示するメール クライアント用）
- HTML（動的コンテンツを表示しないメール クライアント用）
- AMP マークアップ。Gmail ユーザーがメッセージを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メッセージが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。
AMP コンテンツを含むメッセージは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメッセージを再度開くたびに異なる可能性があります。
動的メールに対する Vault のサポート
- 動的メールをプレビューするとき、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
- 動的メールを書き出すときは、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
- Vault では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップのすべてが保持されます。ユーザーがメールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
- Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。
Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメッセージを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次の場合、Gmail では動的コンテンツが表示されません。
- 管理者が組織の動的メールを無効にしている。
- ユーザーが Gmail 設定を変更して動的メールを無効にしている。
上記のいずれの場合も、AMP コンテンツは Gmail によって表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。
Gmail では、メールに直接添付されているテキストベースのファイル形式の多くがインデックスに登録されます。これには .pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル形式が含まれます。メールの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、メールの保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）が適用されます。
メールに含まれている、または添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、インデックスに登録されません。
いいえ。インデックス登録と検索の対象になるのは最初の 1 MB ほどですが、一致する結果があれば、そのメッセージ全体と添付ファイル（該当する場合）が Vault に表示されます。
Vault では、アーカイブ機能がオンになっているグループのメッセージの記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索を行うことができます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。
メールを検索して書き出すと、その結果に下書きメールが含まれている場合があります。ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。
- [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは記録保持（リティゲーション ホールド）や保持ルールの対象です。
- 破棄された下書き - 未送信のままユーザーによって削除されたメッセージは、直ちにユーザーに表示されなくなります。30 日が経過したら、記録保持や保持ルールの内容にかかわらず消去されます。
- 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索や書き出しが可能です。ただし、記録保持や保持ルールの対象ではありません。
自動保存されたバージョンは、メールの送信後も消去されるまで Vault から扱うことができます。ほとんどの Google 製 Gmail クライアント（ウェブ版 Gmail、iPad および iPhone 版 Gmail、Android 版 Gmail など）で生成された下書きメールのバージョンは、1 日間保存された後に消去されます。サードパーティ製 IMAP クライアントでの下書きメールは、消去まで 30 日間保存されることがあります。
新規や既存の保持ルールの [下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、ユーザーの [下書き] フォルダにある未送信のメールを保持の対象外にできます。
下書きメールを検索結果や書き出し結果に含めないことも可能です。
- 検索の前に [下書きを除外する] チェックボックスをオンにします。
- プレビュー画面には自動保存された下書きメールが表示されますが、他の種類の下書きは除外されます。
- すべての種類の下書きメールが、書き出し時に除外されます。
-(label:^deleted AND label:drafts)を検索キーワードに追加します。- プレビュー画面には [下書き] フォルダ内の未送信メールと自動保存された下書きメールが表示されますが、破棄された下書きは表示されません。
- 自動保存された下書きメールと破棄された下書きメールがすべて書き出し時に除外されます。[下書き] フォルダ内の未送信メールは書き出し結果に含まれます。
Gmail 情報保護モードを使用すると、機密性の高いメール コンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能を利用するには、組織でこの機能と個人の Gmail アカウントを有効にしておく必要があります。
情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名とリンクのみが SMTP を使って送信されます。
ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール
2018 年 11 月 30 日より後は、組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメールを Vault で記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しできるようになっています。
情報保護モードのメールに対して、送信者が有効期限を設定したり、メール受信者のアクセスを取り消したりした場合でも、Vault ではそれらのメールを扱うことができます。
ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール
組織で Gmail 情報保護モードを有効にしていない場合でも、ユーザーは他の組織のユーザーや個人の Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信する可能性があります。
外部からの情報保護モードのメールについては、メッセージ ヘッダーと件名の記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツや添付ファイルの検索や書き出しは行えません。
情報保護モードのメールに対する操作
Vault では、情報保護モードのメールは以下のように扱われます。
- 検索クエリに一致する組織内の情報保護モードのメールが検索結果に表示されます。
- メールのプレビュー時、そのコンテンツはデフォルトでは非表示になります。プレビューでコンテンツを表示するオプションもあります。
- メールの印刷時または書き出し時に、情報保護モードのメールを対象から除外することができます。このオプションを選択すると、ヘッダー、送信者、受信者などのメタデータは印刷または書き出しされますが、情報保護モードのメールのコンテンツは含まれません。
- 情報保護モードのメールのみを検索、保持、記録保持するには、
label:confidentialmodeというラベルを指定します。
従来のハングアウトと Google トーク
Vault では、従来のハングアウトと Google トークで行われたチャットが完全にサポートされています。次の条件で保持、検索、記録保持（リティゲーション ホールド）が可能です。
- 履歴をオンにした従来のハングアウト。Google Workspace 管理者は履歴のオンとオフを指定するだけでなく、ユーザー自身による指定を許可することもできます。詳細については、チャットの履歴についての記事をご覧ください。Vault では、チャットの履歴がオンになっている状態で Gmail とモバイルアプリで行われたすべてのチャットがアーカイブされます。
- オフレコを解除した Google トークのチャット。Google Workspace 管理者はチャットのオフレコを強制的に解除することはできませんが、ドメインのチャットの履歴を無効にすることはできます。
Vault で扱うことができる従来のハングアウトの情報:
- チャットに参加したすべてのユーザー。
- チャットでやり取りされたすべてのメッセージと、添付ファイルへのリンク。
- 従来のハングアウトのグループ名（チャットの参加者はグループ ハングアウトに名前を付けることができます）。2 名で行うチャットには名前を付けられません。
- チャットの開始時刻と終了時刻。
Vault で扱えない情報:
- チャット招待状でユーザーが出席しなかったもの。チャットに参加しなかったユーザーに届いたメッセージは保持されません。
- ビデオハングアウト。
- Google ドキュメント内で行われたチャット。
- 従来のハングアウトから送信された画像。
従来のハングアウトのアーカイブ方法
Vault では従来のハングアウトでやり取りされるすべてのメッセージが 1 つのスレッドにまとめられます。メッセージは、次の状況になるまで継続的にスレッドに追加されます。
- 最後のチャット メッセージが送信されてから 3 時間が経過した。
- スレッドのメッセージ数が 1,000 件を超えた。
従来のハングアウトでやり取りされるメッセージを書き出したファイルをダウンロードすると、そのファイルにはスレッド全体が含まれます。
従来のハングアウトのサポートを有効にする
履歴をオンにした従来のハングアウトの完全サポートを利用するには:
- ドメインで従来のハングアウトをオンにします。
- 従来のハングアウトの全ユーザーに対して Gmail が有効になっていることを確認します。従来のハングアウトのメッセージは、Gmail のメールと同じシステムに保存されます。Gmail が無効になっているアカウントで送受信された従来のハングアウトのメッセージを Vault で記録保持または保持することはできません。Gmail が有効になる前に送信された従来のハングアウトのメッセージは復元できません。
ドライブ
Vault を使用して、組織のドライブと共有ドライブ内のファイルの保持、記録保持、検索ができます。Vault では、Google ファイル形式のほか、Google 以外のファイル形式（PDF、DOCX、JPG など）もサポートされます。
ドライブと保持に関する重要なお知らせ
Vault では、ドライブに保存されている次のアイテムの記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しを行うことができます。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、図形描画
- Google Meet の録画および付随するチャット、Q&A、アンケートのログ（Meet の録画の詳細）
- ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
- ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル
フォルダとドライブのショートカットは対象外です。
保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有しているファイル、またはそうしたユーザーと直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持ルールの適用対象です。
[共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれる共有ドライブにも、保持ルールが適用されます。
保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有または共有しているファイルです。ただし、保持期間満了時にパージされるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門の外部からユーザーに共有されたファイルがパージされることはありません。
共有ドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。
- すべての共有ドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべての共有ドライブの保持期間に影響します。
- 特定の共有ドライブを対象とするカスタムルールは、選択した共有ドライブの保持期間にのみ影響します。
共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合にのみ、共有ドライブのファイルをパージすることができます。
- 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。ただし、共有ドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、共有ドライブのファイルがパージされるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールの適用対象がユーザーで、[共有ドライブを含める] がオンになっている場合は、共有ドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。
- 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
- 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。
ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持または保持ポリシーの対象にはなりません。
- アップロード - タイムスタンプにはファイルがドライブにアップロードされた時刻が反映される
- ローカル - タイムスタンプにはアップロード元のデバイスまたはサービス上にある元のファイルと同じものが反映される
| ファイルのアップロード元（クライアント） | 作成時刻 | 変更時刻 |
|---|---|---|
| ウェブアプリ | アップロード |
2020 年 4 月 8 日より前: アップロード 2020 年 4 月 8 日より後: ローカル |
| ドライブ ファイル ストリーム | ローカル | ローカル |
| バックアップと同期 | アップロード | ローカル |
| iOS | アップロード | アップロード |
| Android | アップロード | アップロード |
| Google Workspace Migrate | ローカル | ローカル |
| Drive API | 呼び出し元で設定可能 | 呼び出し元で設定可能 |
ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。
- 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
または - 重複しないユーザー グループに適用する
たとえば、ある組織部門にルールを適用している状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスする共有ドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。
また、[共有ドライブを含める] 設定を使用することで保持ルールを区別することができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [共有ドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。
ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。
Google サービスの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。このデータには、次のようにドライブの保持ルールが適用されます。
| サービス | 保持 |
|---|---|
| Jamboard |
Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam が保持され、ドライブの保持ルールが適用されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。 |
| Google Meet |
Meet の録画にはデフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。 Meet の録画をドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Google Meet の保持ルールを設定します。Meet の保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールは Meet の録画に適用されません。 |
カスタム保持ルールで、ユーザーがファイルを [ゴミ箱] に移動してから一定の日数が経過した後にファイルをパージするよう設定できます。この moved-to-trash ルールの対象となるのは、2016 年 8 月 1 日以降に [ゴミ箱] に移動されたファイルのみです。
- moved-to-trash ルールは、ユーザーの [ゴミ箱] 内にあるファイルと、ユーザーが [ゴミ箱] を空にしたときに削除されたファイルの両方に適用されます。
- moved-to-trash ルールによってパージされるのは、そのルールの適用対象のユーザーまたは共有ドライブがオーナーとなっているファイルのみです。
- [ゴミ箱] 内のファイルに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash ルールが最優先されます。複数の moved-to-trash ルールがファイルに適用されている場合、そのファイルは有効期限が最も先のルールに基づいて保持されます。記録保持（リティゲーション ホールド）は保持ルールよりも常に優先されます。
- 記録保持や保持ルールが適用されないすべてのドライブファイルは、[ゴミ箱] に移動されてから約 30 日後にすべての Google システムから完全に削除されます。
ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで、Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。
この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールや記録保持（リティゲーション ホールド）が設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートはパージされる可能性があります。
ドライブと記録保持に関する重要なお知らせ
- ドライブの記録保持は、記録保持の対象のユーザーや組織が所有しているアイテム、またはそれらのユーザーや組織と直接共有されているアイテムに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のアイテムも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、対象になります。フォルダやドライブのショートカットは対象外です。
- 共有ドライブを記録保持の対象とすることはできません。代わりに、メンバーを記録保持の対象にして [共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにする必要があります。
- 共有ドライブのメンバーが次の条件に該当する場合
- 記録保持の対象ではないメンバーが共有ドライブからファイルを移動したとき
- 記録保持の対象となっているユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなり、共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいなくなったとき
- 共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいない場合
共有ドライブが削除されると、削除された共有ドライブのファイルには次のような記録保持のシナリオが適用されます。
-
記録保持の対象となるユーザーが、削除された共有ドライブのグループ メンバーではなく個人メンバーである場合、そのユーザーの記録保持が解除されるまで共有ドライブ内のすべてのファイルが保持されます。ユーザーの記録保持が解除された後、ファイルが別の記録保持や保持ルールの対象とならない場合、ファイルは削除されます。
-
記録保持の対象となるユーザーがグループのメンバーではなく個人として削除された共有ドライブのファイルにアクセスできる場合、そのファイルのみがそのユーザーの記録保持が解除されるまで保持されます。保持ルールや記録保持の対象とならないファイルは削除されます。
ドライブと検索に関する重要なお知らせ
Vault で検索されるファイルは、検索のタイプによって異なります。
| 検索のタイプ | 検索されるファイル |
|---|---|
| 特定のアカウント または 組織部門 |
次のものが検索対象となります。
（省略可）共有ドライブ内のファイル共有ドライブ内のファイルは、検索対象に含めない限り Vault で検索されることはありません。アカウントまたは組織部門単位での検索で共有ドライブを対象に含めると、次のようになります。
|
| 共有ドライブ | 指定した共有ドライブ内の全ファイルが Vault で検索されます。 |
注: フォルダおよびドライブのショートカットは対象外です。
すべてのアイテムのタイトル、オーナー、最終更新日、その他のメタデータを検索できます。
サポートされているファイル形式については、ファイルのコンテンツ内の単語やフレーズを検索できます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像からなる PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。
次の形式のファイル内でテキストを検索できます。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム（未解決のコメントは対象ですが、編集の提案は対象外です）
- Microsoft Word、Excel、PowerPoint
- HTML
- TXT
- RTF
- SBV
- OpenOffice™ XML
- Wireless Application Protocol（WAP）
- Wireless Markup Language（WML）
- Google Earth（KML）
Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルのコンテンツはインデックス登録されません。
- 録画 - 会議のタイトル、メタデータ（オーナー、会議 ID、録画開始時刻など）を指定して検索できます。ただし、Meet の録画の内容は動画ファイル（MP4）であるため、検索インデックスに登録されません。検索を動画のみに限定するには、検索キーワード
type:videoを使用します。 - Chat のログ - Chat のログは SBV ファイルとして保存されます。Chat のログには、録音開始時間に関するメッセージのタイムスタンプ、送信者の氏名、メッセージ テキストが含まれます。ファイル名、ログ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
- Q＆A とアンケートのログ - Q＆A とアンケートのログは Google スプレッドシート ファイルとして保存されます。これらのログには、質問、回答、参加者が含まれます。ファイル名、ログ内のテキスト、ファイルの作成日などのメタデータで検索できます。
Meet の録画の詳細に関する記事をご覧ください。
次のファイル形式をプレビューできます。
- Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google 図形描画で作成されたファイル
- アップロードされたファイル（.docx、.pdf、.xlsx など）
一部の Google ドキュメント エディタでは、ユーザーは別のファイルにファイルをリンクできます。たとえば、Google ドキュメントでは、Google スプレッドシートのデータにリンクされているグラフをドキュメントに挿入できます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。
Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。
いいえ。検索できるのはファイルの最新の版のみです。ただし、検索の条件として版の日付を入力することは可能です。版の日付を入力すると、Vault ではファイルの最新の版が検索されますが、版の日付の午前 12 時（UTC）より前に保存された最新の版のコンテンツをプレビューして書き出せます。なお、版が管理されているのは、Google ドライブの Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。
指定した版の日付に関係なく、現在の版の一部のプロパティが表示されます。表示されるプロパティには、Vault の metadata.xml ファイル内のタイトル、共有相手、最終更新日、その他のデータが含まれます。
次を条件として、版のスナップショットにはコメントが表示されます。
- 未解決のコメントは、ドキュメントに対するコメント権限または編集権限を組織が持っている場合にのみ表示されます。閲覧権限しか持っていない場合、コメントは表示されません。
- 未解決の単独のコメント（返信のないコメント）は、1）コメントが版の日付の時点で作成されており、2）コメントされたテキストがその版に存在する場合（最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても）に表示されます。コメントは、コメントが作成される前の版には表示されません。
- 未解決のコメント スレッド（返信を含むスレッド）は、1）最初のコメントが版の日付の時点で作成されており、2）コメントされたテキストがその版に存在する場合（最新の版ではコメントされたテキストが削除済みの場合であっても）に表示されます。たとえば、コメント スレッドに 10 月 1 日と 10 月 5 日に作成された 2 つのメッセージがある場合に、10 月 2 日の版の日付で検索すると、その日付の時点では 10 月 5 日のメッセージが存在していないにもかかわらず両方のメッセージが表示されます。
- 編集済みのコメントは、以前の版のコメントではなく、現在の版のコメントが表示されます。
- 版の日付の時点ではコメントが未解決であっても、解決済みまたは削除済みのコメントは表示されません。
いいえ。最上位の組織部門を検索することはできないため、子組織部門または個々のアカウントを選択してください。最大 5,000 アカウント（個々のアカウントまたは組織部門のメンバー）について、ドライブ内のデータを検索できます。
- アップロード - タイムスタンプにはファイルがドライブにアップロードされた時刻が反映される
- ローカル - タイムスタンプにはアップロード元のデバイスまたはサービス上にある元のファイルと同じものが反映される
| ファイルのアップロード元（クライアント） | 作成時刻 | 変更時刻 |
|---|---|---|
| ウェブアプリ | アップロード |
2020 年 4 月 8 日より前: アップロード 2020 年 4 月 8 日より後: ローカル |
| ドライブ ファイル ストリーム | ローカル | ローカル |
| バックアップと同期 | アップロード | ローカル |
| iOS | アップロード | アップロード |
| Android | アップロード | アップロード |
| Google Workspace Migrate | ローカル | ローカル |
| Drive API | 呼び出し元で設定可能 | 呼び出し元で設定可能 |
Google Chat
Vault を使用して、Google Chat で送信されたメッセージを保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索ができます。
Google Chat と保持に関する重要なお知らせ
保持ルールと記録保持は、スレッド形式のチャットルームの返信には常に適用されます。ただし、DM やグループ メッセージ、非スレッド形式のチャットルームに適用されるのは、履歴がオンになっている場合に限られます。
Google Workspace 管理者は、履歴のオンとオフを指定するだけでなく、ユーザー自身による指定を許可することもできます。
デフォルトの保持ルールは、組織内のすべてのダイレクト メッセージ（DM）、グループ メッセージ、チャットルームに適用されます。
カスタム保持ルールは、次のようにさまざまなメッセージに適用されます。
| 組織部門ベースの保持ルール | 「すべての Chat スペース」の保持ルール |
|---|---|
|
|
複数のカスタム保持ルールがメッセージに適用されている場合、そのメッセージは最後に期限切れとなるカスタムルールに従って保持されます。
カスタム保持ルールを使用してすべてのメッセージ（DM、グループ メッセージ、チャットルームのメッセージ）を保持するには、少なくとも 2 つのルールを作成する必要があります。つまり、チャットルームのメッセージと特定のグループ チャットを対象とするすべての Chat スペース用のルールを 1 つと、DM とグループ メッセージを対象とする最上位の組織部門用のルールを 1 つ作成します。
詳しくは、グループ メッセージとチャットルームの違いについてのページをご参照ください。
注: Gmail や Google グループの保持ルールとは異なり、特定のアカウントに関連付けられたメッセージまたは特定のキーワードを含むメッセージに Chat の保持ルールを適用するのに、キーワードを使用することはできません。
ダイレクト メッセージ
DM のオーナーは、チャットの個々の参加者です。参加者の所属する組織は同じでも、対象となる保持ルールが異なる場合、DM にアクセスできるユーザーと、アクセスできないユーザーが出てくる可能性があります。
たとえば、DM を 7 日後にパージする保持ルールが適用される組織部門の参加者 1 と、DM の無期限の保持ルールが適用される組織部門の参加者 2 がチャットするとします。参加者 1 が参加者 2 を相手に DM を送受信して 7 日が経過すると、参加者 1 は参加者 2 とやり取りした DM にアクセスできなくなります。ただし、参加者 2 の DM は無期限に保持されるので、DM はパージされず、参加者 2 は引き続きアクセスできます。
外部ユーザーとの DM
参加者同士が別々の組織に所属している場合、DM は各組織の保持ルールに従って保持されます。
たとえば、会社 A では DM を 1 週間保持し、会社 B では 2 年間保持するという場合、Vault では、会社 A のユーザーと会社 B のユーザーの間で交わされた DM は次のように処理されます。
- 会社 A では DM が 1 週間保持された後、削除されていないメッセージはすべて削除されます。会社 A のユーザーはこれらのメッセージにアクセスできなくなります。Chat には 30 日間の保持期間があり、メッセージは削除後 30 日間保持されます。その間は、Vault でメッセージにアクセスできます。Chat の保持期間が終了すると、会社 A の DM には Vault でアクセスできなくなります。
- 会社 B では DM を 2 年間保持し、検索と書き出しを行うことができます。2 年経過すると、削除されていないメッセージはすべて削除され、Chat の 30 日間の保存期間に入ります。チャットの保持期間が終了すると、会社 B の Vault で DM にアクセスできなくなり、Google のシステムからパージされます。
Chat スペース
Chat でデフォルトの保持ルールを設定するか、カスタム保持ルールを作成すると、Vault によって、履歴が有効になっている Chat スペース内のメッセージのみが保持されます。組織部門に対して設定した Chat の保持ルールは、チャットルームのメッセージには適用されません。
Chat スペース内の外部ユーザー
複数の組織から参加者がある場合は、Chat スペース作成者の組織の保持ルールに従って会話が保持されます。自組織のユーザーが、別組織のユーザーがオーナーである Chat スペースに参加した場合のメッセージは、Vault による保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象とすることはできません。
Chat の保持ルールには、ユーザーが削除したメッセージのみをパージするオプションはありません。保持ルールに有効期限がある場合、保持期間が終了した時点ですべてのメッセージがパージされます。
Google ドライブに保存されているファイル（ドキュメント、スプレッドシート、PDF など）を Chat のメッセージで共有する場合、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージを保持しても保持されません。そのため、このデータを保持するためのドライブの保持ルールを設定します。
Chat メッセージに直接添付される他の形式のファイル（PDF、画像、DOCX など）は、Chat の保持ルールの対象となります。
Google Chat と記録保持（リティゲーション ホールド）に関する重要なお知らせ
保持ルールと記録保持は、スレッド形式のチャットルームの返信には常に適用されます。ただし、DM やグループ メッセージ、非スレッド形式のチャットルームに適用されるのは、履歴がオンになっている場合に限られます。
Google Workspace 管理者は、履歴のオンとオフを指定するだけでなく、ユーザー自身による指定を許可することもできます。
Chat の保持ルールとは異なり、記録保持（リティゲーション ホールド）を適用できるのは個々のアカウントまたは組織部門のみです。Chat スペースにのみ記録保持を設定することはできません。ただし、記録保持を作成するときに、記録保持（リティゲーション ホールド）対象のアカウントに関連付けられている Chat スペース内のメッセージを含めるように指定するチェック ボックスをオンにすることができます。
| チェック ボックスがオフ（デフォルト）の場合 | チェック ボックスがオンの場合 |
|---|---|
|
このチェック ボックスがオフになっている場合に保持されないすべてのメッセージと、次のスペース内の特定のメッセージ*
|
*Vault で記録保持（リティゲーション ホールド）の対象となる Chat スペース内のメッセージは、Chat スペースの種類によって異なります。
- スレッド形式のチャットルーム - 記録保持対象のユーザーがメッセージを 1 件以上送信し、そのチャットルームの作成者が自組織のユーザーである場合、そのチャットルームの会話が保持されます。そのユーザーがメッセージを閲覧した可能性があっても、自分でメッセージを送っていない会話は、記録保持の対象にはなりません。
- 非スレッド形式のチャットルーム - 記録保持対象のユーザーがチャットルームのメンバーであった場合は、そのユーザーがメッセージを送信していなくても、すべてのメッセージが保持されます。記録保持対象のユーザー全員がチャットルームから退出した場合、保持対象ユーザーの最後の一人が退出するまでに送信されたメッセージにのみ、記録保持が適用されます。
- 2020 年 12 月初旬より後に Chat で作成されたグループ チャット - 記録保持対象のユーザーがグループ チャットのメンバーであった場合は、そのユーザーがメッセージを送信していなくても、メッセージが保持されます。記録保持対象のユーザー全員がグループ チャットから退出した場合、保持対象ユーザーの最後の一人が退出するまでに送信されたメッセージにのみ、記録保持が適用されます。
- 外部の Chat スペース - 別の組織がオーナーとなっている Chat スペースで送信されたメッセージには、記録保持は適用されません。
保持対象のユーザー宛てに送信された DM とほとんどのグループ メッセージは、そのユーザーが返信しなかった場合や、送信者が外部ユーザーである場合でも、記録保持によって保持されます。
記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなります。ただし、適切な権限のある Vault ユーザーであれば、そのメッセージを Vault で検索して閲覧することができ、Vault を使用してメッセージを書き出すこともできます。
Google ドライブに保存されているファイル（ドキュメント、スプレッドシート、PDF など）を Chat のメッセージで共有する場合、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、Chat のメッセージに保持を設定していても、そのファイルは対象になりません。このデータを保持するには、ドライブに記録保持（リティゲーション ホールド）を適用します。
Chat のメッセージに直接添付される他の形式のファイル（PDF、画像、DOCX など）は Chat の記録保持の対象となります。
Google Chat と検索に関する重要なお知らせ
アカウントで検索する: 特定のアカウントまたは組織部門内のすべてのアカウントで、送受信されたメッセージを検索できます。デフォルトでは、ダイレクト メッセージ（DM）とグループ メッセージ（2020 年 12 月初旬より前に作成されたグループ会話に含まれるもの）のみが検索されます。必要に応じて、Chat スペース（2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ チャット）内のメッセージを含めることもできます。チャットルームの種類によって、検索結果に含まれるメッセージが決まります。詳細
Chat スペースで検索する: 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ チャットならびにチャットルーム内のメッセージを検索できます。すべての Chat スペースを検索することはできません。チャットルームとグループ チャットを選択するには、そのチャットルームのメンバーのアカウントを入力します。詳しくは、グループ メッセージとチャットルームの違いについてのページをご覧ください。
送信日、タイムゾーンのほか、キーワード、添付ファイルの種類、チャットルームの種類などを指定して、検索を絞り込むことができます。詳しくは、Chat の検索演算子に関する記事をご覧ください。
Vault で検索キーワードを照合する方法は、メッセージの種類と場所によって異なります。
- DM、グループ チャット、非スレッド形式のチャットルームのメッセージ - 検索キーワードは個々のメッセージと照合されます。すべての検索キーワードに一致するメッセージのみが返されます。
- スレッド形式のチャットルーム - 検索キーワードは会話（複数のメッセージ全体）と照合されます。会話に含まれるメッセージによってすべての検索キーワードとの一致が見つかった場合、その会話内のすべてのメッセージが返されます。1 つのメッセージがすべての検索キーワードに一致しなければならないわけではありません。
詳しくは、Chat の検索例をご覧ください。
Vault では、履歴がオンになっている状態の DM、グループ チャット、非スレッド形式のチャットルームのみを検索できます。スレッド形式のチャットルーム（会話の返信がグループ化されるチャットルーム）の場合は、履歴が常にオンになっており、メッセージはパージされるまで検索可能です。
Google Workspace 管理者は、履歴のオンとオフを切り替えたり、ユーザーにその設定を任せたりできます。
リンクで共有されているファイルは、検索も書き出しもできません。ユーザーがドライブ内に保存されているファイルを Chat のメッセージで共有すると、メッセージにはファイルのコピーが添付されるのではなく、リンクが挿入されます。共有されたファイルはその URL で検索できますが、Vault はファイルのタイトルやコンテンツをインデックスに登録しません。このようなリンクベースの添付ファイルは、Chat メッセージの検索や書き出しの対象となりません。
メッセージに直接添付されたファイルは、検索および書き出しできます。Chat メッセージに直接添付されたファイルについては、Vault は検索のためにそのファイル名をインデックスに登録します。また、ほとんどのテキストベースのファイル形式（.pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル）のコンテンツも Vault によってインデックスに登録されます。Chat メッセージの検索と書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、Chat の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）が適用されます。
Vault では検索条件に一致するすべてのメッセージを書き出せますが、プレビューできるメッセージは 1 つの会話につき最大 1,000 件、または非スレッド形式のチャットルームあたり最大 1,000 件に限られます。
アカウントまたは組織部門で検索するときに Chat スペースからの結果を含める場合、Vault から検索結果として返されるメッセージは Chat スペースの種類によって異なります。
- スレッド形式のチャットルーム - 検索対象の参加者または組織部門内のいずれかのアカウントが 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ、そのチャットルーム内の会話が返されます。検索対象のアカウントがメッセージを読んだだけで返信していない場合、会話は検索結果に表示されません。
- 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ チャットならびに非スレッド形式のチャットルーム - 検索対象のアカウントがメッセージを送信していない場合でも、検索対象のアカウントまたは組織部門内のいずれかのアカウントがメンバーとして参加しているすべての非スレッド形式のチャットルームとグループ チャットが検索されます。アカウントが Chat スペースのメンバーではなくなった場合は、退出する前に送信されたメッセージのみが検索されます。
- 別の組織がオーナーとなっている Chat スペース - 別の組織がオーナーとなっている Chat スペースで組織内のユーザーが送信したメッセージを検索することはできません。
- Chat スペース内の外部ユーザーからのメッセージ - 組織内のユーザーが作成した Chat スペースで外部ユーザーが送信したメッセージは、検索して書き出すことができます。
検索対象を保持データ（記録保持対象のユーザー アカウントに関連付けられているメッセージ）に制限できます。保持データの検索時に Chat スペースから検索結果として返されるメッセージは、チャットルームの種類によって異なります。
- スレッド形式のチャットルーム - 検索パラメータに一致する記録保持対象のユーザーがチャットルームで 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ、検索結果でそのチャットルーム内の会話が返されます。
- 2020 年 12 月初旬より後に作成されたグループ チャットならびに非スレッド形式のチャットルーム - 検索パラメータに一致する記録保持対象のユーザーがチャットルームのメンバーであった場合は、そのユーザーがメッセージを送信していなくても、検索結果でそのチャットルームからのメッセージが返されます。記録保持対象のユーザー全員がチャットルームまたはグループ チャットから退出した場合、保持対象ユーザーの最後の 1 人が退出するまでに送信されたメッセージのみが返されます。
DM またはグループ チャットの参加者に異なる保持ルールまたは記録保持が適用されている場合、メッセージの履歴を確認できるユーザーと確認できないユーザーが出てくる可能性があります。ただし、Vault では検索可能なすべてのメッセージが検索されます（検索対象を保持データのみに制限している場合は除きます）。
たとえば、DM を 7 日後にパージする保持ルールが適用される組織部門の参加者 1 と、DM の無期限の保持ルールが適用される組織部門の参加者 2 がチャットするとします。参加者 1 が参加者 2 を相手に DM を送受信して 7 日が経過すると、参加者 1 は参加者 2 とやり取りした DM にアクセスできなくなります。ただし、参加者 2 の DM は無期限に保持されるので、DM はパージされず、参加者 2 は引き続きアクセスできます。
Vault の検索には、メッセージを表示できるアカウントであるかどうかは影響せず、メッセージを検索できるかどうかのみが影響します。このため、参加者 1 の組織部門でメッセージを検索すると、参加者 2 の組織部門で検索する場合と同じメッセージが返されます。