サポートされるデータタイプ

他の Google サービスのコンテンツを含む Gmail メッセージ

Gmail を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有する際は、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、メッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。

Gmail では、YouTube や Google フォトなど、Gmail 以外の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有できます。Vault ではその他の Google サービスを扱うことができないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。

Gmail 以外にも、一部の G Suite のコアサービスでメールを送信することがあります。例:

• カレンダー - 招待状や、パソコン版のカレンダーの [ゲストにメールを送信] オプションを使用したメールの送信。
• ドライブ - ドライブのファイルを共有する際のメール送信。
• Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画 - 添付ファイルとしてメールで送信する際の、該当するアプリによるメール送信。
• フォーム - フォーム自体またはフォームへのリンクのメール送信。
• Keep - Keep のメモを共有する際のメール送信。

注: 包括的なメール ストレージは、G Suite のコアサービスにのみ適用されます。その他の Google サービスでユーザーの代わりにメールが送信されることがありますが、これらのサービスから送信されたメールはユーザーの [送信済み] フォルダに保存されず、Vault ではアクセスできない可能性があります。

AMP コンテンツを含む Gmail メッセージ

動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。AMP コンテンツを含むメッセージは Gmail 以外の Google サービスから送信でき、組織内のユーザーが外部の送信者から動的メールを受信する可能性もあります。

動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。

• Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを表示する。
• ドキュメントを開くことなく、すぐに返信を投稿してコメントを解決する。
• 招待状への返信やアンケートへの返答など、メッセージ内で Web ベースの追加タスクを実行する。

動的メールの元のソースを見ると、3 種類の類似したコンテンツがあることがわかります。

• 平文（平文のみを表示するメール クライアント用）
• HTML（動的コンテンツを表示しないメール クライアント用）
• AMP マークアップ。Gmail ユーザーがメッセージを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メッセージが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。

AMP コンテンツを含むメッセージは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメッセージを再度開くたびに異なる可能性があります。

動的メールに対する Vault のサポート

• 動的メールをプレビューするとき、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
• 動的メールを書き出すときは、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
• Vault では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップのすべてが保持されます。ユーザーがメールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
• Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。

Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメッセージを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次の場合、Gmail では動的コンテンツが表示されません。

• G Suite 管理者が組織で動的メールを無効にしている。
• ユーザーが Gmail 設定を変更して動的メールを無効にしている。

上記のいずれの場合も、AMP コンテンツは Gmail によって表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。

Gmail では、メールに直接添付されているテキストベースのファイル形式の多くがインデックスに登録されます。これには .pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル形式が含まれます。メールの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、メールの保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）が適用されます。

メールに含まれている、または添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、インデックスに登録されません。

Vault では、アーカイブがオンになっているグループのメッセージを保持、記録保持、検索できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。

メールを検索して書き出すと、その結果に下書きメールが含まれている場合があります。ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。

• [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは記録保持（リティゲーション ホールド）や保持ルールの対象です。
• 破棄された下書き - 未送信のままユーザーによって削除されたメッセージは、直ちにユーザーに表示されなくなります。30 日が経過したら、記録保持や保持ルールの内容にかかわらず消去されます。
• 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索や書き出しが可能です。ただし、記録保持や保持ルールの対象ではありません。

  自動保存されたバージョンは、メールの送信後も消去されるまで Vault から扱うことができます。ほとんどの Google 製 Gmail クライアント（ウェブ版 Gmail、iPad および iPhone 版 Gmail、Android 版 Gmail など）で生成された下書きメールのバージョンは、1 日間保存された後に消去されます。サードパーティ製 IMAP クライアントでの下書きメールは、消去まで 30 日間保存されることがあります。

新規や既存の保持ルールの [下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、ユーザーの [下書き] フォルダにある未送信のメールを保持の対象外にできます。

下書きメールを検索結果や書き出し結果に含めないことも可能です。

• 検索の前に [下書きを除外する] チェックボックスをオンにします。
  • プレビュー画面には自動保存された下書きメールが表示されますが、他の種類の下書きは除外されます。
  • すべての種類の下書きメールが、書き出し時に除外されます。
• -(label:^deleted AND label:drafts) を検索キーワードに追加します。
  • プレビュー画面には [下書き] フォルダ内の未送信メールと自動保存された下書きメールが表示されますが、破棄された下書きは表示されません。
  • 自動保存された下書きメールと破棄された下書きメールがすべて書き出し時に除外されます。[下書き] フォルダ内の未送信メールは書き出し結果に含まれます。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール 

情報保護モードのメールに対する操作

• Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画
• Google Meet の録画
• ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
• ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル

フォルダとドライブのショートカットは対象外です。

保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門の外部からユーザーに共有されたファイルが消去されることはありません。

共有ドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。

• すべての共有ドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべての共有ドライブの保持期間に影響します。
• 特定の共有ドライブを対象とするカスタムルールは、選択した共有ドライブの保持期間にのみ影響します。

共有ドライブのファイルが消去されるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。

• 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。ただし、共有ドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、共有ドライブのファイルが消去されるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
• 保持ルールの適用対象がユーザーで、[共有ドライブを含める] がオンになっている場合は、共有ドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。

• 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
• 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。

ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持または保持ポリシーの対象にはなりません。

ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。

• 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
  または
• 重複しないユーザー グループに適用する

たとえば、ある組織部門にルールを適用している状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスする共有ドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。

また、[共有ドライブを含める] 設定を使用することで保持ルールを区別することができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [共有ドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。

ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google スプレッドシートに含まれているデータにリンクするグラフを Google ドキュメントで作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールも記録保持（リティゲーション ホールド）も設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートは消去される可能性があります。

ダイレクト メッセージ

DM のオーナーは、チャットの参加者全員です。参加者の所属する組織は同じでも、対象となる保持ルールが異なる場合、Vault では、保持期間が長い方のルールに基づいてメッセージが保持されます。

外部ユーザー: 別の組織に属する参加者については、各組織の保持ルールに従って DM が保持されます。

たとえば、会社 A では DM を 1 週間保持し、会社 B では 2 年間保持するという場合、Vault では、会社 A のユーザーと会社 B のユーザーの間で交わされた DM は次のように処理されます。

• 会社 A では DM が 1 週間保持された後、削除されていないメッセージはすべて削除されます。会社 A のユーザーはこれらのメッセージにアクセスできなくなります。Chat には 30 日間の保持期間があり、メッセージは削除後 30 日間保持されます。その間は、Vault でメッセージにアクセスできます。Chat の保持期間が終了すると、会社 A の DM には Vault でアクセスできなくなります。
• 会社 B では DM を 2 年間保持し、検索と書き出しを行うことができます。2 年経過すると、削除されていないメッセージはすべて削除され、Chat の 30 日間の保存期間に入ります。チャットの保持期間が終了すると、会社 B の Vault で DM にアクセスできなくなり、Google のシステムからパージされます。

チャットルーム

チャットルームの会話のオーナーは、その会話の参加者全員です。参加者の所属する組織は同じでも、対象となる保持ルールが異なる場合、Vault では、保持期間が長い方のルールに基づいてメッセージが保持されます。

外部ユーザー: 複数の組織から参加者がある場合は、チャットルーム作成者の組織の保持ルールに従って会話が保持されます。自組織のユーザーが、別組織のユーザーがオーナーであるチャットルームに参加した場合のメッセージは、Vault での保持、記録保持、検索、書き出しの対象とすることはできません。

ユーザー アカウントの記録保持には、保持対象のユーザーが 1 件でもメッセージを送信したことのあるチャットルームのメッセージ スレッドが含まれます。そのユーザーがメッセージを閲覧した可能性があっても、自分でメッセージを送っていない場合には、チャットルームの会話は記録保持の対象にはなりません。他組織のユーザーがオーナーであるチャットルームに送信されたメッセージに、記録保持は適用されません。

保持対象のユーザー宛てに送信された DM は、そのユーザーが返信しなかった場合や、送信者が外部ユーザーである場合でも、記録保持によって保持されます。

ユーザーが Google Chat を使用して Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを共有すると、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、リンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。

チャット メッセージに直接添付された Google 以外の形式のファイルについては、Vault によってテキストベースのファイル形式（.pdf、.xslx、.docx 拡張子のファイルなど）の多くがインデックスに登録されます。チャット メッセージの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、チャットの保持ルールと記録保持が適用されます。

Vault では、プレビューは 1,000 件までに制限されています（検索結果に表示されたメッセージの書き出し件数に上限はありません）。大量のメッセージをプレビューする場合は、検索キーワードなどの条件を指定して検索結果を絞り込んでください。

• Vault でダイレクト メッセージ（DM）と会話を検索できるのは、参加者が 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみです。
• 参加者がメッセージを読んだだけで返信していない場合、会話は検索結果に表示されません。
• 他組織のユーザーがオーナーであるチャットルームで自組織のユーザーが送信したメッセージを、保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象とすることはできません。
• 自組織のユーザーが作成したチャットルームで外部ユーザーが送信したメッセージは、検索、書き出しが可能です。

Vault では、履歴がオンの状態で送信された DM のみを検索できます。G Suite 管理者は、自分で履歴のオンとオフを設定するか、ユーザーに設定を任せることができます。

自組織のユーザーが作成したチャットルーム内の会話は Vault で常に検索できますが、他組織のユーザーがオーナーであるチャットルーム内で自組織のユーザーが送信したメッセージは検索できません。