サポートされるデータタイプ

他の Google サービスのコンテンツを含む Gmail メッセージ

Gmail を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有する際は、ファイルのコピーがメールに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはメールの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。

Gmail では、YouTube や Google フォトなど、Gmail 以外の Google サービスに保存されているコンテンツへのリンクを共有できます。Vault ではその他の Google サービスを扱うことができないため、そうしたコンテンツの保持、記録保持、検索、書き出しは行えません。

AMP コンテンツを含む Gmail メッセージ

動的メールには、Gmail 内で AMP コンテンツを表示するマークアップが含まれています。AMP コンテンツを含むメッセージは Gmail 以外の Google サービスから送信でき、組織内のユーザーが外部の送信者から動的メールを受信する可能性もあります。

動的メールでは、Gmail ユーザーはたとえば次のようなことができます。

• Gmail で通知メッセージを開いた瞬間から、Google ドキュメントに追加されるコメントを逐次表示する。
• ドキュメントを開くことなく、すぐに返信を投稿してコメントを解決する。
• 招待状への返信やアンケートへの返答など、メッセージ内で Web ベースの追加タスクを実行する。

動的メールの元のソースを見ると、3 種類の類似したコンテンツがあることがわかります。

• 平文（平文のみを表示するメール クライアント用）
• HTML（動的コンテンツを表示しないメール クライアント用）
• AMP マークアップ。Gmail ユーザーがメッセージを開くと、動的でインタラクティブな AMP コンテンツが表示されます。AMP マークアップは、メッセージが開かれるときにすべての更新を取得し、それをすぐにユーザーに対して表示できます。

AMP コンテンツを含むメッセージは動的な性質を備えているので、Gmail に表示されるコンテンツは時間の経過とともに変化することがあります。たとえば、アクティブな Google ドキュメントからのコメント通知は、ユーザーが数日間にわたって同じメッセージを再度開くたびに異なる可能性があります。

動的メールに対する Vault のサポート

• 動的メールをプレビューするとき、Vault では HTML バージョンのメッセージが表示されます。AMP マークアップを含むメッセージのすべての部分を表示するには、[メッセージのソースを表示] をクリックします。
• 動的メールを書き出すときは、平文、HTML、AMP マークアップのすべてが書き出し結果に含まれます。
• Vault では、動的メールに含まれる HTML、平文、AMP マークアップのすべてが保持されます。ユーザーがメールを開くときに取得、表示される可能性のある動的コンテンツを保持する手段は Vault にはありません。
• Vault では、動的メールに含まれる平文と HTML を検索できます。ただし、AMP マークアップと AMP コンテンツはインデックスに登録されないため検索できません。

Vault では、Gmail ユーザーが AMP マークアップを含むメッセージを開いたときに動的コンテンツが実際に表示されたかどうかを判断することはできません。次の場合、Gmail では動的コンテンツが表示されません。

• G Suite 管理者が組織で動的メールを無効にしている。
• ユーザーが Gmail 設定を変更して動的メールを無効にしている。

上記のいずれの場合も、AMP コンテンツは Gmail によって表示されません。ただし、AMP マークアップはメッセージ ソースに含まれているので、Vault では使用できます。

Gmail では、メールに直接添付されているテキストベースのファイル形式の多くがインデックスに登録されます。これには .pdf、.xslx、.docx などの拡張子を持つファイル形式が含まれます。メールの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、メールの保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）が適用されます。

メールに含まれている、または添付されている動画、音声、画像、バイナリ ファイルは、インデックスに登録されません。

メールを検索して書き出すと、その結果に下書きメールが含まれている場合があります。ユーザーの Gmail データには、以下の 3 種類の下書きメールが含まれている可能性があります。

• [下書き] フォルダ内の未送信メール - これらのメールは記録保持（リティゲーション ホールド）や保持ルールの対象です。
• 破棄された下書き - 未送信のままユーザーによって削除されたメッセージは、記録保持や保持ルールの内容にかかわらず直ちに消去されます。
• 自動保存された下書きメール - メールの作成中に数秒間手を止めると、その時点のメールの内容が自動的に保存されます。ユーザーに表示されるのは最新バージョンの下書きメールのみですが、Vault では過去バージョンの検索や書き出しが可能です。これら過去バージョンのメールは、送信後も Vault から扱うことができます。下書きメールの各バージョンは保存後 30 日で消去され、記録保持や保持ルールの対象ではありません。

新規や既存の保持ルールの [下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、ユーザーの [下書き] フォルダにある未送信のメールを保持の対象外にできます。

下書きメールを検索結果や書き出し結果から削除することも可能です。

• 検索の前に [下書きを除外する] チェックボックスをオンにします。
  • プレビュー画面には自動保存された下書きメールが表示されますが、他の種類の下書きは除外されます。
  • すべての種類の下書きメールが、書き出し時に除外されます。
• -(label:^deleted AND label:drafts) を検索キーワードに追加します。
  • プレビュー画面には [下書き] フォルダ内の未送信メールと自動保存された下書きメールが表示されますが、破棄された下書きは表示されません。
  • 自動保存された下書きメールと破棄された下書きメールがすべて書き出し時に除外されます。[下書き] フォルダ内の未送信メールは書き出し結果に含まれます。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール 

情報保護モードのメールに対する操作

• Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画
• Hangouts Meet の録画
• ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
• ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル

保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門外のユーザーから共有されたファイルが消去されることはありません。

チームドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。

• すべてのチームドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべてのチームドライブの保持期間に影響します。
• 特定のチームドライブを対象とするカスタムルールは、選択したチームドライブの保持期間にのみ影響します。

チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。

• 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。ただし、チームドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
• 保持ルールの適用対象がユーザーで、[チームドライブを含める] チェックボックスがオンになっている場合は、チームドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。

• 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
• 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。

ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持や保持ポリシーの対象にはなりません。

ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。

• 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
  または
• 重複しないユーザー グループに適用する

たとえば、ある組織部門に適用される既存のルールがある状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスするチームドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。

また、[チームドライブを含める] を使用することで保持ルールを区別し、重複しないようにすることができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [チームドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。

ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。​

Google アプリの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。これらのアプリは予期しないデータ削除の影響を受ける可能性があるため、ドライブの保持ルールの対象から除外することができます。Vault では次のアプリがサポートされています。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールや記録保持（リティゲーション ホールド）が設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートは消去される可能性があります。

Hangouts Chat の記録保持（リティゲーション ホールド）を作成すると、保持対象のメッセージが保持ルールによって削除された場合でも参加者はそのメッセージを閲覧できます。

Hangouts Chat を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有するときは、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージの保持、記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しの対象に含まれません。

チャット メッセージに直接添付された Google 以外の形式のファイルについては、Vault によってテキストベースのファイル形式（.pdf、.xslx、.docx 拡張子のファイルなど）の多くがインデックスに登録されます。チャット メッセージの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、チャットの保持ルールと記録保持が適用されます。

Vault では、プレビューは 1,000 件までに制限されています（検索結果に表示されたメッセージの書き出し件数に上限はありません）。大量のメッセージをプレビューする場合は、検索キーワードやその他の条件を使用して検索結果を絞り込んでください。