Jenis data & layanan yang didukung

Pesan tersedia di Vault segera setelah diterima oleh Gmail.

Untuk pemfilteran pesan pada aturan retensi, pembekuan, dan penelusuran, Gmail mengindeks total sekitar 1 MB per pesan. Satu MB setara dengan sekitar 250 halaman teks. Jika teks pesan kurang dari 1 MB dan pesan memiliki lampiran, lampiran akan diindeks hingga total data sebesar 1 MB diindeks.

Hanya data terindeks yang dapat ditelusuri di Vault, tetapi seluruh pesan dan semua item terkait, termasuk file hyperlink Drive (jika dipilih), disertakan dalam ekspor Vault.

Gmail mengindeks data berikut:

• Teks pesan—Hingga sekitar 250 halaman.
• File berbasis teks yang dilampirkan langsung ke pesan—Sebagian besar file berbasis teks yang dilampirkan langsung ke pesan, seperti PDF, XLSX, dan DOCX, dapat diindeks. Lampiran ini dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan. Lampiran file berbasis teks dapat ditelusuri (jika diindeks), ditampilkan dalam hasil penelusuran, dan disertakan dalam ekspor.
• File lain yang dilampirkan langsung atau disematkan ke dalam pesan—Untuk video, audio, gambar, dan file biner yang disertakan atau dilampirkan ke pesan, metadata file seperti nama file akan diindeks, tetapi tidak dengan konten file. File yang disematkan dan lampiran tersebut dilindungi oleh aturan retensi dan pembekuan. File yang disematkan dan lampiran ditampilkan dalam hasil penelusuran dan disertakan dalam ekspor.
• Link ke file Google Workspace di Drive—Saat seseorang menggunakan pesan untuk membagikan Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir, pesan tersebut berisi link, bukan salinan file yang dilampirkan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda menyimpan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan.
• Link ke konten di layanan Google tambahan—Pengguna juga dapat membagikan link ke konten yang disimpan di produk Google lainnya seperti YouTube dan Google Foto. Vault tidak mendukung layanan Google tambahan, sehingga Anda tidak dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor kontennya.

Vault mendukung file yang dilampirkan secara langsung ke atau disematkan dalam pesan. File video, audio, gambar, dan biner yang disematkan dalam atau dilampirkan ke pesan dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan. File tersebut ditampilkan dalam hasil penelusuran dan disertakan dalam ekspor.

Pengguna dapat mengirim pesan email dengan beberapa layanan inti selain Gmail. Contoh:

• Kalender—Undangan dan pesan keluar yang dikirim dengan opsi Kirim email ke tamu di Kalender
• Drive—Isi pesan yang dikirim saat pengguna membagikan file di Drive
• Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar—Pesan yang dikirim oleh aplikasi saat pengguna mengirim file sebagai lampiran dalam email
• Formulir—Pesan email yang berisi formulir atau link ke formulir
• Keep—Pesan email yang dikirim saat pengguna membagikan catatan di Keep

Jika pengguna mengirim pesan melalui layanan inti selain Gmail, pesan keluar tidak disimpan secara default di folder terkirim Gmail pengguna. Vault tidak memiliki akses ke pesan tersebut, kecuali jika administrator Google Workspace menyiapkan penyimpanan pesan komprehensif, yang menyimpan pesan tersebut di folder terkirim pengguna. Tanpa penyimpanan pesan komprehensif, aturan retensi dan pembekuan Vault tidak berlaku untuk pesan tersebut, dan pesan tidak ditampilkan dalam penelusuran Vault.

Catatan: Penyimpanan email komprehensif hanya berlaku untuk layanan Google Workspace inti. Beberapa layanan Google tambahan dapat mengirim pesan email bagi pengguna. Pesan yang dikirim oleh layanan tersebut mungkin tidak disimpan di folder terkirim pengguna dan tidak tersedia untuk Vault.

Pesan email dinamis berisi markup yang menampilkan konten AMP dalam Gmail. Produk Google lainnya dapat mengirim pesan yang menyertakan konten Accelerated Mobile Pages (AMP), dan pengguna di organisasi Anda mungkin menerima pesan email dinamis dari pengirim eksternal.

Misalnya, dengan email dinamis, pengguna Gmail dapat:

• Meninjau komentar di Google Dokumen sebagaimana adanya saat pengguna membuka pesan notifikasi di Gmail.
• Membalas dan menyelesaikan komentar tanpa membuka dokumen.
• Membalas undangan Kalender dan merespons survei.

Sumber asli pesan email dinamis memiliki 3 jenis konten yang serupa:

• Teks biasa (untuk program email yang hanya menampilkan teks biasa).
• HTML (untuk program email yang tidak menampilkan konten dinamis).
• Markup AMP Saat pengguna Gmail membuka pesan, konten AMP yang dinamis dan interaktif akan ditampilkan. Markup AMP dapat mengambil semua pembaruan pada saat pesan dibuka dan segera menampilkannya kepada pengguna.

Karena pesan tersebut bersifat dinamis, konten yang ditampilkan di Gmail dapat berubah seiring waktu. Misalnya, notifikasi komentar dari sebuah Dokumen Google aktif dapat berbeda setiap kali pengguna membuka kembali pesan yang sama selama beberapa hari.

Dukungan Vault untuk pesan email dinamis

• Retensi dan pembekuan—Aturan retensi dan pembekuan Vault mempertahankan HTML, teks biasa, dan markup AMP yang disertakan dalam pesan email dinamis. Vault tidak memiliki cara untuk mempertahankan konten dinamis yang mungkin diambil dan ditampilkan saat pengguna membuka pesan email dinamis.
• Penelusuran—Vault dapat menelusuri teks biasa dan HTML dalam pesan email dinamis. Namun, markup AMP dan konten AMP tidak diindeks serta tidak dapat ditelusuri.
• Pratinjau—Saat Anda melihat pratinjau pesan email dinamis, Vault menampilkan versi HTML pesan tersebut. Klik Tampilkan Versi Asli untuk melihat semua bagian pesan, termasuk markup AMP.
• Ekspor—Saat Anda mengekspor pesan email dinamis, semua teks biasa, HTML, dan markup AMP disertakan dalam ekspor tersebut.

Vault tidak dapat menentukan apakah pengguna Gmail sebenarnya mendapatkan konten dinamis atau tidak saat mereka membuka pesan yang menyertakan markup AMP. Gmail tidak menampilkan konten dinamis dalam skenario berikut:

• Administrator menonaktifkan email dinamis untuk organisasi Anda.
• Pengguna mengubah setelan Gmail mereka untuk menonaktifkan email dinamis.

Saat email dinamis dinonaktifkan, konten AMP tidak ditampilkan oleh Gmail. Namun, markup AMP tetap disertakan dalam sumber pesan dan tersedia di Vault.

Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda

Pesan mode rahasia dari pengirim eksternal

Menangani pesan mode rahasia

Data Gmail pengguna dapat mencakup 3 jenis draf pesan:

• Pesan yang tidak terkirim di folder Draf—Pesan ini diproses seperti pesan Gmail lainnya. Pesan tersebut tunduk pada aturan retensi dan pembekuan jika draf tidak dikecualikan. Pesan juga disertakan dalam hasil penelusuran jika tidak dikecualikan.

  Catatan: Template email dianggap sebagai pesan draf. Jika aturan retensi menghapus pesan draf secara permanen setelah waktu yang ditetapkan, template juga akan dihapus permanen.

• Draf yang dibuang—Draf yang dibuang adalah pesan yang dibuang pengguna tanpa dikirim. Pesan ini segera dihapus dari tampilan pengguna, Gmail akan menerapkan label ^dihapus, dan pesan dihapus permanen 30 hari setelah dibuang. Pesan ini tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan, tetapi tersedia untuk ditelusuri dan diekspor sampai dihapus.
• Versi draf pesan yang disimpan otomatis—Saat pengguna menulis pesan, Gmail otomatis menyimpan satu versi setiap kali pengguna melakukan jeda selama beberapa detik. Pengguna hanya dapat melihat draf pesan versi terbaru. Versi sebelumnya tersedia di Vault untuk ditelusuri dan diekspor, tetapi tidak tunduk pada aturan retensi dan pembekuan.

  Versi yang disimpan otomatis tetap tersedia di Vault hingga versi tersebut dihapus permanen, meski setelah pengguna mengirim pesan. Versi draf pesan yang dibuat oleh kebanyakan klien Google Gmail (seperti web Gmail, Gmail untuk iPad dan iPhone, serta Gmail Android) akan dihapus permanen 1 hari setelah Gmail menyimpannya. Dalam beberapa kasus, seperti pada klien IMAP pihak ketiga, versi draf pesan dihapus permanen setelah 30 hari.

Jika hanya ingin melihat pesan yang dikirim dan diterima pengguna, Anda dapat mengecualikan draf dari aturan retensi, pembekuan, hasil penelusuran, serta ekspor. Mengecualikan versi yang disimpan otomatis dapat mempermudah pemrosesan data karena Anda tidak memiliki versi serupa dari pesan yang sama.

Gmail menggunakan label yang dibuat sistem untuk mengategorikan pesan dan label yang dapat dilihat pengguna, sehingga pengguna dapat mengurutkan pesan di kotak masuk mereka. Gmail mungkin memberlakukan label finance yang dibuat sistem pada pesan yang berasal dari bank pengguna dan label travel yang dibuat sistem pada pesan yang mencakup reservasi hotel.

Pengguna dapat membuat dan menerapkan label yang dapat dilihat pengguna. Terkadang, label tersebut dapat sama dengan label yang dibuat sistem. Jika ada 2 jenis label yang sama, Vault akan menerapkan aturan retensi, pembekuan, dan kueri penelusuran ke pesan yang memiliki label buatan pengguna, bukan ke pesan yang memiliki label identik yang dibuat sistem. Jika membuat aturan retensi, pembekuan, atau kueri penelusuran berdasarkan label, Anda mungkin akan menyertakan atau mengecualikan lebih banyak pesan daripada yang diinginkan.

Contoh

Organisasi Anda diharuskan mempertahankan semua data terkait keuangan perusahaan selama 7 tahun, kemudian terjadi tindakan berikut ini:

• Karyawan diminta membuat label, finance, dan menerapkannya ke pesan yang menyertakan informasi keuangan perusahaan.
• Karyawan mengatur agar laporan mutasi kartu kredit perusahaan dikirim melalui email ke akun kerja mereka. Mereka tidak menerapkan label finance buatan pengguna, tetapi Gmail menerapkan label finance yang dibuat sistem ke pesan tersebut.

Dalam skenario ini, aturan retensi yang menyertakan pesan dengan label:finance hanya menyimpan pesan berlabel buatan pengguna, bukan pesan dengan label yang dibuat sistem yang memiliki laporan mutasi kartu kredit perusahaan milik karyawan. Sama halnya dengan poin tersebut, kueri penelusuran yang menyertakan pesan dengan label:finance hanya menampilkan pesan berlabel buatan pengguna, bukan pesan dengan label yang dibuat sistem yang memiliki laporan mutasi bank pribadi karyawan.

Label umum yang dibuat sistem

Vault dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor item berikut yang disimpan di Drive:

• Versi file di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, Sites baru, Gambar, dan Vids

  Untuk mengetahui informasi selengkapnya mengenai versi, buka Melakukan penelusuran di dalam histori revisi suatu file.

• Rekaman Google Meet dan semua log chat, transkrip, Tanya Jawab, dan polling terkait, serta catatan yang dibuat oleh Gemini (Pelajari rekaman Meet lebih lanjut)
• File Jamboard yang telah disimpan di Drive pengguna
• File non-Google yang telah diupload pengguna ke Drive
• File di drive bersama
• File yang dienkripsi dengan Enkripsi sisi klien Google Workspace

Vault mengabaikan:

• Folder Drive
• Pintasan Drive
• Skrip dari Google Apps Script dan alur kerja yang terkait

Di beberapa editor Google Dokumen, pengguna dapat menautkan file ke file lain. Misalnya, dalam dokumen Google Dokumen, Anda dapat menyisipkan diagram yang ditautkan ke data dalam spreadsheet Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Catatan: Fungsi IMAGE Google Spreadsheet dapat mereferensikan gambar menurut URL, seperti "https://www.example.com/images/logo.jpg". Dalam hal ini, saat Anda melihat pratinjau atau mengekspor spreadsheet di Vault, gambar diambil secara real time dari sumber tersebut. Untuk gambar yang diupload atau disisipkan dalam spreadsheet, Vault akan menyimpan dan menampilkan gambar yang tersedia pada waktu yang ditentukan dalam kueri Anda. 

File yang ditautkan tidak secara otomatis disertakan dalam aturan retensi, pembekuan, atau hasil penelusuran yang berlaku untuk file yang ditautkan ke file tersebut. File yang ditautkan hanya disertakan jika cocok dengan cakupan dan kondisi. Misalnya, saat Anda menelusuri file di Drive, Vault hanya menampilkan file yang cocok dengan kriteria penelusuran Anda. Jika file tersebut ditautkan ke file yang tidak cocok dengan kueri Anda, file yang ditautkan tidak akan disertakan dalam hasil penelusuran Anda.

File yang dibuat di luar organisasi dan dibagikan kepada pengguna tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan organisasi Anda.

Anda dapat menelusuri dan mengekspor file yang dibagikan kepada pengguna dari sumber eksternal.

Vault hanya dapat membekukan, menyimpan, dan menelusuri pesan di Google Grup yang histori percakapannya diaktifkan. Pemilik grup dapat mengaktifkan atau menonaktifkan histori percakapan untuk grup mereka. Jika pemilik grup membuat grup dengan histori percakapan yang dinonaktifkan, pesan tidak tersedia untuk Vault di Grup. Pesan mungkin tersedia di kotak surat Gmail pengguna (sebagai pesan yang diterima atau terkirim).

Jika pemilik grup mengaktifkan atau menonaktifkan histori percakapan untuk grup yang sudah ada, hanya pesan terkirim saat histori percakapan aktif yang tersedia untuk Vault.

Pesan akan tersedia untuk Vault segera setelah diposting ke grup, kecuali jika pemilik grup memilih untuk memoderasi pesan. Pesan yang dimoderasi tidak tersedia untuk Vault sampai moderator menyetujuinya. Setelah disetujui, pesan yang dimoderasi tersedia untuk retensi, pembekuan, dan ekspor seperti halnya pesan lainnya.

Untuk pemfilteran pesan pada aturan retensi, pembekuan, dan penelusuran, Grup mengindeks total sekitar 1 MB per pesan. Satu MB setara dengan sekitar 250 halaman teks. Jika teks pesan kurang dari 1 MB dan pesan memiliki lampiran file berbasis teks, lampiran akan diindeks hingga total data sebesar 1 MB diindeks.

Grup mengindeks data berikut:

Anda harus mengaktifkan histori untuk mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor pesan langsung (DM), pesan grup, dan ruang tak berangkai. Administrator Google Workspace dapat mengontrol apakah histori diaktifkan atau dinonaktifkan, atau dia dapat mengizinkan pengguna untuk memutuskannya sendiri.

Anda selalu dapat menyimpan, membekukan, dan menelusuri pesan di ruang yang memiliki balasan berangkai (percakapan) karena histori tidak dapat dinonaktifkan.

Saat pengguna berbagi file yang disimpan di Drive, seperti dokumen, spreadsheet, atau PDF, Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disimpan saat Anda menyimpan pesan chat, tidak dibekukan saat data Chat dibekukan, atau tidak ditampilkan dalam penelusuran Chat. Anda dapat menelusuri menurut URL file, tetapi Vault tidak mengindeks judul atau konten file.

Untuk jenis file lainnya yang dilampirkan langsung ke pesan Chat:

• File tersebut disertakan dalam aturan retensi dan pembekuan Chat, terkait dengan pesan yang melampirkannya.
• Vault mengindeks pemilik dan nama file untuk melakukan penelusuran. Vault juga mengindeks konten sebagian besar jenis file berbasis teks (misalnya, file dengan ekstensi .pdf, .xlsx, dan .docx).

Administrator Google Workspace Anda dapat mengizinkan pengguna di organisasi Anda untuk melakukan chat dengan pengguna eksternal. Jika diizinkan, pengguna eksternal serta pengguna di organisasi Anda dapat bertukar DM, dan pengguna eksternal dapat berpartisipasi dalam ruang serta pesan grup. Dalam konteks ini, pesan ke dan dari pengguna eksternal tunduk pada aturan retensi serta pembekuan organisasi Anda.

Jika pengguna di organisasi Anda berpartisipasi dalam ruang serta pesan grup milik organisasi lain, pesan tersebut tidak tersedia untuk organisasi Anda dan Vault tidak akan dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, serta mengekspornya.

Saat pengguna diundang ke ruang Chat, dia dapat melihat pratinjau pesan di ruang sebelum bergabung. Pesan yang dipratinjau pengguna tidak disertakan saat Anda menyimpan, membekukan, atau menelusuri data Chat pengguna tersebut, kecuali jika dia bergabung ke ruang.

Pengguna dapat menambahkan pemformatan rich text ke pesan Chat, seperti huruf tebal, miring, coretan, atau garis bawah. Pemformatan tersebut tidak dipertahankan dalam ekspor data Vault.

Vault mendukung chat di Hangouts klasik dan Google Talk. Anda dapat menyimpan, menelusuri, dan membekukan:

• Hangouts klasik dengan histori yang diaktifkan. Administrator Google Workspace dapat mengontrol apakah histori diaktifkan atau dinonaktifkan, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri. Untuk mengetahui detailnya, lihat Histori chat. Vault dapat mengakses semua chat yang terjadi di Gmail dan aplikasi Hangouts klasik seluler saat histori aktif.
• Chat Google Talk yang direkam. Administrator Google Workspace tidak dapat mengharuskan chat untuk direkam. Namun, mereka dapat menonaktifkan histori chat untuk organisasi.

• Pesan di arsip Gmail akan ditandai sebagai dihapus setelah 1 Januari 2023. Hal ini berarti, semua pesan pada akhirnya akan dihapus permanen setelah periode retensi data berakhir, kecuali jika pesan tersebut dilindungi oleh aturan retensi atau pembekuan Chat.
• Tidak ada pesan baru, yang dikirim setelah 1 Januari 2023, yang disinkronkan ke Gmail dari Hangouts klasik.
• Admin dapat terus menggunakan Vault untuk menelusuri dan mengekspor pesan Hangouts Klasik yang disinkronkan ke Gmail selama pesan tersebut belum dihapus permanen, bahkan setelah 1 Januari 2023.

Detail chat Hangouts klasik berikut tersedia untuk Vault:

• Semua pengguna yang berpartisipasi dalam chat.
• Semua pesan yang dikirimkan selama chat, beserta link ke semua lampiran.
• Nama grup Hangouts klasik. (Peserta memiliki opsi untuk menamai Hangouts grup.) Chat antara dua pengguna tidak dapat dinamai.
• Waktu chat dimulai dan berakhir.

Data berikut tidak tersedia untuk Vault:

• Undangan chat yang tidak diterima. Jika pengguna tidak berpartisipasi dalam chat, pesan yang dikirim ke pengguna tersebut tidak dipertahankan.
• Panggilan video.
• Chat yang dilakukan dalam Google Dokumen.
• Lampiran audio, video, dan gambar yang dikirim di Hangouts klasik.

Vault mengelompokkan semua pesan Hangouts klasik menjadi satu rangkaian pesan. Pesan terus ditambahkan ke rangkaian pesan sampai:

• Tiga jam telah berlalu sejak pesan terakhir dikirim.
• Rangkaian pesan memiliki lebih dari 1.000 pesan.

Jika Anda mengekspor pesan Hangouts klasik, seluruh rangkaian pesan akan disertakan saat Anda mendownload file ekspor.

• Khusus situs Sites baru—Hanya situs yang dibuat di situs Sites baru yang didukung di Vault. Situs yang dibuat di Sites klasik tidak disimpan di Drive dan tidak tersedia untuk Vault.
• Situs eksternal—Situs yang dibagikan kepada pengguna Anda dari organisasi eksternal tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan organisasi Anda. Anda dapat menelusuri situs eksternal yang dibagikan kepada pengguna, tetapi Anda harus menelusuri menurut akun, unit organisasi, atau drive bersama tertentu. Anda tidak dapat menelusuri situs eksternal menurut URL yang dipublikasikan.

• Hyperlink dan konten tersemat—Situs dapat berisi banyak bagian: situs itu sendiri, halaman yang merupakan bagian dari situs, teks, gambar, kode tersemat, file tersemat, dan hyperlink ke konten lain.

  Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk situs itu sendiri, halaman situs, teks pada halaman situs, gambar yang diupload, dan kode tersemat. File tersemat, hyperlink, dan item lain yang bukan merupakan bagian dari file situs tidak tercakup oleh aturan retensi atau pembekuan.

  Anda dapat melihat pratinjau hyperlink. Anda juga dapat melihat pratinjau file tersemat jika file mendukung pratinjau, seperti sheet atau dokumen tersemat, dan Anda memiliki hak akses ke file tersebut. Namun, ekspor tidak menyertakan konten hyperlink dan file tersemat.

Tanggal pembuatan

Tanggal pembuatan situs adalah tanggal ketika pengguna membuat situs baru. Tanggal pembuatan tidak berubah ketika pengguna menambahkan halaman baru.

Tanggal terakhir diubah

Tanggal terakhir situs diubah diperbarui setiap kali situs itu sendiri, halaman yang merupakan bagian dari situs, teks, gambar, atau kode tersemat diedit, dihapus, atau dibuat. Saat pengguna menyematkan file Google dan video YouTube, atau konten lain dengan URL, tanggal terakhir diubah akan diperbarui. Namun, jika konten sematan itu sendiri berubah, tanggal situs terakhir diubah tidak diperbarui.