Jenis data yang didukung

Vault mendukung layanan G Suite berikut:

Layanan Pengelolaan retensi Pembekuan Penelusuran dan ekspor
Email dan
Hangouts klasik (dengan histori aktif)
checkmark checkmark checkmark
Drive (jenis file yang didukung) checkmark checkmark checkmark
Grup checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (dengan histori aktif) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Dicakup oleh
pembekuan di Drive
Menggunakan penelusuran
dan ekspor Drive

Catatan: Pelanggan Drive Enterprise hanya dapat melakukan tugas eDiscovery pada file di Drive. Pelajari lebih lanjut.

Pesan Email dan Grup

Vault sepenuhnya terintegrasi dengan Gmail dan Google Grup. Jadi, saat menelusuri email dengan Vault, Anda sebenarnya menelusuri arsip pesan organisasi. Ini berarti:

  • Pesan tersedia di Vault segera setelah diterima oleh Gmail atau diposting ke Grup.
  • Anda dapat menggunakan operator penelusuran yang sama dengan operator penelusuran yang sudah Anda kenal dan gunakan dengan Gmail.
  • Vault mengindeks kira-kira 250 halaman pertama teks dalam pesan. 

Selengkapnya tentang penelusuran dan pengindeksan pesan

Pesan Gmail dengan konten dari sumber lain

Pesan Gmail dengan konten dari produk Google lainnya

Jika seseorang menggunakan Gmail untuk berbagi Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir, Gmail menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan email.

Pengguna Gmail dapat berbagi link ke konten yang disimpan di produk Google lainnya, misalnya YouTube dan Google Foto. Vault tidak mendukung layanan Google tambahan, sehingga Anda tidak dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor kontennya.

Pesan Gmail dengan konten AMP

Pesan email dinamis berisi markup yang menampilkan konten AMP dalam Gmail. Produk Google lainnya dapat mengirim pesan yang menyertakan konten AMP, dan pengguna di organisasi Anda mungkin menerima pesan email dinamis dari pengirim eksternal.

Misalnya, dengan email dinamis, pengguna Gmail dapat:

  • Melihat komentar di Google Dokumen karena komentar tersebut ada pada saat pengguna membuka pesan notifikasi di Gmail.
  • Memposting balasan dan menjawab komentar dengan cepat tanpa membuka dokumen.
  • Melakukan tugas berbasis web tambahan dalam pesan, misalnya membalas undangan dan menanggapi survei.

Jika melihat sumber asli pesan email dinamis, Anda akan melihat 3 jenis konten serupa:

  • Teks biasa (untuk program email yang hanya menampilkan teks biasa).
  • HTML (untuk program email yang tidak menampilkan konten dinamis).
  • Markup AMP. Saat pengguna Gmail membuka pesan, mereka melihat konten dinamis dan AMP interaktif. Markup AMP dapat mengambil semua pembaruan pada saat pesan dibuka dan segera menampilkannya kepada pengguna.

Karena sifat dinamis pada pesan ini, konten yang ditampilkan di Gmail mungkin berubah seiring waktu berlalu. Misalnya, notifikasi komentar dari Google Dokumen aktif dapat berbeda setiap kali pengguna membuka kembali pesan yang sama selama beberapa hari.

Dukungan Vault untuk pesan email dinamis

  • Saat Anda melihat pratinjau pesan dinamis, Vault menampilkan versi HTML pesan tersebut. Klik Tampilkan Versi Asli untuk melihat semua bagian pesan, termasuk markup AMP.
  • Saat Anda mengekspor pesan email dinamis, semua teks biasa, HTML, dan markup AMP disertakan dalam ekspor tersebut.
  • Vault mempertahankan semua HTML, teks biasa, dan markup AMP yang disertakan dalam pesan dinamis. Vault tidak memiliki cara untuk mempertahankan konten dinamis yang mungkin diambil dan ditampilkan saat pengguna membuka pesan email.
  • Vault dapat menelusuri teks biasa dan HTML dalam pesan email dinamis. Namun, markup AMP dan konten AMP tidak diindeks dan tidak dapat ditelusuri.

Vault tidak dapat menentukan apakah pengguna Gmail sebenarnya melihat konten dinamis atau tidak saat mereka membuka pesan yang menyertakan markup AMP. Gmail tidak akan menampilkan konten dinamis jika:

Dalam dua kasus tersebut, konten AMP tidak ditampilkan oleh Gmail. Namun, markup AMP tetap disertakan dalam sumber pesan dan tersedia di Vault.

Jenis konten apa saja yang diproses untuk pengindeksan?

Gmail mengindeks sebagian besar jenis file berbasis teks yang dilampirkan secara langsung ke pesan. Pengindeksan tersebut mencakup jenis file yang memiliki ekstensi seperti .pdf, .xslx, dan .docx.Lampiran ini akan disertakan saat Anda menelusuri serta mengekspor pesan email, dan lampiran juga dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan email.

File video, audio, gambar, dan biner yang disertakan dalam atau dilampirkan ke pesan tidak diindeks.

Apakah hasil penelusuran yang ditampilkan di Vault hanya berisi data 1 MB pertama?

Tidak. Meskipun kira-kira satu megabyte pertama diindeks dan ditelusuri, jika terdapat kecocokan, seluruh email dan lampirannya akan ditampilkan di Vault.

Apakah Vault mempertahankan, membekukan, dan menelusuri semua pesan Grup?

Vault dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengarsipan bagi penggunanya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.

Bagaimana Vault menangani draf pesan email?

Saat Anda menelusuri dan mengekspor pesan email, hasilnya mungkin akan mencakup draf pesan. Data Gmail pengguna dapat mencakup tiga jenis draf pesan:

  • Pesan yang tidak terkirim di folder Draf—Pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan. 
  • Draf yang dihapus—pesan yang dihapus pengguna tanpa dikirimkan akan langsung dihapus dari layar pengguna. Pesan ini akan dihapus permanen 30 hari kemudian terlepas dari aturan retensi atau pembekuan apa pun.
  • Versi draf pesan yang disimpan otomatis—saat pengguna menulis pesan, Gmail otomatis menyimpan satu versi setiap kali pengguna melakukan jeda selama beberapa detik. Pengguna hanya dapat melihat draf pesan versi terbaru. Namun, versi-versi sebelumnya tersedia di Vault untuk ditelusuri dan diekspor. Versi tersebut tetap tersedia di Vault bahkan setelah pengguna mengirim pesan. Setiap versi draf pesan akan dihapus secara permanen 30 hari setelah Gmail menyimpannya. Versi ini tidak tunduk pada aturan retensi dan pembekuan.

Anda dapat mencentang kotak Kecualikan draf pada aturan retensi baru atau yang sudah ada untuk menghapus pesan tidak terkirim yang ada di folder draf pengguna dari cakupan retensi.

Anda juga dapat menghapus draf pesan dari hasil penelusuran dan ekspor:

  • Centang kotak Kecualikan draft sebelum melakukan penelusuran.
    • Pratinjau akan menyertakan versi draf pesan yang disimpan otomatis. Namun, jenis draf lainnya akan dikecualikan.
    • Semua jenis draf pesan akan dikecualikan saat mengekspor.
  • Tambahkan -(label:^deleted AND label:drafts) pada istilah penelusuran Anda:
    • Pratinjau akan menyertakan pesan yang tidak terkirim di folder Draf dan versi draf pesan yang disimpan otomatis. Namun, draf yang dihapus akan dikecualikan.
    • Semua draf pesan yang disimpan otomatis dan draf pesan yang dihapus akan dikecualikan saat mengekspor. Pesan tidak terkirim yang ada di folder Draf akan disertakan dengan ekspor.
Bagaimana Vault menangani pesan mode rahasia Gmail?

Mode rahasia Gmail memungkinkan pengguna membatasi akses penerima ke konten email sensitif. Fitur ini tersedia untuk semua akun Gmail pribadi dan domain G Suite yang mengaktifkan fitur tersebut.

Saat pengguna mengirimkan pesan rahasia, Gmail akan mengganti isi dan lampiran pesan dengan link. Hanya subjek dan isi yang berisi link yang akan dikirim melalui SMTP. Pelajari lebih lanjut cara mengirim pesan dengan mode rahasia Gmail.

Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di domain Anda

Jika organisasi Anda mengaktifkan mode rahasia Gmail, Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor semua pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda.

Pesan rahasia yang dikirim setelah 30 November 2018 dapat dilihat di Vault dalam kotak surat semua pengirim dan penerima internal. Pesan selalu tersedia di Vault, meski pengirim menetapkan tanggal habis masa berlaku atau mencabut akses penerima ke pesan mode rahasia.

Pesan mode rahasia yang diterima dari luar domain Anda 

Meski domain Anda menolak untuk mengaktifkan mode rahasia Gmail, pengguna Anda mungkin menerima pesan mode rahasia dari pelanggan G Suite lain dan dari akun Gmail pribadi.

Pesan mode rahasia yang dikirim dari pihak eksternal adalah milik pengirim dan disembunyikan dari Vault. Anda dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, serta mengekspor header dan subjek pesan rahasia eksternal. Namun, Anda tidak dapat menelusuri atau mengekspor konten atau lampiran pesan dari pesan rahasia eksternal.

Catatan: Admin G Suite dapat membuat aturan kepatuhan untuk memblokir pesan mode rahasia yang masuk agar tidak terkirim ke domain Anda.

Menangani pesan mode rahasia

Vault mendukung pesan mode rahasia sebagai berikut:

  • Vault menampilkan pesan rahasia internal yang cocok dengan kueri penelusuran. Anda memiliki opsi untuk menyembunyikan konten pesan rahasia saat melihat pratinjau dan mengecualikan konten pesan rahasia saat mencetak atau mengekspor pesan.
  • Anda dapat menggunakan label:confidentialmode untuk menelusuri pesan rahasia. Anda juga dapat menggunakan label ini untuk menerapkan pembekuan dan aturan retensi kustom yang berlaku secara khusus untuk pesan rahasia.

Hangouts klasik dan Google Talk

Penting: Mulai bulan Oktober 2019, Hangouts klasik akan dihentikan untuk semua pelanggan G Suite. Admin Vault harus mengambil tindakan untuk mempersiapkan transisi ini.

Vault sepenuhnya mendukung chat yang dilakukan dalam Hangouts klasik dan Google Talk. Anda dapat mempertahankan, menelusuri, dan membekukan:

  • Hangouts klasik dengan histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri. Untuk mengetahui detailnya, lihat Histori chat. Vault mengarsipkan semua chat yang terjadi dalam Gmail, Google+, dan aplikasi seluler jika histori diaktifkan.
  • Chat Google Talk yang direkam. Administrator G Suite tidak dapat memaksa chat agar direkam. Namun, mereka dapat menonaktifkan histori chat untuk sebuah domain.
Catatan: Vault sepenuhnya mendukung Hangouts yang dilakukan setelah fitur ini diluncurkan. Untuk Hangouts yang terjadi sebelum 8 April 2015, hanya chat yang direkam yang dapat ditelusuri, diekspor, dan dibekukan.

Informasi Hangouts klasik yang tersedia untuk Vault meliputi:

  • Semua pengguna yang berpartisipasi dalam chat.
  • Semua pesan dan balasan selama chat, beserta link ke semua lampiran.
  • Nama Hangouts grup. (Peserta memiliki opsi untuk menamai Hangouts grup.) Chat antara dua pengguna tidak dapat dinamai.
  • Waktu chat dimulai dan berakhir.

Informasi berikut tidak tersedia untuk Vault:

  • Undangan chat yang tidak diterima. Jika pengguna tidak berpartisipasi dalam chat, pesan yang dikirim ke pengguna tersebut tidak akan disimpan.
  • Video call.
  • Chat yang dilakukan dalam Google Dokumen.
  • Gambar yang dikirim melalui Hangouts klasik.

Cara Hangouts klasik diarsipkan

Vault mengelompokkan semua pesan Hangouts klasik menjadi satu rangkaian pesan. Pesan terus ditambahkan ke rangkaian pesan sampai:

  • tiga jam telah berlalu sejak pesan chat terakhir dikirim.
  • rangkaian pesan melebihi 1.000 pesan.

Jika Anda mengekspor pesan Hangouts klasik, seluruh rangkaian pesan akan disertakan saat Anda mendownload file ekspor.

Aktifkan dukungan untuk Hangouts klasik

Untuk dukungan penuh terhadap Hangouts dengan histori diaktifkan:

  • Aktifkan Hangouts klasik untuk domain Anda.
  • Verifikasi bahwa Gmail diaktifkan untuk semua pengguna Hangouts klasik. Pesan Hangouts klasik disimpan di sistem yang sama yang menyimpan pesan email untuk Gmail. Vault tidak dapat membekukan atau mempertahankan pesan Hangouts klasik yang dikirim atau diterima oleh akun jika Gmail yang dinonaktifkan. Pesan Hangouts klasik yang dikirim sebelum Gmail diaktifkan tidak dapat dipulihkan.

Drive

Anda dapat menggunakan Vault untuk mempertahankan, membekukan, dan menelusuri file di Drive dan drive bersama organisasi Anda. Vault mendukung jenis file Google serta jenis file non-Google seperti PDF, DOCX, dan JPG.

Informasi penting tentang Drive dan retensi

Jenis file yang termasuk dalam dukungan Vault untuk Drive
Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor file yang disimpan di Drive berikut:
  • Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Gambar
  • Rekaman Hangouts Meet
  • File Jamboard yang telah disimpan di Drive pengguna
  • File non-Google yang telah diupload pengguna ke Drive 

Cakupan retensi bervariasi tergantung pada jenis aturannya

Aturan retensi berlaku untuk file yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna di unit organisasi tempat kebijakan diterapkan. Aturan ini mencakup file di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut anggota drive bersama tersebut atau tidak.

Jika opsi Sertakan Drive Bersama dicentang, aturan retensi juga berlaku untuk drive bersama yang menyertakan anggota unit organisasi yang dicakup.

Saat cakupan retensi berakhir, hanya file yang dimiliki oleh pengguna tersebut yang dihapus permanen

Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Aturan ini mencakup file yang dimiliki atau dibagikan dengan pengguna di unit organisasi yang berlaku. Namun, saat periode cakupan retensi berakhir, Vault hanya menghapus permanen file yang dimiliki oleh pengguna unit organisasi tersebut. File yang dibagikan di luar unit organisasi tidak pernah dihapus permanen.

Drive bersama dan retensi

Saat Anda menerapkan aturan retensi kustom untuk drive bersama:

  • Aturan kustom yang mencakup Semua Drive Bersama memengaruhi cakupan retensi untuk semua drive bersama di domain Anda.
  • Aturan kustom yang mencakup drive bersama tertentu memengaruhi cakupan retensi hanya di drive bersama yang dipilih.

File drive bersama hanya dapat dihapus permanen dengan aturan retensi khusus drive bersama:

  • Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Namun, karena file drive bersama dimiliki oleh tim dan bukan pengguna tertentu, hanya aturan retensi kustom untuk drive bersama yang dapat menghapus permanen file di dalam drive bersama.
  • Aturan yang berlaku untuk pengguna dan mencentang opsi sertakan Drive Bersama hanya dapat memperpanjang siklus file drive bersama.
Penerapan aturan retensi dan masa berlaku file di Drive dapat terkena penundaan
  • Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga tiga jam untuk menerapkan aturan tersebut. File yang dihapus oleh pengguna selama masa penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil lagi.
  • Saat periode cakupan retensi berakhir, diperlukan waktu hingga 15 hari untuk menghapus file yang terpengaruh dari Drive.
Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku ke file yang dibuat oleh pengguna di domain Anda

File yang dibuat di luar domain dan dibagikan dengan pengguna Anda tidak tunduk pada kebijakan retensi atau pembekuan organisasi.

Vault tidak akan mengizinkan Anda membuat aturan retensi Drive dengan kriteria retensi yang identik

Setiap aturan retensi kustom yang dibuat untuk file di Drive harus: 

  • Memiliki tanggal pembuatan atau terakhir diubah yang berbeda.
    ATAU
  • Berlaku bagi sekumpulan pengguna yang berbeda.

Sebagai contoh, konflik dapat terjadi jika terdapat aturan yang berlaku untuk unit organisasi, lalu Anda mencoba menambahkan aturan yang berlaku untuk drive bersama yang dapat diakses oleh semua anggota unit organisasi. Vault akan menolak aturan baru jika memiliki tanggal pembuatan/terakhir diubah yang sama.

Selain itu, Anda dapat menggunakan setelan Sertakan Drive Bersama untuk membuat aturan retensi yang unik. Konflik tidak akan terjadi jika terdapat dua aturan dengan kriteria retensi yang identik tetapi hanya salah satu dari aturan tersebut yang menyertakan drive bersama.

File yang tunduk pada beberapa aturan retensi selalu disimpan sesuai dengan aturan yang memiliki periode retensi terpanjang.​

Mengelola retensi untuk aplikasi yang menyimpan data di Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Aturan retensi dan file di folder sampah

Anda dapat menetapkan aturan retensi kustom yang menghapus file secara permanen dalam jumlah hari tertentu setelah pengguna memindahkannya ke folder sampah. Hanya file yang dipindahkan ke folder sampah pada tanggal 1 Agustus 2016 atau setelahnya yang tunduk pada aturan dipindahkan-ke-sampah:

  • Aturan dipindahkan-ke-sampah berlaku bagi file yang berada di folder sampah pengguna dan file yang telah dihapus saat pengguna mengosongkan folder sampah.
  • Aturan dipindahkan-ke-sampah hanya menghapus permanen file milik pengguna atau drive bersama tempat aturan ini diterapkan.
  • Jika file di folder sampah tunduk pada beberapa aturan retensi, aturan dipindahkan-ke-sampah akan menggantikan semua aturan retensi lainnya. Jika beberapa aturan dipindahkan-ke-sampah berlaku untuk file, file tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan yang memiliki durasi paling lama. Pembekuan tetap lebih diutamakan daripada semua aturan retensi.
  • File drive bersama yang tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan akan dihapus secara permanen dari semua sistem Google kurang lebih 30 hari setelah dipindahkan ke folder sampah.
Aturan retensi tidak memperluas cakupan terhadap file yang disematkan dalam dokumen dan presentasi.

Pengguna dapat menautkan file Google ke file Google lainnya. Misalnya, seseorang yang menulis di Google Dokumen dapat membuat diagram yang ditautkan ke data yang dimuat dalam Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Dalam contoh di atas, jika aturan retensi menyimpan dokumen, dan tidak ada aturan retensi atau pembekuan yang menyimpan spreadsheet, spreadsheet tersebut dapat dihapus secara permanen meskipun dokumennya dipertahankan.

Informasi penting tentang Drive dan pembekuan

Cakupan bervariasi bergantung pada cara Anda mengonfigurasi penangguhan
  • Pembekuan pada Drive berlaku untuk file yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna atau organisasi yang dicakup oleh pembekuan tersebut. Pembekuan ini mencakup file di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, baik pengguna tersebut adalah anggota drive bersama terkait atau bukan.
  • Jika diterapkan untuk drive bersama, pembekuan juga diterapkan untuk drive bersama yang beranggotakan pengguna yang dibekukan.
  • Anda tidak dapat menerapkan pembekuan ke drive bersama. Sebagai gantinya, Anda harus menerapkan pembekuan pada anggotanya dan mencentang kotak Sertakan Drive Bersama.
Bagaimana pengaruh drive bersama terhadap pembekuan?
File di drive bersama tidak akan dipertahankan oleh pembekuan jika:
  • anggota drive bersama:
    • memindahkan file keluar dari drive bersama, dan anggota tersebut tidak sedang dibekukan.
    • menghapus anggota yang saat ini sedang dibekukan di drive bersama, dan tidak ada anggota lain dalam drive bersama yang sedang dibekukan.
  • tidak ada anggota drive bersama yang sedang dibekukan.

 

Informasi penting tentang Drive dan penelusuran

Bagaimana Vault menelusuri file di Drive?

Vault memeriksa Drive untuk menelusuri semua file yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna yang ditentukan di entri penelusuran Anda. Penelusuran ini mencakup file di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut adalah anggota drive bersama atau tidak.

Vault juga menelusuri:

  • Semua file yang dimiliki oleh dan dibagikan secara langsung dengan pengguna yang ditentukan di kueri penelusuran Anda.
  • Drive bersama di organisasi Anda yang telah dibagikan secara langsung dengan pengguna di kueri Anda.
  • File di drive bersama yang telah dibagikan secara langsung dengan pengguna di kueri Anda.
  • File di drive bersama eksternal yang telah dibagikan secara langsung dengan pengguna di kueri Anda. Perhatikan bahwa Vault tidak dapat menelusuri drive bersama milik pihak eksternal yang telah dibagikan dengan pengguna di organisasi Anda, meskipun drive bersama mencakup file yang dibagikan secara langsung dengan pengguna tersebut.
Dapatkah saya menelusuri drive bersama?

Ya, jika menelusuri file di Drive, Anda memiliki dua opsi:

  • Jika menelusuri file milik pengguna atau unit organisasi tertentu, Anda dapat mencentang kotak untuk menyertakan hasil dari drive bersama terkait dalam penelusuran.
  • Anda dapat menggunakan Vault untuk menemukan drive bersama. Kemudian, Anda dapat menelusuri file di drive bersama yang dipilih.
Bagian file apa saja dalam Drive yang dapat ditelusuri?

Anda dapat menelusuri kata dan frasa yang muncul dalam nama file dan konten file. Vault mengindeks 100 halaman pertama file teks dan 10 halaman pertama teks dalam PDF gambar.

Anda dapat menelusuri teks dalam jenis file berikut:

Catatan: Pelanggan G Suite for Government tidak dapat menelusuri konten file. Namun, mereka dapat menelusuri nama file dan properti file lainnya.

Vault tidak mengindeks file video, audio, gambar, atau biner.

Jenis file apa saja yang dapat saya pratinjau dengan Vault untuk Drive?

Anda dapat mempratinjau file-file ini:

  • File Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar
  • File yang diupload oleh pengguna, seperti .docx, .pdf, dan .xlsx
File yang ditautkan mungkin tidak disertakan saat Anda menelusuri dan mengekspor file di Drive

Pengguna dapat menautkan file Google ke file Google lainnya. Misalnya, seseorang yang menulis di Google Dokumen dapat membuat diagram yang ditautkan ke data yang dimuat dalam Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Saat Anda menelusuri file di Drive, Vault hanya menampilkan file yang cocok dengan kriteria penelusuran Anda. Jika file tersebut mencakup file ditautkan yang berada di luar kueri Anda, file yang ditautkan tersebut tidak akan disertakan dalam hasil.

Dapatkah saya menelusuri histori revisi dokumen?

Tidak. Saat ini Anda hanya dapat menelusuri versi file terbaru. Namun, Anda dapat memasukkan tanggal versi saat melakukan penelusuran. Tindakan ini akan mengambil ringkasan setiap file yang menampilkan perubahan yang dilakukan hingga akhir hari pada tanggal yang ditentukan. Pembuatan versi hanya didukung di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar.
Histori versi file tidak mencakup perubahan pada:

  • judul
  • dengan siapa file tersebut dibagikan
  • komentar (hanya versi terbaru dari komentar yang tidak terselesaikan yang disertakan)
Dapatkah penelusuran Vault untuk Google Drive menelusuri seluruh domain saya?

Vault dapat menelusuri hingga 5.000 pengguna (pengguna individu atau anggota unit organisasi).

Hangouts Chat

Anda dapat menggunakan {0}Vault{/0} untuk mempertahankan, membekukan, dan menelusuri pesan yang dikirim menggunakan {0}Hangouts{/0} {0}Chat{/0}. 

Informasi penting tentang Hangouts Chat dan retensi

Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk DM jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruangan. Namun, keduanya hanya berlaku untuk DM jika histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Cakupan retensi bervariasi tergantung pada jenis aturannya
  • Aturan retensi default berlaku untuk semua DM dan semua ruang.
  • Aturan retensi kustom yang berlaku untuk unit organisasi hanya mencakup DM. Ruang tidak tercakup.
  • Aturan retensi kustom yang berlaku untuk semua ruang hanya mencakup ruang. DM tidak tercakup.
Pesan langsung dan percakapan di ruang dimiliki oleh semua peserta
DM dimiliki oleh kedua peserta dalam chat.  Percakapan di suatu ruang dimiliki oleh semua peserta dalam percakapan tersebut. Jika peserta dicakup oleh kebijakan retensi yang berbeda, Vault akan mempertahankan pesan berdasarkan aturan dengan durasi terpanjang.

Saat periode retensi berakhir, Vault menghapus permanen semua Hangouts Chat yang dicakup.

Aturan retensi yang menghapus pesan akan menghapus permanen semua pesan saat periode retensi berakhir. Tidak ada opsi untuk menetapkan aturan retensi yang hanya menghapus permanen pesan yang dihapus oleh pengguna.

Informasi penting tentang Hangouts Chat dan pembekuan

Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk DM jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruangan. Namun, keduanya hanya berlaku untuk DM jika histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Pembekuan hanya akan mempertahankan percakapan di ruang jika pengguna yang dibekukan mengirim pesan

Pembekuan yang diterapkan untuk pengguna hanya mencakup percakapan di tempat pengguna tersebut mengirim setidaknya satu pesan. Percakapan di ruang tempat pengguna tidak menjadi peserta aktif tidak disertakan dalam pembekuan, meskipun pengguna mungkin telah melihat pesan di dalamnya.
Pesan langsung (DM) yang dikirim ke pengguna yang dibekukan akan disertakan dalam pembekuan meskipun pengguna tidak membalasnya.

Anda tidak dapat membekukan seluruh ruang

Ruang di Hangouts Chat tidak dapat dibatasi untuk unit organisasi tertentu, yang berarti siapa pun di domain Anda dapat diundang ke ruang mana pun. Vault tidak akan membekukan pesan yang dikirim oleh peserta ruang yang tidak tercakup oleh pembekuan. 
Pesan yang dibekukan dapat dilihat oleh pengguna

Saat Anda membuat pembekuan, pesan yang dicakup oleh pembekuan akan tetap terlihat oleh pengguna, meskipun aturan retensi seharusnya membuat pesan tersebut tidak terlihat oleh pengguna.

Informasi penting tentang Hangouts Chat dan penelusuran

File yang dibagikan dengan pengguna Hangouts Chat mungkin tersimpan di Drive

Jika seseorang menggunakan Hangouts Chat untuk membagikan Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir, Hangouts Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan chat.

Untuk file non-Google yang dilampirkan secara langsung ke pesan chat, Vault akan mengindeks sebagian besar jenis file berbasis teks (misalnya, file dengan ekstensi .pdf, .xslx, dan .docx). Lampiran ini akan disertakan saat Anda menelusuri serta mengekspor pesan chat, dan lampiran juga dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan chat.

Vault dapat melakukan pratinjau maksimum 1.000 pesan per percakapan

Meskipun Vault dapat mengekspor sebanyak mungkin pesan dari hasil penelusuran Anda, pratinjau dibatasi hingga 1.000 pesan. Jika Anda ingin melihat pratinjau sejumlah besar pesan, gunakan istilah penelusuran dan kriteria lain untuk mengurangi hasil ke kelompok pesan yang lebih kecil.

Vault mengambil percakapan hanya jika peserta yang ditelusuri mengirimkan setidaknya satu pesan
Vault hanya menampilkan DM dan percakapan ketika seorang peserta telah mengirim setidaknya satu pesan. Percakapan ketika peserta mungkin telah melihat pesan tetapi tidak membalasnya tidak akan disertakan dalam hasil penelusuran.
Penelusuran data yang dibekukan tidak mencakup ruang, kecuali pengguna yang dibekukan mengirim pesan
Saat Anda menelusuri data yang dibekukan dalam suatu masalah, Vault akan menampilkan percakapan dari ruang hanya jika pengguna yang dibekukan mengirim setidaknya satu pesan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?