Jenis data yang didukung

Vault mendukung layanan G Suite berikut:

Layanan Pengelolaan retensi Pembekuan Penelusuran dan ekspor
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (jenis file yang didukung) checkmark checkmark checkmark
Grup checkmark checkmark checkmark
Google Chat (dengan histori aktif) checkmark checkmark checkmark
Hangouts Klasik (dengan histori aktif) Dicakup oleh retensi di Google Chat Dicakup oleh pembekuan di Google Chat Menggunakan ekspor dan penelusuran Gmail

Google Meet

checkmark Dicakup oleh pembekuan di Drive Menggunakan ekspor dan penelusuran Drive

Catatan: Jika langganan G Suite Anda tidak menyertakan layanan, Anda mungkin masih melihat layanan tersebut sebagai opsi di situs Vault. Namun, aturan retensi atau pembekuan apa pun yang ditetapkan untuk layanan yang tidak didukung tidak akan berpengaruh, dan penelusuran tidak akan menampilkan hasil.

Pesan Gmail dan Grup

Vault sepenuhnya terintegrasi dengan Gmail dan Google Grup. Jadi, saat menelusuri pesan dengan Vault, Anda sebenarnya menelusuri arsip pesan organisasi. Ini berarti:

  • Pesan tersedia di Vault segera setelah diterima oleh Gmail atau diposting ke Grup.
  • Anda dapat menggunakan operator penelusuran yang sama dengan yang sudah Anda kenal dan gunakan di Gmail.
  • Vault mengindeks kira-kira 250 halaman pertama teks dalam pesan. 

Selengkapnya tentang penelusuran dan pengindeksan pesan

Pesan Gmail dengan konten dari sumber lain

Pesan Gmail dengan konten dari produk Google lainnya

Jika seseorang menggunakan Gmail untuk berbagi Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir, Gmail menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan.

Pengguna Gmail dapat berbagi link ke konten yang disimpan di produk Google lainnya, misalnya YouTube dan Google Foto. Vault tidak mendukung layanan Google tambahan, sehingga Anda tidak dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor kontennya.

Selain itu, pengguna dapat mengirim pesan email dengan beberapa layanan inti untuk G Suite selain Gmail. Contoh:

  • Kalender—undangan keluar dan pesan yang dikirim dengan opsi Kirim email ke tamu di Kalender desktop.
  • Drive—konten pesan yang dikirim saat pengguna membagikan file di Drive.
  • Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar—pesan yang dikirim oleh aplikasi saat pengguna mengirim file sebagai lampiran dalam email.
  • Formulir—pesan email yang berisi formulir atau link ke formulir.
  • Keep—pesan email yang dikirim saat pengguna membagikan catatan di Keep.
Penting: Saat mengirim pesan melalui layanan inti selain Gmail, pesan keluar tidak akan disimpan di (dan tidak akan muncul di) folder terkirim Gmail milik pengguna. Hal ini berarti bahwa aturan retensi dan pembekuan Vault tidak akan diterapkan untuk pesan tersebut, dan pesan tersebut tidak akan ditampilkan di penelusuran Vault. Untuk memastikan bahwa Vault memiliki akses penuh ke semua pesan yang dikirim oleh layanan inti, admin G Suite harus menyiapkan penyimpanan pesan komprehensif.

Catatan: Penyimpanan email komprehensif hanya berlaku untuk layanan G Suite inti. Layanan Google tambahan mungkin tidak dapat mengirim pesan email atas nama pengguna. Pesan yang dikirim oleh layanan tersebut mungkin tidak disimpan di folder terkirim pengguna dan mungkin tidak tersedia untuk Vault.

Pesan Gmail dengan konten AMP

Pesan email dinamis berisi markup yang menampilkan konten AMP dalam Gmail. Produk Google lainnya dapat mengirim pesan yang menyertakan konten AMP, dan pengguna di organisasi Anda mungkin menerima pesan email dinamis dari pengirim eksternal.

Misalnya, dengan email dinamis, pengguna Gmail dapat:

  • Melihat komentar di Google Dokumen karena komentar tersebut ada pada saat pengguna membuka pesan notifikasi di Gmail.
  • Memposting balasan dan menjawab komentar dengan cepat tanpa membuka dokumen.
  • Melakukan tugas berbasis web tambahan dalam pesan, misalnya membalas undangan dan menanggapi survei.

Jika melihat sumber asli pesan email dinamis, Anda akan melihat 3 jenis konten serupa:

  • Teks biasa (untuk program email yang hanya menampilkan teks biasa).
  • HTML (untuk program email yang tidak menampilkan konten dinamis).
  • Markup AMP. Saat pengguna Gmail membuka pesan, mereka melihat konten dinamis dan AMP interaktif. Markup AMP dapat mengambil semua pembaruan pada saat pesan dibuka dan segera menampilkannya kepada pengguna.

Karena sifat dinamis pada pesan ini, konten yang ditampilkan di Gmail mungkin berubah seiring waktu berlalu. Misalnya, notifikasi komentar dari Google Dokumen aktif dapat berbeda setiap kali pengguna membuka kembali pesan yang sama selama beberapa hari.

Dukungan Vault untuk pesan email dinamis

  • Saat Anda melihat pratinjau pesan email dinamis, Vault menampilkan versi HTML pesan tersebut. Klik Tampilkan Versi Asli untuk melihat semua bagian pesan, termasuk markup AMP.
  • Saat Anda mengekspor pesan email dinamis, semua teks biasa, HTML, dan markup AMP disertakan dalam ekspor tersebut.
  • Vault mempertahankan semua HTML, teks biasa, dan markup AMP yang disertakan dalam pesan email dinamis. Vault tidak memiliki cara untuk mempertahankan konten dinamis yang mungkin diambil dan ditampilkan saat pengguna membuka pesan email dinamis.
  • Vault dapat menelusuri teks biasa dan HTML dalam pesan email dinamis. Namun, markup AMP dan konten AMP tidak diindeks dan tidak dapat ditelusuri.

Vault tidak dapat menentukan apakah pengguna Gmail sebenarnya melihat konten dinamis atau tidak saat mereka membuka pesan yang menyertakan markup AMP. Gmail tidak akan menampilkan konten dinamis jika:

Dalam dua kasus tersebut, konten AMP tidak ditampilkan oleh Gmail. Namun, markup AMP tetap disertakan dalam sumber pesan dan tersedia di Vault.

Jenis konten apa saja yang diproses untuk pengindeksan?

Gmail mengindeks sebagian besar jenis file berbasis teks yang dilampirkan secara langsung ke pesan. Pengindeksan tersebut mencakup jenis file yang memiliki ekstensi seperti .pdf, .xslx, dan .docx.Lampiran ini disertakan saat Anda menelusuri dan mengekspor pesan dari Gmail, dan lampiran juga dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan Gmail.

File video, audio, gambar, dan biner yang disertakan dalam atau dilampirkan ke pesan tidak diindeks.

Apakah hasil penelusuran yang ditampilkan di Vault hanya berisi data satu megabyte pertama?

Tidak. Meskipun kira-kira satu megabyte pertama diindeks dan ditelusuri, jika terdapat kecocokan, seluruh pesan dan lampirannya akan ditampilkan di Vault.

Apakah Vault mempertahankan, membekukan, dan menelusuri semua pesan Grup?

Vault dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengarsipan bagi penggunanya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.

Bagaimana Vault menangani draf pesan email?

Saat Anda menelusuri dan mengekspor pesan dari Gmail, hasilnya mungkin akan mencakup draf pesan. Data Gmail pengguna dapat mencakup tiga jenis draf pesan:

  • Pesan yang tidak terkirim di folder Draf—Pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan. 
  • Draf yang dihapus—Pesan yang dihapus pengguna tanpa dikirimkan akan langsung dihapus dari layar pengguna. Pesan ini akan dihapus permanen 30 hari kemudian terlepas dari aturan retensi atau pembekuan apa pun.
  • Versi draf pesan yang disimpan otomatis—Saat pengguna menulis pesan, Gmail otomatis menyimpan satu versi setiap kali pengguna melakukan jeda selama beberapa detik. Pengguna hanya dapat melihat draf pesan versi terbaru. Namun, versi-versi sebelumnya tersedia di Vault untuk ditelusuri dan diekspor. Versi ini tidak tunduk pada aturan retensi dan pembekuan.

    Versi yang disimpan otomatis tetap tersedia di Vault hingga versi tersebut dihapus permanen, meski setelah pengguna mengirim pesan. Versi draf pesan yang dibuat oleh kebanyakan klien Google Gmail (seperti web Gmail, Gmail untuk iPad dan iPhone, dan Gmail Android) akan dihapus permanen 1 hari setelah Gmail menyimpannya. Dalam beberapa kasus, seperti pada klien IMAP pihak ketiga, versi draf pesan dihapus permanen setelah 30 hari.

Anda dapat mencentang kotak Kecualikan draf pada aturan retensi baru atau yang sudah ada untuk menghapus pesan tidak terkirim yang ada di folder draf pengguna dari cakupan retensi.

Anda juga dapat menghapus draf pesan dari hasil penelusuran dan ekspor:

  • Centang kotak Kecualikan draft sebelum melakukan penelusuran.
    • Pratinjau akan menyertakan versi draf pesan yang disimpan otomatis. Namun, jenis draf lainnya akan dikecualikan.
    • Semua jenis draf pesan akan dikecualikan saat mengekspor.
  • Tambahkan -(label:^deleted AND label:drafts) pada istilah penelusuran Anda:
    • Pratinjau akan menyertakan pesan yang tidak terkirim di folder Draf dan versi draf pesan yang disimpan otomatis. Namun, draf yang dihapus akan dikecualikan.
    • Semua draf pesan yang disimpan otomatis dan draf pesan yang dihapus akan dikecualikan saat mengekspor. Pesan tidak terkirim yang ada di folder Draf akan disertakan dengan ekspor.
Bagaimana Vault menangani pesan mode rahasia Gmail?

Mode rahasia Gmail memungkinkan pengguna membatasi akses penerima ke konten email sensitif. Fitur ini tersedia untuk semua akun Gmail pribadi dan organisasi G Suite yang mengaktifkan fitur tersebut.

Saat pengguna mengirimkan pesan rahasia, Gmail akan mengganti isi dan lampiran pesan dengan link. Hanya subjek dan link yang akan dikirim melalui SMTP.

Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di domain Anda

Jika organisasi Anda mengaktifkan mode rahasia Gmail, Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor semua pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda.

Pesan rahasia yang dikirim setelah 30 November 2018 dapat dilihat di Vault dalam kotak surat semua pengirim dan penerima internal. Pesan selalu tersedia di Vault, meski pengirim menetapkan tanggal habis masa berlaku atau mencabut akses penerima ke pesan mode rahasia.

Pesan mode rahasia yang diterima dari luar domain Anda 

Meski organisasi Anda tidak mengaktifkan mode rahasia Gmail, pengguna Anda mungkin menerima pesan mode rahasia dari pelanggan G Suite lain dan dari akun Gmail pribadi.

Anda dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor header dan subjek pesan rahasia eksternal. Namun, Anda tidak dapat menelusuri atau mengekspor konten atau lampiran pesan dari pesan rahasia eksternal

Catatan: Admin G Suite dapat membuat aturan kepatuhan yang memblokir pesan mode rahasia yang masuk agar tidak dikirim ke domain Anda.

Menangani pesan mode rahasia

Vault mendukung pesan mode rahasia sebagai berikut:

  • Vault menampilkan pesan rahasia internal yang cocok dengan kueri penelusuran. Anda memiliki opsi untuk menyembunyikan konten pesan rahasia saat melihat pratinjau dan mengecualikan konten pesan rahasia saat mencetak atau mengekspor pesan.
  • Anda dapat menggunakan label:confidentialmode untuk menelusuri pesan rahasia. Anda juga dapat menggunakan label ini untuk menerapkan pembekuan dan aturan retensi kustom yang berlaku secara khusus untuk pesan rahasia.

Hangouts klasik dan Google Talk

Penting: Hangouts klasik akan dihentikan untuk semua pelanggan G Suite di akhir tahun 2020. Admin Vault harus mengambil tindakan untuk mempersiapkan transisi ini.

Vault sepenuhnya mendukung chat yang dilakukan dalam Hangouts klasik dan Google Talk. Anda dapat mempertahankan, menelusuri, dan membekukan:

  • Hangouts klasik dengan histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mengizinkan pengguna memutuskan sendiri. Untuk mengetahui detailnya, lihat Histori chat. Vault mengarsipkan semua chat yang terjadi dalam Gmail dan aplikasi Hangouts klasik seluler jika histori diaktifkan.
  • Chat Google Talk yang direkam. Admin G Suite tidak dapat memaksa chat agar direkam. Namun, mereka dapat menonaktifkan histori chat untuk domain.
Catatan: Vault sepenuhnya mendukung Hangouts klasik yang berlangsung setelah fitur ini diluncurkan. Untuk Hangouts klasik yang berlangsung sebelum 8 April 2015, hanya chat yang direkam yang dapat ditelusuri, diekspor, dan dibekukan.

Informasi Hangouts klasik yang tersedia untuk Vault meliputi:

  • Semua pengguna yang berpartisipasi dalam chat.
  • Semua pesan yang dikirimkan selama chat, beserta link ke semua lampiran.
  • Nama grup Hangouts klasik. (Peserta memiliki opsi untuk menamai Hangouts grup.) Chat antara dua pengguna tidak dapat dinamai.
  • Waktu chat dimulai dan berakhir.

Informasi berikut tidak tersedia untuk Vault:

  • Undangan chat yang tidak diterima. Jika pengguna tidak berpartisipasi dalam chat, pesan yang dikirim ke pengguna tersebut tidak akan disimpan.
  • Video call.
  • Chat yang dilakukan dalam Google Dokumen.
  • Gambar yang dikirim melalui Hangouts klasik.

Cara Hangouts klasik diarsipkan

Vault mengelompokkan semua pesan Hangouts klasik menjadi satu rangkaian pesan. Pesan terus ditambahkan ke rangkaian pesan sampai:

  • tiga jam telah berlalu sejak pesan chat terakhir dikirim.
  • rangkaian pesan melebihi 1.000 pesan.

Jika Anda mengekspor pesan Hangouts klasik, seluruh rangkaian pesan akan disertakan saat Anda mendownload file ekspor.

Mengaktifkan dukungan untuk Hangouts klasik

Untuk dukungan penuh dari Hangouts klasik yang mengaktifkan histori:

  • Aktifkan Hangouts klasik untuk domain Anda.
  • Verifikasi bahwa Gmail diaktifkan untuk semua pengguna Hangouts klasik. Pesan Hangouts klasik disimpan di sistem yang sama yang menyimpan pesan email untuk Gmail. Vault tidak dapat membekukan atau mempertahankan pesan Hangouts klasik yang dikirim atau diterima oleh akun yang Gmail-nya dinonaktifkan. Pesan Hangouts klasik yang dikirim sebelum Gmail diaktifkan tidak dapat dipulihkan.

Drive

Anda dapat menggunakan Vault untuk mempertahankan, membekukan, dan menelusuri file di Drive organisasi dan drive bersama. Vault mendukung jenis file Google serta jenis file non-Google seperti PDF, DOCX, dan JPG.

Informasi penting tentang Drive dan retensi

Jenis file yang termasuk dalam dukungan Vault untuk Drive
Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor item yang disimpan di Drive berikut:
  • Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Gambar
  • Rekaman Google Meet
  • File Jamboard yang telah disimpan di Drive pengguna
  • File non-Google yang telah diupload pengguna ke Drive 

Vault mengabaikan folder dan pintasan Drive.

Cakupan retensi bervariasi bergantung pada jenis aturannya

Aturan retensi berlaku untuk file yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna di unit organisasi tempat kebijakan diterapkan. Aturan ini mencakup file di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut anggota drive bersama tersebut atau tidak.

Jika opsi Sertakan Drive Bersama dicentang, aturan retensi juga berlaku untuk drive bersama yang menyertakan anggota unit organisasi yang dicakup.

Saat cakupan retensi berakhir, hanya file yang dimiliki oleh pengguna tersebut yang dihapus permanen

Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Aturan ini mencakup file yang dimiliki atau dibagikan dengan pengguna di unit organisasi yang berlaku. Namun, saat periode cakupan retensi berakhir, Vault hanya menghapus permanen file yang dimiliki oleh pengguna unit organisasi tersebut. File yang dibagikan di luar unit organisasi tidak pernah dihapus permanen.

Drive bersama dan retensi

Saat Anda menerapkan aturan retensi khusus untuk drive bersama:

  • Aturan khusus yang mencakup Semua Drive Bersama memengaruhi cakupan retensi untuk semua drive bersama di domain Anda.
  • Aturan khusus yang mencakup drive bersama tertentu memengaruhi cakupan retensi hanya di drive bersama yang dipilih.

File drive bersama hanya dapat dihapus permanen dengan aturan retensi khusus drive bersama:

  • Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Namun, karena file drive bersama dimiliki oleh tim dan bukan pengguna tertentu, hanya aturan retensi khusus untuk drive bersama yang dapat menghapus permanen file di dalam drive bersama.
  • Aturan yang berlaku untuk pengguna dan mencentang opsi sertakan Drive Bersama hanya dapat memperpanjang siklus file drive bersama.
Penerapan aturan retensi dan akhir masa berlaku file di Drive dapat dipengaruhi oleh penundaan
  • Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga tiga jam untuk menerapkan aturan tersebut. File yang dihapus oleh pengguna selama masa penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil lagi.
  • Saat periode cakupan retensi berakhir, diperlukan waktu hingga 15 hari untuk menghapus file yang terpengaruh dari Drive.
Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk file yang dibuat oleh pengguna di domain Anda

File yang dibuat di luar domain dan dibagikan dengan pengguna Anda tidak tunduk pada kebijakan retensi atau pembekuan organisasi.

Waktu pembuatan dan perubahan file yang diupload bergantung pada sumber file
Waktu pembuatan dan perubahan yang ditetapkan Drive untuk file saat pertama kali diupload mungkin cocok dengan file lokal atau sama dengan waktu upload, bergantung pada cara file ditambahkan ke Drive. Tabel berikut menunjukkan waktu yang digunakan untuk sumber yang berbeda, dengan keterangan:
  • Upload—Stempel waktu adalah waktu saat file diupload ke Drive
  • Lokal—Stempel waktu sama dengan stempel waktu file sebelumnya di layanan atau perangkat sumber.
Sumber file (klien) Waktu pembuatan Waktu perubahan
Aplikasi web Upload

Sebelum 8 April 2020: Upload

Setelah 8 April 2020: Lokal

Drive File Stream Lokal Lokal
Backup & sinkronisasi Upload Lokal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrasi Lokal Lokal
Drive API Dapat disetel oleh penelepon Dapat disetel oleh penelepon
Vault tidak akan mengizinkan Anda membuat aturan retensi Drive dengan kriteria retensi yang identik

Setiap aturan retensi khusus yang dibuat untuk file di Drive harus: 

  • Memiliki tanggal pembuatan atau terakhir diubah yang berbeda.
    ATAU
  • Berlaku bagi sekumpulan pengguna yang berbeda.

Sebagai contoh, konflik dapat terjadi jika terdapat aturan yang berlaku untuk unit organisasi, lalu Anda mencoba menambahkan aturan yang berlaku untuk drive bersama yang dapat diakses oleh semua anggota unit organisasi. Vault akan menolak aturan baru jika memiliki tanggal pembuatan/terakhir diubah yang sama.

Selain itu, Anda dapat menggunakan setelan Sertakan Drive Bersama untuk membuat aturan retensi yang unik. Konflik tidak akan terjadi jika terdapat dua aturan dengan kriteria retensi yang identik tetapi hanya salah satu dari aturan tersebut yang menyertakan drive bersama.

File yang tunduk pada beberapa aturan retensi selalu disimpan sesuai dengan aturan yang memiliki periode retensi data terpanjang.

Mengelola retensi untuk aplikasi yang menyimpan data di Drive

Beberapa layanan Google menyimpan datanya di Drive. Data ini dicakup oleh aturan retensi Drive sebagai berikut:

Produk Retensi
Jamboard

Vault mempertahankan Jam yang disimpan di Drive pengguna sesuai dengan aturan retensi Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus saat sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia di Vault.

Google Meet

Rekaman Meet dilindungi oleh aturan retensi Drive secara default.

Untuk mengelola retensi rekaman Meet secara berbeda dari item lain di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Google Meet. Jika aturan retensi untuk Meet diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk rekaman Meet.

Aturan retensi dan file di folder sampah

Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus yang menghapus file secara permanen dalam jumlah hari tertentu setelah pengguna memindahkannya ke folder sampah. Hanya file yang dipindahkan ke folder sampah pada tanggal 1 Agustus 2016 atau setelahnya yang tunduk pada aturan dipindahkan-ke-sampah:

  • Aturan dipindahkan-ke-sampah berlaku bagi file yang berada di folder sampah pengguna dan file yang telah dihapus saat pengguna mengosongkan folder sampah.
  • Aturan dipindahkan-ke-sampah hanya menghapus permanen file milik pengguna atau drive bersama tempat aturan ini diterapkan.
  • Jika file di folder sampah tunduk pada beberapa aturan retensi, aturan dipindahkan-ke-sampah akan menggantikan semua aturan retensi lainnya. Jika beberapa aturan dipindahkan-ke-sampah diterapkan pada file, file tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan dengan tanggal habis masa berlaku yang paling akhir. Pembekuan tetap lebih diutamakan daripada semua aturan retensi.
  • File drive bersama yang tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan akan dihapus secara permanen dari semua sistem Google kurang lebih 30 hari setelah dipindahkan ke folder sampah.
Aturan retensi tidak memperluas cakupan terhadap file yang disematkan dalam dokumen dan presentasi.

Pengguna dapat menautkan file Google ke file Google lainnya. Misalnya, seseorang yang menulis di Google Dokumen dapat membuat diagram yang ditautkan ke data yang dimuat dalam Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Dalam contoh di atas, jika aturan retensi menyimpan dokumen, dan tidak ada aturan retensi atau pembekuan yang menyimpan spreadsheet, spreadsheet tersebut dapat dihapus permanen meskipun dokumennya dipertahankan.

Informasi penting tentang Drive dan pembekuan

Cakupan bervariasi bergantung pada cara Anda mengonfigurasi pembekuan
  • Pembekuan di Drive berlaku untuk item yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna atau organisasi yang dicakup oleh pembekuan. Pembekuan ini mencakup item di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut adalah anggota drive bersama atau tidak. Pembekuan tersebut tidak mencakup folder atau pintasan Drive.
  • Anda tidak dapat menerapkan pembekuan ke drive bersama. Sebagai gantinya, Anda harus menerapkan pembekuan pada anggotanya dan mencentang kotak Sertakan Drive Bersama.
Bagaimana pengaruh drive bersama terhadap pembekuan?
File di drive bersama tidak akan dipertahankan oleh pembekuan jika:
  • anggota drive bersama:
    • memindahkan file keluar dari drive bersama, dan anggota tersebut tidak sedang dibekukan.
    • menghapus anggota yang saat ini sedang dibekukan di drive bersama, dan tidak ada anggota lain dalam drive bersama yang sedang dibekukan.
  • tidak ada anggota drive bersama yang sedang dibekukan.

Jika drive bersama dihapus, file di drive bersama yang dihapus tersebut tunduk pada skenario pembekuan berikut:

  • Jika pengguna adalah anggota drive bersama yang dihapus sebagai individual (bukan anggota grup) dan tunduk pada pembekuan, semua file di drive bersama akan dipertahankan hingga pembekuan dihapus. Setelah pembekuan pada pengguna dihapus, dan jika file tidak tunduk pada pembekuan atau aturan retensi lainnya, file tersebut akan dihapus.

  • Jika pengguna bukan anggota drive bersama yang dihapus namun masih memiliki akses ke file di drive bersama sebagai individual (bukan sebagai anggota grup) dan pengguna tersebut tunduk pada pembekuan, hanya file tersebut yang akan dipertahankan hingga pembekuan pada pengguna dihapus. File yang tidak cocok dengan aturan retensi atau pembekuan akan dihapus.

 

Informasi penting tentang Drive dan penelusuran

Bagaimana Vault menelusuri item di Drive?

Vault memeriksa Drive untuk menelusuri semua item yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna yang ditentukan di entri penelusuran. Penelusuran Vault dapat menyertakan item di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna adalah anggota drive bersama tersebut atau tidak. Penelusuran Vault tidak menyertakan folder atau pintasan Drive.

Dapatkah saya menelusuri drive bersama?

Ya, Anda dapat menelusuri drive bersama yang dipilih secara langsung atau, saat menelusuri menurut akun atau unit organisasi tertentu, Anda dapat memilih untuk menyertakan hasil dari drive bersama.

Bagian item mana di Drive yang dapat ditelusuri?

Untuk semua item, Anda dapat menelusuri judul, pemilik, tanggal terakhir diubah, dan metadata lainnya.

Untuk jenis file yang didukung, Anda dapat menelusuri kata dan frasa dalam konten file. Vault mengindeks 100 halaman pertama file teks dan 10 halaman pertama teks dalam PDF gambar.

Anda dapat menelusuri teks dalam jenis file berikut:

Vault tidak mengindeks konten video, audio, gambar, atau file biner.

Jenis file apa saja yang dapat saya pratinjau dengan Vault untuk Drive?

Anda dapat mempratinjau jenis file berikut:

  • File yang dibuat dengan Google Dokumen, Google Spreadsheet, Google Slide, dan Google Gambar
  • File yang diupload seperti .docx, .pdf, dan .xlsx
File yang ditautkan mungkin tidak disertakan saat Anda menelusuri dan mengekspor file di Drive

Di beberapa editor Google Dokumen, pengguna dapat menautkan file ke file lain. Misalnya, dalam dokumen Google Dokumen, Anda dapat menyisipkan diagram yang ditautkan ke data dalam spreadsheet Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Saat Anda menelusuri file di Drive, Vault hanya menampilkan file yang cocok dengan kriteria penelusuran Anda. Jika file tersebut ditautkan ke file yang tidak cocok dengan kueri Anda, file yang ditautkan tidak akan disertakan dalam hasil Anda.

Dapatkah saya menelusuri histori revisi dokumen?

Tidak. Anda hanya dapat menelusuri versi file terbaru. Namun, Anda dapat memasukkan tanggal versi sebagai bagian dari penelusuran. Saat Anda memasukkan tanggal versi, Vault akan menelusuri versi file saat ini, namun tetapi Anda dapat melihat pratinjau dan mengekspor konten versi terakhir yang disimpan sebelum pukul 00.00 UTC pada tanggal tersebut. Pembuatan versi hanya didukung di Google Drive untuk Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar. 

Beberapa properti dilaporkan untuk versi saat ini, terlepas dari tanggal versi yang Anda tentukan. Properti ini mencakup judul, dengan siapa dibagikan, kapan terakhir diubah, dan data lainnya dalam file metadata.xml Vault.

Ringkasan versi menyertakan komentar, yang tunduk pada kriteria berikut:

  • Komentar terbuka hanya disertakan jika organisasi Anda memiliki akses komentar atau edit ke dokumen. Komentar tidak disertakan jika Anda hanya memiliki akses melihat.
  • Komentar individu terbuka (komentar tanpa balasan) disertakan jika: 1) komentar dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Komentar tidak disertakan dalam versi sebelum komentar dibuat.
  • Rangkaian komentar terbuka (komentar dengan balasan) disertakan secara keseluruhan jika: 1) komentar pertama dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Misalnya, jika rangkaian komentar memiliki dua pesan yang dibuat pada tanggal 1 Oktober dan 5 Oktober, penelusuran dengan tanggal versi 2 Oktober berisi kedua komentar tersebut meskipun komentar pada tanggal 5 Oktober tidak ada pada saat itu.
  • Komentar yang diedit disertakan sebagaimana adanya saat ini, bukan komentar pada saat pembuatan versi.
  • Komentar yang diselesaikan atau dihapus tidak disertakan dalam versi, meskipun komentar tersebut terbuka pada waktu pembuatan versi.
Dapatkah saya menelusuri unit organisasi teratas di organisasi saya?

Tidak. Anda tidak dapat menelusuri unit organisasi teratas. Pilih unit organisasi turunan atau akun perorangan. Anda dapat memeriksa Drive untuk menelusuri hingga total 5.000 akun (sebagai akun perorangan atau anggota unit organisasi).

Waktu pembuatan dan perubahan file yang diupload bergantung pada sumber file
Waktu pembuatan dan perubahan yang ditetapkan Drive untuk file saat pertama kali diupload mungkin cocok dengan file lokal atau sama dengan waktu upload, bergantung pada cara file ditambahkan ke Drive. Tabel berikut menunjukkan waktu yang digunakan untuk sumber yang berbeda, dengan keterangan:
  • Upload—Stempel waktu adalah waktu saat file diupload ke Drive
  • Lokal—Stempel waktu sama dengan stempel waktu file sebelumnya di layanan atau perangkat sumber.
Sumber file (klien) Waktu pembuatan Waktu perubahan
Aplikasi web Upload

Sebelum 8 April 2020: Upload

Setelah 8 April 2020: Lokal

Drive File Stream Lokal Lokal
Backup & sinkronisasi Upload Lokal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrasi Lokal Lokal
Drive API Dapat disetel oleh penelepon Dapat disetel oleh penelepon

Google Chat

Anda dapat menggunakan Vault untuk mempertahankan, membekukan, dan menelusuri pesan yang dikirim menggunakan Google Chat. 

Informasi penting tentang Google Chat dan retensi

Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk DM jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruangan. Namun, keduanya hanya berlaku untuk DM jika histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Cakupan retensi bervariasi, tergantung pada jenis aturannya
  • Aturan retensi default berlaku untuk semua DM dan semua ruang.
  • Aturan retensi khusus yang berlaku untuk unit organisasi hanya mencakup DM. Ruang tidak tercakup.
  • Aturan retensi khusus yang berlaku untuk semua ruang hanya mencakup ruang. DM tidak tercakup.
Periode retensi data bergantung pada pihak yang berpartisipasi; pesan di ruang eksternal tidak dipertahankan

Pesan langsung (DM)

DM dimiliki oleh kedua peserta dalam chat. Jika peserta berasal dari organisasi yang sama, tetapi dicakup oleh aturan retensi yang berbeda, Vault akan mempertahankan pesan berdasarkan aturan yang masa berlakunya selesai terakhir.

Pengguna eksternal: Jika peserta berasal dari organisasi lain, DM akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi setiap organisasi.

Misalnya, Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, sedangkan Perusahaan B mempertahankan DM selama 2 tahun. Vault menangani DM antara pengguna di Perusahaan A dan Perusahaan B sebagai berikut:

  • Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, lalu semua pesan yang belum dihapus akan dihapus. Pesan ini tidak lagi tersedia untuk pengguna Perusahaan A. Chat memiliki periode retensi data 30 hari yang menyimpan pesan selama 30 hari setelah dihapus. Selama periode tersebut, pesan tetap tersedia di Vault. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan A.
  • Perusahaan B mempertahankan DM, dan dapat menelusuri serta mengekspornya selama 2 tahun. Setelah 2 tahun, semua pesan yang belum dihapus akan dihapus dan dipertahankan oleh periode retensi data 30 hari Chat. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan B dan dihapus dari sistem Google secara permanen.

Ruang

Percakapan di suatu ruang dimiliki oleh semua peserta dalam percakapan tersebut. Jika peserta berasal dari organisasi yang sama, tetapi dicakup oleh aturan retensi yang berbeda, Vault akan mempertahankan pesan berdasarkan aturan yang masa berlakunya selesai terakhir.

Pengguna eksternal:  Jika peserta berasal dari organisasi lain, percakapan akan dipertahankan sesuai dengan aturan organisasi pembuat ruangan. Jika pengguna di organisasi Anda berpartisipasi dalam ruang milik organisasi lain, Vault tidak akan dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan tersebut.

Saat periode retensi data berakhir, Vault akan menghapus semua pesan Chat yang tercakup secara permanen

Aturan retensi Chat tidak menyediakan opsi untuk hanya menghapus permanen pesan-pesan yang dihapus oleh pengguna. Aturan retensi yang menghapus pesan akan menghapus semua pesan secara permanen ketika periode retensi berakhir.

Informasi penting tentang Google Chat dan pembekuan

Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk DM jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruangan. Namun, keduanya hanya berlaku untuk DM jika histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Pembekuan hanya akan mempertahankan percakapan di ruang jika pengguna yang dibekukan mengirim pesan dan ruang tersebut milik organisasi Anda

Pembekuan akun pengguna mencakup rangkaian pesan di ruang tempat pengguna mengirim setidaknya satu pesan. Percakapan di ruang tempat pengguna tidak menjadi peserta aktif tidak disertakan dalam pembekuan, meskipun pengguna tersebut mungkin telah melihat pesan. Pembekuan tidak berlaku untuk pesan yang dikirim di ruang milik organisasi lain.

Pesan langsung (DM) yang dikirim oleh pengguna yang dibekukan akan dipertahankan oleh pembekuan tersebut sekalipun pengguna tidak membalasnya atau seandainya pengirim merupakan pengguna eksternal.

Anda tidak dapat membekukan seluruh ruang

Ruang dalam Chat tidak dapat dibatasi untuk satu unit organisasi saja, artinya siapa pun dalam organisasi Anda dapat diundang ke ruang mana pun. Vault tidak akan membekukan pesan yang dikirim oleh peserta ruang yang tidak tercakup oleh pembekuan.
Pesan yang dibekukan selalu dapat dilihat oleh pengguna Vault dengan hak istimewa akses

Jika pesan yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses pesan tersebut lagi. Namun, pengguna Vault dengan hak istimewa yang sesuai dapat menelusuri dan melihat pesan tersebut di Vault. Pengguna Vault juga dapat mengekspor pesan menggunakan Vault.

Informasi penting tentang Google Chat dan penelusuran

File yang dibagikan dengan pengguna Chat mungkin tersimpan di Drive

Saat seseorang menggunakan Google Chat untuk berbagi Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir, Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan chat.

Untuk file non-Google yang dilampirkan secara langsung ke pesan chat, Vault akan mengindeks sebagian besar jenis file berbasis teks (misalnya, file dengan ekstensi .pdf, .xslx, dan .docx). Lampiran ini akan disertakan saat Anda menelusuri serta mengekspor pesan chat dan juga dicakup oleh aturan retensi dan pembekuan chat.

Vault dapat melakukan pratinjau maksimum 1.000 pesan perpercakapan

Meskipun Vault dapat mengekspor sebanyak mungkin pesan dari hasil penelusuran Anda, pratinjau dibatasi hingga 1.000 pesan. Jika ingin melihat pratinjau sejumlah besar pesan, gunakan istilah penelusuran dan kriteria lain untuk mengurangi hasil menjadi kelompok pesan yang lebih kecil.

Vault mengambil percakapan hanya jika peserta yang ditelusuri mengirim setidaknya satu pesan dan ruang tersebut dimiliki oleh organisasi Anda
  • Vault hanya menampilkan DM dan percakapan ketika seorang peserta telah mengirim setidaknya satu pesan.
  • Percakapan ketika peserta mungkin telah melihat pesan tetapi tidak membalasnya tidak akan disertakan dalam hasil penelusuran.
  • Pesan yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda di ruang milik organisasi lain tidak akan dapat dipertahankan, dibekukan, ditelusuri, atau diekspor oleh Vault.
  • Anda dapat menelusuri dan mengekspor pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal di ruang yang dibuat oleh seseorang di organisasi Anda.
Penelusuran data yang dibekukan tidak mencakup percakapan di ruang, kecuali pengguna yang dibekukan mengirim pesan
Saat menelusuri data yang dibekukan dalam suatu masalah, Vault akan menampilkan percakapan dari ruang hanya jika pengguna yang dibekukan mengirim setidaknya satu pesan dan ruang tersebut dibuat oleh seseorang di organisasi Anda.
Hanya DM yang dikirim dengan mengaktifkan histori dan percakapan di ruang milik organisasi Anda yang dapat ditelusuri

Vault hanya dapat menelusuri DM yang dikirim dengan histori diaktifkan. Admin G Suite dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak, atau mengizinkan pengguna untuk memutuskan sendiri.

Percakapan di ruang yang dibuat oleh seseorang di organisasi Anda selalu dapat ditelusuri di Vault. Namun, Anda tidak dapat menelusuri pesan yang dikirim oleh pengguna dari organisasi Anda di ruang milik organisasi lain.

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?