Types de données et services compatibles

Les messages sont disponibles dans Vault dès que Gmail les reçoit.

Gmail indexe environ 1 Mo au total par message pour le filtrage dans les règles de conservation, les obligations de conservation et la recherche. 1 Mo équivaut à environ 250 pages de texte. Si le texte du message est inférieur à 1 Mo et que des pièces jointes sont incluses, celles-ci sont indexées dans la limite de 1 Mo de données au total.

Seules les données indexées peuvent être recherchées dans Vault, mais l'intégralité du message et tous les éléments associés, y compris les fichiers Drive sous forme de liens hypertextes (si l'option est sélectionnée), sont inclus dans l'exportation Vault.

Gmail indexe les données suivantes :

• SMS : jusqu'à 250 pages environ.
• Fichiers texte directement joints à un message : la plupart des fichiers texte (au format PDF, XLSX et DOCX par exemple) directement joints à un message peuvent être indexés. Ces pièces jointes sont soumises aux règles et obligations de conservation. Les pièces jointes de type fichier texte peuvent faire l'objet de recherches (si elles sont indexées) et apparaissent dans les résultats, et sont incluses dans les exportations.
• Autres fichiers directement joints ou intégrés à un message : les métadonnées (nom de fichier par exemple) des fichiers vidéo, audio, image et binaires inclus dans les messages ou joints à ceux-ci sont indexées, mais pas leur contenu. Ces pièces jointes et fichiers intégrés sont soumis aux règles et obligations de conservation. Ils apparaissent dans les résultats de recherche et sont inclus dans les exportations.
• Liens vers des fichiers Google Workspace dans Drive : lorsqu'un utilisateur partage un fichier Google Docs, Sheets, Slides ou Forms par message, un lien est présent dans le message plutôt que la copie du fichier en pièce jointe. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas inclus avec les messages lors de l'application de règles ou obligations de conservation, de recherches ou d'exportations.
• Liens vers des contenus dans les services Google supplémentaires : les utilisateurs peuvent également partager des liens vers des contenus stockés dans d'autres produits Google, tels que YouTube et Google Photos. Vault n'étant pas compatible avec les services Google supplémentaires, leur contenu ne peut faire l'objet ni de règles ou obligations de conservation, ni de recherches, ni d'exportations.

Vault accepte les fichiers directement joints ou intégrés à un message. Les fichiers vidéo, audio, image et binaires intégrés ou joints aux messages sont soumis aux règles de conservation et aux obligations de conservation. Ils apparaissent dans les résultats de recherche et sont inclus dans les exportations.

En plus de Gmail, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails avec certains services principaux. Par exemple :

• Agenda : invitations et messages envoyés avec l'option Envoyer un e-mail aux invités dans Agenda
• Drive : contenu du message envoyé lorsque les utilisateurs partagent des fichiers dans Drive
• Google Docs, Sheets, Slides et Drawings : messages envoyés par l'application lorsque les utilisateurs envoient des fichiers en tant que pièces jointes par e-mail
• Forms : e-mails contenant des formulaires ou des liens vers des formulaires
• Keep : e-mails envoyés lorsque les utilisateurs partagent des notes dans Keep

Lorsqu'un utilisateur envoie des messages via des services principaux autres que Gmail, ils ne sont par défaut pas stockés dans son dossier "Messages envoyés" dans Gmail. Vault n'a pas accès à ces messages, à moins qu'un administrateur Google Workspace active le stockage complet des messages pour qu'ils soient enregistrés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs. Sans le stockage complet des messages, les règles et obligations de conservation de Vault ne s'appliquent pas à ces messages, et ils n'apparaissent pas non plus dans les résultats de recherche de Vault.

Remarque : Le stockage complet des e-mails ne s'applique qu'aux services principaux de Google Workspace. Certains services Google supplémentaires peuvent envoyer des e-mails au nom des utilisateurs. Il est possible que les messages envoyés par ces services ne soient pas stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et donc pas disponibles dans Vault.

Les e-mails dynamiques contiennent un balisage affichant le contenu AMP dans Gmail. D'autres produits Google peuvent envoyer des messages avec du contenu AMP (Accelerated Mobile Pages), et les utilisateurs de votre organisation peuvent recevoir des e-mails dynamiques provenant d'expéditeurs externes.

Par exemple, les e-mails dynamiques permettent à un utilisateur Gmail :

• d'examiner les commentaires Google Docs tels qu'ils existent au moment où l'utilisateur ouvre le message de notification dans Gmail ;
• de répondre aux commentaires et de les résoudre sans ouvrir le document ;
• de répondre aux invitations Agenda et aux enquêtes.

La source d'un e-mail dynamique peut afficher le contenu dans trois formats :

• Texte brut, pour les clients de messagerie affichant uniquement ce type de texte.
• HTML, pour les clients de messagerie n'affichant pas le contenu dynamique.
• Balisage AMP : permet d'afficher le contenu AMP dynamique et interactif lorsqu'un utilisateur Gmail ouvre le message. Le balisage AMP permet de récupérer toutes les mises à jour au moment où l’utilisateur ouvre le message, et de les afficher immédiatement.

En raison de la nature dynamique de ces messages, le contenu affiché dans Gmail peut changer au fil du temps. Par exemple, la notification d'un commentaire dans un document Google Docs actif peut changer chaque fois que l'utilisateur rouvre le message sur une période de plusieurs jours.

Compatibilité de Vault avec les e-mails dynamiques

• Règles et obligations de conservation : les règles et obligations de conservation de Vault conservent le texte HTML, le texte brut et le balisage AMP inclus dans les e-mails dynamiques. Vault ne dispose d'aucun moyen pour conserver le contenu dynamique pouvant être récupéré et affiché lorsque l'utilisateur ouvre un e-mail dynamique.
• Recherche : Vault peut rechercher du texte brut et HTML dans un e-mail dynamique. Cependant, le balisage AMP et le contenu AMP ne sont pas indexés et ne peuvent pas être recherchés.
• Prévisualisation : lorsque vous prévisualisez un e-mail dynamique, Vault affiche la version HTML du message. Cliquez sur Afficher l'original pour afficher toutes les parties du message, y compris le balisage AMP.
• Exportation : lorsque vous exportez des e-mails dynamiques, le texte brut, le texte HTML et le balisage AMP sont inclus.

Vault ne peut pas déterminer si les utilisateurs Gmail ont reçu le contenu dynamique en ouvrant un message incluant un balisage AMP. Gmail n'affiche pas le contenu dynamique dans les cas suivants :

• Un administrateur désactive la messagerie dynamique pour votre organisation.
• Des utilisateurs désactivent la messagerie dynamique dans leurs paramètres Gmail.

Lorsque la messagerie dynamique est désactivée, le contenu AMP n'est pas affiché par Gmail. Cependant, le balisage AMP est toujours inclus dans la source du message et disponible dans Vault.

Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation

Messages en mode confidentiel provenant d'expéditeurs externes

Utiliser les messages en mode confidentiel

Les données Gmail d'un utilisateur peuvent inclure trois types de brouillons :

• Messages non envoyés dans le dossier "Brouillons" : ces messages sont traités de la même manière que les autres messages Gmail. Lorsque les brouillons ne sont pas exclus, ils sont soumis aux obligations et règles de conservation. Ils figurent également dans les résultats de recherche, sauf si vous les avez exclus.

  Remarque : Les modèles d'e-mails sont traités comme des brouillons. Si une règle de conservation supprime définitivement les brouillons après une période définie, les modèles sont également supprimés.

• Brouillons supprimés : un brouillon supprimé est un message que l'utilisateur supprime sans l'avoir envoyé. Ces messages sont immédiatement supprimés dans l'interface de l'utilisateur. Gmail leur applique le libellé ^deleted, et ils sont supprimés définitivement 30 jours après leur suppression par l'utilisateur. Ils ne sont pas soumis aux règles ou obligations de conservation, mais apparaissent dans les résultats de recherche et dans les exportations jusqu'à leur suppression définitive.
• Versions de brouillons enregistrées automatiquement : Gmail enregistre automatiquement une version d'un message en cours de rédaction par un utilisateur dès que celui-ci s'arrête pendant quelques secondes. Seule la version la plus récente d'un brouillon est visible par l'utilisateur. Les versions antérieures peuvent être recherchées et exportées grâce à Vault, mais ne sont pas soumises aux obligations et règles de conservation.

  Les versions enregistrées automatiquement restent disponibles dans Vault jusqu'à leur suppression définitive, même une fois que l'utilisateur a envoyé le message. Les versions de brouillons générées par la plupart des clients Gmail (via la version Web de Gmail, Gmail pour iPad et iPhone et Gmail pour Android) sont définitivement supprimées un jour après leur enregistrement par Gmail. Dans certains cas, par exemple avec des clients IMAP tiers, les versions de brouillons de messages sont définitivement supprimées au bout de 30 jours.

Si seuls les messages envoyés et reçus par les utilisateurs vous intéressent, vous pouvez exclure les brouillons des règles et obligations de conservation, résultats de recherche, et exportations. Le traitement des données peut être facilité si vous décidez d'exclure les versions enregistrées automatiquement, afin de ne pas avoir de versions similaires d'un même message.

Gmail classe les messages à l'aide de libellés générés par le système, et permet aux utilisateurs de trier les messages dans leur boîte de réception à l'aide de libellés visibles par eux. Gmail peut appliquer le libellé finance généré par le système aux messages provenant de la banque d'un utilisateur, et le libellé travel généré par le système aux messages portant sur des réservations de chambre d'hôtel.

Les utilisateurs peuvent créer et appliquer des libellés visibles par eux. Or, ceux-ci correspondent parfois à des libellés générés par le système. Lorsque les deux types de libellés correspondent, les règles de conservation, les obligations de conservation et les requêtes de recherche Vault s'appliquent aux messages présentant le libellé créé par l'utilisateur, et non aux messages présentant le libellé identique généré par le système. Si vous créez une règle de conservation, une obligation de conservation ou une requête de recherche basée sur un libellé, vous pouvez inclure ou exclure plus de messages que ceux que vous souhaitez réellement couvrir.

Exemple

Votre organisation doit conserver toutes les données portant sur la comptabilité de l'entreprise pendant sept ans, et les actions suivantes se produisent :

• Les collaborateurs sont invités à créer un libellé finance et à l'appliquer aux messages contenant des informations financières sur l'entreprise.
• Les relevés de carte de paiement d'entreprise des collaborateurs sont envoyés par e-mail sur leur compte professionnel. Le libellé finance créé par l'utilisateur n'est pas appliqué à ces messages, mais Gmail leur applique le libellé finance généré par le système.

Dans ce scénario, une règle de conservation concernant les messages présentant le libellé label:finance ne conserve que les messages libellés par l'utilisateur, et pas ceux portant le libellé généré par le système qui contiennent les relevés de carte de paiement d'entreprise des collaborateurs. De la même manière, une requête de recherche comportant le terme label:finance renvoie uniquement les messages libellés par l'utilisateur, et pas ceux libellés par le système qui contiennent les relevés bancaires personnels des collaborateurs.

Libellés courants générés par le système

Vault peut appliquer des règles ou obligations de conservation, des recherches et des exportations aux éléments suivants stockés dans Drive :

• Versions des fichiers dans Google Docs, Sheets, Slides, Forms, la nouvelle version de Sites, Drawings et Vids

  Pour en savoir plus sur les versions, consultez Rechercher dans l'historique des révisions d'un fichier.

• Enregistrements Google Meet et journaux des discussions, des transcriptions, des questions/réponses et des sondages associés, et notes prises par Gemini (en savoir plus sur les enregistrements Meet)
• Fichiers Jamboard enregistrés sur les Drive d'utilisateurs
• Fichiers non-Google importés par les utilisateurs dans Drive
• Fichiers dans les Drive partagés
• Fichiers chiffrés avec le chiffrement côté client Google Workspace

Vault ignore les éléments suivants :

• Dossiers Drive
• Raccourcis Drive
• Scripts Google Apps Script et workflows associés

Dans certains éditeurs Google Docs, les utilisateurs peuvent associer un fichier à un autre. Par exemple, dans un document Google Docs, vous pouvez insérer un graphique lié à des données d'une feuille de calcul Google Sheets. Chaque fois que la feuille de calcul est mise à jour, le graphique du document l'est également.

Remarque : La fonction IMAGE de Google Sheets peut référencer une image par son URL, comme "https://www.example.com/images/logo.jpg". Dans ce cas, lorsque vous prévisualisez ou exportez une feuille de calcul dans Vault, l'image est extraite en temps réel depuis la source. Pour les images importées ou insérées dans la feuille de calcul, Vault stocke et affiche l'image disponible au moment spécifié dans votre requête. 

Les fichiers associés ne sont pas automatiquement inclus dans les règles de conservation, les obligations de conservation ou les résultats de recherche qui s'appliquent aux fichiers auxquels ils sont associés. Ils ne sont inclus que lorsqu'ils correspondent eux-mêmes à la portée et aux conditions définies. Par exemple, lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, Vault n'affiche que les fichiers correspondant à vos critères de recherche. Si ces fichiers sont associés à des fichiers qui ne correspondent pas à votre requête, ceux-ci ne s'affichent pas dans vos résultats.

Les fichiers créés en dehors de votre organisation et partagés avec les utilisateurs ne sont pas soumis aux obligations de conservation ni aux règles de conservation définies par votre organisation.

Vous pouvez rechercher et exporter les fichiers partagés avec les utilisateurs depuis des sources externes.

Vault peut conserver, appliquer une obligation de conservation et rechercher uniquement les messages de Google Groupes pour lesquels l'historique de conversation est activé. Les propriétaires de groupe peuvent activer ou désactiver l'historique de conversation pour leurs groupes. Si un propriétaire de groupe crée un groupe et désactive l'historique de conversation, les messages ne sont pas disponibles dans Vault par le biais de Groupes. Ils peuvent apparaître dans les boîtes aux lettres Gmail des utilisateurs, en tant que messages envoyés ou reçus.

Si un propriétaire de groupe active ou désactive l'historique de conversation d'un groupe existant, seuls les messages envoyés lorsque l'historique de conversation était activé sont disponibles dans Vault.

Les messages sont disponibles dans Vault dès leur envoi dans un groupe, à moins que le propriétaire décide de les modérer. Les messages modérés ne sont pas disponibles dans Vault tant qu'un modérateur ne les a pas approuvés. Une fois qu'ils sont approuvés, vous pouvez leur appliquer une règle ou une obligation de conservation, les rechercher, et les exporter comme tous les autres messages.

Groupes indexe environ 1 Mo au total par message pour le filtrage dans les règles et obligations de conservation, et la recherche. 1 Mo équivaut à environ 250 pages de texte. Si le texte du message est inférieur à 1 Mo et que des fichiers texte sont inclus en pièces jointes, ceux-ci sont indexés dans la limite de 1 Mo de données au total.

Groupes indexe les données suivantes :

Vous devez activer l'historique pour appliquer des règles ou obligations de conservation, des recherches et des exportations aux messages privés (MP), aux messages de groupe et aux espaces sans fils de discussion. Un administrateur Google Workspace peut activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

Dans les espaces organisés en fils de discussion (conversations), les messages peuvent toujours faire l'objet de règles ou obligations de conservation, de recherches et d'exportations, car l'historique ne peut pas y être désactivé.

Lorsqu'un utilisateur partage un fichier stocké dans Drive, par exemple un document, une feuille de calcul ou un fichier PDF, Chat insère un lien plutôt que de joindre une copie du fichier au message. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas conservé lorsque vous conservez les messages de chat ou appliquez une obligation de conservation aux données de Chat, ni affiché lors d'une recherche Chat. Vous pouvez rechercher l'URL du fichier, mais Vault n'indexe pas le titre ni le contenu du fichier.

Pour les autres types de fichiers directement joints à un message Chat :

• Les fichiers sont inclus dans les règles de conservation et les obligations de conservation de Chat, associés au message auquel ils sont joints.
• Vault indexe le nom et le propriétaire du fichier à des fins de recherche, ainsi que le contenu de la plupart des types de fichiers texte (au format .pdf, .xlsx ou .docx, par exemple).

Votre administrateur Google Workspace peut autoriser les utilisateurs de votre organisation à discuter avec des utilisateurs externes. Dans ce cas, un utilisateur externe et un utilisateur de votre organisation peuvent échanger des messages privés, et les utilisateurs externes peuvent participer à des messages de groupe et à des espaces. Les messages envoyés et reçus par les utilisateurs externes sont soumis aux règles de conservation et obligations de conservation de votre organisation.

Si des utilisateurs de votre organisation participent à des messages de groupe et des espaces appartenant à une autre organisation, votre organisation ne pourra pas conserver, appliquer une obligation de conservation, rechercher ni exporter ces messages avec Vault.

Lorsqu'un utilisateur est invité à un espace Chat, il peut en prévisualiser les messages avant de le rejoindre. À moins que l'utilisateur rejoigne l'espace, les messages qu'il a prévisualisés ne sont pas inclus lorsque vous recherchez les données Chat de cet utilisateur ou que vous les soumettez à une règle ou à une obligation de conservation.

Les utilisateurs peuvent ajouter une mise en forme enrichie aux messages Chat, par exemple avec les options Gras, Italique, Barré ou Souligné. Cette mise en forme n'est pas conservée dans l'exportation des données Vault.

Vault est compatible avec les discussions de la version classique de Hangouts et de Google Talk. Les éléments suivants peuvent faire l'objet de recherches ainsi que de règles ou obligations de conservation :

• Version classique de Hangouts lorsque l'historique est activé. Les administrateurs Google Workspace peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire. Pour plus d'informations, consultez Historique des discussions. Lorsque l'historique est activé, Vault peut accéder à toutes les discussions, qu'elles se tiennent dans Gmail ou dans une application mobile de la version classique de Hangouts.
• Messages de chat Google Talk enregistrés. Les administrateurs Google Workspace ne peuvent pas imposer l'enregistrement des messages de chat. Ils ont en revanche la possibilité de désactiver l'historique des discussions pour une organisation.

• Les messages des archives Gmail seront marqués comme supprimés après le 1er janvier 2023. Cela signifie que tous les messages finiront par être supprimés définitivement à l'expiration de la période de conservation, sauf s'ils sont protégés par une règle ou une obligation de conservation Chat.
• Aucun nouveau message envoyé après le 1er janvier 2023 ne sera synchronisé avec Gmail depuis la version classique de Hangouts.
• Les administrateurs pourront continuer à utiliser Vault pour rechercher et exporter les messages de la version classique de Hangouts synchronisés avec Gmail tant qu'ils n'ont pas été supprimés définitivement, même après le 1er janvier 2023.

Les informations suivantes concernant les discussions dans la version classique de Hangouts sont disponibles dans Vault :

• Noms de tous les participants au chat
• Messages ayant été échangés lors du chat et liens vers les éventuelles pièces jointes envoyées
• Noms des Hangouts en groupe créés dans la version classique (les utilisateurs qui participent à la discussion peuvent attribuer un nom à un Hangout en groupe, mais pas à un Hangout en tête-à-tête)
• Heures de début et de fin de la discussion

Vault ne fournit pas les données suivantes :

• Invitations à participer à la discussion non acceptées (les messages envoyés à un utilisateur qui ne participe pas à la discussion ne sont pas conservés)
• Appels vidéo
• Messages de chat rédigés dans Google Docs
• Images, vidéos et pièces jointes audio envoyées dans la version classique de Hangouts

Dans Vault, tous les messages de la version classique de Hangouts sont réunis dans un même fil de discussion. Les messages sont ajoutés au même fil de discussion jusqu'à ce qu'une des limites suivantes soit atteinte :

• Trois heures se sont écoulées depuis l'envoi du dernier message.
• Le fil de discussion contient plus de 1 000 messages.

Lorsque vous exportez un message de la version classique de Hangouts, la totalité du fil de discussion est incluse dans le fichier d'exportation.

• Sites dans la nouvelle version de Sites uniquement : seuls les sites créés dans la nouvelle version de Sites sont compatibles avec Vault. Ceux créés dans la version classique de Sites ne sont pas stockés dans Drive et ne sont pas disponibles dans Vault.
• Sites externes : les sites partagés avec vos utilisateurs depuis une organisation externe ne sont pas soumis aux règles de conservation ni aux obligations de conservation de votre organisation. Vous pouvez rechercher les sites externes partagés avec vos utilisateurs, mais vous devez effectuer la recherche par compte, unité organisationnelle ou Drive partagé spécifique. Vous ne pouvez pas rechercher des sites externes par URL publiée.

• Contenu intégré et liens hypertextes : un site peut être constitué de nombreuses parties, telles que le site lui-même, une page qui en fait partie, du texte, des images, du code intégré, des fichiers intégrés, ainsi que des liens hypertextes vers d'autres contenus.

  Les règles de conservation et obligations de conservation s'appliquent uniquement au site lui-même, à ses pages, au texte présent sur les pages du site, aux images importées et au code intégré. Les fichiers intégrés, les liens hypertextes et autres éléments qui ne font pas partie du fichier du site ne sont pas soumis aux règles de conservation ni aux obligations de conservation.

  Vous pouvez prévisualiser les liens hypertextes, mais aussi les fichiers intégrés compatibles, comme les feuilles de calcul ou les documents intégrés, à condition de disposer du droit d'accès. En revanche, les exportations n'incluent pas le contenu des liens hypertextes et des fichiers intégrés.

Date de création

La date de création d'un site est celle à laquelle un utilisateur crée un site. La date de création ne change pas lorsque l'utilisateur ajoute des pages.

Date de dernière modification

La date de dernière modification d'un site change dès que le site lui-même, une page qui fait partie du site, le texte, les images ou le code intégré sont modifiés, supprimés ou créés. Lorsque des utilisateurs intègrent des fichiers Google et des vidéos YouTube ou d'autres contenus possédant une URL, la date de dernière modification change. Par contre, si c'est le contenu intégré qui change, la date de dernière modification du site n'est pas modifiée.