Types de données acceptés

Vault est compatible avec les services Google Workspace suivants :

Service Gestion des règles de conservation Procédure de préservation à titre conservatoire Recherche et exportation
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (types de fichiers compatibles) checkmark checkmark checkmark
Groupes checkmark checkmark checkmark
Google Chat (avec historique activé) checkmark checkmark checkmark
Version classique de Hangouts (avec historique activé) Conservation possible dans Google Chat Préservation à titre conservatoire possible dans Google Chat Utilisation de la recherche et de l'exportation Gmail

Google Meet

checkmark Préservation à titre conservatoire possible dans Drive Utilisation de la recherche et de l'exportation Drive
Google Voice pour G Suite checkmark checkmark checkmark

Remarque : Si votre édition Google Workspace ne comprend aucun service, il est possible que les services s'affichent quand même en tant qu'options sur le site Vault. Toutefois, les règles de conservation ou de préservation à titre conservatoire définies pour un service inexistant n'ont aucun effet, et les recherches ne renvoient aucun résultat.

Messages Gmail et Groupes

Vault est entièrement intégré à Gmail et à Google Groupes. Ainsi, lorsque vous recherchez des messages à l'aide de Vault, vous effectuez en fait une recherche dans les archives des messages de votre organisation. Autrement dit :

  • Les messages sont disponibles dans Vault dès leur réception dans Gmail ou leur envoi dans un groupe.
  • Vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche Gmail que vous connaissez.
  • Vault indexe environ les 250 premières pages de texte de chaque message.

Informations complémentaires sur l'indexation et la recherche de messages

Messages Gmail avec du contenu provenant d'autres sources

Messages Gmail avec du contenu provenant d'autres produits Google

Gmail permet de partager des documents Google Docs, Sheets, Slides ou Forms par le biais d'un lien plutôt que d'une copie du fichier jointe au message. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas inclus lorsque vous conservez, archivez, recherchez ou exportez des messages.

Les utilisateurs de Gmail peuvent partager des liens vers des contenus stockés dans d'autres produits Google, tels que YouTube et Google Photos. Vault n'étant pas compatible avec les autres services Google, vous ne pouvez ni conserver, ni archiver, ni rechercher, ni exporter leur contenu.

En plus de Gmail, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails avec certains services principaux. Exemple :

  • Agenda : invitations et messages envoyés avec l'option Envoyer un e-mail aux invités dans l'application de bureau Google Agenda
  • Drive : contenu du message envoyé lorsque les utilisateurs partagent des fichiers dans Drive
  • Google Docs, Sheets, Slides et Drawings : messages envoyés par l'application lorsque les utilisateurs envoient des fichiers en tant que pièces jointes par e-mail
  • Forms : e-mails contenant des formulaires ou des liens vers des formulaires
  • Keep : e-mails envoyés lorsque les utilisateurs partagent des notes dans Keep
Important : Lorsque vous envoyez des messages via des services principaux autres que Gmail, les messages envoyés ne sont pas stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs dans Gmail. Les règles de conservation et les procédures de préservation ne s'appliqueront donc pas à ces messages, et ils n'apparaîtront pas dans les résultats d'une recherche Vault. Pour donner à Vault l'accès à la totalité des messages envoyés par les services principaux, un administrateur doit configurer un stockage complet des messages.

Remarque : Le stockage complet des e-mails ne s'applique qu'aux services principaux de Google Workspace. D'autres services Google peuvent envoyer des e-mails au nom des utilisateurs. Les messages envoyés par ces services peuvent ne pas être stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et donc ne pas être disponibles dans Vault.

Messages Gmail avec du contenu AMP

Les e-mails dynamiques contiennent un balisage affichant le contenu AMP dans Gmail. D'autres produits Google peuvent envoyer des messages avec du contenu AMP, et les utilisateurs de votre organisation peuvent recevoir des e-mails dynamiques provenant d'expéditeurs externes.

Par exemple, les e-mails dynamiques permettent à un utilisateur Gmail :

  • d'afficher les commentaires Google Docs tels qu'ils existent au moment où l'utilisateur ouvre le message de notification dans Gmail ;
  • de publier rapidement des réponses et de résoudre les commentaires sans ouvrir le document ;
  • d'effectuer des tâches Web supplémentaires dans le message, telles qu'accepter des invitations et répondre à des enquêtes.

En examinant la source d'un e-mail dynamique, vous voyez s'afficher le contenu dans trois formats :

  • Texte brut, pour les clients de messagerie affichant uniquement ce type de texte.
  • HTML, pour les clients de messagerie n'affichant pas le contenu dynamique.
  • Balisage AMP. Lorsqu'un utilisateur Gmail ouvre le message, il voit s'afficher le contenu AMP dynamique et interactif. Le balisage AMP permet de récupérer toutes les mises à jour au moment où l’utilisateur ouvre le message, et de les afficher immédiatement.

En raison de la nature dynamique de ces messages, le contenu affiché dans Gmail peut changer au fil du temps. Par exemple, la notification d'un commentaire dans un document Google Docs actif peut être différente chaque fois que l'utilisateur rouvre le message sur une période de plusieurs jours.

Compatibilité de Vault avec les e-mails dynamiques

  • Lorsque vous prévisualisez un e-mail dynamique, Vault affiche la version HTML du message. Cliquez sur Afficher l'original pour afficher toutes les parties du message, y compris le balisage AMP.
  • Lorsque vous exportez des e-mails dynamiques, le texte brut, le texte HTML et le balisage AMP sont inclus.
  • Vault conserve l'intégralité du texte HTML, du texte brut et du balisage AMP inclus dans un e-mail dynamique. Vault ne dispose d'aucun moyen pour conserver le contenu dynamique pouvant être récupéré et affiché lorsque l'utilisateur ouvre un e-mail dynamique.
  • Vault peut rechercher du texte brut et HTML dans un e-mail dynamique. Cependant, le balisage AMP et le contenu AMP ne sont pas indexés et ne peuvent pas être recherchés.

Vault ne peut pas déterminer si les utilisateurs Gmail ont pu afficher le contenu dynamique en ouvrant un message incluant un balisage AMP. Gmail n'affiche pas le contenu dynamique si :

Dans les deux cas, le contenu AMP n'est pas affiché par Gmail. Cependant, le balisage AMP est toujours inclus dans la source du message et disponible dans Vault.

Quels sont les types de contenus indexés ?

Gmail indexe la plupart des types de fichiers texte directement joints à un message, tels que ceux comportant les extensions .pdf, .xslx et .docx.Lorsque vous recherchez et exportez des messages depuis Gmail, ces pièces jointes sont incluses et sont soumises aux règles de conservation et procédures de préservation à titre conservatoire de Gmail.

Les fichiers vidéo, audio, image et binaires inclus dans les messages ou joints à ceux-ci ne sont pas indexés.

Les résultats de recherche affichés dans Vault ne présentent-ils que le premier mégaoctet de données ?

Non. Seul le premier mégaoctet de données environ est indexé et consulté lors des recherches. En revanche, en cas de correspondance, l'intégralité du contenu du message ainsi que les éventuelles pièces jointes s'affichent dans Vault.

Vault permet-il d'archiver, de conserver et de rechercher tous les messages dans Google Groupes ?

Vault peut conserver, archiver et rechercher des messages dans des groupes pour lesquels l'archivage est activé. Toutefois, les propriétaires peuvent activer ou désactiver l'archivage pour leurs groupes. Si le propriétaire d'un groupe désactive l'archivage, les messages du groupe concerné restent disponibles dans les boîtes aux lettres des utilisateurs.

Comment les brouillons d'e-mails sont-ils gérés dans Vault ?

Lorsque vous recherche et exportez des messages depuis Gmail, les résultats obtenus peuvent inclure des brouillons. Les données Gmail d'un utilisateur peuvent inclure trois types de brouillons :

  • Messages non envoyés dans le dossier "Brouillons" : ces messages sont soumis aux procédures de préservation à titre conservatoire et aux règles de conservation. 
  • Brouillons supprimés : les messages supprimés sans avoir été envoyés sont automatiquement retirés de la vue de l'utilisateur. Ils sont ensuite effacés après 30 jours, indépendamment des procédures de préservation à titre conservatoire et des règles de conservation éventuellement en place.
  • Versions de brouillons enregistrées automatiquement : Gmail enregistre automatiquement une version d'un message en cours de rédaction par un utilisateur dès que celui-ci s'arrête pendant quelques secondes. Seule la version la plus récente d'un brouillon est visible par l'utilisateur. Cependant, des versions antérieures peuvent être recherchées et exportées par Vault. Elles ne sont pas soumises aux procédures de préservation à titre conservatoire ni aux règles de conservation.

    Ces versions restent disponibles dans Vault jusqu'à ce qu'elles soient définitivement éliminées, même une fois que l'utilisateur a envoyé le message. Les versions de brouillons générés par la plupart des clients Gmail (via la version Web de Gmail, Gmail pour iPad et iPhone et Gmail pour Android) sont effacées un jour après leur enregistrement par Gmail. Dans certains cas, par exemple avec des clients IMAP tiers, les versions de brouillons de messages sont effacées au bout de 30 jours.

Vous pouvez cocher l'option Exclure les brouillons à côté des règles de conservation nouvelles ou existantes afin qu'elles ne prennent pas en compte les messages non envoyés présents dans le dossier "Brouillons" des utilisateurs.

Vous pouvez également supprimer les brouillons des résultats de recherche et des exportations :

  • Cochez l'option Exclure les brouillons avant d'effectuer une recherche.
    • Les aperçus incluent les versions de brouillons enregistrées automatiquement, mais pas les autres types de brouillons.
    • Les brouillons sont exclus des exportations.
  • Ajoutez -(label:^deleted AND label:drafts) à vos termes de recherche :
    • Les aperçus incluent les messages non envoyés de votre dossier "Brouillons", ainsi que les versions enregistrées automatiquement des brouillons. Les brouillons supprimés sont cependant exclus.
    • Tous les brouillons enregistrés automatiquement et les brouillons supprimés sont exclus des exportations. Les messages non envoyés présents dans le dossier "Brouillons" sont inclus dans les exportations.
Comment Vault gère-t-il les messages en mode confidentiel de Gmail ?

Le mode confidentiel de Gmail permet aux utilisateurs de limiter l'accès des destinataires au contenu des e-mails sensibles. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les comptes Gmail personnels et pour les organisations G Suite dans lesquelles elle est activée.

Lorsqu'un utilisateur envoie un message confidentiel, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Seuls l'objet et le lien sont envoyés via le service relais SMTP.

Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre domaine

Si votre organisation active le mode confidentiel de Gmail, Vault peut conserver, archiver, rechercher et exporter tous les messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation.

Les messages confidentiels envoyés après le 30 novembre 2018 sont visibles par Vault dans les boîtes aux lettres de tous les expéditeurs et destinataires internes. Les messages sont toujours disponibles pour Vault, même lorsque l'expéditeur définit une date d'expiration ou révoque l'accès des destinataires aux messages en mode confidentiel.

Messages en mode confidentiel en provenance d'autres domaines 

Même si votre organisation n'active pas le mode confidentiel de Gmail, vos utilisateurs peuvent recevoir des messages en mode confidentiel d'autres clients G Suite et de comptes Gmail personnels.

Vous pouvez conserver, préserver à titre conservatoire, rechercher et exporter les en-têtes et les objets des messages confidentiels externes. Cependant, vous ne pouvez pas en rechercher ni en exporter le contenu ou les pièces jointes.

Remarque : Les administrateurs G Suite peuvent créer une règle de conformité empêchant la distribution à votre domaine des messages entrants en mode confidentiel.

Utiliser les messages en mode confidentiel

Vault gère les messages en mode confidentiel de la manière suivante :

  • Vault affiche les messages confidentiels internes correspondant à votre requête de recherche. Vous avez la possibilité de masquer le contenu du message confidentiel lorsque vous affichez l'aperçu et d'exclure son contenu lorsque vous imprimez ou exportez des messages.
  • Vous pouvez rechercher des messages confidentiels à l'aide du libellé label:confidentialmode. Ce dernier vous permet également de leur appliquer des procédures de préservation à titre conservatoire et des règles de conservation personnalisées.

Version classique de Hangouts et Google Talk

Important : Fin 2020, la version classique de Hangouts sera supprimée pour tous les clients G Suite. Les administrateurs Vault doivent prendre des mesures pour se préparer à cette transition.

Vault est entièrement compatible avec les messages de chat rédigés dans la version classique de Hangouts et dans Google Talk. Les éléments suivants peuvent être conservés et faire l'objet de recherches ou de procédures de préservation :

  • Version classique de Hangouts lorsque l'historique est activé. Les administrateurs Google Workspace peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire. Pour plus d'informations, consultez Historique des discussions. Lorsque celui-ci est activé, Vault archive toutes les conversations, qu'elles aient lieu dans Gmail ou dans une application mobile de la version classique de Hangouts.
  • Messages de chat Google Talk enregistrés. Les administrateurs Google Workspace ne peuvent pas imposer l'enregistrement des messages de chat. Ils ont en revanche la possibilité de désactiver l'historique des chats pour un domaine.
Remarque : Vault est entièrement compatible avec les Hangouts (version classique) créés après le lancement de la fonctionnalité. Pour les Hangouts créés dans la version classique avant le 8 avril 2015, seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou de procédures de préservation à titre conservatoire.

La liste ci-dessous répertorie les informations disponibles dans Vault concernant la version classique de Hangouts :

  • Noms de tous les participants au chat
  • Messages ayant été échangés lors de la discussion et liens vers les éventuelles pièces jointes envoyées
  • Noms des Hangouts en groupe créés dans la version classique (les utilisateurs qui participent à la discussion peuvent attribuer un nom à un Hangout en groupe, mais pas à un Hangout en tête-à-tête)
  • Heures de début et de fin de la discussion

Vault ne fournit pas les informations suivantes :

  • Invitations à participer à la discussion non acceptées (les messages envoyés à un utilisateur qui ne participe pas à la discussion ne sont pas conservés)
  • Appels vidéo
  • Messages de chat rédigés dans Google Docs
  • Images envoyées via la version classique de Hangouts

Comment les messages de la version classique de Hangouts sont-ils archivés ?

Dans Vault, tous les messages de la version classique de Hangouts sont réunis dans un même fil de discussion. Les messages sont ajoutés au même fil de discussion jusqu'à ce qu'une des limites suivantes soit atteinte :

  • Trois heures se sont écoulées depuis l'envoi du dernier message.
  • Le fil de discussion comprend plus de 1 000 messages.

Lorsque vous exportez un message de la version classique de Hangouts, la totalité du fil de discussion est incluse dans le fichier d'exportation.

Activer la compatibilité avec la version classique de Hangouts

Pour assurer une compatibilité complète avec les discussions Hangouts (version classique) dont l'historique est activé, vous devez respecter les consignes suivantes :

  • Activez la version classique de Hangouts pour votre domaine.
  • Vérifiez que Gmail est activé pour tous les utilisateurs de la version classique de Hangouts. Les messages de cette version sont stockés dans le même système que les messages Gmail. Vault ne peut pas conserver ni préserver à titre conservatoire les messages de la version classique de Hangouts envoyés ou reçus par des comptes pour lesquels Gmail est désactivé. Les messages de la version classique de Hangouts envoyés avant l'activation de Gmail ne peuvent pas être récupérés.

Drive

Vault peut vous permettre de rechercher des fichiers dans les Drive et les Drive partagés de votre organisation, de conserver leurs données ainsi que d'y appliquer une procédure de préservation à titre conservatoire. Vault accepte les types de fichiers Google et non-Google tels que les fichiers PDF, DOCX et JPG.

Informations importantes sur Drive et la conservation de données

Compatibilité des types de fichiers inclus dans Vault avec Drive
Vault peut conserver, archiver, rechercher et exporter les éléments stockés dans Drive ci-dessous :
  • Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Drawings
  • Enregistrements Google Meet
  • Fichiers Jamboard enregistrés sur les Drive d'utilisateurs
  • Fichiers non-Google importés par les utilisateurs dans Drive

Vault ne prend pas en compte les dossiers et les raccourcis Drive.

La période de conservation varie en fonction du type de règle

Au sein d'une unité organisationnelle soumise à des règles de conservation, les règles en question s'appliquent aux fichiers appartenant aux utilisateurs et à ceux qui sont partagés directement avec eux. Cela concerne également les fichiers d'un Drive partagé qui ont été partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive en question.

Si l'option Inclure les Drive partagés est activée, les règles de conservation s'appliquent également aux Drive partagés qui incluent des membres de l'unité organisationnelle couverte.

À l'expiration de la période de conservation, seuls les fichiers appartenant aux utilisateurs concernés sont supprimés

Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive partagés, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Il en va de même des fichiers appartenant aux utilisateurs qui figurent dans une unité organisationnelle concernée par les règles, et des fichiers partagés avec ces utilisateurs. À l'expiration de la période de conservation, toutefois, seuls les fichiers appartenant aux utilisateurs de cette unité organisationnelle sont supprimés par Vault. Les fichiers partagés par des personnes extérieures à l'unité organisationnelle ne sont jamais supprimés.

Drive partagés et règles de conservation

Lorsque vous appliquez une règle de conservation personnalisée aux Drive partagés :

  • Une règle personnalisée ciblant tous les Drive partagés applique la période de conservation à tous les Drive partagés de votre domaine.
  • Une règle personnalisée ciblant des Drive partagés spécifiques applique la période de conservation choisie uniquement aux Drive partagés sélectionnés.

Les fichiers contenus dans des Drive partagés ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive partagés :

  • Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive partagés, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Toutefois, les fichiers de Drive partagés appartenant à des équipes et non à un utilisateur donné ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive partagés.
  • Les règles applicables aux utilisateurs et pour lesquelles l'option Inclure les Drive partagés est activée peuvent uniquement prolonger le cycle de vie des fichiers au sein de Drive partagés.
La mise en œuvre des règles de conservation et l'expiration des fichiers dans Drive peuvent ne pas être immédiates
  • Lorsque vous définissez ou modifiez une règle de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à trois heures peut être nécessaire avant qu'elle ne soit appliquée. Les fichiers supprimés par les utilisateurs dans cet intervalle ne sont pas conservés et ne peuvent pas être récupérés.
  • À l'expiration d'une période de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à 15 jours peut être nécessaire pour que les fichiers concernés soient supprimés de Drive.
Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire ne s'appliquent qu'aux fichiers créés par les utilisateurs de votre domaine

Les fichiers créés en dehors de votre domaine et partagés avec vos utilisateurs ne sont pas soumis aux procédures de préservation à titre conservatoire ni aux règles de conservation définies par votre organisation.

La date et l'heure de création et de modification d'un fichier importé dépend de la source du fichier.
La date et l'heure de création et de modification que Drive définit pour un fichier lors de sa première importation peuvent correspondre à celles associées au fichier local, ou à celles de son importation, selon la manière dont le fichier a été ajouté à Drive. Le tableau ci-dessous indique la date et l'heure utilisées pour différentes sources, en appliquant la légende suivante :
  • Importation : l'horodatage correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
  • Fichier local : l'horodatage est identique à celui du fichier d'origine sur l'appareil ou le service source.
Source du fichier (client) Date et heure de création Date et heure de modification
Application Web Importation

Avant le 8 avril 2020 : importation

Après le 8 avril 2020 : fichier local

Drive File Stream Fichier local Fichier local
Sauvegarde et synchronisation Importation Fichier local
iOS Importation Importation
Android Importation Importation
G Suite Migrate Fichier local Fichier local
API Drive Peuvent être définies par l'appelant Peuvent être définies par l'appelant
Vault ne vous permet pas de créer pour Drive plusieurs règles de conservation utilisant exactement les mêmes critères

Toutes les règles de conservation personnalisées que vous créez pour les fichiers Drive doivent :

  • être associées à une date de dernière modification ou de création unique
    OU
  • s'appliquer à un groupe d'utilisateurs unique.

Par exemple, un conflit peut survenir si une règle s'applique à une unité organisationnelle et que vous essayez d'ajouter une règle s'appliquant à un Drive partagé auquel tous les membres de l'unité organisationnelle ont accès. Si les deux règles sont associées à la même date de création ou de dernière modification, la nouvelle règle est refusée par Vault.

De plus, le paramètre Inclure les Drive partagés vous permet de faire en sorte qu'une règle de conservation soit unique. Si deux règles présentent des critères de conservation identiques, mais que l'une d'elles inclut les Drive partagés et pas l'autre, elles n'entreront pas en conflit.

Si certains fichiers sont soumis à plusieurs règles de conservation, c'est toujours la règle dont la durée de conservation est la plus longue qui s'applique.

Gestion des paramètres de conservation pour les applications stockant des données dans Drive

Certains services Google stockent leurs données dans Drive. Ces données sont soumises aux règles de conservation Drive comme suit :

Produit Conservation
Jamboard

Vault conserve les jams enregistrés dans le Drive des utilisateurs conformément aux règles de conservation Drive. Les jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault.

Google Meet

Les enregistrements Meet sont soumis par défaut aux règles de conservation Drive.

Pour gérer la conservation des enregistrements Meet différemment des autres éléments présents dans Drive, vous pouvez configurer des règles de conservation pour Google Meet. Lorsque les règles de conservation pour Meet sont activées, les règles de conservation Drive ne s'appliquent pas aux enregistrements Meet.

Règles de conservation et fichiers dans la corbeille

Vous pouvez définir des règles de conservation personnalisées qui éliminent définitivement les fichiers un nombre de jours donné après que les utilisateurs les ont placés dans la corbeille. Seuls les fichiers placés dans la corbeille depuis le 1er août 2016 sont soumis aux règles de placement dans la corbeille :

  • Une règle de déplacement vers la corbeille s'applique à la fois aux fichiers qui se trouvent dans la corbeille d'un utilisateur et à ceux qui ont été supprimés lorsque l'utilisateur a vidé la corbeille.
  • Une règle de déplacement vers la corbeille n'élimine définitivement que les fichiers rattachés au compte utilisateur ou au Drive partagé auquel elle s'applique.
  • Si un fichier dans la corbeille est soumis à plusieurs règles de conservation, une règle de déplacement vers la corbeille remplace toutes les autres règles de conservation. Si plusieurs règles de déplacement vers la corbeille s'appliquent à un fichier, c'est la règle dont la date d'expiration est la plus éloignée qui s'applique. Les règles de préservation de données à titre conservatoire prévalent toujours sur les règles de conservation.
  • Les fichiers de Drive partagés qui ne sont soumis à aucune règle de conservation ni de préservation à titre conservatoire sont définitivement supprimés de tous les systèmes Google environ 30 jours après leur transfert dans la corbeille.
Les règles de conservation ne s'appliquent pas aux fichiers intégrés aux documents et présentations

Les utilisateurs peuvent associer un fichier Google à un autre. Par exemple, une personne rédigeant un document Google Docs peut créer un graphique associé à des données contenues dans une feuille de calcul Google Sheets. Chaque fois que la feuille de calcul est mise à jour, le graphique du document l'est également.

Dans l'exemple ci-dessus, si une règle de conservation s'applique au document, et qu'aucune règle de conservation ni de préservation à titre conservatoire ne s'applique à la feuille de calcul, elle peut être effacée même si le document est conservé.

Informations importantes sur Drive et la préservation à titre conservatoire

La période de préservation de données à titre conservatoire varie en fonction de la configuration définie
  • La préservation des données à titre conservatoire sur Drive s'applique aux éléments appartenant aux utilisateurs ou aux organisations auxquels s'applique cette procédure, ainsi qu'aux éléments qui sont partagés directement avec eux. Cela comprend les éléments contenus dans un Drive partagé qui ont été directement partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive partagé en question. Les dossiers et les raccourcis Drive ne sont pas inclus.
  • Vous ne pouvez pas appliquer de procédure de préservation à titre conservatoire à un Drive partagé. Vous devez l'appliquer à ses membres et cocher l'option Inclure les Drive partagés.
Comment un Drive partagé affecte-t-il une procédure de préservation à titre conservatoire ?
Les fichiers d'un Drive partagé ne sont pas soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire dans les cas suivants :
  • Si un membre d'un Drive partagé :
    • déplace un fichier d'un Drive partagé, sans être soumis à aucune procédure de préservation à titre conservatoire ;
    • supprime un membre soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire, alors qu'aucun autre membre de Drive partagé n'est sujet à une procédure de ce type.
  • Si aucun membre d'un Drive partagé n'est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire.

Lorsqu'un Drive partagé est supprimé, les fichiers qu'il contenait sont soumis aux procédures de préservation à titre conservatoire suivantes :

  • Si un utilisateur est membre du Drive partagé supprimé en tant qu'individu (et non en tant que membre d'un groupe) et est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire, tous les fichiers du Drive partagé sont conservés. Une fois que la procédure de préservation à titre conservatoire est supprimée et si les fichiers ne sont pas soumis à une autre procédure de préservation ou règle de conservation, ils sont supprimés.

  • Si un utilisateur n'est pas membre du Drive partagé supprimé, mais a accès à un fichier du Drive partagé en tant qu'individu (et non en tant que membre d'un groupe) et est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire, seul ce fichier est conservé jusqu'à ce que la procédure soit supprimée. Les fichiers n'étant soumis à aucune règle de conservation ou procédure de préservation à titre conservatoire sont supprimés.

 

Informations importantes sur Drive et la recherche de fichiers

Comment Vault recherche-t-il des éléments dans Drive ?

Vault parcourt Drive à la recherche de tous les éléments appartenant aux utilisateurs spécifiés dans votre entrée de recherche, ainsi que de tous les éléments qui ont été partagés directement avec eux. La recherche dans Vault peut inclure des éléments contenus dans un Drive partagé qui ont été directement partagés avec un utilisateur, qu'il soit ou non membre de ce Drive partagé. La recherche dans Vault n'inclut ni les dossiers, ni les raccourcis Drive.

Puis-je effectuer des recherches dans les Drive partagés ?

Oui, vous pouvez rechercher directement des Drive partagés sélectionnés ou inclure les résultats des Drive partagés lorsque vous effectuez une recherche par compte ou unité organisationnelle spécifique.

Sur quelles parties des éléments de Drive la recherche porte-t-elle ?

Pour chaque élément, vous pouvez rechercher le titre, le propriétaire, la date de la dernière modification et d'autres métadonnées.

Pour les types de fichiers compatibles, vous pouvez rechercher des mots et des expressions dans le contenu des fichiers. Vault indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des PDF image.

Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :

Vault n'indexe pas le contenu des fichiers vidéo, audio, image ou binaires.

Quels types de fichiers stockés dans Drive peuvent être prévisualisés avec Vault ?

Vous pouvez prévisualiser les types de fichiers suivants :

  • Fichiers créés avec Google Docs, Google Sheets, Google Slides et Google Drawings
  • Fichiers importés tels que les fichiers .docx, .pdf et .xlsx
Les fichiers associés peuvent ne pas apparaître lorsque vous recherchez et exportez des fichiers dans Drive

Dans certains éditeurs Google Docs, les utilisateurs peuvent associer un fichier à un autre. Par exemple, dans un document Google Docs, vous pouvez insérer un graphique lié à des données dans une feuille de calcul Google Sheets. Chaque fois que la feuille de calcul est mise à jour, le graphique du document l'est également.

Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, Vault n'affiche que les fichiers correspondant à vos critères de recherche. Si ces fichiers sont associés à des fichiers qui ne correspondent pas à votre requête, ils ne s'affichent pas dans vos résultats.

Puis-je effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un document ?

Non. Votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Cependant, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche Lorsque vous saisissez une date de version, Vault recherche la version actuelle du fichier, mais vous prévisualisez et exportez le contenu de la dernière version enregistrée avant 12:00 UTC à la date spécifiée. La gestion des versions n'est possible que dans Google Drive pour Google Docs, Sheets, Slides et Drawings.

Certaines propriétés sont indiquées pour la version actuelle, quelle que soit la date de version spécifiée. Il s'agit par exemple du titre, des personnes avec lesquelles il a été partagé, de sa date de dernière modification et d'autres données du fichier metadata.xml de Vault.

Les instantanés de version incluent les commentaires, sous réserve des critères suivants :

  • Les commentaires ouverts ne sont inclus que si votre organisation est autorisée à commenter ou modifier le document. Les commentaires ne sont pas inclus si vous avez seulement un accès en lecture.
  • Un commentaire ouvert unique, c'est-à-dire sans réponse, est inclus si : 1) il a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Les commentaires ne sont pas inclus dans les versions datant d'avant leur création.
  • Un fil de commentaires ouverts, c'est-à-dire comportant des réponses, est inclus dans son intégralité si : 1) le premier commentaire a été créé à la date de la version, et 2) le texte commenté existait dans cette version (même si le texte commenté est maintenant supprimé). Par exemple, si un fil de commentaires comporte deux messages créés le 1er octobre et le 5 octobre, une recherche portant sur la date de version du 2 octobre contient les deux commentaires, même si celui du 5 octobre n'existait pas encore à ce moment-là.
  • Les commentaires modifiés sont inclus tels qu'ils existent actuellement, et non tels qu'ils apparaissaient au moment de la version.
  • Les commentaires résolus ou supprimés ne sont pas inclus dans une version, même s'ils étaient ouverts au moment de la version.
Puis-je effectuer une recherche dans l'unité organisationnelle racine de mon organisation ?

Non. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans l'unité organisationnelle racine. Sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou des comptes individuels. Vous pouvez rechercher dans Drive jusqu'à 5 000 comptes (comptes individuels ou membres d'unités organisationnelles).

La date et l'heure de création et de modification d'un fichier importé dépend de la source du fichier.
La date et l'heure de création et de modification que Drive définit pour un fichier lors de sa première importation peuvent correspondre à celles associées au fichier local, ou à celles de son importation, selon la manière dont le fichier a été ajouté à Drive. Le tableau ci-dessous indique la date et l'heure utilisées pour différentes sources, en appliquant la légende suivante :
  • Importation : l'horodatage correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
  • Fichier local : l'horodatage est identique à celui du fichier d'origine sur l'appareil ou le service source.
Source du fichier (client) Date et heure de création Date et heure de modification
Application Web Importation

Avant le 8 avril 2020 : importation

Après le 8 avril 2020 : fichier local

Drive File Stream Fichier local Fichier local
Sauvegarde et synchronisation Importation Fichier local
iOS Importation Importation
Android Importation Importation
G Suite Migrate Fichier local Fichier local
API Drive Peuvent être définies par l'appelant Peuvent être définies par l'appelant

Google Chat

Vault permet de conserver, de préserver à titre conservatoire et de rechercher des messages envoyés avec Google Chat. 

Informations importantes sur Google Chat et la conservation de données

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent aux MP uniquement quand l'historique est activé

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent toujours aux salons. En revanche, elles ne s'appliquent aux MP que quand l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

La période de conservation varie en fonction du type de règle
  • La règle de conservation par défaut s'applique à tous les MP et salons.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à une unité organisationnelle ne s'applique qu'aux MP. Les salons ne sont pas concernés.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à tous les salons ne s'applique qu'aux salons. Les MP ne sont pas concernés.
La durée de conservation dépend de la personne qui participe ; les messages envoyés dans des salons externes ne sont pas conservés

Messages privés

Les deux participants à une discussion sont considérés comme propriétaires des MP. Lorsque des participants font partie de la même organisation, mais qu'ils sont soumis à des règles de conservation différentes, Vault applique la règle imposant la durée de conservation la plus longue.

Utilisateurs externes : lorsque les participants appartiennent à différentes organisations, les MP sont conservés conformément aux règles de conservation de chaque organisation.

Par exemple, l'entreprise A conserve les MP pendant une semaine et la société B conserve les MP pendant deux ans. Vault gère les MP entre les utilisateurs de l'entreprise A et de l'entreprise B comme suit :

  • L'entreprise A conserve les MP pendant une semaine, donc tous les messages qui n'ont pas encore été supprimés le sont. Ces messages ne sont plus disponibles pour les utilisateurs de l'entreprise A. Chat dispose d'une durée de conservation de 30 jours, qui conserve les messages pendant 30 jours après leur suppression. Pendant cette période, les messages restent disponibles dans Vault. À l'issue de la période de conservation définie par Chat, les MP ne sont plus disponibles dans Vault pour l'entreprise A.
  • L'entreprise B conserve les MP et peut les rechercher et les exporter pendant deux ans. Passé ce délai, les messages qui n'ont pas encore été supprimés le sont et sont conservés pendant la période de conservation de 30 jours. À l'issue de la période de conservation définie par Chat, les MP ne sont plus disponibles dans Vault pour l'entreprise B et sont donc supprimés définitivement des systèmes Google.

Salons

Tous les participants à une conversation dans un salon sont propriétaires de celle-ci. Lorsque des participants font partie de la même organisation, mais qu'ils sont soumis à des règles de conservation différentes, Vault applique la règle imposant la durée de conservation la plus longue.

Utilisateurs externes : lorsque des participants appartiennent à différentes organisations, la conversation est conservée conformément aux règles de l'organisation définies par le créateur de la salle. Si des utilisateurs de votre organisation participent à des salons appartenant à une autre organisation, vous ne pourrez pas conserver, préserver à titre conservatoire, rechercher ni exporter les messages qui y seront envoyés.

À l'expiration d'une période de conservation, Vault supprime définitivement toutes les discussions Chat soumises à la règle concernée

Les règles de conservation du chat ne permettent pas de supprimer définitivement les messages supprimés par les utilisateurs uniquement. Une règle de conservation qui supprime les messages supprime définitivement tous les messages à l'expiration de la période de conservation.

Informations importantes sur Google Chat et la préservation à titre conservatoire

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent aux MP uniquement quand l'historique est activé

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent toujours aux salons. En revanche, elles ne s'appliquent aux MP que quand l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

Une procédure de préservation à titre conservatoire ne s'applique aux conversations d'un salon que si un utilisateur faisant l'objet de cette procédure y a envoyé un message et que le salon appartient à votre organisation

Une procédure de préservation à titre conservatoire d'un compte utilisateur comprend les fils de discussion des salons dans lesquels cet utilisateur a envoyé au moins un message.S'il n'a pas participé activement à la conversation d'un salon, celle-ci n'est pas incluse dans la préservation à titre conservatoire, même s'il a lu les messages. Les procédures de préservation à titre conservatoire ne s'appliquent pas aux messages envoyés dans des salons appartenant à une autre organisation.

Les messages privés (MP) envoyés à un utilisateur faisant l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire sont gardés même si l'utilisateur n'y répond pas, ou si l'expéditeur est un utilisateur externe.

Vous ne pouvez pas soumettre les données d'un salon complet à une procédure de préservation à titre conservatoire

Les salons de Chat ne peuvent pas être limités à une unité organisationnelle individuelle. Autrement dit, chaque membre de votre organisation peut être invité à n'importe quel salon. Vault ne conserve pas les messages envoyés par les participants ne faisant pas l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire.
Les messages préservés à titre conservatoire restent toujours visibles par les utilisateurs Vault disposant de droits d'accès

Lorsqu'un message préservé à titre conservatoire est supprimé par un utilisateur ou par une règle de conservation, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter. En revanche, un utilisateur Vault disposant des droits appropriés peut rechercher, afficher et exporter le message depuis Vault.

Informations importantes sur Google Chat et la recherche

Les fichiers partagés avec les utilisateurs de Chat peuvent être stockés dans Drive

Google Chat permet de partager des documents Google Docs, Sheets, Slides ou Forms par le biais d'un lien plutôt que d'une copie du fichier jointe au message. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas inclus lorsque vous conservez, archivez, recherchez ou exportez des messages de chat.

Vault indexe la plupart des types de fichiers texte non-Google directement joints à un message de chat, tels que ceux possédant les extensions .pdf, .xslx et .docx. Lorsque vous recherchez et exportez des messages de chat, ces pièces jointes sont incluses, et les règles de conservation et procédures de préservation à titre conservatoire relatives aux messages de chat s'y appliquent.

Vault permet de prévisualiser jusqu'à 1 000 messages par conversation

Vault peut exporter tous les messages renvoyés par votre recherche, mais les aperçus sont limités à 1 000 messages. Si vous souhaitez prévisualiser un grand nombre de messages, utilisez des termes de recherche et d'autres critères permettant d'obtenir des groupes de messages plus restreints.

Vault récupère uniquement les conversations des salons détenus par votre organisation dans lesquelles le participant que vous recherchez a envoyé au moins un message.
  • Vault affiche les MP et les conversations uniquement lorsqu'un participant a envoyé au moins un message.
  • Les résultats de recherche n'incluent pas les conversations dont un participant a lu les messages sans y répondre.
  • Dans Vault, vous ne pouvez pas conserver, préserver à titre conservatoire, rechercher ni exporter des messages envoyés par les utilisateurs de votre organisation dans des salons détenus par une autre organisation.
  • Vous pouvez rechercher et exporter les messages envoyés par des utilisateurs externes dans les salons créés par un membre de votre organisation.
Les recherches dans les données préservées à titre conservatoire incluent les conversations des salons seulement si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une telle procédure y envoie un message
Lorsque, dans le cadre d'un litige, vous effectuez une recherche sur des données préservées à titre conservatoire, Vault n'affiche une conversation extraite d'un salon que si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire y a envoyé au moins un message et si le salon a été créé par une personne de votre organisation.
Seuls les MP envoyés avec l'historique et les conversations des salons détenus par votre organisation sont inclus dans l'index de recherche

Vault ne peut rechercher que les MP envoyés pour lesquels l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

Dans Vault, les conversations des salons créés par un membre de votre organisation sont toujours incluses dans l'index de recherche. Toutefois, vous ne pouvez pas rechercher les messages envoyés par les utilisateurs de votre organisation dans les salons détenus par une autre organisation.

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