Tipos de datos admitidos

Vault es compatible con los siguientes servicios de G Suite:

Servicio Gestionar la conservación Retener Buscar y exportar
Gmail y
versión clásica de Hangouts (con el historial activado)
checkmark checkmark checkmark
Drive (tipos de archivos admitidos) checkmark checkmark checkmark
Grupos checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (con el historial activado) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Se aplican
las retenciones de Drive
Utiliza la búsqueda
y exportación de Drive

Nota: Los clientes de Drive Enterprise solo pueden realizar tareas de descubrimiento electrónico en archivos de Drive. Más información

Mensajes de Gmail y Grupos

Vault está perfectamente integrado con Gmail y Grupos de Google, de modo que, si buscas mensajes con Vault, en realidad estás haciendo una búsqueda en el archivo de mensajes de tu organización, es decir:

  • Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto se reciben en Gmail o se publican en un grupo.
  • Puedes utilizar los mismos operadores de búsqueda que ya usas con Gmail.
  • Vault indexa aproximadamente las primeras 250 páginas del texto de los mensajes. 

Más información sobre la indexación y la búsqueda de mensajes

Mensajes de Gmail con contenido externo

Mensajes de Gmail con contenido de otros productos de Google

Al compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios de Google a través de Gmail, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo en cuestión, sino que se incluye un enlace a él. En estos casos, como el archivo original está almacenado en Drive, no se incluye en las retenciones, conservaciones, búsquedas ni exportaciones de mensajes.

Los usuarios de Gmail también pueden compartir enlaces a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube o Google Fotos. Sin embargo, Vault no es compatible con ningún servicio adicional de Google, por lo que no puede retener, conservar, buscar ni exportar su contenido.

Mensajes de Gmail con contenido AMP

Los mensajes de correo electrónico dinámicos contienen etiquetas que muestran contenido AMP sin tener que salir de Gmail. Desde otros productos de Google se pueden enviar mensajes que incluyan este tipo de contenido, y es posible que a los usuarios de tu organización les lleguen mensajes de correo electrónico dinámicos procedentes de remitentes externos.

Mediante los correos electrónicos dinámicos, un usuario de Gmail puede, por ejemplo:

  • Ver los comentarios de un documento de Google tal como están en el momento en que el usuario abre en Gmail el correo con la notificación.
  • Resolver y responder comentarios rápidamente sin tener que abrir el documento.
  • Llevar a cabo otras tareas basadas en la Web, como responder a invitaciones y a encuestas, sin salir del mensaje.

Al analizar la fuente original de un mensaje de correo electrónico dinámico, se pueden encontrar tres tipos de contenido similar:

  • Texto sin formato, en clientes de correo electrónico que solo muestran este tipo de contenido.
  • HTML, en clientes de correo electrónico que no muestran contenido dinámico.
  • Etiquetas AMP, en aquellos casos en que un usuario de Gmail abre el mensaje y ve contenido dinámico e interactivo AMP. Estas etiquetas pueden actualizar el contenido en el momento en que se abre el mensaje y mostrárselo inmediatamente al usuario.

Debido a la naturaleza dinámica de estos mensajes, el contenido que se muestra en Gmail puede cambiar de un momento a otro; por ejemplo, la notificación de un comentario de un documento de Google activo puede ser diferente cada vez que el usuario abra el mensaje en el transcurso de varios días.

Compatibilidad de Vault con mensajes de correo electrónico dinámicos

  • Cuando se genera la vista previa de un mensaje de correo electrónico dinámico, Vault solo muestra su versión HTML. Para ver todas las partes del mensaje, incluidas las etiquetas AMP, se debe hacer clic en Mostrar original.
  • Cuando se exportan mensajes de correo electrónico dinámicos, todo el texto sin formato, el contenido HTML y las etiquetas AMP se incluyen en la exportación.
  • Vault conserva todo el contenido HTML, el texto sin formato y las etiquetas AMP incluidos en mensajes de correo electrónico dinámicos. Sin embargo, Vault no puede conservar el contenido dinámico concreto que se muestra cuando el usuario abre un mensaje de correo electrónico de este tipo.
  • Vault permite buscar texto sin formato y HTML en mensajes de correo electrónico dinámicos. Sin embargo, las etiquetas y el contenido AMP no están indexados y, por lo tanto, no se pueden buscar.

Vault no puede determinar si los usuarios de Gmail han podido visualizar el contenido dinámico al abrir un mensaje que incluye etiquetas AMP. Gmail no muestra el contenido dinámico en estos casos:

En ambos casos, Gmail no muestra el contenido AMP, pero las etiquetas AMP sí se incluyen en la fuente del mensaje y están disponibles en Vault.

¿Qué tipo de contenido se indexa?

Gmail indexa la mayoría de los tipos de archivos de texto que se adjuntan directamente a un mensaje, incluidos los que tienen extensiones como .pdf, .xslx y .docx. Estos archivos adjuntos se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de Gmail y, además, están cubiertos por las retenciones y las reglas de conservación de Gmail.

En cambio, no se indexan los archivos de vídeo, de audio, de imagen o binarios que se incluyen en los mensajes.

¿Los resultados de búsqueda que se muestran en Vault contienen solo el primer megabyte de datos?

No. Aunque se indexa y se busca aproximadamente en el primer megabyte, si hay una coincidencia, en Vault se mostrará el mensaje completo y sus archivos adjuntos (si los hubiera).

¿Vault conserva, bloquea y busca todos los mensajes de Grupos de Google?

Vault puede conservar, bloquear y buscar mensajes en grupos con el archivado activado. Los propietarios de los grupos pueden activar o desactivar el archivado en ellos. Si el propietario de un grupo desactiva el archivado, los mensajes de ese grupo siguen estando disponibles en los buzones de correo de los usuarios.

¿Cómo se gestionan los borradores de correo electrónico en Vault?

Al buscar o exportar mensajes de Gmail, es posible que en los resultados se incluyan borradores, que pueden ser de tres tipos:

  • Mensajes no enviados que están en la carpeta Borradores: estos mensajes están sujetos a retenciones y reglas de conservación. 
  • Borradores descartados: los mensajes que el usuario elimina antes de enviarlos desaparecen inmediatamente de su vista y se eliminan definitivamente a los 30 días, independientemente de las retenciones o las reglas de conservación que haya establecidas.
  • Versiones de borradores guardadas automáticamente: Gmail guarda automáticamente una versión de los mensajes que se están redactando cada vez que el remitente deja de escribir durante unos segundos. El usuario solo puede ver la versión más reciente de un borrador, pero en Vault se pueden buscar y exportar las versiones anteriores, incluso después de haber enviado el mensaje. Las versiones de los borradores se eliminan definitivamente 30 días después de que Gmail las haya guardado, y no están sujetas a retenciones ni reglas de conservación.

Si no quieres conservar los mensajes no enviados que estén en las carpetas de borradores de los usuarios, marca la casilla Excluir borradores de las reglas de conservación que crees o que ya tengas.

Sigue los pasos indicados a continuación para no incluir borradores en los resultados de búsqueda ni en las exportaciones:

  • Antes de hacer una búsqueda, marca la casilla Excluir borradores.
    • En las vistas previas, los únicos borradores que aparecerán serán las versiones guardadas automáticamente.
    • En las exportaciones no se incluirá ningún tipo de borrador.
  • Añade -(label:^deleted AND label:drafts) a tus términos de búsqueda:
    • En las vistas previas, aparecerán los mensajes no enviados y las versiones guardadas automáticamente de los borradores, pero no los borradores descartados.
    • En las exportaciones, no se incluirá ningún borrador guardado automáticamente ni ningún borrador descartado, pero sí los mensajes de la carpeta Borradores que no se hayan enviado.
¿Cómo gestiona Vault los mensajes en modo confidencial de Gmail?

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible en todas las cuentas personales de Gmail y en los dominios de G Suite que la hayan habilitado.

Al enviar un correo con el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace, y lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto. Más información sobre cómo enviar mensajes con el modo confidencial de Gmail

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios internos

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá bloquear, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización.

Vault puede acceder a todos los mensajes confidenciales enviados a partir del 30 de noviembre del 2018 que estén en buzones de correo de remitentes y destinatarios internos, aunque el remitente haya fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso de los destinatarios a mensajes en modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos 

Aunque no habilites el modo confidencial de Gmail en tu dominio, es posible que tus usuarios reciban mensajes con esta función de otros clientes de G Suite y de cuentas personales de Gmail.

Los mensajes en modo confidencial enviados por terceros pertenecen a sus remitentes, por lo que Vault no puede acceder a ellos. Puedes conservar, bloquear, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de G Suite pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu dominio.

Trabajar con mensajes en modo confidencial

Vault es compatible con los mensajes en modo confidencial de las siguientes maneras:

  • Vault muestra los mensajes internos en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda. Puedes ocultar el contenido de esos mensajes al revisarlos y excluirlo cuando los imprimas o los exportes.
  • Con la etiqueta label:confidentialmode, puedes buscar mensajes confidenciales, y aplicar retenciones y reglas de conservación personalizadas específicamente a esos mensajes.

Versión clásica de Hangouts y Google Talk

Importante: La versión clásica de Hangouts dejará de estar disponible para los clientes de G Suite a finales del 2020. Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts y de Google Talk. Puedes conservar, buscar y retener los siguientes chats:

  • Chats de la versión clásica de Hangouts con el historial activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, o permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente. Para obtener más información, consulta el artículo Historial de chat. Vault archiva todos los chats de Gmail y las aplicaciones móviles de la versión clásica de Hangouts cuando el historial está activado.
  • Los chats de Google Talk con el registro habilitado. Los administradores de G Suite no pueden obligar a que se habilite el registro en los chats, pero sí pueden inhabilitar el historial de chat de un dominio.
Nota: Vault es totalmente compatible con los chats de Hangouts posteriores al lanzamiento de esta función. En cuanto a las conversaciones que hayan tenido lugar antes del 8 de abril del 2015, solo aquellas con el registro habilitado se podrán buscar, exportar y retener.

Estos son los datos sobre chats de la versión clásica de Hangouts que aparecen en Vault:

  • Todos los usuarios que participaron en el chat.
  • Todos los mensajes intercambiados durante el chat, además de los enlaces a los archivos adjuntos (si los hubiera).
  • Los nombres de las conversaciones en grupo. Los participantes tienen la opción de asignar un nombre a una conversación en grupo. Sin embargo, no es posible asignar un nombre a los chats entre dos usuarios.
  • La hora de inicio y de finalización del chat.

Información que no está disponible en Vault:

  • Las invitaciones a chatear que no han sido aceptadas. Si un usuario no participa en un chat, los mensajes que se le envíen no se conservarán.
  • Las videollamadas.
  • Los chats de Documentos de Google.
  • Las imágenes enviadas a través de la versión clásica de Hangouts.

Cómo se archivan los chats de la versión clásica de Hangouts

Vault agrupa todos los mensajes de chat de la versión clásica de Hangouts en una sola conversación. Los mensajes se van añadiendo a la conversación hasta que se cumple una de las siguientes condiciones:

  • Pasan tres horas desde el envío del último mensaje del chat.
  • La conversación supera los 1000 mensajes.

Si se exporta un mensaje de chat de la versión clásica de Hangouts, en el archivo que se descarga se incluye toda la conversación.

Habilitar la compatibilidad con la versión clásica de Hangouts

Para que los chats de Hangouts que tienen el historial activado sean plenamente compatibles, sigue estos pasos:

  • Activa la versión clásica de Hangouts en tu dominio.
  • Verifica que Gmail esté habilitado para todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts, ya que los mensajes de esta versión se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail. Vault no puede retener ni conservar los mensajes enviados o recibidos con la versión clásica de Hangouts en las cuentas que tienen Gmail inhabilitado. No se pueden recuperar los mensajes de la versión clásica que se hayan enviado antes de que Gmail estuviera activado.

Drive

Puedes utilizar Vault para conservar, retener y buscar archivos en las unidades de tu organización, incluidas las compartidas. Vault admite tipos de archivo tanto de Google como ajenos a Google, como PDF, DOCX y JPG.

Información importante sobre Google Drive y la conservación

Tipos de archivos de Drive admitidos en Vault
Vault puede bloquear, conservar, buscar y exportar estos tipos de archivos almacenados en Drive:
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos de Google
  • Grabaciones de Hangouts Meet
  • Archivos de Jamboard guardados en unidades de Drive de usuarios
  • Archivos en formatos que no son de Google y que los usuarios hayan subido a Drive 

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla

Las reglas de conservación se aplican a los archivos que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa a la que se aplica la política de conservación en cuestión. También se aplican a los archivos que se han compartido directamente con dichos usuarios, incluidos los archivos de unidades compartidas, independientemente de si los usuarios son miembros de esas unidades.

Si la opción Incluir unidades compartidas está marcada, las reglas de conservación también se aplicarán a las unidades compartidas que incluyan algún miembro de la unidad organizativa sujeta a estas reglas.

Cuando vence el periodo de conservación, solo se eliminan definitivamente los archivos que pertenecen a esos usuarios

Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Por lo tanto, entre los archivos conservados, se incluyen tanto los que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa en cuestión como los que otras personas han compartido con ellos. No obstante, cuando termina el periodo de conservación, Vault solo elimina definitivamente los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. En ningún caso se eliminan definitivamente los archivos que hayan compartido usuarios ajenos a la unidad organizativa.

Unidades compartidas y conservación

Si aplicas reglas de conservación personalizadas a unidades compartidas:

  • Las reglas personalizadas que se aplican a todas las unidades compartidas afectan a la cobertura de conservación de todas las unidades compartidas de tu dominio.
  • Las reglas personalizadas que se aplican solo a determinadas unidades compartidas afectan únicamente a la cobertura de conservación de las unidades de equipo seleccionadas.

Los archivos de las unidades compartidas solo se pueden eliminar definitivamente mediante reglas de conservación específicas:

  • Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Sin embargo, como los archivos de las unidades compartidas pertenecen a equipos y no a usuarios concretos, solo se pueden eliminar definitivamente si se aplican reglas de conservación específicas a las unidades compartidas.
  • Las reglas que se aplican a los usuarios y tienen la opción Incluir unidades compartidas seleccionada solo pueden ampliar la duración de la conservación de los archivos de la unidad compartida en cuestión.
La implementación de reglas de conservación y la caducidad de archivos de Drive pueden sufrir ciertos retrasos:
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación, el cambio puede tardar hasta 3 horas en aplicarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este tiempo no se conservan y no pueden recuperarse.
  • Cuando termina el periodo de conservación, los archivos afectados pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive.
Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los archivos creados por usuarios de tu dominio

Los archivos creados por personas ajenas a tu dominio y compartidos con tus usuarios no están sujetos a las retenciones ni a las políticas de conservación de tu organización.

Vault no permite crear varias reglas de conservación de Drive con los mismos criterios

Todas las reglas personalizadas que crees para conservar archivos de Drive deben cumplir uno de estos requisitos: 

  • Tener una fecha única de creación o de última modificación.
    O bien
  • Afectar a un conjunto único de usuarios.

Por ejemplo, podría producirse un conflicto si tienes una regla que afecta a una unidad organizativa e intentas añadir otra regla que afecte a una unidad compartida a la que tienen acceso todos los miembros de la unidad. En este caso, si las dos reglas tienen la misma fecha de creación o de última modificación, Vault rechaza la nueva regla.

Además, con el ajuste Incluir unidades compartidas puedes hacer que una regla de conservación sea única. Así evitarás conflictos entre dos reglas con criterios idénticos, ya que una de ellas incluye unidades compartidas y la otra no.

En los archivos sujetos a varias reglas siempre se aplica la regla que fije un periodo de conservación más largo.

Gestionar la conservación de aplicaciones que almacenan datos en Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Reglas de conservación y archivos en la papelera

Puedes crear reglas de conservación personalizadas para eliminar definitivamente archivos que lleven un periodo determinado en la papelera. Las reglas mencionadas a continuación solo afectan a los archivos que se hayan enviado a la papelera después del 1 de agosto del 2016:

  • Las reglas que se aplican a los archivos movidos a la papelera afectan tanto a los archivos que están en la papelera de los usuarios como a los que se hayan eliminado al vaciarla.
  • Estas reglas solo eliminan definitivamente archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas a los que se aplican.
  • Si un archivo que está en la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, la que se aplica a los archivos movidos a la papelera tiene prioridad sobre el resto. En el caso de que haya varias reglas de este tipo, se aplica la que tenga un periodo de conservación más largo. Los bloqueos de datos siguen teniendo prioridad sobre todas las reglas de conservación.
  • Los archivos de unidades compartidas que no estén sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación se eliminan definitivamente de todos los sistemas de Google unos 30 días después de que se hayan enviado a la papelera.
Las reglas de conservación no se aplican a los archivos que estén insertados en los documentos o las presentaciones a los que sí afectan

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo. Por ejemplo, se pueden crear gráficos en Documentos de Google que muestren datos de Hojas de cálculo de Google; en estos casos, los gráficos reflejarán los cambios que se hagan en los datos de las hojas de cálculo.

En el ejemplo anterior, si hay una regla de conservación que se aplique al documento, pero ninguna que conserve la hoja de cálculo, es posible que esta hoja de cálculo se elimine definitivamente, aunque se conserve el documento.

Información importante sobre Google Drive y las retenciones

La cobertura varía en función de cómo configuras la retención
  • Las retenciones de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los archivos que les pertenecen y a los que se hayan compartido directamente con ellos. Entre ellos, se incluyen los archivos de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no.
  • Las retenciones que se aplican a usuarios de una unidad compartida también afectan a las demás unidades compartidas que incluyan a dichos usuarios.
  • No puedes aplicar una retención a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar la retención a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.
¿Cómo funcionan las retenciones en las unidades compartidas?
Las retenciones no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:
  • Un miembro de la unidad compartida:
    • No está retenido y saca un archivo de la unidad compartida.
    • Quita al último miembro que queda retenido de la unidad compartida.
  • Ningún miembro de la unidad compartida está retenido.

 

Información importante sobre Google Drive y la búsqueda

¿Cómo busca Vault archivos en Google Drive?

En Drive, Vault busca todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos, incluidos los archivos de las unidades compartidas que se hayan compartido directamente con los usuarios, tanto si son miembros de dichas unidades como si no.

Elementos incluidos en las búsquedas de Vault:

  • Todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos.
  • Unidades compartidas de la organización que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas y que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas externas y que se hayan compartido directamente con los usuarios especificados en la consulta. Vault no puede realizar búsquedas en unidades compartidas externas que se hayan compartido con usuarios de tu organización, aunque algunos de sus archivos se hayan compartido directamente con ellos.
¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, al buscar archivos en Drive, tienes dos opciones:

  • Al buscar archivos que pertenezcan a unidades organizativas o usuarios concretos, puedes marcar una casilla para que se incluyan los resultados de las unidades compartidas asociadas.
  • Puedes usar Vault para buscar unidades compartidas y, a continuación, buscar archivos en las unidades compartidas seleccionadas.
¿En qué partes de los archivos de Drive se puede buscar?

Puedes buscar palabras y frases que se encuentren en los nombres y en el contenido de los archivos. Vault indexa las primeras 100 páginas de archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Nota: Los clientes de G Suite para Administraciones Públicas no pueden buscar en el contenido de archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres y en otras propiedades de los archivos.

Vault no indexa archivos de vídeo, audio, imagen ni binarios.

¿De qué tipos de archivos en Drive puedo obtener una vista previa con Vault?

Puedes obtener una vista previa de estos archivos:

  • Archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos
  • Archivos subidos por usuarios en formatos como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluya ningún archivo enlazado en ellos.

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, se puede crear un gráfico en un documento de Google que muestre visualmente datos de una hoja de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda; es decir, si esos archivos incluyen enlaces a otros, estos últimos no aparecerán si no cumplen los criterios especificados en la consulta.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, por el momento solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes incluir una fecha de versión en la búsqueda para que los archivos devueltos se muestren tal como estaban al final del día indicado. La gestión de versiones solo está disponible en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google.
En el historial de la versión de un archivo no se incluyen cambios en los siguientes elementos:

  • El título
  • Usuarios con los que se ha compartido
  • Los comentarios (solo se muestra la versión más reciente de los comentarios no resueltos)
¿Puede Vault hacer búsquedas a nivel de dominio en Google Drive?

Vault puede buscar en las unidades Drive de hasta 5000 usuarios (individuales o miembros de unidades organizativas).

Hangouts Chat

Puedes usar Vault para conservar, retener y buscar mensajes que se hayan enviado mediante Hangouts Chat. 

Información importante sobre Hangouts Chat y la conservación

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

La cobertura de la conservación varía según el tipo de regla
  • La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes directos y salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a una unidad organizativa solo cubre los mensajes directos, no las salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a todas las salas solo cubre las salas; es decir, no cubre los mensajes directos.
Los mensajes directos y las conversaciones de las salas son propiedad de todos los participantes
En el caso de los mensajes directos, ambos participantes son propietarios.  Una conversación de una sala es propiedad de todos los usuarios que participan en ella. Cuando los participantes están cubiertos por políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla con el periodo de conservación más largo.

Cuando un periodo de conservación termina, Vault elimina definitivamente todos los chats de Hangouts cubiertos por la regla correspondiente

Una regla de conservación configurada para eliminar mensajes los eliminará todos definitivamente una vez finalizado el periodo de conservación. No se puede definir una regla de conservación que solo elimine definitivamente los mensajes borrados por los usuarios.

Información importante sobre Hangouts Chat y las retenciones

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

Las conversaciones de una sala se retienen únicamente si un usuario retenido participa en ellas

Las retenciones aplicadas a un usuario solo abarcan las conversaciones en las que haya enviado al menos un mensaje. Las conversaciones de una sala en la que el usuario no haya participado activamente no se incluyen en la retención, aunque este haya visto los mensajes de esas conversaciones.
Los mensajes directos (MD) enviados a un usuario retenido se incluyen en la retención aunque no los responda.

No se puede aplicar una retención a toda una sala

Las salas de Hangouts Chat no se pueden restringir a unidades organizativas concretas, por lo que se puede invitar a cualquier persona del dominio a cualquier sala. Vault no retendrá los mensajes enviados por los participantes de una sala que no estén cubiertos por una retención. 
Los usuarios pueden ver los mensajes bloqueados

Cuando creas un bloqueo, los usuarios pueden seguir viendo los mensajes a los que se aplica, aunque se haya definido una regla de conservación para que dejen de verlos.

Información importante sobre Hangouts Chat y las búsquedas

Es posible que los archivos que se comparten con Hangouts Chat se almacenen en Drive

Al compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios de Google a través de Hangouts Chat, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo en cuestión, sino que se inserta un enlace a él. En estos casos, como el archivo original se almacena en Drive, no se incluye en las retenciones, conservaciones, búsquedas ni exportaciones de mensajes de chat.

Vault indexa la mayoría de los archivos que no son de Google basados en texto que se hayan adjuntado directamente a mensajes de chat (que tengan, por ejemplo, las extensiones .pdf, .xslx o .docx). Estos archivos sí se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de chat y, además, están cubiertos por las reglas de conservación y las retenciones de chat.

Vault puede mostrar un máximo de 1000 mensajes por conversación

Aunque en Vault se pueden exportar todos los mensajes que devuelvan las búsquedas, solo se puede mostrar una vista previa de 1000 mensajes. Si quieres ver una gran cantidad de mensajes, utiliza términos de búsqueda y otros criterios que devuelvan conjuntos de mensajes más pequeños.

Vault solo devuelve como resultado conversaciones en las que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje
Vault solo devuelve como resultado conversaciones y mensajes directos en los que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje. En los resultados de búsqueda, no se incluyen las conversaciones en las que es posible que los usuarios hayan visto los mensajes, pero no hayan respondido.
En las búsquedas de datos retenidos solo se incluyen las salas en las que algún usuario retenido ha enviado al menos un mensaje
Cuando buscas datos retenidos sobre un asunto concreto, Vault solo devuelve las conversaciones de salas en las que algún usuario retenido ha enviado al menos un mensaje.
¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?