Tipos de datos admitidos

Vault es compatible con los siguientes servicios de G Suite:

Servicio Gestionar la conservación Bloqueo Buscar y exportar
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (tipos de archivos admitidos) checkmark checkmark checkmark
Grupos checkmark checkmark checkmark
Google Chat (con historial activado) checkmark checkmark checkmark
Versión clásica de Hangouts (con el historial activado) Sujeto a conservación en Google Chat Sujeto a bloqueos en Google Chat Utiliza la búsqueda y exportación de Gmail

Google Meet

checkmark Sujeto a bloqueos en Drive Utiliza la búsqueda y exportación de Drive

Nota: Aunque algún servicio no esté incluido en tu suscripción a G Suite, puede que te aparezca como opción en el sitio web de Vault. Sin embargo, las reglas de conservación o los bloqueos que apliques a un servicio no disponible no tendrán ningún efecto y las búsquedas no devolverán resultados.

Mensajes de Gmail y Grupos

Vault está perfectamente integrado con Gmail y Grupos de Google, de modo que, si buscas mensajes con Vault, en realidad estás haciendo una búsqueda en el archivo de mensajes de tu organización, lo que implica lo siguiente:

  • Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto se reciben en Gmail o se publican en un grupo.
  • Puedes utilizar los mismos operadores de búsqueda que ya usas con Gmail.
  • Vault indexa aproximadamente las primeras 250 páginas del texto de los mensajes. 

Más información sobre la indexación y la búsqueda de mensajes

Mensajes de Gmail con contenido externo

Mensajes de Gmail con contenido de otros productos de Google

Al compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios de Google a través de Gmail, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo en cuestión, sino que se incluye un enlace a él. En estos casos, como el archivo original está almacenado en Drive, no se incluye cuando conserves, bloquees, busques o exportes mensajes.

Los usuarios de Gmail también pueden compartir enlaces a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube o Google Fotos. Sin embargo, Vault no es compatible con ningún servicio adicional de Google, por lo que no se puede conservar, bloquear, buscar ni exportar su contenido.

Además, los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico a través de algunos servicios principales de G Suite además de Gmail. Por ejemplo:

  • Calendar: invitaciones y mensajes enviados con la opción Enviar un correo a los invitados en Calendar de escritorio.
  • Drive: mensaje que se envía cuando los usuarios comparten archivos en Drive.
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: mensajes enviados por la aplicación cuando los usuarios envían archivos como adjuntos por correo electrónico.
  • Formularios: mensajes de correo electrónico que contienen formularios o enlaces a formularios.
  • Keep: mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep.
Importante: Al enviar mensajes a través de servicios principales que no sean Gmail, los mensajes salientes no se guardan (ni aparecen) en la carpeta Enviados de Gmail de los usuarios. En consecuencia, estos mensajes no se verán afectados por las reglas de conservación ni los bloqueos de Vault y tampoco se devolverán en los resultados de búsqueda en Vault. Para que Vault tenga acceso completo a todos los mensajes enviados por los servicios principales, un administrador de G Suite debe configurar el almacenamiento de correo completo.

Nota: El almacenamiento de correo completo solo se aplica a los servicios principales de G Suite. Otros servicios de Google pueden enviar mensajes de correo electrónico en nombre de los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta Enviados de los usuarios y no estén disponibles en Vault.

Mensajes de Gmail con contenido AMP

Los mensajes de correo electrónico dinámicos contienen etiquetas que muestran contenido AMP sin tener que salir de Gmail. Desde otros productos de Google se pueden enviar mensajes que incluyan este tipo de contenido, y es posible que a los usuarios de tu organización les lleguen mensajes de correo electrónico dinámicos procedentes de remitentes externos.

Mediante los correos electrónicos dinámicos, un usuario de Gmail puede, por ejemplo, hacer lo siguiente:

  • Ver los comentarios de un documento de Google tal como están en el momento en que el usuario abre en Gmail el correo con la notificación.
  • Resolver y responder comentarios rápidamente sin tener que abrir el documento.
  • Llevar a cabo otras tareas basadas en la Web, como responder a invitaciones y a encuestas, sin salir del mensaje.

Al analizar la fuente original de un mensaje de correo electrónico dinámico, se pueden encontrar tres tipos de contenido similar:

  • Texto sin formato, en clientes de correo electrónico que solo muestran este tipo de contenido.
  • HTML, en clientes de correo electrónico que no muestran contenido dinámico.
  • Etiquetas AMP, en aquellos casos en que un usuario de Gmail abre el mensaje y ve contenido dinámico e interactivo AMP. Estas etiquetas pueden actualizar el contenido en el momento en que se abre el mensaje y mostrárselo inmediatamente al usuario.

Debido a la naturaleza dinámica de estos mensajes, el contenido que se muestra en Gmail puede cambiar de un momento a otro; por ejemplo, la notificación de un comentario de un documento de Google activo puede ser diferente cada vez que el usuario abra el mensaje en el transcurso de varios días.

Compatibilidad de Vault con mensajes de correo electrónico dinámicos

  • Cuando se genera la vista previa de un mensaje de correo electrónico dinámico, Vault solo muestra su versión HTML. Para ver todas las partes del mensaje, incluidas las etiquetas AMP, se debe hacer clic en Mostrar original.
  • Cuando se exportan mensajes de correo electrónico dinámicos, todo el texto sin formato, el contenido HTML y las etiquetas AMP se incluyen en la exportación.
  • Vault conserva todo el contenido HTML, el texto sin formato y las etiquetas AMP incluidos en mensajes de correo electrónico dinámicos. Sin embargo, Vault no puede conservar el contenido dinámico concreto que se muestra cuando el usuario abre un mensaje de correo electrónico de este tipo.
  • Vault permite buscar texto sin formato y HTML en mensajes de correo electrónico dinámicos. Sin embargo, las etiquetas y el contenido AMP no están indexados y, por lo tanto, no se pueden buscar.

Vault no puede determinar si los usuarios de Gmail han podido visualizar el contenido dinámico al abrir un mensaje que incluye etiquetas AMP. Gmail no muestra el contenido dinámico en estos casos:

En ambos casos, Gmail no muestra el contenido AMP, pero las etiquetas AMP sí se incluyen en la fuente del mensaje y están disponibles en Vault.

¿Qué tipo de contenido se indexa?

Gmail indexa la mayoría de los tipos de archivos de texto que se adjuntan directamente a un mensaje, incluidos los que tienen extensiones como .pdf, .xslx y .docx. Estos archivos adjuntos se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de Gmail y, además, están cubiertos por las retenciones y las reglas de conservación de Gmail.

En cambio, no se indexan los archivos de vídeo, de audio, de imagen o binarios que se incluyen en los mensajes.

¿Los resultados de búsqueda que se muestran en Vault contienen solo el primer megabyte de datos?

No. Aunque se indexa y se busca aproximadamente en el primer megabyte, si hay una coincidencia, en Vault se mostrará el mensaje completo y sus archivos adjuntos (si los hubiera).

¿Vault conserva, bloquea y busca todos los mensajes de Grupos de Google?

Vault puede conservar, bloquear y buscar mensajes en grupos con el archivado activado. Los propietarios de los grupos pueden activar o desactivar el archivado en ellos. Si el propietario de un grupo desactiva el archivado, los mensajes de ese grupo siguen estando disponibles en los buzones de correo de los usuarios.

¿Cómo se gestionan los borradores de correo electrónico en Vault?

Al buscar o exportar mensajes de Gmail, es posible que en los resultados se incluyan borradores, que pueden ser de tres tipos:

  • Mensajes no enviados que están en la carpeta Borradores: estos mensajes están sujetos a bloqueos y reglas de conservación. 
  • Borradores descartados: los mensajes que el usuario elimina antes de enviarlos desaparecen inmediatamente de su vista y se eliminan definitivamente a los 30 días, independientemente de los bloqueos o las reglas de conservación que haya establecidos.
  • Versiones de borradores guardadas automáticamente: Gmail guarda automáticamente una versión de los mensajes que se están redactando cada vez que el remitente deja de escribir durante unos segundos. El usuario solo puede ver la versión más reciente de un borrador, pero en Vault se pueden buscar y exportar las versiones anteriores, y no están sujetas a bloqueos ni reglas de conservación.

    Las versiones guardadas automáticamente permanecen en Vault hasta que se eliminan definitivamente, incluso después de haber enviado el mensaje. Las versiones de los borradores generadas por la mayoría de los clientes de Gmail de Google, como la versión web de Gmail, Gmail para iPad y iPhone, y Gmail para Android, se eliminan definitivamente un día después de guardarse en Gmail. En algunos casos, como ocurre con los clientes IMAP de terceros, las versiones de los borradores se eliminan definitivamente al cabo de 30 días.

Si no quieres conservar los mensajes no enviados que estén en las carpetas de borradores de los usuarios, marca la casilla Excluir borradores de las reglas de conservación que crees o que ya tengas.

Sigue los pasos indicados a continuación para no incluir borradores en los resultados de búsqueda ni en las exportaciones:

  • Antes de hacer una búsqueda, marca la casilla Excluir borradores.
    • En las vistas previas, los únicos borradores que aparecerán serán las versiones guardadas automáticamente.
    • En las exportaciones no se incluirá ningún tipo de borrador.
  • Añade -(label:^deleted AND label:drafts) a tus términos de búsqueda:
    • En las vistas previas, aparecerán los mensajes no enviados y las versiones guardadas automáticamente de los borradores, pero no los borradores descartados.
    • En las exportaciones, no se incluirá ningún borrador guardado automáticamente ni ningún borrador descartado, pero sí los mensajes de la carpeta Borradores que no se hayan enviado.
¿Cómo gestiona Vault los mensajes en modo confidencial de Gmail?

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible en todas las cuentas personales de Gmail y en las organizaciones de G Suite que la habiliten.

Cuando un usuario envía un mensaje en el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace, y lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto del correo.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios internos

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá bloquear, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización.

Vault puede acceder a todos los mensajes confidenciales enviados a partir del 30 de noviembre del 2018 que estén en buzones de correo de remitentes y destinatarios internos, aunque el remitente haya fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso de los destinatarios a mensajes en modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos 

Aunque tu organización no habilite el modo confidencial de Gmail, tus usuarios pueden recibir mensajes en modo confidencial de otros clientes de G Suite y de cuentas personales de Gmail.

Puedes bloquear, conservar, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de G Suite pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu dominio.

Trabajar con mensajes en modo confidencial

Vault es compatible con los mensajes en modo confidencial de las siguientes maneras:

  • Vault muestra los mensajes internos en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda. Puedes ocultar el contenido de esos mensajes al revisarlos y excluirlo cuando los imprimas o los exportes.
  • Con la etiqueta label:confidentialmode, puedes buscar mensajes confidenciales, y aplicar retenciones y reglas de conservación personalizadas específicamente a esos mensajes.

Versión clásica de Hangouts y Google Talk

Importante: La versión clásica de Hangouts dejará de estar disponible para los clientes de G Suite a finales del 2020. Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts y Google Talk. Puedes conservar, buscar y aplicar bloqueos en los siguientes chats:

  • Chats de la versión clásica de Hangouts con el historial activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, o permitir que los usuarios decidan si quieren activarlo o no. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar el historial de chat. Vault archiva todos los chats de Gmail y de las aplicaciones móviles de la versión clásica de Hangouts cuando el historial está activado.
  • Chats de Google Talk con el registro habilitado. Los administradores de G Suite no pueden obligar a que se habilite el registro en los chats, pero sí pueden inhabilitar el historial de chat de un dominio.
Nota: Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts posteriores al lanzamiento de Hangouts. En cuanto a las conversaciones de la versión clásica de Hangouts que hayan tenido lugar antes del 8 de abril del 2015, solo aquellas con el registro habilitado se podrán buscar, exportar y bloquear.

Estos son los datos sobre chats de la versión clásica de Hangouts que aparecen en Vault:

  • Todos los usuarios que participaron en el chat.
  • Todos los mensajes intercambiados durante el chat, además de los enlaces a los archivos adjuntos (si los hubiera).
  • Nombres de las conversaciones en grupo de la versión clásica de Hangouts (los participantes tienen la opción de asignar un nombre a una conversación en grupo; sin embargo, no es posible asignar un nombre a los chats entre dos usuarios).
  • La hora de inicio y de finalización del chat.

Información que no está disponible en Vault:

  • Las invitaciones a chatear que no han sido aceptadas. Si un usuario no participa en un chat, los mensajes que se le envíen no se conservarán.
  • Las videollamadas.
  • Los chats en Documentos de Google.
  • Las imágenes enviadas a través de la versión clásica de Hangouts.

Cómo se archivan los chats de la versión clásica de Hangouts

Vault agrupa todos los mensajes de chat de la versión clásica de Hangouts en una sola conversación. Los mensajes se van añadiendo a la conversación hasta que se cumple una de las siguientes condiciones:

  • Pasan tres horas desde el envío del último mensaje del chat.
  • La conversación supera los 1000 mensajes.

Si se exporta un mensaje de chat de la versión clásica de Hangouts, en el archivo que se descarga se incluye toda la conversación.

Habilitar la compatibilidad con la versión clásica de Hangouts

Para que los chats de la versión clásica de Hangouts que tienen el historial activado sean plenamente compatibles, sigue estos pasos:

  • Activa la versión clásica de Hangouts en tu dominio.
  • Verifica que Gmail esté habilitado para todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts, ya que los mensajes de esta versión se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail. Vault no puede bloquear ni conservar los mensajes enviados o recibidos con la versión clásica de Hangouts en las cuentas que tienen Gmail inhabilitado. No se pueden recuperar los mensajes de la versión clásica que se hayan enviado antes de que Gmail estuviera activado.

Drive

Puedes usar Vault para conservar, bloquear y buscar archivos en los archivos de Drive y unidades compartidas de tu organización. Vault admite tipos de archivo de Google y ajenos a Google, como PDF, DOCX y JPG.

Información importante sobre Google Drive y la conservación

Tipos de archivos de Drive admitidos en Vault
Vault puede mantener en un bloqueo, conservar, buscar y exportar estos tipos de elementos almacenados en Drive:
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos de Google
  • Grabaciones de Google Meet
  • Archivos de Jamboard guardados en unidades de Drive de usuarios
  • Archivos en formatos que no son de Google y que los usuarios hayan subido a Drive 

Vault no tiene en cuenta las carpetas ni los accesos directos de Drive.

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla

Las reglas de conservación se aplican a los archivos que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa a la que se aplica la política de conservación en cuestión. También se aplican a los archivos que se han compartido directamente con dichos usuarios, incluidos los archivos de unidades compartidas, independientemente de si los usuarios son miembros de esas unidades.

Si la opción Incluir unidades compartidas está marcada, las reglas de conservación también se aplicarán a las unidades compartidas que incluyan algún miembro de la unidad organizativa sujeta a esas reglas.

Cuando vence el periodo de conservación, solo se eliminan definitivamente los archivos que pertenecen a esos usuarios

Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Por lo tanto, entre los archivos conservados, se incluyen tanto los que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa en cuestión como los que otras personas han compartido con ellos. No obstante, cuando termina el periodo de conservación, Vault solo elimina definitivamente los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. En ningún caso se eliminan definitivamente los archivos que hayan compartido usuarios ajenos a la unidad organizativa.

Unidades compartidas y conservación

Si aplicas reglas de conservación personalizadas a unidades compartidas:

  • Las reglas personalizadas que se aplican a todas las unidades compartidas afectan a la cobertura de conservación de todas las unidades compartidas de tu dominio.
  • Las reglas personalizadas que se aplican solo a determinadas unidades compartidas afectan únicamente a la cobertura de conservación de las unidades seleccionadas.

Los archivos de las unidades compartidas solo se pueden eliminar definitivamente mediante reglas de conservación específicas:

  • Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Sin embargo, como los archivos de las unidades compartidas pertenecen a equipos y no a usuarios concretos, solo se pueden eliminar definitivamente si se aplican reglas de conservación específicas a las unidades compartidas.
  • Las reglas que se aplican a los usuarios y tienen la opción Incluir unidades compartidas seleccionada solo pueden ampliar la duración de la conservación de los archivos de la unidad compartida en cuestión.
La implementación de reglas de conservación y el vencimiento de los archivos de Drive pueden sufrir ciertos retrasos
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación, el cambio puede tardar hasta 3 horas en aplicarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este tiempo no se conservan y no pueden recuperarse.
  • Cuando termina el periodo de conservación, los archivos afectados pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive.
Las reglas de conservación y los bloqueos solo se aplican a los archivos creados por usuarios de tu dominio

Los archivos creados por personas ajenas a tu dominio y compartidos con tus usuarios no están sujetos a los bloqueos ni a las políticas de conservación de tu organización.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo
La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.
  • Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
  • Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.
Origen del archivo (cliente) Hora de creación Hora de modificación
Aplicación web Subida

Antes del 8 de abril del 2020: subida

Después del 8 de abril del 2020: local

File Stream de Drive Local Local
Copia de seguridad y sincronización Subida Local
iOS Subida Subida
Android Subida Subida
G Suite Migrate Local Local
API de Drive Puede definirla el llamador Puede definirla el llamador
Vault no permite crear varias reglas de conservación de Drive con los mismos criterios

Todas las reglas personalizadas que crees para conservar archivos de Drive deben cumplir uno de estos requisitos: 

  • Tener una fecha única de creación o de última modificación.
    O bien
  • Afectar a un conjunto único de usuarios.

Por ejemplo, podría producirse un conflicto si tienes una regla que afecta a una unidad organizativa e intentas añadir otra regla que afecte a una unidad compartida a la que tienen acceso todos los miembros de la unidad organizativa. En este caso, si las dos reglas tienen la misma fecha de creación o de última modificación, Vault rechaza la nueva regla.

Además, con el ajuste Incluir unidades compartidas puedes hacer que una regla de conservación sea única. Así evitarás conflictos entre dos reglas con criterios idénticos, ya que una de ellas incluye unidades compartidas y la otra no.

En los archivos sujetos a varias reglas de conservación, siempre se aplica la que fija un periodo de conservación más largo.

Gestionar la conservación de aplicaciones que almacenan datos en Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto Conservación
Jamboard

Vault conserva las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de conservación de Drive. Las que no se guarden se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.

Google Meet

Las grabaciones de Meet están sujetas de forma predeterminada a las reglas de conservación de Drive.

Si quieres que las grabaciones de Meet se conserven de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de conservación de Google Meet. Si están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de conservación de Drive.

Reglas de conservación y archivos en la papelera

Puedes crear reglas de conservación personalizadas para eliminar definitivamente archivos que lleven un periodo determinado en la papelera. Las reglas mencionadas a continuación solo afectan a los archivos que se hayan enviado a la papelera el 1 de agosto del 2016 o con posterioridad:

  • Las reglas que se aplican a los archivos movidos a la papelera afectan tanto a los archivos que están en la papelera de los usuarios como a los que se hayan eliminado al vaciarla.
  • Estas reglas solo eliminan definitivamente archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas a los que se aplican.
  • Si un archivo que está en la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, la que se aplica a los archivos movidos a la papelera tiene prioridad sobre el resto. Si un archivo movido a la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, se aplica la que tiene una fecha de vencimiento posterior. Los bloqueos tienen prioridad sobre todas las reglas de conservación.
  • Los archivos de unidades compartidas que no estén sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación se eliminan definitivamente de todos los sistemas de Google unos 30 días después de que se hayan enviado a la papelera.
Las reglas de conservación no se aplican a los archivos que estén insertados en los documentos o las presentaciones a los que sí se aplican

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, pueden crear gráficos en Documentos de Google que muestren datos recogidos en un archivo de Hojas de cálculo de Google. En este caso, los cambios que se vayan haciendo en esa hoja de cálculo también se reflejarán en los gráficos.

En el ejemplo anterior, si hay una regla de conservación que se aplique al documento, pero ninguna que se aplique a la hoja de cálculo, es posible que esta hoja de cálculo se elimine definitivamente aunque se conserve el documento.

Información importante sobre Google Drive y los bloqueos

La cobertura varía en función de cómo se configura un bloqueo
  • Los bloqueos de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los elementos que les pertenecen y a los que se hayan compartido directamente con ellos. Entre ellos, se incluyen los elementos de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no. Las carpetas o los accesos directos de Drive no están incluidos.
  • No puedes aplicar un bloqueo a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar el bloqueo a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.
¿Cómo funcionan los bloqueos en las unidades compartidas?
Los bloqueos no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:
  • Si algún miembro de una unidad compartida:
    • No está sujeto a un bloqueo y saca un archivo de la unidad compartida.
    • Quita al último miembro de la unidad compartida que queda en el bloqueo.
  • Ningún miembro de la unidad compartida está sujeto a un bloqueo.

Cuando se elimina una unidad compartida, los archivos de esa unidad están sujetos a las siguientes situaciones:

  • Si un usuario es miembro individual de la unidad compartida eliminada (es decir, no pertenece a un grupo incluido en ella) y está sujeto a un bloqueo, todos los archivos de la unidad compartida se conservarán hasta que se retire el bloqueo. Una vez que se haya retirado, y si los archivos no están sujetos a otro bloqueo o a una regla de conservación, se eliminarán de la unidad compartida.

  • Si un usuario está sujeto a un bloqueo y tiene acceso de forma individual (no como parte de un grupo) a un archivo de una unidad compartida eliminada de la que no es miembro, entonces ese archivo se conservará hasta que se retire el bloqueo. Se eliminan los archivos que no están sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación.

 

Información importante sobre Google Drive y las búsquedas

¿Cómo busca Vault elementos en Google Drive?

En Drive, Vault busca todos los elementos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos. Las búsquedas de Vault incluyen, entre otros elementos, los de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no. Las búsquedas de Vault no incluyen carpetas ni accesos directos a Drive.

¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, puedes buscar directamente en las unidades compartidas seleccionadas o, si buscas en unidades organizativas o cuentas específicas, puedes elegir que se incluyan los resultados de las unidades compartidas.

¿Qué partes de los elementos de Drive están indexadas para hacer búsquedas?

Puedes buscar elementos por el título, el propietario, la fecha de la última modificación y otros metadatos.

Con algunos tipos de archivos, además puedes buscar por las palabras y las frases que contengan. Vault indexa las primeras 100 páginas de los archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de los archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Vault no indexa el contenido de vídeo, audio, imágenes ni archivos binarios.

¿Qué tipos de archivos almacenados en Drive puedo previsualizar con Vault?

Puedes previsualizar los siguientes tipos de archivos:

  • Archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google
  • Archivos subidos, como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluyan los archivos enlazados en ellos.

Algunos editores de Documentos de Google permiten incluir enlaces a otros archivos. Por ejemplo, en un archivo de Documentos de Google puedes insertar un gráfico con un enlace a datos de un archivo de Hojas de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda, y si estos archivos incluyen enlaces a otros que no cumplen los criterios, los archivos enlazados no se muestran en los resultados.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, en tus búsquedas puedes incluir la fecha de la versión que quieres encontrar. Cuando escribes una fecha de versión, Vault busca la versión actual del archivo, pero puedes previsualizar y exportar el contenido de la última versión guardada antes de las 0:00 (UTC) de la fecha indicada. La gestión de versiones solo está disponible en Google Drive para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google. 

Sea cual sea la fecha que especifiques, algunas de las propiedades de los documentos serán siempre las de la última versión, como el título, con quién se ha compartido, cuándo se modificó por última vez y otros datos del archivo metadata.xml de Vault.

En la vista general de esas versiones se muestran también los comentarios, siempre que cumplan los criterios siguientes:

  • Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene permiso para editar o comentar el documento; si tienes acceso de solo lectura, no los comentarios no se incluyen.
  • Los comentarios abiertos, es decir, los que no tienen respuesta, se incluyen si cumplen los siguientes criterios: 1) el comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado desde entonces). No se incluyen comentarios creados después de la versión especificada.
  • Las conversaciones abiertas, es decir, los comentarios que tienen respuesta, se incluyen en su totalidad si cumplen los siguientes criterios: 1) el primer comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). Por ejemplo, si una conversación tiene un mensaje creado el 1 de octubre y otro el día 5 del mismo mes, una búsqueda de la versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios aunque el comentario del 5 de octubre aún no estuviera presente en esa fecha.
  • Los comentarios editados se incluyen tal como aparecen en el archivo actual, no en el de la fecha especificada.
  • Si los comentarios se han resuelto o eliminado, no aparecerán en los archivos de esa búsqueda aunque siguieran abiertos en la fecha especificada.
¿Puedo buscar en el nivel organizativo superior de mi organización?

No, no puedes hacer búsquedas en el nivel organizativo superior. Selecciona una unidad organizativa secundaria o cuentas concretas. En Drive, puedes buscar en un máximo de 5000 cuentas, ya sean cuentas concretas o miembros de unidades organizativas.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo
La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.
  • Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
  • Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.
Origen del archivo (cliente) Hora de creación Hora de modificación
Aplicación web Subida

Antes del 8 de abril del 2020: subida

Después del 8 de abril del 2020: local

File Stream de Drive Local Local
Copia de seguridad y sincronización Subida Local
iOS Subida Subida
Android Subida Subida
G Suite Migrate Local Local
API de Drive Puede definirla el llamador Puede definirla el llamador

Google Chat

Puedes usar Vault para conservar, bloquear y buscar mensajes que se hayan enviado mediante Google Chat. 

Información importante sobre Google Chat y la conservación

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla
  • La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes directos y salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a una unidad organizativa solo cubre los mensajes directos, no las salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a todas las salas solo cubre las salas; es decir, no cubre los mensajes directos.
Los periodos de conservación dependen de quién participa en los mensajes; los mensajes de salas externas no se retienen

Mensajes directos

En el caso de los mensajes directos, ambos participantes son propietarios. Cuando los participantes pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla que vence en último lugar.

Usuarios externos: cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los mensajes directos se retienen según las reglas de conservación de cada organización.

Por ejemplo, la empresa A retiene los mensajes directos durante una semana y la empresa B los retiene durante dos años. Vault gestionará los mensajes directos entre los usuarios de la empresa A y la empresa B de la siguiente manera:

  • La empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y, a continuación, elimina todos los mensajes que aún no se hayan eliminado. Estos mensajes ya no están disponibles para los usuarios de la empresa A. Chat tiene un periodo de conservación de 30 días, es decir, conserva los mensajes eliminados durante 30 días. Durante ese periodo, los mensajes siguen estando disponibles en Vault. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, esos mensajes directos ya no estarán disponibles en Vault para la empresa A.
  • La empresa B conserva los mensajes directos y puede buscarlos y exportarlos durante dos años. Transcurrido este periodo, los mensajes que no se hayan eliminado se eliminan y se conservan durante el periodo de conservación de 30 días de Chat. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, los mensajes directos ya no estarán disponible en Vault para la empresa B y se elimina definitivamente de los sistemas de Google.

Salas

La conversación de una sala es propiedad de todos los usuarios que participan en ella. Cuando los participantes pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla que vence en último lugar.

Usuarios externos: cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, las conversaciones se retienen según las reglas de la organización a la que pertenece la persona que ha creado la sala. Vault no puede retener, bloquear, buscar ni exportar los mensajes enviados por usuarios de tu organización en salas que pertenecen a otra organización.

Cuando un periodo de conservación predeterminado vence, Vault elimina definitivamente todos los mensajes de Chat cubiertos solo en estos casos:

Las reglas de conservación de Chat no tienen la opción de solo eliminar definitivamente los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Una regla de conservación que quita mensajes elimina definitivamente todos los mensajes cuando finaliza el periodo de conservación.

Información importante sobre Google Chat y los bloqueos

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

Solo se aplican bloqueos a las conversaciones de las salas que pertenecen a tu organización en las que un usuario sujeto a un bloqueo ha enviado al menos un mensaje

Los bloqueos aplicados a una cuenta de usuario incluyen conversaciones de las salas en las que el usuario de esa cuenta ha enviado al menos un mensaje.Las conversaciones de una sala en la que el usuario no haya participado activamente no se incluyen en el bloqueo, aunque este haya visto los mensajes de esas conversaciones. Los bloqueos tampoco se aplican a los mensajes enviados en salas que pertenecen a otra organización.

Los mensajes directos enviados a un usuario sujeto a un bloqueo se conservan mediante el bloqueo aunque no los responda o si el remitente es un usuario externo.

No se puede aplicar un bloqueo a toda una sala

Las salas de Chat no se pueden restringir a unidades organizativas concretas, por lo que se puede invitar a cualquier persona de la organización a cualquier sala. No se conservarán en Vault los mensajes enviados por los participantes de una sala que no estén cubiertos por un bloqueo.
Los usuarios de Vault con privilegios de acceso siempre pueden ver los mensajes sujetos a un bloqueo

Cuando un usuario o una regla de conservación eliminan un mensaje sujeto a un bloqueo, este deja de estar disponible para el usuario. Sin embargo, un usuario de Vault con los privilegios adecuados puede buscar y ver el mensaje en Vault, así como exportarlo.

Información importante sobre Google Chat y las búsquedas

Es posible que los archivos que se comparten con usuarios de Chat se almacenen en Drive

Al compartir Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google a través de Google Chat, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo en cuestión, sino que se inserta un enlace a él. En estos casos, como el archivo original está almacenado en Drive, no se incluye cuando conserves, bloquees, busques o exportes mensajes.

Vault indexa la mayoría de los archivos de texto que no son de Google que se hayan adjuntado directamente a mensajes de chat (que tengan, por ejemplo, las extensiones .pdf, .xslx o .docx). Estos archivos sí se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de chat y, además, están cubiertos por las reglas de conservación y los bloqueos de chat.

Vault puede mostrar un máximo de 1000 mensajes por conversación

Aunque en Vault se pueden exportar todos los mensajes que devuelvan las búsquedas, solo se puede mostrar una vista previa de 1000 mensajes. Si quieres ver una gran cantidad de mensajes, utiliza términos de búsqueda y otros criterios que devuelvan conjuntos de mensajes más pequeños.

Vault solo devuelve como resultado conversaciones en las que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje y si la sala pertenece a tu organización
  • Vault solo devuelve como resultado conversaciones y mensajes directos en los que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje.
  • En los resultados de búsqueda, no se incluyen las conversaciones en las que es posible que los usuarios hayan visto los mensajes, pero no hayan respondido.
  • Vault no puede retener, bloquear, buscar ni exportar los mensajes enviados por usuarios de tu organización en salas que pertenecen a otra organización.
  • Puedes buscar y exportar mensajes de usuarios externos de las salas que haya creado un usuario de tu organización.
En las búsquedas de datos bloqueados solo se incluyen conversaciones de salas en las que algún usuario sujeto a un bloqueo ha enviado al menos un mensaje
Cuando buscas datos bloqueados sobre un asunto concreto, Vault solo devuelve las conversaciones de salas creadas por alguien de tu organización en las que algún usuario sujeto a un bloqueo ha enviado al menos un mensaje.
Solo los mensajes directos enviados con el historial activado y las conversaciones de salas que pertenecen a tu organización están disponibles para búsquedas

Vault solo puede buscar los mensajes directos que se hayan enviado con el historial activado. Los administradores de G Suite pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o permitir que los usuarios configuren este ajuste directamente.

En Vault siempre se pueden incluir en las búsquedas las conversaciones de las salas creadas por usuarios de tu organización. Sin embargo, no puedes buscar mensajes enviados por usuarios de tu organización en salas que pertenezcan a otra organización.

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