Servicios y tipos de datos admitidos

Vault admite los siguientes servicios de Google Workspace:

Servicio Conservación Retención Búsqueda y exportación Tipos de datos admitidos
Gmail Más información
Google Drive Más información
Grupos de Google Más información
Google Chat Más información
Versión clásica de Hangouts Sujeto a las reglas de conservación de Chat Sujeto a retenciones de Chat Utiliza la búsqueda y exportación de Gmail Más información

Google Meet

Sujeto a las reglas de conservación de Drive, salvo si las reglas de Meet están activadas Sujeto a retenciones de Drive Utiliza la búsqueda y exportación de Drive Más información
Google Voice para Google Workspace Más información
Google Sites Sujeto a las reglas de conservación de Drive, salvo si las reglas de Sites están activadas Sujeto a retenciones de Drive Utiliza la búsqueda y exportación de Drive Más información

Nota: Aunque algún servicio no esté incluido en tu edición de Google Workspace, puede que te aparezca como opción en el sitio de Vault. Sin embargo, las reglas de conservación o las retenciones que apliques a un servicio no disponible no tendrán ningún efecto y las búsquedas no devolverán resultados.

Mensajes de Gmail admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación, las retenciones y a la búsqueda y exportación de Gmail.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

Disponibilidad de mensajes, indexación y archivos adjuntos

Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto se reciben en Gmail.

Para filtrar mensajes en las reglas de conservación, las retenciones y la búsqueda, Gmail indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje. 1 MB equivale aproximadamente a 250 páginas de texto. Si el texto del mensaje tiene menos de 1 MB y el mensaje tiene archivos adjuntos, estos se indexan hasta llegar a 1 MB de datos indexados.

En Vault solo se pueden buscar datos indexados, pero en las exportaciones se incluyen los mensajes completos y sus archivos adjuntos.

Gmail indexa los siguientes datos:

  • Texto del mensaje: hasta 250 páginas aproximadamente.
  • Archivos de texto adjuntos directamente a un mensaje: la mayoría de los archivos de texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje, se pueden indexar. A estos archivos adjuntos se les aplican las reglas de conservación y las retenciones. Los archivos de texto adjuntos se pueden buscar si están indexados, se devuelven en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
  • Otros archivos adjuntos o insertados directamente en un mensaje: en el caso de los archivos de vídeo, de audio, de imagen y binarios incluidos o adjuntos a los mensajes, sus metadatos, como el nombre del archivo, se indexan, pero su contenido no. A estos archivos adjuntos e insertados se les aplican las reglas de conservación y las retenciones. Estos archivos se devuelven en los resultados de búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
  • Enlaces a archivos de Google Workspace en Drive: al compartir Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google a través de un mensaje, este contendrá un enlace en vez de una copia adjunta del archivo. Como el archivo original está almacenado en Drive, no se incluye cuando conserves, retengas, busques o exportes mensajes.
  • Enlaces a contenido en los servicios adicionales de Google: los usuarios también pueden compartir enlaces a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube y Google Fotos. Sin embargo, Vault no es compatible con ningún servicio adicional de Google, por lo que no se puede conservar, retener, buscar ni exportar su contenido.
Mensajes enviados mediante otros servicios de Google (almacenamiento de correo completo)

Los usuarios pueden enviar mensajes de correo a través de algunos servicios principales además de Gmail. Por ejemplo:

  • Calendar: invitaciones y mensajes enviados con la opción Enviar un correo a los invitados de Calendar.
  • Drive: mensajes enviados cuando los usuarios comparten archivos en Drive.
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: mensajes enviados por la aplicación cuando los usuarios envían archivos como adjuntos por correo electrónico.
  • Formularios: mensajes de correo electrónico que contienen formularios o enlaces a formularios.
  • Keep: mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep.

Cuando los usuarios envían mensajes a través de servicios principales que no sean Gmail, esos mensajes no se guardan de forma predeterminada en la carpeta Enviados de Gmail de los usuarios. A menos que un administrador de Google Workspace configure un almacenamiento de correo completo que guarde esos mensajes en la carpeta Enviados de los usuarios, Vault no tendrá acceso a ellos. Sin un almacenamiento de correo completo, los mensajes no se devolverán en los resultados de búsqueda de Vault ni se les aplicarán las reglas de conservación ni las retenciones.

Nota: El almacenamiento de correo completo solo se puede usar con los servicios principales de Google Workspace. Algunos servicios adicionales de Google pueden enviar mensajes de correo a los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta Enviados de los usuarios ni estén disponibles en Vault.

Mensajes dinámicos (contenido AMP)

Los mensajes de correo electrónico dinámicos contienen etiquetas que muestran contenido AMP sin tener que salir de Gmail. Desde otros productos de Google se pueden enviar mensajes que incluyan este tipo de contenido, y es posible que a los usuarios de tu organización les lleguen mensajes de correo electrónico dinámicos procedentes de remitentes externos.

Mediante los correos dinámicos, un usuario de Gmail puede, por ejemplo, hacer lo siguiente:

  • Revisar los comentarios de un documento de Google tal como están en el momento en que el usuario abre en Gmail el correo con la notificación.
  • Resolver y responder comentarios sin tener que abrir el documento.
  • Responder a invitaciones de Calendar y responder a encuestas.

La fuente original de un mensaje de correo dinámico contiene tres tipos de contenido similar:

  • Texto sin formato, en clientes de correo que solo muestran este tipo de contenido.
  • HTML, en clientes de correo que no muestran contenido dinámico.
  • Etiquetas AMP. Cuando un usuario de Gmail abre el mensaje, puede ver el contenido AMP interactivo y dinámico. Las etiquetas AMP pueden actualizar el contenido en el momento en que se abre el mensaje y mostrárselo inmediatamente al usuario.

Debido a la naturaleza dinámica de estos mensajes, el contenido que se muestra en Gmail puede cambiar de un momento a otro, por lo que, por ejemplo, es posible que el correo que notifique un comentario en un documento de Google activo cambie a lo largo de varios días cada vez que el usuario abra ese mensaje.

Mensajes de correo dinámicos admitidos en Vault

  • Conservación y retenciones: las reglas de conservación y las retenciones de Vault conservan el contenido HTML, el texto sin formato y las etiquetas AMP incluidos en mensajes de correo dinámicos. Sin embargo, Vault no puede conservar el contenido dinámico concreto que se muestra cuando el usuario abre un mensaje de correo de este tipo.
  • Búsqueda: Vault permite buscar texto sin formato y HTML en mensajes de correo dinámicos. Sin embargo, las etiquetas y el contenido AMP no están indexados y, por lo tanto, no se pueden buscar.
  • Vista previa: cuando se genera la vista previa de un mensaje de correo dinámico, Vault solo muestra su versión HTML. Para ver todas las partes del mensaje, incluidas las etiquetas AMP, se debe hacer clic en Mostrar original.
  • Exportación: cuando se exportan mensajes de correo dinámicos, todo el texto sin formato, el contenido HTML y las etiquetas AMP se incluyen en la exportación.

Vault no puede determinar si los usuarios de Gmail han podido visualizar el contenido dinámico al abrir un mensaje que incluye etiquetas AMP. Gmail no muestra el contenido dinámico en los casos siguientes:

  • Si un administrador desactiva el correo dinámico en tu organización.
  • Si los usuarios cambian su configuración de Gmail y desactivan el correo dinámico.

Cuando el correo dinámico está desactivado, Gmail no muestra el contenido AMP. No obstante, las etiquetas AMP sí se incluyen en la fuente del mensaje y están disponibles en Vault.

Mensajes en modo confidencial

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos. Esta función está disponible para las organizaciones que la activen y para cuentas de Gmail personales.

Cuando un usuario envía un mensaje en el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace. Lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto del correo.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu organización

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá retener, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización después del 30 de noviembre del 2018.

Vault podrá acceder a estos mensajes, incluso si el remitente ha fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso al destinatario.

Mensajes en modo confidencial de remitentes externos

Aunque tu organización no habilite el modo confidencial de Gmail, tus usuarios pueden recibir mensajes en modo confidencial de usuarios de otras organizaciones y de cuentas personales de Gmail.

Puedes retener, conservar, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de Google Workspace pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu organización.

Trabajar con mensajes en modo confidencial

Vault trabaja con mensajes en modo confidencial de las siguientes maneras:

  • Vault muestra los mensajes internos en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda.
  • Cuando previsualizas los mensajes, su contenido está oculto de forma predeterminada, pero puedes previsualizarlo.
  • Cuando imprimes o exportas mensajes, puedes excluir el contenido confidencial. Si eliges esta opción, los encabezados, el remitente, el destinatario y otros metadatos se imprimen o exportan, pero el contenido confidencial no.
  • Para buscar, conservar o retener solo los mensajes confidenciales, utiliza el término label:confidentialmode.
Borradores de mensajes y plantillas de correo

En los datos de Gmail de los usuarios se pueden incluir tres tipos de borradores:

  • Unsent messages in the Drafts folder—These messages are processed like other Gmail messages. They’re subject to holds and retention rules when drafts aren’t excluded. They're also included in search results unless you exclude them.

    Note: Email templates are treated as draft messages. If a retention rule purges draft messages after a set time, templates are also purged.

  • Discarded drafts—A discarded draft is a message that a user discards without sending. These messages are immediately removed from the user's view, Gmail applies the ^deleted label, and they're purged 30 days after they’re discarded. These messages aren’t subject to holds or retention rules, but are available for search and export until they’re purged.
  • Automatically saved versions of draft messages—As a user composes a message, Gmail automatically saves a version whenever the user pauses for a few seconds. Only the most recent version of a draft message is visible to the user. Earlier versions are available for Vault to search and export, but aren't subject to holds and retention rules.

    Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.

Si solo te interesan los mensajes que los usuarios han enviado y recibido, puedes excluir los borradores de las reglas de conservación, las retenciones, los resultados de búsqueda y las exportaciones. Si excluyes las versiones guardadas automáticamente, puedes facilitar el tratamiento de datos porque no tendrás versiones similares del mismo mensaje.

Las etiquetas de Gmail generadas por el sistema pueden afectar a la coincidencia de términos

En Gmail, los mensajes se clasifican automáticamente mediante etiquetas generadas por el sistema y los usuarios pueden ordenarlos en su bandeja de entrada mediante etiquetas visibles. Así, por ejemplo, Gmail puede aplicar dos etiquetas generadas por el sistema: finance (finanzas), a los mensajes procedentes de una entidad bancaria, y travel (viajes), a los mensajes que incluyan reservas de hotel.

Los usuarios, por su parte, pueden crear y aplicar sus propias etiquetas, que a veces pueden coincidir con las que genera el sistema. Cuando coinciden ambos tipos de etiquetas, Vault aplica las reglas de conservación, las retenciones y las consultas de búsqueda a los mensajes que incluyen la etiqueta creada por el usuario y no a los que tienen la misma etiqueta generada por el sistema. En consecuencia, si creas una regla de conservación, una retención o una consulta de búsqueda basada en una etiqueta, es posible que afecte a más o menos mensajes de lo que esperas.

Ejemplo

Supongamos que tu organización está obligada a conservar toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años y ocurre lo siguiente:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Cuando se les envían extractos de la tarjeta de crédito de empresa a sus cuentas de trabajo, a esos mensajes no se les aplica la etiqueta finance creada por el usuario, sino que Gmail les aplica la etiqueta finance generada por el sistema.

En este caso, si se crea una regla de conservación que incluya mensajes con label:finance, solo se conservarán los mensajes etiquetados por los usuarios y no los que contengan sus extractos de la tarjeta de crédito de empresa, ya que estos llevarán una etiqueta generada por el sistema. Del mismo modo, si se crea una consulta de búsqueda que incluya mensajes con label:finance, solo se devolverán los mensajes etiquetados por los usuarios y no los que contengan sus extractos bancarios personales, que llevarán la etiqueta generada por el sistema.

Etiquetas habituales generadas por el sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Archivos de Drive y Meet admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación de Drive, las reglas de conservación de Meet, las retenciones de Drive y la búsqueda y exportación de Drive.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

Tipos de archivos admitidos

Vault puede conservar, retener, buscar y exportar los siguientes elementos almacenados en Drive:

  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos de Google, así como sitios creados con la nueva versión de Sites
  • Grabaciones de Google Meet, así como registros del chat, preguntas y respuestas, y encuestas que tengan asociados. Más información sobre las grabaciones de Meet
  • Archivos de Jamboard guardados en unidades de Drive de usuarios
  • Archivos en formatos que no son de Google y que los usuarios hayan subido a Drive
  • Archivos almacenados en unidades compartidas

Vault no tiene en cuenta las carpetas ni los accesos directos de Drive.

Archivos enlazados

Algunos editores de Documentos de Google permiten incluir enlaces a otros archivos. Por ejemplo, en un archivo de Documentos de Google puedes insertar un gráfico con un enlace a datos de un archivo de Hojas de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Los archivos enlazados no se incluyen automáticamente en las reglas de conservación, las retenciones o los resultados de búsqueda que se aplican a los archivos que los enlazan. Los archivos enlazados solo se incluyen cuando coinciden también con el ámbito y las condiciones. Por ejemplo, cuando buscas archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda. Si esos archivos incluyen enlaces a otros que no cumplen los criterios, los archivos enlazados no se muestran en los resultados.

Archivos propiedad de usuarios externos

Los archivos creados por personas ajenas a tu organización y compartidos con tus usuarios no están sujetos a las retenciones ni a las reglas de conservación de tu organización.

Puedes buscar y exportar archivos compartidos con tus usuarios desde fuentes externas.

Mensajes de Grupos de Google admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación, las retenciones y a la búsqueda y exportación de Grupos.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

El historial de conversaciones (el archivo) debe estar activado

Vault solo puede retener, conservar y buscar mensajes en Grupos de Google que tengan activado el historial de conversaciones. Los propietarios de los grupos pueden activar o desactivar el historial de conversaciones en ellos. Si el propietario crea un grupo con el historial de conversaciones desactivado, los mensajes no estarán disponibles en Vault a través de Grupos. Los mensajes pueden estar disponibles en los buzones de correo de Gmail de los usuarios (como mensajes recibidos o enviados).

Si el propietario de un grupo activa o desactiva el historial de conversaciones, en Vault solo estarán disponibles los mensajes que se hayan enviado cuando el historial de conversaciones estaba activado.

Disponibilidad de mensajes, indexación y archivos adjuntos

Los mensajes están disponibles en Vault cuando se publican en un grupo, a menos que el propietario del grupo modere los mensajes. Los mensajes moderados no están disponibles en Vault hasta que un moderador los aprueba. Una vez aprobados, se pueden conservar, retener, buscar y exportar como cualquier otro mensaje.

Para filtrar mensajes en las reglas de conservación, las retenciones y la búsqueda, Grupos indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje (el equivalente a unas 250 páginas de texto). Si el texto del mensaje tiene menos de 1 MB y el mensaje tiene archivos de texto adjuntos, estos se indexan hasta llegar a 1 MB de datos indexados.

Grupos indexa los siguientes datos:

  • Texto del mensaje: hasta 250 páginas aproximadamente.
  • Archivos de texto adjuntos directamente a un mensaje: la mayoría de los archivos de texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje, se pueden indexar. A estos archivos adjuntos se les aplican las reglas de conservación y las retenciones. Los archivos de texto adjuntos se pueden buscar si están indexados, se devuelven en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
  • Otros archivos adjuntos o insertados directamente en un mensaje: en el caso de los archivos de vídeo, de audio, de imagen y binarios incluidos o adjuntos a los mensajes, sus metadatos, como el nombre del archivo, se indexan, pero su contenido no. A estos archivos adjuntos e insertados se les aplican las reglas de conservación y las retenciones. Estos archivos se devuelven en los resultados de búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
  • Enlaces a archivos de Google Workspace en Drive: al compartir Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google a través de un mensaje, este contendrá un enlace en vez de una copia adjunta del archivo. Como el archivo original está almacenado en Drive, no se incluye cuando conserves, retengas, busques o exportes mensajes.
  • Enlaces a contenido en los servicios adicionales de Google: los usuarios también pueden compartir enlaces a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube y Google Fotos. Sin embargo, Vault no es compatible con ningún servicio adicional de Google, por lo que no se puede conservar, retener, buscar ni exportar su contenido.

Mensajes de Chat admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación, las retenciones y a la búsqueda y exportación de Chat.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

El historial debe estar activado

Para conservar, retener, buscar y exportar mensajes directos (MDs), mensajes de grupo y salas no organizadas en conversaciones, el historial debe estar activado. Un administrador de Google Workspace puede activar o desactivar el historial o permitir que lo hagan los usuarios.

Siempre puedes conservar, retener y buscar mensajes en salas organizadas en conversaciones porque el historial no se puede desactivar.

Archivos adjuntos de mensajes

Cuando los usuarios comparten en Chat archivos almacenados en Drive, como documentos, hojas de cálculo o PDFs, en los mensajes no se adjunta una copia del archivo correspondiente, sino que se incluye un enlace a él. Como el archivo original está almacenado en Drive, no se verá afectado por las reglas de conservación ni las retenciones de datos de Chat. Tampoco se devolverá como resultado en la búsqueda de Chat. Puedes buscar por la URL del archivo, pero Vault no indexa el título ni el contenido del archivo.

En otros tipos de archivos que se adjuntan directamente a los mensajes de Chat:

  • Los archivos se incluyen en las reglas de conservación y las retenciones de Chat, asociadas al mensaje al que están adjuntos.
  • Vault indexa el nombre del archivo y el propietario para la búsqueda. Vault también indexa el contenido de la mayoría de los tipos de archivo basados en texto (por ejemplo, los archivos con extensiones .pdf, .xlsx y .docx).
Mensajes de usuarios externos

Tu administrador de Google Workspace puede permitir que los usuarios de tu organización chateen con usuarios externos. Cuando lo permita, un usuario externo y otro de tu organización podrán intercambiar mensajes directos. Los usuarios externos también podrán participar en mensajes y salas de grupo. En este caso, los mensajes enviados y recibidos de usuarios externos están sujetos a las reglas de conservación y las retenciones de tu organización.

Vault no puede conservar, retener, buscar ni exportar los mensajes que usuarios de tu organización hayan enviado o recibido en grupos o salas que pertenecen a otra organización.

Mensajes de la versión clásica de Hangouts y Google Talk admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación de Chat, las retenciones de Chat y la búsqueda y exportación de Gmail.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

El historial debe estar activado

Vault admite chats de la versión clásica de Hangouts y Google Talk. Puedes conservar, buscar y retener los siguientes chats:

  • Chats de la versión clásica de Hangouts con el historial activado. Los administradores de Google Workspace pueden activar o desactivar el historial o pueden permitir que lo hagan los usuarios. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar el historial de chat. Vault puede acceder a todos los chats de Gmail y de las aplicaciones móviles de la versión clásica de Hangouts cuando el historial está activado.
  • Chats de Google Talk con el registro habilitado. Los administradores de Google Workspace no pueden obligar a que se habilite el registro en los chats, pero sí pueden desactivar el historial de chat de una organización.
Nota: Vault puede conservar, retener, buscar y exportar los mensajes enviados con la versión clásica de Hangouts que tengan el historial activado después del 8 de abril del 2015. En el caso de los mensajes enviados con la versión clásica de Hangouts antes de esa fecha:
  • Solo se pueden buscar, exportar y retener los chats con el registro habilitado.
  • Las políticas de conservación no se aplican correctamente.
Datos admitidos

Los siguientes detalles de los chats de versión clásica de Hangouts están disponibles en Vault:

  • Todos los usuarios que participaron en el chat.
  • Todos los mensajes intercambiados durante el chat, además de los enlaces a los archivos adjuntos (si los hubiera).
  • Nombres de las conversaciones en grupo de la versión clásica de Hangouts. Los participantes tienen la opción de asignar un nombre a una conversación en grupo; sin embargo, no es posible asignar un nombre a los chats entre dos usuarios.
  • La hora de inicio y de finalización del chat.

Los siguientes datos no están disponibles en Vault:

  • Las invitaciones a chatear no aceptadas. Si un usuario no participa en un chat, los mensajes enviados a ese usuario no se conservarán.
  • Las videollamadas.
  • Los chats en Documentos de Google.
  • Las imágenes enviadas a través de la versión clásica de Hangouts.

Habilitar la compatibilidad con Vault para la versión clásica de Hangouts

Para que los chats de la versión clásica de Hangouts que tienen el historial activado sean plenamente compatibles, sigue estos pasos:

  • Activa la versión clásica de Hangouts en tu dominio.
  • Comprueba que Gmail esté activado para todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts, ya que los mensajes de esta versión se almacenan en el mismo sistema que los correos de Gmail. Vault no puede retener ni conservar los mensajes enviados o recibidos con la versión clásica de Hangouts en las cuentas que tienen Gmail desactivado. No se pueden recuperar los mensajes de la versión clásica que se hayan enviado antes de que Gmail estuviera activado.
Procesamiento de mensajes

Vault agrupa todos los mensajes de chat de la versión clásica de Hangouts en una sola conversación. Los mensajes se van añadiendo a la conversación hasta que se cumple una de las siguientes condiciones:

  • Pasan tres horas desde el envío del último mensaje del chat.
  • La conversación tiene más de 1000 mensajes.

Si se exporta un mensaje de chat de la versión clásica de Hangouts, en el archivo que se descarga se incluye toda la conversación.

Datos de Voice admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación, las retenciones y la búsqueda y exportación de Voice.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

Requisitos de licencias de Voice

Para poder conservar, buscar, retener o exportar los datos de Voice de un usuario, este debe tener una licencia de Voice Standard o Premier.

Los usuarios de Voice deben tener un número de teléfono que les permita enviar y recibir mensajes de texto. Más información

Vault no admite la conservación ni la retención de datos de Voice en cuentas con licencias de Vault para antiguos empleados o de Usuario archivado.

Vault no tiene control sobre algunos datos de Voice

Vault puede conservar, retener, buscar y exportar la mayoría de estos datos de Voice:

  • Mensajes de texto
  • Mensajes de voz y sus transcripciones
  • Registros de llamadas

A continuación se indican los datos de Voice que no están disponibles en Vault:

  • Datos de Voice creados antes del 5 de junio del 2019 (UTC-7).
  • Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas que incluyen un número de teléfono asignado a más de un usuario.
  • Aunque algunas cuentas de Voice pueden grabar llamadas, esta función no está disponible en las cuentas de Google Voice para Google Workspace. Vault no tiene acceso a las conversaciones de Voice.
Los mensajes de texto de Voice aparecen agrupados en conversaciones por día

En los países o regiones donde está disponible el servicio, los usuarios de Voice pueden intercambiar mensajes de texto con otros usuarios de Voice y con números de teléfono que no sean de Google. Los mensajes de texto se gestionan en Vault de la siguiente manera:

  • Los mensajes de texto que se hayan intercambiado en un mismo día se agrupan en una conversación. A efectos de Vault, el día empieza a las 00:00 (GMT‑7) y termina a las 23:59 (GMT‑7).
  • Si una conversación tiene más de 500 mensajes o supera los 4 MB (sin incluir archivos adjuntos), Vault la divide en grupos de mensajes más pequeños en las vistas previas y las exportaciones.
  • La fecha de última modificación de una conversación es el momento en que se envió el último mensaje de la conversación, y no cambia cuando se eliminan mensajes.

Datos de Sites admitidos en Vault

La información que se indica a continuación se aplica a las reglas de conservación de Drive, las reglas de conservación de Sites, las retenciones de Drive y la búsqueda y exportación de Drive.

Mostrar todo  |  Ocultar todo y volver al principio

Sitios y datos de sitios admitidos
  • Solo sitios de la nueva versión de Sites: solo los sitios creados con la nueva versión de Sites son admitidos en Vault. Los sitios creados con la versión clásica de Sites no se almacenan en Drive y no están disponibles en Vault.
  • Sitios externos: los sitios compartidos con tus usuarios de una organización externa no están sujetos a las reglas de conservación o a las retenciones de tu organización. Puedes buscar sitios externos compartidos con tus usuarios, pero debes buscar por cuentas específicas, unidades organizativas o unidades compartidas. No puedes buscar sitios externos por URL publicada.
  • Contenido insertado e hipervínculos: un sitio puede constar de muchas partes, como el sitio en sí, una página que forma parte de él, texto, imágenes, código o archivos insertados e hipervínculos a otro contenido.

    Las reglas de conservación y las retenciones se aplican solo al sitio en sí, a las páginas del sitio, al texto de las páginas del sitio, a las imágenes subidas y al código insertado. A los archivos insertados, los hipervínculos y otros elementos que no formen parte del archivo del sitio no se les aplicarán las reglas de conservación o las retenciones.

    Puedes previsualizar los hipervínculos. También puedes previsualizar los archivos insertados si son compatibles con la vista previa, como por ejemplo una hoja o documento insertado. Además, tienes permisos de acceso al archivo. Sin embargo, las exportaciones no incluyen el contenido de hipervínculos ni archivos insertados.

Cómo se calculan las fechas de creación y de la última modificación

Fecha de creación

La fecha de creación de un sitio es la fecha en que un usuario lo crea. La fecha de creación no cambia aunque el usuario añada otras páginas.

Fecha de la última modificación

La fecha de la última modificación de un sitio se actualiza siempre que se edita, elimina o crea un sitio, una página del mismo, un texto, unas imágenes o el código insertado. Cuando los usuarios insertan archivos de Google, vídeos de YouTube u otro contenido con una URL, se actualiza la fecha de la última modificación. No obstante, si solo se hacen cambios en el contenido que ya estaba insertado, la fecha de la última modificación del sitio no se actualizará.


Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?
Búsqueda
Borrar búsqueda
Cerrar la búsqueda
Google Apps
Menú principal
Buscar en el Centro de ayuda
true
96539
false