Unterstützte Datentypen

Google Vault unterstützt die folgenden Google Workspace-Dienste:

Dienst Aufbewahrung verwalten Auf „Hold“ setzen Suchen und exportieren
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (unterstützte Dateitypen) checkmark checkmark checkmark
Google Groups checkmark checkmark checkmark
Google Chat mit aktiviertem Verlauf checkmark checkmark checkmark
Klassisches Hangouts mit aktiviertem Verlauf Durch die Aufbewahrung in Google Chat abgedeckt Durch Holds in Google Chat abgedeckt Gmail-Suche und -Export verwenden

Google Meet

checkmark Durch Holds in Google Drive abgedeckt Suche und Export in Google Drive verwenden
Google Voice für die G Suite checkmark checkmark checkmark

Hinweis: Wenn Ihre Google Workspace-Version keinen Dienst umfasst, werden diese Dienste möglicherweise trotzdem als Optionen auf der Vault-Website angezeigt. Aufbewahrungsregeln oder Holds, die für einen nicht unterstützten Dienst festgelegt wurden, haben aber keine Auswirkungen und bei einer Suche werden keine Ergebnisse zurückgegeben.

Nachrichten aus Gmail und Google Groups

Vault ist komplett mit Gmail und Google Groups verknüpft. Wenn Sie also mit Vault nach E-Mails suchen, wird tatsächlich im Nachrichtenarchiv Ihrer Organisation gesucht. Das heißt:

  • In einer Gruppe gepostete oder per Gmail empfangene Nachrichten sind sofort in Vault verfügbar.
  • Sie können dieselben vertrauten Suchoperatoren wie in Gmail verwenden.
  • In Vault werden ungefähr die ersten 250 Seiten des Nachrichtentextes indexiert. 

Weitere Informationen zur Indexierung von Nachrichten und zur Suche

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Quellen

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Google-Produkten

Wenn Dokumente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über Gmail freigegeben werden, wird in die Nachricht statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsregeln und Holds und wird beim Suchen in und Exportieren von E-Mails nicht berücksichtigt.

Gmail-Nutzer können Links zu Inhalten teilen, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind. Die zusätzlichen Google-Dienste werden von Vault jedoch nicht unterstützt. Sie können die zugehörigen Inhalte also nicht aufbewahren, speichern, exportieren oder darin suchen.

Nutzer haben darüber hinaus die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten außer mit Gmail auch mit einigen Hauptdiensten zu senden. Beispiel:

  • Google Kalender: ausgehende Einladungen und Nachrichten, die mit der Option E-Mail an Gäste senden aus der Desktopversion von Google Kalender gesendet wurden
  • Google Drive: Nachrichteninhalt, der gesendet wird, wenn Nutzer Dateien in Drive freigeben
  • Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen: Nachrichten, die von der App gesendet werden, wenn Nutzer Dateien als Anhang per E-Mail versenden
  • Google Formulare: E-Mail-Nachrichten, die Formulare oder Links zu Formularen enthalten
  • Google Notizen: E-Mail-Nachrichten, die gesendet werden, wenn Nutzer Notizen in Google Notizen teilen
Wichtig: Wenn Sie Nachrichten über andere Hauptdienste als Gmail senden, werden ausgehende Nachrichten nicht im "Gesendet"-Ordner in Gmail gespeichert und dort auch nicht angezeigt. Das bedeutet, dass Vault-Aufbewahrungsregeln und ‑Holds für diese Nachrichten nicht gelten und sie bei einer Vault-Suche nicht in den Ergebnissen auftauchen. Damit Vault uneingeschränkten Zugriff auf alle Nachrichten hat, die aus Hauptdiensten gesendet werden, muss ein Administrator den umfassenden E-Mail-Speicher einrichten.

Hinweis: Der umfassende E-Mail-Speicher gilt nur für Google Workspace-Hauptdienste. Zusätzliche Google-Dienste können möglicherweise auch E-Mails im Namen von Nutzern senden. Von diesen Diensten gesendete Nachrichten werden unter Umständen aber nicht im Ordner „Gesendet“ der Nutzer gespeichert und sind dann auch nicht in Vault verfügbar.

Gmail-Nachrichten mit AMP-Inhalt

Dynamische E-Mails enthalten Markup, mit dem AMP-Inhalte in Gmail angezeigt werden. Solche Nachrichten lassen sich über andere Google-Produkte versenden. Die Nutzer in Ihrer Organisation erhalten also möglicherweise dynamische E-Mails von externen Absendern.

Mit dynamischen E-Mails haben Gmail-Nutzern z. B. folgende Möglichkeiten:

  • Kommentare in Google-Dokumenten immer in der aktuellen Version aufrufen
  • Antworten schnell posten und Kommentare klären, ohne das Dokument öffnen zu müssen
  • Weitere webbasierte Aufgaben ausführen, z. B. auf Einladungen und Umfragen antworten

Wenn Sie sich den Quellcode einer dynamischen E-Mail ansehen, finden Sie drei ähnliche Inhaltstypen:

  • Nur-Text: für E-Mail-Clients, die ausschließlich Text anzeigen
  • HTML: für E-Mail-Clients, die keine dynamischen Inhalte anzeigen
  • AMP-Markup: Nachrichten enthalten dynamische und interaktive AMP-Inhalte. Über das AMP-Markup werden beim Öffnen der Nachricht Aktualisierungen abgerufen und dem Nutzer angezeigt.

Da diese Nachrichten dynamisch sind, ändert sich der in Gmail angezeigte Inhalt möglicherweise mit der Zeit. Eine Kommentarbenachrichtigung für ein aktives Google-Dokument kann also jedes Mal, wenn ein Nutzer sie öffnet, anders aussehen.

Vault-Unterstützung für dynamische E-Mails

  • Wenn Sie sich in Vault eine dynamische Nachricht in der Vorschau anzeigen lassen, sehen Sie die HTML-Version. Um die gesamte E-Mail einschließlich des AMP-Markups zu sehen, klicken Sie auf Original anzeigen.
  • Beim Export dynamischer E-Mails werden alle Inhaltstypen berücksichtigt: Nur-Text, HTML und AMP-Markup.
  • In Vault werden alle HTML-, Nur-Text- und AMP-Markup-Inhalte aus dynamischen E-Mails aufbewahrt. Das gilt jedoch nicht für die Inhalte, die erst beim Öffnen einer dynamischen E-Mail abgerufen und dem Nutzer angezeigt werden.
  • Durchsuchen lassen sich in Vault nur die Nur-Text- und HTML-Inhalte von dynamischen E-Mails, nicht jedoch das AMP-Markup und AMP-Inhalte, da diese nicht indexiert werden.

Mit Vault lässt sich nicht erkennen, ob Gmail-Nutzer nach dem Öffnen einer AMP-Nachricht den dynamischen Inhalt tatsächlich angesehen haben. In Gmail werden keine dynamischen Inhalte angezeigt, wenn:

In beiden Fällen werden AMP-Inhalte nicht in Gmail angezeigt. Das AMP-Markup ist jedoch weiterhin im Quellcode der Nachrichten enthalten und in Vault verfügbar.

Welche Arten von Inhalten werden bei der Indexierung verarbeitet?

In Gmail werden die meisten textbasierten Dateitypen indexiert, die direkt an eine Nachricht angehängt sind. Dazu gehören unter anderem PDF-, XLSX- und DOCX-Dateien. Diese Anhänge werden beim Durchsuchen und Exportieren von Nachrichten in Gmail berücksichtigt und unterliegen den dort geltenden Aufbewahrungsregeln und Holds.

Nicht indexiert werden Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die in Nachrichten enthalten oder an diese angehängt sind.

Wird bei den Suchergebnissen in Vault nur das erste Megabyte an Daten angezeigt?

Nein. Obwohl nur etwa das erste Megabyte indexiert und durchsucht wird, werden bei Treffern die komplette E-Mail und gegebenenfalls die Anhänge in Vault angezeigt.

Werden in Vault alle Nachrichten aus Google Groups aufbewahrt, auf Hold gesetzt und durchsucht?

Über Vault können Sie Nachrichten in Gruppen speichern, aufbewahren und suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Allerdings können Gruppeneigentümer die Archivierung für ihre Gruppen aktivieren und deaktivieren. Wenn sie deaktiviert wurde, sind die Nachrichten aus dieser Gruppe weiterhin in den Nutzerpostfächern verfügbar.

Wie geht Vault mit E-Mail-Entwürfen um?

Wenn Sie Nachrichten in Gmail suchen oder sie exportieren, enthalten die Ergebnisse möglicherweise auch Entwürfe. Die Gmail-Daten von Nutzern können folgende Typen von Entwürfen enthalten:

  • Nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe": Diese Nachrichten unterliegen Holds und Aufbewahrungsregeln. 
  • Verworfene Entwürfe: Nachrichten, die ein Nutzer löscht, ohne sie zu senden, sind dann in dessen Ansicht nicht mehr sichtbar. 30 Tage später werden sie, unabhängig von Holds oder Aufbewahrungsregeln, unwiderruflich entfernt.
  • Automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen: Beim Verfassen einer Nachricht wird die aktuelle Version automatisch in Gmail gespeichert, wenn der Nutzer für ein paar Sekunden eine Pause macht. Nutzern wird immer nur die neueste Version angezeigt. Über die Such- und Exportfunktionen in Vault können sie aber auch auf alle früheren Versionen zugreifen. Für Versionen von Nachrichtenentwürfen gelten keine Holds und Aufbewahrungsregeln.

    Automatisch gespeicherte Versionen bleiben für Vault verfügbar, bis sie unwiderruflich entfernt werden, auch nachdem der Nutzer die Nachricht gesendet hat. Versionen von Nachrichtenentwürfen, die von den meisten Google Gmail-Clients generiert wurden (z. B. die Gmail Webversion, Gmail für iPad und iPhone und Gmail Android), werden einen Tag nach der Speicherung in Gmail unwiderruflich entfernt. In einigen Fällen, z. B. bei IMAP-Clients von Drittanbietern, werden Versionen von Nachrichtenentwürfen erst nach 30 Tagen unwiderruflich entfernt.

Bei allen Aufbewahrungsregeln können Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen anklicken, damit nicht gesendete Nachrichten in Entwurfsordnern nicht aufbewahrt werden.

Entwürfe lassen sich auch aus den Suchergebnissen und Exporten entfernen:

  • Klicken Sie vor einer Suche auf das Kästchen Entwürfe ausschließen.
    • Die Vorschau enthält alle automatisch gespeicherten Versionen von Nachrichtenentwürfen. Andere Arten von Entwürfen werden aber nicht berücksichtigt.
    • Alle Arten von Nachrichtenentwürfen sind von Exporten ausgeschlossen.
  • Fügen Sie -(label:^deleted AND label:drafts) Ihren Suchbegriffen hinzu. Dann passiert Folgendes:
    • Die Vorschau enthält nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe" und automatisch gespeicherte Nachrichtenentwürfe. Verworfene Entwürfe werden jedoch nicht berücksichtigt.
    • Alle automatisch gespeicherten und verworfenen Nachrichtenentwürfe werden von Exporten ausgeschlossen. Nicht gesendete Nachrichten im Ordner "Entwürfe" werden jedoch exportiert.
Wie geht Vault mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" um?

Mit dem Gmail-Modus „Vertraulich“ können Nutzer den Zugriff von Empfängern auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion ist für Organisationen verfügbar, die sie aktivieren, sowie für private Gmail-Konten.

Bei vertraulichen Nachrichten werden in Gmail der Inhalt und die Anhänge durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.

Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im Modus "Vertraulich"

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus „Vertraulich“ aktiviert ist, können in Vault alle vertraulichen Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation auf Hold gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Über Vault kann auf alle vertraulichen Nachrichten zugegriffen werden, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden und sich in den Postfächern der internen Absender und Empfänger befinden. Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Von außerhalb Ihrer Domain empfangene Nachrichten im Modus "Vertraulich" 

Auch wenn der Gmail-Modus „Vertraulich“ in Ihrer Organisation nicht aktiviert ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von Nutzern in anderen Organisationen oder von privaten Gmail-Konten erhalten.

Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf Hold setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie danach suchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu suchen und zu exportieren.

Hinweis: Google Workspace-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, durch die die eingehende Zustellung vertraulicher Nachrichten an Ihre Organisation blockiert wird.

Mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" arbeiten

So wird der Modus "Vertraulich" in Google Vault unterstützt:

  • Vault gibt interne vertrauliche Nachrichten zurück, die Ihrer Suchabfrage entsprechen. Sie haben die Möglichkeit, vertrauliche Nachrichteninhalte in der Vorschau auszublenden und vertrauliche Nachrichten beim Drucken oder Exportieren auszuschließen.
  • Sie können mit label:confidentialmode nach vertraulichen Nachrichten suchen. Über dieses Label lassen sich auch Holds und benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln speziell auf vertrauliche Nachrichten anwenden.

Klassisches Hangouts und Google Talk

Wichtig: Das klassische Hangouts wird Ende 2020 für alle G Suite-Kunden eingestellt. Vault-Administratoren müssen für diese Umstellung einige Maßnahmen ergreifen.

Chats im klassischen Hangouts und in Google Talk sind in Vault eingebunden. Sie können die folgenden Chats aufbewahren, suchen und auf „Hold“ setzen:

  • Klassisches Hangouts mit aktiviertem Protokoll: Google Workspace-Administratoren können steuern, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist. Alternativ können sie Nutzern die Entscheidung überlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Chatprotokoll. Bei aktiviertem Chatprotokoll werden alle Chats in Gmail und der mobilen App für das klassische Hangouts in Vault archiviert.
  • Google Talk-Chats mit aktiviertem Chatprotokoll: Google Workspace-Administratoren können nicht erzwingen, dass Chats gespeichert werden. Sie können jedoch für eine Domain das Chatprotokoll deaktivieren.
Hinweis: In Vault werden klassische Hangouts berücksichtigt, die nach Einführung dieser Funktion stattfinden. Bei klassischen Hangouts, die vor dem 8. April 2015 stattgefunden haben, können nur aufgezeichnete Chats gesucht, exportiert und auf „Hold“ gesetzt werden.

Die in Vault verfügbaren Chatinformationen aus dem klassischen Hangouts enthalten Folgendes:

  • Alle Nutzer, die am Chat teilgenommen haben.
  • Alle Nachrichten, die während des Chats ausgetauscht wurden, einschließlich Links zu Anhängen.
  • Namen des klassischen Hangouts der Gruppe. Chatteilnehmer haben die Möglichkeit, Gruppen-Hangouts zu benennen. Das gilt nicht für Chats, an denen nur zwei Personen teilnehmen.
  • Beginn und Ende des Chats.

Folgendes ist in Vault nicht verfügbar:

  • Nicht angenommene Chateinladungen: Wenn ein Nutzer nicht an einem Chat teilnimmt, werden die an ihn gesendeten Nachrichten nicht archiviert.
  • Videoanrufe.
  • Chats in Google Docs.
  • Bilder, die über das klassische Hangouts gesendet wurden.

Wie werden klassische Hangouts archiviert?

In Vault werden alle Nachrichten aus dem klassischen Hangouts in einem Thread zusammengefasst und so lange hinzugefügt, bis

  • drei Stunden nach dem Senden der letzten Chatnachricht vergangen sind oder
  • der Thread eine Anzahl von 1.000 Nachrichten erreicht hat.

Wenn Sie eine Nachricht aus dem klassischen Hangouts exportieren, wird der gesamte Thread in die Exportdatei heruntergeladen.

Unterstützung des klassischen Hangouts aktivieren

Damit das klassische Hangouts bei aktiviertem Chatprotokoll vollständig berücksichtigt wird:

  • Aktivieren Sie das klassische Hangouts für Ihre Domain.
  • Überprüfen Sie, ob Gmail für alle Nutzer des klassischen Hangouts aktiviert ist. Nachrichten im klassischen Hangouts werden im selben System gespeichert wie E-Mails für Gmail. In Vault können keine Holds und Aufbewahrungsregeln auf Nachrichten im klassischen Hangouts angewendet werden, wenn Gmail für den Absender oder den Empfänger deaktiviert ist. Nachrichten im klassische Hangouts, die vor der Aktivierung von Gmail gesendet wurden, lassen sich nicht wiederherstellen.

Google Drive

Mit Google Vault können Sie Daten in den Google Drive-Ablagen und den geteilten Ablagen Ihrer Organisation aufbewahren, auf „Hold“ setzen und suchen. Vault unterstützt sowohl die Dateitypen von Google als auch andere Dateitypen wie PDF, DOCX und JPG.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

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Von Vault unterstützte Dateitypen in Google Drive

Mit Vault können Sie die folgenden in Drive gespeicherten Elemente auf Hold setzen, aufbewahren, suchen und exportieren:

  • Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Präsentationen, Google-Formulare, Google-Sites und Google-Zeichnungen
  • Google Meet-Aufzeichnungen und alle zugehörigen Protokolle über Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen (Was wird in einer Videokonferenz aufgezeichnet?)
  • Jamboard-Dateien, die in den Ablagen von Nutzern gespeichert wurden
  • Fremddateien, die Nutzer in Google Drive hochgeladen haben

Vault ignoriert Ordner und Drive-Verknüpfungen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Aufbewahrungsregel abhängig

Aufbewahrungsregeln gelten für alle Dateien, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Das schließt Dateien in geteilten Ablagen ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Nutzer Mitglied dieser Ablage ist oder nicht.

Ist das Kästchen neben Geteilte Ablagen berücksichtigen angeklickt, gelten die Aufbewahrungsregeln auch für alle geteilten Ablagen, in denen Personen aus der Organisationseinheit Mitglied sind.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden nur die Dateien dauerhaft gelöscht, die den betreffenden Nutzern gehören

Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern das beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Hierzu zählen auch Dateien, die für Nutzer in der betreffenden Organisationseinheit freigegeben wurden oder diesen Nutzern gehören. Allerdings werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur die Dateien dauerhaft gelöscht, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören. Dateien, die von Nutzern außerhalb der Organisationseinheit freigegeben wurden, werden niemals dauerhaft gelöscht.

Geteilte Ablagen und Aufbewahrung

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf geteilte Ablagen anwenden, gilt Folgendes:

  • Eine benutzerdefinierte Regel, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Domain abdeckt, wirkt sich in allen geteilten Ablagen Ihrer Domain auf die Aufbewahrung aus.
  • Eine benutzerdefinierte Regel, die bestimmte geteilte Ablagen abdeckt, wirkt sich nur in den ausgewählten geteilten Ablagen auf die Aufbewahrung aus.

Dateien in geteilten Ablagen können nur mit speziellen Aufbewahrungsregeln für geteilte Ablagen dauerhaft gelöscht werden:

  • Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern das beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dateien in geteilten Ablagen gehören jedoch nicht einzelnen Nutzern, sondern dem Team. Deshalb können diese Dateien nur mit Aufbewahrungsregeln dauerhaft gelöscht werden, die eigens für diese geteilte Ablage erstellt wurden.
  • Mit Regeln, die für Nutzer gelten und bei denen die Option Geteilte Ablagen berücksichtigen ausgewählt ist, lässt sich der Lebenszyklus von Dateien in geteilten Ablagen lediglich verlängern.
Verzögerungen bei der Implementierung von Aufbewahrungsregeln und beim Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Dateien in Drive möglich
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu drei Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden, werden nicht aufbewahrt und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Dateien, die von Nutzern in Ihrer Domain erstellt wurden

Dateien, die von Nutzern außerhalb Ihrer Domain erstellt und für Ihre Nutzer freigegeben wurden, unterliegen nicht den Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds Ihrer Organisation.

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden
Keine Aufbewahrungsregeln mit identischen Kriterien möglich

Jede benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel, die Sie für Dateien in Drive erstellen, muss

  • ein eindeutiges Datum für die letzte Änderung oder die Erstellung aufweisen
    ODER
  • für eine eindeutige Gruppe von Nutzern gelten.

Bei folgendem Beispiel könnte ein Regelkonflikt auftreten: Sie haben eine Regel, die für eine Organisationseinheit gilt. Anschließend fügen Sie eine Regel für eine geteilte Ablage hinzu, auf die alle Nutzer der Organisationseinheit Zugriff haben. Die neue Regel wird in Vault abgelehnt, wenn das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung mit der ersten Regel identisch sind.

Sie können auch die Einstellung Geteilte Ablagen berücksichtigen verwenden, um eine Aufbewahrungsregel eindeutig zu machen. Bei zwei Regeln mit identischen Aufbewahrungskriterien gibt es keine Konflikte, wenn die eine geteilte Ablagen umfasst und die andere nicht.

Für Dateien, die mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt immer die Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Aufbewahrung für Apps verwalten, die Daten in Google Drive speichern

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt Aufbewahrung
Jamboard

In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.

Google Meet

Für Meet-Aufzeichnungen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.

Aufbewahrungsregeln und Dateien im Papierkorb

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen, mit denen Dateien dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden, wenn ein Nutzer sie vor einer bestimmten Zahl von Tagen dorthin verschoben hat. Nur Dateien, die seit dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden, unterliegen den Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente:

  • Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente gilt für Dateien, die sich im Papierkorb eines Nutzers befinden, und für Dateien, die beim Leeren des Papierkorbs gelöscht wurden.
  • Bei einer Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente werden nur die Dateien dauerhaft gelöscht, deren Eigentümer der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, für die die Regel gilt.
  • Wenn eine Datei im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat die Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente Vorrang. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für das Verschieben in den Papierkorb, wird die Datei gemäß der Regel mit dem neuesten Ablaufdatum aufbewahrt. Ungeachtet dessen haben Holds weiterhin Vorrang vor allen Aufbewahrungsregeln.
  • Alle Drive-Dateien, die keinem Hold oder keiner Aufbewahrungsregel unterliegen, werden ungefähr 30 Tage, nachdem sie in den Papierkorb verschoben wurden, endgültig aus allen Google-Systemen gelöscht.
Aufbewahrungsregeln gelten nicht für Dateien, die in Dokumente und Präsentationen eingebettet sind

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Falls für das Dokument eine Aufbewahrungsregel gilt, während die Tabelle keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds unterliegt, kann die Tabelle dauerhaft gelöscht werden, obwohl das Dokument aufbewahrt wird.

Wichtige Informationen zu Holds in Drive

Umfang der Aufbewahrung abhängig von der Hold-Konfiguration
  • Ein Hold in Google Drive gilt für alle Elemente, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Für Ordner oder Drive-Verknüpfungen gilt das jedoch nicht.
  • Holds können nicht direkt auf eine geteilte Ablage angewendet werden. Stattdessen müssen Sie den Hold auf die Mitglieder anwenden und das Kästchen Geteilte Ablagen einbeziehen anklicken.
Wie wirkt sich eine geteilte Ablage auf einen Hold aus?
In folgenden Fällen werden die Dateien einer geteilten Ablage nicht durch einen Hold aufbewahrt:
  • Ein Mitglied einer geteilten Ablage:
    • ist selbst nicht vom Hold betroffen und verschiebt eine Datei aus der geteilten Ablage oder
    • entfernt das einzige Mitglied einer geteilten Ablage, über das ein Hold verhängt wurde.
  • Keines der Mitglieder einer geteilten Ablage wurde auf „Hold“ gesetzt.

Wenn eine geteilte Ablage gelöscht wird, unterliegen die Dateien darin den folgenden Hold-Szenarien:

  • Wenn ein Nutzer als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist und einem Hold unterliegt, werden alle Dateien in der geteilten Ablage beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Nachdem der Hold für den Nutzer entfernt wurde und die Dateien keinem weiteren Hold oder einer Aufbewahrungsregel unterliegen, werden sie gelöscht.

  • Wenn ein Nutzer kein Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist, aber als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Zugriff auf eine Datei darin hat und er einem Hold unterliegt, dann wird nur diese Datei beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Dateien, die keiner Aufbewahrungsregel bzw. keinem Hold unterliegen, werden gelöscht.

 

Wichtige Informationen zur Suche in Drive

Alle öffnen

Wie sucht Vault nach Elementen in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Elemente, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Vault durchsucht keine Ordner oder Drive-Verknüpfungen.

Kann ich in geteilten Ablagen suchen?

Ja, Sie können direkt in ausgewählten geteilten Ablagen suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ergebnisse aus geteilten Ablagen einzuschließen, wenn Sie nach bestimmten Konten oder Organisationseinheiten suchen.

Welche Teile von Elementen in Google Drive sind suchbar?

Bei allen Elementen können Sie nach Titel, Eigentümer, Datum der letzten Änderung und anderen Metadaten suchen.

Bei unterstützten Dateitypen können Sie nach Wörtern und Wortgruppen im Inhalt der Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

In folgenden Dateitypen können Sie nach Text suchen:

Vault indexiert nicht den Inhalt von Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Wie suche ich nach Meet-Aufzeichnungen und zugehörigen Protokollen über Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen?
  • Aufzeichnungen: Sie können nach dem Titel und den Metadaten der Videokonferenz suchen, z. B. Inhaber, Besprechungs-ID und Beginn der Aufzeichnung. Die Inhalte von Meet-Aufzeichnungen werden jedoch für die Suche nicht indexiert, da es sich um Videodateien (MP4) handelt. Wenn Sie Ihre Suche auf Videos beschränken möchten, verwenden Sie den Suchbegriff type:video
  • Chatprotokolle: Chatprotokolle werden als SBV-Dateien gespeichert. Sie enthalten Zeitstempel der Nachrichten, die sich auf den Beginn der Aufzeichnung, Vor- und Nachnamen des Absenders und den Nachrichtentext beziehen. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.
  • Protokoll für Fragen und Antworten sowie Umfragen: Diese Daten werden als Google Tabellen-Dateien gespeichert. Sie enthalten die Fragen, Antworten und die Namen der Umfrage-Teilnehmer. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.

Weitere Informationen zu Aufzeichnungen in Meet

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können die folgenden Dateitypen in der Vorschau ansehen:

  • Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen erstellt wurden
  • Hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX
Verknüpfte Dateien in Google Drive werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

In einigen Google Docs-Editoren können Nutzer eine Datei mit einer anderen verknüpfen. Beispielsweise können Sie in ein Google Docs-Dokument ein Diagramm einfügen, das mit Tabellendaten in einer Google Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien suchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn diese Dateien mit Dateien verknüpft sind, die nicht mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmen, werden die verknüpften Dateien nicht in die Ergebnisse aufgenommen.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können nur nach der neuesten Version einer Datei suchen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum einzugeben. Wenn Sie ein Versionsdatum eingeben, sucht Vault zwar in der aktuellen Version der Datei. Allerdings wird der Inhalt der vor 00:00 Uhr UTC des eingegebenen Datums zuletzt gespeicherten Version in der Vorschau angezeigt und exportiert. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Drive für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt. 

Einige Eigenschaften werden unabhängig von dem von Ihnen angegebenen Versionsdatum für die aktuelle Version aufgeführt. Dazu gehören der Titel, Personen, für die die Datei freigegeben wurde, wann sie zuletzt geändert wurde und andere Daten der metadata.xml-Datei in Vault.

Versionsübersichten enthalten Kommentare, wenn die folgenden Kriterien vorliegen:

  • Offene Kommentare sind nur enthalten, wenn Ihre Organisation Kommentar- oder Bearbeitungszugriff auf das Dokument hat. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie sie nicht sehen.
  • Ein offener einzelner Kommentar (einer ohne Antworten) ist unter folgenden Bedingungen enthalten: Der Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). In Versionen, die vor der Erstellung des Kommentars liegen, ist dieser Kommentar nicht enthalten.
  • Ein offener Kommentarthread (einer mit Antworten) ist unter folgenden Bedingungen komplett enthalten: Der erste Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). Wenn ein Kommentarthread beispielsweise zwei Nachrichten enthält, die am 1. und am 5. Oktober erstellt wurden, enthält eine Suche mit dem Versionsdatum 2. Oktober beide Kommentare, obwohl der vom 5. Oktober zum gefragten Zeitpunkt noch nicht vorhanden war.
  • Bearbeitete Kommentare sind so enthalten, wie sie derzeit aussehen, nicht, wie sie zum Versionszeitpunkt waren.
  • Gelöste oder gelöschte Kommentare sind in einer Version nicht enthalten, auch dann nicht, wenn der Kommentarstatus zum Versionszeitpunkt noch nicht gelöst war.
Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf dieser Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Konten aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Konten insgesamt suchen. Dies bezieht sich auf einzelne Konten oder Mitglieder von Organisationseinheiten

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden

Google Chat

Sie können in Vault alle über Google Chat gesendeten Nachrichten aufbewahren, auf „Hold“ setzen und suchen. 

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Google Chat

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Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Nachrichten mit aktiviertem Verlauf.

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatrooms mit Antwortthreads (Unterhaltungen). Für Direktnachrichten, Gruppennachrichten und Chatrooms, ohne Unterhaltungsthread gelten sie jedoch nur, wenn der Verlauf aktiviert ist.

Ein Google Workspace-Administrator kann festlegen, ob er das Chatprotokoll für Nutzer aktivieren oder deaktivieren möchte. Alternativ können die Nutzer das festlegen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Regel abhängig

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Direktnachrichten (DNs), Gruppennachrichten und Chatrooms in Ihrer Organisation.

Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel kann auf verschiedene Nachrichtengruppen angewendet werden:

Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit Aufbewahrungsregel „Alle Chatbereiche“
  • Direktnachrichten im klassischen Hangouts und in Google Chat
  • Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts
  • Gruppenchats in Google Chat, die vor Anfang Dezember 2020 erstellt wurden
  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads (Chatrooms mit Nachrichten in mehreren Unterhaltungen)
  • Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads (Chatrooms mit Nachrichten in einer einzigen Unterhaltung, wie Direktnachrichten)
  • Gruppen-Chats in Google Chat, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden
  • Gruppenunterhaltungen, die vom klassischen Hangouts mit Google Chat synchronisiert wurden (sofern das klassische Hangouts in Ihrer Organisation noch aktiviert ist)

Wenn für eine Nachricht mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln gelten, wird diese entsprechend der benutzerdefinierten Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

Wenn Sie alle Nachrichten (DNs, Gruppennachrichten und Nachrichten in Chatrooms) mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln aufbewahren möchten, müssen Sie mindestens zwei Regeln erstellen. Sie erstellen eine Regel für alle Chatbereiche, die Nachrichten in Chatrooms und bestimmten Gruppenchats abdeckt, und eine weitere Regel für Direktnachrichten und Gruppennachrichten in der übergeordneten Organisationseinheit.

Weitere Informationen im Artikel Chatrooms und Gruppennachrichten

Hinweis: Im Gegensatz zu Aufbewahrungsregeln für Gmail und Google Groups können Sie Chat-Aufbewahrungsregeln nicht mithilfe von Begriffen auf Nachrichten ausrichten, die zu bestimmten Konten gehören oder bestimmte Suchbegriffe enthalten.

Die Aufbewahrungsdauer ist abhängig von den Teilnehmern; Nachrichten in externen Chatrooms werden nicht aufbewahrt

Direktnachrichten

Eine DN gehört jedem Teilnehmer in einem Chat. Wenn Teilnehmer derselben Organisation angehören, aber unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln unterliegen, kann ein Teilnehmer möglicherweise auf eine DN zugreifen, während der andere keinen Zugriff hat.

Beispiel: Teilnehmer 1 ist in einer Organisationseinheit, die einer Aufbewahrungsregel unterliegt, durch die DNs nach sieben Tagen dauerhaft gelöscht werden. Er chattet mit Teilnehmer 2, der zu einer Organisationseinheit gehört, die einer Regel zur unbefristeten Aufbewahrung für DNs unterliegt. Sieben Tage, nachdem Teilnehmer 1 eine DN an Teilnehmer 2 gesendet oder eine von ihm erhalten hat, verliert er den Zugriff auf die DN. Da aber DNs von Teilnehmer 2 auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, werden sie nicht dauerhaft gelöscht und Teilnehmer 2 hat weiterhin Zugriff auf sie.

DNs mit externen Nutzern

Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, werden DNs gemäß den Aufbewahrungsregeln der einzelnen Organisationen aufbewahrt.

Beispiel: Unternehmen A speichert DNs eine Woche lang und Unternehmen B speichert DNs zwei Jahre. Vault verarbeitet DNs zwischen Nutzern in Unternehmen A und Unternehmen B so:

  • Die DNs von Unternehmen A werden eine Woche lang aufbewahrt. Alle bis dahin nicht gelöschten Nachrichten werden dann gelöscht. Diese Nachrichten sind für Nutzer von Unternehmen A nicht mehr verfügbar. Für Google Chat gilt eine 30-tägige Aufbewahrungsdauer. Nachrichten werden also nach dem Löschen noch 30 Tage aufbewahrt. Diese Nachrichten sind weiterhin in Vault verfügbar. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen A verfügbar.
  • Unternehmen B speichert DNs. Sie können zwei Jahre lang gesucht und exportiert werden. Nach den zwei Jahren werden alle bis dahin nicht gelöschten Nachrichten gelöscht und entsprechend der Aufbewahrungsdauer von Google Chat 30 Tage lang aufbewahrt. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen B verfügbar und wird aus den Google-Systemen dauerhaft gelöscht.

Chatrooms

Wenn Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Chat erstellen, werden in Vault nur Nachrichten in Chatbereichen aufbewahrt, für die der Verlauf aktiviert ist. Für Organisationseinheiten festgelegte Chat-Aufbewahrungsregeln gelten nicht für Nachrichten in Chatrooms.

Externe Nutzer in Chatbereichen

Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, wird die Unterhaltung entsprechend den Regeln der Organisation aufbewahrt, zu der der Ersteller des Chatbereichs gehört. Wenn Nutzer in Ihrer Organisation an Chatbereichen einer anderen Organisation teilnehmen, können diese Nachrichten nicht über Vault aufbewahrt, auf Hold gesetzt, gesucht oder exportiert werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden alle abgedeckten Chatnachrichten dauerhaft gelöscht

Bei Aufbewahrungsregeln für Chatnachrichten besteht nicht die Möglichkeit, nur solche Nachrichten dauerhaft zu löschen, die von Nutzern gelöscht wurden. Bei einer Aufbewahrungsregel mit Ablaufdatum werden alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft gelöscht.

Dateien, die direkt an Chatnachrichten angehängt wurden, unterliegen den Aufbewahrungsregeln für Google Chat

Wenn ein Nutzer eine in Google Drive gespeicherte Datei freigibt, z. B. ein Dokument, eine Tabelle oder ein PDF, wird in Google Chat ein Link eingefügt, anstatt eine Kopie der Datei an die Nachricht anzuhängen. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, wird sie bei der Aufbewahrung von Chatnachrichten nicht berücksichtigt. Richten Sie für solche Fälle eine Aufbewahrungsregel für Google Drive ein.

Andere Dateitypen, die direkt an eine Nachricht in Google Chat angehängt werden, z. B. PDF, IMG oder DOCX, unterliegen den Aufbewahrungsregeln für Google Chat.

Wichtige Informationen zu Holds in Google Chat

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Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Nachrichten mit aktiviertem Verlauf.

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatrooms mit Antwortthreads (Unterhaltungen). Für Direktnachrichten, Gruppennachrichten und Chatrooms, ohne Unterhaltungsthread gelten sie jedoch nur, wenn der Verlauf aktiviert ist.

Ein Google Workspace-Administrator kann festlegen, ob er das Chatprotokoll für Nutzer aktivieren oder deaktivieren möchte. Alternativ können die Nutzer das festlegen.

Nachrichten in Chatbereichen auf „Hold“ setzen

Anders als Aufbewahrungsregeln für Google Chat können Holds nur auf einzelne Konten oder Organisationseinheiten angewendet werden, nicht auf Chatbereiche. Sie können aber auch Nachrichten in Chatbereichen einbeziehen, die mit den auf „Hold“ gesetzten Konten verknüpft sind. Dafür klicken Sie beim Erstellen des Holds das entsprechende Kästchen an.

Kästchen nicht angeklickt (Standardeinstellung) Kästchen angeklickt
  • DNs in Google Chat und im klassischen Hangouts
  • Nachrichten in Google Chat-Gruppenchats, die vor Anfang Dezember 2020 erstellt wurden
  • Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts

Alle Nachrichten, wenn das Kästchen nicht angeklickt ist, sowie bestimmte Nachrichten* in folgenden Bereichen:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads (Chatrooms mit Nachrichten in mehreren Unterhaltungen)
  • Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads
  • Gruppenchats in Google Chat, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden. Hinweis: Wenn Ihre Organisation noch das klassische Hangouts verwendet, werden diese Nachrichten mit dem klassischen Hangouts synchronisiert und sind standardmäßig so lange in Holds eingeschlossen, bis das klassische Hangouts eingestellt wird.

* Welche Nachrichten in Chatbereichen in einem Hold enthalten sind, hängt von der Art des Chatbereichs ab:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads: Eine Unterhaltung wird in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat und der Chatroom von einer Person in Ihrer Organisation erstellt wurde. Unterhaltungen, an denen der Nutzer nicht aktiv teilgenommen hat, sind darin nicht inbegriffen. Das gilt auch dann, wenn dieser Nutzer sich möglicherweise Nachrichten angesehen hat.
  • Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads: Alle Nachrichten werden in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer Mitglied des Chatrooms war. Das gilt auch dann, wenn er keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle Nutzer, für die ein Hold vorliegt, einen Chatroom verlassen, werden nur die Nachrichten im Hold berücksichtigt, die vor Ausscheiden des letzten auf „Hold“ gesetzten Nutzers gesendet wurden.
  • Gruppenchats in Google Chat, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden: Nachrichten werden in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer Mitglied des Gruppenchats war. Das gilt auch dann, wenn er keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle Nutzer, für die ein Hold vorliegt, einen Gruppenchat verlassen, werden nur die Nachrichten im Hold berücksichtigt, die vor Ausscheiden des letzten auf „Hold“ gesetzten Nutzers gesendet wurden.
  • Externe Chatbereiche: Holds gelten nicht für Nachrichten in Chatbereichen, die zu einer anderen Organisation gehören.

Direktnachrichten und die meisten Gruppennachrichten, die an einen auf „Hold“ gesetzten Nutzer gesendet werden, werden weiterhin aufbewahrt, auch wenn der Nutzer nicht antwortet oder der Absender ein externer Nutzer ist.

Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Vault-Nutzer mit Zugriffsberechtigungen immer sichtbar

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf diese Nachricht zugreifen. Ein Vault-Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann jedoch in Vault nach der Nachricht suchen und diese aufrufen. Der Vault-Nutzer kann die Nachricht auch mit Vault exportieren.

Dateien, die direkt an Chatnachrichten angehängt wurden, unterliegen den Holds für Google Chat.

Wenn ein Nutzer eine in Google Drive gespeicherte Datei freigibt, z. B. ein Dokument, eine Tabelle oder ein PDF, wird in Google Chat ein Link eingefügt, anstatt eine Kopie der Datei an die Nachricht anzuhängen. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Holds, die Sie für Google Chat-Nachrichten verhängen. Richten Sie einen Hold für Google Drive ein, damit die Dateien aufbewahrt werden.

Andere Dateitypen, die direkt an eine Nachricht in Chat angehängt werden, z. B. PDF, IMG oder DOCX, werden von Google Chat-Holds abgedeckt.

Wichtige Informationen zur Suche in Google Chat

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In Google Chat nach bestimmten Konten, Organisationseinheiten, Chatrooms und Gruppenchats suchen

Kontobasierte Suche: Sie können nach Nachrichten suchen, die in allen oder nur in bestimmten Konten einer Organisationseinheit gesendet oder empfangen wurden. Gesucht wird standardmäßig nur nach Direktnachrichten (DN) und Gruppennachrichten (in Gruppenunterhaltungen, die vor Anfang Dezember 2020 erstellt wurden). Sie können auch Nachrichten in Chatbereichen einschließen (Gruppenchats, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden) und Chatrooms. Die Art des Chatrooms bestimmt, welche Nachrichten berücksichtigt werden. Weitere Informationen

Chatbereichbasierte Suche: Sie können nach Nachrichten in Gruppenchats suchen, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden, sowie nach Chatrooms. Sie können nicht in allen Chatbereichen suchen. Um Chatrooms und Gruppenchats auszuwählen, geben Sie das Konto eines Mitglieds darin ein. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Chatrooms und Gruppennachrichten

Ergebnisse mithilfe von Suchbegriffen und Operatoren filtern

Sie können die Suche nach Sendedatum, Zeitzone und anderen Elementen wie Suchbegriffen, Anhangstyp und Chatroomtyp einschränken. Weitere Informationen zu Suchoperatoren in Google Chat

Wie in Vault Ergebnisse für Suchbegriffe gefunden werden, ist von Nachrichtentyp und Speicherort abhängig:

  • DN, Gruppenchats und Nachrichten in Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads: Suchbegriffe werden mit einzelnen Nachrichten abgeglichen. Es werden nur Nachrichten angezeigt, die mit allen Suchbegriffen übereinstimmen.
  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads: Suchbegriffe werden mit Unterhaltungen abgeglichen. Alle Nachrichten in einer Unterhaltung werden berücksichtigt, wenn die Suchbegriffe enthalten sind. Die Suchbegriffe müssen aber nicht alle in einer einzelnen Nachricht enthalten sein.

Weitere Informationen

Für die Suche in DN, Gruppenchats und Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads muss das Chatprotokoll aktiviert sein

Damit Sie in Vault in DN, Gruppenchats und Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads suchen können, muss das Chatprotokoll aktiviert sein. Bei Chatrooms mit Unterhaltungsthreads (also solche, in denen Antworten als Unterhaltungen gruppiert werden) ist das Chatprotokoll immer aktiviert. Nach den enthaltenen Nachrichten kann gesucht werden, bis sie dauerhaft gelöscht werden.

Google Workspace-Administratoren können das Chatprotokoll für Nutzer aktivieren oder deaktivieren oder die Nutzer selbst entscheiden lassen.

Manche Anhänge können nicht gesucht oder exportiert werden

Dateien, die über Links freigegeben wurden, können nicht gesucht oder exportiert: Wenn jemand in Google Chat eine in Drive gespeicherte Datei in einer Nachricht freigibt, wird statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Sie können nach der URL der Datei suchen, ihr Titel oder Inhalt werden aber in Vault nicht indexiert. Solche linkbasierten Anhänge werden nicht berücksichtigt, wenn Sie Google Chat-Nachrichten suchen oder exportieren.

Direkt an Nachrichten angehängte Dateien werden gesucht und exportiert: Bei Dateien, die direkt an eine Nachricht in Google Chat angehängt sind, wird in Vault der Dateiname für die Suche indexiert. Außerdem werden auch die Inhalte der meisten textbasierten Dateitypen indexiert wie PDF, XLSX und DOCX. Diese Dateianhänge werden berücksichtigt, wenn Sie Nachrichten in Google Chat suchen und exportieren, und sind durch Aufbewahrungsregeln und Holds für Google Chat abgedeckt.

Sie können sich maximal 1.000 Nachrichten pro Unterhaltung oder Chatroom ohne Unterhaltungsthread als Vorschau anzeigen lassen

Mit Vault können Sie alle Nachrichten exportieren, die Ihrer Suche entsprechen. Sie können sich jedoch nur eine Vorschau von höchstens 1.000 Nachrichten pro Unterhaltung oder Chatroom ohne Unterhaltungsthreads anzeigen lassen.

Mit Eigenschaften für Chatbereiche legen Sie fest, wie in Vault Nachrichten gesucht werden, die mit bestimmten Konten oder Organisationseinheiten verknüpft sind

Wenn Sie nach Konten oder Organisationseinheiten suchen und Ergebnisse aus Chatbereichen einbeziehen, werden in Vault Nachrichten je nach Typ des Chatbereichs berücksichtigt:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads: In Vault werden Unterhaltungen in Chatrooms mit Unterhaltungsthreads nur dann einbezogen, wenn der gesuchte Teilnehmer oder ein Konto in der Organisationseinheit mindestens eine Nachricht gesendet hat. Unterhaltungen, in denen Nachrichten in einem durchsuchten Konto gelesen, aber nicht beantwortet wurden, sind nicht in den Suchergebnissen enthalten.
  • Gruppenchats, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden, und Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads: In Vault wird in allen Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads und in Gruppenchats gesucht, zu denen das Konto oder ein beliebiges Konto der Organisationseinheit gehört, auch wenn darüber keine Nachrichten gesendet wurden. Gehört das Konto nicht mehr zu einem Chatbereich, wird in Vault nur in den Nachrichten gesucht, die gesendet wurden, bevor der Chatbereich verlassen wurde.
  • Chatbereiche einer anderen Organisation: Sie können nicht nach Nachrichten suchen, die von Nutzern in Ihrer Organisation in Chatbereichen gesendet wurden, die einer anderen Organisation gehören.
  • Nachrichten von externen Nutzern in Ihren Chatbereichen: Sie können nach Nachrichten von externen Nutzern in Chatbereichen suchen, die von einer Person in Ihrer Organisation erstellt wurden, und diese exportieren.
Bei auf „Hold“ gesetzten Suchen wird durch den Typ des Chatbereichs bestimmt, welche Nachrichten gesucht werden sollen

Sie können Ihre Suche auf Daten mit einem Hold beschränken, d. h. auf Nachrichten aus einem Nutzerkonto, das auf „Hold“ gesetzt ist. Welche Nachrichten bei solchen Suchen in Vault berücksichtigt werden, ist von der Art des Chatrooms abhängig:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads: In Vault werden Unterhaltungen in Chatrooms mit Unterhaltungsthreads nur berücksichtigt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer, der Ihren Suchparametern entspricht, im Chatroom mindestens eine Nachricht gesendet hat.
  • Gruppenchats, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden, und Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads: Nachrichten aus einem Chatroom werden berücksichtigt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer, der Ihren Suchparametern entspricht, darin Mitglied war, auch wenn er im Chatroom keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle auf „Hold“ gesetzten Nutzer einen Chatroom oder Gruppenchat verlassen, werden bei der Suche nach Nachrichten mit einem Hold nur Nachrichten im Chatroom oder Gruppenchat berücksichtigt, die gesendet wurden, bevor der letzte auf „Hold“ gesetzte Nutzer den Chatroom verlassen hat.
Aufbewahrungsregeln und Holds haben keine Auswirkungen auf kontobasierte Suchergebnisse für Google Chat

Wenn Personen in einer DN oder einem Gruppenchat unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln oder Holds unterliegen, können einige Teilnehmer möglicherweise den Nachrichtenverlauf sehen, andere nicht. In Vault wird aber in allen verfügbaren Nachrichten gesucht, sofern Sie die Suche nicht auf Daten beschränken, die einem Hold unterliegen.

Beispiel: Teilnehmer 1 ist in einer Organisationseinheit, die einer Aufbewahrungsregel unterliegt, durch die DN nach sieben Tagen dauerhaft gelöscht werden. Er chattet mit Teilnehmer 2, der zu einer Organisationseinheit gehört, die einer unbeschränkten Aufbewahrungsregel für DN unterliegt. Sieben Tage, nachdem Teilnehmer 1 eine DN an Teilnehmer 2 gesendet oder eine von ihm erhalten hat, verliert er den Zugriff auf die DN. Da aber DNs von Teilnehmer 2 auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, werden sie nicht dauerhaft gelöscht und Teilnehmer 2 hat weiterhin Zugriff auf sie.

Über welches Konto die Nachricht weiterhin geöffnet werden kann, wirkt sich nicht auf die Vault-Suche aus. Sie zeigt nur an, dass die Nachricht weiterhin gesucht werden kann. Sie erhalten also dieselben Ergebnisse, wenn Sie nach Nachrichten der Organisationseinheit von Teilnehmer 1 oder Nachrichten der Organisationseinheit von Teilnehmer 2 suchen.

Die Suche in Google Chat enthält die meisten Gruppenunterhaltungen aus dem klassischen Hangouts

Seit Anfang Dezember 2020 gilt Folgendes: Wenn in Ihrer Organisation weiterhin das klassische Hangouts aktiviert ist, werden die meisten Nachrichten in Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts mit Google Chat synchronisiert. Nachrichten, die von Nutzern gelöscht, aber von Vault aufbewahrt werden, werden nicht mit Google Chat synchronisiert. Damit Ihre Suche alle übereinstimmenden Nachrichten in Vault enthält, suchen Sie in Gmail.

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