Unterstützte Datentypen

Vault unterstützt die folgenden G Suite-Dienste:

Dienst Aufbewahrung verwalten Auf "Hold" setzen Suchen und exportieren
Gmail und
klassisches Hangouts mit aktiviertem Verlauf
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Drive (unterstützte Dateitypen) checkmark checkmark checkmark
Google Groups checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (aktiviertes Protokoll) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Von Holds
in Drive abgedeckt
Such- und Exportfunktion von
Drive nutzen

Hinweis: Drive Enterprise-Kunden können E-Discovery-Aufgaben nur für Drive-Dateien ausführen. Weitere Informationen

Nachrichten aus Gmail und Google Groups

Vault ist komplett mit Gmail und Google Groups verknüpft. Wenn Sie also mit Vault nach E-Mails suchen, wird tatsächlich im Nachrichtenarchiv Ihrer Organisation gesucht. Das heißt:

  • In einer Gruppe gepostete oder per Gmail empfangene Nachrichten sind sofort in Vault verfügbar.
  • Sie können dieselben vertrauten Suchoperatoren wie in Gmail verwenden.
  • In Vault werden ungefähr die ersten 250 Seiten des Nachrichtentextes indexiert. 

Weitere Informationen zur Indexierung von Nachrichten und zur Suche

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Quellen

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Google-Produkten

Wenn Dokumente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über Gmail freigegeben werden, wird in die Nachricht statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsregeln und Holds und wird beim Durchsuchen und Exportieren von E-Mails nicht berücksichtigt.

Gmail-Nutzer können Links zu Inhalten teilen, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind. Die zusätzlichen Google-Dienste werden von Vault jedoch nicht unterstützt. Sie können die zugehörigen Inhalte also nicht aufbewahren, speichern, exportieren oder durchsuchen.

Gmail-Nachrichten mit AMP-Inhalt

Dynamische E-Mails enthalten Markup, mit dem AMP-Inhalte in Gmail angezeigt werden. Solche Nachrichten lassen sich über andere Google-Produkte versenden. Die Nutzer in Ihrer Organisation erhalten also möglicherweise dynamische E-Mails von externen Absendern.

Mit dynamischen E-Mails haben Gmail-Nutzern z. B. folgende Möglichkeiten:

  • Kommentare in Google-Dokumenten immer in der aktuellen Version aufrufen
  • Antworten schnell posten und Kommentare klären, ohne das Dokument öffnen zu müssen
  • Weitere webbasierte Aufgaben ausführen, z. B. auf Einladungen und Umfragen antworten

Wenn Sie sich den Quellcode einer dynamischen E-Mail ansehen, finden Sie drei ähnliche Inhaltstypen:

  • Nur-Text: für E-Mail-Clients, die ausschließlich Text anzeigen
  • HTML: für E-Mail-Clients, die keine dynamischen Inhalte anzeigen
  • AMP-Markup: Nachrichten enthalten dynamische und interaktive AMP-Inhalte. Über das AMP-Markup werden beim Öffnen der Nachricht Aktualisierungen abgerufen und dem Nutzer angezeigt.

Da diese Nachrichten dynamisch sind, ändert sich der in Gmail angezeigte Inhalt möglicherweise mit der Zeit. Eine Kommentarbenachrichtigung für ein aktives Google-Dokument kann also jedes Mal, wenn ein Nutzer sie öffnet, anders aussehen.

Vault-Unterstützung für dynamische E-Mails

  • Wenn Sie sich in Vault eine dynamische Nachricht in der Vorschau anzeigen lassen, sehen Sie die HTML-Version. Um die gesamte E-Mail einschließlich des AMP-Markups zu sehen, klicken Sie auf Original anzeigen.
  • Beim Export dynamischer E-Mails werden alle Inhaltstypen berücksichtigt: Nur-Text, HTML und AMP-Markup.
  • In Vault werden alle HTML-, Nur-Text- und AMP-Markup-Inhalte aus dynamischen E-Mails aufbewahrt. Das gilt jedoch nicht für die Inhalte, die erst beim Öffnen einer dynamischen E-Mail abgerufen und dem Nutzer angezeigt werden.
  • Durchsuchen lassen sich in Vault nur die Nur-Text- und HTML-Inhalte von dynamischen E-Mails, nicht jedoch das AMP-Markup und AMP-Inhalte, da diese nicht indexiert werden.

Mit Vault lässt sich nicht erkennen, ob Gmail-Nutzer nach dem Öffnen einer AMP-Nachricht den dynamischen Inhalt tatsächlich angesehen haben. In Gmail werden keine dynamischen Inhalte angezeigt, wenn:

In beiden Fällen werden AMP-Inhalte nicht in Gmail angezeigt. Das AMP-Markup ist jedoch weiterhin im Quellcode der Nachrichten enthalten und in Vault verfügbar.

Welche Arten von Inhalten werden bei der Indexierung verarbeitet?

In Gmail werden die meisten textbasierten Dateitypen indexiert, die direkt an eine Nachricht angehängt sind. Dazu gehören unter anderem PDF-, XLSX- und DOCX-Dateien. Diese Anhänge werden beim Durchsuchen und Exportieren von Nachrichten in Gmail berücksichtigt und unterliegen den dort geltenden Aufbewahrungsregeln und Holds.

Nicht indexiert werden Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die in Nachrichten enthalten oder an diese angehängt sind.

Wird bei den Suchergebnissen in Vault nur das erste Megabyte an Daten angezeigt?

Nein. Obwohl nur etwa das erste Megabyte indexiert und durchsucht wird, werden bei Treffern die komplette E-Mail und gegebenenfalls die Anhänge in Vault angezeigt.

Werden in Vault alle Nachrichten aus Google Groups aufbewahrt, auf "Hold" gesetzt und gegebenenfalls gesucht?

Vault kann Nachrichten in Gruppen speichern, aufbewahren und suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Allerdings können Gruppeneigentümer die Archivierung für ihre Gruppen aktivieren und deaktivieren. Wenn sie deaktiviert wurde, sind die Nachrichten aus dieser Gruppe weiterhin in den Nutzerpostfächern verfügbar.

Wie geht Vault mit E-Mail-Entwürfen um?

Wenn Sie Nachrichten in Gmail suchen oder sie exportieren, enthalten die Ergebnisse möglicherweise auch Entwürfe. Die Gmail-Daten von Nutzern können folgende Typen von Entwürfen enthalten:

  • Nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe": Diese Nachrichten unterliegen Holds und Aufbewahrungsregeln. 
  • Verworfene Entwürfe: Nachrichten, die ein Nutzer löscht, ohne sie zu senden, sind dann in dessen Ansicht nicht mehr sichtbar. 30 Tage später werden sie, unabhängig von Holds oder Aufbewahrungsregeln, unwiderruflich entfernt.
  • Automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen: Beim Verfassen einer Nachricht wird die aktuelle Version automatisch in Gmail gespeichert, wenn der Nutzer für ein paar Sekunden eine Pause macht. Nutzern wird immer nur die neueste Version angezeigt. Über die Such- und Exportfunktionen in Vault können sie aber auch auf alle früheren Versionen zugreifen. Diese bleiben in Vault selbst nach dem Senden der Nachricht verfügbar. Jede Version eines Entwurfs wird 30 Tage lang in Gmail aufbewahrt und danach unwiderruflich entfernt. Versionen von Nachrichtenentwürfen unterliegen keinen Holds und Aufbewahrungsregeln.

Bei allen Aufbewahrungsregeln können Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen anklicken, damit nicht gesendete Nachrichten in Entwurfsordnern nicht aufbewahrt werden.

Entwürfe lassen sich auch aus den Suchergebnissen und Exporten entfernen:

  • Klicken Sie vor einer Suche auf das Kästchen Entwürfe ausschließen.
    • Die Vorschau enthält alle automatisch gespeicherten Versionen von Nachrichtenentwürfen. Andere Arten von Entwürfen werden aber nicht berücksichtigt.
    • Alle Arten von Nachrichtenentwürfen sind von Exporten ausgeschlossen.
  • Fügen Sie -(label:^deleted AND label:drafts) Ihren Suchbegriffen hinzu. Dann passiert Folgendes:
    • Die Vorschau enthält nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe" und automatisch gespeicherte Nachrichtenentwürfe. Verworfene Entwürfe werden jedoch nicht berücksichtigt.
    • Alle automatisch gespeicherten und verworfenen Nachrichtenentwürfe werden von Exporten ausgeschlossen. Nicht gesendete Nachrichten im Ordner "Entwürfe" werden jedoch exportiert.
Wie geht Vault mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" um?

Mit dem Gmail-Modus "Vertraulich" können Nutzer den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche E-Mail-Inhalte beschränken. Diese Funktion ist für alle privaten Gmail-Konten und für G Suite-Domains verfügbar, für die die Funktion aktiviert ist.

Wenn ein Nutzer eine vertrauliche Nachricht sendet, werden der Nachrichtentext und die Anhänge in Gmail durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Nachrichtentext mit dem Link werden über SMTP gesendet. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Vertrauliche E-Mails senden und öffnen.

Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im Modus "Vertraulich"

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus "Vertraulich" aktiviert ist, können in Vault alle vertraulichen Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation auf "Hold" gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Über Vault kann auf alle vertraulichen Nachrichten zugegriffen werden, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden und sich in den Postfächern der internen Absender und Empfänger befinden. Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Von außerhalb Ihrer Domain empfangene Nachrichten im Modus "Vertraulich" 

Selbst wenn der Gmail-Modus "Vertraulich" in Ihrer Domain nicht verfügbar ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von anderen G Suite-Kunden und von privaten Gmail-Konten erhalten.

Vertrauliche Nachrichten, die von externen Nutzern gesendet werden, gehören dem Absender und werden in Vault ausgeblendet. Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf "Hold" setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie sie durchsuchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu durchsuchen und zu exportieren.

Hinweis: G Suite-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, die eingehende vertrauliche Nachrichten blockiert und verhindert, dass sie in Ihrer Domain zugestellt werden.

Mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" arbeiten

So wird der Modus "Vertraulich" in Google Vault unterstützt:

  • Vault gibt interne vertrauliche Nachrichten zurück, die Ihrer Suchabfrage entsprechen. Sie haben die Möglichkeit, vertrauliche Nachrichteninhalte in der Vorschau auszublenden und vertrauliche Nachrichten beim Drucken oder Exportieren auszuschließen.
  • Sie können mit label:confidentialmode nach vertraulichen Nachrichten suchen. Über dieses Label lassen sich auch Holds und benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln speziell auf vertrauliche Nachrichten anwenden.

Klassisches Hangouts und Google Talk

Wichtig: Das klassische Hangouts wird Ende 2020 für alle G Suite-Kunden eingestellt. Vault-Administratoren müssen für diese Umstellung einige Maßnahmen ergreifen.

Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts und in Google Talk. Sie können die folgenden Chats aufbewahren, suchen und auf "Hold" setzen:

  • Klassisches Hangouts mit aktiviertem Protokoll: G Suite-Administratoren können steuern, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist – oder alternativ den Nutzern die Entscheidung überlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Chatprotokoll aktivieren oder deaktivieren. Bei aktiviertem Chatprotokoll werden alle Chats in Gmail und der mobilen App für das klassische Hangouts in Vault archiviert.
  • Nicht vertrauliche Google Talk-Chats: G Suite-Administratoren können nicht vorgeben, dass Chats protokolliert werden müssen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Chatprotokoll für eine Domain zu deaktivieren.
Hinweis: Vault unterstützt nur Hangouts, die nach Einführung dieser Funktion stattfinden. Bei Hangouts, die vor dem 8. April 2015 stattgefunden haben, können nur aufgezeichnete Chats gesucht, exportiert und auf "Hold" gesetzt werden.

Die in Vault verfügbaren Chatinformationen aus dem klassischen Hangouts enthalten Folgendes:

  • Alle Nutzer, die am Chat teilgenommen haben.
  • Alle Nachrichten, die während des Chats ausgetauscht wurden, einschließlich Links zu Anhängen.
  • Namen von Gruppen-Hangouts: Chatteilnehmer haben die Möglichkeit, Gruppen-Hangouts zu benennen. Das gilt nicht für Chats, an denen nur zwei Personen teilnehmen.
  • Beginn und Ende des Chats.

Folgendes ist in Vault nicht verfügbar:

  • Nicht angenommene Chateinladungen: Wenn ein Nutzer nicht an einem Chat teilnimmt, werden die an ihn gesendeten Nachrichten nicht archiviert.
  • Videoanrufe.
  • Chats in Google Docs.
  • Bilder, die über das klassische Hangouts gesendet wurden.

Wie werden klassische Hangouts archiviert?

In Vault werden alle Nachrichten aus dem klassischen Hangouts in einem Thread zusammengefasst und so lange hinzugefügt, bis

  • drei Stunden nach dem Senden der letzten Chatnachricht vergangen sind oder
  • der Thread eine Anzahl von 1.000 Nachrichten erreicht hat.

Wenn Sie eine Nachricht aus dem klassischen Hangouts exportieren, wird der gesamte Thread in die Exportdatei heruntergeladen.

Unterstützung für das klassische Hangouts aktivieren

Für die vollständige Unterstützung von Hangouts bei aktiviertem Chatprotokoll:

  • Aktivieren Sie das klassische Hangouts für Ihre Domain.
  • Überprüfen Sie, ob Gmail für alle Nutzer des klassischen Hangouts aktiviert ist. Nachrichten im klassischen Hangouts werden im selben System gespeichert wie E-Mails für Gmail. In Vault können keine Holds und Aufbewahrungsregeln auf Nachrichten im klassischen Hangouts angewendet werden, wenn Gmail für den Absender oder den Empfänger deaktiviert ist. Nachrichten im klassische Hangouts, die vor der Aktivierung von Gmail gesendet wurden, lassen sich nicht wiederherstellen.

Google Drive

In Vault können Sie alle Dateien, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind, aufbewahren, auf "Hold" setzen und suchen. Vault unterstützt sowohl die Dateitypen von Google als auch andere Dateitypen wie PDF, DOCX und JPG.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

Von Vault unterstützte Dateitypen in Google Drive
Mit Vault können Sie die folgenden in Drive gespeicherten Dateien auf "Hold" setzen, aufbewahren, durchsuchen und exportieren:
  • Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Präsentationen, Google-Formulare und Google-Zeichnungen.
  • Aufnahmen aus Hangouts Meet.
  • Jamboard-Dateien, die in den Ablagen von Nutzern gespeichert wurden.
  • Fremddateien, die Nutzer in Google Drive hochgeladen haben. 

Umfang der Aufbewahrung ist abhängig vom Regeltyp

Aufbewahrungsregeln gelten für alle Dateien, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Letzteres schließt Dateien in geteilten Ablagen ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Nutzer Mitglied dieser Ablage ist oder nicht.

Ist das Kästchen neben Geteilte Ablagen berücksichtigen angeklickt, gelten die Aufbewahrungsregeln auch für alle geteilten Ablagen, bei denen Personen aus der Organisationseinheit Mitglied sind.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden nur die Dateien der betreffenden Nutzer unwiderruflich entfernt.

Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dazu zählen alle Dateien, die Nutzern in der entsprechenden Organisationseinheit gehören oder für sie freigegeben wurden. Allerdings werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur die Dateien unwiderruflich entfernt, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören. Von externen Nutzern freigegebene Dateien werden niemals unwiderruflich entfernt.

Geteilte Ablagen und Aufbewahrung

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf geteilte Ablagen anwenden, gilt Folgendes:

  • Eine benutzerdefinierte Regel, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Domain abdeckt, wirkt sich in allen geteilten Ablagen Ihrer Domain auf die Aufbewahrung aus.
  • Eine benutzerdefinierte Regel, die bestimmte geteilte Ablagen abdeckt, wirkt sich nur in den ausgewählten geteilten Ablagen auf die Aufbewahrung aus.

Dateien in geteilten Ablagen können nur mithilfe spezieller Aufbewahrungsregeln für geteilte Ablagen unwiderruflich entfernt werden:

  • Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dateien in geteilten Ablagen gehören jedoch nicht einzelnen Nutzern, sondern dem Team. Deshalb können diese Dateien nur mit Aufbewahrungsregeln unwiderruflich entfernt werden, die eigens für diese geteilte Ablage erstellt wurden.
  • Mit Regeln, die für Nutzer gelten und bei denen die Option Geteilte Ablagen berücksichtigen ausgewählt ist, lässt sich der Lebenszyklus von Dateien in geteilten Ablagen lediglich verlängern.
Bei der Implementierung von Aufbewahrungsregeln und beim Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Dateien in Drive kann es zu Verzögerungen kommen
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu drei Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden, werden nicht aufbewahrt und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Dateien, die von Nutzern in Ihrer Domain erstellt wurden.

Dateien, die von Nutzern außerhalb einer Domain erstellt und für Nutzer freigegeben wurden, unterliegen nicht den Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds der Organisation.

Keine Aufbewahrungsregeln mit identischen Kriterien möglich

Jede benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel, die Sie für Dateien in Drive erstellen, muss 

  • ein eindeutiges Datum für die letzte Änderung oder die Erstellung aufweisen
    ODER
  • für eine eindeutige Gruppe von Nutzern gelten.

Bei folgendem Beispiel könnte ein Regelkonflikt auftreten: Sie haben eine Regel, die für eine Organisationseinheit gilt. Anschließend fügen Sie eine Regel für eine geteilte Ablage hinzu, auf die alle Nutzer der Organisationseinheit Zugriff haben. Die neue Regel wird in Vault abgelehnt, wenn das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung mit der ersten Regel identisch sind.

Sie können auch die Einstellung Geteilte Ablagen berücksichtigen verwenden, um eine Aufbewahrungsregel eindeutig zu machen. Bei zwei Regeln mit identischen Aufbewahrungskriterien gibt es keine Konflikte, wenn die eine geteilte Ablagen umfasst und die andere nicht.

Für Dateien, die mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt immer die Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Aufbewahrung für Apps verwalten, die Daten in Google Drive speichern

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Aufbewahrungsregeln und Dateien im Papierkorb

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen, mit denen Dateien unwiderruflich aus dem Papierkorb entfernt werden, wenn ein Nutzer sie vor einer bestimmten Zahl von Tagen dorthin verschoben hat. Nur Dateien, die seit dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden, unterliegen den Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente:

  • Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente gilt für Dateien, die sich im Papierkorb eines Nutzers befinden, und für Dateien, die beim Leeren des Papierkorbs gelöscht wurden.
  • Bei einer Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente werden nur die Dateien unwiderruflich entfernt, deren Inhaber der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, für die die Regel gilt.
  • Wenn eine Datei im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat die Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente Vorrang. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente, ist diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer maßgebend. Ungeachtet dessen haben Holds weiterhin Vorrang vor allen Aufbewahrungsregeln.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die keinem Hold oder keiner Aufbewahrungsregel unterliegen, werden ungefähr 30 Tage, nachdem sie in den Papierkorb verschoben wurden, endgültig aus allen Google-Systemen gelöscht.
Aufbewahrungsregeln gelten nicht für Dateien, die in Dokumente und Präsentationen eingebettet sind

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Falls für das Dokument eine Aufbewahrungsregel gilt, während die Tabelle keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds unterliegt, kann die Tabelle unwiderruflich entfernt werden, obwohl das Dokument aufbewahrt wird.

Wichtige Informationen zu Holds in Drive

Umfang der Aufbewahrung abhängig von der Hold-Konfiguration
  • Ein Hold in Google Drive gilt für alle Dateien, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Dateien in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist.
  • Wenn Sie einen Hold auf geteilte Ablagen anwenden, gilt dieser auch für geteilte Ablagen, in denen Nutzer Mitglied sind, die auf "Hold" gesetzt wurden.
  • Holds können nicht direkt auf eine geteilte Ablage angewendet werden. Stattdessen müssen Sie den Hold auf die Mitglieder anwenden und das Kästchen Geteilte Ablagen einbeziehen anklicken.
Wie wirkt sich eine geteilte Ablage auf einen Hold aus?
In folgenden Fällen werden die Dateien einer geteilten Ablage nicht mithilfe eines Holds aufbewahrt:
  • Ein Mitglied einer geteilten Ablage:
    • ist selbst nicht vom Hold betroffen und verschiebt eine Datei aus der geteilten Ablage oder
    • entfernt das einzige Mitglied einer geteilten Ablage, über das ein Hold verhängt wurde.
  • Keines der Mitglieder einer geteilten Ablage wurde auf "Hold" gesetzt.

 

Wichtige Informationen zur Suche in Drive

Wie sucht Vault nach Dateien in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Dateien, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Dateien in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist.

Vault erfasst außerdem:

  • Alle Dateien, die den Nutzern aus Ihrer Suche gehören oder direkt für sie freigegeben wurden.
  • Geteilte Ablagen in Ihrer Organisation, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in externen geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden. Mit Vault können Sie jedoch nicht in externen geteilten Ablagen suchen, die für Nutzer in Ihrer Organisation freigegeben wurden – selbst wenn sie Dateien enthalten, die direkt für diese Nutzer freigegeben wurden.
Kann ich geteilte Ablagen durchsuchen?

Ja. Bei der Suche nach Drive-Dateien haben Sie zwei Optionen:

  • Wenn Sie Dateien suchen, die bestimmten Nutzern oder Organisationseinheiten gehören, können Sie durch Klicken auf das zugehörige Kästchen auswählen, dass auch Ergebnisse aus verknüpften geteilten Ablagen in den Suchergebnissen angezeigt werden.
  • Sie haben die Möglichkeit, geteilte Ablagen mithilfe von Vault zu suchen. Anschließend können Sie in ausgewählten geteilten Ablagen nach Dateien suchen.
Nach welchen Elementen von Dateien in Google Drive kann ich suchen?

Sie können nach Wörtern oder Wortgruppen in den Namen oder Inhalten von Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

Die folgenden Dateitypen können Sie nach Text durchsuchen:

Hinweis: G Suite for Government-Kunden können nicht nach Dateiinhalten, aber nach Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.

Vault indexiert keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können eine Vorschau der folgenden Dateien aufrufen:

  • Google-Dateien wie Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und -Zeichnungen.
  • Von Nutzern hochgeladene Dateien, z. B. DOCX, PDF und XSLX.
Verknüpfte Dateien werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien durchsuchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn Sie in Drive verknüpfte Dateien haben, die nicht von Ihrer Abfrage abgedeckt werden, sind sie nicht in den Ergebnissen enthalten.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können derzeit nur in der aktuellen Version einer Datei suchen und diese exportieren. Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum anzugeben. Dadurch wird ein Snapshot von jeder Datei abgerufen, in dem Änderungen angezeigt werden, die an dem angegebenen Tag vorgenommen wurden. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt.
Folgende Änderungen werden im Versionsverlauf einer Datei nicht berücksichtigt:

  • Der Titel
  • Für wen die Datei freigegeben wurde
  • Kommentare (nur die neueste Version von nicht geklärten Kommentaren ist enthalten)
Kann ich mit Vault alle in Google Drive gespeicherten Dateien meiner gesamten Domain durchsuchen?

Vault kann bis zu 5.000 Nutzer (einzelne Nutzer oder Mitglieder von Organisationseinheiten) in die Suche einbeziehen.

Hangouts Chat

Sie können in Vault alle über Hangouts Chat gesendeten Nachrichten aufbewahren, auf "Hold" setzen und suchen. 

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Hangouts Chat

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Direktnachrichten (DNs) mit aktiviertem Chatprotokoll

Für Chatrooms gelten immer Aufbewahrungsregeln und Holds. Für DNs gelten sie jedoch nur, wenn das Protokoll aktiviert ist. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Aufbewahrungsregel abhängig:
  • Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle DNs und Chatrooms.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit deckt nur DNs, nicht aber die Chatrooms ab.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für alle Chatrooms gilt nur für Chatrooms. DNs sind nicht abgedeckt.
Direktnachrichten und Unterhaltungen in Chatrooms sind Eigentum aller Teilnehmer
Eine DN ist Eigentum beider Teilnehmer eines Chats.  Eine Unterhaltung in einem Chatroom ist Eigentum aller Teilnehmer. Wenn für diese Nutzer unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt sind, gilt für Vault diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Nach der Aufbewahrungsfrist werden abgedeckte Hangouts-Chats unwiderruflich entfernt

Bei einer Aufbewahrungsregel mit zeitlicher Begrenzung werden alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer unwiderruflich entfernt. Diese Regeln lassen sich allerdings nicht so konfigurieren, dass nur von Nutzern gelöschte Nachrichten unwiderruflich entfernt werden.

Wichtige Informationen zu Holds in Hangouts Chat

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Direktnachrichten (DNs) mit aktiviertem Chatprotokoll

Für Chatrooms gelten immer Aufbewahrungsregeln und Holds. Für DNs gelten sie jedoch nur, wenn das Protokoll aktiviert ist. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Unterhaltungen in Chatrooms werden nur aufbewahrt, wenn ein auf "Hold" gesetzter Nutzer eine Nachricht gesendet hat

Ein Hold, der auf einen Nutzer angewendet wird, gilt nur für Unterhaltungen, in denen dieser Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat. Unterhaltungen in Chatrooms, an denen der Nutzer nicht aktiv teilgenommen hat, sind darin nicht inbegriffen. Das gilt auch dann, wenn dieser Nutzer sich möglicherweise Nachrichten angesehen hat.
Direktnachrichten (DN), die an einen auf "Hold" gesetzten Nutzer gesendet werden, sind durch den Hold abgedeckt, auch wenn der Nutzer sie nicht beantwortet.

Holds können nicht auf einen ganzen Chatroom angewendet werden

Chatrooms in Hangouts Chat lassen sich nicht auf eine einzelne Organisationseinheit beschränken, d. h., jeder in Ihrer Domain kann in einen beliebigen Chatroom eingeladen werden. Nachrichten von Chatroom-Teilnehmern, deren Daten keinem Hold unterliegen, werden nicht in Google Vault aufbewahrt. 
Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Nutzer sichtbar

Wenn Sie einen Hold erstellen, bleiben die davon betroffenen Nachrichten für Nutzer sichtbar, auch wenn sie laut einer Aufbewahrungsregel aus deren Ansicht entfernt sein sollten.

Wichtige Informationen zur Suche in Hangouts Chat

Über Hangouts Chat freigegebene Drive-Dateien

Wenn Dokumente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über Hangouts Chat freigegeben werden, wird in die Chatnachricht statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsrichtlinien und Holds für Chatnachrichten und wird auch bei entsprechenden Suchen und Exporten nicht berücksichtigt.

Die meisten textbasierten Typen von Fremddateien, z. B. PDF, XLSX und DOCX, werden in Vault indexiert, wenn sie direkt per Chat versendet werden. Diese Anhänge werden berücksichtigt, wenn Sie Chatnachrichten durchsuchen und exportieren, und sind durch Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt.

In der Vorschau können max. 1.000 Nachrichten pro Unterhaltung angezeigt werden

Sie können zwar beliebig viele Nachrichten aus Vault exportieren lassen, die Vorschau ist jedoch auf 1.000 Nachrichten beschränkt. Wenn Sie sich viele Nachrichten in der Vorschau anzeigen lassen möchten, grenzen Sie die Ergebnisse mithilfe von Suchbegriffen und anderen Kriterien ein.

Nutzer müssen mindestens eine Nachricht senden
In Vault werden Direktnachrichten und Unterhaltungen nur zurückgegeben, wenn ein Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat. Unterhaltungen, in denen Nachrichten gelesen, aber nicht beantwortet wurden, sind nicht in den Suchergebnissen enthalten.
Chatrooms werden bei Suchabfragen nur berücksichtigt, wenn ein Nutzer auf "Hold" gesetzt wurde
Wenn Sie auf "Hold" gesetzte Daten zu einer Rechtsangelegenheit suchen, werden in Vault nur Unterhaltungen in Chatrooms zurückgegeben, wenn ein Nutzer, für den ein Hold vorliegt, mindestens eine Nachricht gesendet hat.
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