Unterstützte Datentypen

Vault unterstützt die folgenden G Suite-Dienste:

Dienst Aufbewahrung verwalten Auf "Hold" setzen Suchen und exportieren
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (unterstützte Dateitypen) checkmark checkmark checkmark
Google Groups checkmark checkmark checkmark
Google Chat mit aktiviertem Verlauf checkmark checkmark checkmark
Klassisches Hangouts mit aktiviertem Verlauf Durch die Aufbewahrung in Google Chat abgedeckt Durch Holds in Google Chat abgedeckt Gmail-Suche und -Export verwenden

Google Meet

checkmark Durch Holds in Google Drive abgedeckt Suche und Export in Google Drive verwenden

Hinweis: Wenn Ihr G Suite-Abo bestimmte Dienste nicht enthält, werden sie möglicherweise trotzdem als Optionen auf der Vault-Website angezeigt. Aufbewahrungsregeln oder Holds, die für einen nicht unterstützten Dienst festgelegt wurden, haben aber keine Auswirkungen und bei Suchen werden keine Ergebnisse zurückgegeben.

Nachrichten aus Gmail und Google Groups

Vault ist komplett mit Gmail und Google Groups verknüpft. Wenn Sie also mit Vault nach E-Mails suchen, wird tatsächlich im Nachrichtenarchiv Ihrer Organisation gesucht. Das heißt:

  • In einer Gruppe gepostete oder per Gmail empfangene Nachrichten sind sofort in Vault verfügbar.
  • Sie können dieselben vertrauten Suchoperatoren wie in Gmail verwenden.
  • In Vault werden ungefähr die ersten 250 Seiten des Nachrichtentextes indexiert. 

Weitere Informationen zur Indexierung von Nachrichten und zur Suche

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Quellen

Gmail-Nachrichten mit Inhalten aus anderen Google-Produkten

Wenn Dokumente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über Gmail freigegeben werden, wird in die Nachricht statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsregeln und Holds und wird beim Suchen in und Exportieren von E-Mails nicht berücksichtigt.

Gmail-Nutzer können Links zu Inhalten teilen, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind. Die zusätzlichen Google-Dienste werden von Vault jedoch nicht unterstützt. Sie können die zugehörigen Inhalte also nicht aufbewahren, speichern, exportieren oder darin suchen.

Darüber hinaus haben Nutzer die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten außer mit Gmail auch mit einigen Hauptdiensten für die G Suite zu senden. Beispiel:

  • Google Kalender: ausgehende Einladungen und Nachrichten, die mit der Option E-Mail an Gäste senden aus der Desktopversion von Google Kalender gesendet wurden
  • Google Drive: Nachrichteninhalt, der gesendet wird, wenn Nutzer Dateien in Drive freigeben
  • Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen: Nachrichten, die von der App gesendet werden, wenn Nutzer Dateien als Anhang per E-Mail versenden
  • Google Formulare: E-Mail-Nachrichten, die Formulare oder Links zu Formularen enthalten
  • Google Notizen: E-Mail-Nachrichten, die gesendet werden, wenn Nutzer Notizen in Google Notizen teilen
Wichtig: Wenn Sie Nachrichten über andere Hauptdienste als Gmail senden, werden ausgehende Nachrichten nicht im "Gesendet"-Ordner in Gmail gespeichert und dort auch nicht angezeigt. Das bedeutet, dass Vault-Aufbewahrungsregeln und -Holds für diese Nachrichten nicht gelten und sie bei einer Vault-Suche nicht in den Ergebnissen auftauchen. Damit Vault uneingeschränkten Zugriff auf alle Nachrichten hat, die aus Hauptdiensten gesendet werden, muss ein G Suite-Administrator den umfassenden E-Mail-Speicher einrichten.

Hinweis: Der umfassende E-Mail-Speicher gilt nur für G Suite-Hauptdienste. Zusätzliche Google-Dienste können möglicherweise auch E-Mails im Namen von Nutzern senden. Von diesen Diensten gesendete Nachrichten werden unter Umständen aber nicht im Ordner "Gesendet" der Nutzer gespeichert und sind dann auch nicht in Vault verfügbar.

Gmail-Nachrichten mit AMP-Inhalt

Dynamische E-Mails enthalten Markup, mit dem AMP-Inhalte in Gmail angezeigt werden. Solche Nachrichten lassen sich über andere Google-Produkte versenden. Die Nutzer in Ihrer Organisation erhalten also möglicherweise dynamische E-Mails von externen Absendern.

Mit dynamischen E-Mails haben Gmail-Nutzern z. B. folgende Möglichkeiten:

  • Kommentare in Google-Dokumenten immer in der aktuellen Version aufrufen
  • Antworten schnell posten und Kommentare klären, ohne das Dokument öffnen zu müssen
  • Weitere webbasierte Aufgaben ausführen, z. B. auf Einladungen und Umfragen antworten

Wenn Sie sich den Quellcode einer dynamischen E-Mail ansehen, finden Sie drei ähnliche Inhaltstypen:

  • Nur-Text: für E-Mail-Clients, die ausschließlich Text anzeigen
  • HTML: für E-Mail-Clients, die keine dynamischen Inhalte anzeigen
  • AMP-Markup: Nachrichten enthalten dynamische und interaktive AMP-Inhalte. Über das AMP-Markup werden beim Öffnen der Nachricht Aktualisierungen abgerufen und dem Nutzer angezeigt.

Da diese Nachrichten dynamisch sind, ändert sich der in Gmail angezeigte Inhalt möglicherweise mit der Zeit. Eine Kommentarbenachrichtigung für ein aktives Google-Dokument kann also jedes Mal, wenn ein Nutzer sie öffnet, anders aussehen.

Vault-Unterstützung für dynamische E-Mails

  • Wenn Sie sich in Vault eine dynamische Nachricht in der Vorschau anzeigen lassen, sehen Sie die HTML-Version. Um die gesamte E-Mail einschließlich des AMP-Markups zu sehen, klicken Sie auf Original anzeigen.
  • Beim Export dynamischer E-Mails werden alle Inhaltstypen berücksichtigt: Nur-Text, HTML und AMP-Markup.
  • In Vault werden alle HTML-, Nur-Text- und AMP-Markup-Inhalte aus dynamischen E-Mails aufbewahrt. Das gilt jedoch nicht für die Inhalte, die erst beim Öffnen einer dynamischen E-Mail abgerufen und dem Nutzer angezeigt werden.
  • Durchsuchen lassen sich in Vault nur die Nur-Text- und HTML-Inhalte von dynamischen E-Mails, nicht jedoch das AMP-Markup und AMP-Inhalte, da diese nicht indexiert werden.

Mit Vault lässt sich nicht erkennen, ob Gmail-Nutzer nach dem Öffnen einer AMP-Nachricht den dynamischen Inhalt tatsächlich angesehen haben. In Gmail werden keine dynamischen Inhalte angezeigt, wenn:

In beiden Fällen werden AMP-Inhalte nicht in Gmail angezeigt. Das AMP-Markup ist jedoch weiterhin im Quellcode der Nachrichten enthalten und in Vault verfügbar.

Welche Arten von Inhalten werden bei der Indexierung verarbeitet?

In Gmail werden die meisten textbasierten Dateitypen indexiert, die direkt an eine Nachricht angehängt sind. Dazu gehören unter anderem PDF-, XLSX- und DOCX-Dateien. Diese Anhänge werden beim Durchsuchen und Exportieren von Nachrichten in Gmail berücksichtigt und unterliegen den dort geltenden Aufbewahrungsregeln und Holds.

Nicht indexiert werden Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die in Nachrichten enthalten oder an diese angehängt sind.

Wird bei den Suchergebnissen in Vault nur das erste Megabyte an Daten angezeigt?

Nein. Obwohl nur etwa das erste Megabyte indexiert und durchsucht wird, werden bei Treffern die komplette E-Mail und gegebenenfalls die Anhänge in Vault angezeigt.

Werden in Vault alle Nachrichten aus Google Groups aufbewahrt, auf "Hold" gesetzt und gegebenenfalls gesucht?

Vault kann Nachrichten in Gruppen speichern, aufbewahren und suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Allerdings können Gruppeneigentümer die Archivierung für ihre Gruppen aktivieren und deaktivieren. Wenn sie deaktiviert wurde, sind die Nachrichten aus dieser Gruppe weiterhin in den Nutzerpostfächern verfügbar.

Wie geht Vault mit E-Mail-Entwürfen um?

Wenn Sie Nachrichten in Gmail suchen oder sie exportieren, enthalten die Ergebnisse möglicherweise auch Entwürfe. Die Gmail-Daten von Nutzern können folgende Typen von Entwürfen enthalten:

  • Nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe": Diese Nachrichten unterliegen Holds und Aufbewahrungsregeln. 
  • Verworfene Entwürfe: Nachrichten, die ein Nutzer löscht, ohne sie zu senden, sind dann in dessen Ansicht nicht mehr sichtbar. 30 Tage später werden sie, unabhängig von Holds oder Aufbewahrungsregeln, unwiderruflich entfernt.
  • Automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen: Beim Verfassen einer Nachricht wird die aktuelle Version automatisch in Gmail gespeichert, wenn der Nutzer für ein paar Sekunden eine Pause macht. Nutzern wird immer nur die neueste Version angezeigt. Über die Such- und Exportfunktionen in Vault können sie aber auch auf alle früheren Versionen zugreifen. Für Versionen von Nachrichtenentwürfen gelten keine Holds und Aufbewahrungsregeln.

    Automatisch gespeicherte Versionen bleiben für Vault verfügbar, bis sie unwiderruflich entfernt werden, auch nachdem der Nutzer die Nachricht gesendet hat. Versionen von Nachrichtenentwürfen, die von den meisten Google Gmail-Clients generiert wurden (z. B. die Gmail Webversion, Gmail für iPad und iPhone und Gmail Android), werden einen Tag nach der Speicherung in Gmail unwiderruflich entfernt. In einigen Fällen, z. B. bei IMAP-Clients von Drittanbietern, werden Versionen von Nachrichtenentwürfen erst nach 30 Tagen unwiderruflich entfernt.

Bei allen Aufbewahrungsregeln können Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen anklicken, damit nicht gesendete Nachrichten in Entwurfsordnern nicht aufbewahrt werden.

Entwürfe lassen sich auch aus den Suchergebnissen und Exporten entfernen:

  • Klicken Sie vor einer Suche auf das Kästchen Entwürfe ausschließen.
    • Die Vorschau enthält alle automatisch gespeicherten Versionen von Nachrichtenentwürfen. Andere Arten von Entwürfen werden aber nicht berücksichtigt.
    • Alle Arten von Nachrichtenentwürfen sind von Exporten ausgeschlossen.
  • Fügen Sie -(label:^deleted AND label:drafts) Ihren Suchbegriffen hinzu. Dann passiert Folgendes:
    • Die Vorschau enthält nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner "Entwürfe" und automatisch gespeicherte Nachrichtenentwürfe. Verworfene Entwürfe werden jedoch nicht berücksichtigt.
    • Alle automatisch gespeicherten und verworfenen Nachrichtenentwürfe werden von Exporten ausgeschlossen. Nicht gesendete Nachrichten im Ordner "Entwürfe" werden jedoch exportiert.
Wie geht Vault mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" um?

Mit dem Gmail-Modus "Vertraulich" können Nutzer den Zugriff von Empfängern auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion ist für alle privaten Gmail-Konten und für G Suite-Organisationen verfügbar, die sie aktivieren.

Bei vertraulichen Nachrichten werden in Gmail der Inhalt und die Anhänge durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.

Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im Modus "Vertraulich"

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus "Vertraulich" aktiviert ist, können in Vault alle vertraulichen Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation auf "Hold" gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Über Vault kann auf alle vertraulichen Nachrichten zugegriffen werden, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden und sich in den Postfächern der internen Absender und Empfänger befinden. Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Von außerhalb Ihrer Domain empfangene Nachrichten im Modus "Vertraulich" 

Selbst wenn der Gmail-Modus "Vertraulich" in Ihrer Organisation nicht aktiviert ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von anderen G Suite-Kunden und von privaten Gmail-Konten erhalten.

Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf "Hold" setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie danach suchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu suchen und zu exportieren.

Hinweis: G Suite-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, die verhindert, dass eingehende vertrauliche Nachrichten in Ihrer Domain zugestellt werden.

Mit Nachrichten im Modus "Vertraulich" arbeiten

So wird der Modus "Vertraulich" in Google Vault unterstützt:

  • Vault gibt interne vertrauliche Nachrichten zurück, die Ihrer Suchabfrage entsprechen. Sie haben die Möglichkeit, vertrauliche Nachrichteninhalte in der Vorschau auszublenden und vertrauliche Nachrichten beim Drucken oder Exportieren auszuschließen.
  • Sie können mit label:confidentialmode nach vertraulichen Nachrichten suchen. Über dieses Label lassen sich auch Holds und benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln speziell auf vertrauliche Nachrichten anwenden.

Klassisches Hangouts und Google Talk

Wichtig: Das klassische Hangouts wird Ende 2020 für alle G Suite-Kunden eingestellt. Vault-Administratoren müssen für diese Umstellung einige Maßnahmen ergreifen.

Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts und in Google Talk. Sie können die folgenden Chats aufbewahren, suchen und auf "Hold" setzen:

  • Klassisches Hangouts mit aktiviertem Protokoll: G Suite-Administratoren können steuern, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist – oder den Nutzern die Entscheidung überlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Chatprotokoll. Bei aktiviertem Chatprotokoll werden alle Chats in Gmail und der mobilen App für das klassische Hangouts in Vault archiviert.
  • Google Talk-Chats mit aktiviertem Chatprotokoll: G Suite-Administratoren können nicht vorgeben, dass Chats protokolliert werden müssen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Chatprotokoll für eine Domain zu deaktivieren.
Hinweis: Vault unterstützt klassische Hangouts, die nach Einführung dieser Funktion stattfinden. Bei klassischen Hangouts, die vor dem 8. April 2015 stattgefunden haben, können nur aufgezeichnete Chats gesucht, exportiert und auf "Hold" gesetzt werden.

Die in Vault verfügbaren Chatinformationen aus dem klassischen Hangouts enthalten Folgendes:

  • Alle Nutzer, die am Chat teilgenommen haben.
  • Alle Nachrichten, die während des Chats ausgetauscht wurden, einschließlich Links zu Anhängen.
  • Namen des klassischen Hangouts der Gruppe. Chatteilnehmer haben die Möglichkeit, Gruppen-Hangouts zu benennen. Das gilt nicht für Chats, an denen nur zwei Personen teilnehmen.
  • Beginn und Ende des Chats.

Folgendes ist in Vault nicht verfügbar:

  • Nicht angenommene Chateinladungen: Wenn ein Nutzer nicht an einem Chat teilnimmt, werden die an ihn gesendeten Nachrichten nicht archiviert.
  • Videoanrufe.
  • Chats in Google Docs.
  • Bilder, die über das klassische Hangouts gesendet wurden.

Wie werden klassische Hangouts archiviert?

In Vault werden alle Nachrichten aus dem klassischen Hangouts in einem Thread zusammengefasst und so lange hinzugefügt, bis

  • drei Stunden nach dem Senden der letzten Chatnachricht vergangen sind oder
  • der Thread eine Anzahl von 1.000 Nachrichten erreicht hat.

Wenn Sie eine Nachricht aus dem klassischen Hangouts exportieren, wird der gesamte Thread in die Exportdatei heruntergeladen.

Unterstützung des klassischen Hangouts aktivieren

Für die vollständige Unterstützung des klassischen Hangouts bei aktiviertem Chatprotokoll:

  • Aktivieren Sie das klassische Hangouts für Ihre Domain.
  • Überprüfen Sie, ob Gmail für alle Nutzer des klassischen Hangouts aktiviert ist. Nachrichten im klassischen Hangouts werden im selben System gespeichert wie E-Mails für Gmail. In Vault können keine Holds und Aufbewahrungsregeln auf Nachrichten im klassischen Hangouts angewendet werden, wenn Gmail für den Absender oder den Empfänger deaktiviert ist. Nachrichten im klassische Hangouts, die vor der Aktivierung von Gmail gesendet wurden, lassen sich nicht wiederherstellen.

Google Drive

Mit Google Vault können Sie Daten in den Google Drive-Ablagen und den geteilten Ablagen Ihrer Organisation aufbewahren, auf "Hold" setzen und suchen. Vault unterstützt sowohl die Dateitypen von Google als auch andere Dateitypen wie PDF, DOCX und JPG.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

Von Vault unterstützte Dateitypen in Google Drive
Mit Vault können Sie die folgenden in Drive gespeicherten Elemente auf "Hold" setzen, aufbewahren, suchen und exportieren:
  • Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Präsentationen, Google-Formulare und Google-Zeichnungen.
  • Google Meet-Aufzeichnungen
  • Jamboard-Dateien, die in den Ablagen von Nutzern gespeichert wurden.
  • Fremddateien, die Nutzer in Google Drive hochgeladen haben. 

Vault ignoriert Ordner und Drive-Verknüpfungen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Aufbewahrungsregel abhängig:

Aufbewahrungsregeln gelten für alle Dateien, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Letzteres schließt Dateien in geteilten Ablagen ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Nutzer Mitglied dieser Ablage ist oder nicht.

Ist das Kästchen neben Geteilte Ablagen berücksichtigen angeklickt, gelten die Aufbewahrungsregeln auch für alle geteilten Ablagen, bei denen Personen aus der Organisationseinheit Mitglied sind.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden nur die Dateien unwiderruflich entfernt, die den betreffenden Nutzern gehören

Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dazu zählen alle Dateien, die Nutzern in der entsprechenden Organisationseinheit gehören oder für sie freigegeben wurden. Allerdings werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur die Dateien unwiderruflich entfernt, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören. Von externen Nutzern freigegebene Dateien werden niemals unwiderruflich entfernt.

Geteilte Ablagen und Aufbewahrung

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf geteilte Ablagen anwenden, gilt Folgendes:

  • Eine benutzerdefinierte Regel, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Domain abdeckt, wirkt sich in allen geteilten Ablagen Ihrer Domain auf die Aufbewahrung aus.
  • Eine benutzerdefinierte Regel, die bestimmte geteilte Ablagen abdeckt, wirkt sich nur in den ausgewählten geteilten Ablagen auf die Aufbewahrung aus.

Dateien in geteilten Ablagen können nur mithilfe spezieller Aufbewahrungsregeln für geteilte Ablagen unwiderruflich entfernt werden:

  • Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dateien in geteilten Ablagen gehören jedoch nicht einzelnen Nutzern, sondern dem Team. Deshalb können diese Dateien nur mit Aufbewahrungsregeln unwiderruflich entfernt werden, die eigens für diese geteilte Ablage erstellt wurden.
  • Mit Regeln, die für Nutzer gelten und bei denen die Option Geteilte Ablagen berücksichtigen ausgewählt ist, lässt sich der Lebenszyklus von Dateien in geteilten Ablagen lediglich verlängern.
Verzögerungen bei der Implementierung von Aufbewahrungsregeln und beim Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Dateien in Drive möglich
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu drei Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden, werden nicht aufbewahrt und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Dateien, die von Nutzern in Ihrer Domain erstellt wurden

Dateien, die von Nutzern außerhalb Ihrer Domain erstellt und für Ihre Nutzer freigegeben wurden, unterliegen nicht den Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds Ihrer Organisation.

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden
Keine Aufbewahrungsregeln mit identischen Kriterien möglich

Jede benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel, die Sie für Dateien in Drive erstellen, muss 

  • ein eindeutiges Datum für die letzte Änderung oder die Erstellung haben
    ODER
  • für eine eindeutige Gruppe von Nutzern gelten.

Bei folgendem Beispiel könnte ein Regelkonflikt auftreten: Sie haben eine Regel, die für eine Organisationseinheit gilt. Anschließend fügen Sie eine Regel für eine geteilte Ablage hinzu, auf die alle Nutzer der Organisationseinheit Zugriff haben. Die neue Regel wird in Vault abgelehnt, wenn das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung mit der ersten Regel identisch sind.

Sie können auch die Einstellung Geteilte Ablagen berücksichtigen verwenden, um eine Aufbewahrungsregel eindeutig zu machen. Bei zwei Regeln mit identischen Aufbewahrungskriterien gibt es keine Konflikte, wenn die eine geteilte Ablagen umfasst und die andere nicht.

Für Dateien, die mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt immer die Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Aufbewahrung für Apps verwalten, die Daten in Google Drive speichern

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt Aufbewahrung
Jamboard

In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.

Google Meet

Für Meet-Aufzeichnungen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.

Aufbewahrungsregeln und Dateien im Papierkorb

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen, mit denen Dateien unwiderruflich aus dem Papierkorb entfernt werden, wenn ein Nutzer sie vor einer bestimmten Zahl von Tagen dorthin verschoben hat. Nur Dateien, die seit dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden, unterliegen den Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente:

  • Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente gilt für Dateien, die sich im Papierkorb eines Nutzers befinden, und für Dateien, die beim Leeren des Papierkorbs gelöscht wurden.
  • Bei einer Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente werden nur die Dateien unwiderruflich entfernt, deren Inhaber der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, für die die Regel gilt.
  • Wenn eine Datei im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat die Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente Vorrang. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für das Verschieben in den Papierkorb, wird die Datei gemäß der Regel mit dem neuesten Ablaufdatum aufbewahrt. Ungeachtet dessen haben Holds weiterhin Vorrang vor allen Aufbewahrungsregeln.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die keinem Hold oder keiner Aufbewahrungsregel unterliegen, werden ungefähr 30 Tage, nachdem sie in den Papierkorb verschoben wurden, endgültig aus allen Google-Systemen gelöscht.
Aufbewahrungsregeln gelten nicht für Dateien, die in Dokumente und Präsentationen eingebettet sind

Nutzer können Diagramme, Tabellen oder Folien in Google Docs oder Google Präsentationen verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Falls für das Dokument eine Aufbewahrungsregel gilt, während die Tabelle keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds unterliegt, kann die Tabelle unwiderruflich entfernt werden, obwohl das Dokument aufbewahrt wird.

Wichtige Informationen zu Holds in Drive

Umfang der Aufbewahrung abhängig von der Hold-Konfiguration
  • Ein Hold in Google Drive gilt für alle Elemente, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Für Ordner oder Drive-Verknüpfungen gilt das jedoch nicht.
  • Holds können nicht direkt auf eine geteilte Ablage angewendet werden. Stattdessen müssen Sie den Hold auf die Mitglieder anwenden und das Kästchen Geteilte Ablagen einbeziehen anklicken.
Wie wirkt sich eine geteilte Ablage auf einen Hold aus?
In folgenden Fällen werden die Dateien einer geteilten Ablage nicht durch einen Hold aufbewahrt:
  • Ein Mitglied einer geteilten Ablage:
    • ist selbst nicht vom Hold betroffen und verschiebt eine Datei aus der geteilten Ablage oder
    • entfernt das einzige Mitglied einer geteilten Ablage, über das ein Hold verhängt wurde.
  • Keines der Mitglieder einer geteilten Ablage wurde auf "Hold" gesetzt.

Wenn eine geteilte Ablage gelöscht wird, unterliegen die Dateien darin den folgenden Hold-Szenarien:

  • Wenn ein Nutzer als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist und einem Hold unterliegt, werden alle Dateien in der geteilten Ablage beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Nachdem der Hold für den Nutzer entfernt wurde und die Dateien keinem weiteren Hold oder einer Aufbewahrungsregel unterliegen, werden sie gelöscht.

  • Wenn ein Nutzer kein Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist, aber als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Zugriff auf eine Datei darin hat und er einem Hold unterliegt, dann wird nur diese Datei beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Dateien, die keiner Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegen, werden gelöscht.

 

Wichtige Informationen zur Suche in Drive

Wie sucht Vault nach Elementen in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Elemente, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Vault durchsucht keine Ordner oder Drive-Verknüpfungen.

Kann ich in geteilten Ablagen suchen?

Ja, Sie können direkt in ausgewählten geteilten Ablagen suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ergebnisse aus geteilten Ablagen einzuschließen, wenn Sie nach bestimmten Konten oder Organisationseinheiten suchen.

Welche Teile von Elementen in Google Drive sind suchbar?

Bei allen Elementen können Sie nach Titel, Eigentümer, Datum der letzten Änderung und anderen Metadaten suchen.

Bei unterstützten Dateitypen können Sie nach Wörtern und Wortgruppen im Inhalt der Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

In folgenden Dateitypen können Sie nach Text suchen:

Vault indexiert nicht den Inhalt von Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können die folgenden Dateitypen in der Vorschau ansehen:

  • Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen erstellt wurden
  • Hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX
Verknüpfte Dateien in Google Drive werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

In einigen Google Docs-Editoren können Nutzer eine Datei mit einer anderen verknüpfen. Beispielsweise können Sie in ein Google Docs-Dokument ein Diagramm einfügen, das mit Tabellendaten in einer Google Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien suchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn diese Dateien mit Dateien verknüpft sind, die nicht mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmen, werden die verknüpften Dateien nicht in die Ergebnisse aufgenommen.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können nur nach der neuesten Version einer Datei suchen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum einzugeben. Wenn Sie ein Versionsdatum eingeben, sucht Vault zwar in der aktuellen Version der Datei. Allerdings wird der Inhalt der vor 00:00 Uhr UTC des eingegebenen Datums zuletzt gespeicherten Version in der Vorschau angezeigt und exportiert. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Drive für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt. 

Einige Eigenschaften werden unabhängig von dem von Ihnen angegebenen Versionsdatum für die aktuelle Version aufgeführt. Dazu gehören der Titel, Personen, für die die Datei freigegeben wurde, wann sie zuletzt geändert wurde und andere Daten der metadata.xml-Datei in Vault.

Versionsübersichten enthalten Kommentare, wenn die folgenden Kriterien vorliegen:

  • Offene Kommentare sind nur enthalten, wenn Ihre Organisation Kommentar- oder Bearbeitungszugriff auf das Dokument hat. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie sie nicht sehen.
  • Ein offener einzelner Kommentar (einer ohne Antworten) ist unter folgenden Bedingungen enthalten: Der Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). In Versionen, die vor der Erstellung des Kommentars liegen, ist dieser Kommentar nicht enthalten.
  • Ein offener Kommentarthread (einer mit Antworten) ist unter folgenden Bedingungen komplett enthalten: Der erste Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). Wenn ein Kommentarthread beispielsweise zwei Nachrichten enthält, die am 1. und am 5. Oktober erstellt wurden, enthält eine Suche mit dem Versionsdatum 2. Oktober beide Kommentare, obwohl der vom 5. Oktober zum gefragten Zeitpunkt noch nicht vorhanden war.
  • Bearbeitete Kommentare sind so enthalten, wie sie derzeit aussehen, nicht, wie sie zum Versionszeitpunkt waren.
  • Gelöste oder gelöschte Kommentare sind in einer Version nicht enthalten, auch dann nicht, wenn der Kommentarstatus zum Versionszeitpunkt noch nicht gelöst war.
Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf dieser Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Konten aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Konten insgesamt suchen. Dies bezieht sich auf einzelne Konten oder Mitglieder von Organisationseinheiten

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden

Google Chat

Sie können in Vault alle über Google Chat gesendeten Nachrichten aufbewahren, auf "Hold" setzen und suchen. 

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Google Chat

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Direktnachrichten (DNs) mit aktiviertem Chatprotokoll

Für Chatrooms gelten immer Aufbewahrungsregeln und Holds. Für DNs gelten sie jedoch nur, wenn das Protokoll aktiviert ist. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Aufbewahrungsregel abhängig
  • Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Direktnachrichten und Chatrooms.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit deckt nur DNs, nicht aber die Chatrooms ab.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für alle Chatrooms gilt nur für Chatrooms. DNs sind nicht abgedeckt.
Die Aufbewahrungsdauer ist abhängig von den Teilnehmern; Nachrichten in externen Chatrooms werden nicht aufbewahrt

Direktnachrichten

Eine DN ist Eigentum beider Teilnehmer eines Chats. Wenn für mehrere Nutzer in derselben Organisation unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt sind, gilt für Vault diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Externe Nutzer: Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, werden DNs gemäß den Aufbewahrungsregeln der einzelnen Organisationen aufbewahrt.

Beispiel: Unternehmen A speichert DNs eine Woche lang und Unternehmen B speichert DNs zwei Jahre. Vault verarbeitet DNs zwischen Nutzern in Unternehmen A und Unternehmen B so:

  • Die DNs von Unternehmen A werden eine Woche lang aufbewahrt. Alle Nachrichten, die noch nicht gelöscht wurden, werden dann endgültig entfernt. Diese Nachrichten sind für Nutzer von Unternehmen A nicht mehr verfügbar. Für Google Chat gilt eine 30-tägige Aufbewahrungsdauer. Nachrichten werden also nach dem Löschen noch 30 Tage aufbewahrt. Diese Nachrichten sind weiterhin in Vault verfügbar. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen A verfügbar.
  • Unternehmen B speichert DNs. Sie können zwei Jahre lang gesucht und exportiert werden. Nach den zwei Jahren werden alle Nachrichten gelöscht, die noch nicht entfernt wurden, und werden entsprechend der Aufbewahrungsdauer von Google Chat 30 Tage lang aufbewahrt. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen B verfügbar und wird aus den Google-Systemen endgültig gelöscht.

Chatrooms

Unterhaltungen in einem Chatroom sind Eigentum aller Teilnehmer. Wenn für mehrere Nutzer in derselben Organisation unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt sind, gilt für Vault diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Externe Nutzer: Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, wird die Unterhaltung entsprechend den Regeln der Organisation aufbewahrt, zu der der Ersteller des Chatrooms gehört. Wenn Nutzer in Ihrer Organisation an Chatrooms einer anderen Organisation teilnehmen, können diese Nachrichten nicht über Vault aufbewahrt, auf "Hold" gesetzt, gesucht oder exportiert werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden alle abgedeckten Chatnachrichten dauerhaft gelöscht

Bei Aufbewahrungsregeln für Chatnachrichten besteht nicht die Möglichkeit, nur solche Nachrichten dauerhaft zu löschen, die von Nutzern gelöscht wurden. Mit einer Aufbewahrungsregel, bei der Nachrichten entfernt werden, werden die Nachrichten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht.

Wichtige Informationen zu Holds in Google Chat

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Direktnachrichten (DNs) mit aktiviertem Chatprotokoll

Für Chatrooms gelten immer Aufbewahrungsregeln und Holds. Für DNs gelten sie jedoch nur, wenn das Protokoll aktiviert ist. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Unterhaltungen in Chatrooms werden nur aufbewahrt, wenn ein auf "Hold" gesetzter Nutzer eine Nachricht gesendet hat und der Chatroom Ihrer Organisation gehört

Ein Hold, der auf ein Nutzerkonto angewendet wird, gilt auch für Unterhaltungen in Chatrooms, in denen dieser Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat.Unterhaltungen in Chatrooms, an denen der Nutzer nicht aktiv teilgenommen hat, sind darin nicht inbegriffen. Das gilt auch dann, wenn dieser Nutzer sich möglicherweise Nachrichten angesehen hat. Holds gelten nicht für Nachrichten in Chatrooms, die zu einer anderen Organisation gehören.

Direktnachrichten (DNs), die an einen auf "Hold" gesetzten Nutzer gesendet werden, werden weiterhin aufbewahrt, auch wenn der Nutzer nicht antwortet oder der Absender ein externer Nutzer ist.

Holds können nicht auf einen ganzen Chatroom angewendet werden

Chatrooms in Google Chat lassen sich nicht auf eine einzelne Organisationseinheit beschränken, d. h., jeder in Ihrer Organisation kann in einen beliebigen Chatroom eingeladen werden. Nachrichten von Chatroom-Teilnehmern, deren Daten keinem "Hold" unterliegen, werden nicht in Google Vault aufbewahrt.
Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Vault-Nutzer mit Zugriffsberechtigungen immer sichtbar

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf diese Nachricht zugreifen. Ein Vault-Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann jedoch in Vault nach der Nachricht suchen und diese aufrufen. Der Vault-Nutzer kann die Nachricht auch mit Vault exportieren.

Wichtige Informationen zur Suche in Google Chat

Über Google Chat freigegebene Drive-Dateien

Wenn Dokumente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über Google Chat freigegeben werden, wird in die Chatnachricht statt einer Kopie der Datei ein Link eingefügt. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsrichtlinien und Holds für Chatnachrichten und wird auch bei entsprechenden Suchen und Exporten nicht berücksichtigt.

Die meisten textbasierten Typen von Fremddateien, z. B. PDF, XLSX und DOCX, werden in Vault indexiert, wenn sie direkt per Chat versendet werden. Diese Anhänge werden berücksichtigt, wenn Sie Chatnachrichten durchsuchen und exportieren, und sind durch Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt.

In der Vorschau können max. 1.000 Nachrichten pro Unterhaltung angezeigt werden

Sie können zwar beliebig viele Nachrichten aus Vault exportieren lassen, die Vorschau ist jedoch auf 1.000 Nachrichten beschränkt. Wenn Sie sich viele Nachrichten in der Vorschau anzeigen lassen möchten, grenzen Sie die Ergebnisse mithilfe von Suchbegriffen und anderen Kriterien ein.

Unterhaltungen werden nur dann von Vault abgerufen, wenn ein gesuchter Teilnehmer in einem Chatroom Ihrer Organisation mindestens eine Nachricht sendet
  • In Vault werden Direktnachrichten und Unterhaltungen nur zurückgegeben, wenn ein Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat.
  • Unterhaltungen, in denen Nachrichten gelesen, aber nicht beantwortet wurden, sind nicht in den Suchergebnissen enthalten.
  • Nachrichten, die von Nutzern in Ihrer Organisation in Chatrooms gesendet wurden, die einer anderen Organisation gehören, können nicht über Vault aufbewahrt, auf "Hold" gesetzt, gesucht oder exportiert werden.
  • Sie können Nachrichten suchen und exportieren, die von externen Nutzern in Chatrooms Ihrer Organisation erstellt wurden.
Bei Suchanfragen nach auf "Hold" gesetzten Daten werden nur Unterhaltungen in Chatrooms berücksichtigt, wenn ein auf "Hold" gesetzter Nutzer eine Nachricht sendet
Wenn Sie auf "Hold" gesetzte Daten zu einer Rechtsangelegenheit suchen, werden in Vault nur Unterhaltungen in Chatrooms zurückgegeben, sofern ein auf "Hold" gesetzter Nutzer, mindestens eine Nachricht gesendet hat und der Chatroom von einer Person in Ihrer Organisation erstellt wurde.
Nur Direktnachrichten, die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden, und Unterhaltungen in Chatrooms, die Ihrer Organisation gehören, können gesucht werden

Mit Vault kann nur in Direktnachrichten gesucht werden, die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob der Verlauf aktiviert oder deaktiviert sein soll, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Unterhaltungen in Chatrooms, die von einer Person in Ihrer Organisation erstellt wurden, können in Vault immer gesucht werden. Sie können jedoch keine Nachrichten suchen, die von Nutzern aus Ihrer Organisation in Chatrooms einer anderen Organisation gesendet wurden.

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