أنواع البيانات المتوفرة

توفّر خدمة Vault خدمات G Suite التالية:

الخدمة إدارة الاحتفاظ بالبيانات الاحتفاظ بالبيانات البحث والتصدير
Gmail و
Hangouts الكلاسيكي (مع تفعيل السجل)
checkmark checkmark checkmark
Drive (أنواع الملفات المتوفّرة) checkmark checkmark checkmark
المجموعات checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (مع تفعيل السجل) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark مشمولة في
الاحتفاظ بالبيانات على البيانات في Drive
استخدام البحث
والتصدير في Drive

ملاحظة: لا يمكن لعملاء "Drive للمؤسَّسات" تنفيذ مهام "جمع الأدلة الإلكترونية" إلا على الملفات المتاحة في Drive. مزيد من المعلومات.

رسائل Gmail والمجموعات

تم دمج Vault بالكامل مع Gmail و"مجموعات Google". وبالتالي عندما تبحث عن رسائل باستخدام Vault، ستبحث في الواقع في أرشيف رسائل مؤسستك. ويعني ذلك ما يلي:

  • توفُّر الرسائل في Vault فور استلامها من خلال Gmail أو نشرها على إحدى المجموعات.
  • إمكانية استخدام عوامل تشغيل البحث المألوفة نفسها التي تستخدمها مع Gmail.
  • فهرسة Vault لأول 250 صفحة تقريبًا من النص في الرسائل. 

مزيد من المعلومات حول فهرسة الرسائل والبحث

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من مصادر أخرى

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من منتجات Google الأخرى

عندما يستعمل مستخدم Gmail لمشاركة "المستندات" أو "جداول البيانات" أو "العروض التقديمية" أو "النماذج" من Google، يُدرِج Gmail رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. وبسبب تخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو البحث عنها أو تصديرها.

يمكن لمستخدمي Gmail مشاركة الروابط إلى المحتوى الذي تم تخزينه في منتجات Google الأخرى، مثل YouTube و"صور Google". لا يدعم Vault خدمات Google الإضافية، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو البحث عنها أو تصديرها.

رسائل Gmail التي تتضمن محتوى AMP

تحتوى الرسائل الإلكترونية الديناميكية على ترميز يعرض محتوى AMP داخل Gmail. يمكن لمنتجات Google الأخرى إرسال رسائل تتضمن محتوى AMP، وقد يتلقى المستخدمون في مؤسستك رسائل إلكترونية ديناميكية من مُرسلِين خارجيين.

باستخدام البريد الإلكتروني الديناميكي، يمكن لمستخدم Gmail إجراء ما يلي مثل:

  • عرض تعليقات "مستندات Google" عند توفرها في اللحظة التي يفتح فيها المستخدم رسالة الإشعار في Gmail.
  • نشر الردود بسرعة وحل التعليقات بدون فتح المستند.
  • أداء مهام إضافية مستندِة إلى الويب داخل الرسالة، مثل الرد على الدعوات والاستطلاعات.

في حال البحث عن المصدر الأصلي لرسالة إلكترونية ديناميكية، سيظهر لك 3 أنواع من محتوى مشابه وهي:

  • نص عادي (لبرامج البريد الإلكتروني التي تعرض نصًا عاديًا فقط).
  • HTML (لبرامج البريد الإلكتروني التي لا تعرض المحتوى الديناميكي).
  • ترميز AMP. عندما يفتح مستخدم Gmail الرسالة، سيطَّلع على محتوى AMP الديناميكي والتفاعلي. يمكن لترميز AMP استرداد أي تعديلات في وقت فتح الرسالة وعرضها للمستخدم فورًا.

بسبب الجوهر الديناميكي لهذه الرسائل، قد يتغير المحتوى المعروض في Gmail مع مرور الوقت. مثلاً، يمكن أن يختلف تنبيه إلى تلقي تعليق من مستند نشط في "مستندات Google" في كل مرة يعيد فيها المستخدم فتح الرسالة نفسها على مدار عدة أيام.

خدمة دعم Vault للرسائل الإلكترونية الديناميكية

  • عند معاينة رسالة إلكترونية ديناميكية، تعرض Vault إصدار HTML للرسالة. ويمكنك النقر على عرض الأصل لعرض جميع أجزاء الرسالة، بما في ذلك ترميز AMP.
  • عند تصدير رسائل إلكترونية ديناميكية، يتم تضمين النص العادي وHTML وAMP جميعها في عملية التصدير.
  • تحتفظ Vault ببيانات النص العادي وHTML وترميز AMP المضمنة في رسالة إلكترونية ديناميكية. لا تحتوي Vault على أي طريقة للاحتفاظ ببيانات المحتوى الديناميكي الذي يمكن استرداده وعرضه عند فتح المستخدم لرسالة إلكترونية.
  • يمكن لخدمة Vault أن تبحث عن النص العادي وHTML في رسالة إلكترونية ديناميكية. ومع ذلك، لا تتم فهرسة ترميز AMP ومحتوى AMP ولا يمكن البحث عنهما.

يتعذر على Vault تحديد ما إذا كان مستخدمو Gmail قد عرضوا المحتوى الديناميكي من قبل أم لا عند فتح رسالة تتضمن ترميز AMP. لن يعرض Gmail المحتوى الديناميكي عند:

في كلتا الحالتين، لا تعرض خدمة Gmail محتوى AMP. ومع ذلك، لا يزال يتم تضمين ترميز AMP في مصدر الرسالة ويتوفر في Vault.

ما أنواع المحتوى الذي تمت فهرسته؟

يفهرس Gmail معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص والمرتبطة مباشرةً برسالة. ويتضمن ذلك أنواع الملفات ذات امتدادات، مثل .pdf و.xslx و.docx.يتم تضمين هذه المرفقات عند البحث عن الرسائل وتصديرها من Gmail، وتكون مشمولة في عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail.

لا تتم فهرسة ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية التي تم تضمينها في الرسائل أو إرفاقها بها.

هل تشمل نتائج البحث المعروضة في Vault أول ميغابايت من البيانات فقط؟

لا، على الرغم من فهرسة الميغابايت الأولى تقريبًا والبحث فيها، ففي حال كان هناك محتوى مطابق، يتم عرض الرسائل بأكملها وأي مرفقات في Vault.

هل تحتفظ أداة Vault ببيانات جميع رسائل "المجموعات" وتبحث فيها؟

يمكن لأداة Vault الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة فيها ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

كيف تتعامل Vault مع مسودات الرسائل الإلكترونية؟

عند البحث عن الرسائل من Gmail وتصديرها، قد تتضمّن النتائج مسودات الرسائل. ويمكن أن تتضمّن بيانات المستخدم في Gmail ثلاثة أنواع لمسودات الرسائل:

  • الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات": تخضع هذه الرسائل إلى عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات. 
  • المسودات التي تم تجاهلها: تتم فورًا إزالة رسالة يحذفها مستخدم بدون الإرسال من عرض المستخدم. ويتم محوها نهائيًا بعد انقضاء 30 يومًا، بصرف النظر عن أي عمليات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  • النُّسخ المحفوظة تلقائيًا لمسودات الرسائل: عندما يُنشئ مستخدم رسالة، يحفظ Gmail نسخة منها تلقائيًا كلما توقف المستخدم مؤقتًا لبضع ثوانٍ. وتكون النسخة الأحدث من أي مسودة رسالة هي فقط المرئية للمستخدم. وتتوفّر النُسخ السابقة لخدمة Vault للبحث والتصدير. وتظل هذه الإصدارات متاحة لخدمة Vault حتى بعد أن يُرسل المستخدم الرسالة. ويتم محو كل نسخة من مسودة رسالة نهائيًا بعد 30 يومًا من حفظ Gmail لها. ولا تخضع النُسخ لعمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات.

يمكنك وضع علامة في مربّع استبعاد المسودات في القواعد الجديدة أو الحالية للاحتفاظ بالبيانات، وذلك لإزالة الرسائل غير المُرسَلة، الموجودة في مجلدات المسودات التابعة للمستخدمين، من تغطية الاحتفاظ بالبيانات.

يمكنك أيضًا إزالة مسودات الرسائل من نتائج البحث وعمليات التصدير:

  • ضع علامة على المربّع استبعاد المسودات قبل إجراء البحث.
    • ستتضمن عمليات المعاينة النُّسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد أنواع أخرى من المسودات.
    • يتم استبعاد جميع أنواع مسودات الرسائل عند التصدير.
  • أضِف -(label:^deleted AND label:drafts) إلى عبارات البحث:
    • ستتضمن عمليات المعاينة الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد المسودات التي يتم تجاهلها.
    • يتم استبعاد جميع مسودات الرسائل المحفوظة تلقائيًا ومسودات الرسائل التي يتم تجاهلها عند التصدير. ويتم تضمين الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" من خلال التصدير.
كيف تتعامل Vault مع الرسائل في الوضع السري في Gmail؟

يتيح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحساس للبريد الإلكتروني. وتتوفَّر هذه الميزة لجميع حسابات Gmail الشخصية ولنطاقات G Suite التي فعَّلت هذه الميزة.

عندما يُرسِل مستخدم رسالة في الوضع السرّي، يستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ويتم إرسال الموضوع والنص اللذين يحتويان على الرابط عبر SMTP. ويمكنك التعرُّف على مزيد من المعلومات عن كيفية إرسال الرسائل باستخدام الوضع السرّي في Gmail.

الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في نطاقك

في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تحتفظ خدمة Vault بجميع الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.

تكون الرسائل في الوضع السرّي المُرسَلة بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018 مرئية لخدمة Vault في صناديق بريد جميع المُرسِلين والمُستلِمين الداخليين. وتتوفّر الرسائل لخدمة Vault دائمًا، حتى عندما يُحدِّد المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.

الرسائل في الوضع السرّي التي تم استلامها من خارج نطاقك 

حتى في حال رفض نطاقك لتفعيل الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقَّى المستخدمون الرسائل في الوضع السرّي من عملاء G Suite الآخرين ومن حسابات Gmail الشخصية.

تُعد جميع الرسائل في الوضع السرّي المُرسَلة من جهات خارجية مملوكة لمُرسِليها ومخفية من Vault. ويمكنك الاحتفاظ بعناوين الرسائل الخارجية في الوضع السرّي ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها. ومع ذلك، لا يمكنك البحث عن محتوى الرسائل أو المرفقات من الرسائل الخارجية في الوضع السرّي أو تصديرها.

ملاحظة: يمكن لمشرفي G Suite إنشاء قاعدة امتثال تحظر تسليم الرسائل الواردة في الوضع السرّي إلى نطاقك.

التعامل مع الرسائل في الوضع السرّي

توفر خدمة Vault الرسائل في الوضع السرّي على النحو التالي:

  • تعرض خدمة Valut الرسائل الداخلية في الوضع السرّي التي تُطابق طلب بحثك. ويكون لديك خيار إخفاء محتوى الرسائل في الوضع السرّي عند معاينته محتوى الرسائل في الوضع السرّي واستبعادها عند طباعة الرسائل أو تصديرها.
  • يمكنك استخدام label:confidentialmode للبحث عن الرسائل في الوضع السرّي. ويمكنك أيضًا استخدام هذا التصنيف لتطبيق التحفظ على المعلومات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة على الرسائل في الوضع السرّي على وجه التحديد.

Hangouts الكلاسيكي وGoogle Talk

ملاحظة مهمة: سيتم إيقاف Hangouts الكلاسيكي لجميع عملاء G Suite في أواخر عام 2020. وعلى مشرفي Vault اتخاذ الإجراءات للاستعداد لعملية النقل هذه.

تدعم Vault المحادثات التي تتم في برنامجي Hangout الكلاسيكي وGoogle Talk بالكامل. يمكنك الاحتفاظ بالبيانات والبحث عنها كما يلي:

  • Hangouts الكلاسيكي مع تفعيل السجل. يمكن لمشرفي G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. ولمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على سجل المحادثات. تعمل Vault على أرشفة جميع المحادثات التي تتم في Gmail وتطبيقات Hangouts الكلاسيكي المتوافقة مع الأجهزة الجوّالة عند تفعيل السجل.
  • محادثات Google Talk القابلة للحفظ. لا يمكن لمشرفي G Suite أن يفرضوا قابلية الحفظ على المحادثات. وعلى الرغم من ذلك، يمكنهم إيقاف سجل المحادثات لنطاق.
ملاحظة: يدعم Vault جلسات Hangouts التي تتم بعد إطلاق هذه الميزة بالكامل. بالنسبة إلى جلسات Hangout التي تمت قبل 8 نيسان (أبريل) 2015، يمكن البحث في المحادثات القابلة للحفظ فقط وتصديرها والاحتفاظ ببياناتها.

تتضمن معلومات Hangouts الكلاسيكي المتوفرة في Vault ما يلي:

  • جميع المستخدمين الذين شاركوا في المحادثة.
  • كل الرسائل التي تم تبادلها أثناء المحادثة، بالإضافة إلى روابط لأي مرفقات.
  • أسماء جلسات Hangout الجماعية. (يتوفّر للمشاركين في المحادثة خيار تسمية جلسة Hangout جماعية.) لا يمكن تسمية محادثات بين مستخدميْن فقط.
  • تحديد وقت بدء وانتهاء المحادثة.

ولا يتم توفير ما يلي لخدمة Vault:

  • دعوات المحادثة التي لم يتم قبولها. في حال لم يشارك المستخدم في المحادثة، لن يتم الاحتفاظ بالرسائل التي تم إرسالها إليه.
  • مكالمات الفيديو.
  • المحادثات التي تتم في "مستندات Google".
  • الصور المُرسَلة من خلال Hangouts الكلاسيكي.

طريقة أرشفة Hangouts الكلاسيكي

تجمع Vault جميع الرسائل في Hangouts الكلاسيكي في سلسلة محادثات واحدة. وتتم إضافة الرسائل باستمرار إلى سلسة المحادثات حتى:

  • انقضاء ثلاث ساعات منذ إرسال آخر رسالة محادثة.
  • تجاوز سلسلة المحادثات عدد 1000 رسالة.

عند تصدير رسالة محادثة في Hangouts الكلاسيكي، يتم تضمين سلسلة المحادثات بالكامل عند تنزيل ملف التصدير.

تفعيل خدمة دعم جلسات Hangout الكلاسيكي

للحصول على الدعم الكامل لجلسات Hangout التي يكون السجل مفعَّلاً بها، يُرجى تنفيذ ما يلي:

  • فعِّل Hangouts الكلاسيكي لنطاقك.
  • تحقَّق من تفعيل Gmail لجميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي. رسائل Hangouts الكلاسيكي يتم تخزينها في النظام نفسه الذي يخزّن الرسائل الإلكترونية في Gmail. لا يمكن أن يحتفظ Vault ببيانات رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة أو المستلَمة من حسابات تم إيقاف Gmail بها. لا يمكن استرداد رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة قبل تفعيل Gmail.

Drive

يمكنك استخدام Vault للاحتفاظ بالملفات في مساحات Drive بمؤسستك ومساحات Drive المشتركة فضلاً عن الاحتفاظ بالبيانات والبحث عنها. ويدعم Vault أنواع ملفات Google وأنواع الملفات التي لا تتبع Google، مثل PDF وDOCX وJPG.

معلومات مهمة عن Drive والاحتفاظ بالبيانات

أنواع الملفات التي تم تضمينها في دعم Vault لخدمة Drive
يمكن لخدمة Vault الاحتفاظ ببيانات الملفات التالية التي تم تخزينها في Drive والبحث عنها وتصديرها:
  • "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"النماذج" و"الرسومات" من Google
  • تسجيلات Hangouts Meet
  • ملفات Jamboard التي تم حفظها في Drive للمستخدمين
  • ملفات غير تابعة لشركة Google حمّلها المستخدمون في Drive 

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة

تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الملفات التي يمتلكها المستخدمون والتي تمت مشاركتها مباشرةً معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها السياسة. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان هذا المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة هذه أم لا.

في حال تم وضع علامة في المربع تضمين مساحات Drives المشتركة، تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات أيضًا على مساحات Drive المشتركة التي تتضمن أعضاء الوحدة التنظيمية المشمولة.

عند انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، سيقتصر المحو النهائي على الملفات التي يملكها أولئك المستخدمون فقط.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive التابع لمستخدم (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ويتضمن ذلك الملفات التي يمتلكها المستخدمون أو التي تمت مشاركتها معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها القاعدة. ومع ذلك، عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ، سيمحو Vault نهائيًا الملفات التي يملكها مستخدمو تلك الوحدة التنظيمية فقط. ولن يتم محو الملفات التي تمت مشاركتها من خارج الوحدة التنظيمية أبدًا.

مساحات Drive المشتركة والاحتفاظ بالبيانات

عند تطبيق قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مساحات Drive المشتركة:

  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل جميع مساحات Drive المشتركة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات لجميع مساحات Drive المشتركة في نطاقك.
  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل مساحات Drive مشتركة معيّنة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات في مساحات Drive المشتركة المُحدَّدة فقط.

لا يمكن محو ملفات مساحة Drive المشتركة نهائيًا إلا من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة:

  • تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive الخاص بأحد المستخدمين (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ونظرًا لأن الفريق هو من يمتلك ملفات مساحة Drive المشتركة وليس مستخدم معيّن، يمكن لقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة فقط محو الملفات في مساحة Drive المشتركة نهائيًا.
  • لا يمكن إلا للقواعد التي تنطبق على المستخدمين، والتي تم وضع علامة في المربع تضمين مساحات Drive المشتركة لديها، تمديد دورة حياة ملفات مساحات Drive المشتركة.
قد يكون تنفيذ قواعد الاحتفاظ وانتهاء صلاحية الملفات في Drive عرضة للتأخير
  • عند إنشاء قاعدة احتفاظ أو تحديثها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى ثلاث ساعات. ولا يتم الاحتفاظ بالملفات التي حذفها المستخدمون أثناء فترة النشر هذه، ولا يمكن استردادها.
  • عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ، قد تستغرق إزالة الملفات المتأثرة من Drive ما يصل إلى 15 يومًا.
لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وأوامر التحفظ المؤقت على البيانات إلا على الملفات التي أنشأها المستخدمون في نطاقك

لا تخضع الملفات، التي تم إنشاؤها خارج نطاقك ومشاركتها مع المستخدمين، لسياسات الاحتفاظ بالبيانات أو أوامر التحفُّظ على البيانات بمؤسستك.

لن تسمح لك أداة Vault بإنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات في Drive لها نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات.

يجب أن يتوفَّر في كل قاعدة احتفاظ بالبيانات مُخصَّصة تُنشئها للملفات في Drive ما يلي: 

  • تاريخ آخر تعديل أو تاريخ إنشاء فريد.
    أو
  • تنطبق على مجموعة فريدة من المستخدمين.

مثلاً، قد يحدث تعارض في حال كان لديك قاعدة تسري على وحدة تنظيمية، وتحاول بعد ذلك إضافة قاعدة تنطبق على مساحة Drive مشتركة يمكن لجميع أعضاء الوحدة التنظيمية الوصول إليها. ترفض Vault القاعدة الجديدة في حال كانت تتضمن نفس تاريخ الإنشاء/آخر تعديل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام الإعداد تضمين مساحات Drive المشتركة لجعل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات فريدة. وليس هناك تعارض بين قاعدتين لهما نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات، في حال تضمنت إحدى القاعدتين مساحات Drive المشتركة ولم تتضمنها الأخرى.

يتم دائمًا الاحتفاظ بالملفات المشمولة بتغطية قواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة احتفاظ.​

إدارة الاحتفاظ ببيانات التطبيقات التي تُخزّن البيانات في Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
قواعد الاحتفاظ بالبيانات والملفات في سلة المهملات

يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات يمكنها محو الملفات نهائيًا بعد مرور عدد مُحدّد من الأيام بعد أن ينقلها المستخدمون إلى سلة المهملات. وتخضع الملفات التي تم نقلها إلى المهملات في الأول من آب (أغسطس) 2016 أو بعده فقط لقواعد "تم النقل إلى المهملات":

  • تنطبق قاعدة "تم النقل إلى المهملات" على كلٍّ من الملفات المتاحة في سلة مهملات مستخدم والملفات التي تم حذفها عندما أفرغ المستخدم سلة المهملات.
  • لا تمحو قاعدة "تم النقل إلى المهملات" إلا الملفات المملوكة للمستخدم أو مساحة Drive المشتركة التي تنطبق عليها نهائيًا.
  • في حال كان هناك ملف في سلة المهملات يخضع لقواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات، تحلّ قاعدة "تم النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى. وفي حال تطبيق قواعد "تم النقل إلى المهملات" المتعددة على ملف، يتم الاحتفاظ ببيانات هذا الملف وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة. ويُرجى العلم أن عمليات الاحتفاظ بالبيانات لها الأولوية على جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  • يتم حذف ملفات مساحة Drive المشتركة التي لا تخضع لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات أو عملية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا من جميع أنظمة Google بعد مرور 30 يومًا تقريبًا من نقلها إلى سلة المهملات.
لا تؤدي قواعد الاحتفاظ بالبيانات إلى توسيع التغطية للملفات المُضمّنة في المستندات والعروض التقديمية.

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في "جدول بيانات Google". وكلما يتم تحديث جدول البيانات، يتم أيضًا تحديث الرسم البياني في المستند.

في المثال أعلاه، في حال احتفظت قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بالمستند، ولم تحتفظ عمليات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجدول البيانات، يمكن محو جدول البيانات نهائيًا على الرغم من الاحتفاظ ببيانات المستند.

معلومات مهمة عن Drive وعمليات الاحتفاظ بالبيانات

تفاوت مدى التغطية حسب طريقة تهيئة الاحتفاظ بالبيانات
  • تنطبق عملية الاحتفاظ بالبيانات في Drive على الملفات المملوكة للمستخدمين أو المؤسسات المشمولة بعملية الاحتفاظ بالبيانات والملفات التي تمت مشاركتها معهم مباشرة. ويتضمن ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تتم مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عمّا إذا كان ذلك المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة هذه أم لا.
  • في حال تطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات على مساحات Drive المشتركة، تنطبق أيضًا على مساحات Drive المشتركة التي يكون فيها المستخدمون الخاضعون لعملية الاحتفاظ بالبيانات أعضاءً.
  • لا يمكنك وضع مساحة Drive المشتركة قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات. وبدلاً من ذلك، عليك وضع أعضائها قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات ووضع علامة في المربع تضمين مساحات Drive المشتركة.
كيف تؤثر مساحة Drive المشتركة في عملية الاحتفاظ بالبيانات؟
لن تحتفظ عملية الاحتفاظ بالبيانات بالملفات الواردة في مساحة Drive المشتركة في حال حدوث ما يلي:
  • إجراء عضو مساحة Drive المشتركة ما يلي:
    • نقل ملف خارج مساحة Drive المشتركة، وكان العضو غير خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
    • إزالة عضو خاضع حاليًا لعملية الاحتفاظ بالبيانات من مساحة Drive المشتركة، ولم يكن هناك أيُّ عضو آخر من مساحة Drive المشتركة خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
  • عدم وجود عضو من مساحة Drive المشتركة خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.

 

معلومات مهمة عن Drive والبحث

كيف يبحث Vault عن الملفات في Drive؟

يبحث Vault في Drive عن كل الملفات التي يملكها المستخدمون الذين حدَّدتهم في إدخال عملية البحث أو شاركوها مباشرةً. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تتم مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان ذلك المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا.

تبحث Vault أيضًا في:

  • جميع الملفات التي يملكها المستخدمون المحدَّدون في طلب البحث وشاركوها مباشرةً.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة في مؤسستك التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة الخارجية التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث. وتجدر الإشارة إلى أن خدمة Vault لا يمكنها البحث في مساحات Drive المشتركة المملوكة خارجيًا، والتي تمت مشاركتها مع المستخدمين في مؤسستك، حتى في حال كانت تتضمَّن ملفات تمت مشاركتها مباشرةً مع هؤلاء المستخدمين.
هل يمكنني البحث في مساحات Drive المشتركة؟

نعم، عند البحث عن الملفات في Drive، يصبح أمامك خياران وهما:

  • عندما تبحث عن الملفات التي تنتمي إلى وحدات تنظيمية أو مستخدمين محدَّدين، يمكنك وضع علامة على مربع لتضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة المرتبطة في عملية بحثك.
  • يمكنك استخدام Vault للعثور على مساحات Drive المشتركة. ثم يمكنك حينئذٍ البحث عن الملفات في مساحات Drive المشتركة.
ما أجزاء الملفات القابلة للبحث في Drive؟

يمكنك البحث عن الكلمات والعبارات التي ترد في أسماء الملفات وضمن محتويات الملفات. يفهرِّس Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المصورة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

ملاحظة: لا يمكن لعملاء G Suite للجهات الحكومية البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.

لا يفهرس Vault الملفات الثنائية، أو الصور، أو الصوت، أو الفيديو.

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام Vault for Drive؟

يمكنك معاينة هذه الملفات:

  • ملفات Google، مثل "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"الرسومات".
  • الملفات التي حمَّلها المستخدم، مثل docx. وpdf. وxslx.
قد لا يتم تضمين الملفات المرتبطة عند البحث عن الملفات في Drive وتصديرها

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في "جدول بيانات Google". وكلما يتم تحديث جدول البيانات، يتم أيضًا تحديث الرسم البياني في المستند.

عندما تبحث عن الملفات في Drive، لا تعرض خدمة Vault سوى الملفات التي تطابق معايير البحث. وفي حال كانت هذه الملفات تتضمَّن ملفات مرتبطة لا تندرج ضمن طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

هل يُمكنني البحث في سجلّ النُسخ السابقة من مستند؟

لا. يمكنك حاليًا البحث في أحدث إصدار من الملف فقط. ومع ذلك، يمكنك إدخال تاريخ الإصدار أثناء البحث. يسترد هذا الإجراء لقطة من كل ملف يعرض التغييرات التي تم إجراؤها اعتبارًا من نهاية اليوم في التاريخ المُحدّد. ويتم توفير الإصدارات فقط في "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"الرسومات" من Google.
لا يشمل سجلّ إصدار الملف التغييرات التي تطرأ على الآتي:

  • العنوان
  • الأشخاص الذين تمت مشاركة الملف معهم
  • التعليقات (يتم تضمين أحدث إصدار من التعليقات التي لم يتم الاطِّلاع عليها فقط)
هل يمكن لخدمة Vault البحث في Google Drive لنطاقي بأكمله؟

يستطيع Vault البحث في ما يصل إلى 5000 مستخدم (مستخدمون فرديون أو أعضاء في وحدات تنظيمية).

Hangouts Chat

يمكنك استخدام Vault للاحتفاظ بالرسائل المُرسلة باستخدام Hangouts Chat، والاحتفاظ بالبيانات عليها، والبحث فيها. 

معلومات مهمة عن Hangouts Chat والاحتفاظ بالبيانات

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة
  • تنطبق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية على جميع الرسائل المباشرة والغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على وحدة تنظيمية سوى الرسائل المباشرة فقط، ولا تغطي الغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على جميع الغرف سوى الغرف فقط، ولا تغطي الرسائل المباشرة.
امتلاك جميع المشاركين الرسائل المباشرة والمحادثات في الغرف
يعتبر محتوى الرسالة المباشرة ملكية خاصة للطرفين المشاركيْن في محادثة.  في حين تعتبر محتويات المحادثات التي تتم في غرف المحادثة ملكية خاصة لجميع المشاركين فيها. وفي حال سريان سياسات احتفاظ بالبيانات مختلفة على المشاركين، تحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل وفقًا للقاعدة ذات أطول مدة احتفاظ.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، ستمحو أداة Vault جميع محادثات Hangouts Chat نهائيًا

ستمحو قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تزيل الرسائل جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات. ولا يتوفر أي خيار لتحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي لا تمحو إلا الرسائل التي حذفها المستخدمون نهائيًا.

معلومات مهمة عن Hangouts Chat وعمليات الاحتفاظ بالبيانات

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

الاحتفاظ ببيانات المحادثات في الغرف فقط في حال إرسال مستخدم مُعلَّق رسالةً

تشتمل عملية الاحتفاظ بالبيانات التي تم تطبيقها على مستخدم على المحادثات التي أرسل فيها المستخدم رسالة واحدة على الأقل. لا يتم تضمين المحادثات في غرفة لم يكن المستخدم مشاركًا نشطًا بها في عملية الاحتفاظ بالبيانات، حتى في حال اطّلاع المستخدم على الرسائل.
سيتم تضمين الرسائل المباشرة (DMs) التي تم إرسالها إلى مستخدم مُعلَّق في عملية الاحتفاظ بالبيانات حتى في حال عدم إرسال المستخدم ردًا.

يتعذّر وضع غرفة كاملة قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات

لا يمكن تقييد الغُرف في Hangouts Chat بوحدة تنظيمية فردية، مما يعني أنه يمكن دعوة أيّ مستخدم في نطاقك للانضمام إلى أي غرفة. لن تحتفظ Vault بالرسائل التي أرسلها مشاركون في غرفة ليست مشمولة في عملية الاحتفاظ بالبيانات. 
ستظل الرسائل قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدمين

عند إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات، ستظل الرسائل المشمولة في عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدم، حتى إذا كان يجب أن تحذف قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الرسائل من الملف الشخصي لهذا المستخدم.

معلومات مهمة عن Hangouts Chat والبحث

قد يتم تخزين الملفات المشتركة مع مستخدمي Hangouts Chat في Drive

عندما يستخدم شخص Hangouts Chat لمشاركة "المستندات" أو "جداول البيانات" أو "العروض التقديمية" أو "النماذج" من Google، يُدرج Hangouts Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات رسائل المحادثة أو البحث عنها أو تصديرها.

بالنسبة إلى الملفات غير التابعة لشركة Google المرتبطة مباشرةً برسالة محادثة، تفهرس Vault معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص (مثلاً، الملفات ذات امتدادات .pdf و.xslx و.docx). يتم تضمين هذه المرفقات عند البحث عن رسائل المحادثة وتصديرها وتتم تغطيتها عن طريق عمليات وقواعد الاحتفاظ ببيانات المحادثة.

يمكن لخدمة Vault معاينة 1000 رسالة كحدٍّ أقصى لكل محادثة

بينما يمكن لخدمة Vault تصدير الرسائل التي تظهر في نتائج البحث، إلا أن عمليات المعاينات تقتصر على 1000 رسالة. وإذا أردت معاينة عدد كبير من الرسائل، يمكنك استخدام عبارات البحث والمعايير الأخرى لتقليل النتائج إلى مجموعات أصغر من الرسائل.

لا تسترد Vault محادثة إلا إذا أرسَل مُشارِك بُحِث عنه رسالة واحدة على الأقل
تعرض خدمة Vault الرسائل المباشرة والمحادثات التي يُرسِل فيها مُشارِك رسالة واحدة على الأقل. ولا تتضمَّن نتائج البحث المحادثات التي قد يكون المُشارِك عرضها بدون الرد عليها.
لا تتضمَّن عمليات البحث في البيانات التي تم الاحتفاظ بها الغُرف ما لم يُرِسل مستخدم مُعلَّق رسالة
عند البحث عن البيانات التي تم الاحتفاظ بها في مسألة قانونية، لن تعرض خدمة Vault محادثة من غرفة إلا في حال أرسَل مستخدم مُعلَّق رسالة واحدة على الأقل.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟