الخدمات وأنواع البيانات المتوافقة

تتوافق أداة Vault مع خدمات Google Workspace التالية:

الخدمة الاحتفاظ بالبيانات تجميد البيانات البحث والتصدير أنواع البيانات المتوافقة
Gmail مزيد من المعلومات
Google Drive مزيد من المعلومات
مجموعات Google مزيد من المعلومات
Google Chat مزيد من المعلومات
تطبيق Hangouts الكلاسيكي مشمول في قواعد Chat مشمول في عمليات تجميد البيانات في Chat استخدام بحث Gmail وتصديره مزيد من المعلومات

Google Meet

مشمول في قواعد Drive ما لم يتم تفعيل قواعد محددة لمنصة Meet مشمول في عمليات تجميد البيانات في Drive استخدام البحث في Drive وتصديره مزيد من المعلومات
خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace مزيد من المعلومات
مواقع Google مشمولة في قواعد "مواقع Google" ما لم يتم إيقاف قواعد "مواقع Google" الخاصة مشمولة في عمليات تجميد البيانات في Drive استخدام البحث في Drive وتصديره مزيد من المعلومات

ملاحظة: في حال لم يتضمن إصدار Google Workspace أي خدمة، قد يستمر توفُّر هذه الخدمات كخيارات في موقع Vault. ومع ذلك، لا تؤثر أي قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات لخدمة غير متوافقة، ولا تعرض عمليات البحث أي نتائج.

رسائل Gmail المتوافقة مع أداة Vault

تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير في Gmail.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

توفُّر الرسائل والفهرسة والمرفقات

تتوفر الرسائل في Vault فور تلقيها من Gmail.

بالنسبة لفلترة الرسائل في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث، تعمل خدمة Gmail على فهرسة إجمالي 1 ميغابايت تقريبًا لكل رسالة. ويقدَّر الواحد ميغابايت بمقدار 250 صفحة من النص تقريبًا. وفي حال كان حجم الرسالة النصية أقل من 1 ميغابايت وكانت الرسالة تحتوي على مرفقات، تتم فهرسة المرفقات حتى تتم فهرسة إجمالي 1 ميغابايت من البيانات.

جدير بالذكر أن البيانات المفهرسة فقط هي البيانات القابلة للبحث في أداة Vault، ولكن يتم تضمين الرسالة بالكامل وجميع المرفقات في عملية تصدير من Vault.

فهرسة Gmail للبيانات التالية:

  • نص الرسالة: ما يصل إلى 250 صفحة تقريبًا.
  • الملفات المستندة إلى النص المرفقة برسالة مباشرةً: يمكن فهرسة معظم الملفات التي تستند إلى النص، مثل PDF وXLSX وDOCX المرفقة برسالة مباشرةً. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات. يمكن البحث في مرفقات الملفات المستندة إلى النص (في حال فهرستها)، ويتم عرضها في نتائج البحث، ويتم إدراجها في عمليات التصدير.
  • الملفات الأخرى المرفقة مباشرةً برسالة أو مضمنة فيها: بالنسبة إلى ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية المدرجة في الرسائل أو المرفقة بها، تتم فهرسة البيانات الوصفية للملف مثل اسم الملف، ولكن لا تتم فهرسة محتوى الملف. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات والملفات المضمّنة. ويتم عرضها في نتائج البحث وإدراجها في عمليات التصدير.
  • الروابط إلى ملفات Google Workspace في Drive: عندما يستخدم شخص رسالة لمشاركة "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" أو "نماذج Google"، تحتوي الرسالة على رابط بدلاً من نسخة مرفقة من الملف. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم إدراجه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.
  • الروابط إلى المحتوى في "الخدمات الإضافية من Google": يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الروابط إلى المحتوى المخزّن في منتجات Google الأخرى مثل YouTube و"صور Google". لا تتوافق أداة Vault مع "الخدمات الإضافية من Google"، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو تجميدها أو البحث عنها أو تصديرها.
الرسائل المرسَلة عبر خدمات Google الأخرى (التخزين الشامل للبريد)

يمكن للمستخدمين إرسال رسائل إلكترونية من خلال بعض الخدمات الأساسية إلى جانب Gmail. مثل:

  • تقويم Google: الدعوات الصادرة والرسائل المرسَلة باستخدام خيار إرسال رسالة إلكترونية إلى المدعوين في "تقويم Google".
  • Drive: محتوى الرسالة المرسَلة عند مشاركة المستخدمين للملفات على Drive.
  • "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google": الرسائل التي يرسلها التطبيق عند إرفاق المستخدمين ملفات ضمن الرسائل الإلكترونية
  • "نماذج Google": الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط إلى نماذج
  • Keep—الرسائل الإلكترونية التي يتم إرسالها عندما يشارك المستخدمون الملاحظات في Keep.

عند إرسال المستخدمين رسائل عبر خدمات أساسية غير Gmail، لا يتم تخزين الرسائل الصادرة في مجلدات البريد المرسَل في Gmail للمستخدمين تلقائيًا. ما لم يتم إعداد مساحة تخزين الرسائل الشاملة، التي تحفظ بهذه الرسائل في مجلدات البريد المرسَل للمستخدمين، بواسطة مشرف Google Workspace، لن تتمكن أداة Vault من الوصول إلى هذه الرسائل. فبدون مساحة التخزين الشاملة، لن تنطبق عمليات تجميد البيانات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault على هذه الرسائل، ولن تظهر هذه الرسائل في البحث باستخدام Vault.

ملاحظة: لا ينطبق التخزين الشامل للبريد إلا على خدمات Google Workspace الأساسية. يمكن لبعض الخدمات الإضافية من Google إرسال رسائل إلكترونية للمستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المرسَلة من خلال هذه الخدمات في مجلد البريد المُرسل لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة لأداة Vault.

الرسائل الديناميكية (محتوى AMP)

تحتوى الرسائل الإلكترونية الديناميكية على ترميز يعرض محتوى AMP داخل Gmail. يمكن لمنتجات Google الأخرى إرسال رسائل تتضمن محتوى AMP، وقد يتلقى المستخدمون في مؤسستك رسائل إلكترونية ديناميكية من مُرسلِين خارجيين.

باستخدام البريد الإلكتروني الديناميكي، يمكن لمستخدم Gmail إجراء، على سبيل المثال، ما يلي:

  • مراجعة تعليقات "مستندات Google" عند توفرها في اللحظة التي يفتح فيها المستخدم رسالة الإشعار في Gmail.
  • الرد على التعليقات وحلها بدون فتح المستند.
  • الرد على دعوات "تقويم Google" والرد على الاستطلاعات.

يحتوي المصدر الأصلي للرسالة الإلكترونية الديناميكية على 3 أنواع من المحتوى المشابه:

  • نص عادي (لبرامج البريد الإلكتروني التي تعرض نصًا عاديًا فقط).
  • HTML (لبرامج البريد الإلكتروني التي لا تعرض المحتوى الديناميكي).
  • ترميز AMP. عند فتح مستخدم Gmail للرسالة، يتم عرض محتوى AMP الديناميكي والتفاعلي. يمكن لترميز AMP استرداد أي تعديلات وقت فتح الرسالة وعرضها للمستخدم فورًا.

نظرًا للطبيعة الديناميكية لهذه الرسائل، يمكن أن يتغير المحتوى المعروض في Gmail بمرور الوقت. على سبيل المثال، يمكن أن يختلف التنبيه إلى تلقي تعليق من "مستند Google" في كل مرة يعيد فيها المستخدم فتح الرسالة نفسها على مدارة عدة أيام.

توافق Vault مع الرسائل الإلكترونية الديناميكية

  • الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات — تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault بنص HTML والنص العادي وترميز AMP المضمَّنة في رسالة إلكترونية ديناميكية. لا تحتوي Vault على أي طريقة للاحتفاظ بالمحتوى الديناميكي الذي يمكن استرداده وعرضه عند فتح المستخدم لرسالة إلكترونية.
  • البحث — يمكن لأداة Vault البحث عن نص عادي ونص HTML في رسالة إلكترونية ديناميكية. ومع ذلك، لا تتم فهرسة ترميز AMP ومحتوى AMP ولا يمكن البحث عنهما.
  • معاينة — عند معاينة رسالة إلكترونية ديناميكية، تعرض Vault إصدار HTML للرسالة. ويمكنك النقر على عرض الرسالة الأصلية لعرض جميع أجزاء الرسالة، بما في ذلك ترميز AMP.
  • تصدير — عند تصدير رسائل إلكترونية ديناميكية، يتم تضمين النص العادي وHTML وترميز AMP في عملية التصدير.

لا يمكن لأداة Vault تحديد ما إذا كان قد ظهر لمستخدمي Gmail المحتوى الديناميكي من قبل أم لا عند فتح رسالة تتضمن ترميز AMP. لا تعرض خدمة Gmail المحتوى الديناميكي في السيناريوهات التالية:

في حال إيقاف الرسالة الإلكترونية الديناميكية، لن يتم عرض محتوى AMP في Gmail. ومع ذلك، لا يزال ترميز AMP مدرَجًا في مصدر الرسالة ومتوفرًا في Vault.

الرسائل في الوضع السري

يسمح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحسَّاس للرسائل الإلكترونية. وتتوفر هذه الميزة للمؤسسات التي تفعِّل الميزة وحسابات Gmail الشخصية.

عندما يرسِل مستخدم رسالة في الوضع السري، تستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ولا يتم إرسال إلا الموضوع والرابط باستخدام SMTP.

الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك

في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تجمد أداة Vault بيانات الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.

وتتوفّر الرسائل لأداة Vault، حتى عندما يضبط المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.

الرسائل في الوضع السري الواردة من مرسِلين خارجيين

إذا لم تفعِّل مؤسستك الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقى المستخدمون رغم ذلك رسائل بالوضع السرّي من المستخدمين في مؤسسات أخرى أو حسابات Gmail الشخصية.

ويمكنك تجميد بيانات عناوين الرسائل الخارجية السرّية ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث فيها وتصديرها. ولا يمكنك رغم ذلك البحث في محتوى الرسائل الخارجية السرّية أو مرفقاتها أو تصديرها.

ملاحظة: يمكن لمشرفي Google Workspace إنشاء قاعدة امتثال تحظر تسليم الرسائل الواردة بالوضع السرّي إلى مؤسستك.

استخدام الرسائل في "الوضع السرّي"

توفّر أداة Vault الرسائل في الوضع السرّي على النحو التالي:

  • تعرض أداة Valut الرسائل الداخلية في الوضع السرّي التي تُطابق طلب بحثك.
  • عند معاينة الرسائل، يتم إخفاء محتوى الرسالة تلقائيًا. يتوفر لديك خيار عرض المحتوى في المعاينة.
  • عند طباعة الرسائل أو تصديرها، يمكنك استبعاد محتوى الرسائل في الوضع السرّي. عند تحديد هذا الخيار، تتم طباعة العناوين والمُرسِل والمُستلِم والبيانات الوصفية الأخرى أو تصديرها، ولكن لا تتم طباعة محتوى الرسالة في الوضع السري أو تصديره.
  • للبحث عن الرسائل في الوضع الرسائل أو الاحتفاظ بها أو تجميد بياناتها حصريًا، استخدم عبارة label:confidentialmode.
مسودات الرسائل ونماذج الرسائل الإلكترونية

يمكن أن تتضمّن بيانات Gmail للمستخدم ثلاثة أنواع من مسودات الرسائل:

  • الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات": تتم معالجة هذه الرسائل مثل رسائل Gmail الأخرى. وتخضع هذه الرسائل لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات عند عدم استبعاد المسودات. ويتم إدراجها أيضًا في نتائج البحث ما لم تستبعدها.

    ملاحظة: يتم التعامل مع نماذج الرسائل الإلكترونية كمسودات للرسائل. إذا أزالت إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات مسودات الرسائل نهائيًا بعد فترة زمنية محددة، ستتم أيضًا إزالة النماذج نهائيًا.

  • المسودات التي تم تجاهلها: المسودة التي تم تجاهلها هي رسالة يتجاهلها المستخدم ولا يرسلها. يتم إخفاء هذه الرسائل على الفور عن المستخدم، وتطبّق خدمة Gmail التصنيف ^deleted، وتُزال هذه الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا من تجاهلها. لا تخضع هذه الرسائل لحالات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ولكنها متاحة للبحث والتصدير حتى تتم إزالتها نهائيًا.
  • النُّسخ المحفوظة تلقائيًا لمسودات الرسائل: عندما يُنشئ مستخدم رسالة، تحفظ Gmail تلقائيًا نسخة منها كلما توقف المستخدم مؤقتًا لبضع ثوانٍ. وتكون النسخة الأحدث من أي مسودة رسالة هي فقط المرئية للمستخدم. تتوفر الإصدارات السابقة للبحث والتصدير من خلال Vault، ولكنها لا تخضع لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات.

    تظل الإصدارات المحفوظة تلقائيًا متاحة لأداة Vault حتى يتم إزالتها نهائيًا، حتى بعد أن يرسل المستخدم الرسالة. تتم إزالة إصدارات مسودات الرسائل التي تم إنشاؤها بواسطة معظم برامج Google Gmail (مثل Gmail على الويب وGmail لأجهزة iPad وiPhone وGmail Android) نهائيًا بعد يوم واحد من حفظ Gmail لها. في بعض الحالات، مثل برامج الوصول عبر IMAP التابعة لجهات خارجية، تتم إزالة مسودات الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا.

في حال كنت مهتمًا فقط بالرسائل المرسَلة والمستَلمة من المستخدمين، يمكنك المسودات من قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات ونتائج البحث وعمليات التصدير. ويمكن أن يؤدي استبعاد النُسخ المحفوظة تلقائيًا إلى معالجة البيانات بشكلٍ أسهل لأنه ليس لديك إصدارات مشابهة من الرسالة نفسها.

إمكانية تأثير تصنيفات Gmail التي أنشأها النظام على مطابقة العبارات

تستخدم خدمة Gmail التصنيفات التي أنشأها النظام لتقسيم الرسائل والتصنيفات المرئية للمستخدمين إلى فئات، ما يسمح للمستخدمين بترتيب الرسائل في صناديق بريدهم الوارد. قد تُطبِّق خدمة Gmail التصنيف finance الذي أنشأه النظام على الرسائل الواردة من مصرف المستخدم والتصنيف travel الذي أنشأه النظام على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.

كما يمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات مرئية للمستخدم وتطبيقها. وفي بعض الأحيان، قد تتطابق هذه التصنيفات مع التصنيفات التي أنشأها النظام. وفي حال تطابق نوعين من التصنيفات، تُطبِّق أداة Vault قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات وطلبات البحث على الرسائل ذات التصنيف الذي أنشأه المستخدم وليس على الرسائل ذات التصنيف المتطابق الذي أنشأه النظام. إذا أنشأت قاعدة احتفاظ ببيانات أو عملية تجميد بيانات أو طلب بحث استنادًا إلى أحد التصنيفات، يمكنك تضمين أو استبعاد رسائل أكثر مما تريد.

مثال

على مؤسستك الاحتفاظ بجميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات، مع مراعاة الإجراءات التالية:

  • توجيه الموظفين إلى إنشاء التصنيف finance، وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات متعلقة بالشؤون المالية للشركة
  • يتم إرسال كشوف حسابات بطاقات الائتمان الخاصة بهم التابعة للشركة في رسائل إلكترونية إلى حسابات عملهم. ولا يُطبِّق هؤلاء الموظفون التصنيف finance الذي أنشأه المستخدم، بينما تُطبِّق خدمة Gmail التصنيف finance الذي أنشأه النظام على هذه الرسائل.

في هذا السيناريو، لا تحتفظ قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل الرسائل ذات التصنيف label:Finance إلا بالرسائل التي يصنِّفها المستخدم، وليس الرسائل ذات التصنيف الذي أنشأه النظام التي تحتوي على كشوف حساب البطاقة الائتمانية للشركة التي ينتمي إليها الموظفون. وبالمثل، يعرض طلب البحث الذي يشمل الرسائل ذات التصنيف label:finance الرسائل التي يُصنِّفها المستخدم فقط، وليس الرسائل ذات التصنيف الذي أنشاه النظام التي تحتوي على كشوف الحسابات المصرفية الشخصية للموظفين.

التصنيفات الشائعة التي ينشئها النظام

  • شخصي
  • اجتماعي
  • العرض الترويجي
  • الرسائل الترويجية
  • التحديثات
  • المنتديات
  • السفر
  • عمليات الشراء
  • الشؤون المالية
  • الكل
  • الإشاعات
  • محادثة
  • المحادثات
  • تم
  • مسودة
  • المسودات
  • مهم
  • البريد الوارد
  • أولوية منخفضة
  • أولوية منخفضة
  • تجاهل
  • تم تجاهله
  • مُثبَّت
  • مقروءة
  • تذكير
  • التذكيرات
  • مجدول
  • المرسَل
  • مؤجَّل
  • رسائل غير مرغوب فيها
  • التصيّد الاحتيالي
  • نجمة
  • مميَّزة بنجمة
  • مهمة
  • مهام Google
  • المهملات
  • الرحلات
  • غير مهم
  • غير مقروءة
  • البريد الصوتي
  • محفوظ 

ملفات Drive وMeet المتوافقة مع Vault

تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive وقواعد الاحتفاظ بالبيانات لمنصة Meet وعمليات تجميد البيانات في Drive والبحث وتصدير نتائج البحث في Drive

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

أنواع الملفات المتوافقة

يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالبيانات وتجميدها والبحث عنها وتصدير نتائج البحث للعناصر التالية المخزَّنة في Drive:

  • "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" والإصدار الجديد من "مواقع Google" و"رسومات Google"
  • تسجيلات Google Meet وأي سجلات للاستطلاعات والأسئلة والأجوبة والمحادثات مرتبطة بها (مزيد من المعلومات حول تسجيلات Meet)
  • ملفات Jamboard التي تم حفظها في Drive للمستخدمين
  • الملفات غير التابعة لشركة Google التي حمّلها المستخدمون إلى Drive
  • الملفات المتوفرة في مساحات التخزين السحابية المشتركة

تتجاهل أداة Vault المجلدات واختصارات Drive.

الملفات المرتبطة

في بعض أدوات تحرير "مستندات Google"، يمكن للمستخدمين ربط ملف بملف آخر. مثلاً، في أحد "مستندات Google"، يمكنك إدراج رسم بياني مرتبط ببيانات في أحد "جداول بيانات Google". وكلما تم تعديل جدول البيانات، يتم أيضًا تعديل الرسم البياني في المستند.

لا يتم تلقائيًا تضمين الملفات المرتبطة في قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد البيانات أو نتائج البحث التي تنطبق على الملفات المرتبطة بها. ويتم فقط تضمين الملفات المرتبطة تطابق نطاق الشروط أيضًا. على سبيل المثال، عندما تبحث عن ملفات في Drive، لا تعرض Vault إلا الملفات المطابقة لمعايير بحثك. إذا كانت هذه الملفات مرتبطة بملفات لا تطابق طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

الملفات التي يمتلكها مستخدمون خارجيون

لا تخضع الملفات، التي تم إنشاؤها خارج مؤسستك وتمت مشاركتها مع المستخدمين، لعمليات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبياناتات في مؤسستك.

يمكنك البحث عن الملفات التي تمت مشاركتها مع مستخدمين من مصادر خارجية وتصدير نتائج البحث.

رسائل "مجموعات Google" المتوافقة مع Vault

تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google" وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

يجب تفعيل سجل المحادثة (الأرشفة)

يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث عنها في "مجموعات Google" المفعَّل لها سجل المحادثة. يمكن لمالكي المجموعات تفعيل سجل المحادثة أو إيقافه لمجموعاتهم. وفي حال إنشاء مالك مجموعة لمجموعة بسجل محادثة متوقِّف، لن تتوفر الرسائل لأداة Vault من خلال "مجموعات Google". وقد تتوفر الرسائل في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدم على Gmail (كرسائل مستلَمة أو مرسَلة)

في حال تفعيل مالك مجموعة لسجل محادثة أو إيقافه لمجموعة حالية، لا تتوفر لأداة Vault إلا الرسائل التي تم تفعيلها عندما كان سجل المحادثة مفعَّلاً.

توفُّر الرسائل والفهرسة والمرفقات

تتوفر الرسائل لأداة Vault فور نشرها في مجموعة ما لم يختر مالك المجموعة الإشراف على الرسائل. لا تتوفَّر الرسائل الخاضعة للإشراف لأداة Vault حتى يوافق عليها مشرف. وبعد الموافقة عليها، تكون متوفِّرة للاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث عنها والتصدير، مثل أي رسالة أخرى.

بالنسبة لفلترة الرسائل في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث، تعمل خدمة "مجموعات Google" على فهرسة إجمالي 1 ميغابايت تقريبًا لكل رسالة. ويقدَّر الواحد ميغابايت بمقدار 250 صفحة من النص تقريبًا. وفي حال كان حجم الرسالة النصية أقل من 1 ميغابايت وكانت الرسالة تحتوي على مرفقات ملفات مستندة إلى النص، تتم فهرسة المرفقات حتى تتم فهرسة إجمالي 1 ميغابايت من البيانات.

تعمل "مجموعات Google" على فهرسة البيانات التالية:

  • نص الرسالة: ما يصل إلى 250 صفحة تقريبًا.
  • الملفات المستندة إلى النص المرفقة برسالة مباشرةً: يمكن فهرسة معظم الملفات التي تستند إلى النص، مثل PDF وXLSX وDOCX المرفقة برسالة مباشرةً. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات. يمكن البحث في مرفقات الملفات المستندة إلى النص (في حال فهرستها)، ويتم عرضها في نتائج البحث، ويتم إدراجها في عمليات التصدير.
  • الملفات الأخرى المرفقة مباشرةً برسالة أو مضمنة فيها: بالنسبة إلى ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية المدرجة في الرسائل أو المرفقة بها، تتم فهرسة البيانات الوصفية للملف مثل اسم الملف، ولكن لا تتم فهرسة محتوى الملف. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات والملفات المضمّنة. ويتم عرضها في نتائج البحث وإدراجها في عمليات التصدير.
  • الروابط إلى ملفات Google Workspace في Drive: عندما يستخدم شخص رسالة لمشاركة "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" أو "نماذج Google"، تحتوي الرسالة على رابط بدلاً من نسخة مرفقة من الملف. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم إدراجه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.
  • الروابط إلى المحتوى في "الخدمات الإضافية من Google": يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الروابط إلى المحتوى المخزّن في منتجات Google الأخرى مثل YouTube و"صور Google". لا تتوافق أداة Vault مع "الخدمات الإضافية من Google"، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو تجميدها أو البحث عنها أو تصديرها.

رسائل Chat المتوافقة مع Vault

تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات ووالبحث والتصدير في Chat.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

ضرورة تفعيل السجل

للاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية ومساحات العمل التي لا تتضمن سلاسل محادثات وتجميد بياناتات والبحث عنها وتصدير نتائج البحث، يجب أن يكون السجل مفعَّلاً. يمكن لمشرف Google Workspace التحكم في إمكانية تفعيل السجل أو إيقافه، ويمكنه السماح للمستخدمين بالتحكم في ذلك.

يمكنك دائمًا الاحتفاظ ببيانات الرسائل وتجميدها والبحث عنها في مساحات العمل التي تتضمن سلسلة ردود (محادثات) بسبب عدم إمكانية إيقاف السجل.

مرفقات الرسالة

عندما يشارك مستخدم ملفًا مخزّنًا في Drive، مثل مستند أو جدول بيانات أو ملف PDF، يُدرِج تطبيق Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات رسائل المحادثة أو تجميد بياناتها عند تجميد بيانات Chat أو ظهورها في نتائج البحث في Chat. يمكنك البحث حسب عنوان URL للملف، ولكن لا تُفهرِس أداة Vault عنوان الملف أو محتواه.

بالنسبة لأنواع الملفات الأخرى المرفقة برسالة Chat مباشرة:

  • يتم تضمين الملفات في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات، المرتبطة بالرسالة المُرفق بها هذه الملفات، لتطبيق Chat.
  • تُفهرِس أداة Vault اسم الملف ومالكه لأغراض البحث. كما تُفهرِس Vault أيضًا محتوى معظم أنواع الملفات المستندِة إلى النص (مثل الملفات ذات الامتدادات .pdf .و.xslx و.docx).
رسائل المستخدمين الخارجيين

يمكن لمشرف Google Workspace السماح للمستخدمين في مؤسستك بإجراء محادثة مع مستخدمين خارجيين. عند السماح بذلك، يمكن لمستخدم خارجي ومستخدم في مؤسستك تبادل الرسائل المباشرة، ويمكن للمستخدمين الخارجيين المشاركة في الرسائل الجماعية ومساحات العمل. في هذه السياقات، تخضع الرسائل المرسَلة إلى المستخدمين الخارجيين والمستلَمة منهم قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات المطبَّقة في مؤسستك.

في حال مشاركة مستخدمين من مؤسستك في رسائل جماعية ومساحات عمل مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متوفِّرة لمؤسستك من خلال أداة Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصدير نتائج البحث.

لا تُغطي الرسائل التي تمت معاينها في مساحات Chat

عند دعوة مستخدم إلى مساحة Chat، يمكنه معاينة الرسائل في مساحة العمل قبل الانضمام. ما لم ينضم المستخدم إلى مساحة العمل، لا يتم تضمين الرسائل التي عاينها عند الاحتفاظ ببيانات Chat لهذا المستخدم أو تجميدها أو البحث فيها.

رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي وتطبيق Google Talk المتوافقة مع Vault

تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات لتطبيق Chat وعمليات تجميد البيانات لتطبيق Chat والبحث وتصدير نتائج البحث في Gmail.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

ضرورة تفعيل السجل

تتوافق Vault مع المحادثات في تطبيق Hangouts الكلاسيكي وتطبيق Google Talk. يمكنك الاحتفاظ بالبيانات والبحث وتجميد البيانات لما يلي:

  • تطبيق Hangouts الكلاسيكي مع تفعيل السجل. ويمكن لمشرفي Google Workspace التحكّم في تفعيل السجلّ أو إيقافه، أو بإمكانهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. لمزيد من التفاصيل، راجع سجلّ المحادثات. يمكن لأداة Vault الوصول إلى جميع المحادثات التي تتم في Gmail وتطبيقات Hangouts الكلاسيكي المتوافقة مع الأجهزة الجوّالة عند تفعيل السجل.
  • محادثات Google Talk القابلة للحفظ. لا يمكن لمشرفي Google Workspace فرض قابلية الحفظ على المحادثات. ولكن يمكنهم إيقاف سجلّ المحادثات لإحدى المؤسسات.
ملاحظة:  تتوافق أداة Vault مع الاحتفاظ ببيانات رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي المرسَلة مع تفعيل السجل بعد 8 أبريل 2015، وتجميدها والبحث عنها وتصدير نتائج البحث. بالنسبة لرسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي المرسَلة قبل هذه التاريخ:
  • يمكن البحث عن المحادثات القابلة للحفظ فقط، وتصدير نتائج البحث، وتجميد بياناتها
  • لا يتم تطبيق سياسات الاحتفاظ بالبيانات بشكل صحيح
البيانات المتوافقة

تتوفر التفاصيل التالية في محادثات تطبيق Hangouts الكلاسيكي لأداة Vault:

  • جميع المستخدمين الذين شاركوا في المحادثة.
  • جميع الرسائل التي تم تبادلها أثناء الدردشة، بالإضافة إلى روابط أي مرفقات.
  • أسماء جلسات تطبيق Hangouts الكلاسيكي الجماعية. (يتوفّر للمشاركين في المحادثة خيار تسمية جلسة Hangout جماعية.) لا يمكن تسمية محادثات بين مستخدميْن فقط.
  • وقت بدء المحادثة وانتهائها.

لا تتوفر البيانات التالية لأداة Vault:

  • دعوات المحادثة التي لم يتم قبولها. إذا لم يشارك المستخدم في محادثة، لا يتم الاحتفاظ بالرسائل المرسَلة إلى هذا المستخدم.
  • مكالمات الفيديو.
  • المحادثات التي تتم في "مستندات Google".
  • الصور المُرسَلة من خلال تطبيق Hangouts الكلاسيكي.

تفعيل توافق أداة Vault مع تطبيق Hangouts الكلاسيكي

للتوافق الكامل مع تطبيق Hangouts الكلاسيكي المفعَّل به السجل:

  • فعِّل تطبيق Hangouts الكلاسيكي لنطاقك.
  • تأكد من تفعيل Gmail لجميع مستخدمي تطبيق Hangouts الكلاسيكي. يتم تخزين رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي في النظام نفسه الذي يخزِّن الرسائل الإلكترونية لخدمة Gmail. ولا يمكن لأداة Vault الاحتفاظ ببيانات رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي المرسَلة أو المستلَمة من حسابات تم إيقاف Gmail بها، أو تجميد بياناتها. ولا يمكن استرداد رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي المرسَلة قبل تفعيل Gmail.
معالجة الرسائل

تجمع Vault جميع رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي في سلسلة محادثات واحدة. وتتم إضافة الرسائل باستمرار إلى سلسلة المحادثات حتى:

  • انقضاء ثلاث ساعات منذ إرسال آخر رسالة محادثة.
  • وصول عدد الرسائل في سلسلة المحادثات أكثر من 1000 رسالة.

عند تصدير رسالة من رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي، يتم تضمين سلسلة المحادثات بالكامل عند تنزيل ملف التصدير.

بيانات Voice المتوافقة مع Vault

تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير في Voice.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

متطلَّبات ترخيص Voice

يجب أن يمتلك المستخدم ترخيص Standard أو Premier في خدمة Voice لأداة Vault ليتمكّن من الاحتفاظ ببيانات Voice أو البحث عنها أو تجميدها أو تصديرها.

بالنسبة إلى الرسائل النصية، يجب أن يمتلك مستخدم Voice رقم هاتف يتوافق مع الرسائل النصية. مزيد من المعلومات

لا تتيح أداة Vault ميزة الاحتفاظ ببيانات Voice أو تجميدها للحسابات التي تتضمن تراخيص مستخدم من الأرشيف أو الموظفين السابقين في Vault.

لا تتحكّم أداة Vault في بعض بيانات Voice

يمكن أن تحتفظ أداة Vault بمعظم بيانات Voice التالية وتجميدها والبحث فيها وتصديرها:

  • الرسائل النصية
  • رسائل البريد الصوتي ونصوصها
  • سجلّات المكالمات

بيانات Voice التالية غير متوفرة لأداة Vault:

  • بيانات Voice التي تمّ إنشاؤها قبل 5 حزيران (يونيو) 2019 (بتوقيت غرينيتش -7)
  • الرسائل النصية أو البريد الصوتي ونصوص كلّ منهما أو سجلّات المكالمات التي تتضمن رقم هاتف تمّ تخصيصه لأكثر من مستخدم واحد
  • على الرغم من أنه يمكن لبعض حسابات Voice تسجيل المكالمات، لا تتوفَّر هذه الميزة لحسابات "خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace". ولا يمكن لأداة Vault الوصول إلى المحادثات في Voice.
يتم تجميع الرسائل النصية (SMS) على Voice في صورة محادثات يومية

في البلدان/المناطق التي تتوفر فيها الخدمة، يمكن لمستخدمي Voice تبادل الرسائل النصية مع مستخدمي Voice الآخرين وأرقام الهواتف غير التابعة لخدمات Google. وتتعامل أداة Vault مع الرسائل النصية على النحو التالي:

  • يتمّ تجميع رسائل SMS المتبادَلة بين المشارِكين في يوم واحد في صورة محادثة. ولأغراض تتعلق بأداة Vault، يبدأ اليوم الساعة 12:00 عند منتصف الليل (بتوقيت غرينتش -7) وينتهي الساعة 11:59 ليلاً (بتوقيت غرينتش -7).
  • تقسِّم أداة Vault المحادثات التي تتجاوز 500 رسالة أو 4 ميغابايت (لا تتضمن المرفقات) إلى مجموعات أصغر من الرسائل لأغراض المعاينة والتصدير.
  • يستند تاريخ آخر تعديل للمحادثة إلى وقت إرسال آخر رسالة في المحادثة. لا يتأثر تاريخ آخر تعديل عندما يحذف أحد المستخدمين رسالة.

بيانات مواقع Google المتوافقة مع Vault

تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" وعمليات تجميد البيانات في Drive والبحث والتصدير في Drive.

فتح الكل  |  إغلاق الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

المواقع الإلكترونية وبيانات المواقع الإلكترونية المتوافقة
  • الإصدار الجديد من "مواقع Google" - لا تتوافق سوى المواقع الإلكترونية المصممة في الإصدار الجديد من "مواقع Google" مع أداة Vault. فلا يتم تخزين المواقع الإلكترونية المصممة في الإصدار الكلاسيكي من "مواقع Google" في Drive ولا تتوفر لأداة Vault.
  • المواقع الإلكترونية الخارجية - لا تخضع المواقع الإلكترونية التي تمت مشاركتها مع المستخدمين من مؤسسة خارجية لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في مؤسستك. يمكنك البحث عن مواقع إلكترونية خارجية تمت مشاركتها مع المستخدمين، ولكن يجب البحث بحسابات أو وحدات تنظيمية أو مساحات تخزين سحابية مشتركة محددة. ولا يمكنك البحث عن مواقع إلكترونية خارجية حسب عنوان URL تم نشره.
  • المحتوى المضمَّن والروابط التشعبية - يمكن أن يحتوي الموقع الإلكتروني على أجزاء عديدة تشمل: الموقع الإلكتروني نفسه، وصفحة تمثل جزءًا من الموقع الإلكتروني، ونص وصور ورمز مضمَّن وروابط تشعبية إلى محتوى آخر.

    لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات إلا على الموقع الإلكتروني نفسه وصفحات الموقع الإلكتروني والنص وصفحات الموقع الإلكتروني والصور التي تم تحميلها والرمز المضمَّن. ولا تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات على الملفات المضمَّنة والروابط التشعبية والعناصر الأخرى التي ليست جزءًا من ملف الموقع الإلكتروني.

    يمكنك معاينة الروابط التشعبية. ويمكنك أيضًا معاينة الملفات المضمَّنة إذا كانت متوافقة مع المعاينة، مثل جدول بيانات أو مستند مضمَّن، وكان لديك امتيازات وصول إلى الملف. ومع ذلك، لا تتضمن عمليات التصدير محتوى الروابط التشعبية والملفات المضمَّنة.

كيفية احتساب تاريخ الإنشاء وتاريخ آخر تعديل

تاريخ الإنشاء

تاريخ إنشاء موقع إلكتروني هو تاريخ إنشاء موقع جديد من المستخدم. لا يتغير تاريخ الإنشاء عندما يضيف المستخدم صفحات جديدة.

تاريخ آخر تعديل

يتم تعديل تاريخ آخر تعديل لموقع إلكتروني عند تعديل أو حذف أو إنشاء الموقع الإلكتروني نفسه، أو صفحة تمثل جزءًا من الموقع الإلكتروني، أو نص أو صور أو رمز مضمَّن. عندما يتم تضمين ملفات Google وفيديوهات على YouTube أو محتوى آخر من مستخدمين باستخدام عنوان URL، يتم تعديل تاريخ آخر تعديل. لكن، إذا تغيَّر المحتوى المضمَّن نفسه، لا يتم تعديل تاريخ آخر تعديل للموقع الإلكتروني.


Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟
بحث
محو البحث
إغلاق البحث
تطبيقات Google
القائمة الرئيسية
مركز مساعدة البحث
true
96539
false