أنواع البيانات المتوافقة

توفّر أداة Vault خدمات Google Workspace التالية:

الخدمة إدارة الاحتفاظ بالبيانات تجميد البيانات البحث والتصدير
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (أنواع الملفات المتوفّرة) checkmark checkmark checkmark
مجموعات Google checkmark checkmark checkmark
Google Chat (مع تفعيل السجل) checkmark checkmark checkmark
Hangouts الكلاسيكي (مع تفعيل السجل) مشمولة بالاحتفاظ بالبيانات في Google Chat مشمولة بعمليات تجميد البيانات في Google Chat استخدام بحث Gmail وتصديره

Google Meet

checkmark مشمول في عمليات تجميد البيانات في Drive استخدام البحث في Drive وتصديره
خدمة Google Voice لمستخدمي G Suite checkmark checkmark checkmark

ملاحظة: في حال لم يتضمن إصدار Google Workspace أي خدمة، قد يستمر ظهور هذه الخدمات كخيارات في موقع Vault. ومع ذلك، لا تؤثر أي قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات لخدمة غير متوافقة، ولا تعرض عمليات البحث أي نتائج.

رسائل Gmail و"مجموعات Google"

تم دمج Vault بالكامل مع Gmail و"مجموعات Google". وبالتالي عندما تبحث عن رسائل باستخدام Vault، ستبحث في الواقع في أرشيف رسائل مؤسستك. ويعني ذلك ما يلي:

  • تتوفر الرسائل في Vault فور تلقيها من Gmail أو نشرها في مجموعة.
  • إمكانية استخدام عوامل تشغيل البحث المألوفة نفسها التي تستخدمها مع Gmail.
  • تفهرس Vault أول 250 صفحة تقريبًا من النص في الرسالة. 

مزيد من المعلومات حول فهرسة الرسائل والبحث

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من مصادر أخرى

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من منتجات Google الأخرى

عندما يستعمل مستخدم Gmail لمشاركة "المستندات" أو "جداول البيانات" أو "العروض التقديمية" أو "النماذج" من Google، يُدرِج Gmail رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. وبسبب تخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو البحث عنها أو تصديرها.

يمكن لمستخدمي Gmail مشاركة الروابط إلى المحتوى الذي تم تخزينه في منتجات Google الأخرى، مثل YouTube و"صور Google". لا يدعم Vault خدمات Google الإضافية، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو البحث عنها أو تصديرها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين إرسال رسائل إلكترونية من خلال بعض الخدمات الأساسية إلى جانب Gmail. مثال:

  • التقويم—الدعوات الصادرة والرسائل المرسلة باستخدام خيار إرسال بريد إلكتروني إلى المدعوين في تقويم سطح المكتب.
  • Drive: محتوى الرسالة المُرسَلة عند مشاركة المستخدمين للملفات على Google Drive
  • "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google": الرسائل التي يرسلها التطبيق عند إرفاق المستخدمين ملفات ضمن الرسائل الإلكترونية
  • "نماذج Google": الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط إلى نماذج
  • Keep—الرسائل الإلكترونية التي يتم إرسالها عندما يشارك المستخدمون الملاحظات في Keep.
هام: عند إرسال رسائل عبر خدمات أساسية غير Gmail، لا يتم تخزين الرسائل الصادرة في (ولن تظهر في) مجلدات البريد المُرسل في Gmail للمستخدمين. وهذا يعني أن قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تخزين البيانات في Vault لن تنطبق على هذه الرسائل، وأن هذه الرسائل لن يتم عرضها في بحث Vault. للتأكد من أن Vault له حق الوصول الكامل إلى جميع الرسائل المرسلة بواسطة الخدمات الأساسية، يجب على مشرف إعداد مساحة تخزين الرسائل الشاملة.

ملاحظة: لا تنطبق مساحة تخزين البريد الشاملة إلا على خدمات Google Workspace الأساسية. يمكن لخدمات Google الإضافية إرسال رسائل إلكترونية بالنيابة عن المستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المرسلة بواسطة تلك الخدمات في مجلد البريد المُرسل لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة من أجل Vault.

رسائل Gmail التي تتضمن محتوى AMP

تحتوى الرسائل الإلكترونية الديناميكية على ترميز يعرض محتوى AMP داخل Gmail. يمكن لمنتجات Google الأخرى إرسال رسائل تتضمن محتوى AMP، وقد يتلقى المستخدمون في مؤسستك رسائل إلكترونية ديناميكية من مُرسلِين خارجيين.

باستخدام البريد الإلكتروني الديناميكي، يمكن لمستخدم Gmail إجراء ما يلي مثل:

  • عرض تعليقات "مستندات Google" عند توفرها في اللحظة التي يفتح فيها المستخدم رسالة الإشعار في Gmail.
  • نشر الردود بسرعة وحل التعليقات بدون فتح المستند.
  • أداء مهام إضافية مستندِة إلى الويب داخل الرسالة، مثل الرد على الدعوات والاستطلاعات.

في حال البحث عن المصدر الأصلي لرسالة إلكترونية ديناميكية، سيظهر لك 3 أنواع من محتوى مشابه وهي:

  • نص عادي (لبرامج البريد الإلكتروني التي تعرض نصًا عاديًا فقط).
  • HTML (لبرامج البريد الإلكتروني التي لا تعرض المحتوى الديناميكي).
  • ترميز AMP. عندما يفتح مستخدم Gmail الرسالة، سيطَّلع على محتوى AMP الديناميكي والتفاعلي. يمكن لترميز AMP استرداد أي تعديلات في وقت فتح الرسالة وعرضها للمستخدم فورًا.

بسبب الجوهر الديناميكي لهذه الرسائل، قد يتغير المحتوى المعروض في Gmail مع مرور الوقت. مثلاً، يمكن أن يختلف تنبيه إلى تلقي تعليق من مستند نشط في "مستندات Google" في كل مرة يعيد فيها المستخدم فتح الرسالة نفسها على مدار عدة أيام.

خدمة دعم Vault للرسائل الإلكترونية الديناميكية

  • عند معاينة رسالة إلكترونية ديناميكية، تعرض Vault إصدار HTML للرسالة. ويمكنك النقر على عرض الأصل لعرض جميع أجزاء الرسالة، بما في ذلك ترميز AMP.
  • عند تصدير رسائل إلكترونية ديناميكية، يتم تضمين النص العادي وHTML وAMP جميعها في عملية التصدير.
  • تحتفظ Vault ببيانات النص العادي وHTML وترميز AMP المضمنة في رسالة إلكترونية ديناميكية. لا تحتوي Vault على أي طريقة للاحتفاظ ببيانات المحتوى الديناميكي الذي يمكن استرداده وعرضه عند فتح المستخدم لرسالة إلكترونية.
  • يمكن لخدمة Vault أن تبحث عن النص العادي وHTML في رسالة إلكترونية ديناميكية. ومع ذلك، لا تتم فهرسة ترميز AMP ومحتوى AMP ولا يمكن البحث عنهما.

يتعذر على Vault تحديد ما إذا كان مستخدمو Gmail قد عرضوا المحتوى الديناميكي من قبل أم لا عند فتح رسالة تتضمن ترميز AMP. لن يعرض Gmail المحتوى الديناميكي عند:

في كلتا الحالتين، لا تعرض خدمة Gmail محتوى AMP. ومع ذلك، لا يزال يتم تضمين ترميز AMP في مصدر الرسالة ويتوفر في Vault.

ما أنواع المحتوى الذي تمت فهرسته؟

يفهرس Gmail معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص والمرتبطة مباشرةً برسالة. ويتضمن ذلك أنواع الملفات ذات امتدادات، مثل .pdf و.xslx و.docx.يتم تضمين هذه المرفقات عند البحث عن الرسائل وتصديرها من Gmail، وتكون مشمولة في عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail.

لا تتم فهرسة ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية التي تم تضمينها في الرسائل أو إرفاقها بها.

هل تشمل نتائج البحث المعروضة في Vault أول ميغابايت من البيانات فقط؟

لا، على الرغم من فهرسة الميغابايت الأولى تقريبًا والبحث فيها، ففي حال كان هناك محتوى مطابق، يتم عرض الرسائل بأكملها وأي مرفقات في Vault.

هل تحتفظ أداة Vault ببيانات جميع رسائل "مجموعات Google" وjحتفظ ببياناتها وjبحث فيها؟

يمكن لأداة Google Vault الاحتفاظ بالرسائل وتجميد بياناتها والبحث عنها في المجموعات المُفعَّل بها ميزة الأرشفة. ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. وفي حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين.

كيف تتعامل Vault مع مسودات الرسائل الإلكترونية؟

عند البحث عن الرسائل من Gmail وتصديرها، قد تتضمّن النتائج مسودات الرسائل. ويمكن أن تتضمّن بيانات المستخدم في Gmail ثلاثة أنواع من مسودات الرسائل:

  • الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات"- تخضع هذه الرسائل إلى عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات. 
  • المسودات التي تم تجاهلها- تتم إزالة الرسالة التي يحذفها المستخدم بدون إرسال فورًا من عرض المستخدم. ويتم محوها نهائيًا بعد انقضاء 30 يومًا، بصرف النظر عن أي عمليات أو قواعد للاحتفاظ بالبيانات.
  • النُّسخ المحفوظة تلقائيًا لمسودات الرسائل- عندما يُنشئ مستخدم ما رسالة، يحفظ Gmail تلقائيًا نسخة منها كلما توقف المستخدم مؤقتًا لبضع ثوانٍ. وتكون النسخة الأحدث من مسودة الرسالة هي فقط المرئية للمستخدم. بيد أن النُسخ السابقة تتوفّر للبحث والتصدير من خلال Vault. ولا تخضع النُسخ لعمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات.

    وتظل النسخ المحفوظة تلقائيًا متاحة لاستخدام Vault، حتى بعد إرسال المستخدم للرسالة، إلى أن يتم محوها نهائيًا. يتم محو إصدارات مسودات الرسائل التي تم إنشاؤها بواسطة معظم برامج Google Gmail (مثل Gmail على الويب وGmail لأجهزة iPad وiPhone وGmail Android) نهائيًا بعد يوم واحد من حفظ Gmail لهم. في بعض الحالات، كما هي الحال مع برامج الوصول عبر IMAP التابعة لجهات خارجية، يتم محو مسودات الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا.

يمكنك وضع علامة في مربّع استبعاد المسودات في القواعد الجديدة أو الحالية للاحتفاظ بالبيانات، وذلك لإزالة الرسائل غير المُرسَلة، الموجودة في مجلدات المسودات التابعة للمستخدمين، من تغطية الاحتفاظ بالبيانات.

يمكنك أيضًا إزالة مسودات الرسائل من نتائج البحث وعمليات التصدير:

  • ضع علامة في المربّع استبعاد المسودات قبل إجراء البحث.
    • ستتضمّن عمليات المعاينة النُسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد أنواع أخرى من المسودات.
    • يتم استبعاد جميع أنواع مسودات الرسائل عند التصدير.
  • أضِف -(label:^deleted AND label:drafts) إلى عبارات البحث:
    • ستتضمن عمليات المعاينة الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد المسودات التي يتم تجاهلها.
    • يتم استبعاد جميع مسودات الرسائل المحفوظة تلقائيًا ومسودات الرسائل التي يتم تجاهلها عند التصدير. ويتم تضمين الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" من خلال التصدير.
كيف تتعامل Vault مع الرسائل في الوضع السري في Gmail؟

يسمح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحسَّاس للرسائل الإلكترونية. وتتوفر هذه الميزة للمؤسسات التي تفعِّل الميزة وحسابات Gmail الشخصية.

عندما يرسِل مستخدم رسالة في الوضع السري، تستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ولا يتم إرسال إلا الموضوع والرابط باستخدام SMTP.

الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في نطاقك

في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تجمد أداة Vault بيانات الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.

وتتوفّر الرسائل لأداة Vault، حتى عندما يضبط المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.

الرسائل في الوضع السرّي التي تم استلامها من خارج نطاقك 

إذا لم تفعِّل مؤسستك الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقى المستخدمون رغم ذلك رسائل بالوضع السرّي من المستخدمين في مؤسسات أخرى أو حسابات Gmail الشخصية.

ويمكنك تجميد بيانات عناوين الرسائل الخارجية السرّية ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث فيها وتصديرها. ولا يمكنك رغم ذلك البحث في محتوى الرسائل الخارجية السرّية أو مرفقاتها أو تصديرها.

ملاحظة: يمكن لمشرفي Google Workspace إنشاء قاعدة امتثال تحظر تسليم الرسائل الواردة بالوضع السرّي إلى مؤسستك.

التعامل مع الرسائل في الوضع السرّي

توفّر أداة Vault الرسائل في الوضع السرّي على النحو التالي:

  • تعرض أداة Valut الرسائل الداخلية في الوضع السرّي التي تُطابق طلب بحثك.
  • عند معاينة الرسائل، يتم إخفاء محتوى الرسالة تلقائيًا. يتوفر لديك خيار عرض المحتوى في المعاينة.
  • عند طباعة الرسائل أو تصديرها، يمكنك استبعاد محتوى الرسائل في الوضع السرّي. عند تحديد هذا الخيار، تتم طباعة العناوين والمُرسِل والمُستلِم والبيانات الوصفية الأخرى أو تصديرها، ولكن لا تتم طباعة محتوى الرسالة في الوضع السري أو تصديره.
  • للبحث عن الرسائل في الوضع الرسائل أو الاحتفاظ بها أو تجميد بياناتها حصريًا، استخدم عبارة label:confidentialmode.

Hangouts الكلاسيكي وGoogle Talk

ملاحظة مهمة: سيتم إيقاف Hangouts الكلاسيكي لجميع عملاء G Suite في أواخر عام 2020. وعلى مشرفي Vault اتخاذ الإجراءات للاستعداد لعملية النقل هذه.

تدعم Vault المحادثات التي تتم في برنامجي Hangout الكلاسيكي وGoogle Talk بالكامل. يمكنك تجميد البيانات والاحتفاظ بها والبحث عنها لما يلي:

  • Hangouts الكلاسيكي مع تفعيل السجل. يمكن للمشرفين في Google Workspace التحكّم في تفعيل السجلّ أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. لمزيد من التفاصيل، راجع سجلّ المحادثات. تعمل Vault على أرشفة جميع المحادثات التي تتم في Gmail وتطبيقات Hangouts الكلاسيكي المتوافقة مع الأجهزة الجوّالة عند تفعيل السجل.
  • محادثات Google Talk القابلة للحفظ. لا يمكن للمشرفين في Google Workspace أن يفرضوا قابلية الحفظ على المحادثات. وعلى الرغم من ذلك، يمكنهم إيقاف سجلّ المحادثات لأحد النطاقات.
ملاحظة: تدعم Vault خدمة Hangouts الكلاسيكي التي تتم بعد إطلاق هذه الميزة بالكامل. بالنسبة إلى محادثات Hangouts الكلاسيكي التي تمت قبل 8 نيسان (أبريل) 2015، يمكن البحث في المحادثات القابلة للحفظ فقط وتصديرها وتجميد بياناتها.

تتضمن معلومات Hangouts الكلاسيكي المتوفرة في Vault ما يلي:

  • جميع المستخدمين الذين شاركوا في المحادثة.
  • كل الرسائل التي تم تبادلها أثناء الدردشة، بالإضافة إلى روابط أي مرفقات.
  • أسماء جلسات Hangouts الكلاسيكي الجماعية. (يتوفّر للمشاركين في المحادثة خيار تسمية جلسة Hangout جماعية.) لا يمكن تسمية محادثات بين مستخدميْن فقط.
  • تحديد وقت بدء وانتهاء المحادثة.

لا يتوفر ما يلي لأداة Vault:

  • دعوات المحادثة التي لم يتم قبولها. في حال لم يشارك المستخدم في المحادثة، لن يتم الاحتفاظ بالرسائل التي تم إرسالها إليه.
  • مكالمات الفيديو.
  • المحادثات التي تتم في "مستندات Google".
  • الصور المُرسَلة من خلال Hangouts الكلاسيكي.

طريقة أرشفة Hangouts الكلاسيكي

تجمع Vault جميع الرسائل في Hangouts الكلاسيكي في سلسلة محادثات واحدة. وتتم إضافة الرسائل باستمرار إلى سلسلة المحادثات حتى:

  • انقضاء ثلاث ساعات منذ إرسال آخر رسالة محادثة.
  • تجاوز سلسلة المحادثات عدد 1000 رسالة.

عند تصدير رسالة محادثة في Hangouts الكلاسيكي، يتم تضمين سلسلة المحادثات بالكامل عند تنزيل ملف التصدير.

تفعيل دعم Hangouts الكلاسيكي

للحصول على الدعم الكامل لخدمة Hangouts الكلاسيكي التي يكون السجل مفعَّلاً بها:

  • فعِّل Hangouts الكلاسيكي لنطاقك.
  • تحقَّق من تفعيل Gmail لجميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي. رسائل Hangouts الكلاسيكي يتم تخزينها في النظام نفسه الذي يخزّن الرسائل الإلكترونية في Gmail. لا يمكن أن يجمّد Google Vault بيانات رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة أو المستلَمة من حسابات تم إيقاف Gmail بها. لا يمكن استرداد رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة قبل تفعيل Gmail.

Drive

يمكنك استخدام Vault لتجميد البيانات في مساحات التخزين السحابي المشتركة وDrive لمؤسستك والاحتفاظ بها البحث عنها. وتدعم أداة Vault أنواع ملفات Google وأنواع الملفات التي لا تتبع Google، مثل PDF وDOCX وJPG.

معلومات مهمة عن Drive والاحتفاظ بالبيانات

فتح الكل

أنواع الملفات التي يشملها دعم Vault لخدمة Drive

يمكن لأداة Vault تجميد بيانات العناصر التالية المخزنة في Drive والاحتفاظ بها والبحث عنها وتصديرها:

  • "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google"
  • تسجيلات Google Meet وأي محادثات مرتبطة بها وسجلات الأسئلة والأجوبة واستطلاعات الرأي (مزيد من المعلومات عن تسجيلات Meet)
  • ملفات Jamboard التي تم حفظها في Drive للمستخدمين
  • الملفات غير التابعة لشركة Google التي حمّلها المستخدمون في Drive

تتجاهل أداة Google Vault المجلدات واختصارات Google Drive.

تفاوت تغطية الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة

تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الملفات التي يمتلكها المستخدمون والتي تمت مشاركتها مباشرةً معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها السياسة. ويشمل ذلك الملفات في مساحة التخزين السحابي المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان هذا المستخدم عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة هذه أم لا.

في حال وضع علامة في المربّع تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة، تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات أيضًا على مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تتضمن أعضاء الوحدة التنظيمية المشمولة بتلك القاعدة.

عند انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ستقتصر الإزالة النهائية على الملفات التي يملكها هؤلاء المستخدمون فقط

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive التابع لمستخدم (بما في ذلك ملفات مساحة التخزين السحابي المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ويتضمن ذلك الملفات التي يمتلكها المستخدمون أو التي تمت مشاركتها معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها القاعدة. ومع ذلك، عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ستزيل أداة Vault نهائيًا الملفات التي يملكها مستخدمو تلك الوحدة التنظيمية فقط. ولن تتم إزالة الملفات التي تمت مشاركتها من خارج الوحدة التنظيمية أبدًا.

مساحات التحزين السحابي المشتركة والاحتفاظ بالبيانات

عند تطبيق قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مساحات التحزين السحابي المشتركة:

  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات لجميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في نطاقك.
  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل مساحات تخزين سحابي مشتركة معيّنة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات في مساحات التخزين السحابي المشتركة المُحدَّدة فقط.

لا يمكن إزالة ملفات مساحة التخزين السحابي المشتركة نهائيًا إلا من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة التخزين السحابي المشتركة:

  • تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive الخاص بأحد المستخدمين (بما في ذلك ملفات مساحة التخزين السحابي المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ونظرًا لأن الفريق هو من يمتلك ملفات مساحة التخزين السحابي المشتركة وليس مستخدم معيّن، يمكن لقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة التخزين السحابي المشتركة فقط إزالة الملفات في مساحة التخزين السحابي المشتركة نهائيًا.
  • لا يمكن إلا للقواعد التي تنطبق على المستخدمين، والتي تم وضع علامة في المربّع تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة لديها، تمديد مراحل نشاط ملفات مساحات التخزين السحابي المشتركة.
قد تتعرض عملية تنفيذ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وانتهاء صلاحية الملفات في Drive للتأخير
  • عند إنشاء قاعدة احتفاظ أو تحديثها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى ثلاث ساعات. ولا يتم الاحتفاظ بالملفات التي حذفها المستخدمون أثناء فترة النشر هذه، ولا يمكن استردادها.
  • عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، قد تستغرق عملية إزالة الملفات المتأثرة من Google Drive ما يصل إلى 15 يومًا.
لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات إلا على الملفات التي أنشأها المستخدمون في نطاقك

الملفات التي تم إنشاؤها خارج نطاقك وتمت مشاركتها مع المستخدمين لا تخضع لسياسات تجميد البيانات أو الاحتفاظ بالبيانات بمؤسستك.

يعتمد وقت إنشاء الملف الذي تم تحميله وتعديله على مصدر الملف
قد يتطابق وقت الإنشاء ووقت التعديل الذي يحدده Google Drive للملف عند تحميله لأول مرة مع الملف المحلي أو يعادل وقت التحميل، بناءً على كيفية إضافة الملف إلى Google Drive. يعرض الجدول التالي الوقت الذي يتم استخدامه لمصادر مختلفة، حيث:
  • تحميل - الطابع الزمني هو وقت تحميل الملف إلى Google Drive
  • محلي - الطابع الزمني هو نفسه الطابع الزمني للملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر
مصدر الملف (البرنامج) وقت الإنشاء وقت التعديل
تطبيق الويب تحميل

قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: التحميل

بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: محلي

التصفح السريع في Drive محلي محلي
الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين تحميل محلي
iOS تحميل تحميل
Android تحميل تحميل
نقل البيانات في G Suite محلي محلي
Drive API يمكن ضبطه بواسطة المتصل يمكن ضبطه بواسطة المتصل
لن تسمح لك أداة Vault بإنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات في Drive ذات معايير متماثلة.

يجب أن يتوفَّر في كل قاعدة احتفاظ بالبيانات مُخصَّصة تُنشئها للملفات في Drive ما يلي:

  • تاريخ آخر تعديل أو تاريخ إنشاء فريد
    أو
  • تنطبق على مجموعة فريدة من المستخدمين

مثلاً، قد يحدث تعارض في حال كان لديك قاعدة تسري على وحدة تنظيمية، وتحاول بعد ذلك إضافة قاعدة تنطبق على مساحة تخزين سحابي مشتركة يمكن لجميع أعضاء الوحدة التنظيمية الوصول إليها. ترفض أداة Vault القاعدة الجديدة في حال كانت تتضمن نفس تاريخ الإنشاء/آخر تعديل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام الإعداد تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة لجعل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات فريدة. وليس هناك تعارض بين قاعدتين لهما نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات، في حال تضمنت إحدى القاعدتين مساحات التخزين السحابي المشتركة ولم تتضمنها الأخرى.

يتم دائمًا الاحتفاظ بالملفات المشمولة بتغطية قواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة احتفاظ.

إدارة الاحتفاظ ببيانات التطبيقات التي تُخزِّن البيانات في Drive

تُخزِّن بعض خدمات Google بياناتها في Drive. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على هذه البيانات على النحو التالي:

المنتج الاحتفاظ بالبيانات
Jamboard

تحتفظ أداة Vault بمحتوى Jam المحفوظ في حسابات المستخدمين على Drive وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Vault.

Google Meet

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet بشكل تلقائي.

لإدارة الاحتفاظ بتسجيلات Meet بشكل مختلف عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet. عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet.

قواعد الاحتفاظ بالبيانات والملفات في المهملات

يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات يمكنها إزالة الملفات نهائيًا بعد مرور عدد مُحدّد من الأيام بعد أن ينقلها المستخدمون إلى المهملات. وتخضع الملفات التي تم نقلها إلى المهملات في الأول من آب (أغسطس) 2016 أو بعده فقط لقواعد "تم النقل إلى المهملات":

  • تنطبق قاعدة "تم النقل إلى المهملات" على كلٍّ من الملفات المتاحة في مهملات المستخدم والملفات التي تم حذفها عندما أفرغ المستخدم المهملات.
  • لا تزيل قاعدة "تم النقل إلى المهملات" إلا الملفات المملوكة للمستخدم أو مساحة التخزين السحابي المشتركة التي تنطبق عليها نهائيًا.
  • في حال كان هناك ملف في المهملات يخضع لقواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات، تحلّ قاعدة "تم النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى. إذا كانت تنطبق عدة قواعد "تم النقل إلى المهملات" على ملف، يتم الاحتفاظ بالملف وفقًا للقاعدة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأخير. ويُرجى العلم أن عمليات تجميد البيانات لها الأولوية على جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  • يتم حذف جميع ملفات Drive التي لا تخضع لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات أو عملية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا من جميع أنظمة Google بعد مرور 30 يومًا تقريبًا من نقلها إلى المهملات.
لا يتسع نطاق تغطية قواعد الاحتفاظ بالبيانات ليشمل الملفات المُضمّنة في المستندات والعروض التقديمية

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في أحد "جداول بيانات Google". وكلما يتم تعديل جدول البيانات، يتم أيضًا تعديل الرسم البياني في المستند.

في المثال أعلاه، في حال احتفظت قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بالمستند، ولم تحتفظ عمليات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجدول البيانات، يمكن إزالة جدول البيانات نهائيًا على الرغم من الاحتفاظ ببيانات المستند.

معلومات مهمة عن Drive وعمليات تجميد البيانات

اختلاف مدى التغطية حسب طريقة ضبط عملية تجميد البيانات
  • تنطبق عملية تجميد البيانات في Drive على العناصر المملوكة والمُشارَكة مباشرةً مع المستخدمين أو المؤسسات المشمولة بعملية تجميد البيانات. ويشمل ذلك العناصر في مساحة تخزين سحابي مشتركة تمت مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة هذه أم لا. ولا يشمل ذلك المجلدات أو اختصارات Drive.
  • لا يمكنك إجراء عملية تجميد بيانات لمساحة تخزين سحابي مشتركة. وبدلاً من ذلك، عليك إخضاع أعضائها لعملية تجميد البيانات ووضع علامة في المربع تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة.
كيف تؤثر مساحة تخزين سحابي مشتركة في عملية تجميد بالبيانات؟
لن تحتفظ عملية تجميد البيانات بالملفات الموجودة في مساحة تخزين سحابي مشتركة في حال حدوث ما يلي:
  • عضو في مساحة تخزين سحابي مشتركة:
    • نقل ملف خارج مساحة التخزين السحابي المشتركة، وكان العضو غير خاضع لعملية تجميد بيانات.
    • إزالة عضو خاضع حاليًا لعملية تجميد بيانات من مساحة التخزين السحابي المشتركة، ولم يكن هناك أيُّ عضو آخر من مساحة التخزين السحابي المشتركة خاضع لعملية تجميد بيانات.
  • عدم تجميد بيانات أي عضو في مساحة التخزين السحابي المشتركة

عند حذف مساحة تخزين سحابي مشتركة، تخضع الملفات المتاحة فيها لسيناريوهات عمليات تجميد البيانات التالية:

  • إذا كان المستخدم عضوًا فرديًا (وليس عضوًا في مجموعة) في مساحة التخزين السحابي المشتركة المحذوفة ويخضع لعملية تجميد بيانات، يتم حينئذٍ الاحتفاظ بجميع الملفات في مساحة التخزين السحابي المشتركة إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات. بعد إزالة عملية تجميد البيانات المفروضة على المستخدم، وإذا لم تخضع الملفات إلى عملية تجميد أو لقاعدة احتفاظ، يتم حذفها.

  • إذا لم يكن المستخدم عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة المحذوفة ولكن لديه حق وصول فردي (وليس عضوًا في مجموعة) إلى ملف ما في مساحة التخزين السحابي المشتركة وكان هذا المستخدم خاضعًا لعملية تجميد بيانات، سيتم الاحتفاظ بهذا الملف فقط إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات المفروضة على المستخدم. تُحذَف الملفات التي لا تتطابق مع إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو إحدى عمليات تجميد البيانات.

 

معلومات مهمة عن Drive والبحث

فتح الكل

كيف تبحث أداة Vault عن العناصر في Drive؟

تبحث أداة Google Vault في Google Drive عن كل العناصر التي يملكها المستخدمون الذين حددتهم في إدخال عملية البحث أو العناصر المُشَاركة معهم مباشرةً. ويمكن أن يشمل بحث أداة Google Vault العناصر في مساحة Drive المشتركة المُشارَكة مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا. ولا يشمل بحث Google Vault مجلدات أو اختصارات Drive.

هل يمكنني البحث في مساحات Drive المشتركة؟

نعم، يمكنك البحث في مساحات Drive المشتركة المحدَّدة مباشرةً، أو عند البحث حسب حسابات أو وحدات تنظيمية محدَّدة، يمكنك اختيار تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة.

ما الأجزاء القابلة للبحث من عناصر Google Drive؟

بالنسبة إلى جميع العناصر، يمكنك البحث في العنوان والمالك وتاريخ آخر تعديل وبيانات وصفية أخرى.

بالنسبة إلى أنواع الملفات المتوافقة، يمكنك البحث عن كلمات وعبارات ضمن محتوى الملفات. تفهرِِّس أداة Google Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المُصوَّرة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

لا تفهرِّس أداة Vault محتوى الفيديو أو الملفات الصوتية أو الصور أو الملفات الثنائية.

كيف يمكنني البحث عن تسجيلات Meet وسجلات المحادثة المرتبطة بها و"الأسئلة والأجوبة" والاستطلاعات؟
  • التسجيلات: يمكنك البحث حسب عنوان الاجتماع والبيانات الوصفية، مثل المالك ومعرّف الاجتماع ووقت بدء التسجيل. لا تتم فهرسة محتوى تسجيلات Meet للبحث لأنها عبارة عن ملفات فيديو (MP4). ولحصر البحث على الفيديوهات فقط، يمكنك استخدام عبارة البحث type:video
  • سجلات المحادثة: يتم حفظ سجلات المحادثة كملفات SBV. تحتوي سجلّات المحادثة على طوابع زمنية للرسائل، وتكون ذات صلة بوقت بدء التسجيل، والاسم الأول واسم العائلة للمُرسِلين، ونص الرسالة. يمكنك البحث حسب اسم الملف، والنص في السجل، والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.
  • سجلات "الأسئلة والأجوبة" والاستطلاعات: يتم حفظ سجلات "الأسئلة والأجوبة" والاستطلاعات كملفات بتنسيق "جداول بيانات Google". تحتوي هذه السجلات على الأسئلة والأجوبة والمشاركين بها. يمكنك البحث حسب اسم الملف، والنص في السجل، والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.

مزيد من المعلومات عن تسجيلات Meet

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام أداة Vault في Drive؟

يمكنك معاينة أنواع الملفات التالية:

  • الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google"
  • الملفات التي تم تحميلها مثل docx. وpdf. و.xlsx
قد لا يتم تضمين الملفات المرتبطة عند البحث عن الملفات في Google Drive وتصديرها

في بعض أدوات تحرير "مستندات Google"، يمكن للمستخدمين ربط ملف بملف آخر. مثلاً، في مستند ضمن "مستندات Google"، يمكنك إدراج رسم بياني مرتبط ببيانات في جدول بيانات ضمن "جداول بيانات Google". وكلما تم تعديل جدول البيانات، يتم أيضًا تعديل الرسم البياني في المستند.

عند البحث عن الملفات في Google Drive، لا تعرض أداة Google Vault إلا الملفات التي تطابق معايير البحث. إذا كانت هذه الملفات مرتبطة بملفات لا تطابق طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

هل يُمكنني البحث في سِجلّ النُسخ السابقة من مستند؟

لا. يمكنك البحث في أحدث إصدار فقط من الملف. يمكنك رغم ذلك إدخال تاريخ النسخة كجزء من بيانات البحث. عند إدخال تاريخ نسخة، تبحث أداة Google Vault في النسخة الحالية من الملف، ولكنك يمكنك معاينة واستيراد محتوى آخر نسخة تم حفظها قبل 12:00 منتصف الليل بالتوقيت العالمي المنسق (UTC) في هذا التاريخ. ولا تتوفر سجلات النُسخ السابقة إلا في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google" ضمن خدمة Google Drive. 

تُعرَّض بعض خصائص النسخة الحالية، بغض النظر عن تاريخ النسخة الذي تحدِّده. وتتضمن هذه الخصائص العنوان والمستخدمين الذين تمت مشاركة هذه النسخة معهم ووقت آخر تعديل وبيانات أخرى في ملف metadata.xml ضمن أداة Google Vault.

تتضمَّن النبذة عن النسخة تعليقات، وفقًا للمعايير التالية:

  • لا يتم تضمين التعليقات المفتوحة إلا إذا كانت مؤسستك تمتلك حق تعديل المستند أو التعليق عليه. لا يتم تضمين التعليقات إذا كان لديك حق الوصول للعرض فقط.
  • يتم تضمين التعليق الفردي المفتوح (تعليق واحد بدون ردود) في حال: 1) إنشاء التعليق اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). ولا يتم تضمين التعليق في النُسخ الموجودة قبل إنشاء التعليق.
  • يتم تضمين سلسلة رسائل التعليق المفتوح (سلسلة رسائل واحدة تتضمن ردودًا) بالكامل في حال: 1) إنشاء التعليق الأول اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). على سبيل المثال، إذا كانت سلسلة رسائل التعليق تحتوي على رسالتَين تم إنشاؤهما في 1 تشرين الأول (أكتوبر) و5 تشرين الأول (أكتوبر)، سيحتوي البحث بتاريخ الإصدار 2 تشرين الأول (أكتوبر) على كلا التعليقين بالرغم من أن تعليق 5 تشرين الأول (أكتوبر) لم يكن موجودًا في ذلك الوقت.
  • يتم تضمين التعليقات المُعدَّلة بحالتها الحالية، وليس كما كانت وقت الإصدار.
  • لا يتم تضمين التعليقات التي تم حلّها أو حذفها في إصدار، حتى إذا كان التعليق مفتوحًا في وقت الإصدار.
هل يمكنني البحث في الوحدة التنظيمية العليا لمؤسستي؟

لا يمكنك البحث في الوحدة التنظيمية العليا. اختَر وحدة تنظيمية فرعية أو حسابات فردية. يمكنك البحث في Google Drive عما يصل إلى 5000 حساب كعدد إجمالي سواء حسابات فردية أو حسابات أعضاء في وحدات تنظيمية.

يعتمد وقت إنشاء الملف الذي تم تحميله وتعديله على مصدر الملف
قد يتطابق وقت الإنشاء ووقت التعديل الذي يحدده Google Drive للملف عند تحميله لأول مرة مع الملف المحلي أو يعادل وقت التحميل، بناءً على كيفية إضافة الملف إلى Google Drive. يعرض الجدول التالي الوقت الذي يتم استخدامه لمصادر مختلفة، حيث:
  • تحميل - الطابع الزمني هو وقت تحميل الملف إلى Google Drive
  • محلي - الطابع الزمني هو نفسه الطابع الزمني للملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر
مصدر الملف (البرنامج) وقت الإنشاء وقت التعديل
تطبيق الويب تحميل

قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: التحميل

بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: محلي

التصفح السريع في Drive محلي محلي
الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين تحميل محلي
iOS تحميل تحميل
Android تحميل تحميل
نقل البيانات في G Suite محلي محلي
Drive API يمكن ضبطه بواسطة المتصل يمكن ضبطه بواسطة المتصل

Google Chat

يمكنك استخدام Vault لتجميد الرسائل المُرسلة باستخدام Google Chat، والاحتفاظ بها والبحث فيها. 

معلومات مهمة عن Google Chat والاحتفاظ بالبيانات

فتح الكل  |  إغلاق الكل

لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات على الرسائل إلا عندما يكون السجل مُفعَّلاً

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات (المحادثات). كما تُطبَّق رغم ذلك على الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات، وذلك عند تفعيل السجل فقط.

يمكن لمشرف Google Workspace التحكُّم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنه السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تعتمد تغطية الاحتفاظ بالبيانات على نوع القاعدة

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والغرف في مؤسستك.

يمكن أن تنطبق قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مجموعات مختلفة من الرسائل:

قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى الوحدة التنظيمية قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في "كل مساحات Chat"
  • الرسائل المباشرة في تطبيق Hangouts الكلاسيكي وChat
  • المحادثات الجماعية في تطبيق Hangouts الكلاسيكي
  • المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها قبل أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020
  • الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات (الغرف التي تتضمن رسائل في المحادثات)
  • الغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات (الغرف التي تتضمن رسائل في سلسلة محادثات واحدة، مثل الرسائل المباشرة)
  • المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020
  • المحادثات الجماعية التي تتم مزامنتها مع Chat من تطبيق Hangouts الكلاسيكي، في حال استمرار تفعيل تطبيق Hangouts الكلاسيكي في مؤسستك

وإذا انطبقت أكثر من قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، يتم الاحتفاظ بالرسالة وفقًا للقاعدة المخصصة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

للاحتفاظ بكل الرسائل (الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والرسائل في الغُرف) مع القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات، عليك إنشاء قاعدتين على الأقل. يمكنك إنشاء قاعدة واحدة لجميع مساحات Chat لتغطية الرسائل في الغرف وبعض المحادثات الجماعية، وإنشاء قاعدة أخرى للوحدة التنظيمية العليا لتغطية الرسائل المباشرة ورسائل المجموعة.

تعرَّف على المزيد من المعلومات عن أوجه الاختلاف بين الرسائل الجماعية والغُرف.

ملاحظة: على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail و"مجموعات Google"، لا يمكنك استخدام العبارات لاستهداف قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat للرسائل المرتبطة بحسابات محددة أو تحتوي على كلمات رئيسية محدّدة.

تعتمد فترات الاحتفاظ بالبيانات على المشارِكين ولا يتم الاحتفاظ ببيانات الرسائل في الغرف الخارجية

الرسائل المباشرة

يمتلك كل مشارك في المحادثة الرسالة المباشرة بشكل فردي. وفي حال كان المشاركون من المؤسسة نفسها ولكنهم مشمولين بقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، قد يتمكن أحد المشاركين من الوصول إلى رسالة مباشرة بينما لا يستطيع الآخر ذلك.

على سبيل المثال، ينتمي المشارك 1 إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات تُفيد بإزالة الرسائل المباشرة نهائيًا بعد 7 أيام، ويُجري هذا المستخدم محادثة مع المشارك 2 الذي ينتمي إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات غير محدَّدة المدة للرسائل المباشرة. بعد سبعة أيام من إرسال المشارك 1 رسالة مباشرة أو استلامها من المشارك 2، يفقد المشارك 1 إمكانية الوصول إلى الرسالة المباشرة. وبما أنه يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة للمشارك 2 لفترة غير محدَّدة، لا تتم إزالة الرسائل المباشرة ويظل بإمكان المشارك 2 الوصول إليها.

الرسائل المباشرة مع مستخدمين خارجيين

عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات لكل مؤسسة.

مثلاً، تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد وتحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة عامين. تعالج أداة Vault الرسائل المباشرة بين المستخدمين في الشركة (أ) والشركة (ب) على النحو التالي:

  • تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد، ثم تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل. لن تعود هذه الرسائل متاحة لمستخدمي الشركة (أ). يتضمن تطبيق Chat فترة تخزين لمدة 30 يومًا للاحتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا بعد حذفها. وخلال هذه الفترة، ستظل الرسائل متوفرة على Vault. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لن تعود الرسالة المباشرة متوفِّرة في Vault للشركة (أ).
  • تحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة ويمكنها البحث فيها وتصديرها لمدة عامين. وبعد عامين، تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل ويتم الاحتفاظ ببياناتها لفترة الاحتفاظ بالبيانات التي تبلغ 30 يومًا على Chat. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ ببيانات على Chat، لن تكون الرسائل المباشرة متاحة على Vault للشركة (ب)، وتتم إزالتها نهائيًا من أنظمة Google.

مساحات Chat

عند إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات في Chat، يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالرسائل في مساحات Chat فقط التي تم تفعيل السجلّ فيها. لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat التي تم ضبطها للوحدات التنظيمية على الرسائل في الغرف.

المستخدمون الخارجيون في مساحات Chat

عند انضمام المشاركين إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ بالمحادثات وفقًا لقواعد مؤسسة منشئ المحتوى على مساحة Chat. إذا شارك المستخدمون في مؤسستك في مساحة Chat مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متاحة على Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تزيل Vault جميع رسائل Chat المشمولة نهائيًا

لا تتضمّن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat خيار إزالة الرسائل التي حذفها المستخدمون فقط نهائيًا. تزيل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي انتهت فترة صلاحيتها جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات.

تخضع الملفات المُرفقة مباشرةً برسائل Chat لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat

عندما يشارك مستخدم ملفًا مخزّنًا في Drive، مثل مستند أو جدول بيانات أو ملف PDF، يُدرِج تطبيق Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. وبسبب تخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم الاحتفاظ به عند الاحتفاظ برسائل المحادثة. يمكنك إعداد قاعدة احتفاظ بالبيانات في Drive للاحتفاظ بهذه البيانات.

تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأنواع الأخرى من الملفات المُرفَقة مباشرةً برسالة Chat، مثل ملفات PDF وIMG وDOCX.

معلومات مهمة عن Google Chat وعمليات تجميد البيانات

فتح الكل  |  إغلاق الكل

لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات على الرسائل إلا عندما يكون السجل مُفعَّلاً

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات (المحادثات). كما تُطبَّق رغم ذلك على الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات، وذلك عند تفعيل السجل فقط.

يمكن لمشرف Google Workspace التحكُّم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنه السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تجميد الرسائل في مساحات Chat

على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لا يمكنك تطبيق عمليات تجميد البيانات إلا على الحسابات الفردية أو الوحدات التنظيمية. ولا يمكن تطبيق تجميد البيانات على مساحات Chat محدّدة. ومع ذلك، يمكنك تضمين الرسائل من مساحات Chat المرتبطة بالحسابات الخاضعة لتجميد البيانات، من خلال وضع علامة في مربع عند إنشاء عملية تجميد البيانات.

تمت إزالة العلامة من المربّع (الإعداد التلقائي) تم وضع علامة في المربّع
  • الرسائل المباشرة في تطبيق Chat وتطبيق Hangouts الكلاسيكي
  • الرسائل في المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها قبل أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020
  • المحادثات الجماعية في تطبيق Hangouts الكلاسيكي

جميع الرسائل عند إزالة العلامة من المربّع، بالإضافة إلى رسائل محدّدة* في المساحات التالية:

  • الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات (الغرف التي تتضمن رسائل في المحادثات)
  • الغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات
  • المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها في Chat بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020 (ملاحظة: إذا كانت مؤسستك لا تزال تستخدم تطبيق Hangouts الكلاسيكي، ستتم مزامنة هذه الرسائل مع تطبيق Hangouts الكلاسيكي وسيتم تضمينها في عمليات تجميد البيانات بشكل تلقائي حتى إيقاف تشغيل تطبيق Hangouts الكلاسيكي)

*تعتمد الرسائل في مساحات Chat التي تشملها عملية تجميد البيانات في Vault على مساحة Chat:

  • غرف تتضمن سلاسل محادثات: تجمِّد أداة Vault المحادثة في حال إرسال مستخدم يخضع لعملية تجميد البيانات رسالة واحدة على الأقل، وكان مستخدم في مؤسستك قد أنشأ الغرفة. لا تشمل عملية تجميد البيانات المحادثات التي لم يكن المستخدم مشاركًا نشطًا فيها، حتى في حال اطَّلاع المستخدم على الرسائل.
  • غرف لا تتضمن سلاسل محادثات: تجمِّد أداة Vault جميع الرسائل في حال كان مستخدم خاضع لعملية تجميد بيانات عضوًا في الغرفة، حتى إذا لم يرسل أي رسائل. إذا غادر جميع المستخدمين الخاضعين لعملية تجميد البيانات غرفة، لا تشمل عملية تجميد البيانات إلا الرسائل المُرسَلة قبل مغادرة آخر مستخدم خاضع لعملية تجميد البيانات.
  • المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020: تجمِّد أداة Vault الرسائل في حال كان مستخدم خاضع لعملية تجميد بيانات عضوًا في المحادثة الجماعية، حتى إذا لم يرسل أي رسائل. إذا غادر جميع المستخدمين الخاضعين لعملية تجميد البيانات محادثة جماعية، لا تشمل عملية تجميد البيانات إلا الرسائل المُرسَلة قبل مغادرة آخر مستخدم خاضع لعملية تجميد البيانات.
  • مساحات Chat الخارجية: لا تسري عمليات تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في مساحات Chat التي تمتلكها مؤسسة أخرى.

تحتفظ عملية تجميد البيانات بالرسائل المباشرة ومعظم الرسائل الجماعية المُرسَلة إلى مستخدم خاضع لعملية تجميد بيانات، حتى في حال عدم رد المستخدم أو إذا كان المُرسِل مستخدمًا خارجيًا.

تظهر الرسائل الخاضعة لعملية تجميد البيانات دائمًا لمستخدمي Vault الذين لديهم امتيازات الوصول

عند حذف مستخدم لرسالة خاضعة لعملية تجميد بيانات أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم الوصول إلى الرسالة بعد ذلك. يمكن لمستخدم Vault الذي يمتلك الامتيازات المناسبة، رغم ذلك، البحث عن الرسالة والاطِّلاع عليها في Vault. ويمكن أيضًا لمستخدم أداة Vault استخدامها لتصدير الرسالة.

تخضع الملفات المُرفَقة مباشرةً برسائل Chat إلى عمليات تجميد البيانات في Chat

عندما يشارك مستخدم ملفًا مخزّنًا في Drive، مثل مستند أو جدول بيانات أو ملف PDF، يُدرِج تطبيق Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. وبسبب تخزين الملف الأصلي في Drive، لن يتم تضمينه عند تطبيق عملية تجميد بيانات على رسائل Chat. ولتجميد هذه البيانات، يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات في Drive.

تشمل عملية تجميد البيانات الأنواع الأخرى من الملفات المُرفَقة مباشرةً برسالة Chat، مثل ملفات PDF وIMG وDOCX.

معلومات مهمة عن Google Chat والبحث

فتح الكل  |  إغلاق الكل

البحث عن رسائل Chat حسب حسابات محدّدة أو وحدة تنظيمية، أو غرف معيّنة ومحادثات جماعية

البحث المستنِد إلى حساب: يمكنك البحث عن الرسائل المُرسَلة أو المُستلمة حسب حسابات محدّدة أو جميع الحسابات في وحدة تنظيمية. وفقًا للإعدادات التلقائية، يتم البحث فقط عن الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية، في المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها قبل أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020. ويمكنك اختياريًا تضمين الرسائل من مساحات Chat، وهي المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020 والغرف. يحدّد نوع الغرفة الرسائل التي يتم عرضها. مزيد من المعلومات

البحث المستنِد إلى مساحات Chat: يمكنك البحث عن الرسائل في المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020، وكذلك في الغرف. علمًا بأنه لا يمكنك البحث في جميع مساحات Chat. ولاختيار الغرف والمحادثات الجماعية، يجب إدخال حساب عضو في الغرفة. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن أوجه الاختلاف بين الرسائل الجماعية والغُرف.

استخدام عبارات البحث وعوامل التشغيل لفلترة النتائج

يمكنك فلترة بحثك حسب تاريخ الإرسال والمنطقة الزمنية وغيرها من البنود، مثل الكلمات الرئيسية ونوع المرفق ونوع الغرفة. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن عوامل تشغيل البحث في Chat.

تعتمد طريقة مطابقة عبارات البحث في Vault على نوع الرسالة وموقعها:

  • الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية والرسائل في الغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات: تتم مطابقة عبارات البحث مع الرسائل الفردية. ولا يُعرَض سوى الرسائل التي تتطابق مع جميع عبارات البحث.
  • الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات: تتم مطابقة عبارات البحث مع المحادثات (بالبحث داخل الرسائل). ويتم عرض جميع رسائل المحادثة في حال تطابق جميع عبارات البحث مع الرسائل في المحادثة. وليس من الضروري أن تتطابق رسالة واحدة مع جميع عبارات البحث.

لمعرفة التفاصيل، يُرجى مراجعة الأمثلة.

يجب تفعيل السجلّ للبحث عن الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية ورسائل الغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات

يمكن لأداة Vault البحث في الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية والغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات بشرط أن يكون قد تم تفعيل السجلّ لها. يتم دائمًا تفعيل السجلّ للغرف التي تتضمن سلاسل محادثات (الغرف التي تحتوي على ردود مجمّعة في محادثات)، ويمكن البحث عن رسائلها حتى تتم إزالتها نهائيًا.

يمكن لمشرف Google Workspace التحكُّم في تفعيل السجلّ أو إيقافه، أو يمكنه السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

لا يمكن البحث عن بعض الملفات المرفقة بالرسائل أو تصديرها

لا يتم البحث عن الملفات التي تمت مشاركتها باستخدام روابط ولا يمكن تصديرها: عندما يشارك مستخدم ملفًا مُخزنًا في Drive في رسالة، يُدرِج تطبيق Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. يمكنك البحث حسب عنوان URL للملف، ولكن لا تُفهرس أداة Vault عنوان الملف أو محتواه. لذا، لا يتم تضمين هذه المرفقات القائمة على الروابط عند البحث عن رسائل Chat أو تصديرها.

يتم البحث عن الملفات المُرفقة بالرسائل مباشرةً ويمكن تصديرها: بالنسبة إلى الملفات المُرفقة مباشرةً برسالة Chat، تُفهرس أداة Vault اسم الملف للبحث. وتُفهرس أداة Vault أيضًا محتوى معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص (مثل الملفات ذات الامتدادات pdf .وxslx. وdocx.). يتم تضمين مرفقات الملفات هذه عند البحث عن رسائل Chat أو تصديرها، وتكون خاضعة لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات في Chat.

يمكنك معاينة 1000 رسالة كحد أقصى في كل محادثة أو غرفة لا تتضمن سلاسل محادثات

يمكن لأداة Vault تصدير جميع الرسائل التي تطابق بحثك، ولكن يمكنك معاينة ما يصل إلى 1000 رسالة فقط في كل محادثة أو غرفة لا تتضمن سلاسل محادثات.

تتحكم خصائص مساحات Chat في كيفية بحث أداة Vault عن الرسائل المرتبطة بحسابات أو وحدات تنظيمية محدّدة

عند البحث حسب الحسابات أو الوحدة التنظيمية وتضمين نتائج من مساحات Chat، تعتمد الرسائل التي تعرضها أداة Vault على نوع مساحة Chat:

  • الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات: تعرض أداة Vault المحادثات من الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات، بشرط أن يكون المُشارِك الذي يتم البحث عنه أو أي حساب في الوحدة التنظيمية قد أرسَل رسالة واحدة على الأقل. ولا يتم تضمين المحادثات في نتائج البحث عندما يكون الحساب موضع البحث قد عرض الرسائل فقط بدون الرد عليها.
  • المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020 والغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات: تبحث أداة Vault في جميع الغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات والمحادثات الجماعية التي يشارك بها الحساب موضع البحث أو أي حساب في الوحدة التنظيمية كعضو، حتى في حال عدم إرساله أي رسائل. وإذا لم يعد الحساب عضوًا في مساحة Chat، لن تبحث أداة Vault إلا عن الرسائل المُرسَلة قبل مغادرته.
  • مساحات Chat التي تمتلكها مؤسسة أخرى: لا يمكنك البحث عن الرسائل التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك ضمن مساحات Chat تمتلكها مؤسسة أخرى.
  • رسائل المستخدمين الخارجيين في مساحات Chat: يمكنك البحث عن الرسائل المُرسَلة من مستخدمين خارجيين في مساحات Chat التي أنشأها مستخدم داخل مؤسستك، كما يمكنك تصدير هذه الرسائل.
بالنسبة إلى عمليات البحث عن البيانات المتحفَّظ عليها، يتحكم نوع مساحة Chat في الرسائل التي يتم البحث عنها

يمكنك حصر البحث على البيانات المتحفَّظ عليها، وهي الرسائل المرتبطة بحساب مستخدم خاضع لتجميد البيانات. وعند البحث عن البيانات المتحفَّظ عليها، تعتمد الرسائل التي تعرضها أداة Vault من مساحات Chat على نوع الغرفة:

  • الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات: تعرض أداة Vault المحادثة من الغرف التي تتضمن سلاسل محادثات بشرط أن يكون المستخدم الخاضع لتجميد البيانات والمُطابق لمعلمات البحث قد أرسل رسالة واحدة على الأقل في الغرفة.
  • المحادثات الجماعية التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020 والغرف التي لا تتضمن سلاسل محادثات: تعرض أداة Vault الرسائل من غرفة إذا كان المستخدم الخاضع لتجميد البيانات والمُطابق لمعلمات البحث عضوًا فيها، حتى إذا لم يُرسل أي رسائل في الغرفة. إذا غادر جميع المستخدمين الخاضعين لتجميد البيانات غرفة أو محادثة جماعية، لن يعرض البحث عن الرسائل المُجمّدة سوى رسائل الغرفة أو المحادثة الجماعية التي تم إرسالها قبل مغادرة آخر مستخدم خاضع لتجميد البيانات.
لا تؤثّر قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات في نتائج بحث Chat المستندة إلى الحساب

عندما يخضع المشاركون في الرسائل المباشرة أو المحادثات الجماعية إلى قواعد احتفاظ بالبيانات أو حالات تجميد بيانات مختلفة، قد يتمكّن بعض المشاركين من الاطّلاع على سجلّ الرسائل، في حين لا يتمكّن الآخرون من ذلك. ومع ذلك، تبحث أداة Vault في جميع الرسائل المتاحة (ما لم يتم حصر البحث على البيانات المتحفَّظ عليها فقط).

على سبيل المثال، ينتمي المشارك 1 إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات تُفيد بإزالة الرسائل المباشرة نهائيًا بعد 7 أيام، ويُجري هذا المستخدم محادثة مع المشارك 2 الذي ينتمي إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات غير محدَّدة المدة للرسائل المباشرة. بعد سبعة أيام من إرسال المشارك 1 رسالة مباشرة أو استلامها من المشارك 2، يفقد المشارك 1 إمكانية الوصول إلى الرسالة المباشرة. وبما أنه يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة للمشارك 2 لفترة غير محدَّدة، لا تتم إزالة الرسائل المباشرة ويظل بإمكان المشارك 2 الوصول إليها.

لا يتأثَّر بحث Vault بتحديد الحساب الذي يظل بإمكانه فتح الرسالة، ولكن يدرك فقط أن الرسالة لا تزال متاحة للبحث. وبالتالي، ستحصل على الرسائل نفسها عند البحث عن رسائل حسب الوحدة التنظيمية للمشارك 1 أو الوحدة التنظيمية للمشارك 2.

يتضمن بحث Chat معظم المحادثات الجماعية من تطبيق Hangouts الكلاسيكي

اعتبارًا من بداية كانون الأول (ديسمبر) 2020، إذا كانت مؤسستك لا تزال تستخدم تطبيق Hangouts الكلاسيكي، ستتم المزامنة بين تطبيق Chat ومعظم رسائل المحادثات الجماعية في تطبيق Hangouts الكلاسيكي. وبالنسبة إلى الرسائل التي حذفها المستخدمون، ولكن احتفظت بها أداة Vault، لا تتم مزامنتها مع تطبيق Chat. وللتأكُّد من أن بحثك يعرض جميع الرسائل المطابقة المتاحة لأداة Vault، يمكنك البحث في Gmail.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟