أنواع البيانات المتوافقة

توفّر أداة Google Vault خدمات G Suite التالية:

الخدمة إدارة الاحتفاظ بالبيانات تجميد البيانات البحث والتصدير
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (أنواع الملفات المتوفّرة) checkmark checkmark checkmark
مجموعات Google checkmark checkmark checkmark
Google Chat (مع تفعيل السجل) checkmark checkmark checkmark
Google Hangouts الكلاسيكي (مع تفعيل السجل) مشمولة بالاحتفاظ بالبيانات في Google Chat مشمولة بعمليات تجميد البيانات في Google Chat استخدام بحث Gmail وتصديره

Google Meet

checkmark مشمول في
عمليات تجميد البيانات في Google Drive
استخدام البحث في Drive
و تصديره

ملاحظة: لا يمكن لعملاء G Suite Enterprise Essentials تنفيذ مهام "جمع الأدلة الإلكترونية" إلا على الملفات في Drive. مزيد من المعلومات

رسائل Gmail والمجموعات

تم دمج Google Vault بالكامل مع Gmail و"مجموعات Google". وبالتالي عندما تبحث عن رسائل باستخدام Google Vault، ستبحث في الواقع في أرشيف رسائل مؤسستك. ويعني ذلك ما يلي:

  • تتوفر الرسائل في Google Vault فور تلقيها من Gmail أو نشرها في مجموعة.
  • إمكانية استخدام عوامل تشغيل البحث المألوفة نفسها التي تستخدمها مع Gmail.
  • تفهرس Google Vault أول 250 صفحة تقريبًا من النص في الرسالة. 

مزيد من المعلومات حول فهرسة الرسائل والبحث

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من مصادر أخرى

رسائل Gmail التي تتضمن محتوًى من منتجات Google الأخرى

عندما يستعمل مستخدم Gmail لمشاركة "المستندات" أو "جداول البيانات" أو "العروض التقديمية" أو "النماذج" من Google، يُدرِج Gmail رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. وبسبب تخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو البحث عنها أو تصديرها.

يمكن لمستخدمي Gmail مشاركة الروابط إلى المحتوى الذي تم تخزينه في منتجات Google الأخرى، مثل YouTube و"صور Google". لا يدعم Vault خدمات Google الإضافية، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو البحث عنها أو تصديرها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على بعض الخدمات الأساسية المتوافقة مع G Suite إلى جانب Gmail. مثل:

  • التقويم—الدعوات الصادرة والرسائل المرسلة باستخدام خيار إرسال بريد إلكتروني إلى المدعوين في تقويم سطح المكتب.
  • Drive—محتوى الرسالة التي يتم إرسالها عند مشاركة المستخدمين للملفات في Drive.
  • مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية والرسومات—الرسائل التي يرسلها التطبيق عند إرسال المستخدمين للملفات كمرفقات بالبريد الإلكتروني.
  • النماذج—الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط إلى النماذج.
  • Keep—الرسائل الإلكترونية التي يتم إرسالها عندما يشارك المستخدمون الملاحظات في Keep.
هام: عند إرسال رسائل عبر خدمات أساسية غير Gmail، لا يتم تخزين الرسائل الصادرة في (ولن تظهر في) مجلدات البريد المُرسل في Gmail للمستخدمين. وهذا يعني أن قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تخزين البيانات في Vault لن تنطبق على هذه الرسائل، وأن هذه الرسائل لن يتم عرضها في بحث Vault. للتأكد من أن Vault له حق الوصول الكامل إلى جميع الرسائل المرسلة بواسطة الخدمات الأساسية، يجب على مشرف G Suite إعداد مساحة تخزين الرسائل الشاملة.

ملاحظة: لا تنطبق مساحة تخزين البريد الشاملة إلا على خدمات G Suite الأساسية. قد تتمكنخدمات Google الإضافية من إرسال رسائل البريد الإلكتروني بالنيابة عن المستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المرسلة بواسطة تلك الخدمات في مجلد البريد المُرسل لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة من أجل Vault.

رسائل Gmail التي تتضمن محتوى AMP

تحتوى الرسائل الإلكترونية الديناميكية على ترميز يعرض محتوى AMP داخل Gmail. يمكن لمنتجات Google الأخرى إرسال رسائل تتضمن محتوى AMP، وقد يتلقى المستخدمون في مؤسستك رسائل إلكترونية ديناميكية من مُرسلِين خارجيين.

باستخدام البريد الإلكتروني الديناميكي، يمكن لمستخدم Gmail إجراء ما يلي مثل:

  • عرض تعليقات "مستندات Google" عند توفرها في اللحظة التي يفتح فيها المستخدم رسالة الإشعار في Gmail.
  • نشر الردود بسرعة وحل التعليقات بدون فتح المستند.
  • أداء مهام إضافية مستندِة إلى الويب داخل الرسالة، مثل الرد على الدعوات والاستطلاعات.

في حال البحث عن المصدر الأصلي لرسالة إلكترونية ديناميكية، سيظهر لك 3 أنواع من محتوى مشابه وهي:

  • نص عادي (لبرامج البريد الإلكتروني التي تعرض نصًا عاديًا فقط).
  • HTML (لبرامج البريد الإلكتروني التي لا تعرض المحتوى الديناميكي).
  • ترميز AMP. عندما يفتح مستخدم Gmail الرسالة، سيطَّلع على محتوى AMP الديناميكي والتفاعلي. يمكن لترميز AMP استرداد أي تعديلات في وقت فتح الرسالة وعرضها للمستخدم فورًا.

بسبب الجوهر الديناميكي لهذه الرسائل، قد يتغير المحتوى المعروض في Gmail مع مرور الوقت. مثلاً، يمكن أن يختلف تنبيه إلى تلقي تعليق من مستند نشط في "مستندات Google" في كل مرة يعيد فيها المستخدم فتح الرسالة نفسها على مدار عدة أيام.

خدمة دعم Vault للرسائل الإلكترونية الديناميكية

  • عند معاينة رسالة إلكترونية ديناميكية، تعرض Vault إصدار HTML للرسالة. ويمكنك النقر على عرض الأصل لعرض جميع أجزاء الرسالة، بما في ذلك ترميز AMP.
  • عند تصدير رسائل إلكترونية ديناميكية، يتم تضمين النص العادي وHTML وAMP جميعها في عملية التصدير.
  • تحتفظ Vault ببيانات النص العادي وHTML وترميز AMP المضمنة في رسالة إلكترونية ديناميكية. لا تحتوي Vault على أي طريقة للاحتفاظ ببيانات المحتوى الديناميكي الذي يمكن استرداده وعرضه عند فتح المستخدم لرسالة إلكترونية.
  • يمكن لخدمة Vault أن تبحث عن النص العادي وHTML في رسالة إلكترونية ديناميكية. ومع ذلك، لا تتم فهرسة ترميز AMP ومحتوى AMP ولا يمكن البحث عنهما.

يتعذر على Vault تحديد ما إذا كان مستخدمو Gmail قد عرضوا المحتوى الديناميكي من قبل أم لا عند فتح رسالة تتضمن ترميز AMP. لن يعرض Gmail المحتوى الديناميكي عند:

في كلتا الحالتين، لا تعرض خدمة Gmail محتوى AMP. ومع ذلك، لا يزال يتم تضمين ترميز AMP في مصدر الرسالة ويتوفر في Vault.

ما أنواع المحتوى الذي تمت فهرسته؟

يفهرس Gmail معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص والمرتبطة مباشرةً برسالة. ويتضمن ذلك أنواع الملفات ذات امتدادات، مثل .pdf و.xslx و.docx.يتم تضمين هذه المرفقات عند البحث عن الرسائل وتصديرها من Gmail، وتكون مشمولة في عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail.

لا تتم فهرسة ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية التي تم تضمينها في الرسائل أو إرفاقها بها.

هل تشمل نتائج البحث المعروضة في Google Vault أول ميغابايت من البيانات فقط؟

لا، على الرغم من فهرسة الميغابايت الأولى تقريبًا والبحث فيها، ففي حال كان هناك محتوى مطابق، يتم عرض الرسائل بأكملها وأي مرفقات في Google Vault.

هل تحتفظ أداة Vault ببيانات جميع رسائل "المجموعات" وتبحث فيها؟

يمكن لأداة Vault الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة فيها ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

كيف تتعامل Vault مع مسودات الرسائل الإلكترونية؟

عند البحث عن الرسائل من Gmail وتصديرها، قد تتضمّن النتائج مسودات الرسائل. ويمكن أن تتضمّن بيانات المستخدم في Gmail ثلاثة أنواع من مسودات الرسائل:

  • الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات"- تخضع هذه الرسائل إلى عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات. 
  • المسودات التي تم تجاهلها- تتم إزالة الرسالة التي يحذفها المستخدم بدون إرسال فورًا من عرض المستخدم. ويتم محوها نهائيًا بعد انقضاء 30 يومًا، بصرف النظر عن أي عمليات أو قواعد للاحتفاظ بالبيانات.
  • النُّسخ المحفوظة تلقائيًا لمسودات الرسائل- عندما يُنشئ مستخدم ما رسالة، يحفظ Gmail تلقائيًا نسخة منها كلما توقف المستخدم مؤقتًا لبضع ثوانٍ. وتكون النسخة الأحدث من مسودة الرسالة هي فقط المرئية للمستخدم. بيد أن النُسخ السابقة تتوفّر للبحث والتصدير من خلال Vault. ولا تخضع النُسخ لعمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات.

    وتظل النسخ المحفوظة تلقائيًا متاحة لاستخدام Vault، حتى بعد إرسال المستخدم للرسالة، إلى أن يتم محوها نهائيًا. يتم محو إصدارات مسودات الرسائل التي تم إنشاؤها بواسطة معظم برامج Google Gmail (مثل Gmail على الويب وGmail لأجهزة iPad وiPhone وGmail Android) نهائيًا بعد يوم واحد من حفظ Gmail لهم. في بعض الحالات، كما هي الحال مع برامج الوصول عبر IMAP التابعة لجهات خارجية، يتم محو مسودات الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا.

يمكنك وضع علامة في مربّع استبعاد المسودات في القواعد الجديدة أو الحالية للاحتفاظ بالبيانات، وذلك لإزالة الرسائل غير المُرسَلة، الموجودة في مجلدات المسودات التابعة للمستخدمين، من تغطية الاحتفاظ بالبيانات.

يمكنك أيضًا إزالة مسودات الرسائل من نتائج البحث وعمليات التصدير:

  • ضع علامة في المربّع استبعاد المسودات قبل إجراء البحث.
    • ستتضمّن عمليات المعاينة النُسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد أنواع أخرى من المسودات.
    • يتم استبعاد جميع أنواع مسودات الرسائل عند التصدير.
  • أضِف -(label:^deleted AND label:drafts) إلى عبارات البحث:
    • ستتضمن عمليات المعاينة الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من مسودات الرسائل. ومع ذلك، يتم استبعاد المسودات التي يتم تجاهلها.
    • يتم استبعاد جميع مسودات الرسائل المحفوظة تلقائيًا ومسودات الرسائل التي يتم تجاهلها عند التصدير. ويتم تضمين الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات" من خلال التصدير.
كيف تتعامل Vault مع الرسائل في الوضع السري في Gmail؟

يتيح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحساس للبريد الإلكتروني. وتتوفَّر هذه الميزة لجميع حسابات Gmail الشخصية ولنطاقات G Suite التي فعَّلت هذه الميزة.

عندما يُرسِل مستخدم رسالة في الوضع السرّي، يستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ويتم إرسال الموضوع والنص اللذين يحتويان على الرابط عبر SMTP. ويمكنك التعرُّف على مزيد من المعلومات عن كيفية إرسال الرسائل باستخدام الوضع السرّي في Gmail.

الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في نطاقك

في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تحتفظ خدمة Vault بجميع الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.

تكون الرسائل في الوضع السرّي المُرسَلة بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018 مرئية لخدمة Vault في صناديق بريد جميع المُرسِلين والمُستلِمين الداخليين. وتتوفّر الرسائل لخدمة Vault دائمًا، حتى عندما يُحدِّد المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.

الرسائل في الوضع السرّي التي تم استلامها من خارج نطاقك 

إذا لم تفعِّل مؤسستك الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقى المستخدمون رغم ذلك رسائل بالوضع السرّي من عملاء G Suite الآخرين ومن حسابات Gmail الشخصية.

ويمكنك تجميد بيانات عناوين الرسائل الخارجية السرّية ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث فيها وتصديرها. ولا يمكنك رغم ذلك البحث في محتوى الرسائل الخارجية السرّية أو مرفقاتها أو تصديرها.

ملاحظة: يمكن لمشرفي G Suite إنشاء قاعدة امتثال تحظر تسليم الرسائل الواردة بالوضع السرّي إلى نطاقك.

التعامل مع الرسائل في الوضع السرّي

توفر خدمة Vault الرسائل في الوضع السرّي على النحو التالي:

  • تعرض خدمة Valut الرسائل الداخلية في الوضع السرّي التي تُطابق طلب بحثك. ويكون لديك خيار إخفاء محتوى الرسائل في الوضع السرّي عند معاينته محتوى الرسائل في الوضع السرّي واستبعادها عند طباعة الرسائل أو تصديرها.
  • يمكنك استخدام label:confidentialmode للبحث عن الرسائل في الوضع السرّي. ويمكنك أيضًا استخدام هذا التصنيف لتطبيق التحفظ على المعلومات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة على الرسائل في الوضع السرّي على وجه التحديد.

Hangouts الكلاسيكي وGoogle Talk

ملاحظة مهمة: سيتم إيقاف Hangouts الكلاسيكي لجميع عملاء G Suite في أواخر عام 2020. وعلى مشرفي Vault اتخاذ الإجراءات للاستعداد لعملية النقل هذه.

تدعم Vault المحادثات التي تتم في برنامجي Hangout الكلاسيكي وGoogle Talk بالكامل. يمكنك تجميد البيانات والاحتفاظ بها والبحث عنها لما يلي:

  • Hangouts الكلاسيكي مع تفعيل السجل. يمكن لمشرفي G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. لمزيد من التفاصيل، راجع سجلّ المحادثات. تعمل Google Vault على أرشفة جميع المحادثات التي تتم في Gmail وتطبيقات Hangouts الكلاسيكي المتوافقة مع الأجهزة الجوّالة عند تفعيل السجل.
  • محادثات Google Talk القابلة للحفظ. لا يمكن لمشرفي G Suite أن يفرضوا قابلية الحفظ على المحادثات. وعلى الرغم من ذلك، يمكنهم تعطيل سجل المحادثات لأحد النطاقات.
ملاحظة: تدعم Google Vault خدمة Google Hangouts الكلاسيكي التي تتم بعد إطلاق هذه الميزة بالكامل. بالنسبة إلى Google Hangouts الكلاسيكي التي تمت قبل 8 نيسان (أبريل) 2015، يمكن البحث في المحادثات القابلة للحفظ فقط وتصديرها وتجميد بياناتها.

تتضمن معلومات Google Hangouts الكلاسيكي المتوفرة في Google Vault ما يلي:

  • جميع المستخدمين الذين شاركوا في المحادثة.
  • كل الرسائل التي تم تبادلها أثناء الدردشة، بالإضافة إلى روابط أي مرفقات.
  • أسماء جلسات Google Hangouts الكلاسيكي الجماعية. (يتوفّر للمشاركين في المحادثة خيار تسمية جلسة Hangout جماعية.) لا يمكن تسمية محادثات بين مستخدميْن فقط.
  • تحديد وقت بدء وانتهاء المحادثة.

ولا يتم توفير ما يلي لأداة Google Vault:

  • دعوات المحادثة التي لم يتم قبولها. في حال لم يشارك المستخدم في المحادثة، لن يتم الاحتفاظ بالرسائل التي تم إرسالها إليه.
  • مكالمات الفيديو.
  • المحادثات التي تتم في "مستندات Google".
  • الصور المُرسَلة من خلال Hangouts الكلاسيكي.

طريقة أرشفة Hangouts الكلاسيكي

تجمع Google Vault جميع الرسائل في Hangouts الكلاسيكي في سلسلة محادثات واحدة. وتتم إضافة الرسائل باستمرار إلى سلسة المحادثات حتى:

  • انقضاء ثلاث ساعات منذ إرسال آخر رسالة محادثة.
  • تجاوز سلسلة المحادثات عدد 1000 رسالة.

عند تصدير رسالة محادثة في Hangouts الكلاسيكي، يتم تضمين سلسلة المحادثات بالكامل عند تنزيل ملف التصدير.

تفعيل دعم Google Hangouts الكلاسيكي

للحصول على الدعم الكامل لخدمة Google Hangouts الكلاسيكي التي يكون السجل مفعَّلاً بها:

  • فعِّل Hangouts الكلاسيكي لنطاقك.
  • تحقَّق من تفعيل Gmail لجميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي. رسائل Hangouts الكلاسيكي يتم تخزينها في النظام نفسه الذي يخزّن الرسائل الإلكترونية في Gmail. لا يمكن أن يجمّد Google Vault بيانات رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة أو المستلَمة من حسابات تم إيقاف Gmail بها. لا يمكن استرداد رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسلَة قبل تفعيل Gmail.

Drive

يمكنك استخدام Google Vault لتجميد البيانات في "مساحات Drive المشتركة" ومساحات Drive المشتركة لمؤسستك والبحث عنها. وتدعم أداة Vault أنواع ملفات Google وأنواع الملفات التي لا تتبع Google، مثل PDF وDOCX وJPG.

معلومات مهمة عن Drive والاحتفاظ بالبيانات

أنواع الملفات التي يشملها دعم Google Vault لخدمة Google Drive
يمكن لأداة Google Vault تجميد بيانات العناصر التالية المخزنة في Google Drive والاحتفاظ بها والبحث عنها وتصديرها:
  • "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" و"رسومات Google"
  • تسجيلات Google Meet
  • ملفات Jamboard التي تم حفظها في Google Drive للمستخدمين
  • ملفات لا تتبع Google حمَّلها المستخدمون على Google Drive 

تتجاهل أداة Google Vault المجلدات واختصارات Google Drive.

اختلاف مدى تغطية الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة

تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الملفات التي يمتلكها المستخدمون والتي تمت مشاركتها مباشرةً معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها السياسة. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان هذا المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة هذه أم لا.

في حال وضع علامة في المربّع تضمين مساحات Drive المشتركة، تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات أيضًا على مساحات Drive المشتركة التي تتضمن أعضاء الوحدة التنظيمية المشمولة بتلك القاعدة.

عند انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات، سيقتصر المحو النهائي على الملفات التي يملكها هؤلاء المستخدمون فقط.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive التابع لمستخدم (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ويتضمن ذلك الملفات التي يمتلكها المستخدمون أو التي تمت مشاركتها معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها القاعدة. ومع ذلك، عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ، ستمحو أداة Google Vault نهائيًا الملفات التي يملكها مستخدمو تلك الوحدة التنظيمية فقط. ولن يتم محو الملفات التي تمت مشاركتها من خارج الوحدة التنظيمية أبدًا.

مساحات Drive المشتركة والاحتفاظ بالبيانات

عند تطبيق قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مساحات Drive المشتركة:

  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل جميع مساحات Drive المشتركة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات لجميع مساحات Drive المشتركة في نطاقك.
  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل مساحات Drive مشتركة معيّنة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات في مساحات Drive المشتركة المُحدَّدة فقط.

لا يمكن محو ملفات مساحة Drive المشتركة نهائيًا إلا من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة:

  • تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive الخاص بأحد المستخدمين (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ونظرًا لأن الفريق هو من يمتلك ملفات مساحة Drive المشتركة وليس مستخدم معيّن، يمكن لقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة فقط محو الملفات في مساحة Drive المشتركة نهائيًا.
  • لا يمكن إلا للقواعد التي تنطبق على المستخدمين، والتي تم وضع علامة في المربع تضمين مساحات Drive المشتركة لديها، تمديد دورة حياة ملفات مساحات Drive المشتركة.
قد تتعرض عملية تنفيذ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وانتهاء صلاحية الملفات في Google Drive للتأخير
  • عند إنشاء قاعدة احتفاظ أو تحديثها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى ثلاث ساعات. ولا يتم الاحتفاظ بالملفات التي حذفها المستخدمون أثناء فترة النشر هذه، ولا يمكن استردادها.
  • عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، قد تستغرق عملية إزالة الملفات المتأثرة من Google Drive ما يصل إلى 15 يومًا.
لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات إلا على الملفات التي أنشأها المستخدمون في نطاقك

الملفات التي تم إنشاؤها خارج نطاقك وتمت مشاركتها مع المستخدمين لا تخضع لسياسات تجميد البيانات أو الاحتفاظ بالبيانات بمؤسستك.

يعتمد وقت إنشاء الملف الذي تم تحميله وتعديله على مصدر الملف
قد يتطابق وقت الإنشاء ووقت التعديل الذي يحدده Google Drive للملف عند تحميله لأول مرة مع الملف المحلي أو يعادل وقت التحميل، بناءً على كيفية إضافة الملف إلى Google Drive. يعرض الجدول التالي الوقت الذي يتم استخدامه لمصادر مختلفة، حيث:
  • تحميل - الطابع الزمني هو وقت تحميل الملف إلى Google Drive
  • محلي - الطابع الزمني هو نفسه الطابع الزمني للملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر
مصدر الملف (البرنامج) وقت الإنشاء وقت التعديل
تطبيق الويب تحميل

قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: التحميل

بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: محلي

التصفح السريع في Drive محلي محلي
الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين تحميل محلي
iOS تحميل تحميل
Android تحميل تحميل
نقل البيانات في G Suite محلي محلي
Drive API يمكن ضبطه بواسطة المتصل يمكن ضبطه بواسطة المتصل
لن تسمح لك أداة Google Vault بإنشاء قواعد احتفاظ ببيانات في Google Drive ذات معايير متماثلة.

كل قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات تُنشئها للملفات في Google Drive يجب أن: 

  • يكون لها تاريخ آخر تعديل أو تاريخ إنشاء فريد
    أو
  • تنطبق على مجموعة فريدة من المستخدمين

مثلاً، قد يحدث تعارض في حال كان لديك قاعدة تسري على وحدة تنظيمية، وتحاول بعد ذلك إضافة قاعدة تنطبق على مساحة Drive مشتركة يمكن لجميع أعضاء الوحدة التنظيمية الوصول إليها. ترفض أداة Google Vault القاعدة الجديدة في حال كانت تتضمن نفس تاريخ الإنشاء/آخر تعديل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام الإعداد تضمين مساحات Drive المشتركة لجعل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات فريدة. وليس هناك تعارض بين قاعدتين لهما نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات، في حال تضمنت إحدى القاعدتين مساحات Drive المشتركة ولم تتضمنها الأخرى.

يتم دائمًا الاحتفاظ بالملفات المشمولة بتغطية قواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة احتفاظ.

إدارة الاحتفاظ ببيانات التطبيقات التي تُخزِّن البيانات في Google Drive

تُخزِّن بعض تطبيقات Google بياناتها في Google Drive. ولأن هذه التطبيقات يمكن أن تتأثر سلبًا بسبب حذف البيانات غير المتوقع، قد يتم استبعادها من قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. وتوفّر أداة Google Vault التطبيقات التالية:

المنتج الاحتفاظ بالبيانات  ملاحظات
Jamboard تمت التغطية بقواعد Drive

تحتفظ أداة Google Vault فقط ببيانات Jam التي تم حفظها في Drive للمستخدمين. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Google Vault.

Google Meet مستبعدة بشكلٍ تلقائي يمكنك تفعيل الاحتفاظ بالبيانات لمحتوى Google Meet.
قواعد الاحتفاظ بالبيانات والملفات في المهملات

يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات يمكنها محو الملفات نهائيًا بعد مرور عدد مُحدّد من الأيام بعد أن ينقلها المستخدمون إلى سلة المهملات. وتخضع الملفات التي تم نقلها إلى المهملات في الأول من آب (أغسطس) 2016 أو بعده فقط لقواعد "تم النقل إلى المهملات":

  • تنطبق قاعدة "تم النقل إلى المهملات" على كلٍّ من الملفات المتاحة في سلة مهملات مستخدم والملفات التي تم حذفها عندما أفرغ المستخدم سلة المهملات.
  • لا تمحو قاعدة "تم النقل إلى المهملات" إلا الملفات المملوكة للمستخدم أو مساحة Drive المشتركة التي تنطبق عليها نهائيًا.
  • في حال كان هناك ملف في المهملات يخضع لقواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات، تحلّ قاعدة "تم النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى. إذا كانت تنطبق عدة قواعد "تم النقل إلى المهملات" على ملف، يتم الاحتفاظ بالملف وفقًا للقاعدة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأخير. ويُرجى العلم أن عمليات تجميد البيانات لها الأولوية على جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  • يتم حذف ملفات مساحة Drive المشتركة التي لا تخضع لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات أو عملية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا من جميع أنظمة Google بعد مرور 30 يومًا تقريبًا من نقلها إلى سلة المهملات.
لا يتسع نطاق تغطية قواعد الاحتفاظ بالبيانات ليشمل الملفات المُضمّنة في المستندات والعروض التقديمية.

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google  بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في أحد "جداول بيانات Google". وكلما يتم تعديل جدول البيانات، يتم تعديل أيضًا الرسم البياني في المستند.

في المثال أعلاه، في حال احتفظت قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بالمستند، ولم تحتفظ عمليات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجدول البيانات، يمكن محو جدول البيانات نهائيًا على الرغم من الاحتفاظ ببيانات المستند.

معلومات مهمة عن Drive وعمليات تجميد البيانات

اختلاف مدى التغطية حسب طريقة ضبط عملية تجميد البيانات
  • تنطبق عملية تجميد البيانات في Google Drive على العناصر المملوكة والمُشارَكة مباشرةً مع المستخدمين أو المؤسسات المشمولة بعملية تجميد البيانات. ويشمل ذلك العناصر في مساحة Drive المشتركة المُشارَكة مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا. ولا يشمل ذلك المجلدات أو اختصارات Google Drive.
  • لا يمكنك إجراء عملية تجميد بيانات لمساحة Drive مشتركة. وبدلاً من ذلك، عليك وضع أعضائها قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات ووضع علامة في المربع تضمين مساحات Drive المشتركة.
كيف تؤثر مساحة Drive المشتركة في عملية الاحتفاظ بالبيانات؟
لن تحتفظ عملية الاحتفاظ بالبيانات بالملفات الموجودة في مساحة Drive المشتركة في حال حدوث ما يلي:
  • عضو في مساحة Drive المشتركة:
    • نقل ملف خارج مساحة Drive المشتركة، وكان العضو غير خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
    • إزالة عضو خاضع حاليًا لعملية الاحتفاظ بالبيانات من مساحة Drive المشتركة، ولم يكن هناك أيُّ عضو آخر من مساحة Drive المشتركة خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
  • عدم تجميد بيانات أي عضو في مساحة Drive المشتركة

عند حذف مساحة Drive مشتركة، تخضع الملفات المتاحة في مساحة Drive المشتركة المحذوفة لسيناريوهات عمليات تجميد البيانات التالية:

  • إذا كان المستخدم عضوًا منفردًا (وليس عضوًا من خلال مجموعة) في مساحة Drive المشتركة التي تم حذفها ويخضع لعملية تحفظ احتفاظ بالبيانات، فيتم حينئذٍ الاحتفاظ بجميع الملفات في مساحة Drive المشتركة إلى أن تتم إزالة عملية الاحتفاظ بالبيانات. بعد إزالة عملية الاحتفاظ بالبيانات من على المستخدم، وإذا لم تخضع الملفات إلى عملية أخرى للاحتفاظ بالبيانات أو لقاعدة الاحتفاظ، يتم حذفها.

  • إذا لم يكن المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة التي تم حذفها ولكن لديه حق الوصول منفردًا (وليس عضوًا في مجموعة) إلى ملف ما في مساحة Drive المشتركة وكان ذلك المستخدم خاضعًا لعملية احتفاظ بالبيانات، فسيتم الاحتفاظ بهذا الملف فقط إلى أن تتم إزالة عملية الاحتفاظ بالبيانات من على المستخدم. تُحذَف الملفات التي لا تتطابق مع قاعدة احتفاظ ببيانات أو عملية تجميد بيانات.

 

معلومات مهمة عن Drive والبحث

كيف تبحث أداة Google Vault عن العناصر في Google Drive؟

تبحث أداة Google Vault في Google Drive عن كل العناصر التي يملكها المستخدمون الذين حددتهم في إدخال عملية البحث أو العناصر المُشَاركة معهم مباشرةً. ويمكن أن يشمل بحث أداة Google Vault العناصر في مساحة Drive المشتركة المُشارَكة مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا. ولا يشمل بحث Google Vault مجلدات أو اختصارات Drive.

هل يمكنني البحث في مساحات Drive المشتركة؟

نعم، يمكنك البحث في مساحات Drive المشتركة المحدَّدة مباشرةً، أو عند البحث حسب حسابات أو وحدات تنظيمية محدَّدة، يمكنك اختيار تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة.

ما الأجزاء القابلة للبحث من عناصر Google Drive؟

بالنسبة إلى جميع العناصر، يمكنك البحث في العنوان والمالك وتاريخ آخر تعديل وبيانات وصفية أخرى.

بالنسبة إلى أنواع الملفات المتوافقة، يمكنك البحث عن كلمات وعبارات ضمن محتويات الملفات. تفهرِِّس أداة Google Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المُصوَّرة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

لا تفهرِّس أداة Google Vault محتوى الفيديو أو الصوت أو الصورة أو الملفات الثنائية.

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام أداة Google Vault لخدمة Google Drive؟

يمكنك معاينة أنواع الملفات التالية:

  • الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google"
  • الملفات التي تم تحميلها مثل docx. وpdf. و.xlsx
قد لا يتم تضمين الملفات المرتبطة عند البحث عن الملفات في Google Drive وتصديرها

في بعض أدوات تحرير "مستندات Google"، يمكن للمستخدمين ربط ملف بملف آخر. مثلاً، في مستند ضمن "مستندات Google"، يمكنك إدراج رسم بياني مرتبط ببيانات في جدول بيانات ضمن "جداول بيانات Google". وكلما تم تعديل جدول البيانات، يتم أيضًا تعديل الرسم البياني في المستند.

عند البحث عن الملفات في Google Drive، لا تعرض أداة Google Vault إلا الملفات التي تطابق معايير البحث. إذا كانت هذه الملفات مرتبطة بملفات لا تطابق طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

هل يُمكنني البحث في سِجلّ النُسخ السابقة من مستند؟

لا. يمكنك البحث في أحدث إصدار فقط من الملف. يمكنك رغم ذلك إدخال تاريخ النسخة كجزء من بيانات البحث. عند إدخال تاريخ نسخة، تبحث أداة Google Vault في النسخة الحالية من الملف، ولكنك يمكنك معاينة واستيراد محتوى آخر نسخة تم حفظها قبل 12:00 منتصف الليل بالتوقيت العالمي المنسق (UTC) في هذا التاريخ. ولا تتوفر سجلات النُسخ السابقة إلا في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google" ضمن خدمة Google Drive. 

تُعرَّض بعض خصائص النسخة الحالية، بغض النظر عن تاريخ النسخة الذي تحدِّده. وتتضمن هذه الخصائص العنوان والمستخدمين الذين تمت مشاركة هذه النسخة معهم ووقت آخر تعديل وبيانات أخرى في ملف metadata.xml ضمن أداة Google Vault.

تتضمَّن النبذة عن النسخة تعليقات، وفقًا للمعايير التالية:

  • لا يتم تضمين التعليقات المفتوحة إلا إذا كانت مؤسستك تمتلك حق تعديل المستند أو التعليق عليه. لا يتم تضمين التعليقات إذا كان لديك حق الوصول للعرض فقط.
  • يتم تضمين التعليق الفردي المفتوح (تعليق واحد بدون ردود) في حال: 1) إنشاء التعليق اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). ولا يتم تضمين التعليق في النُسخ الموجودة قبل إنشاء التعليق.
  • يتم تضمين سلسلة رسائل التعليق المفتوح (سلسلة رسائل واحدة تتضمن ردودًا) بالكامل في حال: 1) إنشاء التعليق الأول اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). على سبيل المثال، إذا كانت سلسلة رسائل التعليق تحتوي على رسالتَين تم إنشاؤهما في 1 تشرين الأول (أكتوبر) و5 تشرين الأول (أكتوبر)، سيحتوي البحث بتاريخ الإصدار 2 تشرين الأول (أكتوبر) على كلا التعليقين بالرغم من أن تعليق 5 تشرين الأول (أكتوبر) لم يكن موجودًا في ذلك الوقت.
  • يتم تضمين التعليقات المُعدَّلة بحالتها الحالية، وليس كما كانت وقت الإصدار.
  • لا يتم تضمين التعليقات التي تم حلّها أو حذفها في إصدار، حتى إذا كان التعليق مفتوحًا في وقت الإصدار.
هل يمكنني البحث في الوحدة التنظيمية العليا لمؤسستي؟

لا يمكنك البحث في الوحدة التنظيمية العليا. اختَر وحدة تنظيمية فرعية أو حسابات فردية. يمكنك البحث في Google Drive عما يصل إلى 5000 حساب كعدد إجمالي سواء حسابات فردية أو حسابات أعضاء في وحدات تنظيمية.

يعتمد وقت إنشاء الملف الذي تم تحميله وتعديله على مصدر الملف
قد يتطابق وقت الإنشاء ووقت التعديل الذي يحدده Google Drive للملف عند تحميله لأول مرة مع الملف المحلي أو يعادل وقت التحميل، بناءً على كيفية إضافة الملف إلى Google Drive. يعرض الجدول التالي الوقت الذي يتم استخدامه لمصادر مختلفة، حيث:
  • تحميل - الطابع الزمني هو وقت تحميل الملف إلى Google Drive
  • محلي - الطابع الزمني هو نفسه الطابع الزمني للملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر
مصدر الملف (البرنامج) وقت الإنشاء وقت التعديل
تطبيق الويب تحميل

قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: التحميل

بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: محلي

التصفح السريع في Drive محلي محلي
الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين تحميل محلي
iOS تحميل تحميل
Android تحميل تحميل
نقل البيانات في G Suite محلي محلي
Drive API يمكن ضبطه بواسطة المتصل يمكن ضبطه بواسطة المتصل

Google Chat

يمكنك استخدام Google Vault للاحتفاظ بالرسائل المُرسلة باستخدام Google Chat، والاحتفاظ بالبيانات عليها، والبحث فيها. 

معلومات مهمة عن Google Chat والاحتفاظ بالبيانات

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة
  • تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على وحدة تنظيمية سوى الرسائل المباشرة فقط، ولا تغطي الغرف.
  • القاعدة المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات المُطبَقة على جميع الغرف لا تغطي سوى الغرف فقط. ولا تغطي الرسائل المباشرة.
امتلاك جميع المشاركين الرسائل المباشرة والمحادثات في الغرف
محتوى الرسالة المباشرة ملكية خاصة للطرفين المشاركَين في محادثة.أمّا محتويات المحادثات التي تتم في غرف المحادثة، فهي ملكية خاصة لجميع المشاركين فيها. وفي حال سريان سياسات مختلفة لاحتفاظ بالبيانات على المشاركين، تحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل وفقًا للقاعدة ذات أطول مدة احتفاظ.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تمحو أداة Vault جميع رسائل Google Chat المشمولة نهائيًا

قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تزيل الرسائل ستمحو جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات. ولا يتوفر أي خيار لتحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي لا تمحو إلا الرسائل التي حذفها المستخدمون نهائيًا.

معلومات مهمة عن Google Chat وعمليات تجميد البيانات

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

لا تؤدي عملية تجميد البيانات بحفظ المحادثات في الغرف إلا في حال إرسال مستخدم مُعلَّق رسالة

تشتمل عملية تجميد بيانات حساب مستخدم على سلاسل الرسائل في الغرف التي أرسل فيها المستخدم رسالة واحدة على الأقل.لا يتم تضمين المحادثات في غرفة لم يكن المستخدم مشاركًا نشطًا فيها في عملية تجميد البيانات، حتى في حال اطّلاع المستخدم على الرسائل.

سيتم تضمين الرسائل المباشرة التي تم إرسالها إلى مستخدم مُعلَّق في عملية تجميد البيانات حتى في حال عدم إرسال المستخدم ردًا.

يتعذّر وضع غرفة كاملة قيد عملية تجميد البيانات

لا يمكن تقييد الغرف في Google Chat بوحدة تنظيمية فردية، ما يعني أنه يمكن دعوة أيّ مستخدم في مؤسستك للانضمام إلى أي غرفة. لن تحتفظ أداة Vault بالرسائل التي أرسلها مشاركون في غرفة ليست مشمولة في عملية تجميد البيانات.
تظل الرسائل الخاضعة للتجميد مرئية لمشرفي Vault الذين يمتلكون امتيازات الوصول

عند حذف رسالة خاضعة للتجميد من قِبل مستخدم أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم عرض الرسالة بعد ذلك. ومع ذلك، يمكن لمشرف Vault الذي يمتلك الامتيازات المناسبة البحث عن الرسالة وعرضها في Vault. ويمكن للمشرف أيضًا تصدير الرسالة باستخدام Vault.

معلومات مهمة عن Google Chat والبحث

قد يتم تخزين الملفات المشتركة مع مستخدمي Google Chat في Google Drive

عندما يستخدم شخص Google Chat لمشاركة "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" أو "نماذج Google"، يتم إدراج رابط إليها في Google Chat بدلاً من إرفاق نسخة من الملف في الرسالة. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Google Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات رسائل المحادثة أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

بالنسبة إلى الملفات غير التابعة لشركة Google المرتبطة مباشرةً برسالة محادثة، تفهرس Vault معظم أنواع الملفات المستندة إلى النص (مثلاً، الملفات ذات امتدادات .pdf و.xslx و.docx). يتم تضمين هذه المرفقات عند البحث عن رسائل المحادثة وتصديرها وتتم تغطيتها عن طريق عمليات وقواعد الاحتفاظ ببيانات المحادثة.

يمكن لخدمة Vault معاينة 1000 رسالة كحدٍّ أقصى لكل محادثة

بينما يمكن لخدمة Vault تصدير الرسائل التي تظهر في نتائج البحث، إلا أن عمليات المعاينات تقتصر على 1000 رسالة. وإذا أردت معاينة عدد كبير من الرسائل، يمكنك استخدام عبارات البحث والمعايير الأخرى لتقليل النتائج إلى مجموعات أصغر من الرسائل.

لا تسترد أداة Vault محادثة إلا إذا أرسَل مُشارِك بُحِث عنه رسالة واحدة على الأقل
تعرض خدمة Vault الرسائل المباشرة والمحادثات التي يُرسِل فيها مُشارِك رسالة واحدة على الأقل. ولا تتضمَّن نتائج البحث المحادثات التي قد يكون المُشارِك عرضها بدون الرد عليها.
لا تتضمَّن عمليات البحث في البيانات التي تم الاحتفاظ بها الغُرف ما لم يُرِسل مستخدم مُعلَّق رسالة
عند البحث عن البيانات التي تم الاحتفاظ بها في مسألة قانونية، لن تعرض أداة Vault محادثة من غرفة إلا في حال أرسَل مستخدم مُعلَّق رسالة واحدة على الأقل.
لا يمكن البحث إلا عن المحادثات في الغرف والرسائل المباشرة المرسلة في حال تفعيل السجلّ

يمكن دائمًا البحث في المحادثات في الغرف في Vault، ولكن لا يمكن لأداة Vault البحث في الرسائل المباشرة إلا التي تم إرسالها في حال تفعيل السجلّ. يمكن لمشرف G Suite التحكّم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنه السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟