Unterstützte Dienste und Datentypen

In Google Vault werden die folgenden Google Workspace-Dienste unterstützt:

Dienst	Aufbewahrung	Hold	Suchen und exportieren	Unterstützte Datentypen
Gmail	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Google Drive	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Google Groups	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Google Chat	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Klassisches Hangouts	Durch Regeln in Google Chat abgedeckt	Durch Holds in Google Chat abgedeckt	Gmail-Suche und -Export verwenden	Weitere Informationen
Google Meet	Durch Regeln in Google Drive abgedeckt, sofern keine Meet-spezifischen Regeln aktiviert sind	Durch Holds in Google Drive abgedeckt	Suche und Export in Google Drive verwenden	Weitere Informationen
Google Voice für Google Workspace	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Google Sites	Durch Sites-Regeln abgedeckt, sofern Sites-spezifische Regeln nicht deaktiviert sind	Durch Holds in Google Drive abgedeckt	Suche und Export in Google Drive verwenden	Weitere Informationen
Google Kalender	✔	✔	✔	Weitere Informationen
Google Vids	Von den Drive-Regeln abgedeckt	Durch Holds in Google Drive abgedeckt	Suche und Export in Google Drive verwenden	Weitere Informationen

Hinweis: Wenn Ihre Google Workspace-Version einen bestimmten Dienst nicht enthält, werden diese Dienste möglicherweise trotzdem als Optionen auf der Vault-Website angezeigt. Aufbewahrungsregeln oder Holds, die für einen nicht unterstützten Dienst festgelegt wurden, haben aber keine Auswirkungen und bei einer Suche werden keine Ergebnisse zurückgegeben.

In Vault unterstützte Gmail-Nachrichten

Die folgenden Informationen gelten für Aufbewahrungsregeln, Holds und Suche und Export in Gmail.

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Nachrichtenverfügbarkeit und Indexierung

Nachrichten sind in Vault verfügbar, sobald sie in Gmail eingehen.

In Gmail wird zur Filterung von Nachrichten in Aufbewahrungsregeln, Holds und der Suche ungefähr 1 MB pro Nachricht insgesamt indexiert. 1 MB entspricht etwa 250 Textseiten. Hat ein Nachrichtentext weniger als 1 MB und es gibt Anhänge, werden die Anhänge indexiert, bis insgesamt 1 MB an Daten erreicht ist.

In Vault sind zwar nur indexierte Daten suchbar, jedoch werden die gesamte Nachricht und alle zugehörigen Elemente, einschließlich Drive-Dateien mit Hyperlink (falls ausgewählt), in einen Vault-Export aufgenommen.

In Gmail werden die folgenden Daten indexiert:

• Nachrichtentext: bis ungefähr 250 Seiten
• Textbasierte Dateien, die direkt an eine Nachricht angehängt wurden: Die meisten textbasierten Dateien, z. B. PDF, XLSX und DOCX, die direkt an eine Nachricht angehängt sind, lassen sich indexieren. Solche Anhänge werden von Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt. Sie können in textbasierten Dateianhänge suchen, sofern sie indexiert wurden, und sie in Exporte aufnehmen.
• Andere Dateien, die direkt an eine Nachricht angehängt oder darin eingebettet wurden: Bei Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die Bestandteil von Nachrichten sind oder angehängt wurden, werden Metadaten wie der Dateiname indexiert, die Inhalte der Datei dagegen nicht. Solche Anhänge und eingebettete Dateien werden von Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt. Sie werden in Suchergebnissen angezeigt und sind in Exporten enthalten.
• Links in Drive zu Google Workspace-Dateien: Wenn jemand Google Docs-Dokumente, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über eine Nachricht freigibt, enthält die Nachricht einen Link statt einer angehängten Kopie der Datei. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsrichtlinien und Holds und wird auch bei entsprechenden Suchen und Exporten nicht berücksichtigt.
• Links zu Inhalten in zusätzlichen Google-Diensten: Nutzer können auch Links zu Inhalten freigeben, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind. Die zusätzlichen Google-Dienste werden von Vault jedoch nicht unterstützt. Sie können die zugehörigen Inhalte also nicht aufbewahren, speichern, exportieren oder darin suchen.

Anhänge in Nachrichten

Vault unterstützt Dateien, die direkt an eine Nachricht angehängt oder darin eingebettet sind. Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die in Nachrichten eingebettet oder an diese angehängt sind, fallen unter Aufbewahrungsregeln und Holds. Sie werden in Suchergebnissen angezeigt und sind in Exporten enthalten.

Hyperlinks zu Drive-Dateien in Nachrichten

Welche Hyperlinks werden unterstützt?

• Hyperlinks zu Dateien in Google Drive: Wenn ein Nutzer eine Drive-Datei freigegeben hat, indem er in einer Gmail-Nachricht einen Link zur Datei angegeben hat, wird die Datei nicht einbezogen, wenn Sie Gmail-Nachrichten aufbewahren, auf „Hold“ setzen oder suchen. Sie können aber Drive-Dateien mit Hyperlinks basierend auf den Hyperlinks im Nachrichtentext Ihres Gmail-Exports exportieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Welche Drive-Hyperlinks können exportiert werden? (weiter unten auf dieser Seite).

  Hinweis: Wenn Sie Drive-Dateien mit Hyperlink exportieren, kann das die Menge der Sammlungen erheblich erhöhen.

• Hyperlinks zu Inhalten in zusätzlichen Google-Diensten: Hyperlinks zu Inhalten, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind, werden von Vault nicht unterstützt.

Welche Drive-Hyperlinks können exportiert werden und welche nicht?

Voraussetzungen für den Export:

• Die Datei muss in Google Drive vorhanden sein und ein unterstützter Drive-Dateityp sein.

  Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Drive- und Meet-Dateien, die in Vault unterstützt werden.

• Der Vault-Administrator benötigt eine Berechtigung, um die Datei zu exportieren. So erhalten Sie die Berechtigung:
  • Der Eigentümer der E-Mail mit dem Link hat Zugriff auf die Drive-Datei und gehört zum Bereich des Vault-Administrators. Oder der Eigentümer der Drive-Datei ist im Bereich des Vault-Administrators.
  • Wenn die Drive-Datei gelöscht, auf „Hold“ gesetzt oder aufbewahrt wird, muss sich der Eigentümer der Drive-Datei im Zuständigkeitsbereich des Vault-Administrators befinden.

Einige Drive-Hyperlinks können nicht exportiert werden. Öffentliche Hyperlinks wie veröffentlichte Google Sites-Seiten und einsendebare Links zu Google-Formularen können beispielsweise nicht exportiert werden. Einige Hyperlinks in einem alten Drive-Linkformat lassen sich ebenfalls nicht exportieren.

Wer kann auf die Exportdateien mit Drive-Hyperlink zugreifen?

Nur Super Admins und Administratoren der Stammorganisationseinheiten haben Zugriff auf alle Drive-Hyperlink-Exportdateien. Administratoren untergeordneter Organisationseinheiten können Dateien nur aus den Drive-Hyperlinkexporten herunterladen, die sie selbst erstellt haben.

Über andere Google-Dienste gesendete Nachrichten (umfassender E-Mail-Speicher)

Nutzer haben die Möglichkeit, E-Mails nicht nur mit Gmail, sondern auch mit einigen anderen Hauptdiensten zu senden. Beispiel:

• Google Kalender: Einladungen und Nachrichten, die in Google Kalender mit der Option E-Mail an Gäste senden geschickt werden
• Google Drive: Nachrichteninhalte, die gesendet werden, wenn Nutzer Dateien in Drive freigeben
• Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen und Google Zeichnungen: Nachrichten, die über die App gesendet werden, wenn Nutzer Dateien als Anhang per E-Mail schicken
• Google Formulare: E‑Mails, die Formulare oder Links zu Formularen enthalten
• Google Notizen: E‑Mails, die gesendet werden, wenn Nutzer Notizen über diesen Dienst freigeben

Wenn Nutzer Nachrichten über andere Hauptdienste als Gmail senden, werden ausgehende Nachrichten nicht standardmäßig im „Gesendet“-Ordner der Nutzer in Gmail gespeichert. Die Speicherung und damit der Zugriff in Google Vault auf diese Nachrichten erfolgen nur, wenn ein Google Workspace-Administrator den umfassenden E-Mail-Speicher einrichtet. Ansonsten gelten Vault-Aufbewahrungsregeln und -Holds für diese Nachrichten nicht und sie sind in Vault-Suchen auch nicht zu sehen.

Hinweis: Der umfassende E-Mail-Speicher gilt nur für Google Workspace-Hauptdienste. E-Mails können auch über einige zusätzliche Google-Dienste für Nutzer gesendet werden. Von diesen Diensten gesendete Nachrichten werden unter Umständen aber nicht im Ordner „Gesendet“ der Nutzer gespeichert und sind dann auch nicht in Vault verfügbar.

Dynamische Nachrichten (AMP-Inhalte)

Dynamische E-Mails enthalten Markup, mit dem AMP-Inhalte in Gmail angezeigt werden. Solche Nachrichten mit AMP-Inhalten (Accelerated Mobile Pages) lassen sich über andere Google-Produkte versenden. Die Nutzer in Ihrer Organisation erhalten also möglicherweise dynamische E‑Mails von externen Absendern.

Mit dynamischen E-Mails haben Gmail-Nutzer z. B. folgende Möglichkeiten:

• Kommentare in Google Docs-Dokumenten immer in der aktuellen Version aufrufen
• Antworten und Kommentare klären, ohne das Dokument öffnen zu müssen
• Kalender-Einladungen und Umfragen beantworten

Der Quellcode einer dynamischen E-Mail enthält drei ähnliche Inhaltstypen:

• Nur-Text: für E-Mail-Clients, die ausschließlich Text anzeigen
• HTML: für E-Mail-Clients, die keine dynamischen Inhalte anzeigen
• AMP-Markup: Wenn ein Gmail-Nutzer die Nachricht öffnet, erhält er die dynamischen und interaktiven AMP-Inhalte. Über das AMP-Markup werden beim Öffnen der Nachricht Aktualisierungen abgerufen und dem Nutzer angezeigt.

Da diese Nachrichten dynamisch sind, ändert sich der in Gmail angezeigte Inhalt möglicherweise mit der Zeit. Eine Kommentarbenachrichtigung für ein aktives Google-Dokument kann also jedes Mal, wenn ein Nutzer sie öffnet, anders aussehen.

Vault-Unterstützung für dynamische E-Mails

• Aufbewahrung und Holds: Durch Vault-Aufbewahrungsregeln und ‑Holds werden alle HTML-, Nur-Text- und AMP-Markup-Inhalte aus dynamischen E-Mails aufbewahrt. Das gilt jedoch nicht für die Inhalte, die erst beim Öffnen einer dynamischen E-Mail abgerufen und dem Nutzer angezeigt werden.
• Suche: Suchen lassen sich in Vault nur die Nur-Text- und HTML-Inhalte von dynamischen E-Mails, nicht jedoch das AMP-Markup und AMP-Inhalte, da diese nicht indexiert werden.
• Vorschau: Wenn Sie sich in Vault eine dynamische Nachricht in der Vorschau anzeigen lassen, sehen Sie die HTML-Version. Um die gesamte E-Mail einschließlich des AMP-Markups zu sehen, klicken Sie auf Original anzeigen.
• Export: Beim Export dynamischer E-Mails werden alle Inhaltstypen berücksichtigt: Nur-Text, HTML und AMP-Markup.

Mit Vault lässt sich nicht erkennen, ob Gmail-Nutzer nach dem Öffnen einer AMP-Nachricht den dynamischen Inhalt tatsächlich erhalten haben. In Gmail werden in folgenden Fällen keine dynamischen Inhalte angezeigt:

• Ein Administrator deaktiviert dynamische E-Mails für Ihre Organisation.
• Nutzer deaktivieren dynamische E-Mails in ihren Gmail-Einstellungen.

Wenn dynamische E-Mails deaktiviert sind, werden AMP-Inhalte in Gmail nicht angezeigt. Das AMP-Markup ist jedoch weiterhin im Quellcode der Nachrichten enthalten und in Vault verfügbar.

Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Mit dem Gmail-Modus „Vertraulich“ können Nutzer den Zugriff von Empfängern auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion ist für Organisationen verfügbar, die sie aktivieren, sowie für private Gmail-Konten.

Bei vertraulichen Nachrichten werden in Gmail der Inhalt und die Anhänge durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.

Von Nutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus „Vertraulich“ aktiviert ist, können in Vault vertrauliche Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden, auf „Hold“ gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Nachrichten im Modus „Vertraulich“ von externen Absendern

Auch wenn der Gmail-Modus „Vertraulich“ in Ihrer Organisation nicht aktiviert ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von Nutzern in anderen Organisationen oder von privaten Gmail-Konten erhalten.

Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf „Hold“ setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie danach suchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu suchen und zu exportieren.

Hinweis: Google Workspace-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, damit eingehende vertrauliche Nachrichten nicht an Ihre Organisation zugestellt werden.

Mit Nachrichten im Modus „Vertraulich“ arbeiten

So wird der Modus „Vertraulich“ in Google Vault unterstützt:

• Vault gibt interne vertrauliche Nachrichten zurück, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
• In der Nachrichtenvorschau sind die Inhalte standardmäßig ausgeblendet. Sie können sie jedoch optional anzeigen lassen.
• Wenn Sie Nachrichten drucken oder exportieren, lassen sich vertrauliche Inhalte ausschließen. Bei dieser Option werden Header, Absender, Empfänger und andere Metadaten gedruckt bzw. exportiert, der vertrauliche Inhalt der Nachricht dagegen nicht.
• Vertrauliche Nachrichten lassen sich aus der Organisation des Absenders, aber nicht der des Empfängers exportieren.
• In Vault können beim Export aus der Organisation des Absenders Drive-Hyperlinks extrahiert werden, die vertraulichen Nachrichten hinzugefügt wurden. Von externen Organisationen erhaltene Hyperlinks können jedoch nicht extrahiert werden.
• Wenn Sie ausschließlich vertrauliche Nachrichten suchen, aufbewahren oder auf „Hold“ setzen möchten, können Sie das mit label:confidentialmode.

Nachrichtenentwürfe und E‑Mail-Vorlagen

Die Gmail-Daten eines Nutzers können drei verschiedene Typen von Nachrichtenentwürfen enthalten:

• Nicht gesendete Nachrichten aus dem Ordner „Entwürfe“: Diese Nachrichten werden wie alle anderen Gmail-Nachrichten verarbeitet. Sie unterliegen Holds und Aufbewahrungsregeln, wenn Entwürfe nicht ausgeschlossen wurden. Außerdem werden sie in Suchergebnissen angezeigt, sofern Sie sie nicht ausgeschlossen haben.

  Hinweis: E-Mail-Vorlagen werden als Nachrichtenentwürfe behandelt. Wenn Nachrichtenentwürfe aufgrund einer Aufbewahrungsregel dauerhaft gelöscht werden, betrifft das auch Vorlagen.

• Verworfene Entwürfe: Ein verworfener Entwurf ist eine Nachricht, die ein Nutzer verwirft, ohne sie zu senden. Solche Nachrichten werden sofort aus der Ansicht des Nutzers entfernt. In Gmail wird das Label ^deleted angewendet und sie werden 30 Tage, nachdem sie verworfen wurden, dauerhaft gelöscht. Sie unterliegen keinen Holds oder Aufbewahrungsregeln, werden jedoch in der Suche berücksichtigt und lassen sich exportieren, bis sie dauerhaft gelöscht werden.
• Automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen: Beim Verfassen einer Nachricht wird die aktuelle Version automatisch in Gmail gespeichert, wenn der Nutzer für ein paar Sekunden eine Pause macht. Nutzern wird immer nur die neueste Version angezeigt. Über die Such- und Exportfunktionen in Vault können sie aber auch auf alle früheren Versionen zugreifen. Diese unterliegen allerdings keinen Holds oder Aufbewahrungsregeln.

  Automatisch gespeicherte Versionen bleiben für Vault verfügbar, bis sie dauerhaft gelöscht werden, auch nachdem der Nutzer die Nachricht gesendet hat. Versionen von Nachrichtenentwürfen, die in den meisten Google Gmail-Clients generiert wurden (z. B. in der Webversion von Gmail, in Gmail für iPad und iPhone oder Gmail für Android), werden einen Tag nach der Speicherung in Gmail dauerhaft gelöscht. In einigen Fällen, z. B. bei IMAP-Clients von Drittanbietern, werden Versionen von Nachrichtenentwürfen erst nach 30 Tagen dauerhaft gelöscht.

Wenn Sie nur Nachrichten interessieren, die Nutzer gesendet und empfangen haben, können Sie Entwürfe in Aufbewahrungsregeln, Holds, Suchergebnissen und Exporten ausschließen. Wenn Sie automatisch gespeicherte Versionen ausschließen, kann das die Datenverarbeitung erleichtern, weil Sie keine ähnlichen Versionen derselben Nachricht haben.

Vom System generierte Gmail-Labels können den Abgleich von Begriffen beeinflussen

In Gmail werden vom System generierte Labels verwendet, um Nachrichten zu kategorisieren, und für Nutzer sichtbare Labels, damit sie Nachrichten in ihrem Posteingang sortieren können. In Gmail wird das vom System generierte Label finance möglicherweise auf Nachrichten der Bank eines Nutzers und das vom System generierte Label travel auf Nachrichten mit Hotelreservierungen angewendet.

Nutzer können für sie sichtbare Labels erstellen und anwenden. Manchmal stimmen diese Labels mit den vom System generierten überein. Wenn das passiert, werden Aufbewahrungsregeln, Holds und Suchanfragen in Vault bei Nachrichten mit dem vom Nutzer erstellten Label angewendet und nicht bei den Nachrichten mit demselben vom System generierten Label. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel, einen Hold oder eine Suchanfrage basierend auf einem Label erstellen, werden deshalb unter Umständen mehr Nachrichten ein- oder ausgeschlossen als Sie möchten.

Beispiel

Ihre Organisation muss alle Daten, die sich auf die Unternehmensfinanzen beziehen, 7 Jahre lang aufbewahren. Folgende Aktionen werden ausgeführt:

• Mitarbeiter werden angewiesen, das Label finance zu erstellen und es auf Nachrichten anzuwenden, die Finanzdaten des Unternehmens enthalten.
• Mitarbeiter erhalten die Abrechnungen ihrer Firmenkreditkarte per E-Mail an ihre Arbeitskonten. Sie versehen sie nicht mit dem selbst erstellten Label finance, sondern in Gmail wird das vom System generierte Label finance angewendet.

In diesem Szenario werden bei einer Aufbewahrungsregel, die Nachrichten mit label:finance enthält, nur die Nachrichten aufbewahrt, die Nutzer mit einem Label versehen haben, nicht aber diejenigen mit dem vom System generierten Label mit den Abrechnungen der Firmenkreditkarten von Mitarbeitern. Außerdem werden bei einer Suchanfrage, die Nachrichten mit label:finance einschließt, nur die Nachrichten berücksichtigt, die Nutzer mit diesem Label versehen haben, nicht aber diejenigen mit dem vom System generierten Label mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter.

Gängige vom System generierte Labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved 

Drive- und Meet-Dateien, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Drive-Aufbewahrungsregeln, Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln, Drive-Holds und Drive-Suche und ‑Export.

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Unterstützte Dateitypen

Sie können mit Vault folgende in Drive gespeicherte Elemente aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren:

• Versionen von Dateien in Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen, Google Formulare, Google Sites (neue Version), Google Zeichnungen und Google Vids

  Weitere Informationen zu Versionen finden Sie unter Im Überarbeitungsverlauf einer Datei suchen.

• Google Meet-Aufzeichnungen und alle zugehörigen Protokolle zu Chats, Transkripten, Fragen und Antworten und Umfragen sowie Notizen, die von Gemini erstellt wurden (Was wird in einer Videokonferenz aufgezeichnet?)
• Jamboard-Dateien, die in den Ablagen von Nutzern gespeichert wurden
• Fremddateien, die Nutzer in Google Drive hochgeladen haben
• Dateien in geteilten Ablagen
• Mit der clientseitigen Verschlüsselung von Google Workspace verschlüsselte Dateien

Vault ignoriert Folgendes:

• Google Drive-Ordner
• Drive-Verknüpfungen
• Scripts aus Google Apps Script und zugehörige Workflows

Verknüpfte Dateien

In einigen Google Docs-Editoren können Nutzer eine Datei mit einer anderen verknüpfen. Beispielsweise können Sie in ein Google Docs-Dokument ein Diagramm einfügen, das mit Tabellendaten in einer Google Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Hinweis: Die IMAGE-Funktion in Google Sheets kann über eine URL auf ein Bild verweisen, z. B. „https://www.beispiel.de/bilder/logo.jpg“. Das Bild wird dann in Echtzeit aus der Quelle abgerufen, wenn Sie in Vault eine Tabelle im Vorschaumodus ansehen oder exportieren. Bei Bildern, die in die Tabelle hochgeladen oder eingefügt wurden, wird in Vault das Bild gespeichert, das zum angegebenen Datum verfügbar ist. 

Verknüpfte Dateien werden nicht automatisch in Aufbewahrungsregeln, Holds oder Suchergebnisse aufgenommen, die auf Dateien angewendet werden, in denen die Verknüpfung enthalten ist. Das passiert nur, wenn auch der Geltungsbereich und die Bedingungen übereinstimmen. Wenn Sie z. B. in Drive nach Dateien suchen, werden in Vault nur die zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn diese Dateien mit anderen Dateien verknüpft sind, die nicht mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmen, sind die verknüpften Dateien nicht in den Ergebnissen enthalten.

Dateien, die externen Nutzern gehören

Dateien, die von Nutzern außerhalb Ihrer Organisation erstellt und für Ihre Nutzer freigegeben wurden, unterliegen nicht den Holds oder Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation.

Sie können aber Dateien suchen oder exportieren, die aus externen Quellen für Nutzer freigegeben wurden.

Google Groups-Nachrichten, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Groups-Aufbewahrungsregeln, Holds und Suche und Export.

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Unterhaltungsverlauf (Archivierung) muss aktiviert sein

Über Vault können Sie nur Nachrichten in Google Groups auf „Hold“ setzen, aufbewahren und suchen, in denen der Unterhaltungsverlauf aktiviert ist. Gruppeninhaber können in ihren Gruppen den Unterhaltungsverlauf aktivieren oder deaktivieren. Wenn ein Gruppeninhaber eine Gruppe mit deaktiviertem Unterhaltungsverlauf erstellt, sind Nachrichten aus dieser Gruppe in Vault nicht über Google Groups verfügbar. Sie können aber in den Gmail-Posteingängen als empfangene oder gesendete Nachrichten verfügbar sein.

Wenn ein Gruppeninhaber den Unterhaltungsverlauf für eine bestehende Gruppe aktiviert oder deaktiviert, sind in Vault nur Nachrichten verfügbar, die gesendet wurden, während er aktiviert war.

Nachrichtenverfügbarkeit, Indexierung und Anhänge

Nachrichten sind in Vault verfügbar, sobald sie in der Gruppe gepostet wurden, es sei denn, der Gruppeninhaber behält sich vor, Nachrichten zu moderieren. Moderierte Nachrichten sind in Vault erst verfügbar, wenn ein Moderator sie genehmigt hat. Nach der Genehmigung können sie wie jede andere Nachricht aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt, gesucht und exportiert werden.

In Groups wird zur Filterung von Nachrichten in Aufbewahrungsregeln, Holds und der Suche insgesamt ungefähr 1 MB pro Nachricht indexiert. 1 MB entspricht etwa 250 Textseiten. Hat ein Nachrichtentext weniger als 1 MB und es gibt textbasierte Dateianhänge, werden die Anhänge indexiert, bis insgesamt 1 MB an Daten erreicht ist.

In Groups werden die folgenden Daten indexiert:

• Nachrichtentext: bis ungefähr 250 Seiten
• Textbasierte Dateien, die direkt an eine Nachricht angehängt wurden: Die meisten textbasierten Dateien, z. B. PDF, XLSX und DOCX, die direkt an eine Nachricht angehängt sind, lassen sich indexieren. Solche Anhänge werden von Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt. Sie können in textbasierten Dateianhänge suchen, sofern sie indexiert wurden, und sie in Exporte aufnehmen.
• Andere Dateien, die direkt an eine Nachricht angehängt oder darin eingebettet wurden: Bei Video-, Audio-, Bild- und Binärdateien, die Bestandteil von Nachrichten sind oder angehängt wurden, werden Metadaten wie der Dateiname indexiert, die Inhalte der Datei dagegen nicht. Solche Anhänge und eingebettete Dateien werden von Aufbewahrungsregeln und Holds abgedeckt. Sie werden in Suchergebnissen angezeigt und sind in Exporten enthalten.
• Links in Drive zu Google Workspace-Dateien: Wenn jemand Google Docs-Dokumente, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare über eine Nachricht freigibt, enthält die Nachricht einen Link statt einer angehängten Kopie der Datei. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Aufbewahrungsrichtlinien und Holds und wird auch bei entsprechenden Suchen und Exporten nicht berücksichtigt.
• Links zu Inhalten in zusätzlichen Google-Diensten: Nutzer können auch Links zu Inhalten freigeben, die in anderen Google-Produkten wie YouTube und Google Fotos gespeichert sind. Die zusätzlichen Google-Dienste werden von Vault jedoch nicht unterstützt. Sie können die zugehörigen Inhalte also nicht aufbewahren, speichern, exportieren oder darin suchen.

In Vault unterstützte Chat-Nachrichten

Die folgenden Informationen gelten für Chat-Aufbewahrungsregeln, Holds und Suche und Export.

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Verlauf muss aktiviert sein

Sie müssen den Verlauf aktivieren, um Direktnachrichten (DM), Gruppennachrichten und Gruppenbereiche ohne Unterhaltungsthreads aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren zu können. Ein Google Workspace-Administrator kann festlegen, ob der Verlauf aktiviert oder deaktiviert sein soll, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Nachrichten in Gruppenbereichen mit Unterhaltungsthreads für Antworten (Unterhaltungen) können Sie immer aufbewahren, auf „Hold“ setzen und suchen, weil sich der Verlauf hier nicht deaktivieren lässt.

Freigegebene Dateien

Wenn ein Nutzer eine in Google Drive gespeicherte Datei freigibt, z. B. ein Dokument, eine Tabelle oder ein PDF, wird in Google Chat ein Link eingefügt, anstatt eine Kopie der Datei an die Nachricht anzuhängen. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, wird sie bei der Aufbewahrung von Chatnachrichten nicht berücksichtigt, ist nicht in Chat-Daten in einem „Hold“ enthalten und wird nicht in Chat-Suchergebnissen zurückgegeben. Sie können nach der URL der Datei suchen, ihr Titel oder Inhalt werden aber in Vault nicht indexiert.

Bei anderen Dateitypen, die direkt an eine Nachricht in Chat angehängt werden:

• Die Dateien sind in Chat-Aufbewahrungsregeln und -Holds in Verbindung mit den Nachrichten enthalten, an die sie angehängt sind.
• In Vault werden Dateiname und -eigentümer für die Suche indexiert. Außerdem werden auch die Inhalte der meisten textbasierten Dateitypen indexiert wie PDF, XLSX und DOCX.

Nachrichten externer Nutzer

Ihr Google Workspace-Administrator kann Nutzern in Ihrer Organisation erlauben, mit externen Nutzern zu chatten. Wenn es erlaubt ist, können externe Nutzer und Nutzer in Ihrer Organisation DN austauschen und externe Nutzer dürfen an Gruppennachrichten und Gruppenbereichen teilnehmen. In diesen Konstellationen unterliegen Nachrichten an und von externen Nutzern den Aufbewahrungsregeln und Holds Ihrer Organisation.

Wenn Nutzer in Ihrer Organisation an Gruppennachrichten und Gruppenbereichen einer anderen Organisation teilnehmen, können diese Nachrichten nicht über Vault von Ihrer Organisation aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt, gesucht oder exportiert werden.

In der Vorschau angezeigte Nachrichten in Chatbereichen sind nicht abgedeckt

Wenn ein Nutzer zu einem Chatbereich eingeladen wird, kann er sich die Nachrichten im Bereich als Vorschau ansehen, bevor er beitritt. Tritt der Nutzer dem Bereich nicht bei, werden die Nachrichten, die er sich in der Vorschau angesehen hat, nicht berücksichtigt, wenn Sie die Chatdaten dieses Nutzers aufbewahren, auf „Hold“ setzen oder darin suchen.

Das Rich-Text-Format wird nicht beibehalten

Nutzer können Rich-Text-Formatierungen zu Chatnachrichten hinzufügen, z. B. fett, kursiv, durchgestrichen oder unterstrichen. Diese Formatierung wird beim Vault-Datenexport nicht beibehalten.

Nachrichten im klassischen Hangouts und in Google Talk, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Chat-Aufbewahrungsregeln, Chat-Holds und Chat-Suche und ‑Export.

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Verlauf muss aktiviert sein

In Vault werden Chats im klassischen Hangouts und in Google Talk unterstützt. Sie können die folgenden Chats aufbewahren, suchen und auf „Hold“ setzen:

• Klassisches Hangouts mit aktiviertem Protokoll: Google Workspace-Administratoren können steuern, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist. Alternativ können sie Nutzern die Entscheidung überlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Chatprotokoll für Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Bei aktiviertem Chatprotokoll besteht in Vault Zugriff auf alle Chats in Gmail und der mobilen App für das klassische Hangouts.
• Google Talk-Chats mit aktiviertem Chatprotokoll: Google Workspace-Administratoren können nicht erzwingen, dass Chats gespeichert werden. Sie können jedoch für eine Organisation das Chatprotokoll deaktivieren.

Hinweis: In Vault werden Aufbewahrung, Holds, Suchen und Exporte für Nachrichten im klassischen Hangouts unterstützt, für die das Protokoll nach dem 8. April 2015 aktiviert wurde. Für Nachrichten im klassischen Hangouts, die vor diesem Datum gesendet wurden, gilt Folgendes:

• Nur gespeicherte Nachrichten können gesucht, exportiert und auf Hold gesetzt werden.
• Aufbewahrungsrichtlinien werden nicht vollständig angewendet.

• Die Nachrichten im Gmail-Archiv werden nach dem 1. Januar 2023 als gelöscht markiert. Das bedeutet, dass alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, sofern sie nicht durch eine Chat-Aufbewahrungsregel oder einen Hold geschützt sind.
• Nach dem 1. Januar 2023 gesendete neue Nachrichten werden nicht mehr vom klassischen Hangouts mit Gmail synchronisiert.
• Administratoren können mit dem klassischen Hangouts auch nach dem 1. Januar 2023 mit Gmail synchronisierte Vault-Nachrichten suchen und diese exportieren, sofern diese nicht dauerhaft gelöscht wurden.

Unterstützte Daten

Folgende Details sind in Vault für Chats im klassischen Hangouts verfügbar:

• Alle Nutzer, die am Chat teilgenommen haben
• Alle Nachrichten, die während des Chats ausgetauscht wurden, einschließlich Links zu Anhängen
• Namen des klassischen Hangouts der Gruppe. Chatteilnehmer haben die Möglichkeit, Gruppen-Hangouts zu benennen. Das gilt nicht für Chats, an denen nur zwei Personen teilnehmen.
• Beginn und Ende des Chats.

Folgendes ist in Vault nicht verfügbar:

• Nicht angenommene Chateinladungen. Wenn ein Nutzer nicht an einem Chat teilnimmt, werden die an ihn gesendeten Nachrichten nicht archiviert.
• Videoanrufe
• Chats innerhalb von Google Docs
• Bilder, Videos und Audioanhänge, die im klassischen Hangouts gesendet wurden

Nachrichtenverarbeitung

In Vault werden alle Chatnachrichten aus dem klassischen Hangouts in einem Thread zusammengefasst und so lange hinzugefügt, bis

• drei Stunden nach dem Senden der letzten Chatnachricht vergangen sind oder
• der Thread mehr als 1.000 Nachrichten umfasst.

Wenn Sie eine Nachricht aus dem klassischen Hangouts exportieren, wird der gesamte Thread in die Exportdatei heruntergeladen.

Voice-Daten, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Aufbewahrungsregeln, Holds und Suche und Export in Voice.

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Voice-Lizenzanforderungen

Nutzer benötigen eine Voice Standard- oder Premium-Lizenz, damit ihre Voice-Daten in Vault aufbewahrt, gesucht, auf „Hold“ gesetzt oder exportiert werden können. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Voice-Abos im Vergleich.

Für SMS muss der Voice-Nutzer eine Telefonnummer haben, die SMS unterstützt. Weitere Informationen

Aufbewahrung oder Holds für Voice-Daten von Konten mit Lizenzen für Archivierter Nutzer werden in Vault nicht unterstützt.

Für bestimmte Voice-Daten liegt die Verantwortung nicht bei Vault

Mit Vault können Sie die meisten der folgenden Voice-Daten aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren:

• SMS
• Mailboxnachrichten und ‑transkripte
• Anruflisten

Die folgenden Voice-Daten sind für Vault nicht verfügbar:

• Voice-Daten, die vor dem 5. Juni 2019 (GMT-7) erstellt wurden
• SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte oder Anruflisten mit einer Telefonnummer, die mehreren Nutzern zugewiesen ist
• Zwar ist es in einigen Voice-Konten möglich, Anrufe aufzuzeichnen, doch in Google Voice für Google Workspace ist diese Funktion nicht verfügbar. Vault hat keinen Zugriff auf Voice-Unterhaltungen.

SMS aus Voice werden zu täglichen Konversationen zusammengefasst.

Voice-Nutzer können in unterstützten Ländern/Regionen mit anderen Google Voice-Nutzern und mit Telefonnummern außerhalb von Google SMS austauschen. Vault verarbeitet die SMS folgendermaßen:

• Werden die SMS im Verlauf eines Tages zwischen Teilnehmern ausgetauscht, werden sie zu einer Konversation zusammengefasst. In Vault beginnt der Tag um 00:00 Uhr (GMT-7) und endet um 23:59 Uhr (GMT-7).
• Konversationen mit mehr als 500 Nachrichten oder 4 MB (ohne Anhänge) werden in kleinere Konversationsgruppen aufgeteilt, wenn Sie sie in Vault als Vorschau ansehen oder exportieren.
• Das Datum der letzten Änderung einer Konversation basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die letzte Nachricht in der Konversation gesendet wurde. Falls Nutzer Nachrichten löschen, wird dies hier nicht berücksichtigt.

Sites-Daten, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Drive-Aufbewahrungsregeln, Sites-spezifische Aufbewahrungsregeln, Drive-Holds und Drive-Suche und -Export.

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Unterstützte Websites und Websitedaten

• Nur neues Google Sites: Nur im neuen Sites erstellte Websites werden in Vault unterstützt. Im klassischen Sites erstellte Websites werden nicht in Drive gespeichert und sind in Vault nicht verfügbar.
• Externe Websites: Websites, die von externen Organisationen für Ihre Nutzer freigegeben wurden, unterliegen keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds Ihrer Organisation. Sie können nach externen Websites suchen, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden, aber Sie müssen nach bestimmten Konten, Organisationseinheiten oder geteilten Ablagen suchen. Externe Websites lassen sich nicht nach veröffentlichter URL suchen.

• Eingebettete Inhalte und Hyperlinks: Eine Website kann aus vielen Teilen bestehen: der Website an sich, einer Seite, die Teil der Website ist, Texten, Bildern, eingebettetem Code, eingebetteten Dateien und Hyperlinks zu anderen Inhalten.

  Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für die Website an sich, die Seiten, die dazugehören, Texte auf den Seiten der Website, hochgeladene Bilder und eingebetteten Code. Eingebettete Dateien, Hyperlinks und andere Elemente, die nicht Teil der Website sind, werden von Aufbewahrungsregeln und Holds nicht abgedeckt.

  Sie können eine Vorschau von Hyperlinks anzeigen lassen. Das geht auch bei eingebetteten Dateien, z. B. für eine eingebettete Tabelle oder ein Dokument, sofern die Vorschau unterstützt wird und Sie Zugriffsberechtigungen für die Datei haben. Inhalte von Hyperlinks und eingebettete Dateien sind jedoch in Exporten nicht enthalten.

So werden Erstellungsdatum und Datum der letzten Änderung berechnet

Erstellungsdatum

Das Erstellungsdatum einer Website ist das Datum, an dem ein Nutzer eine neue Website erstellt. Es ändert sich nicht durch das Hinzufügen neuer Seiten.

Datum der letzten Änderung

Das Datum der letzten Änderung einer Website wird jedes Mal aktualisiert, wenn die Website an sich, eine Seite, die Teil der Website ist, Texte, Bilder oder eingebetteter Code bearbeitet, gelöscht oder erstellt werden. Wenn Nutzer Google-Dateien, YouTube-Videos und andere Elemente mit einer URL einbetten, wird das Datum der letzten Änderung aktualisiert. Wenn allerdings eingebettete Inhalte geändert werden, bleibt das Datum der letzten Änderung unberührt.

Kalendertermine, die in Vault unterstützt werden

Die folgenden Informationen gelten für Aufbewahrungsregeln, Holds und Suche und Export für Kalender.

Unterstützte Ereignistypen

Vault kann die folgenden Kalendertermine aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren:

• Primäre Kalendertermine, einschließlich regelmäßiger Termine, Außer-Haus-Termine, Fokuszeit und gebuchter Termine.
• Versionen von primären Kalenderterminen. Weitere Informationen finden Sie unter Im Überarbeitungsverlauf eines Termins suchen.

In Vault werden keine Erinnerungen, Aufgaben, Arbeitsorte, ungebuchten Termine oder sekundären Kalendertermine wie Feiertags- oder Gruppenkalender gespeichert.

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