تتوافق أداة Vault مع خدمات Google Workspace التالية:
| الخدمة | الاحتفاظ بالبيانات | اضغط مع الاستمرار على | البحث والتصدير | أنواع البيانات المتوافقة |
|---|---|---|---|---|
| Gmail | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| Google Drive | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| مجموعات Google | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| Google Chat | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| تطبيق Hangouts الكلاسيكي | مشمول في قواعد Chat | مشمول في عمليات تجميد البيانات في Chat | استخدام بحث Gmail وتصديره | مزيد من المعلومات |
|
Google Meet |
مشمول في قواعد Drive ما لم يتم تفعيل قواعد محددة لمنصة Meet | مشمول في عمليات تجميد البيانات في Drive | استخدام البحث في Drive وتصديره | مزيد من المعلومات |
| خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| مواقع Google | مشمولة في قواعد "مواقع Google" ما لم يتم إيقاف قواعد "مواقع Google" الخاصة | مشمول في عمليات تجميد البيانات في Drive | استخدام البحث في Drive وتصديره | مزيد من المعلومات |
| تقويم Google | ✔ | ✔ | ✔ | مزيد من المعلومات |
| Google Vids | مشمول في قواعد Drive | مشمول في عمليات تجميد البيانات في Drive | استخدام البحث في Drive وتصديره | مزيد من المعلومات |
ملاحظة: في حال لم يتضمن إصدار Google Workspace أي خدمة، قد يستمر توفُّر هذه الخدمات كخيارات في موقع Vault. ومع ذلك، لا تؤثر أي قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات لخدمة غير متوافقة، ولا تعرض عمليات البحث أي نتائج.
رسائل Gmail المتوافقة مع أداة Vault
تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير في Gmail.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
توفُّر الرسائل والفهرسةتتوفر الرسائل في Vault فور تلقيها من Gmail.
بالنسبة إلى فلترة الرسائل في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث، تعمل خدمة Gmail على فهرسة إجمالي 1 ميغابايت تقريبًا لكل رسالة. ويقدَّر الميغابايت الواحد بمقدار 250 صفحة من النص تقريبًا. وفي حال كان حجم الرسالة النصية أقل من 1 ميغابايت وكانت الرسالة تحتوي على مرفقات، تتم فهرسة المرفقات حتى تتم فهرسة إجمالي 1 ميغابايت من البيانات.
يمكن البحث عن البيانات المُفهرَسة فقط في Vault، ولكن يتم تضمين الرسالة بأكملها وجميع الملفات المرتبطة بها، بما في ذلك ملفات Drive التي تحتوي على رابط تشعّبي (في حال اختيارها)، في عملية التصدير من أداة Vault.
فهرسة Gmail للبيانات التالية:
- نص الرسالة: ما يصل إلى 250 صفحة تقريبًا.
- الملفات المستندة إلى النص المرفقة برسالة مباشرةً: يمكن فهرسة معظم الملفات التي تستند إلى النص، مثل PDF وXLSX وDOCX المرفقة برسالة مباشرةً. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات. يمكن البحث في مرفقات الملفات المستندة إلى النص (في حال فهرستها)، ويتم عرضها في نتائج البحث، ويتم إدراجها في عمليات التصدير.
- الملفات الأخرى المرفقة مباشرةً برسالة أو مضمنة فيها: بالنسبة إلى ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية المدرجة في الرسائل أو المرفقة بها، تتم فهرسة البيانات الوصفية للملف مثل اسم الملف، ولكن لا تتم فهرسة محتوى الملف. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات والملفات المضمّنة. ويتم عرضها في نتائج البحث وإدراجها في عمليات التصدير.
- الروابط إلى ملفات Google Workspace في Drive: عندما يستخدم شخص رسالة لمشاركة "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" أو "نماذج Google"، تحتوي الرسالة على رابط بدلاً من نسخة مرفقة من الملف. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم إدراجه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.
- الروابط إلى المحتوى في "الخدمات الإضافية من Google": يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الروابط إلى المحتوى المخزّن في منتجات Google الأخرى مثل YouTube و"صور Google". لا تتوافق أداة Vault مع "الخدمات الإضافية من Google"، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو تجميدها أو البحث عنها أو تصديرها.
تتوافق أداة Vault مع الملفات المرفقة مباشرةً برسالة أو المضمّنة فيها. وتشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات ملفات الفيديو والملفات الصوتية والصور والملفات الثنائية التي تكون مضمَّنة في الرسائل أو مرفقة بها. ويتم عرضها في نتائج البحث وإدراجها في عمليات التصدير.
ما الروابط التشعبية المتوافقة؟
- الروابط التشعبية للملفات في Drive: إذا شارك مستخدم ملف Drive عن طريق تضمين رابط إلى الملف في رسالة Gmail، لا يتم تضمين الملف الذي يؤدي إليه الرابط التشعّبي عند الاحتفاظ ببيانات رسائل Gmail أو تجميد بياناتها أو البحث فيها. ومع ذلك، يمكنك تصدير ملفات Drive التي تتضمّن روابط تشعبية استنادًا إلى الروابط التشعّبية الواردة في نصوص الرسائل في عمليات التصدير من Gmail. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى القسم ما هي الروابط التشعّبية في Drive التي يمكن تصديرها والتي لا يمكن تصديرها؟ (لاحقًا في هذه الصفحة)
ملاحظة: يمكن أن يؤدي تصدير ملفات Drive التي تحتوي على رابط تشعّبي إلى زيادة حجم المجموعات بشكل كبير.
- الروابط التشعبية للمحتوى في الخدمات الإضافية من Google: لا تتيح أداة Vault استخدام الروابط التشعبية للمحتوى المخزَّن في منتجات Google الأخرى، مثل YouTube و"صور Google".
ما هي الروابط التشعّبية في Drive التي يمكن تصديرها والتي لا يمكن تصديرها؟
لكي تكون الروابط التشعّبية مؤهّلة للتصدير:
- يجب أن يكون الملف متوفّرًا في Drive وأن يكون من نوع ملف Drive متوافق.
لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة ملفات Drive وMeet المتوافقة مع Vault.
- يحتاج مشرف Vault إلى إذن لتصدير الملف. للحصول على الإذن:
- يمكن لمالك الرسالة الإلكترونية التي تحتوي على الرابط الوصول إلى ملف Drive كما يقع ضمن نطاق مشرف Vault. أو يقع مالك ملف Drive ضمن نطاق مشرف Vault.
- إذا تم حذف ملف Drive أو تجميده أو الاحتفاظ به، يجب أن يكون مالك ملف Drive في نطاق مشرف Vault.
تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكن تصدير بعض الروابط التشعّبية في Drive. على سبيل المثال، لا يمكنك تصدير الروابط التشعّبية العامة، مثل صفحات "مواقع Google" المنشورة وروابط "نماذج Google" التي يمكن إرسالها. ولا يمكنك أيضًا تصدير بعض الروابط التشعّبية التي تكون بتنسيق رابط Drive قديم.
مَن يمكنه الوصول إلى ملفات تصدير الرابط التشعّبي في Drive؟
لا يمكن إلا للمشرفين المتميّزين ومشرفي الوحدات التنظيمية الجذر الوصول إلى جميع ملفات تصدير الروابط التشعّبية في Drive. يمكن لمشرفي الوحدات التنظيمية الفرعية تنزيل الملفات فقط من عمليات تصدير الروابط التشعّبية في Drive التي سبق لهم إنشاؤها.
يمكن للمستخدمين إرسال رسائل إلكترونية من خلال بعض الخدمات الأساسية إلى جانب Gmail. على سبيل المثال:
- تقويم Google: الدعوات الصادرة والرسائل المُرسَلة باستخدام الخيار إرسال رسالة إلكترونية إلى المدعوين في "تقويم Google"
- Drive: محتوى الرسالة المُرسَلة عند مشاركة المستخدمين للملفات على Drive
- "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google": الرسائل المُرسَلة من التطبيق عند إرفاق المستخدمين ملفات في رسائل إلكترونية
- نماذج Google: الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط إلى نماذج
- Keep: الرسائل الإلكترونية المرسَلة عندما يشارك المستخدمون الملاحظات في Keep
عند إرسال المستخدمين رسائل عبر خدمات أساسية غير Gmail، لا يتم تخزين الرسائل الصادرة في مجلدات البريد المرسَل في Gmail للمستخدمين تلقائيًا. ما لم يتم إعداد مساحة تخزين الرسائل الشاملة، التي تحفظ بهذه الرسائل في مجلدات البريد المرسَل للمستخدمين، بواسطة مشرف Google Workspace، لن تتمكن أداة Vault من الوصول إلى هذه الرسائل. فبدون مساحة التخزين الشاملة، لن تنطبق عمليات تجميد البيانات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault على هذه الرسائل، ولن تظهر هذه الرسائل في البحث باستخدام Vault.
ملاحظة: لا ينطبق التخزين الشامل للبريد إلا على خدمات Google Workspace الأساسية. يمكن لبعض الخدمات الإضافية من Google إرسال رسائل إلكترونية للمستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المُرسَلة من خلال هذه الخدمات في مجلد "البريد المرسَل" لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة لأداة Vault.
تحتوى الرسائل الإلكترونية الديناميكية على ترميز يعرض المحتوى بتنسيق AMP داخل Gmail. يمكن لمنتجات Google الأخرى إرسال رسائل تتضمّن محتوى بتنسيق Accelerated Mobile Pages (AMP)، وقد يتلقى المستخدمون في مؤسستك رسائل إلكترونية ديناميكية من مُرسِلين خارجيين.
باستخدام البريد الإلكتروني الديناميكي، يمكن لمستخدم Gmail إجراء ما يلي على سبيل المثال:
- مراجعة تعليقات "مستندات Google" عند توفرها في اللحظة التي يفتح فيها المستخدم رسالة الإشعار في Gmail.
- الرد على التعليقات وحلها بدون فتح المستند.
- الرد على دعوات "تقويم Google" والرد على الاستطلاعات.
يحتوي المصدر الأصلي للرسالة الإلكترونية الديناميكية على 3 أنواع من المحتوى المشابه:
- نص عادي (لبرامج البريد الإلكتروني التي تعرض نصًا عاديًا فقط).
- HTML (لبرامج البريد الإلكتروني التي لا تعرض المحتوى الديناميكي).
- ترميز AMP عندما يفتح مستخدم Gmail الرسالة، يحصل على محتوى بتنسيق AMP الديناميكي والتفاعلي. يمكن لترميز AMP استرداد أي تعديلات في وقت فتح الرسالة وعرضها للمستخدم فورًا.
نظرًا للطبيعة الديناميكية لهذه الرسائل، يمكن أن يتغير المحتوى المعروض في Gmail بمرور الوقت. على سبيل المثال، يمكن أن يختلف التنبيه إلى تلقي تعليق من "مستند Google" في كل مرة يعيد فيها المستخدم فتح الرسالة نفسها على مدارة عدة أيام.
توافق Vault مع الرسائل الإلكترونية الديناميكية
- الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات — تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault بنص HTML والنص العادي وترميز AMP المضمَّنة في رسالة إلكترونية ديناميكية. لا تحتوي أداة Vault على أي طريقة للاحتفاظ بالمحتوى الديناميكي الذي يمكن استرداده وعرضه عند فتح المستخدم لرسالة إلكترونية.
- البحث — يمكن لأداة Vault البحث عن نص عادي ونص HTML في رسالة إلكترونية ديناميكية. ومع ذلك، لا تتم فهرسة ترميز AMP ومحتوى AMP ولا يمكن البحث عنهما.
- معاينة — عند معاينة رسالة إلكترونية ديناميكية، تعرض Vault إصدار HTML للرسالة. ويمكنك النقر على عرض الرسالة الأصلية لعرض جميع أجزاء الرسالة، بما في ذلك ترميز AMP.
- تصدير — عند تصدير رسائل إلكترونية ديناميكية، يتم تضمين النص العادي وHTML وترميز AMP في عملية التصدير.
لا يمكن لأداة Vault تحديد ما إذا كان قد ظهر لمستخدمي Gmail المحتوى الديناميكي من قبل أم لا عند فتح رسالة تتضمن ترميز AMP. لا تعرض خدمة Gmail المحتوى الديناميكي في السيناريوهات التالية:
- إيقاف الرسالة الإلكترونية الديناميكية لمؤسستك بواسطة أحد المشرفين.
- تغيير المستخدمين لإعدادات Gmail لإيقاف الرسالة الإلكترونية الديناميكية.
في حال إيقاف الرسالة الإلكترونية الديناميكية، لن يتم عرض محتوى AMP في Gmail. ومع ذلك، لا يزال ترميز AMP مدرَجًا في مصدر الرسالة ومتوفرًا في Vault.
يسمح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحسَّاس للرسائل الإلكترونية. وتتوفر هذه الميزة للمؤسسات التي تفعِّل الميزة وحسابات Gmail الشخصية.
عندما يرسِل مستخدم رسالة في الوضع السري، تستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ولا يتم إرسال إلا الموضوع والرابط باستخدام SMTP.
الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك
في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تجمد أداة Vault بيانات الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.
وتتوفّر الرسائل لأداة Vault، حتى عندما يضبط المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.
الرسائل في الوضع السرّي الواردة من جهات خارجية
إذا لم تفعِّل مؤسستك الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقى المستخدمون رغم ذلك رسائل بالوضع السرّي من المستخدمين في مؤسسات أخرى أو حسابات Gmail الشخصية.
ويمكنك تجميد بيانات عناوين الرسائل الخارجية السرّية ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث فيها وتصديرها. ولا يمكنك رغم ذلك البحث في محتوى الرسائل الخارجية السرّية أو مرفقاتها أو تصديرها.
استخدام الرسائل في "الوضع السرّي"
توفّر أداة Vault الرسائل في الوضع السرّي على النحو التالي:
- تعرض أداة Valut الرسائل الداخلية في الوضع السرّي التي تُطابق طلب بحثك.
- عند معاينة الرسائل، يتم إخفاء محتوى الرسالة تلقائيًا. يتوفر لديك خيار عرض المحتوى في المعاينة.
- عند طباعة الرسائل أو تصديرها، يمكنك استبعاد محتوى الرسائل في الوضع السرّي. عند تحديد هذا الخيار، تتم طباعة الرؤوس والمُرسِل والمُستلِم والبيانات الوصفية الأخرى أو تصديرها، ولكن لا تتم طباعة محتوى الرسالة في الوضع السري أو تصديره.
- يمكنك تصدير رسالة سرية من مؤسسة المُرسِل، وليس من مؤسسة المُستلِم.
- ويمكن لأداة Vault استخراج الروابط التشعّبية التي تتم إضافتها إلى الرسائل في الوضع السري عند التصدير من مؤسسة المُرسِل، ولكن لا يمكنها استخراج الروابط التشعّبية التي تم استلامها من مؤسسات خارجية.
- للبحث عن الرسائل في الوضع السري التي تم الاحتفاظ بها أو تجميد بياناتها حصريًا، استخدم عبارة
label:confidentialmode.
يمكن أن تتضمّن بيانات Gmail للمستخدم ثلاثة أنواع من مسودات الرسائل:
- الرسائل غير المُرسَلة في مجلد "المسودات": تتم معالجة هذه الرسائل مثل رسائل Gmail الأخرى. وتخضع هذه الرسائل لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات عند عدم استبعاد المسودات. ويتم إدراجها أيضًا في نتائج البحث ما لم تستبعدها.
ملاحظة: يتم التعامل مع نماذج الرسائل الإلكترونية كمسودات للرسائل. إذا أزالت إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات مسودات الرسائل نهائيًا بعد فترة زمنية محددة، ستتم أيضًا إزالة النماذج نهائيًا.
- المسودات التي تم تجاهلها: المسودة التي تم تجاهلها هي رسالة يتجاهلها المستخدم ولا يرسلها. يتم إخفاء هذه الرسائل على الفور عن المستخدم، وتطبّق خدمة Gmail التصنيف
^deleted، وتُزال هذه الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا من تجاهلها. لا تخضع هذه الرسائل لحالات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ولكنها متاحة للبحث والتصدير حتى تتم إزالتها نهائيًا. - النُّسخ المحفوظة تلقائيًا لمسودات الرسائل: عندما يُنشئ مستخدم رسالة، تحفظ Gmail تلقائيًا نسخة منها كلما توقف المستخدم مؤقتًا لبضع ثوانٍ. وتكون النسخة الأحدث من أي مسودة رسالة هي فقط المرئية للمستخدم. تتوفر الإصدارات السابقة للبحث والتصدير من خلال Vault، ولكنها لا تخضع لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات.
تظل الإصدارات المحفوظة تلقائيًا متاحة لأداة Vault حتى يتم إزالتها نهائيًا، حتى بعد أن يرسل المستخدم الرسالة. تتم إزالة إصدارات مسودات الرسائل التي تم إنشاؤها بواسطة معظم برامج Google Gmail (مثل Gmail على الويب وGmail لأجهزة iPad وiPhone وGmail Android) نهائيًا بعد يوم واحد من حفظ Gmail لها. في بعض الحالات، مثل برامج الوصول عبر IMAP التابعة لجهات خارجية، تتم إزالة مسودات الرسائل نهائيًا بعد 30 يومًا.
في حال كنت مهتمًا فقط بالرسائل المُرسَلة والمُستَلمة من المستخدمين، يمكنك استبعاد المسودات من قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات ونتائج البحث وعمليات التصدير. ويمكن أن يؤدي استبعاد النُسخ المحفوظة تلقائيًا إلى معالجة البيانات بشكلٍ أسهل لأنه ليس لديك إصدارات مشابهة من الرسالة نفسها.
يستخدم تطبيق Gmail التصنيفات التي أنشأها النظام لتقسيم الرسائل والتصنيفات المرئية للمستخدمين إلى فئات، ما يسمح للمستخدمين بترتيب الرسائل في صناديق بريدهم الوارد. قد تُطبِّق خدمة Gmail التصنيف finance الذي أنشأه النظام على الرسائل الواردة من مصرف المستخدم والتصنيف travel الذي أنشأه النظام على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.
يمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات مرئية للمستخدم وتطبيقها. وقد تتطابق هذه التصنيفات أحيانًا مع التصنيفات التي أنشأها النظام. وفي حال تطابق نوعَين من التصنيفات، تُطبِّق أداة Vault قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات وطلبات البحث على الرسائل ذات التصنيف الذي أنشأه المستخدم وليس على الرسائل ذات التصنيف المتطابق الذي أنشأه النظام. إذا أنشأت قاعدة احتفاظ ببيانات أو عملية تجميد بيانات أو طلب بحث استنادًا إلى أحد التصنيفات، يمكنك تضمين أو استبعاد رسائل أكثر مما تريد.
مثال
على مؤسستك الاحتفاظ بجميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات، مع مراعاة الإجراءات التالية:
- توجيه الموظفين إلى إنشاء التصنيف
finance، وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات متعلقة بالشؤون المالية للشركة - يتم إرسال كشوف حسابات بطاقات الائتمان الخاصة بهم التابعة للشركة في رسائل إلكترونية إلى حسابات عملهم. ولا يُطبِّق هؤلاء الموظفون التصنيف
financeالذي أنشأه المستخدم، بينما يطبِّق تطبيق Gmail التصنيفfinanceالذي أنشأه النظام على هذه الرسائل.
في هذا السيناريو، لا تحتفظ قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل الرسائل ذات التصنيف label:Finance إلا بالرسائل التي يصنِّفها المستخدم، وليس الرسائل ذات التصنيف الذي أنشأه النظام التي تحتوي على كشوف حساب البطاقة الائتمانية للشركة التي ينتمي إليها الموظفون. وبالمثل، إذا كان طلب البحث يشمل رسائل ذات التصنيف label:finance، سيعرض الرسائل التي يُصنِّفها المستخدم فقط، وليس الرسائل ذات التصنيف الذي أنشأه النظام والتي تحتوي على كشوف الحسابات المصرفية الشخصية للموظفين.
التصنيفات الشائعة التي ينشئها النظام
شخصياجتماعيالعرض الترويجيالرسائل الترويجيةالتحديثاتالمنتدياتالسفرعمليات الشراءالشؤون الماليةالكلالإشاعاتمحادثةالمحادثاتتممسودةالمسوداتمهمالبريد الواردأولوية منخفضةأولوية منخفضةتجاهلتم تجاهلهمُثبَّتمقروءةتذكيرالتذكيراتمجدولالمرسَلمؤجَّلرسائل غير مرغوب فيهاالتصيّد الاحتيالينجمةمميَّزة بنجمةمهمةمهام Googleالمهملاتالرحلاتغير مهمغير مقروءةالبريد الصوتيمحفوظ
ملفات Drive وMeet المتوافقة مع Vault
تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive وقواعد الاحتفاظ بالبيانات لمنصة Meet وعمليات تجميد البيانات في Drive والبحث وتصدير نتائج البحث في Drive
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
أنواع الملفات المتوافقةبإمكان Vault الاحتفاظ ببيانات الملفات التالية المخزَّنة في Drive وتجميدها والبحث عنها وتصديرها:
- نُسخ من الملفات في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" والإصدار الجديد من "مواقع Google" و"رسومات Google" وVids
لمزيد من المعلومات حول النُسخ، انتقِل إلى المقالة البحث في سجلّ النُسخ السابقة من ملف.
- تسجيلات Google Meet وما يرتبط بها من محادثات ونصوص وأسئلة وأجوبة وسجلّات استطلاعات، بالإضافة إلى الملاحظات التي يسجّلها تطبيق Gemini (مزيد من المعلومات حول تسجيلات Meet)
- ملفات Jamboard التي تم حفظها في Drive للمستخدمين
- الملفات غير التابعة لـ Google والتي حمّلها المستخدمون إلى Drive
- الملفات المتوفرة في مساحات التخزين السحابية المشتركة
- الملفات المُشفَّرة باستخدام ميزة التشفير من جهة العميل في Google Workspace
تتجاهل أداة Vault ما يلي:
- مجلدات Drive
- اختصارات Drive
- النصوص البرمجية من "برمجة تطبيقات Google" وسير الأعمال المرتبط بها
في بعض أدوات تحرير "مستندات Google"، يمكن للمستخدمين ربط ملف بملف آخر. مثلاً، في أحد "مستندات Google"، يمكنك إدراج رسم بياني مرتبط ببيانات في أحد "جداول بيانات Google". وكلما تم تعديل جدول البيانات، تم أيضًا تعديل الرسم البياني في المستند.
ملاحظة: قد تشير الدالة IMAGE في "جداول بيانات Google" إلى صورة حسب عنوان URL، مثل "https://www.example.com/images/logo.jpg". في هذه الحالة، عند معاينة جدول بيانات أو تصديره في Vault، يتم استرداد الصورة في الوقت الفعلي من المصدر. بالنسبة إلى الصور التي تم تحميلها أو إدراجها في جدول البيانات، تخزِّن أداة Vault الصورة المتاحة في الوقت المُحدَّد في طلب بحثك وتعرضها.
لا يتم تلقائيًا تضمين الملفات المرتبطة في قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد البيانات أو نتائج البحث التي تنطبق على الملفات المرتبطة بها. ويتم فقط تضمين الملفات المرتبطة تطابق نطاق الشروط أيضًا. على سبيل المثال، عندما تبحث عن ملفات في Drive، لا تعرض Vault إلا الملفات المطابقة لمعايير بحثك. إذا كانت هذه الملفات مرتبطة بملفات لا تطابق طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.
إنّ الملفات التي تم إنشاؤها خارج مؤسستك وتمت مشاركتها مع المستخدمين لا تخضع لعمليات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبياناتات في مؤسستك.
يمكنك البحث عن الملفات التي تمت مشاركتها مع مستخدمين من مصادر خارجية وتصدير نتائج البحث.
رسائل "مجموعات Google" المتوافقة مع Vault
تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google" وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
يجب تفعيل سجل المحادثة (الأرشفة)يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث عنها في "مجموعات Google" المفعَّل لها سجل المحادثة. يمكن لمالكي المجموعات تفعيل سجل المحادثة أو إيقافه لمجموعاتهم. وفي حال إنشاء مالك مجموعة لمجموعة بسجل محادثة متوقِّف، لن تتوفر الرسائل لأداة Vault من خلال "مجموعات Google". وقد تتوفر الرسائل في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدم على Gmail (كرسائل مستلَمة أو مرسَلة)
في حال فعّل مالك مجموعة سجلّ المحادثة أو أوقفه لمجموعة حالية، لن تتوفر لأداة Vault إلا الرسائل التي تم تفعيلها عندما كان سجلّ المحادثة مفعَّلاً.
تتوفر الرسائل لأداة Vault فور نشرها في مجموعة ما لم يختر مالك المجموعة الإشراف على الرسائل. لا تتوفَّر الرسائل الخاضعة للإشراف لأداة Vault حتى يوافق عليها مشرف. وبعد الموافقة عليها، يمكن الاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث عنها وتصديرها مثل أي رسالة أخرى.
بالنسبة إلى فلترة الرسائل في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث، تعمل خدمة "مجموعات Google" على فهرسة إجمالي 1 ميغابايت تقريبًا لكل رسالة. ويقدَّر الميغابايت الواحد بمقدار 250 صفحة من النص تقريبًا. وفي حال كان حجم الرسالة النصية أقل من 1 ميغابايت وكانت الرسالة تحتوي على مرفقات ملفات مستندة إلى النص، تتم فهرسة المرفقات حتى تتم فهرسة إجمالي 1 ميغابايت من البيانات.
تعمل "مجموعات Google" على فهرسة البيانات التالية:
- نص الرسالة: ما يصل إلى 250 صفحة تقريبًا.
- الملفات المستندة إلى النص المرفقة برسالة مباشرةً: يمكن فهرسة معظم الملفات التي تستند إلى النص، مثل PDF وXLSX وDOCX المرفقة برسالة مباشرةً. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات. يمكن البحث في مرفقات الملفات المستندة إلى النص (في حال فهرستها)، ويتم عرضها في نتائج البحث، ويتم إدراجها في عمليات التصدير.
- الملفات الأخرى المرفقة مباشرةً برسالة أو مضمنة فيها: بالنسبة إلى ملفات الفيديو والصوت والصورة والملفات الثنائية المدرجة في الرسائل أو المرفقة بها، تتم فهرسة البيانات الوصفية للملف مثل اسم الملف، ولكن لا تتم فهرسة محتوى الملف. تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات وحالات تجميد البيانات هذه المرفقات والملفات المضمّنة. ويتم عرضها في نتائج البحث وإدراجها في عمليات التصدير.
- الروابط إلى ملفات Google Workspace في Drive: عندما يستخدم شخص رسالة لمشاركة "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" أو "نماذج Google"، تحتوي الرسالة على رابط بدلاً من نسخة مرفقة من الملف. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم إدراجه عند الاحتفاظ ببيانات الرسائل أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.
- الروابط إلى المحتوى في "الخدمات الإضافية من Google": يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الروابط إلى المحتوى المخزّن في منتجات Google الأخرى مثل YouTube و"صور Google". لا تتوافق أداة Vault مع "الخدمات الإضافية من Google"، لذلك لا يمكنك الاحتفاظ ببيانات محتواها أو تجميدها أو البحث عنها أو تصديرها.
رسائل Chat المتوافقة مع Vault
تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات لتطبيق Chat وعمليات تجميد البيانات ووالبحث والتصدير.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
ضرورة تفعيل السجليجب تفعيل السجلّ للاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والمساحات التي لا تتضمن سلاسل محادثات وتجميد بياناتها والبحث فيها وتصديرها. يمكن لمشرف Google Workspace التحكم في إمكانية تفعيل السجلّ أو إيقافه، ويمكنه السماح للمستخدمين بالتحكم في ذلك.
يمكنك دائمًا الاحتفاظ ببيانات الرسائل وتجميدها والبحث عنها في المساحات التي تتضمن ردودًا في سلاسل منفصلة (محادثات) إذ لا يمكن إيقاف السجلّ.
عندما يشارك المستخدم ملفًا مخزّنًا في Drive، مثل مستند أو جدول بيانات أو ملف PDF، يُدرِج تطبيق Chat رابطًا بدلاً من إرفاق نسخة من الملف بالرسالة. نظرًا لتخزين الملف الأصلي في Drive، لا يتم تضمينه عند الاحتفاظ ببيانات رسائل المحادثة أو تجميد بياناتها عند تجميد بيانات Chat أو ظهورها في نتائج البحث في Chat. يمكنك البحث حسب عنوان URL للملف، ولكن لا تُفهرِس أداة Vault عنوان الملف أو محتواه.
بالنسبة لأنواع الملفات الأخرى المرفقة برسالة Chat مباشرة:
- يتم تضمين الملفات في قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات، المرتبطة بالرسالة المُرفق بها هذه الملفات، لتطبيق Chat.
- تُفهرِس أداة Vault اسم الملف ومالكه لأغراض البحث. كما تُفهرِس Vault أيضًا محتوى معظم أنواع الملفات المستندِة إلى النص (مثل الملفات ذات الامتدادات .pdf .و.xslx و.docx).
يمكن لمشرف Google Workspace السماح للمستخدمين في مؤسستك بإجراء محادثة مع مستخدمين خارجيين. عند السماح بذلك، يمكن لمستخدم خارجي ومستخدم في مؤسستك تبادل الرسائل المباشرة، ويمكن للمستخدمين الخارجيين المشاركة في الرسائل الجماعية ومساحات العمل. في هذه السياقات، تخضع الرسائل المُرسَلة إلى المستخدمين الخارجيين والمُستلَمة منهم لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات المطبَّقة في مؤسستك.
في حال مشاركة مستخدمين من مؤسستك في رسائل جماعية ومساحات مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تتمكَّن مؤسستك من الاحتفاظ بهذه الرسائل أو تجميدها أو البحث فيها أو تصديرها باستخدام أداة Vault.
عند دعوة مستخدم إلى مساحة Chat، يمكنه معاينة الرسائل في المساحة قبل الانضمام. ما لم ينضم المستخدم إلى مساحة العمل، لا يتم تضمين الرسائل التي عاينها عند الاحتفاظ ببيانات Chat لهذا المستخدم أو تجميدها أو البحث فيها.
يمكن للمستخدمين إضافة تنسيق نصوص منسّقة إلى رسائل Chat، مثل الخط الغامق أو المائل أو النص المشطوب أو الخطوط السفلية. لا يتم الاحتفاظ بذلك التنسيق في عملية تصدير بيانات Vault.
رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي وتطبيق Google Talk المتوافقة مع Vault
تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat وعمليات تجميد البيانات في Chat والبحث والتصدير في Chat.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
ضرورة تفعيل السجلتتوافق Vault مع المحادثات في تطبيق Hangouts الكلاسيكي وتطبيق Google Talk. يمكنك الاحتفاظ بالبيانات والبحث وتجميد البيانات لما يلي:
- تطبيق Hangouts الكلاسيكي مع تفعيل السجل. ويمكن لمشرفي Google Workspace التحكّم في تفعيل السجلّ أو إيقافه، أو بإمكانهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. لمزيد من التفاصيل، راجع سجلّ المحادثات. يمكن لأداة Vault الوصول إلى جميع المحادثات التي تتم في Gmail وتطبيقات Hangouts الكلاسيكي المتوافقة مع الأجهزة الجوّالة عند تفعيل السجل.
- محادثات Google Talk القابلة للحفظ. لا يمكن لمشرفي Google Workspace فرض قابلية الحفظ على المحادثات. ولكن يمكنهم إيقاف سجلّ المحادثات لإحدى المؤسسات.
- يمكن البحث عن المحادثات القابلة للحفظ فقط وتصديرها وتجميدها.
- لا يتم تطبيق سياسات الاحتفاظ بالبيانات بشكل صحيح.
- بعد 1 كانون الثاني (يناير) 2023، سيتم وضع علامة على الرسائل في أرشيف Gmail على أنّها محذوفة. يعني ذلك أنّه ستتم إزالة كل الرسائل نهائيًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات، ما لم تكن محمية بموجب قاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات في Chat.
- لن يتم إجراء مزامنة مع Gmail لأيّ رسائل جديدة مُرسَلة بعد 1 كانون الثاني (يناير) 2023 من تطبيق Hangouts الكلاسيكي.
- يمكن للمشرفين مواصلة استخدام Vault، حتى بعد 1 يناير 2023، للبحث عن رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي التي تمت مزامنتها مع Gmail وتصدير هذه الرسائل، ما لم تتم إزالتها نهائيًا.
تتوفر التفاصيل التالية في محادثات تطبيق Hangouts الكلاسيكي لأداة Vault:
- جميع المستخدمين الذين شاركوا في المحادثة.
- جميع الرسائل التي تم تبادلها أثناء الدردشة، بالإضافة إلى روابط أي مرفقات.
- أسماء جلسات تطبيق Hangouts الكلاسيكي الجماعية. (يتوفّر للمشاركين في المحادثة خيار تسمية جلسة Hangout جماعية.) لا يمكن تسمية محادثات بين مستخدميْن فقط.
- وقت بدء المحادثة وانتهائها
لا تتوفر البيانات التالية لأداة Vault:
- دعوات المحادثة التي لم يتم قبولها. إذا لم يشارك المستخدم في محادثة، لا يتم الاحتفاظ بالرسائل المرسَلة إلى هذا المستخدم.
- مكالمات الفيديو.
- المحادثات التي تتم في "مستندات Google".
- الصور والفيديوهات والمرفقات الصوتية المُرسَلة في تطبيق Hangouts الكلاسيكي
تجمع Vault جميع رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي في سلسلة محادثات واحدة. وتتم إضافة الرسائل باستمرار إلى سلسلة المحادثات لغاية:
- انقضاء ثلاث ساعات منذ إرسال آخر رسالة محادثة
- وصول عدد الرسائل في سلسلة المحادثات إلى أكثر من 1,000 رسالة
عند تصدير رسالة من رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي، يتم تضمين سلسلة المحادثات بالكامل عند تنزيل ملف التصدير.
بيانات Voice المتوافقة مع Vault
تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير في Voice.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
يجب أن يمتلك المستخدم ترخيص Standard أو Premier في خدمة Voice لأداة Vault ليتمكّن من الاحتفاظ ببيانات Voice أو البحث عنها أو تجميدها أو تصديرها. للاطّلاع على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة مقارنة اشتراكات Google Voice.
بالنسبة إلى الرسائل النصية، يجب أن يمتلك مستخدم Voice رقم هاتف يتوافق مع الرسائل النصية. مزيد من المعلومات
لا تتيح أداة Vault ميزة الاحتفاظ ببيانات Voice أو تجميدها للحسابات التي تتضمن تراخيص مستخدم من الأرشيف.
يمكن أن تحتفظ أداة Vault بمعظم بيانات Voice التالية وتجميدها والبحث فيها وتصديرها:
- الرسائل النصية
- رسائل البريد الصوتي ونصوصها
- سجلّات المكالمات
بيانات Voice التالية غير متوفرة لأداة Vault:
- بيانات Voice التي تمّ إنشاؤها قبل 5 حزيران (يونيو) 2019 (بتوقيت غرينيتش -7)
- الرسائل النصية أو البريد الصوتي ونصوص كلّ منهما أو سجلّات المكالمات التي تتضمن رقم هاتف تمّ تخصيصه لأكثر من مستخدم واحد
- على الرغم من أنه يمكن لبعض حسابات Voice تسجيل المكالمات، لا تتوفَّر هذه الميزة لحسابات "خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace". ولا يمكن لأداة Vault الوصول إلى المحادثات في Voice.
في البلدان/المناطق التي تتوفر فيها الخدمة، يمكن لمستخدمي Voice تبادل الرسائل النصية مع مستخدمي Voice الآخرين وأرقام الهواتف غير التابعة لخدمات Google. وتتعامل أداة Vault مع الرسائل النصية على النحو التالي:
- يتمّ تجميع رسائل SMS المتبادَلة بين المشارِكين في يوم واحد في صورة محادثة. ولأغراض تتعلق بأداة Vault، يبدأ اليوم الساعة 12:00 عند منتصف الليل (بتوقيت غرينتش -7) وينتهي الساعة 11:59 ليلاً (بتوقيت غرينتش -7).
- تقسِّم أداة Vault المحادثات التي تتجاوز 500 رسالة أو 4 ميغابايت (لا تتضمن المرفقات) إلى مجموعات أصغر من الرسائل لأغراض المعاينة والتصدير.
- يستند تاريخ آخر تعديل للمحادثة إلى وقت إرسال آخر رسالة في المحادثة. لا يتأثر تاريخ آخر تعديل عندما يحذف أحد المستخدمين رسالة.
بيانات مواقع Google المتوافقة مع Vault
تنطبق المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive وقواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" وعمليات تجميد البيانات في Drive والبحث والتصدير في Drive.
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
المواقع الإلكترونية وبيانات المواقع الإلكترونية المتوافقة- الإصدار الجديد من "مواقع Google" - لا تتوافق سوى المواقع الإلكترونية المصممة في الإصدار الجديد من "مواقع Google" مع أداة Vault. ولا يتم تخزين المواقع الإلكترونية المُصمَّمة في الإصدار الكلاسيكي من "مواقع Google" في Drive ولا تتوفر لأداة Vault.
- المواقع الإلكترونية الخارجية - لا تخضع المواقع الإلكترونية التي تمت مشاركتها مع المستخدمين من مؤسسة خارجية لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في مؤسستك. يمكنك البحث عن مواقع إلكترونية خارجية تمت مشاركتها مع المستخدمين، ولكن يجب البحث بحسابات أو وحدات تنظيمية أو مساحات تخزين سحابية مشتركة محددة. ولا يمكنك البحث عن مواقع إلكترونية خارجية حسب عنوان URL تم نشره.
-
المحتوى المضمَّن والروابط التشعبية - يمكن أن يحتوي الموقع الإلكتروني على أجزاء عديدة تشمل: الموقع الإلكتروني نفسه، وصفحة تمثل جزءًا من الموقع الإلكتروني، ونص وصور ورمز مضمَّن وروابط تشعبية إلى محتوى آخر.
لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات إلا على الموقع الإلكتروني نفسه وصفحات الموقع الإلكتروني والنص وصفحات الموقع الإلكتروني والصور التي تم تحميلها والرمز المضمَّن. ولا تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات على الملفات المضمَّنة والروابط التشعبية والعناصر الأخرى التي ليست جزءًا من ملف الموقع الإلكتروني.
يمكنك معاينة الروابط التشعبية. ويمكنك أيضًا معاينة الملفات المضمَّنة إذا كانت متوافقة مع المعاينة، مثل جدول بيانات أو مستند مضمَّن، وكان لديك امتيازات وصول إلى الملف. ومع ذلك، لا تتضمن عمليات التصدير محتوى الروابط التشعبية والملفات المضمَّنة.
تاريخ الإنشاء
تاريخ إنشاء موقع إلكتروني هو تاريخ إنشاء موقع جديد من المستخدم. لا يتغير تاريخ الإنشاء عندما يضيف المستخدم صفحات جديدة.
تاريخ آخر تعديل
يتم تعديل تاريخ آخر تعديل لموقع إلكتروني عند تعديل أو حذف أو إنشاء الموقع الإلكتروني نفسه، أو صفحة تمثل جزءًا من الموقع الإلكتروني، أو نص أو صور أو رمز مضمَّن. عندما يتم تضمين ملفات Google وفيديوهات على YouTube أو محتوى آخر من مستخدمين باستخدام عنوان URL، يتم تعديل تاريخ آخر تعديل. لكن، إذا تغيَّر المحتوى المضمَّن نفسه، لا يتم تعديل تاريخ آخر تعديل للموقع الإلكتروني.
أحداث التقويم المتوافقة مع Vault
تسري المعلومات التالية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "تقويم Google" وعمليات تجميد البيانات ووالبحث والتصدير.
أنواع الأحداث المتوافقةيمكن لأداة Vault حفظ وتجميد وتصدير والبحث في أحداث "تقويم Google" التالية:
- أحداث التقويم الأساسية، بما في ذلك الأحداث المنتظمة، والأحداث خارج المكتب، ووقت التركيز، والمواعيد المحجوزة.
- نُسخ أحداث التقويم الأساسية لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى البحث في سجلّ النُسخ السابقة لحدث.
لا تحتفظ أداة Vault بالتذكيرات أو المهام أو مكان العمل أو المواعيد غير المحجوزة أو أحداث التقويم الثانوية، مثل تقويم العطلات أو المجموعات.
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.