O Google Vault é constantemente atualizado com novos recursos, aprimoramentos e correções. A maioria dos recursos é disponibilizada alguns dias após o lançamento, mas alguns lançamentos podem levar mais tempo.
6 de dezembro de 2023: exporte arquivos do Drive com hiperlinks em mensagens de e-mail
Agora o Vault permite a exportação de arquivos do Drive com hiperlinks em mensagens de e-mail. Para usar esse recurso, ao exportar dados do Gmail do Vault, selecione a opção Exportar arquivos do Drive vinculados.
Confira mais detalhes, inclusive informações sobre o que é compatível ou não, em Hiperlinks para arquivos do Drive em mensagens.
4 de dezembro de 2023: eventos do Google Agenda
- reter eventos do Agenda. Saiba mais.
- pesquisar eventos da agenda. Saiba mais.
- exportar dados da Agenda. Saiba mais
- colocar eventos da Agenda em espera. Saiba mais
Para mais detalhes sobre o que é permitido, acesse Tipos de eventos compatíveis.
20 de junho de 2023: suporte para regras de retenção com base nos marcadores do Drive
-
Defina as condições do marcador da regra de retenção com base nos campos do marcador.
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Modificar as regras de retenção ou expiração de um arquivo em retenção por litígio.
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Use vários operadores de comparação para personalizar as condições do marcador da regra de retenção, dependendo do tipo de campo.
Saiba mais sobre as condições de regra com base nos marcadores do Drive.
7 de junho de 2023: as primeiras versões de arquivos muito grandes podem ser mescladas.
As primeiras versões de arquivos muito grandes dos apps Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites, exceto os que estão sujeitos a uma retenção, podem ser mescladas para economizar espaço de armazenamento. Se você pesquisar no Vault usando o Drive, não será possível acessar as versões anteriores. Em vez disso, você terá a versão mesclada mais antiga disponível.
Confira mais informações sobre as versões em Pesquisar no histórico de revisões de um arquivo.1º de março de 2023: suporte para e-mails criptografados do lado do cliente
- A ferramenta retém e guarda e-mails criptografados do lado do cliente da mesma forma que outras mensagens.
- Você tem acesso a uma prévia dos metadados de e-mails não criptografados, como assunto, remetente e destinatário.
- O conteúdo criptografado de um e-mail vai aparecer como um anexo smime.p7m ou smime.p7s na visualização da pesquisa. Para descriptografar uma exportação no formato mbox, use o utilitário de descriptografia (Beta). Para ver os e-mails criptografados do lado do cliente no formato PST, importe o arquivo p7m de cada usuário para o Microsoft Outlook. Saiba mais em Analisar as mensagens exportadas com o Vault.
5 de dezembro de 2022: a interface foi atualizada para futuras funcionalidades de criptografia do lado do cliente.
2 de setembro de 2022: agora todas as pesquisas e guardas de documentos do Chat usam a indexação baseada em mensagens
Pesquisa e exportações
O Vault pesquisará as mensagens em salas com conversas agrupadas (salas com conversas) da mesma forma que pesquisa mensagens diretas, mensagens em grupo e salas com conversas desagrupadas:
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A pesquisa do Vault encontra e retorna mensagens individuais. Antes, a pesquisa do Vault retornava tópicos correspondentes. Um tópico corresponde a todas as mensagens em uma conversa em uma sala com conversas agrupadas ou a todas as mensagens enviadas em um período de 24 horas (definido pelo horário UTC).
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O Vault muda o escopo da pesquisa nas salas com conversas agrupadas:
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Agora o Vault pesquisa mensagens de todas as conversas em uma sala com conversas agrupadas, desde que a conta especificada seja participante dessa sala, mesmo que a conta não tenha participado (por exemplo, enviado algumas mensagens) nessa conversa. Antes, só as conversas de que a conta participava eram pesquisadas.
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Se a conta especificada for uma participante, mas já tiver saído da sala, o Vault só vai pesquisar as mensagens enviadas antes de a conta ter saído da sala. Antes, se a conta tivesse participado de uma conversa, todas as mensagens dessa conversa eram pesquisadas, mesmo as enviadas após a saída da conta.
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Quando uma mensagem corresponde às condições da pesquisa, o contexto é fornecido para visualização e exportação. O contexto inclui a mensagem e todas as mensagens enviadas 12 horas antes e 12 horas depois da mesma conversa (mensagem direta, espaço ou conversa de uma sala com conversas agrupadas).
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Se muitas mensagens na mesma conversa (mensagem direta, espaço ou conversa de uma sala com conversas agrupadas) corresponderem à sua pesquisa, poderá haver sobreposições nas mensagens fornecidas para contexto. Quando você exporta, o Vault avalia a sobreposição e omite as mensagens duplicadas.
Consultas de pesquisa
Com essas mudanças, se você realizar uma consulta de pesquisa salva de Chat no mesmo período de uma exportação anterior, talvez as mensagens exportadas não sejam as mesmas de antes.
Por exemplo, você tem uma sala com a seguinte conversa:
Participante 1: oi
Participante 2: olá
Se você usar termos de pesquisa*, as mensagens vão ser pesquisadas, visualizadas e exportadas da seguinte maneira:
| Termo de pesquisa | Pesquisa, visualização e exportação do espaço do Chat |
|---|---|
oi |
Pesquisa: somente a mensagem do participante 1 é retornada, porque só essa mensagem corresponde ao termo de pesquisa. Visualização e exportação: inclui a mensagem do participante 1 e todas as mensagens no espaço ou na conversa (de salas com conversas agrupadas) que foram enviadas 12 horas antes e 12 horas depois. |
olá |
Pesquisa: somente a mensagem do participante 2 é retornada, porque só essa mensagem corresponde ao termo de pesquisa. Visualização e exportação: inclui a mensagem do participante 2 e todas as mensagens no espaço ou na conversa (de salas com conversas agrupadas) que foram enviadas 12 horas antes e 12 horas depois. |
oi olá |
Nenhuma mensagem é retornada ou exportada porque nenhuma das mensagens contém os dois termos de pesquisa. |
oi from:participante1@example.com |
Pesquisa: somente a mensagem do participante 1 é retornada, porque só essa mensagem corresponde aos termos de pesquisa. Visualização e exportação: inclui a mensagem do participante 1 e todas as mensagens no espaço ou na conversa (de salas com conversas agrupadas) que foram enviadas 12 horas antes e 12 horas depois. |
oi from:participante2@example.com |
Nenhuma mensagem é retornada ou exportada porque nenhuma das mensagens contém os dois termos de pesquisa. |
‑oi from:participante1@example.com |
Nenhuma mensagem da conversa de amostra é retornada ou exportada porque nenhuma mensagem individual contém os termos de pesquisa. |
‑oi from:participante2@example.com |
Pesquisa: somente a mensagem do participante 2 é retornada, porque só essa mensagem corresponde ao termo de pesquisa. Visualização e exportação: inclui a mensagem do participante 2 e todas as mensagens no espaço que foram enviadas 12 horas antes e 12 horas depois. |
*Observação: não é possível usar operadores booleanos, como AND, OR e NOT, na pesquisa do Chat. No entanto, uma lista de termos de pesquisa é tratada como se AND estivesse entre cada termo. Se uma palavra-chave for precedida por -, ela será tratada como se fosse precedida por NOT. Saiba mais
Guardas de documentos
É possível restringir a pesquisa aos dados retidos, que são as mensagens associadas a uma conta de usuário que está sujeita à guarda de documentos.
Nos espaços com conversas agrupadas, o Vault agora armazena e pesquisa todas as mensagens no espaço se o usuário na guarda de documentos, que corresponde aos parâmetros de pesquisa, for ou tiver sido um participante. Antes, o Vault guardava e pesquisava apenas conversas no espaço em que o usuário em guarda de documentos enviou pelo menos uma mensagem.
Além disso, se todos os usuários em guarda de documentos saírem do espaço do Chat, a pesquisa das mensagens retidas retornará apenas as mensagens enviadas antes de o último usuário em guarda de documentos ter saído do espaço. Especialmente nos espaços com conversas agrupadas, as mensagens enviadas após um usuário sair do espaço não são mais retidas, mesmo que ele tenha participado da conversa.
Você também pode incluir mensagens nos espaços do Chat, que englobam as conversas em grupo criadas após o início de dezembro de 2020 e os espaços. O tipo de sala determina quais mensagens são retornadas. Saiba mais
Implementação do novo comportamento
Vai levar várias semanas até o lançamento ser disponibilizado para todos os usuários. Durante a transição, para garantir que você entenda como as mensagens foram pesquisadas durante a transição:
- se a notificação "Consulta de pesquisa aplicada a mensagens individuais" aparecer na parte de cima dos resultados da pesquisa, significa que a pesquisa foi baseada em mensagens;
- se você não receber uma notificação, quer dizer que a pesquisa usou o comportamento de pesquisa clássico. Nas salas com conversas agrupadas, a consulta de pesquisa foi aplicada a cada conversa.
Saiba mais:
Com o lançamento da criptografia do lado do cliente Google Workspace no Drive, o Vault permite a retenção, a pesquisa e a exportação de arquivos Google criptografados do lado do cliente.
Retenção e guardas de documentos
O Vault retém e guarda arquivos criptografados do lado do cliente no Drive da mesma forma que outros arquivos.
Pesquisar e visualizar
Você pode pesquisar arquivos criptografados do lado do cliente por metadados, como título e proprietário. No entanto, não é possível pesquisar ou visualizar o conteúdo, pesquisar por formato de arquivo nem fazer o download na visualização.
Ao pesquisar o Drive no Vault, você pode apenas excluir ou pesquisar arquivos criptografados do lado do cliente. Essa opção só vai estar disponível se a criptografia do lado do cliente Google Workspace estiver ativada na sua organização.
Veja mais detalhes em Usar o Vault para pesquisar no Google Drive, no Meet e no Google Sites.
Exportar
Quando você exporta arquivos criptografados do lado do cliente, eles permanecem criptografados, e os nomes terminam com .gcse. Para descriptografar, use o descriptografador do Google do lado do cliente. Também é possível identificar arquivos criptografados do lado do cliente pelos metadados deles. A configuração ClientSideEncrypted desses arquivos é definida como true.
Agora você pode exportar mensagens do Gmail usando um sistema mais rápido no Vault. O Vault mostra uma barra de progresso quando a exportação é criada. As exportações que levam mais de 24 horas não precisam mais de uma reinicialização manual.
No novo sistema, alguns arquivos de exportações têm nomes e formatos diferentes do sistema clássico. As organizações que usam um script para processar arquivos de exportações do Vault para o Gmail talvez precisem atualizar os scripts para eles processarem corretamente os novos nomes e tipos de arquivos. Veja mais detalhes no resumo das mudanças abaixo.
Para usar o novo sistema, escolha essa opção quando você criar a exportação. Os usuários da API podem definir use_new_export=true em MailExportOptions.
No momento, as exportações usam o sistema clássico, a menos que você escolha a nova versão quando iniciar a exportação. O novo sistema vai substituir o clássico em alguns meses. Durante a transição, quando as duas opções estiverem disponíveis, o Vault vai indicar quais exportações do Gmail foram criadas no novo sistema.
Observação: essas mudanças são válidas apenas para arquivos de exportação do Gmail. Nada vai mudar nos arquivos de exportações de outros serviços.
Resumo das mudanças
| Informações | Nome do arquivo | Novidades |
|---|---|---|
| Conteúdo da mensagem | nome_da_exportação-N.zip |
O arquivo contém arquivos mbox ou PST, e não arquivos de mensagens compactados. Os arquivos de mensagens têm o nome nome_da_exportação-conta.mbox ou nome_da_exportação-conta.pst, onde conta é o endereço de e-mail completo do custodiante (a conta que enviou ou recebeu a mensagem). Em alguns casos, mais de um arquivo é gerado para uma conta e o nome do arquivo inclui um incremento. Por exemplo, uma exportação pode conter estes arquivos:
|
| Metadados da mensagem |
Sistema clássico: nome_da_exportação-metadata.xml Sistema novo: nome_da_exportação-metadata.csv |
No formato CSV. Contém as mesmas informações do arquivo clássico, além de novas colunas:
|
| Conta e número de mensagens |
Sistema clássico: nome_da_exportação-results-count.csv Sistema novo: nome_da_exportação-results-counts.csv |
Mais informações são incluídas:
Agora as contas são classificadas em ordem descendente de mensagens exportadas. |
| Relatórios de erros |
Sistema clássico: error.csv e nome_da_exportação-account-exceptions.csv Sistema novo: nome_da_exportação-error.xml |
O novo relatório de erros é um arquivo no formato XML. Ele é sempre incluído na exportação, mesmo quando não ocorrem erros. Esse relatório contém as mesmas informações dos arquivos do sistema clássico, além das informações listadas abaixo:
|
| Mensagens não convertidas em PST | nome_da_exportação-conversion-errors-N.zip |
Novo arquivo retornado nas exportações no formato PST quando algumas mensagens não são convertidas nesse formato. O arquivo contém as mensagens não convertidas no formato EML. Quando mais de um arquivo é retornado, os nomes dos arquivos ganham um incremento. Exemplo:
|
| Somas de verificação de arquivos | nome_da_exportação.md5 | Sem alterações |
Saiba mais
Com o lançamento das aprovações de arquivos no Drive, agora o Vault mostra os metadados de aprovações nas exportações do Drive. Os metadados são compostos por uma lista de aprovadores, o status da aprovação e a data da última alteração no status. Quando você digita a data de uma versão na pesquisa, os metadados de aprovação mostram o estado atual, e não o estado na data da versão.
Saiba mais:
Agora as exportações do Gmail incluem dois arquivos de metadados: o arquivo XML clássico e um novo arquivo CSV. O novo formato CSV amplia o suporte para ferramentas de análise de conteúdo de terceiros e inclui mais metadados nas mensagens do Gmail.
O CSV tem dois novos campos:
GmailMessageId: um identificador exclusivo para cada mensagem que pode ser usado na API Gmail.Account: a conta que estava no escopo da pesquisa (remetente ou destinatário).
Além disso, o valor Rfc822MessageId gera um identificador para associar metadados a uma mensagem na exportação, como External FileName no arquivo XML clássico.
A forma como os operadores de pesquisa do Drive to: e from: encontram arquivos no Google Vault mudou. Arquivos compartilhados antes de março de 2021 não são mais incluídos na pesquisa. Devido ao novo comportamento desses operadores, as pesquisas do Drive estão mais intuitivas. Além de saber quem tem acesso a um arquivo, agora você identifica quem deu o acesso.
Em fevereiro de 2021, o novo operador de pesquisa sharedwith: foi disponibilizado. O comportamento dele é parecido com o do operador to: antes da mudança. Agora o comportamento do operador owner: é igual ao do from: antes da mudança.
Agora você pode reter, guardar, pesquisar e exportar sites criados no novo Google Sites.
Por padrão, as regras de retenção do Drive valem para o Google Sites. Você também pode definir regras de retenção específicas do Google Sites.
Para guardar, pesquisar e exportar sites, use a pesquisa e as guardas de documentos do Drive. Você também pode usar o novo operador type:site para filtrar e receber resultados apenas de sites. Além disso, é possível pesquisar os sites pelo URL publicado.
O Chat está lançando duas mudanças nas mensagens em grupo:
Novos chats em grupo criados no Chat funcionam como salas com conversas desagrupadas, e os usuários podem mudar a associação deles a esses chats em grupo. Os chats em grupo antigos ainda são tratados como mensagens em grupo.
O Vault lida com os novos chats em grupo de maneira diferente das mensagens em grupo antigas. Isso afeta o escopo da retenção, das guardas de documentos e da pesquisa. Como eles são mais parecidos com salas, o Vault agora usa "espaços do Chat" para se referir a salas com conversas agrupadas, salas com conversas desagrupadas e novos chats em grupo.
Saiba mais:
Lançamos uma versão moderna do Vault baseada nos princípios do Material Design. A navegação ficou mais fácil com os novos recursos de produtividade que aceleram a conclusão de tarefas.
Nenhuma migração é necessária para usar o novo site. Ele tem o mesmo sistema de back-end que o site clássico (ediscovery.google.com). Você vai encontrar os mesmos casos, regras de retenção e guardas de documentos nos dois sites até o ediscovery.google.com ser desativado.
Para usar o novo site, acesse vault.google.com e faça login com sua Conta do Google gerenciada.
O que mudou:
- Ao fazer login pela primeira vez, em vez de ver a página "Casos", você vê uma página inicial com três opções: "Retenção", "Casos" e "Relatórios".
- Ao configurar regras de retenção e guardas de documentos, siga os fluxos por etapas com mais dicas para orientar você durante o processo.
- As regras de retenção personalizada, as guardas de documentos e os resultados da pesquisa são listados em tabelas que você pode filtrar e classificar. Dessa forma, é mais fácil compreender o escopo das políticas de governança da informação e dos resultados da pesquisa.
- Quando você navega pelos resultados da pesquisa e pelos relatórios de guarda de documentos, o contexto é mantido. Clicar em um item agora abre um painel lateral em vez de ir para uma nova página.
O que não mudou:
- Suas configurações, consultas salvas ou arquivos de exportação atuais. Todos os dados e configurações estão disponíveis nos dois sites.
- A funcionalidade do Vault. Tudo o que você podia fazer na versão clássica está disponível na nova versão.
Na Central de Ajuda do Vault, você vai encontrar as instruções para as duas versões até o Vault clássico ser desativado.
Você pode reter, guardar, pesquisar e exportar mensagens nas novas salas com conversas desagrupadas do Chat. O Vault processa essas mensagens de maneira diferente daquelas em salas com conversas agrupadas.
Saiba mais:
O Vault agora oferece suporte para o Google Voice no G Suite. É possível reter, pesquisar, exportar e colocar em guarda de documentos mensagens de texto, correios de voz, transcrições e registros de chamadas. Observação: o Google Voice do G Suite não grava chamadas, e o Vault não tem acesso a chamadas de voz.
Saiba mais:
Agora a API Vault inclui a API Count para o Gmail e os Grupos do Google. Use a API Count para ver o número de mensagens que correspondem a uma consulta de pesquisa. Você pode usar o número de mensagens para estimar o tamanho da exportação e, depois, exportar ou ajustar a consulta para ver menos itens.
Acesse mais informações na documentação da API Count e veja um exemplo.
Com o lançamento de enquetes e de perguntas e respostas no Google Meet, agora é possível reter, pesquisar e colocar em guarda de documentos no Vault os registros desses recursos associados a gravações do Meet.
Saiba mais:
Quando você exporta informações da organização com a ferramenta de exportação de dados, tudo o que foi excluído, mas retido pelo Vault, agora é incluído na exportação de toda a organização. Não é mais necessário usar o Vault para exportar separadamente os dados excluídos retidos.
Agora os arquivos de exportação do Chat usam o mesmo formato que a visualização do Vault para informar quando uma mensagem é editada ou excluída:
| Status da mensagem | Formato anterior | Novo formato |
|---|---|---|
| Editada | +date |
Edited on date |
| Excluída pelo usuário ou pela regra de retenção do Vault | -date |
Deleted on date |
Agora o administrador do G Suite pode permitir que usuários na sua organização conversem com usuários externos (Saiba mais). No Vault, você pode definir regras de retenção e guardas de documentos, pesquisar e exportar mensagens do Chat de usuários externos da seguinte forma:
- É possível definir regras de retenção e guardas de documentos, pesquisar e exportar mensagens diretas entre usuários externos e usuários na sua organização quando o arquivamento está ativado.
- Também é possível pesquisar e exportar mensagens enviadas por usuários externos em salas criadas por alguém da sua organização.
- Não é possível definir regras de retenção e guardas de documentos, pesquisar ou exportar mensagens enviadas por usuários na sua organização nas salas de outra organização.
Saiba mais:
Modo confidencial do Gmail
Com o modo confidencial do Gmail, os usuários podem restringir o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para as organizações que ativam as contas de recurso e pessoais do Gmail.
Quando o usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto e os anexos da mensagem por um link. Apenas o assunto e o link são enviados por SMTP.
Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários no seu domínio
Caso sua organização ative o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens enviadas pelos usuários nesse modo depois de 30 de novembro de 2018.
Elas sempre estarão disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente definir uma data de validade ou revogar o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.
Mensagens no modo confidencial recebidas de fora do seu domínio
Mesmo que sua organização não ative o modo confidencial do Gmail, talvez os usuários recebam mensagens no modo confidencial de usuários de outras organizações ou de contas pessoais do Gmail.
É possível guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar o conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.
Trabalhar com mensagens em modo confidencial
O Vault permite mensagens no modo confidencial da seguinte forma:
- O Vault retorna mensagens confidenciais internas que correspondem à sua consulta de pesquisa.
- Quando você visualiza mensagens, o conteúdo é ocultado por padrão. Você tem a opção de mostrar o conteúdo na visualização.
- Quando você imprimir ou exportar mensagens, poderá excluir o conteúdo confidencial. Se escolher essa opção, apenas os cabeçalhos, o remetente, o destinatário e outros metadados serão impressos ou exportados.
- Você pode exportar uma mensagem confidencial da organização do remetente, mas não da organização do destinatário.
- O Vault pode extrair hiperlinks do Drive adicionados a mensagens confidenciais ao exportar da organização do remetente, mas não extrair hiperlinks recebidos de organizações externas.
- Para pesquisar, reter ou guardar mensagens confidenciais, use o termo
label:confidentialmode.
Jamboard
Os arquivos do Jamboard que os usuários salvaram no Drive agora têm suporte no Vault:
- As regras de retenção e guardas de documentos agora abrangem os jams que os usuários salvaram no Google Drive. Os jams que não foram salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.
- Você pode pesquisar, visualizar e exportar jams. Use
type:jampara pesquisar apenas arquivos do Jamboard.
Quando você exporta arquivos dos apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google, o Vault agora gera um valor de hash exclusivo para cada arquivo. Você pode usar esse novo valor de hash para eliminar a duplicação de exportações e verificar se o arquivo exportado é uma cópia idêntica do arquivo de origem do custodiante.
A forma de pesquisa usada determina como o Vault gera o valor do hash:
- Se a pesquisa incluir a data da versão, essa informação vai ser usada para gerar o valor de hash.
- A data da última modificação é usada quando a pesquisa não inclui a data da versão.
Ao comparar os valores de hash das exportações, lembre-se do seguinte:
- Se o conteúdo de um arquivo for alterado, o valor de hash dele também vai ser.
- Se alguém mudar as permissões de compartilhamento de um arquivo, mas não o conteúdo, o valor de hash não vai mudar.
- Se você exportar um arquivo várias vezes e usar datas de versão diferentes, esse arquivo terá valores de hash diferentes, mesmo que o conteúdo seja idêntico em todas as exportações.
O hash de origem é um dos parâmetros incluídos no arquivo XML do Vault quando você exporta do Drive. Saiba mais sobre metadados de exportação do Drive.
Adicionamos controles mais detalhados às regras de retenção:
- Você pode definir regras de retenção personalizadas no Drive para eliminar os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias.
Também adicionamos novos recursos para facilitar e aprimorar a pesquisa de dados no Vault:
- Faça várias pesquisas rapidamente em um caso: depois de pesquisar no Gmail ou nos Grupos, clique no botão Pesquisar em nova guia para abrir uma nova caixa de diálogo de pesquisa no mesmo caso. Sua pesquisa inicial vai ser concluída na primeira guia.
- Status da pesquisa: durante a pesquisa, o Vault informa o tempo decorrido e os parâmetros de consulta inseridos.
- Funcionalidade de contagem aprimorada: quando você digita uma consulta e clica no botão Contagem, o Vault informa o número de correspondências e o tempo decorrido. Você também pode fazer o download de um arquivo CSV que lista as contas com mensagens que correspondem à sua consulta.
Agora é possível exportar mensagens do Gmail, de chats e dos Grupos do Google como arquivos PST. Com esse recurso, você lê mensagens no Microsoft Outlook e em ferramentas de terceiros com suporte a litígios e que aceitam esse formato.
Receber metadados mais detalhados ao exportar arquivos do Drive
Quando você exporta arquivos do Drive, os metadados incluem informações sobre os usuários que têm uma relação indireta com um documento. Além disso, o Vault permite que você determine o tipo de relação.
Saiba mais sobre os usuários com acesso indireto a arquivos e suas opções ao exportar do Drive.
Selecionar um fuso horário durante as operações de pesquisa e exportação
Anteriormente, o Vault usava o Horário de Greenwich (GMT) em todas as pesquisas e adicionava um dia para incluir resultados de fusos horários anteriores. Agora o Vault permite a seleção de um fuso horário para as operações de pesquisa e exportação. Você pode especificar um fuso horário ao pesquisar dados. Com isso, o Vault determina os limites das datas para mostrar e exportar resultados.
A nova configuração de fuso horário afeta apenas as operações de pesquisa e exportação.
Importante: as organizações que atuam em vários fusos horários talvez vejam resultados de pesquisa diferentes dos mostrados antes do lançamento desse recurso. Saiba mais sobre a pesquisa de dados com base nos fusos horários.
Criar regras de retenção personalizadas para todos os drives compartilhados no seu domínio
Agora você pode criar regras de retenção personalizadas que abrangem todos os drives compartilhados no seu domínio.
Definir regras de retenção para Grupos do Google específicos
Agora você pode aplicar regras de retenção personalizadas a Grupos do Google específicos.
Suporte completo para o Google Drive, inclusive os drives compartilhados
Agora você pode configurar regras de retenção e criar guarda de documentos para arquivos no Google Drive, que tem suporte completo no Vault.
Também é possível pesquisar, exportar e definir regras de retenção e guarda de documentos nos arquivos armazenados em drives compartilhados.
Observação: a retenção e a guarda de documentos do Drive são um pouco diferentes das que você usa no Gmail. Recomendamos que você leia estes artigos para identificar as políticas de guarda de documentos e retenção adequadas para sua organização:
Exportar versões específicas de arquivos do Google Drive
O Vault só pesquisa a versão mais recente de um arquivo. No entanto, agora você pode adicionar uma data de versão à sua pesquisa para ver e exportar a versão de arquivos do Google em uma determinada data. O controle de versões é permitido na maioria dos tipos de arquivo do Google:
- Documentos
- Apresentações
- Planilhas
- Desenhos
Não é possível fazer o controle de versões no app Formulários Google, no Apps Script ou em tipos de arquivos de terceiros.
Usar o Vault no app Grupos do Google
Como o Vault agora funciona com os Grupos do Google, você pode pesquisar, exportar e definir políticas de retenção e criar guardas de documentos no conteúdo desse app.
- Fazer o download de resultados parciais: as mensagens e os arquivos que o Vault recuperou até o momento ficam disponíveis para download. Um arquivo CSV que lista contas ainda não exportadas também é disponibilizado.
- Continuar uma exportação: o Google Vault é reiniciado de onde parou, recuperando outras mensagens e arquivos por mais 24 horas. Você pode continuar uma exportação quantas vezes quiser para recuperar as mensagens e os arquivos que corresponderem à sua consulta de pesquisa.
Se você não fizer o download dos resultados parciais ou reiniciar uma exportação pausada antes de 15 dias, a exportação vai ser excluída.
- Atribuir privilégios de guarda de documentos com base em unidades organizacionais: os administradores do Vault podem ter permissão para criar e gerenciar guardas de documentos para usuários em unidades organizacionais específicas, e não no domínio inteiro.
- Guarda de documentos baseadas em unidades organizacionais: anteriormente, era possível criar guarda de documentos para contas de usuário específicas ou para o domínio inteiro. Agora você pode criar guardas de documentos aplicáveis a todos os membros de uma unidade organizacional específica.
- Funcionalidade de guarda de documentos mais intuitiva: antes, quando todas as contas eram removidas de uma guarda de documentos, o Google Vault aplicava a guarda a todas as contas no domínio. Agora é preciso excluir a retenção para tentar remover todas as contas.
- Interface do usuário aprimorada: a linguagem e a interface para usar a guarda de documentos foram aprimoradas, como aconteceu recentemente com o fluxo de retenção atualizado.
- A regra de retenção é válida apenas para mensagens excluídas: se você selecionar essa opção, a regra só vai afetar as mensagens excluídas pelos usuários. Essa é a opção padrão para novas regras e equivale a adicionar label:^deleted a uma regra de retenção personalizada.
- A regra de retenção é aplicada a mensagens excluídas e mensagens nas caixas de e-mails dos usuários: se você selecionar essa opção, a regra vai ser aplicada a todas as mensagens, com exceção daquelas que corresponderem a guardas de documentos ou regras personalizadas especificadas. Se você abrir uma regra de retenção personalizada que use label:^deleted, essa opção vai estar selecionada. No entanto, sua regra personalizada continuará funcionando de acordo com a configuração original, modificará a opção e apenas as mensagens excluídas serão afetadas.
Lembrete: o Vault é totalmente integrado ao Gmail, e não há um arquivo separado. Escolher a segunda opção acima significa que você quer que a regra seja aplicada a todas as mensagens, independentemente de os usuários terem marcado as mensagens para exclusão. Isso pode excluir mensagens que os usuários pretendem manter. Por exemplo, se você definir uma regra de retenção padrão para reter mensagens por 365 dias, selecionar a segunda opção (para aplicar a todas as mensagens) e não tiver guardas de documentos ou regras personalizadas, o Vault vai excluir todas as mensagens no seu domínio há mais de um ano.
Como pode ser complicado definir as políticas de retenção para sua organização, escrevemos este artigo para ajudar você. Entre em contato com o suporte do G Suite se precisar de mais ajuda.
Agora as visualizações e as exportações do Vault incluem várias informações adicionais para ajudar na análise de mensagens:
- Visualizações de mensagens: agora você pode ver marcadores do sistema, que mostram o status de cada mensagem da perspectiva do proprietário. Também é possível ver os marcadores aplicados a mensagens pelo usuário.
- Exportações de mensagens: agora você pode ver marcadores aplicados a mensagens por usuários.
Agora um administrador do G Suite pode restringir o acesso a casos com base em unidades organizacionais. Se esse recurso estiver ativado, um usuário do Vault vai poder compartilhar casos apenas com membros de unidades organizacionais e subunidades especificadas. Saiba mais sobre os privilégios do Vault e como atribuí-los.
O Vault não restringe mais o número de contas que você pode pesquisar para encontrar mensagens. Podem ocorrer atrasos nas pesquisas e contagens em domínios com mais de 50 mil contas.
Agora o Vault gera relatórios com informações adicionais quando mensagens no Gmail ou arquivos no Drive estão indisponíveis para exportação. Saiba mais sobre os relatórios de erros.
Vault para o Drive
As funcionalidades robustas do Vault agora incluem outra fonte de dados, o Google Drive, para que sua organização possa encontrar conteúdos ainda mais importantes para os negócios. O Vault para o Drive é fornecido sem custo adicional para os clientes do Google Vault e funciona com o conteúdo do Google Drive nas contas dos usuários. Clientes do Postini que estejam fazendo a transição para o Google Apps Vault também poderão usar o Google Apps Vault for Drive sem custo adicional depois que a transição for concluída.
Ao usar o Google Vault para o Drive, veja o que você pode fazer com o conteúdo do Drive, inclusive documentos do Google (dos apps Documentos, Planilhas, Apresentações etc.) e outros arquivos armazenados (por exemplo, DOCX, PDF e JPEG):
- Pesquisar arquivos no Google Drive de usuários específicos
- Visualizar resultados de pesquisas no Google Vault para encontrar exatamente o que você procura
- Criar cópias e exportar resultados de pesquisas para uso futuro
No momento, não é possível configurar políticas de retenção, criar guardas de documentos e pesquisar conteúdo do Drive em todo o domínio. Comece a pesquisar arquivos no Google Drive.
G Suite Business
O G Suite Business é o pacote de escritório aprimorado. Além de todos os recursos disponíveis no G Suite Basic, ele inclui armazenamento ilimitado no Drive, o Google Vault para todos na sua organização e recursos adicionais de administração, auditoria e geração de relatórios do Drive. Saiba mais sobre o G Suite Business.
Agora é mais fácil excluir mensagens de rascunho das pesquisas e ao criar regras de retenção e guardas de documentos.
Os privilégios "Gerenciar exportações" e "Gerenciar pesquisas" agora são concedidos a um usuário para toda a organização ou somente para unidades organizacionais específicas. Por exemplo, você pode atribuir o privilégio "Gerenciar pesquisas" a um administrador do Vault em toda a organização e atribuir o privilégio "Gerenciar exportações" a uma unidade organizacional. Os privilégios ainda são atribuídos no Admin Console pelo administrador do G Suite.
As opções para configurar ou modificar períodos de retenção estão mais simples, e agora adicionamos uma proteção durante a configuração do período de retenção para um determinado número de dias.
Agora os usuários do Vault podem pesquisar dados em uma unidade organizacional (UO) específica, além de pesquisar em todo o domínio ou por conta de usuário. Pesquisar em uma unidade organizacional reduz o número de resultados irrelevantes que uma pesquisa em todo o domínio pode produzir e elimina a necessidade de especificar contas individuais. Ao pesquisar em um caso, selecione Organização e a unidade organizacional que você quer pesquisar. Contas não podem ser incluídas em uma pesquisa baseada em unidade organizacional, mas é possível especificar um período e termos de pesquisa.
Agora os administradores podem definir guardas em mensagens específicas, por exemplo, a partir de uma certa data ou com termos específicos, para que elas sejam mantidas indefinidamente no Vault. Apenas mensagens que atendem aos parâmetros especificados são preservadas. Anteriormente, os administradores do Vault precisavam aplicar uma guarda de documentos à conta de usuário inteira para preservar as mensagens. Ainda é possível aplicar uma guarda à conta inteira. Saiba mais sobre os dois tipos de guarda de documentos.
Com a função de visualização, os administradores do Vault examinam o conteúdo que uma regra de retenção personalizada vai reter depois que for configurada. Os administradores não precisam mais digitar um nome de usuário. Quando os administradores clicam no botão "Visualizar", o Google Vault mostra resultados com base no que o administrador selecionou: uma unidade organizacional específica ou o domínio inteiro. Anteriormente, os administradores tinham que digitar um nome de usuário para visualizar os resultados de uma regra personalizada. Saiba mais sobre as regras de retenção.