As regras de retenção de dados controlam como sua organização salva e exclui dados do Google Workspace por motivos regulamentares ou de compliance.
Por padrão, os dados do Google Workspace continuam nas contas de usuário até serem excluídos pelo usuário ou admin. Se sua organização precisar de mais controle sobre a retenção de dados, ajuste as regras relacionadas no Google Vault. Elas definem a forma e o tempo de armazenamento, além de excluir permanentemente os dados quando eles deixam de ser necessários.
Sobre as regras de retenção
Com o Vault, você pode usar as regras de retenção para:
- Guardar os dados pelo tempo que precisar: configure regras para reter dados pelo tempo que for necessário. Os dados são mantidos mesmo quando os usuários excluem mensagens e arquivos ou esvaziam a lixeira.
- Remover os dados quando não forem mais necessários: programe o Vault para excluir as informações após determinado momento. Quando o período de armazenamento expira, os dados são removidos das contas de usuário e de todos os sistemas do Google. Os dados sob guarda de documentos não são excluídos. O tempo necessário para a remoção dos dados expirados varia de acordo com o serviço. Para mais detalhes, acesse Os dados podem permanecer no Vault após a expiração de todas as regras de retenção (mais adiante nesta página).
Tipos de regras de retenção
Regras de retenção padrão
Se você precisar guardar todos os dados de um serviço por um período específico, defina uma regra de retenção padrão. A regra padrão só é válida quando não há uma regra personalizada ou uma guarda de documentos para os dados. Não é possível aplicar regras de retenção padrão apenas a contas ou períodos específicos, e cada serviço só pode ter uma regra de retenção padrão.
Regras de retenção personalizadas
Se você precisar guardar dados específicos por um período, defina uma regra de retenção personalizada. É possível especificar os dados com condições e termos, dependendo do serviço:
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Gmail e Grupos do Google: defina por unidade organizacional, período e termos de pesquisa específicos.
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Google Drive, Meet e Sites: configure por unidade organizacional e defina quando os dados vão expirar com base nas datas de última modificação (para evitar a inatividade), de criação (para atender aos requisitos de compliance), de envio para a lixeira ou em campos de data de marcadores do Drive.
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Google Chat: defina por unidade organizacional ou para todos os espaços do Chat na organização.
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Google Agenda: configure por unidade organizacional e defina a expiração com base na data de término do evento. Saiba mais em Sobre os períodos de armazenamento.
- Google Voice para Google Workspace: defina por unidade organizacional e tipo de dados.
Você pode definir quantas regras personalizadas forem necessárias para a organização. Os dados são retidos de acordo com a regra que tem a data de expiração mais à frente. No Drive, se um item na lixeira estiver sujeito a várias regras de retenção, uma regra para os itens movidos para a lixeira substituirá todas as outras.
Informações importantes sobre a retenção
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As guardas de documentos e as regras de retenção mantêm dados no Vault, mas têm diferenças importantes:
| Guardas de documentos | Regras de retenção | |
|---|---|---|
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Uso |
As guardas de documentos costumam ser criadas em casos de investigação ou questões legais. |
As regras de retenção são usadas para controlar o período de preservação dos dados. |
| Escopo | As guardas de documentos podem ser aplicadas a:
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As regras de retenção podem ser aplicadas a:
Observação: as regras de retenção não podem ser aplicadas a contas individuais, mas podem ser aplicadas a contas com termos correspondentes. |
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Período de preservação |
As guardas de documentos preservam os dados indefinidamente até serem excluídas. |
As regras de retenção preservam os dados por um período especificado, que pode ser um número de dias definido ou ilimitado. |
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Precedência |
As guardas de documentos prevalecem sobre as regras de retenção. Quando uma guarda de documentos é excluída, os dados ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. |
As regras de retenção só são aplicadas aos dados preservados por uma guarda de documentos depois que essa guarda é removida. As regras personalizadas prevalecem sobre as regras padrão. Isso acontece mesmo quando a regra padrão expira depois da personalizada. Os dados podem ser removidos dos sistemas de produção do Google após a data de validade da última regra de retenção aplicável. |
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Acesso |
Apenas os usuários do Vault com acesso a um caso podem ver quem e o que está sujeito à guarda de documentos. |
Apenas os usuários do Vault com privilégios de regra de retenção podem gerenciar regras de retenção. |
Como o Vault é totalmente integrado aos Serviços do Google com suporte, não há um acervo separado.
Quando uma regra de retenção é aplicada a uma mensagem ou um arquivo, o item é excluído do serviço, mesmo sem ter sido marcado para exclusão.
Por exemplo, você cria uma regra de retenção padrão para manter mensagens do Gmail por 365 dias sem regras nem guardas de documentos personalizadas. Nesse caso, o Vault exclui todas as mensagens com mais de um ano.
- Gmail e Grupos: o período de armazenamento começa no dia em que a mensagem é enviada ou recebida.
- Drive, Meet e Sites: dependendo da configuração da regra de retenção, o período de armazenamento pode começar:
- na data de criação do item;
- na data da última modificação do item;
- na data em que o item foi transferido para a lixeira;
- na data definida para o marcador do Drive quando há um campo de data na condição.
- Chat: o período de armazenamento começa no dia em que a mensagem foi enviada. O início desse período não muda quando o usuário edita ou exclui uma mensagem.
- Agenda: o período de armazenamento começa quando o evento termina. Saiba mais em Sobre os períodos de armazenamento.
- Voice para Google Workspace:
- Mensagens de texto: o período de armazenamento começa às 23h59 (UTC-7) do dia em que a mensagem foi enviada.
- Correios de voz e transcrições: o período de armazenamento começa às 23h59 (UTC-7) do dia em que o correio de voz foi criado.
- Registros de chamadas: o período de armazenamento começa às 23h59 (UTC-7) do dia em que a ligação foi feita ou recebida.
Quando o período de armazenamento padrão expira, o Vault exclui permanentemente mensagens ou arquivos apenas nas seguintes situações:
- O item não está sendo retido por regras de retenção personalizadas. Os dados são sempre mantidos conforme exigido pela regra personalizada com o período de armazenamento mais longo. As regras de retenção personalizadas sempre prevalecem sobre as regras padrão. Isso acontece mesmo quando as personalizadas são mais curtas que as padrão.
- O item não está sujeito a guarda de documentos. Quando esse recurso é removido, as regras de retenção são aplicadas.
Mesmo quando uma regra de retenção está configurada para limpar dados, o processo em segundo plano que remove de modo permanente os dados excluídos ou expirados dos sistemas do Google os mantém disponíveis para o Vault por cerca de 30 dias antes de limpar os dados totalmente.
Mensagens de e-mail
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As mensagens do Gmail de um usuário ou postadas nos Grupos do Google quando todas as regras de retenção expiram são removidas da visualização do usuário. Esse processo pode levar de horas a dias. No entanto, elas continuam disponíveis para admins do Vault por aproximadamente mais 30 dias, período em que você pode pesquisar, exportar ou colocar as mensagens em guarda. Depois desse prazo, não será mais possível recuperar essas mensagens.
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As mensagens excluídas por usuários ou administradores de grupos a menos de 30 dias do término da cobertura da retenção são mantidas pelo tempo necessário para atingir esse limite máximo. Por exemplo, se um usuário excluir mensagens e depois limpar a lixeira 20 dias antes do fim da cobertura da retenção, você ainda poderá pesquisar essas mensagens no Vault por mais 10 dias. Após esse período, não será mais possível recuperá-las.
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As mensagens do Gmail excluídas mais de 30 dias antes do término da cobertura da retenção são limpas imediatamente ao final do período e não podem ser recuperadas.
Para saber como as regras de retenção funcionam no Gmail, consulte Exemplos e efeitos das regras de retenção do Gmail.
Itens no Drive
- Os itens e sites no Drive de um usuário podem levar até 15 dias para serem removidos do Drive depois que todas as regras de retenção expirarem. Se um item for removido do Drive e não for coberto pelas regras de retenção ou guarda de documentos, ele vai ficar imediatamente indisponível para o Vault. Caso os arquivos tenham sido removidos há menos de 25 dias, eles poderão ser recuperados por um admin.
- Os itens e sites excluídos pelos usuários e apagados da lixeira ficarão indisponíveis imediatamente para o Vault se não houver uma regra de retenção ou guarda de documentos para estender a disponibilidade. Caso os arquivos tenham sido removidos há menos de 25 dias, eles poderão ser recuperados por um admin.
Mensagens do Chat
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As mensagens do Chat ficam guardadas por mais 30 dias após serem removidas de uma conversa ou sala por um usuário ou uma regra de retenção. O processo de exclusão permanente começa no 30º dia e pode levar vários dias para ser concluído, dependendo do número de mensagens.
Eventos do Google Agenda
- Os eventos da agenda são mantidos por 30 dias após a remoção do compromisso por um usuário ou uma regra de retenção. É possível pesquisar e exportar eventos no Vault.
Dados do Voice
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As mensagens de texto, os correios de voz, as transcrições e os registros de chamadas do Voice são excluídos permanentemente até 30 dias após o término da cobertura da retenção e não podem ser recuperados.
Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:
| Produto | Retenção |
|---|---|
| Jamboard | O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams não salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault. |
| Google Meet | As gravações do Meet e os registros de chat, perguntas e respostas e enquetes no Meet são cobertos pelas regras de retenção do Drive por padrão.
Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Meet. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para as gravações do Meet. |
| Google Sites | Por padrão, as regras de retenção do Google Sites valem para os sites.
Para reter sites de maneira diferente de outros itens do Drive, configure regras de retenção para o Sites. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são aplicadas aos sites. Se você quiser reter sites como os outros itens no Drive, altere as configurações de retenção para os sites serem retidos pelas regras do Drive. |
Tenha cuidado ao mudar as regras de retenção. Os serviços podem fazer a exclusão permanente e imediata dos dados desprotegidos que os usuários apagaram há mais de 30 dias.