Reter eventos do Google Agenda com o Vault

No plano de governança da informação, é possível controlar por quanto tempo os eventos do Google Agenda são retidos. Use regras de retenção para definir por quanto tempo os eventos serão mantidos e quando eles deverão ser excluídos, se necessário. Por exemplo, você pode especificar que alguns eventos sejam mantidos por sete anos.

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

AVISO: se as regras de retenção forem configuradas incorretamente, os dados das contas de usuário poderão ser limpos de modo imediato e irreversível. Tenha cuidado ao criar ou mudar regras de retenção. Recomendamos que você teste as regras novas com alguns usuários antes de aplicá-las a toda a organização.

Nesta página

• Informações importantes sobre o Google Agenda e a retenção
• Sobre os períodos de armazenamento
• Criar uma regra de retenção personalizada do Google Agenda
• Criar uma regra de retenção padrão do Google Agenda
• Excluir uma regra de retenção da Agenda

Informações importantes sobre o Google Agenda e a retenção

Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os eventos do Google Agenda compatíveis com o Vault.

Abrir seção  |  Recolher tudo e voltar ao início

Dados retidos

Cobertos:

• Eventos da agenda principal
• Eventos fora do escritório
• Compromissos agendados
• Horário de concentração

Não cobertos:

• Eventos da agenda secundária, como agendas de feriados ou de grupo
• Tarefas
• Local de trabalho
• Horários não reservados

Confira mais detalhes em Eventos da agenda compatíveis com o Vault.

Entenda os possíveis atrasos nas regras de retenção

• Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação pode levar até 24 horas. O Vault não retém eventos excluídos pelos usuários durante o período de propagação.
• Quando um período de cobertura da retenção expira e a regra está configurada para limpar eventos, pode levar até 30 dias para que os eventos afetados sejam removidos.

Regras de retenção personalizadas em comparação com regras padrão

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter todos os dados de serviço por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Saiba mais em Tipos de regras de retenção.

Sobre os períodos de armazenamento

Início do período de armazenamento

O período de armazenamento começa quando o evento termina.

Para eventos de dia inteiro, o fuso horário da agenda que armazena o evento determina quando ele termina. Se um evento for configurado sem horário de término, o sistema usará a duração padrão de uma hora.

Considerações adicionais para períodos de armazenamento

Cópias de eventos dos participantes

• Se a cópia do organizador de um evento for excluída manualmente ou devido a uma regra de retenção, a cópia do convidado também será excluída e não ficará visível na lixeira.
• Quando a cópia de um participante de um evento é excluída (por exemplo, porque uma regra de retenção expirou), o organizador recebe o status de resposta Recusado.

Eventos recorrentes

Os eventos recorrentes no Google Agenda são armazenados como um único evento, e não como eventos separados. O fim de um evento recorrente ocorre quando a última instância da série é concluída ou quando o limite de 730 ocorrências do Google Agenda é atingido. Quando o período de armazenamento do evento recorrente expira, o Vault exclui toda a série de eventos.

Um evento recorrente pode ser dividido em duas séries independentes. Por exemplo, quando um usuário muda uma ocorrência de evento de diária para semanal e aplica a alteração a Este e os eventos seguintes. Se a primeira série já passou da data de retenção, ela será excluída. O Vault retém o evento recorrente atualizado a partir de Este evento. 

Criar uma regra de retenção personalizada da Agenda

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em RetençãoRegras personalizadasCriar.
3. Em Serviço, selecione AgendaContinuar.
4. Ao lado de Escopo, selecione uma unidade organizacional para aplicar a regra de retenção personalizada e clique em Continuar.
5. (Opcional) Para reter de forma permanente as mensagens cobertas pela regra, em Duração e ação, clique em Indefinidamente e siga para a etapa 8.
6. (Opcional) Para descartar as mensagens após um período definido, em Duração e ação, selecione Período de armazenamento e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
7. Escolha o que acontece quando o período de armazenamento termina:
   • Limpar apenas os eventos excluídos das agendas principais: limpa os eventos expirados que foram excluídos pelos usuários e não estão mais na lixeira. Os usuários não esperam mantê-los.
   • Limpar todos os eventos das agendas principais: limpa todos os eventos expirados das agendas principais.
     Aviso: quando você envia uma nova regra, o Vault permite que a Agenda limpe imediatamente os eventos que excederam o período de armazenamento. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
8. Clique em Criar.
9. Se você definir um período de armazenamento, precisará confirmar no Vault que compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar.

Criar uma regra de retenção padrão da Agenda 

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
3. Clique em Agenda .
4. Escolha por quanto tempo os eventos serão mantidos:
   • Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, selecione Indefinidamente.
   • Para descartar todas as mensagens após um período definido, escolha Período de armazenamento e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
5. Se você selecionou Período de armazenamento na etapa 4, escolha quais eventos serão removidos após o término do período:
   • Limpar apenas os eventos excluídos das agendas principais: esta opção remove os eventos expirados que já foram excluídos. Os usuários não têm acesso a eles nem esperam mantê-los.
   • Limpar todos os eventos das agendas principais: limpa todos os eventos expirados das agendas principais.
     Aviso: quando você envia uma nova regra, o Vault permite que a Agenda limpe imediatamente os eventos que excederam o período de armazenamento. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
6. Clique em Salvar.
7. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar.

Excluir uma regra de retenção da Agenda

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção e selecione Regras padrão ou Regras personalizadas.
3. Escolha uma opção. Para excluir uma regra:
   • Regra personalizada: aponte para a regra e clique em Excluir.
   • Regra padrão: aponte para Agenda  e clique em Excluir.
     Aviso: os dados cobertos por essa regra, mas não protegidos por guardas de documentos ou outras regras de retenção, podem ser limpos imediatamente.
4. Para confirmar, clique em Excluir.