Esta página está dirigida a administradores que gestionan grupos de una organización. Para gestionar los grupos de tu cuenta, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.
Como administrador de Grupos, puedes crear grupos para departamentos, equipos u otros conjuntos de usuarios de tu organización.
¿Desde dónde puedo hacerlo? Puedes crear un grupo y añadir miembros desde la consola de administración de Google o desde Grupos de Google. Sin embargo, solo puedes usar como grupo de configuración un grupo que se haya creado en la consola de administración.
Cómo puedes usar los grupos
Puedes utilizar grupos para colaborar o para configurar funciones o servicios. La mejor manera de crear un grupo es usando la consola de administración, donde te resultará más fácil encontrar miembros del grupo o añadir muchos miembros a la vez. Si creas un grupo en Grupos de Google, no se podrá utilizar para configurar funciones o servicios.Comunicación o colaboración (incluidas listas de correo electrónico)
Crea un grupo en la consola de administración o con Grupos de Google para que tus usuarios puedan hacer lo siguiente:
- Enviar correos a todos los miembros del grupo con una única dirección
- Invitar a miembros del grupo a una reunión
- Compartir contenido con los miembros del grupo, ya sean documentos, sitios web, vídeos o calendarios
- Participar en debates o en una Bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google (hay que activar Grupos para empresas)
Configuración de funciones o servicios
El grupo debe crearse en la consola de administración, no en Grupos de Google.
Además, puedes usar un grupo para lo siguiente:
Opción 1: Crear un grupo en la consola de administración
Mostrar todo | Ocultar todo y volver al principio
Para grupos de configuración o de comunicación y colaboración (incluidas listas de correo electrónico)
Si Grupos para empresas está activado, después puedes ir a Grupos de Google para configurar más funciones que no están disponibles en la consola de administración.
Paso 1: Crea un grupo-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Grupos.
- En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
- Introduce los siguientes datos:
Detalles del grupo Descripción Nombre del grupo Introduce un nombre que identifique al grupo en listas y mensajes, siguiendo estas directrices:- Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
- Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.
Correo de grupo Escribe la dirección de correo del grupo. Si aparece más de un dominio en la lista, selecciona el que te interese. Sigue estas directrices:
- Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.
- Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Ver palabras reservadas
Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.
Descripción (Opcional) Para añadir información a la página Información del grupo, especifica el objetivo del grupo o cómo se utiliza. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.
Propietarios del grupo (Opcional) Para añadir usuarios que tengan el rol de propietario en el grupo, busca el nombre o la dirección de correo y selecciónalos. - Haz clic en Siguiente.
Nota: Si se indica en un mensaje que la dirección de correo ya se está usando para un correo de grupo propuesto que no está asignado a una cuenta de usuario, puede que la dirección se esté usando para una sesión de visitante. Para resolver el conflicto, ponte en contacto con el visitante o con el equipo de Asistencia de Google Workspace para que eliminen la sesión de visitante. - (Opcional) Para añadir la etiqueta de seguridad al grupo, marca la casilla Seguridad. Más información sobre los grupos de seguridad
- Haz clic en Siguiente.
- Elige el tipo de acceso del grupo: Público, Equipo, Solo anuncio o Restringido.
Cada tipo incluye permisos predefinidos para los propietarios, administradores y miembros del grupo, así como si el grupo está abierto a toda la organización o a personas ajenas a ella. - (Opcional) Para personalizar los ajustes de acceso, haz clic en las celdas de la tabla y marca o desmarca las opciones. Al personalizar las opciones, el tipo de acceso del grupo cambia a Personalizado.
Consulta la siguiente tabla para ver las descripciones de los ajustes:Ajuste
Descripción
Configuración de acceso
Determinar qué pueden hacer los usuarios en el grupo. También puedes definir permisos basados en roles para el grupo en Grupos de Google a través de groups.google.com. Obtén más información sobre los roles de grupo.
La categoría Externos incluye a cualquier persona ajena a tu organización, sea o no miembro del grupo.
- Quién puede contactar con los propietarios del grupo: especifica quién puede enviar directamente un correo electrónico a los propietarios del grupo.
- Quién puede ver las conversaciones: especifica quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo. Los usuarios que no sean miembros del grupo y sean ajenos a tu organización (en la categoría Externos) solo pueden ver las conversaciones si se ha seleccionado el ajuste Público en Internet en las opciones para compartir de Grupos para empresas.
- Quién puede publicar: especifica quién puede publicar mensajes en el grupo.
- Quién puede ver los miembros: especifica quién puede ver los miembros del grupo.
- Quién puede unirse al grupo: indica quién puede añadir personas, invitar usuarios o aprobar solicitudes del grupo.
Quién puede unirse al grupo
Elige una opción para añadir usuarios al grupo:
- Cualquier usuario de la organización puede solicitar unirse: Los usuarios de la organización deben pedir permiso para unirse al grupo y ser aceptados.
- Cualquier usuario de la organización puede unirse: Los usuarios de la organización pueden añadirse al grupo directamente.
- Solo usuarios invitados: Solo pueden unirse al grupo los usuarios a los que se ha invitado.
Admitir miembros ajenos a la organización
Desactiva este ajuste si no quieres permitir que se añadan usuarios externos O actívalo para admitir usuarios externos en el grupo.
Si eres administrador, puedes añadir usuarios externos a grupos desde la consola de administración de Google, independientemente de si se permiten o no miembros externos.
- Haz clic en Siguiente.
- (Opcional) Para restringir quién puede ser miembro de este grupo, selecciona Restringir pertenencia y añade las condiciones de la consulta. Más información sobre cómo restringir la pertenencia a un grupo
- Haz clic en Crear grupo.
- Continúa con los siguientes pasos para añadir miembros al grupo.
Añadir solo algunos miembros
- Haz clic en Añadir miembros
.
- Haz clic en Añadir miembros.
- Para buscar usuarios o grupos, introduce los primeros caracteres de su dirección de correo y selecciona el que quieras.
- Para buscar cuentas de servicio, introduce la dirección de correo electrónico completa.
- Repite los pasos anteriores según sea necesario.
- Haz clic en Añadir al grupo.
A todos los nuevos miembros se les asigna el rol "Miembro" y la suscripción "Todo el correo electrónico".
Añadir muchos miembros a la vez
Si quieres añadir muchos miembros, prueba uno de estos métodos:
- Seleccionar miembros de la lista de usuarios
- Subir miembros mediante un archivo CSV
- Añadir otros grupos al grupo
- Añadir todos los usuarios de tu organización a un grupo
Invitar a otros usuarios a unirse
Requiere activar Grupos para empresas.
Si quieres dar a los usuarios la opción de unirse a tu grupo, envíales una invitación. Si aceptan la invitación, se añadirán a tu grupo.
Para invitar a usuarios a unirse a un grupo, sigue los pasos del Centro de Aprendizaje para invitar a alguien por correo.
Opción 2: Usar Grupos de Google para crear un grupo
Solo para grupos de comunicación y colaboración. Requiere activar Grupos para empresas. Si quieres usar tu grupo como grupo de configuración, sigue los pasos anteriores de esta página para crearlo en la consola de administración. Si creas un grupo en Grupos de Google, no se podrá utilizar para configurar funciones o servicios.
Otra manera de crear grupos de comunicación o colaboración, como pueden ser las listas de correo electrónico, es a través de Grupos de Google. En la aplicación también puedes añadir funciones, como debates moderados o una Bandeja de entrada colaborativa.
Para crear un grupo en Grupos de Google, sigue los pasos descritos en el Centro de Aprendizaje para crear un grupo.
Después de crear un grupo
- Un grupo recién creado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en el directorio de grupos, al que todos los usuarios pueden acceder. Para que un grupo deje de aparecer en el directorio, debes permitir que los propietarios lo oculten. Para obtener más información, consulta el artículo Definir políticas sobre el uso de grupos que se apliquen a toda una organización.
- Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.
Opciones avanzadas para organizaciones grandes
- Gestionar miembros automáticamente con grupos dinámicos
- Crear grupos recomendados con los que compartir (audiencia objetivo)
- Sincronizar grupos de tu servidor de Active Directory o LDAP
- Crear y gestionar grupos mediante APIs