在遠距工作時保持聯繫

               

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 課程內容

瞭解在遠距工作或遠距辦公期間，如何與團隊保持聯繫、管理時間表及採用最佳做法。

需求條件：

約 15 分鐘。

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教學課程內容

與團隊成員互動交流  管理家庭和工作時間表 採用保持聯繫的最佳做法

1 與團隊成員互動交流

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1.1 建立電子郵件名單

若您尚未替自己和團隊成員建立 Google 網路論壇電子郵件名單的話，請先建立一個。只要使用群組的電子郵件地址，就可以一次為所有人提供最新進度資訊以及共用資源，例如團隊日曆和雲端硬碟文件。

1. 登入 Google 網路論壇。
2. 按一下頂端的「建立群組」。
3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。設定參考資料。
4. 按一下 [建立群組]。

如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。

1.2 建立 Chat 聊天室

透過 Google Chat，您可以與同事對話、共用檔案和其他線上資源，並合力執行團隊專案。

 

 

 

1.3 建立團隊共用資料夾

共用雲端硬碟是一個共用空間，能夠讓團隊隨時隨地透過任何裝置儲存、搜尋及存取檔案。

1. 開啟 Google 雲端硬碟。
2. 按一下左側的 [共用雲端硬碟]。
3. 按一下頂端的 [ 新增]。
4. 輸入名稱並按一下 [建立]。

當您建立共用雲端硬碟後，可以進一步瞭解如何建立資料夾、新增及編輯檔案，以及共用檔案。

1.4 舉行視訊會議

你可以在網路瀏覽器中直接透過 Gmail 發起或加入視訊會議，也可以在行動裝置上或電腦的網路瀏覽器中利用 Google Meet 召開即時會議。如果有人傳送會議連結給您，只要按一下連結即可加入會議。

注意：您可以將隸屬同一機構的使用者和外部使用者加入 Meet 視訊會議。所有已加入 Google 日曆活動使用者，以及視訊會議期間邀請的使用者 (包括外部使用者)，皆可自動加入會議。如果不符合上述兩種情況，外部使用者須獲得貴機構內部人員的授權才能加入會議。瞭解如何將使用者加入視訊會議。

透過 Gmail 發起視訊會議

1. 開啟 Gmail，然後依序按一下側欄中的「Meet」「發起會議」。
   注意：如果在 Gmail 中找不到 Meet 服務，請檢查 Gmail 設定。
2. 在「分享新會議」視窗中按一下「立即加入」。
3. 如要加入會議，並將電腦的攝影機和麥克風設為會議的視訊和音訊裝置，請按一下 [立即加入]。
4. 如要透過電話撥入會議，請按一下 [加入會議並使用電話收發音訊]，然後按照畫面上的提示操作。

   貴機構必須支援這項功能，您才能使用。如需相關協助，請與管理員聯絡。 

   如果您是透過電話加入會議，還是可以將電腦設為會議的視訊裝置。詳情請參閱將電話設為視訊會議的音訊裝置。

透過 Gmail 加入視訊會議

1. 開啟 Gmail，然後按一下側欄的「Meet」。
2. 選擇下列任一選項：
   • 按一下「發起會議」 以發起新會議 「立即加入」。
   • 按一下「加入會議」並輸入會議暱稱或代碼 「加入」。
   • 如要加入排定的會議，請將滑鼠遊標移至「我的會議」「立即加入」。

使用 Meet 網頁版

1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com。
2. 依序點選 [新會議] [發起即時會議]。
3. 如要將其他使用者加入會議，請在隨即顯示的彈出式視窗中選擇下列任一做法：
   • 按一下 [新增其他人]，然後選擇下列任一做法：
     • 在「邀請」部分選取一個名稱或輸入電子郵件地址，然後按一下 [傳送電子郵件]。
     • 在「通話」部分輸入電話號碼，然後按下「通話」圖示 。
   • 按一下「複製」圖示 ，然後將會議詳細資料貼到電子郵件或其他應用程式中。

注意：您可以將會議連結傳送給機構外部人員，但對方可能要取得機構內部人員的授權，才能加入視訊會議。

在行動裝置上使用 Meet

取得 Google Meet 應用程式

1. 前往 Play 商店。
2. 下載並安裝 Google Meet 應用程式 。
3. 在裝置上輕觸 Google Meet 應用程式 即可開啟。

如果您有多部裝置，可以在一部裝置上發起視訊會議，然後在另一部裝置上接續進行會議。會議會自動在所有裝置上保持同步。

使用 Google Meet 應用程式發起會議

1. 開啟 Meet 應用程式 。
2. 如要發起會議，請選擇下列任一做法：
   • 依序輕觸 [發起新會議] [發起即時會議]。
   • 輕觸 [使用代碼加入會議] 輸入會議代碼並輕觸 [加入]。

1.5 在視訊會議期間分享螢幕畫面

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

您可以在會議中分享整個螢幕畫面或是特定視窗，藉此和參與者分享文件、簡報和試算表等畫面內容。您也可以在 Google 日曆活動中附加簡報或其他資源，方便 Meet 視訊會議中的使用者查看這些內容。

1. 加入 Meet 視訊會議。
2. 按一下畫面底部的「立即分享螢幕畫面」圖示 。
3. 選取「分頁」、「視窗」或「整個螢幕畫面」。
   • 如果你分享的是 Chrome 分頁畫面，系統預設會同時分享該分頁的音訊內容。
   • 如要分享其他分頁的螢幕畫面，請按照下列步驟操作：
     1. 選取要分享的分頁
     2. 在橫幅上按一下「改為分享這個分頁」。
   • 如果你透過分頁分享 Google 簡報投影片，則可以在 Meet 中進行控制。
4. 按一下「共用」。
5. 選用步驟：如要取消固定分享的畫面並以視訊方格呈現，請按一下「取消固定」圖示 。
   您現在可以在分享螢幕畫面時看到更多參與者。

提示：

• 如果你開啟了攝影機，分享螢幕畫面時，你的視訊畫面會持續顯示在參與者的螢幕上。
• 如要提高分享的畫面品質，並避免鏡像顯示，請分享新視窗或特定分頁，而非會議視窗。
• 如要分享音訊，你必須選取「分享 Chrome 分頁」或「分享此分頁」。

如果您在攝影機開啟的情況下分享螢幕畫面，會議參與者將持續看到您的視訊畫面。

在會議期間，您也可以使用內建的即時通訊功能，將記事和參考資源連結提供給其他與會者。詳情請參閱傳送即時通訊訊息給視訊會議參與者。

2 管理家庭和工作時間表

2.1 設定工作時間

遠距辦公時，工作與家庭的時間很容易產生衝突。這時您可以善用 Google 日曆，設定狀態資訊讓所有人知道您何時有空，並方便活動主辦者判斷是否要重新安排較適合的時間。

注意：Google Chat 會顯示使用者在日曆中設定的「不在辦公室」狀態。如果某位使用者不在辦公室，當您開啟與對方的即時通訊視窗時，Chat 就會顯示對方為「不在辦公室」狀態。進一步瞭解不在辦公室狀態。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 「設定」。
3. 在左側的「一般」下方，按一下「工作時間」。
   • 提示：如果你的管理員已開啟工作地點，請按一下「工作時間與地點」。進一步瞭解管理員的相關資訊。
4. 在「工作時間」專區中按一下「啟用工作時間」。
5. 選取您的工作日  工作時間。
6. 您可以依據自己有空的時間劃分工作時段。
   • 如要為工作日新增多個時段，請按一下特定星期旁的「新增」圖示 。
   • 如要移除時段，請按一下「移除」圖示 。

提示：新增工作時間時，開始時間必須早於結束時間。

Google 日曆可根據你的所在時區、所在國家/地區的工作模式，以及時間表，提供工作時間的建議。你可以接受建議、拒絕建議，也可以修改建議內容。進一步瞭解不同時區的 Google 日曆。

如果有人邀請你參加在非工作時間舉辦的活動，系統就會顯示通知，告訴對方該活動時間不在你設定的工作時間內。

2.2 讓團隊充分掌握你何時不在崗位上

如果您需要暫時離開，請通知團隊成員。您可以傳送訊息到追蹤團隊成員動態專用的 Chat 聊天室，或是傳送簡短的電子郵件。如果您不在崗位上的時間長達幾小時或幾天，請在 Gmail 中設定「不在辦公室」自動回覆功能。你也可以設定共用日曆，向團隊顯示每位成員不在辦公室的時間。

建立共用日曆

你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示   [建立新日曆]。
3. 輸入日曆名稱和說明。
4. 按一下 [建立日曆]。
5. 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。

共用日曆

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。你無法透過 Google 日曆應用程式與別人共用日曆。
2. 在畫面左側找出「我的日曆」部分。如要展開這部分，請按一下「向下箭頭」圖示 。
3. 將游標懸停在想要共用的日曆上方，然後依序按一下「更多」圖示 「設定和共用」。
4. 在「與特定使用者或群組共用」下方，按一下「新增使用者和群組」。
5. 新增邀請對象或 Google 群組的電子郵件地址，並使用下拉式選單調整權限設定。進一步瞭解存取權限。
6. 按一下「傳送」。
7. 收件者必須點選電子郵件內的連結，才能把你的日曆加入自己的日曆清單。瞭解如何新增他人的日曆。

提示：如要共用不屬於自己的日曆，你必須要求擁有者授予「進行變更並管理共用設定」權限。

設定鬧鐘

別忘了在晚上登出帳戶，並且關閉裝置。「時鐘」應用程式在任何 Android 裝置上皆可使用。

1. 開啟手機上的「時鐘」應用程式 。
2. 輕觸 [鬧鐘]。
3. 選擇您要設定的鬧鐘：
   • 如要新增鬧鐘，請輕觸「新增」圖示 。
   • 如要重設鬧鐘，請輕觸鬧鐘目前設定的時間。
4. 設定鬧鐘時間。
5. 依序輕觸 [完成] [儲存]。

2.3 提供最新進度資訊及設定目標

遠距工作時，溝通顯得比平常更為重要。您可以在團隊共用的專案計畫中，提供最新的每日進度資料，並設定每週目標。

每日召開虛擬站立會議：使用 Meet、電子郵件或 Chat，為同事提供最新資訊。

設定每週目標：透過團隊專案計畫設定目標，並排定工作的優先順序。進一步瞭解如何在 Google 試算表中建立動態專案計畫。

3 採用保持聯繫的最佳做法

3.1 在家召開視訊會議的秘訣

設定及測試家中的網路連線

• 建議使用乙太網路線連上網際網路。如果不行，請使用 5 GHz Wi-Fi 連線 (2.4 GHz 通常較多人使用，可能導致視訊連線不穩)。
• 如果您使用的是 Wi-Fi 網路，請建立一個測試會議，確認您的工作位置可以收到穩定的連線訊號 (將路由器放置在視線範圍前方通常能產生最穩定的訊號)。
• 如果連線速度緩慢，請執行速度測試，確定您的連線至少具備 3.2 Mbps 的上傳及下載速度。
• 進行視訊會議時，請限制您住家中的其他網際網路活動，以確保頻寬足夠。

耳罩式耳機、麥克風和攝影機

• 為了獲得最佳音訊體驗，並減少會議中可能產生的回音，請考慮戴上耳罩式耳機或耳塞式耳機。
• 如果您想一邊說話一邊打字，建議使用外接麥克風，例如耳機麥克風或製播 Podcast 專用的 USB 麥克風。
• 相較於無線裝置，有線耳機及麥克風的音質通常會比較好。
• 將您的耳機、麥克風和攝影機升級至製造商提供的最新韌體版本。
• 請確定 Meet 使用了正確的攝影機、麥克風和喇叭。舉例來說，您可能正戴著耳機，但 Meet 實際上使用的是裝置內建的麥克風：
  • 變更電腦的視訊和音訊設定
  • 變更 Meet 使用的行動裝置攝影機鏡頭或音訊裝置

選擇合適的環境

• 坐在光線充足的位置，最好面向光源而非逆光，避免產生陰影。和同事進行測試會議，調整攝影機的位置和光線。
• 單純的背景和整潔的空間可以營造更專業的商務會議氛圍。
• 通話環境的背景噪音越少越好，但如果所在位置較為嘈雜，不妨在未發言的時候將麥克風設為靜音，並使用 Meet 的即時字幕功能顯示即時字幕。

解決裝置運作緩慢或效能不佳的問題

• 將電腦的 OS 更新至最新版本。
• 建議您使用另一部筆電 (如果有的話) 或智慧型手機 (使用 Meet 應用程式 iOS 或 Android 版) 進行簡報，分散 CPU 運算負擔。
• 有些軟硬體 (例如本機防火牆和防毒軟體) 會檢查或變更 Meet 流量，使得視訊品質下降。請確定這些工具不會干擾視訊會議。
• 只用一個螢幕。使用兩個以上的螢幕會導致 CPU 和 GPU 負載過重。

  如果 Meet 視訊會議品質發生問題，請參閱「排解會議中的視訊和音訊品質問題」或回報問題。

3.2 在日曆中加入時區

與遠端團隊合作時，您可以在日曆中加入世界時鐘，查看其他國家/地區的時間。此外，你還可以在日曆中加入時區，為世界各地的團隊成員找出適合安排活動的時間。

注意：如果因時區問題導致無法全員參加會議，您可以將會議過程錄下來，之後再提供給缺席的成員觀看。瞭解如何錄製會議。

在日曆中加入世界時鐘

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 勾選「世界時鐘」下的「顯示世界時鐘」。
4. 按一下「新增時區」 選擇你要查看的時區。

在日曆中加入時區

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 在「時區」部分中勾選「顯示次要時區」。
4. 按一下「次要時區」圖示 選擇你的時區。

變更時區

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上角的「設定」圖示 「設定」。
3. 在「時區」中按一下「主要時區」圖示 選擇你的時區。

注意：舉辦會議時，如要找出適合所有人的時間，可以使用建議的會議時間。

3.3 在簡報過程中設定互動式問與答階段

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

如果您是透過 Meet 視訊會議進行簡報，可以使用 Google 簡報來設定互動式問與答，讓參與者在另一個視窗輸入問題。這樣既不會打斷講者，也不會有多人同時發言的情況。

1. 開啟 Google 簡報投影片。
2. 在頂端的「投影播放」圖示 旁邊，按一下「向下箭頭」圖示 。
3. 按一下「簡報者檢視」。
4. 在新視窗中按一下「觀眾問答工具」。
   • 如要開始新的問與答階段，請按一下「開始進行新的問與答階段」。
   • 如要繼續最近的問與答階段，請按一下「繼續進行最近的問與答階段」。
   • 如要結束問與答，請按一下問與答視窗中的開關切換選項。
     • 提示：即使你未關閉問與答功能，問與答畫面仍會在結束 Google 簡報投影片後立即關閉。

提示：如果您是使用公司、學校或其他機構的 Google Workspace 帳戶，可以決定要讓哪些人提問。只要在「簡報者檢視」視窗中按一下 [觀眾問答工具]，接著按一下「接受以下對象提問」旁邊的向下箭頭 ，再選取特定觀眾即可。

3.4 與團隊成員共用及協作內容

相較於平常的工作模式，使用 Google 文件、試算表和簡報可讓您記錄並共用更多資料。舉例來說，您可以利用註解功能向團隊成員提供意見。如果團隊成員分屬不同時區，而且上班時間幾乎沒有重疊，這種合作方法會比較輕鬆。

新增檔案註解並指派工作

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

在內部網站中整合各項資源

透過 Google 協作平台，您可以架設內部網站並在其中整合各項資源，做為您與團隊的資訊中心；此外，您也可以在這個網站與同事分享最新資訊。

建立協作平台網站

選擇下列任一做法：

• 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
• 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」「更多」「Google 協作平台」。

注意：所有協作平台都會儲存在雲端硬碟中。如要進一步瞭解如何使用雲端硬碟整理檔案，請參閱開始使用雲端硬碟。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}