Mantenha contato trabalhando remotamente

 O que você aprenderá

Veja como você pode falar com sua equipe, gerenciar os compromissos e seguir práticas recomendadas enquanto trabalha a distância.

Você precisará do seguinte

10 minutos

Uma conta do  Google Workspace Não tem uma? Comece hoje mesmo seu teste de 14 dias.

Neste tutorial

Conversar com sua equipe  Gerenciar seus compromissos pessoais e de trabalho Seguir as práticas recomendadas para manter contato

1 Falar com sua equipe

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1.1 Criar uma lista de e-mails

Crie uma lista de e-mails (se não tiver uma) no Grupos do Google para você e sua equipe. Use o endereço de e-mail do grupo para enviar atualizações de status e compartilhar recursos, como agendas de equipe e arquivos do Drive, com todos de uma só vez.

1. Faça login no Grupos do Google.
2. Na parte de cima, clique em Criar grupo.
3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Referência de configurações
4. Clique em Criar grupo.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

1.2 Criar um espaço do Chat

No Google Chat, você pode conversar com colegas de trabalho, compartilhar arquivos e outros recursos on-line e trabalhar em projetos de equipe.

 

 

 

1.3 Criar uma pasta de equipe compartilhada

Os drives compartilhados são espaços em que as equipes podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos em qualquer lugar e dispositivo.

1. Abra o Google Drive.
2. À esquerda, clique em Drives compartilhados.
3. Na parte superior, clique em Novo .
4. Digite um nome e clique em Criar.

Após criar o drive compartilhado, consulte os tópicos Criar pastas, Adicionar e editar arquivos e Compartilhar arquivos.

1.4 Fazer videochamadas

Você pode participar de videochamadas diretamente no Gmail em um navegador da Web. Também é possível usar o Google Meet para iniciar uma reunião imediatamente em um dispositivo móvel ou em um navegador da Web no computador. Se alguém enviar um link de reunião, basta clicar nele para participar da chamada.

Observação: você pode adicionar pessoas de dentro ou fora da sua organização a uma videochamada do Meet. Qualquer pessoa no evento do Agenda ou convidada durante a videochamada (inclusive convidados externos) pode participar da chamada automaticamente. Caso contrário, alguém da organização precisará conceder acesso aos convidados externos que tentarem participar. Saiba como adicionar pessoas a uma videochamada.

Iniciar uma videochamada no Gmail

1. Abra o Gmail. Na barra lateral, clique em MeetNova reunião.
   Observação: caso você não veja o Meet no Gmail, verifique as configurações do Gmail.
2. Na janela Compartilhe sua nova reunião, clique em Participar agora.
3. Se você quiser participar usando a câmera e o microfone do computador para o vídeo e o áudio, clique em Participar agora.
4. Se quiser ligar para a reunião, clique em Participar usando o áudio do telefone e siga as instruções na tela.

   Você só poderá usar este recurso se ele for permitido pela sua organização. Para receber ajuda, fale com seu administrador. 

   Se você participar usando o telefone, também poderá usar o computador para o vídeo. Veja detalhes em Usar um smartphone para ouvir o áudio em uma videochamada.

Participar de uma videochamada no Gmail

1. Abra o Gmail e clique em Meet na barra lateral.
2. Escolha uma opção:
   • Clique em Nova reunião para iniciar uma nova reuniãoParticipar agora.
   • Clique em Participar de uma reunião e digite o apelido ou código da reuniãoParticipar.
   • Para participar de uma reunião programada, aponte para uma reunião em Minhas reuniõesParticipar agora.

Usar o Meet na Web

1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
2. Clique em Nova reuniãoIniciar uma reunião agora.
3. Para adicionar alguém a uma reunião, escolha uma opção na janela pop-up que aparece:
   • Clique em Adicionar outras pessoas e escolha uma opção:
     • Na seção Convidar, selecione um nome ou digite um endereço de e-mail e clique em Enviar e-mail.
     • Na seção Ligar, digite um número de telefone e pressione Ligar .
   • Clique em Copiar  e cole os detalhes da reunião em um e-mail ou em outro app.

Observação: você pode enviar um link de reunião para pessoas fora da organização, mas talvez alguém dentro dela precise conceder acesso à videochamada.

Usar o Meet em um dispositivo móvel

Fazer o download do app Google Meet

1. Acesse a Play Store.
2. Faça o download e instale o app Google Meet .
3. Para abrir o app no dispositivo, toque no app Google Meet .

Se você tiver vários dispositivos, poderá iniciar a videochamada em um dispositivo e continuar em outro. As chamadas são sincronizadas automaticamente entre todos os dispositivos.

Iniciar uma reunião usando o app Google Meet

1. Abra o app Meet .
2. Para iniciar uma reunião, escolha uma opção:
   • Toque em Nova reuniãoIniciar uma reunião agora.
   • Toque em Participar com códigodigite o código da reunião e toque em Participar.

1.5 Compartilhar sua tela durante videochamadas

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

Em uma reunião, você pode mostrar sua tela inteira ou uma janela específica para compartilhar documentos, apresentações, planilhas e muito mais. Anexe uma apresentação ou outros recursos ao evento do Agenda para disponibilizá-los às pessoas na videochamada do Meet.

1. Participe de uma videochamada do Google Meet.
2. Na parte de baixo, clique em Apresentar agora .
3. Selecione A tela inteira, Uma janela ou Uma guia.
   • Quando você apresenta uma guia do Chrome, o áudio é compartilhado por padrão.
   • Para apresentar outra guia, selecione-a e clique em Compartilhar esta guia.
   • Se você estiver usando uma guia nas Apresentações Google, poderá controlar esse recurso no Google Meet.
4. Clique em Compartilhar.
5. Opcional: para liberar e ver sua apresentação como um mosaico, clique em Liberar . Agora você pode ver mais participantes durante a apresentação.

Dicas:

• Se a câmera estiver ligada, seu vídeo vai ser visto durante a apresentação.
• Para melhorar as apresentações e evitar o efeito de espelho infinito, compartilhe uma janela diferente ou uma guia específica, em vez da janela da reunião.
• Para compartilhar o áudio, você precisa selecionar Compartilhar uma guia do Chrome ou Compartilhar esta guia.

Se a câmera estiver ligada, os participantes continuarão vendo seu vídeo durante a apresentação.

Durante a reunião, você também pode usar o recurso de chat integrado para compartilhar notas e links para materiais de referência. Consulte Enviar mensagens de chat para participantes de uma videochamada.

2 Gerenciar seus compromissos pessoais e de trabalho

2.1 Definir seu horário de trabalho

Ao trabalhar de casa, é recomendável encontrar um equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. Organize sua agenda para que todos saibam quando você está disponível. Você pode ajustar as configurações do Google Agenda de modo que os organizadores saibam que precisam reagendar um evento para um horário melhor.

Observação: o Google Chat mostra o status "fora do escritório" que as pessoas configuram no Agenda. Se uma pessoa estiver fora do escritório, o Chat mostrará o status quando você iniciar uma conversa com ela. Saiba mais sobre o status fora do escritório.

1.  No computador, abra o Google Agenda.
2. No canto superior direito, clique em Configurações  Configurações.
3. À esquerda, em "Geral", clique em Horário de trabalho.
   • Dica: se o administrador tiver ativado o local de trabalho, clique em Horário de trabalho e local.Saiba mais sobre o administrador.
4. Na seção "Horário de trabalho", clique em Ativar horário de trabalho.
5. Selecione os dias horários de trabalho.
6. É possível dividir os horários com base no período em que você estiver disponível.
   • Para adicionar mais de um período de trabalho, ao lado de um dia da semana, clique em Adicionar .
   • Para remover um período, clique em Remover .

Importante: a hora de início precisa ser anterior à de término.

O Google Agenda pode sugerir o horário de trabalho com base no fuso horário, nas práticas comuns de trabalho do país e nos seus compromissos. É possível aceitar, recusar ou editar essas sugestões. Saiba mais sobre como usar o Agenda em fusos horários diferentes.

As pessoas que convidarem você para um evento fora desse horário verão uma notificação informando sua indisponibilidade.

2.2 Informar sua disponibilidade

Informe sua equipe quando você se ausentar. Envie uma mensagem para um espaço do Chat criado especialmente para informar a disponibilidade da sua equipe ou envie um e-mail. Se você ficar indisponível por algumas horas ou dias, defina uma resposta automática "Fora do escritório" no Gmail. Você também pode criar uma agenda compartilhada para mostrar quando todos da equipe estão fora do escritório.

Criar uma agenda compartilhada

Você só pode criar novas agendas em um navegador, e não a partir do aplicativo Google Agenda. Depois que você criar a agenda, ela será exibida no seu navegador e no aplicativo.

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. À esquerda, ao lado de "Outras agendas", clique em Adicionar outras agendas  Criar nova agenda.
3. Adicione um nome e uma descrição à agenda.
4. Clique em Criar agenda.
5. Se você quiser compartilhar a agenda, clique nela na barra à esquerda e selecione Compartilhar com pessoas específicas.

Compartilhar uma agenda

1. Abra o Google Agenda no computador. Não é possível compartilhar agendas pelo app Google Agenda.
2. À esquerda, localize a seção "Minhas agendas". Para expandi-la, clique na seta para baixo .
3. Passe o cursor sobre a agenda que você quer compartilhar. Clique em Mais Configurações e compartilhamento.
4. Em "Compartilhar com pessoas específicas", clique em Adicionar pessoas.
5. Adicione o endereço de e-mail de uma pessoa ou de um Grupo do Google. Use o menu suspenso para ajustar as configurações de autorização. Saiba mais sobre as autorizações de acesso.
6. Clique em Enviar.
7. O destinatário precisará clicar no link enviado por e-mail para adicionar a agenda à lista. Saiba como adicionar a agenda de outra pessoa.

Dica: para compartilhar uma agenda que não é sua, peça ao proprietário para dar a você a autorização de "Fazer alterações e gerenciar compartilhamento".

Definir o alarme

Lembre-se de sair da conta e desligar seus dispositivos ao final do dia. Você pode usar o app Relógio em qualquer dispositivo Android.

1. Abra o app Relógio do seu smartphone.
2. Toque em Alarme.
3. Escolha um alarme:
   • Para adicionar um alarme, toque em Adicionar .
   • Para redefinir um alarme, toque na hora que está definida.
4. Definir um horário de alarme.
5. Toque em ConcluídoSalvar.

2.3 Compartilhar atualizações de status e definir metas

Quando você está trabalhando remotamente, a comunicação é ainda mais importante. Compartilhe atualizações de status diárias e defina metas semanais em um plano de projeto de equipe compartilhado.

Compartilhe atualizações virtuais diárias: atualize seus colegas de trabalho usando o Meet, o e-mail ou o Chat.

Defina metas semanais: use um plano de equipe para definir metas e priorizar tarefas. Saiba mais sobre como criar planos de projetos dinâmicos no Planilhas Google.

3 Seguir as práticas recomendadas para manter contato

3.1 Dicas de videoconferência para reuniões em casa

Configurar e testar sua Internet em casa

• Conecte-se à Internet usando um cabo Ethernet (se disponível). Se você não tiver esse cabo, use uma conexão Wi-Fi de 5 GHz. Como a conexão de 2,4 GHz costuma ser mais usada, as conexões de vídeo talvez não tenham a mesma qualidade.
• Se você estiver usando o Wi-Fi, crie uma reunião de teste para verificar a intensidade do sinal. Ele costuma ser mais forte quando não há nada entre você e o roteador. 
• Se a conexão parecer lenta, faça um teste de velocidade para confirmar que você tem pelo menos 3,2 Mbps para upload e download.
• Quando estiver em uma videoconferência, limite outras atividades da Internet na sua casa para garantir que a largura de banda seja suficiente.

Fones de ouvido, microfone e câmera

• Considere a possibilidade de usar fones de ouvido para ouvir o áudio da forma ideal e reduzir possíveis ecos na reunião.
• Se você for digitar enquanto fala, considere a possibilidade de usar um microfone externo, como um com fone de ouvido ou um modelo USB para podcasting.
• Os fones de ouvido e os microfones com fio costumam produzir uma qualidade de som melhor que os sem fio.
• Faça upgrade do fone de ouvido, do microfone e da câmera para o firmware mais recente do fabricante.
• Confirme se o Meet está usando as câmeras, o microfone e os alto-falantes certos. Por exemplo, mesmo quando você está usando um headset, o Meet pode usar o microfone integrado:
  • Alterar as configurações de vídeo e áudio do seu computador
  • Alterar a câmera ou o dispositivo de áudio no Meet

Escolher o ambiente adequado

• Sente em uma área bem iluminada, de preferência com a luz no seu rosto, para evitar sombras. Faça uma reunião de teste com um colega de trabalho para verificar a posição da câmera e a iluminação.
• Fundos simples e ambientes limpos e organizados tendem a parecer mais profissionais nas reuniões.
• Locais com pouco ruído de fundo são mais adequados. Em locais barulhentos, desligue o microfone quando você não estiver falando e use o recurso de legenda em tempo real do Meet.

Resolver problemas de lentidão do dispositivo

• Atualize seu computador para a versão mais recente do sistema operacional.
• Considere a possibilidade de apresentar de outro laptop, se você tiver um, ou de um smartphone (usando o app Meet para iOS ou Android) para distribuir o uso da CPU.
• O software ou o hardware que inspeciona ou altera o tráfego do Meet (como firewalls locais e softwares de proteção contra vírus) pode diminuir a qualidade do vídeo. Tome cuidado para que essas ferramentas não interfiram nas suas reuniões. 
• Use um monitor. Dois ou mais monitores podem sobrecarregar a CPU e a GPU.

  Se você continuar tendo problemas com a qualidade da videochamada do Meet, consulte Resolver problemas de qualidade de vídeo e áudio de uma reunião ou informe um problema.

3.2 Adicionar fusos horários à sua agenda

Se você trabalha com uma equipe remota, adicione relógios mundiais à sua agenda para ver a hora em outros países. Adicione fusos horários à sua agenda para saber quando organizar eventos com membros da equipe espalhados pelo mundo.

Observação: quando os fusos horários impedem que todos participem de uma reunião, você pode gravar e compartilhar a reunião posteriormente. Saiba como gravar uma reunião.

Adicionar relógios mundiais ao Agenda

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações.
3. Em "Relógio mundial", clique em Mostrar relógio mundial.
4. Clique em Adicionar fuso horário  escolha os fusos horários corretos. 

Adicionar um fuso horário à sua agenda

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações.
3. Na seção "Fuso horário", clique em Exibir fuso horário secundário.
4. Clique em Fuso horário secundário escolha seu fuso horário.

Alterar seu fuso horário

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações.
3. Em "Fuso horário", clique em Fuso horário principal escolha seu fuso horário.

Observação: se você estiver organizando uma reunião e precisar encontrar um horário adequado para todos, use os horários sugeridos.

3.3 Configurar sessões interativas de perguntas e respostas durante apresentações

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

Se você estiver fazendo uma apresentação em uma videochamada do Meet, poderá configurar perguntas e respostas interativas usando o Apresentações. Os participantes digitam as perguntas em uma janela separada para que ninguém seja interrompido.

1. Abra um arquivo do Apresentações Google.
2. Na parte de cima, ao lado de Apresentação de slides , clique na seta para baixo .
3. Clique em Visualização de apresentador.
4. Na nova janela, clique em Ferramentas do público.
   • Para começar outra sessão, clique em Iniciar nova sessão.
   • Para retomar uma sessão recente, clique em Continuar sessão recente.
   • Para encerrar o recurso de perguntas e respostas, clique no controle de ativação/desativação na janela da sessão.
     • Dica: mesmo que você não desative o recurso de perguntas e respostas, a visualização da sessão vai ser fechada logo depois que você finalizar sua apresentação.

Dica: se você usa o Google Workspace no trabalho, na escola ou em outras organizações, pode escolher quem terá a opção de fazer perguntas. Na janela Visualização de apresentador, clique em Ferramentas do público. Em seguida, ao lado de Aceitando perguntas de, clique na seta para baixo e selecione um público-alvo.

3.4 Compartilhar conteúdo e colaborar com sua equipe

Registre e compartilhe mais usando o Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google. Por exemplo, use os comentários para enviar feedback aos membros da equipe. Isso é mais fácil quando você trabalha com uma equipe com fusos horários próximos.

Adicionar comentários a arquivos e atribuir tarefas

1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
2. Clique em Adicionar comentário .
3. Digite seu comentário na caixa.
4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Consolidar recursos em um site interno

No Google Sites, você pode criar um site interno e, com ele, centralizar recursos para você e sua equipe ou compartilhar informações atualizadas com colegas de trabalho.

Criar seu site

Escolha uma opção:

• Na parte de cima da página inicial do Sites, clique em Em branco ou em Galeria de modelos para selecionar um modelo.
• No Google Drive, clique em Novo MaisGoogle Sites.

Observação: todos os sites criados com o Google Sites são armazenados no Drive. Veja como usar o Drive para organizar seus arquivos em Primeiros passos no Drive.

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