Tetap terhubung saat bekerja dari jarak jauh

               

Ingin fitur lanjutan Google Workspace untuk bisnis Anda?

Coba Google Workspace sekarang juga.

 

 

 Yang akan Anda pelajari

Cara terhubung dengan tim, mengelola jadwal, dan mengikuti praktik terbaik saat bekerja dari jarak jauh.

Yang Anda butuhkan

Sekitar 15 menit.

Akun Google Workspace. Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang.

Dalam tutorial ini

Terhubung dengan tim  Mengelola jadwal kerja & jadwal pribadi Mengikuti praktik terbaik untuk tetap terhubung

1  Terhubung dengan tim

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

1.1 Membuat daftar email

Buat daftar email Google Grup untuk Anda dan tim Anda jika belum memilikinya. Gunakan alamat email grup untuk mengirim pembaruan status dan berbagi data, seperti kalender tim dan dokumen Drive, dengan semua orang sekaligus.

1. Login ke Google Grup.
2. Di bagian atas, klik Buat grup.
3. Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup. Referensi setelan.
4. Klik Buat grup.

Tunggu beberapa menit hingga grup baru aktif sebelum mengirim pesan ke grup tersebut. Jika tidak, Anda dapat menerima pemberitahuan bahwa pesan tidak dapat dikirim.

1.2 Membuat ruang Chat

Dengan Google Chat, Anda dapat berkomunikasi dengan rekan kerja, berbagi file dan data online lainnya, serta bekerja sama dalam project tim.

 

 

 

1.3 Membuat folder bersama untuk tim

Drive bersama adalah ruang bersama yang dapat digunakan tim untuk menyimpan, mencari, dan mengakses file mereka di mana saja dan dari perangkat apa saja.

1. Buka Google Drive.
2. Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
3. Di bagian atas, klik Baru.
4. Masukkan nama, lalu klik Buat.

Setelah membuat drive bersama, pelajari cara Membuat folder, Menambahkan dan mengedit file, serta Berbagi file.

1.4 Mengadakan video meeting

Anda dapat memulai atau bergabung ke video meeting langsung dari Gmail di browser web. Atau, Anda dapat memulai rapat instan dari perangkat seluler atau di browser web pada komputer menggunakan Google Meet. Jika seseorang mengirim link rapat, cukup klik link untuk bergabung melalui telepon. 

Catatan: Anda dapat menambahkan orang dari dalam atau luar organisasi ke rapat video Meet. Setiap orang yang dicantumkan di acara Kalender atau diundang selama rapat video berlangsung (termasuk tamu dari luar organisasi) dapat bergabung ke rapat secara otomatis. Atau, pengguna dari organisasi Anda harus memberikan akses untuk tamu dari luar yang ingin mencoba bergabung. Pelajari cara menambahkan orang ke rapat video.

Memulai rapat video dari Gmail

1. Buka Gmail, dan di sidebar, klik MeetRapat baru.
   Catatan: Jika tidak melihat Meet di Gmail, periksa setelan Gmail Anda.
2. Di jendela Bagikan rapat baru Anda, klik Gabung sekarang.
3. Jika Anda ingin bergabung menggunakan kamera komputer dan mikrofon untuk video dan audio, klik Gabung sekarang.
4. Jika Anda ingin bergabung melalui telepon dengan ponsel, klik Gabung dan gunakan ponsel untuk audio, lalu ikuti perintah di layar.

   Anda dapat menggunakan fitur ini hanya jika organisasi mendukungnya. Untuk mendapatkan dukungan, hubungi administrator untuk mendapatkan bantuan. 

   Jika bergabung melalui ponsel, Anda masih dapat menggunakan komputer untuk video. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menggunakan ponsel untuk audio dalam rapat video.

Bergabung ke rapat video dari Gmail

1. Buka Gmail, lalu klik Meet di sidebar.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Klik Rapat baru untuk memulai rapat baruGabung sekarang.
   • Klik Gabung ke rapat, lalu masukkan judul atau kode rapatGabung.
   • Untuk bergabung ke rapat terjadwal, arahkan kursor ke rapat di bagian Rapat sayaGabung sekarang.

Menggunakan Meet di web

1. Di browser web, buka https://meet.google.com.
2. Klik Rapat baruMulai rapat instan.
3. Untuk menambahkan seseorang ke rapat, di jendela pop-up yang muncul, pilih salah satu opsi:
   • Klik Tambahkan orang, lalu pilih salah satu opsi:
     • Di bagian Undang, pilih nama atau masukkan alamat email, lalu klik Kirim email.
     • Di bagian Panggil, masukkan nomor telepon, lalu tekan Panggil .
   • Klik Salin dan tempel detail rapat ke email atau aplikasi lainnya.

Catatan: Anda dapat mengirimkan link rapat kepada orang di luar organisasi, tetapi seseorang dari organisasi mungkin perlu memberinya akses ke video meeting.

Menggunakan Meet di perangkat seluler

Mendapatkan aplikasi Google Meet

1. Buka Play Store.
2. Download dan instal aplikasi Google Meet .
3. Di perangkat, ketuk aplikasi Google Meet untuk membuka aplikasi.

Jika memiliki beberapa perangkat, Anda dapat memulai rapat video di satu perangkat dan melanjutkannya di perangkat lain. Rapat disinkronkan secara otomatis ke semua perangkat.

Memulai rapat menggunakan aplikasi Google Meet

1. Buka aplikasi Meet .
2. Untuk memulai rapat, pilih salah satu opsi:
   • Ketuk Rapat baruMulai rapat instan
   • Ketuk Gabung menggunakan kodemasukkan kode rapat, lalu ketuk Gabung.

1.5 Berbagi layar selama rapat video berlangsung

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

Anda dapat mempresentasikan seluruh layar atau jendela tertentu dalam rapat untuk berbagi dokumen, presentasi, spreadsheet, dan lainnya. Lampirkan presentasi atau materi lain ke acara Kalender agar materi tersebut tersedia bagi semua orang di rapat video Meet.

1. Gabung ke rapat video Meet.
2. Di bagian bawah, klik Presentasikan sekarang .
3. Pilih Seluruh layar Anda, Jendela, atau Tab.
   • Jika Anda mempresentasikan tab Chrome, tab tersebut akan membagikan audio tab secara default.
   • Untuk mempresentasikan tab lain, pilih tab yang ingin Anda presentasikan, klik Bagikan tab ini.
   • Jika Anda mempresentasikan Slide melalui tab, Anda dapat mengontrolnya di Meet.
4. Klik Bagikan.
5. Opsional: Untuk melepas pin pada presentasi dan menampilkannya sebagai kotak, klik Lepas pin . Sekarang Anda dapat melihat lebih banyak peserta saat melakukan presentasi.

Tips:

• Jika kamera diaktifkan, video Anda akan aktif saat melakukan presentasi.
• Untuk menyajikan presentasi yang lebih baik dan menghindari pencerminan, bagikan jendela yang berbeda atau tab tertentu, bukan jendela rapat.
• Untuk membagikan audio, Anda harus memilih Bagikan tab Chrome atau Bagikan tab ini.

Jika kamera Anda aktif, peserta dapat terus melihat video Anda saat memberikan presentasi.

Selama rapat berlangsung, Anda juga dapat menggunakan fitur chat bawaan untuk berbagi catatan dan link ke materi referensi. Lihat Mengirim pesan chat ke peserta rapat video.

2  Mengelola jadwal kerja & jadwal pribadi

2.1 Menyetel jam kerja

Saat bekerja dari jarak jauh, Anda mungkin ingin menyeimbangkan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi di rumah. Kelola kalender Anda agar semua orang tahu kapan Anda memiliki waktu luang untuk ditemui. Anda dapat menyesuaikan setelan Google Kalender agar penyelenggara mengetahuinya sehingga mereka dapat menjadwalkan ulang acara pada waktu yang lebih tepat.

Catatan: Google Chat menampilkan status tidak di kantor yang disiapkan oleh pengguna di Kalender. Jika seseorang tidak berada di kantor, Chat akan menampilkan status tidak di kantor saat Anda membuka chat dengan mereka. Pelajari status tidak di kantor lebih lanjut.

1.  Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di kanan atas, klik Setelan  Setelan.
3. Di sebelah kiri, di bagian "Umum", klik Jam kerja.
   • Tips: Jika admin telah mengaktifkan lokasi kerja, klik Jam kerja & lokasi. Pelajari administrator Anda lebih lanjut.
4. Di bagian "Jam kerja", klik Aktifkan jam kerja.
5. Pilih hari  waktu Anda bekerja.
6. Anda dapat membagi jam kerja berdasarkan waktu ketersediaan Anda.
   • Untuk menambahkan lebih dari satu jangka waktu ke hari kerja, di samping hari, klik Tambahkan .
   • Untuk menghapus jangka waktu, klik Hapus .

Tips: Jika Anda menambahkan jam kerja, waktu mulai harus sebelum waktu berakhir.

Kalender dapat menyarankan jam kerja berdasarkan zona waktu, pola kerja di negara Anda, dan jadwal Anda. Anda dapat menerima, menolak, atau mengedit saran ini. Pelajari Kalender di berbagai zona waktu lebih lanjut.

Jika seseorang mengundang Anda ke acara di luar jam kerja tersebut, dia akan melihat notifikasi yang memberitahukan bahwa acara tersebut ada di luar jam kerja Anda.

2.2 Menginformasikan ketersediaan Anda

Informasikan kepada tim bahwa Anda sedang berada di luar untuk sementara waktu. Kirim pesan ke ruang Chat yang dibuat khusus untuk menginformasikan keberadaan tim Anda, atau kirim email singkat. Jika Anda tidak dapat berada di kantor selama beberapa jam atau beberapa hari, tetapkan penjawab otomatis "Tidak di Kantor" di Gmail. Anda juga dapat menyiapkan kalender bersama yang dapat ditampilkan saat semua anggota tim tidak berada di kantor.

Membuat kalender bersama

Anda hanya dapat membuat kalender baru dari browser, bukan dari aplikasi Google Kalender. Setelah kalender dibuat, Anda dapat menemukannya di browser dan di aplikasi.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, di samping "Kalender lainnya", klik Tambahkan kalender lain  Buat kalender baru.
3. Tambahkan nama dan deskripsi kalender Anda.
4. Klik Buat kalender.
5. Jika ingin membagikan kalender Anda, klik pada kalender tersebut di kotak kiri, lalu pilih Bagikan dengan orang-orang tertentu.

Berbagi kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender. Anda tidak dapat membagikan kalender dari aplikasi Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, temukan bagian “Kalender saya”. Untuk meluaskannya, klik Panah bawah .
3. Arahkan kursor ke kalender yang ingin dibagikan, lalu klik Lainnya Setelan dan berbagi.
4. Pada “Bagikan dengan orang-orang tertentu”, klik Tambahkan orang.
5. Tambahkan alamat email seseorang atau alamat email grup Google. Gunakan menu drop-down untuk menyesuaikan setelan izin. Pelajari izin akses lebih lanjut.
6. Klik Kirim.
7. Penerima harus mengklik link yang dikirim melalui email untuk menambahkan kalender tersebut ke daftar miliknya. Pelajari cara menambahkan kalender orang lain.

Tips: Untuk membagikan kalender yang bukan milik Anda, minta pemiliknya untuk memberi Anda izin “Mengubah dan mengelola fitur berbagi”.

Menyetel alarm

Jangan lupa untuk menyelesaikan pekerjaan sebelum jam malam dan mematikan perangkat Anda. Anda dapat menggunakan aplikasi Jam di perangkat Android apa pun.

1. Di ponsel, buka aplikasi Jam .
2. Ketuk Alarm.
3. Pilih alarm:
   • Untuk menambahkan alarm, ketuk Tambahkan .
   • Untuk mereset alarm, ketuk waktu saat ini pada alarm.
4. Setel waktu alarm.
5. Ketuk SelesaiSimpan.

2.3 Berbagi pembaruan status dan menetapkan target

Saat bekerja dari jarak jauh, komunikasi menjadi jauh lebih penting. Bagikan pembaruan status harian dan tetapkan target mingguan dalam rencana project tim bersama.

Berbagi rapat singkat virtual harian—Berikan informasi terbaru untuk rekan kerja Anda menggunakan Meet, email, atau Chat.

Menetapkan target mingguan—Gunakan rencana project tim untuk menetapkan target dan memprioritaskan pekerjaan. Pelajari lebih lanjut cara membuat rencana project dinamis di Google Spreadsheet.

3  Mengikuti praktik terbaik untuk tetap terhubung

3.1 Tips konferensi video untuk rapat di rumah

Menyiapkan dan menguji internet di rumah

• Hubungkan ke internet menggunakan kabel Ethernet jika ada. Jika tidak ada, gunakan Wi-Fi 5 GHz (2,4 GHz seringkali lebih berat dan sambungan video mungkin tidak begitu kuat).
• Jika Anda menggunakan Wi-Fi, adakan rapat uji coba untuk memastikan Anda mendapatkan sinyal yang kuat dari lokasi tempat Anda akan bekerja. Untuk mendapatkan sinyal yang paling kuat, usahakan tidak ada penghalang antara perangkat Anda dengan router. 
• Jika sambungan dirasa lambat, jalankan uji kecepatan untuk memastikan Anda bisa mendapatkan kecepatan upload dan download setidaknya 3,2 Mbps.
• Saat Anda melakukan konferensi video, batasi aktivitas internet lainnya di rumah untuk memastikan Anda mendapatkan bandwidth yang cukup.

Headphone, mikrofon, dan kamera

• Pertimbangkan untuk menggunakan headphone atau earbud untuk mengoptimalkan audio dan mengurangi potensi gema saat rapat.
• Jika Anda ingin mengetik saat berbicara, pertimbangkan untuk menggunakan mikrofon eksternal, seperti mikrofon headset atau mikrofon USB podcasting.
• Headset dan mikrofon kabel seringkali menghasilkan kualitas suara yang lebih baik daripada nirkabel.
• Upgrade headset, mikrofon, dan kamera Anda ke firmware terbaru yang disediakan oleh produsen.
• Pastikan Meet telah menggunakan kamera, mikrofon, serta speaker yang tepat. Misalnya, meskipun jika Anda menggunakan headset, Meet bisa saja menggunakan mikrofon bawaan:
  • Mengubah setelan audio & video komputer
  • Mengubah kamera seluler atau perangkat audio untuk Meet

Pilih lokasi yang tepat

• Duduklah di area yang cukup terang, idealnya dengan wajah menghadap cahaya, bukan membelakanginya, agar tidak terbentuk siluet. Lakukan rapat uji coba dengan rekan kerja untuk mendapatkan posisi dan pencahayaan kamera yang tepat.
• Latar belakang yang sederhana serta ruang yang rapi dan bersih cenderung terlihat paling profesional dalam rapat bisnis.
• Tempat dengan suara bising di latar belakang yang minimal adalah pilihan terbaik, tetapi jika Anda berada di lokasi yang ramai, nonaktifkan mikrofon saat tidak berbicara, dan Anda dapat menggunakan fitur teks otomatis di Meet untuk menampilkan teks secara real time.

Mengatasi perangkat dengan performa yang lambat

• Update komputer Anda ke OS versi terbaru.
• Pertimbangkan untuk melakukan presentasi dari laptop kedua, jika Anda memilikinya, atau dari smartphone (menggunakan aplikasi Meet iOS atau Android), untuk menyebarkan penggunaan CPU.
• Software atau hardware yang memeriksa atau mengubah traffic Meet (seperti firewall lokal dan software perlindungan terhadap virus) dapat menurunkan kualitas video. Berhati-hatilah agar alat tersebut tidak mengganggu rapat video. 
• Gunakan satu monitor. Dua monitor atau lebih dapat memberikan beban yang berat pada CPU dan GPU.

  Jika terus mengalami masalah pada kualitas rapat video Meet, lihat Memecahkan masalah kualitas audio & video dalam rapat, atau Anda dapat melaporkan masalah.

3.2 Menambahkan zona waktu ke kalender

Jika bekerja dengan tim jarak jauh, Anda dapat melihat waktu di negara lain dengan menambahkan jam dunia ke kalender Anda. Tambahkan zona waktu ke kalender sehingga Anda tahu kapan harus menyelenggarakan acara bersama anggota tim di seluruh dunia.

Catatan: Jika zona waktu menjadi kendala bagi sebagian orang untuk dapat bergabung ke rapat, Anda dapat merekam rapat dan membagikannya di lain waktu. Pelajari cara merekam rapat.

Menambahkan jam dunia ke Kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di kanan atas, klik Setelan Setelan.
3. Di "Jam dunia", klik Tampilkan jam dunia.
4. Klik Tambahkan zona waktu pilih zona waktu yang ingin Anda lihat. 

Menambahkan zona waktu ke Kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di kanan atas, klik Setelan Setelan.
3. Di bagian "Zona Waktu", klik Tampilkan zona waktu sekunder.
4. Klik Zona waktu sekunder pilih zona waktu Anda.

Mengubah zona waktu Anda

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di kanan atas, klik Setelan Setelan.
3. Di "Zona Waktu", klik Zona waktu utama pilih zona waktu Anda.

Catatan: Jika Anda menyelenggarakan rapat dan perlu mencari waktu yang tepat untuk semua orang, gunakan waktu rapat yang disarankan.

3.3 Menyiapkan sesi Tanya Jawab interaktif selama presentasi

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

Jika melakukan presentasi di rapat video Meet, Anda dapat menyiapkan Tanya Jawab interaktif menggunakan Slide. Peserta dapat mengetik pertanyaan mereka di jendela terpisah, agar tidak mengganggu atau berbicara bersamaan dengan peserta lain.

1. Buka presentasi Google Slide.
2. Pada bagian atas, di samping Slideshow , klik Panah bawah .
3. Klik Tampilan Presenter.
4. Di jendela baru, klik Alat audiens.
   • Untuk memulai sesi baru, klik Mulai sesi baru.
   • Untuk melanjutkan sesi terbaru, klik Lanjutkan sesi terbaru.
   • Untuk mengakhiri Tanya Jawab, klik tombol aktif/nonaktif di jendela Tanya Jawab.
     • Tips: Meskipun jika Anda tidak menonaktifkan Tanya Jawab, tampilan Tanya Jawab akan segera ditutup setelah Anda mengakhiri presentasi Google Slide.

Tips: Jika menggunakan Google Workspace melalui akun kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memilih orang yang dapat mengirim pertanyaan. Di jendela Tampilan Presenter, klik Alat Audiens. Kemudian, di samping Menerima pertanyaan dari, klik Panah bawah dan pilih audiens.

3.4 Berbagi dan berkolaborasi di konten dengan tim Anda

Buat dokumen dan bagikan lebih banyak dari biasanya di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Misalnya, gunakan komentar untuk memberikan masukan kepada anggota tim. Hal ini lebih mudah dilakukan jika Anda bekerja dalam tim yang zona waktunya tidak jauh berbeda.

Menambahkan komentar ke file dan menetapkan tugas

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

Mengonsolidasikan referensi dalam situs internal

Dengan Google Sites, Anda dapat menyiapkan sebuah situs internal untuk menyatukan berbagai data ke satu pusat untuk Anda dan tim, atau untuk berbagi informasi terbaru dengan rekan kerja Anda.

Membuat situs

Pilih opsi:

• Dari halaman beranda Sites, di bagian atas, klik Kosong, atau untuk memilih template, klik Galeri template lalu pilih template.
• Dari Google Drive, klik Baru LainnyaGoogle Sites.

Catatan: Semua Sites disimpan di Drive. Untuk mendapatkan informasi selengkapnya tentang cara menggunakan Drive untuk mengelola file, buka Mulai menggunakan Drive.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}