内容
| リモートワークやテレワーク中にチームメンバーと連携し、スケジュールを管理し、ベスト プラクティスに沿って仕事を進める方法をご紹介します。 |
必要なもの
| 15 分程度です。 |
このチュートリアルの内容
|
1 チームで連携する |
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メーリング リストがない場合は、自分とチームが使う Google グループのメーリング リストを作成します。グループのメールアドレスを使えば、最新ステータスを送信したり、チーム カレンダーやドライブ ドキュメントなどのリソースを全員と共有したりできます。
- Google グループにログインします。
- 左上の [グループを作成] をクリックします。
- グループの情報を入力し、設定を選択します。設定リファレンス
- [グループを作成] をクリックします。
新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。
Google Chat を使用すると、同僚とのコミュニケーション、ファイルなどオンライン リソースの共有、チーム プロジェクトでの共同作業ができます。
ウェブの場合
Chat または Gmail でスペースを作成する
- Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
- [スペース] の横にある「スペースを作成または検索」アイコン
[スペースを作成] をクリックします。
- スペース名を入力します。
- （省略可）左上の絵文字選択アイコン
をクリックします。絵文字を選択しなかった場合は、デフォルトのアバターが使用されます。
- 追加するユーザーまたはグループの名前またはメールアドレスを入力します。表示された候補から選択することもできます。Google Workspace アカウントを使用している場合は、組織内の全ユーザー（Google Chat を使用していないユーザーも含む）が候補に含まれます。
- （省略可）スレッド返信を許可するには、[スレッド返信を使用する] を選択します。
重要:- この設定を変更することはできません。
- スレッド形式のスペースは、Google Workspace のアカウントでのみ作成できます。
- （省略可）組織外のユーザーもスペースに参加できるようにするには、[組織外のユーザーの参加を許可する] を選択します。管理者の方が組織外のユーザーの参加を許可していない場合、この設定は表示されません。
重要:- この設定を変更することはできません。
- 組織外のユーザーの参加を許可するスペースの作成オプションは、Google Workspace のアカウントでのみ使用できます。
- [作成] をクリックします。
- （省略可）スペースにユーザーと bot を追加するには、[ユーザーと bot を追加] をクリックします。名前またはメールアドレスを入力します。[送信] をクリックします。
グループ チャットをスペースに切り替える
- Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
- [チャット] パネルで、スペースに切り替えるグループ チャットを見つけてクリックします。
- 上部のグループ チャット名の横にある下矢印
「このチャットをスペースに切り替える」アイコン
をクリックします。
- スペースの名前を追加します。スペースにアイコンを設定する場合は、追加アイコン
- [完了] をクリックします。グループ チャットがスペースになったことを示す通知が表示され、グループのメンバーにこの変更についての通知が送信されます。
「このチャットをスペースに切り替える」アイコン スペースを削除する
重要:
- スペースを削除できるのは、そのスペースの作成者のみに限られます。
- スペースを削除すると、そのスペース内のすべてのメッセージとタスクが削除されます。Google ドライブ ファイルについては、アクセス権限は取り消されますが、ファイルが削除されることはありません。
- 削除したスペースを復元することはできません。
- Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
- 削除するスペースを開きます。
- 上部のスペース名の横にある下矢印
モバイルの場合
Chat をダウンロード
- get.google.com/chat を開きます。
- Android または iOS の Chat アプリをインストールします。
注: Chat を利用できない場合は、管理者にお問い合わせください。
Android の場合
Chat から Chat スペースを作成する
- Chat アプリ
または Gmail アプリ
を開きます。
- 下部にあるスペース アイコン
- スペース名を入力します。
- 省略可: スペースのアバターを追加するには、スペース名の上にある追加アイコン
- 省略可: スレッド返信を許可するには、[スレッド返信を使用する] をオンにします。
重要:- この設定を変更することはできません。
- スレッド形式のスペースは、Google Workspace のアカウントを使用している場合にのみ作成できます。
- 省略可: 外部ユーザーがスペースに参加できるようにするには、[組織外のユーザーの参加を許可する] をオンにします。管理者が許可していない場合は、このオプションを使用できません。
重要:- この設定を変更することはできません。
- 組織外のユーザーの参加を許可するスペースの作成オプションは、Google Workspace のアカウントでのみ使用できます。
- [次へ] をタップします。
- 追加するユーザーの名前、メールアドレス、bot の名前を入力します。Google Workspace をご利用の場合は、組織内の全員（Google Chat を使用していないユーザーも含む）が候補として表示されます。
- [完了] をタップします。
を開きます。
Gmail から Chat スペースを作成する
- Gmail
を開きます。
- 下部にあるスペース アイコン
- スペース名を入力します。
- 省略可: スペースのアバターを追加するには、スペース名の上にある追加アイコン
- 省略可: スレッド返信を許可するには、[スレッド返信を使用する] をオンにします。
- 重要: この設定を後で変更することはできません。
- （省略可）外部ユーザーもスペースに参加できるようにするには、[組織外のユーザーの参加を許可する] をオンにします。
- 重要: この設定を後で変更することはできません。
- [次へ] をタップします。
- 追加するユーザーの名前、メールアドレス、bot の名前を入力します。表示された候補から選択することもできます。候補には、Chat を使用していないユーザーも含め、組織内の全ユーザーが含まれています。
- [完了] をタップします。
iOS / iPhone の場合:
Chat からChat スペースを作成する
- Chat アプリ
- 下部にあるスペース アイコン
- スペース名を入力します。
- 省略可: スペースのアバターを追加するには、スペース名の上にある追加アイコン
- 省略可: スレッド返信を許可するには、[スレッド返信を使用する] をオンにします。
重要:- この設定を変更することはできません。
- スレッド形式のスペースは、Google Workspace のアカウントを使用している場合にのみ作成できます。
- 省略可: 外部ユーザーがスペースに参加できるようにするには、[組織外のユーザーの参加を許可する] をオンにします。管理者が許可していない場合は、このオプションを使用できません。
重要:- この設定を変更することはできません。
- 組織外のユーザーの参加を許可するスペースの作成オプションは、Google Workspace のアカウントでのみ使用できます。
- [次へ] をタップします。
- 追加するユーザーの名前、メールアドレス、bot の名前を入力します。Google Workspace をご利用の場合は、組織内の全員（Google Chat を使用していないユーザーも含む）が候補として表示されます。
- [完了] をタップします。
Gmail から Chat スペースを作成する
- Gmail
- 下部にあるスペース アイコン
- スペース名を入力します。
- 省略可: スペースのアバターを追加するには、スペース名の上にある追加アイコン
- 省略可: スレッド返信を許可するには、[スレッド返信を使用する] をオンにします。
- 重要: この設定を後で変更することはできません。
- （省略可）外部ユーザーもスペースに参加できるようにするには、[組織外のユーザーの参加を許可する] をオンにします。
- 重要: この設定を後で変更することはできません。
- [次へ] をタップします。
- 追加するユーザーの名前、メールアドレス、bot の名前を入力します。表示された候補から選択することもできます。候補には、Chat を使用していないユーザーも含め、組織内の全ユーザーが含まれています。
- [完了] をタップします。
共有ドライブとは、チームがどこからでも、どのデバイスからでもファイルを保存、検索、アクセスできる共有スペースです。
- Google ドライブを開きます。
- 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
- 上部の [
- 名前を入力して [作成] をクリックします。
共有ドライブを作成したら、フォルダの作成、ファイルの追加と編集、ファイルの共有の方法を確認してください。
ウェブブラウザで Gmail を開いてビデオ会議を開始したり、ビデオ会議に参加したりできます。モバイル デバイスまたはパソコンのウェブブラウザで Google Meet を使用し、即席の会議を開始することも可能です。他のメンバーから会議のリンクが届いたら、そのリンクをクリックすれば会議に参加できます。
注: Meet ビデオ会議には、組織内外のユーザーを追加できます。カレンダーの予定に参加しているユーザーや、ビデオ会議中に招待されたユーザー（外部のゲストを含む）は、自動的に会議に参加できます。それ以外の場合は、組織内の別ユーザーが参加しようとする外部ゲストにアクセスを許可する必要があります。詳しくは、ビデオ会議にユーザーを追加するをご覧ください。
Gmail からビデオ会議を開始する
- Gmail を開き、サイドバーから [Meet]
注: Gmail で Meet が表示されない場合は、Gmail の設定を確認してください。 - [作成した会議のリンクを共有] ウィンドウで、[今すぐ参加] をクリックします。
- パソコンのカメラとマイクを使って動画と音声付きで参加するには、[今すぐ参加] をクリックします。
- スマートフォンを使用してダイヤルインするには、[参加（音声には電話を使用）] をクリックして画面の指示に沿って操作します。
この機能をご利用いただけるのは、所属先の組織が対応している場合に限られます。詳しくは、管理者にお問い合わせください。
スマートフォンで参加する場合でも、パソコンを使用して動画を見ることができます。詳しくは、ビデオ会議に電話音声を使用するをご覧ください。
Gmail からビデオ会議に参加する
- Gmail を開き、サイドバーの [Meet] をクリックします。
- 次のいずれかを行います。
- [会議を新規作成] をクリックして新しく会議を開始します
[今すぐ参加] をクリックします。
- [会議に参加] をクリックして、会議のニックネームまたは会議コードを入力します
- 予定されている会議に参加するには、[今後の会議] で参加する会議にカーソルを合わせます
- [会議を新規作成] をクリックして新しく会議を開始します
ウェブで Meet を使用する
- ウェブブラウザで https://meet.google.com にアクセスします。
- [新しい会議を作成]
[会議を今すぐ開始] をクリックします。
- 会議にユーザーを追加するには、表示されたポップアップ ウィンドウでオプションを選択します。
- [ユーザーの追加] をクリックし、次のいずれかを選択します。
- [招待] で名前を選択するかメールアドレスを入力し、[メールを送信] をクリックします。
- [通話] に電話番号を入力し、通話アイコン
をクリックします。
- コピーアイコン
をクリックして、コピーした会議情報をメールまたはその他のアプリに貼り付けます。
- [ユーザーの追加] をクリックし、次のいずれかを選択します。
[会議を今すぐ開始] をクリックします。
をクリックして、コピーした会議情報をメールまたはその他のアプリに貼り付けます。注: 組織外のユーザーに会議のリンクを送信することはできますが、場合によっては組織内のユーザーがビデオ会議へのアクセス権を承認する必要があります。
モバイル デバイスで Meet を使用する
Google Meet アプリを入手する
- Play ストアにアクセスします。
- Google Meet アプリ
をダウンロードしてインストールします。
- ご利用のデバイスで Google Meet アプリ
をダウンロードしてインストールします。複数のデバイスをお持ちの場合は、あるデバイスで開始したビデオ通話を別のデバイスで続けることができます。会議はすべてのデバイス間で自動的に同期されます。
Google Meet アプリを使用して会議を開始する
- Meet アプリ
を開きます。
- 会議を開始するには、次のいずれかの方法で行います。
- [新しい会議を作成]
- [コードを使用して参加] をタップ
- [新しい会議を作成]
を開きます。会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。
会議中に画面全体または特定のウィンドウを共有して、ドキュメントやプレゼンテーション、スプレッドシートなどを参加者に表示することができます。カレンダーの予定にプレゼンテーションまたはその他のリソースを添付すると、Meet 会議の参加者がそのリソースを利用できるようになります。
- Meet のビデオ通話に参加します。
- 画面下部の画面を共有
をクリックします。
- [あなたの全画面]、[ウィンドウ]、[タブ] のいずれかを選択します。
- Chrome のタブを共有すると、そのタブの音声もデフォルトで共有されます。
- 別のタブを共有するには、共有するタブを選択し、[代わりにこのタブを共有] をクリックします。
- [共有] をクリックします。
- 省略可: 共有画面の固定を解除してタイル表示にするには、固定を解除
をクリックします。これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。
をクリックします。
をクリックします。これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。ヒント:
- カメラがオンになっていると、画面を共有している間も自分の映像が参加者に表示されます。
- 画面を共有する場合は、会議ウィンドウではなく、新しいウィンドウや特定のタブを共有してください。これにより、画面共有がよりスムーズになるほか、画面が合わせ鏡のように無限に表示される事象を避けることができます。
- 音声を共有するには、[Chrome タブを共有] または [このタブを共有] を選択する必要があります。
カメラをオンにしておけば、画面を共有しながら自分の姿も相手に見てもらうことができます。
会議中にチャット機能を使用すれば、メモや参考資料へのリンクを共有することができます。ビデオ会議の参加者にチャット メッセージを送信するをご覧ください。
2 公私のスケジュールを管理する |
在宅勤務をする場合、仕事とプライベートのバランスを取る必要があります。カレンダーを整理して、会議に参加できる時間を他のユーザーに知らせましょう。Google カレンダーで設定しておけば、主催者はカレンダーを見て予定の日時を変更することができます。
注: Google Chat には、カレンダーで設定した不在ステータスが表示されます。チャット相手がオフィスにいない場合、その相手とのチャットを開くと不在ステータスが表示されます。詳しくは、不在ステータスをご覧ください。
- カレンダーを開いて、設定アイコン
- [業務時間] までスクロールします。
- [業務時間を有効にする] チェックボックスをオンにします。
- 勤務日（曜日）を選択します。
- 業務時間を入力します。
業務時間外の予定に招待されると、業務時間外の予定であることを知らせる通知が招待主に表示されます。
席を外す場合は、チームに知らせましょう。チームメンバーの稼働状況を知らせる専用の Chat スペースにメッセージを送信したり、簡単なメールを送信したりします。数時間または数日間不在にする場合は、Gmail で「不在」自動返信機能を設定します。共有カレンダーを設定して、チーム全員の稼働状況を確認することもできます。
共有カレンダーを作成する
- カレンダーを開き、左側の [他のカレンダー] の横にある「他のカレンダーを追加」アイコン
- カレンダーに名前を付け、説明を追加します。
- [タイムゾーン] をクリックし、タイムゾーンを選択します。
- [カレンダーを作成] をクリックします。新しいカレンダーが [マイカレンダー] に表示されます。
- （省略可）カレンダーの設定を更新するには、そのカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン
カレンダーを共有する
カレンダーを開き、[マイカレンダー] の下にある共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン
- 次のいずれかを行います。
- 個人と共有する - [特定のユーザーとの共有] で [ユーザーを追加] をクリックして、共有相手のユーザーの名前またはメールアドレスを追加します。[送信] をクリックします。
- 多くのユーザーと共有する - [アクセス権限] で [一般公開して誰でも利用できるようにする] または [[組織名] で利用できるようにする] をオンにします。
アラームを設定する
夜間は必ずログアウトしてデバイスをシャットダウンするようリマインダーを設定します。時計アプリはどの Android デバイスでも使用できます。
- スマートフォンの時計アプリ
を開きます。
- [アラーム] をタップします。
- アラームを選択します。
- アラームを追加するには、追加アイコン
をタップします。
- アラームをリセットするには、現在の時刻をタップします。
- アラームの時刻を設定します。
- [完了]
[保存] をタップします。
を開きます。
をタップします。
[保存] をタップします。リモートで作業している場合は、コミュニケーションが特に重要になります。共有チーム プロジェクト計画を使用して毎日の最新情報を共有し、週次目標を設定します。
仮想スタンドアップ ミーティングを日々行う - Meet、メール、Chat を使用して同僚に最新情報を提供します。
週次目標を設定する - チーム プロジェクト計画を使用して目標を設定し、作業の優先順位を設定します。スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成する方法についてご確認ください。
3 つながりを維持するためのベスト プラクティスに従う |
自宅のインターネットを設定してテストする
- 可能な場合はイーサネット ケーブルを使用してインターネットに接続します。そうでない場合は、5 GHz Wi-Fi を使用します（2.4 GHz は混雑しがちなため、ビデオ接続に向いていない場合があります）。
- Wi-Fi を使用している場合は、テスト会議を作成して、仕事をする場所で電波が強いことを確認します。通常は、ルーターに近いほど電波が強くなります。
- 接続速度が遅く感じられる場合は、速度テストを実行して、アップロードとダウンロードの速度が 3.2 Mbps 以上であることを確認します。
- ビデオ会議に参加する場合は、十分な帯域幅を確保するために、仕事をする場所での他のインターネットの使用を制限します。
ヘッドフォン、マイク、カメラ
- 会議中に最適な音声を保ち、発生し得る反響音を減らすには、ヘッドフォンまたはイヤフォンの装着をご検討ください。
- 話しながら文字を入力する場合は、ヘッドセット マイクやポッドキャスト USB マイクなどの外部マイクの使用をご検討ください。
- ヘッドセットとマイクは、無線よりも有線のほうが音質が良い傾向があります。
- ご使用のヘッドセット、マイク、カメラを、メーカーが提供する最新のファームウェアにアップグレードしてください。
- Meet で適切なカメラ、マイク、スピーカーが使用されていることを確認してください。たとえば、ヘッドセットを装着していても、Meet では内蔵マイクが使用されている場合があります。
適切な環境を選ぶ
- 明るい場所に座ります。影を作らないように、背後ではなく顔に照明が当たるのが理想的です。同僚とテスト会議を行い、カメラの位置と照明を調整します。
- 背景がすっきりとして、部屋がきちんと片付けられていたほうが、ビジネス上の会議を行ううえで好ましく見えます。
- 周囲のノイズの少ない場所が適していますが、騒がしい場所の場合は発言中以外はマイクをミュートにして、Meet の自動字幕起こし機能を使えばリアルタイムで字幕を表示できます。
デバイスの速度低下やパフォーマンスの低下に対処する
- パソコンの OS を最新バージョンに更新します。
- CPU の使用量を分散するため、別のノートパソコン（お持ちの場合）またはスマートフォン（iOS / Android 版の Meet アプリを使用）から画面共有することをご検討ください。
- Meet のトラフィックを検証または変更するソフトウェア / ハードウェア（ローカル ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェアなど）が原因で、動画の画質が低下する場合があります。これらのツールがビデオ会議の妨げとならないようにしてください。
- モニターは 1 台のみ使用します。複数のモニターを使用すると、CPU と GPU の負荷が高くなる可能性があります。
Meet の動画会議の品質に関する問題が解決しない場合は、会議の動画と音声の品質に関するトラブルシューティングをご覧いただくか、問題をご報告ください。
離れた場所にいるチームと連携する場合は、世界時計をカレンダーに追加すれば他の国の時刻を表示できます。カレンダーにタイムゾーンを追加することで、いつなら世界各地のチームメンバーとの予定を設定できるかを把握することが可能です。
注: 時差により全員が会議に参加できない場合は、会議を録画して後で共有できます。詳しくは、会議を録画するをご覧ください。
カレンダーに世界時計を追加する
- Google カレンダーで、設定アイコン
- [世界時計] までスクロールし、[世界時計を表示する] チェックボックスをオンにします。
- [タイムゾーンを追加] をクリックすると、現在のタイムゾーンが表示されます。
- [タイムゾーンを追加] を再びクリックすると、さらにタイムゾーンを追加できます。
カレンダーにタイムゾーンを追加する
- 上部にある設定アイコン
- 左側で [タイムゾーン] をクリックし、[セカンダリ タイムゾーンを表示する] チェックボックスをオンにします（メインのタイムゾーンは、拠点とされている地域のものに設定されています）。
- [セカンダリ タイムゾーン] をクリックし、別のタイムゾーンを選択します。
- （省略可）タイムゾーンを指定するには、[ヨーロッパ] などのラベルを追加します。
タイムゾーンを変更する
- 設定アイコン
- 左側にある [タイムゾーン] をクリックします。
- [メインのタイムゾーン] をクリックしてタイムゾーンを選択します。
- （省略可）旅行の際にタイムゾーンを自動的に更新するには、[メインのタイムゾーンを現在地に更新するように促すメッセージを表示する] をオンにします。
注: 全員が会議に参加できる時間を見つけるためには、会議の候補日時を使用します。
会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。
Meet のビデオ会議でプレゼンテーションを行う場合に、スライドを使用してインタラクティブな Q&A を設定できます。参加者は別のウィンドウに質問を入力するので、発言を遮られたり、発言が同時になったりしません。
- Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
- スライドに移動してプレゼンテーションを開きます。
- 上部の [プレゼンテーションを開始] の横にある下矢印
- Meet のビデオ会議に戻り、[今すぐ表示] をクリックします。
- 共有する画面を選択します。
- あなたの全画面
- ウィンドウ
- タブ
- [共有] を選択します。
- スライドで、[ユーザーツール] をクリックします。
- 次のいずれかを選択します。
- 新しい Q&A セッションを開始するには、[新しいセッションを開始] をクリックします。
- 最近の Q＆A セッションを再開するには、[最近のセッションを続行] をクリックします。
- 質問の受け付けを締め切るには、Q&A ウィンドウで [オン] をクリックします。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで、通常よりも多くの情報を記録して共有できます。たとえば、コメントを使用してチームメンバーにフィードバックを提供します。これは、チーム間に時差がある場合の作業に便利です。
ファイルにコメントを追加する、タスクを割り当てる
- ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
- コメント追加アイコン
をクリックします。
- ボックスにコメントを入力します。
- （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
- （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
- [コメント] または [割り当て] をクリックします。
注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。
内部サイトのリソースを統合する
Google サイトを使えば、社内サイトを設定してリソースを一元化されたハブに統合し、チームメンバーと最新の情報を共有できます。
サイトを作成する
次のいずれかを行います。
- Google サイトのホームページの上部にある作成アイコン
をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
- Google ドライブで、[
をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。注:: すべてのサイトはドライブに保存されます。ドライブを使ってファイルを整理する方法について詳しくは、ドライブ スタートガイドをご覧ください。
Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。