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Tutorial do Google Workspace para empresas
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 ""O que você aprenderá

Veja como você pode falar com sua equipe, gerenciar os compromissos e seguir práticas recomendadas enquanto trabalha a distância.

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Neste tutorial

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Falar com sua equipe  Gerenciar seus compromissos pessoais e de trabalho Seguir as práticas recomendadas para manter contato
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1 Falar com sua equipe


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1.1 Criar uma lista de e-mails

Crie uma lista de e-mails (se não tiver uma) no Grupos do Google para você e sua equipe. Use o endereço de e-mail do grupo para enviar atualizações de status e compartilhar recursos, como agendas de equipe e arquivos do Drive, com todos de uma só vez.

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. No canto superior esquerdo, clique em Criar grupo.
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Referência de configurações
  4. Clique em Criar grupo.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Create a group
1.2 Criar um espaço do Chat

No Google Chat, você pode conversar com colegas de trabalho, compartilhar arquivos e outros recursos on-line e trabalhar em projetos de equipe.

Na Web

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Ao lado de "Espaços", clique em Criar ou encontrar um espaço "" e depois Criar espaço.
  3. Digite um nome para o espaço.
  4. Opcional: no canto superior esquerdo, clique em Escolher um emoji "".Se você não selecionar um emoji, um avatar padrão será usado.
  5. Digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas e dos grupos que você quer adicionar. Você também pode selecioná-los nas sugestões. Se você usar uma conta do Google Workspace, as sugestões incluirão todos na sua organização, mesmo quem não tiver o Google Chat.
  6. Opcional: para permitir respostas em sequência, selecione Usar respostas agrupadas.
    Importante
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • Os espaços com conversas agrupadas só podem ser criados por contas do Google Workspace.
  7. Opcional: se quiser que pessoas externas participem do espaço, selecione Permitir a participação de pessoas fora da sua organização. Se o administrador não permitir esse recurso, você não verá essa opção.
    Importante
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • A opção de criar espaços que permitam convidados só está disponível nas contas do Google Workspace.
  8. Clique em Criar.
  9. Opcional: para adicionar mais pessoas e bots ao espaço, clique em Adicionar pessoas e bots. Digite os nomes ou e-mails e clique em Enviar.

Transformar um chat em grupo em um espaço

Se você tiver criado um chat em grupo, poderá transformá-lo em um espaço. Ao usar um espaço, é possível nomeá-lo, compartilhar arquivos e atribuir tarefas a outras pessoas.
  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. No painel do Chat, encontre e clique no chat em grupo que você quer transformar em um espaço.
  3. Na parte superior, ao lado do nome do chat em grupo, clique na seta para baixo Seta suspensae Transformar este chat em um espaço .
  4. Adicione um nome para o espaço. Para adicionar um ícone de espaço opcional, clique em Adicionar "".
  5. Clique em Concluído. Uma notificação confirma que seu chat agora é um espaço e informa os participantes no grupo.
Após fazer a mudança, você verá as guias "Chat", "Arquivos" e "Tarefas" no seu espaço.
Dica: você pode adicionar e remover pessoas de um espaço a qualquer momento.
Selecionar a opção "Criar espaço" à esquerda

Em dispositivos móveis

Instalar o Chat

  1. Acesse get.google.com/chat.
  2. Instale o app Chat para Android ou iOS.

Observação: se não for possível acessar o Chat, fale com seu administrador.

No Android, siga estas etapas:

Criar um espaço do Chat no Chat

  1. Abra o app Chat "" ou Gmail .
  2. Na parte inferior, toque em Espaços Salas e depois Novo espaço "" e depois Criar um espaço.
  3. Digite um nome para o espaço.
  4. Opcional: para adicionar um avatar de espaço, acima do nome dele, toque em Adicionar "" e selecione um emoji. Se você não selecionar uma opção, será usado um avatar padrão.
  5. (Opcional) Para permitir respostas em sequência, selecione Usar respostas agrupadas.
    Importante:
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • Você só poderá criar espaços com conversas agrupadas se usar uma conta do Google Workspace.
  6. Opcional: se quiser que usuários externos participem de um espaço, ative a opção Permitir a participação de pessoas fora da sua organização.Essa opção só será exibida se o administrador permitir.
    Importante:
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • A opção de criar espaços que permitam convidados só está disponível nas contas do Google Workspace.
  7. Toque em Próxima.
  8. Digite os nomes das pessoas e dos bots ou os endereços de e-mail que você quer adicionar. Se você usa o Google Workspace, as sugestões incluem todos os participantes da sua organização, mesmo os que não têm o Google Chat.
  9. Toque em Concluído.

Criar umespaço do Chat no Gmail

  1. Abra o Gmail "".
  2. Na parte inferior, toque em Espaços Salas e depois Novo espaço e depois Criar um espaço.
  3. Digite um nome para o espaço.
  4. Opcional: para adicionar um avatar de espaço, acima do nome dele, toque em Adicionar "". Se você não selecionar um emoji, um avatar padrão será usado.
  5. Opcional: para permitir respostas agrupadas, selecione Usar respostas agrupadas.
    1. Importante: não será possível mudar essa configuração depois.
  6. Opcional: se quiser que pessoas externas participem do espaço, ative a opção Permitir a participação de pessoas fora da sua organização.
    1. Importante: não será possível mudar essa configuração depois.
  7. Toque em Próxima.
  8. Digite os nomes das pessoas e dos bots ou os endereços de e-mail que você quer adicionar. Você também pode selecioná-los nas sugestões. Elas incluem todos os usuários da sua organização, mesmo que eles não tenham o Chat.
  9. Toque em Concluído.

No iOS/iPhone:

Criar umespaço do Chat no Chat

  1. Abra o app Chat "" ou Gmail .
  2. Na parte inferior, toque em Espaços Salas e depois Novo espaço "" e depois Criar um espaço.
  3. Digite um nome para o espaço.
  4. Opcional: para adicionar um avatar de espaço, acima do nome dele, toque em Adicionar "" e selecione um emoji. Se você não selecionar uma opção, será usado um avatar padrão.
  5. (Opcional) Para permitir respostas em sequência, selecione Usar respostas agrupadas.
    Importante:
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • Você só poderá criar espaços com conversas agrupadas se usar uma conta do Google Workspace.
  6. Opcional: se quiser que usuários externos participem de um espaço, ative a opção Permitir a participação de pessoas fora da sua organização.Essa opção só será exibida se o administrador permitir.
    Importante:
    • Não é possível mudar essa configuração.
    • A opção de criar espaços que permitam convidados só está disponível nas contas do Google Workspace.
  7. Toque em Próxima.
  8. Digite os nomes das pessoas e dos bots ou os endereços de e-mail que você quer adicionar. Se você usa o Google Workspace, as sugestões incluem todos os participantes da sua organização, mesmo os que não têm o Google Chat.
  9. Toque em Concluído.

Criar umespaço do Chat no Gmail

  1. Abra o Gmail "".
  2. Na parte inferior, toque em Espaços Salas e depois Novo espaço e depois Criar um espaço.
  3. Digite um nome para o espaço.
  4. Opcional: para adicionar um avatar de espaço, acima do nome dele, toque em Adicionar "". Se você não selecionar um emoji, um avatar padrão será usado.
  5. Opcional: para permitir respostas agrupadas, selecione Usar respostas agrupadas.
    1. Importante: não será possível mudar essa configuração depois.
  6. Opcional: se quiser que pessoas externas participem do espaço, ative a opção Permitir a participação de pessoas fora da sua organização.
    1. Importante: não será possível mudar essa configuração depois.
  7. Toque em Próxima.
  8. Digite os nomes das pessoas e dos bots ou os endereços de e-mail que você quer adicionar. Você também pode selecioná-los nas sugestões. Elas incluem todos os usuários da sua organização, mesmo que eles não tenham o Chat.
  9. Toque em Concluído.
1.3 Criar uma pasta de equipe compartilhada

Os drives compartilhados são espaços em que as equipes podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos em qualquer lugar e dispositivo.

  1. Abra o Google Drive.
  2. À esquerda, clique em Drives compartilhados.
  3. Na parte superior, clique em Novo "".
  4. Digite um nome e clique em Criar.
Criar um drive compartilhado

Após criar o drive compartilhado, consulte os tópicos Criar pastas, Adicionar e editar arquivos e Compartilhar arquivos.

1.4 Fazer videochamadas

Você pode participar de videochamadas diretamente no Gmail em um navegador da Web. Também é possível usar o Google Meet para iniciar uma reunião imediatamente em um dispositivo móvel ou em um navegador da Web no computador. Se alguém enviar um link de reunião, basta clicar nele para participar da chamada. 

Observação: você pode adicionar pessoas de dentro ou fora da sua organização a uma videochamada do Meet. Qualquer pessoa no evento do Agenda ou convidada durante a videochamada (inclusive convidados externos) pode participar da chamada automaticamente. Caso contrário, alguém da sua organização precisará conceder acesso aos convidados externos que tentarem participar. Saiba como adicionar pessoas a uma videochamada.

Iniciar uma videochamada no Gmail

  1. Abra o Gmail. Na barra lateral, em Meet, clique em Nova reunião.
    Observação: caso você não veja o Meet no Gmail, verifique as configurações do Gmail.
  2. Na janela Compartilhe sua nova reunião, clique em Participar agora.
  3. Se você quiser participar usando a câmera e o microfone do computador para o vídeo e o áudio, clique em Participar agora.
  4. Se quiser ligar para a reunião, clique em Participar usando o áudio do telefone e siga as instruções na tela.

    Você só poderá usar este recurso se ele for permitido pela sua organização. Para receber ajuda, fale com seu administrador. 

    Se você participar usando o telefone, também poderá usar o computador para o vídeo. Veja detalhes em Usar um smartphone para ouvir o áudio em uma videochamada.

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Participar de uma videochamada no Gmail

  1. Abra o Gmail. Em Meet, na barra lateral, clique em Minhas reuniões.
  2. Escolha uma opção:
    • Clique em Participar de reunião e digite o código da reunião.
    • Aponte o cursor para uma reunião à esquerda em Minhas reuniões .
  3. Clique em Participar.

Usar o Meet na Web

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Clique em Nova reuniãoeIniciar uma reunião agora.
  3. Para adicionar alguém a uma reunião, escolha uma opção na janela pop-up que aparece:
    • Clique em Adicionar outras pessoas e escolha uma opção:
      • Na seção Convidar, selecione um nome ou digite um endereço de e-mail e clique em Enviar e-mail.
      • Na seção Ligar, digite um número de telefone e pressione Ligar Ligar.
    • Clique em Copiar  e cole os detalhes da reunião em um e-mail ou em outro app.

Observação: você pode enviar um link de reunião para pessoas fora da organização, mas talvez alguém dentro dela precise conceder acesso à videochamada.

Usar o Meet em um dispositivo móvel

Fazer o download do app Google Meet

  1. Acesse a Play Store.
  2. Faça o download e instale o app Google Meet Meet app.
  3. Para abrir o app no dispositivo, toque no app Google Meet Meet app.

Você pode iniciar uma videochamada em um dispositivo e continuá-la em outro. As videochamadas são sincronizadas automaticamente entre todos os dispositivos.

Iniciar uma reunião usando o app Google Meet

  1. Abra o app Meet Meet.
  2. Para iniciar uma reunião, escolha uma opção:
    • Toque em Nova reuniãoeIniciar uma reunião agora.
    • Toque em Participar com códigoedigite o código da reunião e toque em Participar.
1.5 Compartilhar sua tela durante videochamadas

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

Em uma reunião, você pode mostrar sua tela inteira ou uma janela específica para compartilhar documentos, apresentações, planilhas e muito mais. Anexe uma apresentação ou outros recursos ao evento do Agenda para disponibilizá-los às pessoas na chamada do Meet.

  1. Participe de uma videochamada do Meet.
  2. Na parte inferior, clique em Apresentar agora Compartilhar tela.
  3. Selecione A tela inteiraUma janela ou Uma guia.
    • Se você apresentar uma guia do Chrome, o áudio dela será compartilhado por padrão.
    • Para apresentar outra guia, selecione-a e clique em Compartilhar esta guia.
  4. Clique em Compartilhar.
  5. Opcional: para liberar sua apresentação e vê-la como um mosaico, clique em Liberar . Agora você pode ver mais participantes durante a apresentação.

Se a câmera estiver ligada, será possível ver seu vídeo durante a apresentação.

Dica: para melhorar as apresentações e evitar o efeito de espelho infinito, compartilhe uma janela diferente ou uma guia específica, em vez da janela da reunião.

Se a câmera estiver ligada, os participantes continuarão vendo seu vídeo durante a apresentação.

Durante a reunião, você também pode usar o recurso de chat integrado para compartilhar notas e links para materiais de referência. Consulte Enviar mensagens de chat para participantes de uma videochamada.

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2 Gerenciar seus compromissos pessoais e de trabalho


 
2.1 Definir seu horário de trabalho

Ao trabalhar de casa, é recomendável encontrar um equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. Organize sua agenda para que todos saibam quando você está disponível. Você pode ajustar as configurações do Google Agenda de modo que os organizadores saibam que precisam reagendar um evento para um horário melhor.

Observação: o Google Chat mostra o status "fora do escritório" que as pessoas configuram no Agenda. Se uma pessoa estiver fora do escritório, o Chat mostrará o status quando você iniciar uma conversa com ela. Saiba mais sobre o status fora do escritório.

  1. No Agenda, clique em Configurações Configurações e depois Configurações.
  2. Role até Horário de trabalho.
  3. Marque a caixa Ativar horário de trabalho.
  4. Selecione os dias da semana em que você trabalha.
  5. Digite seu horário de trabalho.

As pessoas que convidarem você para um evento fora desse horário verão uma notificação informando que você não está disponível.

2.2 Informar sua disponibilidade

Informe sua equipe quando você se ausentar. Envie uma mensagem para um espaço do Chat criado especialmente para informar a disponibilidade da sua equipe ou envie um e-mail. Se você ficar indisponível por algumas horas ou dias, defina uma resposta automática "Fora do escritório" no Gmail. Você também pode criar uma agenda compartilhada para mostrar quando todos da equipe estão fora do escritório.

Criar uma agenda compartilhada

  1. Abra o Agenda. À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar outras agendas "" e depois Criar nova agenda.
  2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
  3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso horário.
  4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda é exibida em Minhas agendas.
  5. (Opcional) Para atualizar as preferências da agenda, aponte para ela e clique em Mais Mais e depois Configurações.

Compartilhar uma agenda

  1. Abra o Agenda. Em Minhas agendas, aponte para a agenda que você quer compartilhar e clique em Mais Mais e depois Configurações e compart..

  2. Escolha uma opção:
    • Para compartilhar com pessoas: em Compart. c/ pessoas espec., clique em Adicionar pessoas e adicione a pessoa ou o endereço de e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar. Clique em Enviar.
    • Para alterar as configurações de compartilhamento: em "Autorizações de acesso", selecione Disponibilizar ao público ou Disponibilizar para nome da organização.
Criar uma agenda

Definir um alarme

Lembre-se de sair da conta e desligar seus dispositivos ao final do dia. Você pode usar o app Relógio em qualquer dispositivo Android.

  1. Abra o app Relógio Relógio do seu smartphone.
  2. Toque em Alarme.
  3. Escolha um alarme:
    • Para adicionar um alarme, toque em Adicionar Adicionar.
    • Para redefinir um alarme, toque na hora que está definida.
  4. Definir um horário de alarme.
  5. Toque em ConcluídoeSalvar.
2.3 Compartilhar atualizações de status e definir metas

Quando você está trabalhando remotamente, a comunicação é ainda mais importante. Compartilhe atualizações de status diárias e defina metas semanais em um plano de projeto de equipe compartilhado.

Compartilhe atualizações virtuais diárias: atualize seus colegas de trabalho usando o Meet, o e-mail ou o Chat.

Defina metas semanais: use um plano de equipe para definir metas e priorizar tarefas. Saiba mais sobre como criar planos de projetos dinâmicos no Planilhas Google.

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3 Seguir as práticas recomendadas para manter contato

 
3.1 Dicas de videoconferência para reuniões em casa

Configurar e testar sua Internet em casa

  • Conecte-se à Internet usando um cabo Ethernet (se disponível). Se você não tiver esse cabo, use uma conexão Wi-Fi de 5 GHz. Como a conexão de 2,4 GHz costuma ser mais usada, as conexões de vídeo talvez não tenham a mesma qualidade.
  • Se você estiver usando o Wi-Fi, crie uma reunião de teste para verificar a intensidade do sinal. Ele costuma ser mais forte quando não há nada entre você e o roteador. 
  • Se a conexão parecer lenta, faça um teste de velocidade para confirmar que você tem pelo menos 3,2 Mbps para upload e download.
  • Quando estiver em uma videoconferência, limite outras atividades da Internet na sua casa para garantir que a largura de banda seja suficiente.

Fones de ouvido, microfone e câmera

  • Considere a possibilidade de usar fones de ouvido para ouvir o áudio da forma ideal e reduzir possíveis ecos na videochamada.
  • Se você for digitar enquanto fala, considere a possibilidade de usar um microfone externo, como um com fone de ouvido ou um modelo USB para podcasting.
  • Os fones de ouvido e os microfones com fio costumam produzir uma qualidade de som melhor que os sem fio.
  • Faça upgrade do fone de ouvido, do microfone e da câmera para o firmware mais recente do fabricante.
  • Confirme se o Meet está usando as câmeras, o microfone e os alto-falantes certos. Por exemplo, mesmo quando você está usando um headset, o Meet pode usar o microfone integrado:

Escolher o ambiente adequado

  • Sente-se em uma área bem iluminada, preferencialmente com a luz voltada para o seu rosto, para evitar sombras. Faça uma videochamada de teste com um colega de trabalho para verificar a posição da câmera e a iluminação.
  • Fundos simples e ambientes limpos e organizados tendem a parecer mais profissionais nas videochamadas.
  • Locais com pouco ruído de fundo são mais adequados. Em locais barulhentos, desligue o microfone quando você não estiver falando e use o recurso de legenda em tempo real do Meet.

Resolver problemas de lentidão do dispositivo

  • Atualize seu computador para a versão mais recente do sistema operacional.
  • Considere a possibilidade de apresentar de outro laptop, se você tiver um, ou de um smartphone (usando o app Meet para iOS ou Android) para distribuir o uso da CPU.
  • O software ou o hardware que inspeciona ou altera o tráfego do Meet (como firewalls locais e softwares de proteção contra vírus) pode diminuir a qualidade do vídeo. Tome cuidado para que essas ferramentas não interfiram nas suas videochamadas. 
  • Use um monitor. Dois ou mais monitores podem sobrecarregar a CPU e a GPU.

    Se os problemas na qualidade das videochamadas do Meet persistirem, acesse Resolver problemas com o Hangouts Meet ou informe um problema.

3.2 Adicionar fusos horários à sua agenda

Se você trabalha com uma equipe remota, veja a hora em outros países adicionando relógios mundiais à sua agenda. Adicione fusos horários à sua agenda para saber quando organizar eventos com membros da equipe espalhados pelo mundo.

Observação: quando os fusos horários impedem que todos participem de uma reunião, você pode gravar e compartilhar a reunião posteriormente. Saiba como gravar uma reunião.

Adicionar relógios mundiais ao Agenda

  1. No Google Agenda, acesse as configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. Vá até o Relógio mundial e marque a caixa Mostrar relógio mundial.
  3. Clique em Adicionar fuso horário para exibir seu fuso horário atual.
  4. Clique em Adicionar fuso horário novamente para adicionar outros fusos horários.

Adicionar um fuso horário à sua agenda

  1. Na parte superior, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. À esquerda, clique em Fuso horário e marque a caixa Exibir fuso horário secundário. O fuso horário principal é onde você mora.
  3. Clique no campo Fuso horário secundário e selecione outro fuso horário.
  4. (Opcional) Para identificar o fuso horário, adicione um marcador, como Europa.

Alterar seu fuso horário

  1. Acesse Configurações Configurações e depois Configurações.
  2. À esquerda, clique em Fuso horário
  3. Clique em Fuso horário principal e escolha seu fuso horário.
  4. Para atualizar seu fuso horário automaticamente quando você viajar, marque a caixa Pedir para atualizar meu fuso horário principal com base no local atual.

Observação: se você estiver organizando uma reunião e precisar encontrar um horário adequado para todos, use os horários sugeridos.

3.3 Configurar sessões interativas de perguntas e respostas durante apresentações

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

Se você estiver fazendo uma apresentação em uma videochamada do Meet, poderá configurar perguntas e respostas interativas usando o Apresentações. Os participantes digitam as perguntas em uma janela separada para que ninguém seja interrompido.

  1. Abra o Meet e participe de uma videochamada.
  2. Acesse o Apresentações e abra uma apresentação.
  3. Na parte superior, ao lado de Apresentar, clique na seta para baixo ""e depoisVisualização de apresentador.
  4. Volte para a videochamada do Meet e clique em Apresentar agora.
  5. Escolha o que deve ser compartilhado:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  6. Selecione Compartilhar.
  7. No Apresentações, clique em Ferramentas do público.
  8. Escolha uma opção.
    • Para iniciar uma nova sessão de perguntas e respostas, clique em Iniciar nova sessão.
    • Para retomar uma sessão de perguntas e respostas recente, clique em Continuar sessão recente.
    • Para não aceitar mais perguntas, clique em ATIVADO na janela de perguntas e respostas.
Dica: se você usa o Google Workspace no trabalho, na escola ou em outras organizações, pode escolher quem terá a opção de fazer perguntas. Na janela Visualização de apresentador, clique em Ferramentas do público. Em seguida, ao lado de Aceitando perguntas de, clique na seta para baixo "" e selecione um público-alvo.
3.4 Compartilhar conteúdo e colaborar com sua equipe

Registre e compartilhe mais usando o Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google. Por exemplo, use os comentários para enviar feedback aos membros da equipe. Isso é mais fácil quando você trabalha com uma equipe em diferentes fusos horários.

Adicionar comentários a arquivos e atribuir tarefas

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

Consolidar recursos em um site interno

No Google Sites, você pode criar um site interno e, com ele, centralizar recursos para você e sua equipe ou compartilhar informações atualizadas com colegas de trabalho.

Criar seu site

Escolha uma opção:

Observação: todos os sites criados com o Google Sites são armazenados no Drive. Veja como usar o Drive para organizar seus arquivos em Primeiros passos no Drive.

Criar um site no Sites ou no Drive

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