正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

在遠距工作時保持聯繫

Google Workspace 企業教學課程
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 ""課程內容

瞭解在遠距工作或遠距辦公期間,如何與團隊保持聯繫、管理時間表及採用最佳做法。

需求條件:

延後 約 15 分鐘。
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教學課程內容

""
與團隊成員互動交流 管理家庭和工作時間表 採用保持聯繫的最佳做法
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1 與團隊成員互動交流


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1.1 建立電子郵件名單

若您尚未替自己和團隊成員建立 Google 網路論壇電子郵件名單的話,請先建立一個。只要使用群組的電子郵件地址,就可以一次為所有人提供最新進度資訊以及共用資源,例如團隊日曆和雲端硬碟文件。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下左上角的 [建立群組]
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。設定參考資料
  4. 按一下 [建立群組]

如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。

Create a group
1.2 建立 Chat 聊天室

透過 Google Chat,您可以與同事對話、共用檔案和其他線上資源,並合力執行團隊專案。

使用網頁版

  1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶
  2. 依序按一下「聊天室」旁邊的「建立或尋找聊天室」圖示 "" 接下來 [建立聊天室]。
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 選用:按一下左上方的「選擇表情符號」圖示 ""。如果未選取表情符號,系統會使用預設顯示圖片。
  5. 輸入要新增的使用者和群組的名稱或電子郵件地址。你也可以從建議清單中選取所需對象。如果你使用的是 Google Workspace 帳戶,建議清單會列出貴機構的所有人,包括非 Google Chat 使用者。
  6. 選用:如要使用討論串回覆,請選取 [使用討論串式回覆]。
    重要事項
    • 你無法變更這項設定。
    • 只有 Google Workspace 帳戶才能建立討論串聊天室。
  7. 選用:如要允許外部使用者加入聊天室,請選取 [允許機構以外的使用者加入]。假使管理員不允許這項功能,你可能就無法使用這個選項。
    重要事項
    • 你無法變更這項設定。
    • 只有 Google Workspace 帳戶才能建立允許邀請對象加入的聊天室。
  8. 按一下 [建立]。
  9. 選用:如要將更多使用者和機器人加入聊天室,請按一下 [新增成員和機器人],輸入名稱或電子郵件地址,然後按一下 [傳送]。

將群組通訊轉換成聊天室

你可以將先前建立的群組通訊轉換成聊天室。使用聊天室時可執行各種操作,包括命名聊天室、共用檔案,以及指派工作給其他聊天室成員。
  1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶
  2. 在「即時通訊」面板中,尋找並點選要轉換成聊天室的群組通訊。
  3. 在頂端的群組通訊名稱旁,依序點選向下箭頭 下拉式箭頭 下一步 [將此即時通訊轉換成聊天室] 
  4. 新增聊天室名稱。如要新增額外的聊天室圖示,請按一下「新增」圖示 ""
  5. 按一下 [完成]。轉換作業完成後,系統會傳送確認通知給你,說明即時通訊已轉換成聊天室,而且也會向群組成員通知這項變更。
變更完成後,聊天室會顯示「即時通訊」、「檔案」和「工作」分頁。
提示:你隨時可以新增或移除聊天室成員。
選取左側的 [建立聊天室] 選項

使用行動裝置

取得 Chat

  1. 前往 get.google.com/chat
  2. 安裝 Chat 應用程式 (Android 版或 iOS 版)。

注意:如果您無法存取 Chat,請與管理員聯絡。

使用 Android 裝置:

透過 Chat 建立聊天室

  1. 開啟 Chat "" 或 Gmail 應用程式
  2. 依序輕觸底部的 [聊天室] 聊天室 接下來 ["" 建立新聊天室] 接下來 [建立聊天室]
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 選用:如要新增聊天室顯示圖片,請輕觸聊天室名稱上方的「新增」圖示 "",然後選取表情符號。如未選取,系統會使用預設顯示圖片。
  5. 選用:如要使用討論串回覆,請開啟 [使用討論串式回覆]
    重要事項:
    • 你無法變更這項設定。
    • 你必須使用 Google Workspace 帳戶,才能建立討論串聊天室。
  6. 選用:如要允許外部使用者加入聊天室,請開啟 [允許機構以外的使用者加入]。如果管理員不允許這項設定,你就不會看到這個選項。
    重要事項:
    • 你無法變更這項設定。
    • 只有 Google Workspace 帳戶才能建立允許邀請對象加入的聊天室。
  7. 輕觸 [下一步]
  8. 輸入要新增的使用者名稱、電子郵件地址和機器人。如果你使用 Google Workspace 帳戶,建議清單會列出貴機構的所有人,包括非 Google Chat 使用者。
  9. 輕觸 [完成]

透過 Gmail 建立聊天室

  1. 開啟 Gmail ""
  2. 依序輕觸底部的 [聊天室] 聊天室 接下來 [建立新聊天室] 接下來 [建立聊天室]。
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 選用:如要新增聊天室顯示圖片,請輕觸聊天室名稱上方的「新增」圖示 ""。如果未選取表情符號,系統會使用預設顯示圖片。
  5. 選用:如要使用對話串回覆,請開啟 [使用對話串回覆]。
    1. 重要事項:你之後無法變更這項設定。
  6. 選用:如要允許外部使用者加入聊天室,請開啟 [允許機構以外的使用者加入]。
    1. 重要事項:你之後無法變更這項設定。
  7. 輕觸 [下一步]。
  8. 輸入要新增的使用者名稱、電子郵件地址和機器人。你也可以從建議清單中選取所需對象。建議清單會列出貴機構的所有人,包括非 Chat 使用者。
  9. 輕觸 [完成]。

使用 iOS 裝置/iPhone:

透過 Chat 建立聊天室

  1. 開啟 Chat "" 或 Gmail 應用程式
  2. 依序輕觸底部的 [聊天室] 聊天室 接下來 ["" 建立新聊天室] 接下來 [建立聊天室]
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 選用:如要新增聊天室顯示圖片,請輕觸聊天室名稱上方的「新增」圖示 "",然後選取表情符號。如未選取,系統會使用預設顯示圖片。
  5. 選用:如要使用討論串回覆,請開啟 [使用討論串式回覆]
    重要事項:
    • 你無法變更這項設定。
    • 你必須使用 Google Workspace 帳戶,才能建立討論串聊天室。
  6. 選用:如要允許外部使用者加入聊天室,請開啟 [允許機構以外的使用者加入]。如果管理員不允許這項設定,你就不會看到這個選項。
    重要事項:
    • 你無法變更這項設定。
    • 只有 Google Workspace 帳戶才能建立允許邀請對象加入的聊天室。
  7. 輕觸 [下一步]
  8. 輸入要新增的使用者名稱、電子郵件地址和機器人。如果你使用 Google Workspace 帳戶,建議清單會列出貴機構的所有人,包括非 Google Chat 使用者。
  9. 輕觸 [完成]

透過 Gmail 建立聊天室

  1. 開啟 Gmail ""
  2. 依序輕觸底部的 [聊天室] 聊天室 接下來 [建立新聊天室] 接下來 [建立聊天室]。
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 選用:如要新增聊天室顯示圖片,請輕觸聊天室名稱上方的「新增」圖示 ""。如果未選取表情符號,系統會使用預設顯示圖片。
  5. 選用:如要使用對話串回覆,請開啟 [使用對話串回覆]。
    1. 重要事項:你之後無法變更這項設定。
  6. 選用:如要允許外部使用者加入聊天室,請開啟 [允許機構以外的使用者加入]。
    1. 重要事項:你之後無法變更這項設定。
  7. 輕觸 [下一步]。
  8. 輸入要新增的使用者名稱、電子郵件地址和機器人。你也可以從建議清單中選取所需對象。建議清單會列出貴機構的所有人,包括非 Chat 使用者。
  9. 輕觸 [完成]。
1.3 建立團隊共用資料夾

共用雲端硬碟是一個共用空間,能夠讓團隊隨時隨地透過任何裝置儲存、搜尋及存取檔案。

  1. 開啟 Google 雲端硬碟
  2. 按一下左側的 [共用雲端硬碟]
  3. 按一下頂端的 ["" 新增]。
  4. 輸入名稱並按一下 [建立]
建立共用雲端硬碟

當您建立共用雲端硬碟後,可以進一步瞭解如何建立資料夾新增及編輯檔案,以及共用檔案

1.4 舉行視訊會議

你可以在網路瀏覽器中直接透過 Gmail 發起或加入視訊會議,也可以在行動裝置上或電腦的網路瀏覽器中利用 Google Meet 召開即時會議。如果有人傳送會議連結給您,只要按一下連結即可加入通話。

注意:您可以將隸屬同一機構的使用者和外部使用者加入 Meet 視訊會議。所有已加入 Google 日曆活動使用者,以及視訊會議期間邀請的使用者 (包括外部使用者),皆可自動加入通話;如果不符合上述兩種情況,外部使用者須獲得貴機構內部人員的授權才能加入會議。瞭解如何將使用者加入視訊會議

透過 Gmail 發起視訊會議

  1. 開啟 Gmail,然後在側欄的「Meet」下方按一下 [發起會議]
    注意:如果在 Gmail 中找不到 Meet 服務,請檢查 Gmail 設定
  2. 在「分享新會議」視窗中按一下 [立即加入]
  3. 如要加入會議,並將電腦的攝影機和麥克風設為會議的視訊和音訊裝置,請按一下 [立即加入]
  4. 如要透過電話撥入會議,請按一下 [加入會議並使用電話收發音訊],然後按照畫面上的提示操作。

    貴機構必須支援這項功能,您才能使用。如需相關協助,請與管理員聯絡 

    如果您是透過電話加入會議,還是可以將電腦設為會議的視訊裝置。詳情請參閱將電話設為視訊會議的音訊裝置

"  "

透過 Gmail 加入視訊會議

  1. 開啟 Gmail,然後在側欄的「Meet」下方,按一下 [我的會議]
  2. 選擇下列其中一種做法:
    • 按一下 [加入會議] 並輸入會議代碼。
    • 在左側的「我的會議」下方,將滑鼠游標指向所需會議
  3. 按一下 [加入]

使用 Meet 網頁版

  1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com
  2. 依序點選 [新會議] 下一步 [發起即時會議]
  3. 如要將其他使用者加入會議,請在隨即顯示的彈出式視窗中選擇下列任一做法:
    • 按一下 [新增其他人],然後選擇下列任一做法:
      • 在「邀請」部分選取一個名稱或輸入電子郵件地址,然後按一下 [傳送電子郵件]
      • 在「通話」部分輸入電話號碼,然後按下「通話」圖示 通話
    • 按一下「複製」圖示 ,然後將會議詳細資料貼到電子郵件或其他應用程式中。

注意:您可以將會議連結傳送給機構外部人員,但對方可能要取得機構內部人員的授權,才能加入視訊會議。

在行動裝置上使用 Meet

取得 Google Meet 應用程式

  1. 前往 Play 商店
  2. 下載並安裝 Google Meet 應用程式 Meet app
  3. 在裝置上輕觸「Google Meet 應用程式」圖示 Meet app 即可開啟。

如果您有多部裝置,可以在一部裝置上發起視訊通話,然後透過另一部裝置繼續進行通話。通話會自動在所有裝置上保持同步。

使用 Google Meet 應用程式發起會議

  1. 開啟 Meet 應用程式 瞭解
  2. 如要發起會議,請選擇下列任一做法:
    • 依序輕觸 [發起新會議] 下一步 [發起即時會議]
    • 輕觸 [使用代碼加入會議] 下一步 輸入會議代碼並輕觸 [加入]
1.5 在視訊會議期間分享螢幕畫面

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

您可以在會議中分享整個螢幕畫面或是特定視窗,藉此和參與者分享文件、簡報和試算表等畫面內容。您也可以在 Google 日曆活動中附加簡報或其他資源,方便 Meet 通話中的使用者查看這些內容。

  1. 加入 Meet 視訊通話
  2. 按一下畫面底部的「立即分享螢幕畫面」圖示 分享螢幕畫面
  3. 選取 [你的整個畫面]、[單個視窗] 或 [分頁]
    • 如果你分享的是 Chrome 分頁畫面,系統預設會同時分享該分頁的音訊內容。
    • 如要改成分享其他分頁的畫面,請選取目標分頁,然後按一下 [改為分享這個分頁]
  4. 按一下 [共用]
  5. 選用:如要將分享螢幕畫面取消固定並以圖塊檢視,請按一下「取消固定」圖示 。你現在可以在分享螢幕畫面時看到更多參與者。

如果你開啟了攝影機,分享螢幕畫面時,你的視訊畫面會持續顯示在參與者的螢幕上。

提示:如要提高分享螢幕畫面品質,並避免鏡像顯示,請分享新視窗或特定分頁,而非會議視窗。

如果您在攝影機開啟的情況下分享螢幕畫面,會議參與者將持續看到您的視訊畫面。

在會議期間,您也可以使用內建的即時通訊功能,將記事和參考資源連結提供給其他與會者。詳情請參閱傳送即時通訊訊息給視訊會議參與者

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2 管理家庭和工作時間表


 
2.1 設定工作時間

遠距辦公時,工作與家庭的時間很容易產生衝突。這時您可以善用 Google 日曆,設定狀態資訊讓所有人知道您何時有空,並方便活動主辦者判斷是否要重新安排較適合的時間。

注意:Google Chat 會顯示使用者在日曆中設定的「不在辦公室」狀態。如果某位使用者不在辦公室,當您開啟與對方的即時通訊視窗時,Chat 就會顯示對方為「不在辦公室」狀態。進一步瞭解不在辦公室狀態

  1. Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 捲動至「工作時間」。
  3. 勾選 [啟用工作時間] 方塊。
  4. 選取您一週內有哪幾天必須工作。
  5. 輸入您的工作時間。

注意:如果有人邀請您參加在非工作時間舉辦的活動,系統就會顯示通知,告訴對方該活動時間不在您的工作時間內。

如果有人邀請你參加在非工作時間舉辦的活動,系統就會顯示通知,告訴對方該活動時間不在你設定的工作時間內。

2.2 讓團隊充分掌握你何時不在崗位上

如果您需要暫時離開,請通知團隊成員。您可以傳送訊息到追蹤團隊成員動態專用的 Chat 聊天室,或是傳送簡短的電子郵件。如果您不在崗位上的時間長達幾小時或幾天,請在 Gmail 中設定「不在辦公室」自動回覆功能。你也可以設定共用日曆,向團隊顯示每位成員不在辦公室的時間。

建立共用日曆

  1. 開啟 Google 日曆,然後在左側的「其他日曆」旁邊依序按一下「新增其他日曆」圖示 "" 接下來 [建立新日曆]。
  2. 為新日曆命名及新增說明。
  3. 按一下 [時區],然後選取您所在的時區。
  4. 點選 [建立日曆] 後,您的新日曆就會顯示在「我的日曆」下方
  5. (選用) 如要變更任何日曆偏好設定,請將滑鼠游標指向想要更新的日曆,然後依序點選「更多」圖示 更多 接下來 [設定]。

    您可以重複使用這個流程來建立日曆,數量不限。

共用日曆

  1. 開啟 Google 日曆,然後在「我的日曆」下方將滑鼠游標指向您想要共用的日曆,並依序點選「更多」圖示 更多 接下來 [設定和共用]。

  2. 選擇下列其中一種做法:
    • 與個別使用者共用:在「與特定使用者共用日曆」下方新增共用對象的名稱或電子郵件地址,然後依序點選 [新增邀請對象] 接下來 [傳送]。
    • 放寬共用設定:在「存取權限」下方選取 [公開這個日曆] 或 [與以下網域的使用者共用這個日曆:<機構名稱>]
建立日曆

設定鬧鐘

別忘了在晚上登出帳戶,並且關閉裝置。「時鐘」應用程式在任何 Android 裝置上皆可使用。

  1. 開啟手機上的「時鐘」應用程式 時鐘
  2. 輕觸 [鬧鐘]
  3. 選擇您要設定的鬧鐘:
    • 如要新增鬧鐘,請輕觸「新增」圖示 新增
    • 如要重設鬧鐘,請輕觸鬧鐘目前設定的時間。
  4. 設定鬧鐘時間。
  5. 依序輕觸 [完成] and then [儲存]
2.3 提供最新進度資訊及設定目標

遠距工作時,溝通顯得比平常更為重要。您可以在團隊共用的專案計畫中,提供最新的每日進度資料,並設定每週目標。

每日召開虛擬站立會議:使用 Meet電子郵件Chat,為同事提供最新資訊。

設定每週目標:透過團隊專案計畫設定目標,並排定工作的優先順序。進一步瞭解如何在 Google 試算表中建立動態專案計畫

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3 採用保持聯繫的最佳做法

 
3.1 在家召開視訊會議的秘訣

設定及測試家中的網路連線

  • 建議使用乙太網路線連上網際網路。如果不行,請使用 5 GHz Wi-Fi 連線 (2.4 GHz 通常較多人使用,可能導致視訊連線不穩)。
  • 如果您使用的是 Wi-Fi 網路,請建立一個測試會議,確認您的工作位置可以收到穩定的連線訊號 (將路由器放置在視線範圍前方通常能產生最穩定的訊號)。
  • 如果連線速度緩慢,請執行速度測試,確定您的連線至少具備 3.2 Mbps 的上傳及下載速度。
  • 進行視訊會議時,請限制您住家中的其他網際網路活動,以確保頻寬足夠。

耳罩式耳機、麥克風和攝影機

  • 為了獲得最佳音訊體驗,並減少通話中可能產生的回音,請考慮戴上耳罩式耳機或耳塞式耳機。
  • 如果您想一邊說話一邊打字,建議使用外接麥克風,例如耳機麥克風或 podcasting USB 麥克風。
  • 相較於無線裝置,有線耳機及麥克風的音質通常會比較好。
  • 將您的耳機、麥克風和攝影機升級至製造商提供的最新韌體版本。
  • 請確定 Meet 使用了正確的攝影機、麥克風和喇叭。舉例來說,您可能正戴著耳機,但 Meet 實際上使用的是裝置內建的麥克風:

選擇合適的環境

  • 坐在光線充足的位置,最好面向光源而非逆光,避免產生陰影。和同事進行測試通話,調整攝影機的位置和光線。
  • 單純的背景和整潔的空間可以營造更專業的商務通話氛圍。
  • 通話環境的背景雜音越少越好,但如果所在位置較為嘈雜,不妨在未發言的時候將麥克風設為靜音,並使用 Meet 的即時字幕功能顯示即時字幕。

解決裝置運作緩慢或效能不佳的問題

  • 將電腦的 OS 更新至最新版本。
  • 建議您使用另一部筆電 (如果有的話) 或智慧型手機 (使用 Meet 應用程式 iOS 或 Android 版) 進行簡報,分散 CPU 運算負擔。
  • 有些軟硬體 (例如本機防火牆和防毒軟體) 會檢查或變更 Meet 流量,使得視訊品質下降。請確定這些工具不會干擾視訊通話。
  • 只用一個螢幕。使用兩個以上的螢幕會導致 CPU 和 GPU 負載過重。

    如果仍無法解決 Meet 通話品質的問題,請參閱排解 Hangouts Meet 相關問題回報問題

3.2 在日曆中加入時區

與遠端團隊合作時,您可以在日曆中加入世界時鐘,查看其他國家/地區的時間。此外,你還可以在日曆中加入時區,為世界各地的團隊成員找出適合安排活動的時間。

注意:如果因時區問題導致無法全員參加會議,您可以將會議過程錄下來,之後再提供給缺席的成員觀看。瞭解如何錄製會議

在日曆中加入世界時鐘

  1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 捲動至「世界時鐘」部分,然後勾選 [顯示世界時鐘] 方塊
  3. 點選 [新增時區] 即可顯示您目前所在的時區。
  4. 再次點選 [新增時區] 則可新增更多時區。

在日曆中加入時區

  1. 依序按一下頂端的「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 按一下左側的 [時區],然後勾選 [顯示次要時區] 方塊 。(主要時區是指您居住的地點)。
  3. 按一下 [次要時區] 欄位,然後選取另一個時區。
  4. (選用) 為了方便識別時區,您可以加上標籤,例如「歐洲」

變更時區

  1. 依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 按一下左側的 [時區]
  3. 按一下 [主要時區] 並選擇您所在的時區。
  4. (選用) 如要在旅行期間自動更新所在時區,請勾選 [提示我根據目前的位置更新主要時區] 方塊。

注意:舉辦會議時,如要找出適合所有人的時間,可以使用建議的會議時間

3.3 在簡報過程中設定互動式問與答階段

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

如果您透過 Meet 視訊通話進行簡報,可以使用 Google 簡報來設定互動式問與答,讓參與者在另一個視窗輸入問題。這樣既不會打斷講者,也不會有多人同時發言的情況。

  1. 開啟 Meet加入視訊會議
  2. 前往 Google 簡報並開啟簡報。
  3. 在頂端的 [查看簡報] 旁邊,依序點選向下箭頭 "" 接下來 [簡報模式]
  4. 返回 Meet 視訊會議,然後按一下 [立即進行簡報]
  5. 選擇分享內容:
    • 你的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  6. 選取 [分享]
  7. 按一下簡報中的 [觀眾問答工具]
  8. 選擇下列任一做法:
    • 如要發起新的問與答階段,請按一下 [開始進行新的問與答階段]
    • 如要繼續最近的問與答階段,請按一下 [繼續進行最近的問與答階段]
    • 如要停止接受觀眾提問,請按一下「問與答」視窗中的 [開啟]
提示:如果您是使用公司、學校或其他機構的 Google Workspace 帳戶,可以決定要讓哪些人提問。只要在「簡報者檢視」視窗中按一下 [觀眾問答工具],接著按一下「接受以下對象提問」旁邊的向下箭頭 "",再選取特定觀眾即可。
3.4 與團隊成員共用及協作內容

相較於平常的工作模式,使用 Google 文件、試算表和簡報可讓您記錄並共用更多資料。舉例來說,您可以利用註解功能向團隊成員提供意見。如果團隊成員分屬不同時區,而且上班時間幾乎沒有重疊,這種合作方法會比較輕鬆。

新增檔案註解並指派工作

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

在內部網站中整合各項資源

透過 Google 協作平台,您可以架設內部網站並在其中整合各項資源,做為您與團隊的資訊中心;此外,您也可以在這個網站與同事分享最新資訊。

建立協作平台網站

選擇下列任一做法:

注意:所有協作平台都會儲存在雲端硬碟中。如要進一步瞭解如何使用雲端硬碟整理檔案,請參閱開始使用雲端硬碟

透過 Google 協作平台或 Google 雲端硬碟建立協作平台

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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