Vill du hålla kontakt och vara produktiv medan du distansarbetar? Läs Så här jobbar du hemifrån med Google Workspace .

Håll kontakten när du arbetar på distans

Vill du få ut mer av Google-appar på jobbet eller i skolan?  Registrera dig för en kostnadsfri provperiod på Google Workspace

Anslut till teamet, hantera ditt schema och följ de bästa metoderna för att hålla kontakten när du distansarbetar.

Utöka alla  |  Stäng allaStäng alla

” ”

1. Håll kontakt med teamet

1.1 Skapa en e-postlista

Skapa en e-postlista i Google Grupper åt dig och ditt team om du inte redan har en. Använd gruppens e-postadress för att skicka statusuppdateringar och dela resurser, till exempel teamkalender och dokument på Drive med alla på en gång.

  1. Logga in på Google Grupper.
  2. Klicka på Skapa grupp längst upp till vänster.
  3. Ange information och välj inställningar för gruppen.
  4. Ange medlemmarnas e-postadresser i fältet Gruppmedlemmar.
  5. Klicka på Skapa grupp.
Create a group
1.2 Skapa ett chattrum

Med Google Chat kan du prata med dina kolleger, dela filer och andra onlineresurser och samarbeta i teamprojekt.

På webben

  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Klicka på Skapa eller hitta ett rum intill Rum "" följt av Skapa rum.
  3. Ange ett rumsnamn.
  4. (Valfritt) Klicka på Välj en emoji "" uppe till vänster. Om du inte väljer en emoji används en standardavatar.
  5. Ange namn eller e-postadresser till personer och grupper som du vill lägga till. Det går även att välja bland förslag. Om du använder ett Google Workspace-konto innehåller förslagen alla i din organisation, även om de inte har Google Chat.
  6. (Valfritt) Tillåt svar i trådar genom att välja Använd svarstrådar
    Obs! 
  7. Det går inte att ändra den här inställningen.
  8. Trådade rum kan endast skapas av Google Workspace-konton.
  9. (Valfritt) Tillåt att externa personer går med i rummet med Tillåt att personer utanför organisationen går med. Du har inte det här alternativet om administratören inte tillåter den här funktionen.
    Obs! 
  10. Det går inte att ändra den här inställningen.
  11. Alternativet att skapa rum som tillåter gäster är endast tillgängliga i Google Workspace-konton.
  12. Klicka på Skapa.
  13. (Valfritt) Lägg till fler personer och botar i rummet genom att klicka på Lägg till personer och botar. Ange namn eller e-postadresser. Klicka på Skicka.
Välj alternativet Skapa rum till vänster

På telefonen

Hämta Chat

  1. Gå till get.google.com/chat.
  2. Installera Android- eller iOS Chat-appen.

Obs! Kontakta administratören om du inte kan få åtkomst till Chat.

På Android:

Skapa ett chattrum via Chat

  1. Öppna appen Chat "" eller Gmail .
  2. Tryck på Rum "" eller Rum följt av Nytt rum"" följt av Skapa ett rum längst ned.
  3. Ange ett rumsnamn.
  4. Valfritt: Lägg till en rumsavatar genom att klicka på Lägg till "" ovanför rummets namn. Om du inte väljer en emoji används en standardavatar.
  5. Valfritt: Tillåt svar i trådar genom att aktivera Använd svarstrådar.
    Viktigt!
    • Det här går inte att ändra senare.
    • Rum med separata diskussioner kan endast skapas av Google Workspace-konton.
  6. Valfritt:Tillåta att externa personer går med i ett rum genom att aktivera Tillåt att personer utanför organisationen går med.
    Viktigt!
    • Det här går inte att ändra senare.
    • Alternativet att skapa rum som tillåter gäster är endast tillgängliga i Google Workspace-konton.
  7. Tryck på Nästa.
  8. Ange personer, e-postadresser och botar du vill lägga till. Om du använder ett Google Workspace-konto inkluderar förslagen alla i organisationen, även de som inte har Chat.
  9. Tryck på Klar.

Skapa ett chattrum via Gmail

  1. Öppna Gmail "".
  2. Tryck på Rum "" längst ned följt av Nytt rumföljt av Skapa ett rum längst ned.
  3. Ange ett rumsnamn.
  4. (Valfritt) Lägg till en rumsavatar genom att klicka på Lägg till "" ovanför rummets namn. Om du inte väljer en emoji används en standardavatar. 
  5. (Valfritt) Tillåt svar i trådar genom att aktivera Använd svarstrådar.
    1. Viktigt! Det går inte att ändra inställningen senare.
  6. (Valfritt) Tillåt att externa personer går med i rummet med Tillåt att personer utanför organisationen går med.
    1. Viktigt! Det går inte att ändra inställningen senare.
  7. Tryck på Nästa.
  8. Ange personer, e-postadresser och botar du vill lägga till. Det går även att välja bland förslag. Förslagen inkluderar alla i organisationen, även om de inte har Chat.
  9. Tryck på Klar.

På iOS/iPhone:

Skapa ett chattrum via Chat

  1. Öppna appen Chat "" eller Gmail .
  2. Tryck på Rum "" eller Rum följt av Nytt rum"" följt av Skapa ett rum längst ned.
  3. Ange ett rumsnamn.
  4. Valfritt: Lägg till en rumsavatar genom att klicka på Lägg till "" ovanför rummets namn. Om du inte väljer en emoji används en standardavatar.
  5. Valfritt: Tillåt svar i trådar genom att aktivera Använd svarstrådar.
    Viktigt!
    • Det här går inte att ändra senare.
    • Rum med separata diskussioner kan endast skapas av Google Workspace-konton.
  6. Valfritt:Tillåta att externa personer går med i ett rum genom att aktivera Tillåt att personer utanför organisationen går med.
    Viktigt!
    • Det här går inte att ändra senare.
    • Alternativet att skapa rum som tillåter gäster är endast tillgängliga i Google Workspace-konton.
  7. Tryck på Nästa.
  8. Ange personer, e-postadresser och botar du vill lägga till. Om du använder ett Google Workspace-konto inkluderar förslagen alla i organisationen, även de som inte har Chat.
  9. Tryck på Klar.

Skapa ett chattrum via Gmail

  1. Öppna Gmail "".
  2. Tryck på Rum "" längst ned följt av Nytt rumföljt av Skapa ett rum längst ned.
  3. Ange ett rumsnamn.
  4. (Valfritt) Lägg till en rumsavatar genom att klicka på Lägg till "" ovanför rummets namn. Om du inte väljer en emoji används en standardavatar. 
  5. (Valfritt) Tillåt svar i trådar genom att aktivera Använd svarstrådar.
    1. Viktigt! Det går inte att ändra inställningen senare.
  6. (Valfritt) Tillåt att externa personer går med i rummet med Tillåt att personer utanför organisationen går med.
    1. Viktigt! Det går inte att ändra inställningen senare.
  7. Tryck på Nästa.
  8. Ange personer, e-postadresser och botar du vill lägga till. Det går även att välja bland förslag. Förslagen inkluderar alla i organisationen, även om de inte har Chat.
  9. Tryck på Klar.
1.3 Skapa en delad teammapp

Delade enheter är ett delat utrymme där team kan lagra filer enkelt och säkert och få tillgång till dem från alla enheter.

  1. Öppna Google Drive.
  2. Till vänster klickar du på Delade enheter.
  3. Klicka på Ny "" högst upp.
  4. Ange ett namn och klicka på Skapa.
Skapa en delad enhet

När du har skapat den delade enheten kan du läsa om hur du skapar mappar, lägger till och redigerar filer och delar filer.

1.4 Håll videomöten

Det går att starta eller gå med i videomöten direkt från Gmail i en webbläsare. Det går även att starta ett direktmöte på en mobil enhet eller i en webbläsare på en dator med hjälp av Google Meet. Om någon skickar en möteslänk klickar du på den för att gå med i samtalet. 

Obs! Du kan lägga till personer i eller utanför organisationen i ett Meet-videomöte. Alla i Kalender-händelsen eller som bjuds in under videomötet (inklusive externa gäster) kan delta i samtalet automatiskt. Annars måste någon från din organisation bevilja åtkomst till externa gäster som försöker gå med. Läs mer om att lägga till personer i videomöten.

Starta ett videomöte från Gmail

  1. Öppna Gmail och klicka på Nytt möte i sidofältet under Meet.
    Obs! Kontrollera Gmail-inställningarna om du inte ser Meet i Gmail.
  2. I fönstret Dela nytt möte klickar du på Gå med nu.
  3. Klicka på Gå med nu om du vill delta med datorns kamera för video och datorns mikrofon för ljud.
  4. Om du vill ringa in via telefon klickar du på Gå med och använd en telefon för ljud och följer anvisningarna på skärmen.

    Du kan bara använda den här funktionen om organisationen har stöd för den. Kontakta administratören om du behöver hjälp. 

    Om du går med via telefon kan du fortfarande använda datorn för video. Mer information finns i Använda en telefon för ljud i ett videomöte.

"  "

Gå med i ett videomöte från Gmail

  1. Öppna Gmail och klicka på Mina möten, under Meet i sidofältet.
  2. Välj ett alternativ:
    • Klicka på Gå med i ett möte och ange en möteskod.
    • Peka på ett möte till vänster under Mina möten.
  3. Klicka på Delta.

Använd Meet på webben

  1. Skriv https://meet.google.com/ i en webbläsare.
  2. Klicka på Nytt möteföljt avStarta ett direktmöte.
  3. Om du vill lägga till någon i ett möte väljer du ett alternativ i popup-fönstret som öppnas:
    • Klicka på Lägg till andra och välj ett alternativ:
      • Under avsnittet Bjud in väljer du ett namn eller en e-postadress och klickar på Skicka inbjudan.
      • Ange ett telefonnummer under avsnittet Samtal och tryck på Ring Ring.
    • Klicka på Kopiera och klistra in mötesinformationen i ett e-postmeddelande eller en annan app.

Obs! Det går att skicka en möteslänk till personer utanför organisationen, men någon i organisationen måste kanske ge dem åtkomst till videomötet.

Använd Meet på en mobil enhet

Skaffa appen Google Meet

  1. Öppna Play Butik.
  2. Ladda ned och installera Google Meet-appen Meet app.
  3. Öppna appen genom att trycka på Google Meet-appen Meet app på enheten.

Om du har flera enheter kan du starta videosamtalet på en enhet och fortsätta det på en annan. Samtal synkroniseras automatiskt över alla enheter.

Starta ett möte med Google Meet-appen

  1. Öppna Meet-appen Meet.
  2. Välj ett alternativ för att starta ett möte:
    • Tryck på Nytt möteföljt avStarta ett direktmöte.
    • Tryck på Anslut med kodföljt avange en möteskod och tryck sedan på Anslut.
1.5 Dela skärmen under videomöten
Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

Presentera hela skärmen eller ett visst fönster i ett möte om du vill dela dokument, presentationer, kalkylark med mera. Bifoga en presentation eller andra resurser till kalenderhändelsen – den blir tillgänglig för personer i Meet-samtalet.

  1. Gå med i videosamtal i Meet.
  2. Klicka på Presentera nu Dela skärm längst ned.
  3. Välj Hela skärmen, Ett fönster eller En flik.
    • Om du presenterar en Chrome-flik delas flikens ljud som standard.
    • Presentera en annan flik genom att välja fliken du vill presentera och klicka på Dela den här fliken i stället.
  4. Klicka på Dela.
  5. Valfritt: Lossa presentationen och visa den som en ruta genom att klicka på Lossa . Nu ser du fler deltagare när du presenterar.

Om kameran är på är videon aktiv medan du presenterar.

Tips! Dela ett nytt fönster eller en specifik flik i stället för mötesfönstret för bättre presentationer och för att undvika spegling.

Om kameran är på ser deltagarna din video medan du presenterar.

Under mötet kan du även använda den inbyggda chattfunktionen för att dela anteckningar och länkar till referensmaterial. Mer information finns i Skicka chattmeddelanden till deltagare i videomöten.

” ”2 Hantera schemat för hem och arbete

2.1 Ange dina arbetstider

När du distansarbetar bör du balansera arbetet och privatlivet. Organisera kalendern så att alla vet när du är tillgänglig. Du kan ändra Google Kalender-inställningarna så att arrangörerna vet att de ska omboka en händelse till en bättre tid.

Obs! Google Chat visar frånvarostatusen för personer som har konfigurerats i Kalender. Om någon är borta från kontoret visas personens frånvarostatus i Chat när du öppnar en chatt med honom eller henne. Läs mer om frånvarostatus.

  1. Klicka på Inställningar Inställningar följt av Inställningar i Kalender.
  2. Bläddra till Arbetstid.
  3. Markera rutan Aktivera arbetstid.
  4. Välj de veckodagar du arbetar.
  5. Ange dina arbetstider.

Obs! Om någon bjuder in till en händelse utanför denna tid ser de en avisering om att det är utanför din arbetstid.

Om någon bjuder in till en händelse utanför denna tid ser de en avisering om att det är utanför din arbetstid.

2.2 Informera om tillgänglighet

Berätta för teamet om du ska gå ut en liten stund. Skicka ett meddelande till ett chattrum som är dedikerat till teamet eller skicka ett snabbt e-postmeddelande. Om du inte är tillgänglig i några timmar eller dagar ställer du in en autosvar om frånvaro i Gmail. Du kan även konfigurera en delad kalender så att den visas när alla i teamet är frånvarande.

Skapa en delad kalender

  1. Öppna Kalender och klicka på Lägg till andra kalendrar "" följt av Skapa ny kalender till vänster bredvid Övriga kalendrar.
  2. Ange ett namn på kalendern och lägg till en beskrivning.
  3. Klicka på Tidszon och välj tidszon.
  4. Klicka på Skapa kalender. Din nya kalender visas under Mina kalendrar.
  5. (Valfritt) Om du vill uppdatera kalenderinställningar pekar du på dem och klickar på Mer Mer följt av Inställningar.

    Du kan skapa så många kalendrar du vill med samma process.

Dela en kalender

  1. Öppna Kalender och peka på kalendern du vill dela under Mina kalendrar. Klicka sedan på Mer Mer följt av Inställningar och delning.

  2. Välj ett alternativ:
    • Om du vill dela med individer – under Dela med specifika personer lägger du till personen eller e-postadressen för personen du vill dela med och klickar på Lägg till personer följt av Skicka.
    • Ändra bredare delningsinställningar. – under Åtkomstbehörigheter väljer du Gör tillgängligt offentligt eller Gör tillgängligt för organisationsnamn.
Skapa en kalender

Ställa in ett alarm

Kom ihåg att logga ut för kvällen och stänga av enheterna. Du kan använda Klocka-appen på alla Android-enheter.

  1. Öppna Klocka-appen Klocka på telefonen.
  2. Tryck på Alarm.
  3. Välj ett alarm.
    • Tryck på Lägg till Lägg till och lägg till ett alarm.
    • Tryck på alarmets nuvarande tid om du vill återställa alarmet.
  4. Ange en alarmtid.
  5. Tryck på Klarföljt avSpara.
2.3 Dela statusuppdateringar och sätta upp mål

När du distansarbetar är kommunikationen viktigare än någonsin. Dela dagliga statusuppdateringar och sätt veckomål i en delad projektplan för teamet.

Dela dagliga virtuella genomgångar – uppdatera kollegerna med Meet, e-post eller Chat.

Ställ in veckomål – använd en teamprojektplan för att sätta upp mål och prioritera arbetet. Läs mer om att skapa dynamiska projektplaner i Google Kalkylark.

” ”3 Följ metodtips för att hålla kontakten

3.1 Tips om videokonferenser för möten hemma

Konfigurera och testa internet hemma

  • Anslut till internet med en Ethernet-kabel om du har tillgång till en sådan. I annat fall använder du Wi-Fi på 5 GHz (2.4 GHz har ofta hårdare belastning och videoanslutningarna är kanske inte lika starka).
  • Om du använder Wi-Fi skapar du ett testmöte för att se till att du har en stark signal från den plats där du arbetar. Om du har en direkt siktlinje till routern får du ofta den starkaste signalen. 
  • Om anslutningen verkar långsam kör du ett hastighetstest för att kontrollera att du har minst 3,2 mbps upp- och nedladdningshastighet.
  • När du deltar i en videokonferens bör du begränsa andra internetaktiviteter i hemmet så att du har tillräckligt med bandbredd.

Hörlurar, mikrofon och kamera

  • Överväg att använda hörlurar eller hörsnäckor för att skapa bästa möjliga ljud och minska eventuellt eko i samtalet.
  • Om du ska skriva medan du pratar kan du skaffa en extern mikrofon, till exempel en headsetmikrofon eller en USB-mikrofon för poddsändning.
  • Hörlurar och mikrofoner med sladd ger ofta bättre ljudkvalitet än trådlösa.
  • Uppgradera headsetet, mikrofonen och kameran till senaste firmware-versionen från tillverkaren.
  • Se till att Meet använder rätt kameror, mikrofon och högtalare. Även om du använder ett headset kan Meet i själva verket använda den inbyggda mikrofonen:

Välj rätt miljö

  • Sitt i ett väl upplyst område, helst med ljus som lyser på ansiktet och inte bakom dig, för att undvika att skapa en silhuett. Gör ett testsamtal med en kollega för att ställa in kamerans position och belysningen korrekt.
  • Enkla bakgrunder och prydliga, välstädade rum brukar se mest professionella ut när det gäller affärssamtal.
  • Platser med minimalt bakgrundsbrus fungerar bäst, men om du befinner dig på en högljudd plats kan du stänga av ljudet på mikrofonen när du inte pratar och du kan använda Meet-funktionen för livetexter för att visa textning i realtid.

Lös problem med en långsam enhet eller dålig prestanda

  • Uppdatera datorn till den senaste versionen av operativsystemet.
  • Överväg att presentera från en annan laptop, om du har en, eller en smartphone (med iOS- eller Android Meet-appen), för att sprida ut CPU-användningen.
  • Programvara eller maskinvara som inspekterar eller ändrar Meet-trafik (exempelvis lokala brandväggar och virusprogram) kan sänka videokvaliteten. Se till att dessa verktyg inte stör dina videosamtal. 
  • Använd en skärm. Två eller fler bildskärmar kan orsaka kraftig belastning på CPU och GPU.

    Om du fortfarande har problem med samtalskvaliteten för Meet läser du Felsöka problem med Hangouts Meet. Du kan även anmäla ett problem.

3.2 Lägga till tidszoner i kalendern

Om du arbetar med ett fjärrteam kan du se tiden i andra länder genom att lägga till världsklockor i din kalender. Lägg till tidszoner i kalendern så att du vet när du ska organisera händelser med teammedlemmar över hela världen.

Obs! När tidszoner förhindrar att alla deltar i ett möte kan du spela in det och dela det vid ett senare tillfälle. Läs mer om hur du spelar in ett möte.

Lägg till världsklockor i kalendern

  1. Öppna Inställningar Inställningar följt av Inställningar i Google Kalender.
  2. Rulla till Världsklocka och markera kryssrutan Visa världsklocka.
  3. Klicka på Lägg till tidszon för att visa din nuvarande tidszon.
  4. Klicka på Lägg till tidszon igen för att lägga till fler tidszoner.

Lägg till en tidszon i kalendern

  1. Klicka på Inställningar Inställningarföljt avInställningar högst upp.
  2. Till vänster klickar du på Tidszon och markerar rutan Visa sekundär tidszon. (Den primära tidszonen är där du bor.)
  3. Klicka på fältet Sekundär tidszon och välj en annan tidszon.
  4. (Valfritt) Identifiera tidszonen genom att lägga till en etikett, till exempel Europa.

Ändra tidszon

  1. Öppna Inställningar Inställningar följt av Inställningar.
  2. Till vänster klickar du på Tidszon
  3. Klicka på Primär tidszon och välj tidszon.
  4. (Valfritt) Om du vill uppdatera din tidszon automatiskt när du reser markerar du Fråga om användaren vill uppdatera standardtidszonen till den aktuella platsen.

Obs! Om du organiserar ett möte och behöver hitta en tid som passar alla använder du föreslagna mötestider.

3.3 Ställa in interaktiva frågestunder under presentationer
Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

Om du presenterar i ett Meet-videosamtal kan du skapa interaktiva frågestunder med Presentationer. Deltagarna skriver sina frågor i ett separat fönster så att det inte går att avbryta eller tala i munnen på varandra.

  1. Öppna Meet och gå med i ett videomöte.
  2. Gå till Presentationer och öppna en presentation.
  3. Högst upp, bredvid Presentera, klickar du på nedåtpilen ""följt avPresentatörsvy.
  4. Gå tillbaka till Meet-videomötet och klicka på Presentera nu.
  5. Välj vad som ska delas:
    • Hela skärmen
    • Ett fönster
    • En flik
  6. Välj Dela.
  7. Klicka på Målgruppsverktyg i Presentationer.
  8. Välj ett alternativ:
    • Klicka på Starta ny om du vill starta en ny frågestund.
    • Klicka på Fortsätt senaste om du vill fortsätta på en frågestund som nyss startats.
    • Klicka på i frågefönstret om du vill sluta ta emot frågor.
Obs! Om du använder Google Workspace via arbetet, skolan eller andra organisationer kan du välja vem som kan skicka frågor. I fönstret Presentatörsvy klickar du på Målgruppsverktyg. Klicka sedan på nedåtpilen "" bredvid Accepterar frågor från och välj en målgrupp.
3.4 Dela och samarbeta kring innehåll med ditt team

Dokumentera och dela mer i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer än vad du brukar göra. Använd till exempel kommentarer för att ge feedback till teammedlemmarna. Detta är enklare när du arbetar i ett team där tidszonerna inte överlappar så mycket.

Lägg till kommentarer i filer och tilldela uppgifter

  1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
  2. Klicka på Lägg till kommentar "".
  3. Skriv din kommentar i rutan.
  4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
  5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
  6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Öppna rutan Kommentar och ange text med alternativet att tilldela en uppgift till någon

Samla resurser på en intern webbplats

Med Google Sites kan du skapa en intern webbplats och samla resurser i ett center för dig och ditt team eller dela den senaste informationen med dina kolleger.

Skapa webbplatsen

Välj ett alternativ:

  • Från startsidan för Sites klickar du på Skapa Plus högst upp eller väljer en mall, klickar på Mallgalleri och väljer en mall.
  • Från Google Drive klickar du på Plus Ny följt avMerföljt avGoogle Sites.

Obs! Alla webbplatser i Sites lagras på Drive. Mer information om hur du använder Drive för att ordna dina filer finns i Komma igång med Drive.

Skapa en webbplats från Sites eller Drive

 


Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.

 

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?
Sök
Rensa sökning
Stäng sökrutan
Googles appar
Huvudmeny
Sök i hjälpcentret
false