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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

リモートワークでの連携

企業向けの Google Workspace チュートリアル


               

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Google Workspace をぜひお試しください。

 

 

 内容

リモートワークやテレワーク中にチームメンバーと連携し、スケジュールを管理し、ベスト プラクティスに沿って仕事を進める方法をご紹介します。

必要なもの

スヌーズ中 15 分程度です。
アカウント Google Workspace アカウントお持ちでない場合は、14 日間の無料試用をご利用ください。

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このチュートリアルの内容

チームで連携する  公私のスケジュールを管理する つながりを維持するためのベスト プラクティスに従う
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1  チームで連携する


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1.1 メーリング リストを作成する

メーリング リストがない場合は、自分とチームが使う Google グループのメーリング リストを作成します。グループのメールアドレスを使えば、最新ステータスを送信したり、チーム カレンダーやドライブ ドキュメントなどのリソースを全員と共有したりできます。

  1. Google グループにログインします。
  2. 上部の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。設定リファレンス
  4. [グループを作成] をクリックします。

新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

Create a group.
1.2 Chat スペースを作成する

Google Chat を使用すると、同僚とのコミュニケーション、ファイルなどオンライン リソースの共有、チーム プロジェクトでの共同作業ができます。

 
 
 
1.3 共有チームフォルダを作成する

共有ドライブとは、チームがどこからでも、どのデバイスからでもファイルを保存、検索、アクセスできる共有スペースです。

  1. Google ドライブを開きます。
  2. 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
  3. 上部の [ 新規] をクリックします。
  4. 名前を入力して [作成] をクリックします。
共有ドライブを作成

共有ドライブを作成したら、フォルダの作成ファイルの追加と編集ファイルの共有の方法を確認してください。

1.4 ビデオ会議を開催する

ウェブブラウザで Gmail を開いてビデオ会議を開始したり、ビデオ会議に参加したりできます。モバイル デバイスまたはパソコンのウェブブラウザで Google Meet を使用し、即席の会議を開始することも可能です。他のユーザーから会議のリンクが届いたら、そのリンクをクリックするだけで会議に参加できます。

注: Meet ビデオ会議には、組織内外のユーザーを追加できます。カレンダーの予定に参加しているユーザーや、ビデオ会議中に招待されたユーザー(外部のゲストを含む)は、自動的に会議に参加できます。それ以外の場合は、組織内の別ユーザーが参加しようとする外部ゲストにアクセスを許可する必要があります。詳しくは、ビデオ会議にユーザーを追加するをご覧ください。

Gmail からビデオ会議を開始する

  1. Gmail を開き、サイドバーから [Meet] 次に [会議を新規作成] をクリックします。
    注: Gmail で Meet が表示されない場合は、Gmail の設定を確認してください。
  2. [作成した会議のリンクを共有] ウィンドウで、[今すぐ参加] をクリックします。
  3. パソコンのカメラとマイクを使って動画と音声付きで参加するには、[今すぐ参加] をクリックします。
  4. スマートフォンを使用してダイヤルインするには、[参加(音声には電話を使用)] をクリックして画面の指示に沿って操作します。

    この機能をご利用いただけるのは、所属先の組織が対応している場合に限られます。詳しくは、管理者にお問い合わせください。 

    スマートフォンで参加する場合でも、パソコンを使用して動画を見ることができます。詳しくは、ビデオ会議に電話音声を使用するをご覧ください。

Gmail からビデオ会議に参加する

  1. Gmail を開き、サイドバーの [Meet] をクリックします。
  2. 次のいずれかを行います。
    • [会議を新規作成] をクリックして新しく会議を開始します [今すぐ参加] をクリックします。
    • [会議に参加] をクリックして、会議のニックネームまたは会議コードを入力します [参加] をクリックします。
    • 予定されている会議に参加するには、[今後の会議] で参加する会議にカーソルを合わせます [今すぐ参加] をクリックします。

ウェブで Meet を使用する

  1. ウェブブラウザで https://meet.google.com にアクセスします。
  2. [新しい会議を作成] 次へ [会議を今すぐ開始] をクリックします。
  3. 会議にユーザーを追加するには、表示されたポップアップ ウィンドウでオプションを選択します。
    • [ユーザーの追加] をクリックし、次のいずれかを選択します。
      • [招待] で名前を選択するかメールアドレスを入力し、[メールを送信] をクリックします。
      • [通話] に電話番号を入力し、通話アイコン 通話 をクリックします。
    • コピーアイコン  をクリックして、コピーした会議情報をメールまたはその他のアプリに貼り付けます。

注: 組織外のユーザーに会議のリンクを送信することはできますが、場合によっては組織内のユーザーがビデオ会議へのアクセス権を承認する必要があります。

モバイル デバイスで Meet を使用する

Google Meet アプリを入手する

  1. Play ストアにアクセスします。
  2. Google Meet アプリ Meet アプリ をダウンロードしてインストールします。
  3. ご利用のデバイスで Google Meet アプリ Meet アプリ をタップして開きます。

複数のデバイスをお持ちの場合は、あるデバイスで開始したハングアウトを、別のデバイスで続けることができます。会議はすべてのデバイス間で自動的に同期されます。

Google Meet アプリを使用して会議を開始する

  1. Meet アプリ Meet を開きます。
  2. 会議を開始するには、次のいずれかの方法で行います。
    • [新しい会議を作成] 次へ [会議を今すぐ開始] をタップします。
    • [コードを使用して参加] をタップ 次へ 会議コードを入力して [参加] をタップします。
1.5 ビデオ会議中に画面を共有する

会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。

会議中に画面全体または特定のウィンドウを共有して、ドキュメントやプレゼンテーション、スプレッドシートなどを参加者に表示することができます。カレンダーの予定にプレゼンテーションなどのリソースを添付すると、Meet のビデオ会議の参加者がそのリソースを利用できるようになります。

  1. Meet のビデオ会議に参加します。
  2. 画面下部の画面共有アイコン 画面を共有 をクリックします。
  3. [あなたの全画面]、[ウィンドウ]、[タブ] のいずれかを選択します。
    • Chrome のタブを共有すると、そのタブの音声もデフォルトで共有されます。
    • 別のタブを共有するには、共有するタブを選択し、[代わりにこのタブを共有] をクリックします。
    • タブを使用してスライドのプレゼンテーションを画面共有する場合は、Meet でプレゼンテーションを操作できます
  4. [共有] をクリックします。
  5. 省略可: 共有画面の固定を解除してタイル表示にするには、固定解除アイコン をクリックします。これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。

ヒント:

  • カメラがオンになっていると、画面を共有している間も自分の映像が参加者に表示されます。
  • 画面を共有する場合は、会議ウィンドウではなく、新しいウィンドウや特定のタブを共有してください。これにより、画面共有がよりスムーズになるほか、画面が合わせ鏡のように無限に表示される事象を避けることができます。
  • 音声を共有するには、[Chrome タブを共有] または [このタブを共有] を選択する必要があります。

カメラをオンにしておけば、画面を共有しながら自分の姿も相手に見てもらうことができます。

会議中にチャット機能を使用すれば、メモや参考資料へのリンクを共有することができます。ビデオ会議の参加者にチャット メッセージを送信するをご覧ください。

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2  公私のスケジュールを管理する


 
2.1 業務時間を設定する

在宅勤務をする場合、仕事とプライベートのバランスを取る必要があります。カレンダーを整理して、会議に参加できる時間を他のユーザーに知らせましょう。Google カレンダーで設定しておけば、主催者はカレンダーを見て予定の日時を変更することができます。

注: Google Chat には、カレンダーで設定した不在ステータスが表示されます。チャット相手がオフィスにいない場合、その相手とのチャットを開くと不在ステータスが表示されます。詳しくは、不在ステータスをご覧ください。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の設定アイコン 次へ [設定] をクリックします。
  3. 左側の [全般] セクションで [業務時間] をクリックします。
    • ヒント: 管理者が勤務場所をオンにしている場合は、[業務時間と勤務場所] をクリックします。詳しくは、管理者についてのヘルプ記事をご覧ください。
  4. [業務時間] セクションで [業務時間を有効にする] をクリックします。
  5. 勤務する曜日を選択 次に 業務時間を選択します。
  6. 会議に参加できる時間に応じて業務時間を分割できます。
    • ある特定の曜日に業務時間帯を追加する(業務時間を複数の時間帯に分割する)には、目的の曜日の横にある追加アイコン add をクリックします。
    • 追加した時間帯を削除するには、削除アイコン Remove をクリックします。

ヒント: 業務時間を追加するときは、開始時刻が終了時刻より前になるように設定してください。

お住まいの国や地域のタイムゾーン、一般的な労働時間、あなたのスケジュールを元に、業務時間の候補が表示されることがあります。必要に応じて適用または拒否するか、編集してください。詳しくは、さまざまなタイムゾーンでの Google カレンダーの使用をご覧ください。

業務時間外の予定に招待されると、業務時間外の予定であることを知らせる通知が招待主に表示されます。

2.2 空き状況を伝える

席を外す場合は、チームに知らせましょう。チームメンバーの稼働状況を知らせる専用の Chat スペースにメッセージを送信したり、簡単なメールを送信したりします。数時間または数日間不在にする場合は、Gmail で「不在」自動返信機能を設定します。共有カレンダーを設定して、チーム全員の稼働状況を確認することもできます。

共有カレンダーを作成する

新しいカレンダーはブラウザでのみ作成できます。Google カレンダー アプリでは作成できません。作成した新しいカレンダーは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」アイコン Plus 次へ [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
  3. カレンダーの名前と説明を追加します。
  4. [カレンダーを作成] をクリックします。
  5. カレンダーを共有する場合は、左側のバーで共有するカレンダーをクリックし、[特定のユーザーとの共有] を選択します。

カレンダーを共有する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。Google カレンダー アプリでカレンダーを共有することはできません。
  2. 画面左側に [マイカレンダー] セクションが表示されます。展開するには、下矢印 下矢印 をクリックします。
  3. 共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン その他 次に [設定と共有] をクリックします。
  4. [特定のユーザーとの共有] セクションで、[ユーザーを追加] をクリックします。
  5. ユーザーまたは Google グループのメールアドレスを追加します。プルダウン メニューを使用して権限設定を変更します。詳しくは、アクセス権限についての記事をご覧ください。
  6. [送信] をクリックします。
  7. メールで送信したリンクを相手がクリックすると、このカレンダーが相手のカレンダー リストに表示されるようになります。詳しくは、他のユーザーの Google カレンダーを追加するをご覧ください。

ヒント: 自分がオーナーではないカレンダーを共有するには、そのカレンダーのオーナーに「変更および共有の管理権限」を付与してもらう必要があります。

カレンダーを作成する

アラームを設定する

夜間は必ずログアウトしてデバイスをシャットダウンするようリマインダーを設定します。時計アプリはどの Android デバイスでも使用できます。

  1. スマートフォンの時計アプリ 時計 を開きます。
  2. [アラーム] をタップします。
  3. アラームを選択します。
    • アラームを追加するには、追加アイコン 追加 をタップします。
    • アラームをリセットするには、現在の時刻をタップします。
  4. アラームの時刻を設定します。
  5. [完了] 次に [保存] をタップします。
2.3 最新ステータスを共有して目標を設定する

リモートで作業している場合は、コミュニケーションが特に重要になります。共有チーム プロジェクト計画を使用して毎日の最新情報を共有し、週次目標を設定します。

仮想スタンドアップ ミーティングを日々行う - MeetメールChat を使用して同僚に最新情報を提供します。

週次目標を設定する - チーム プロジェクト計画を使用して目標を設定し、作業の優先順位を設定します。スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成する方法についてご確認ください。

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3  つながりを維持するためのベスト プラクティスに従う

 
3.1 自宅からビデオ会議に参加するための準備に関するヒント

自宅のインターネットを設定してテストする

  • 可能な場合はイーサネット ケーブルを使用してインターネットに接続します。そうでない場合は、5 GHz Wi-Fi を使用します(2.4 GHz は混雑しがちなため、ビデオ接続に向いていない場合があります)。
  • Wi-Fi を使用している場合は、テスト会議を作成して、仕事をする場所で電波が強いことを確認します。通常は、ルーターに近いほど電波が強くなります。
  • 接続速度が遅く感じられる場合は、速度テストを実行して、アップロードとダウンロードの速度が 3.2 Mbps 以上であることを確認します。
  • ビデオ会議に参加する場合は、十分な帯域幅を確保するために、仕事をする場所での他のインターネットの使用を制限します。

ヘッドフォン、マイク、カメラ

  • 会議中に最適な音声を保ち、発生し得る反響音を減らすには、ヘッドフォンまたはイヤフォンの装着をご検討ください。
  • 話しながら文字を入力する場合は、ヘッドセット マイクやポッドキャスト USB マイクなどの外部マイクの使用をご検討ください。
  • ヘッドセットとマイクは、無線よりも有線のほうが音質が良い傾向があります。
  • ご使用のヘッドセット、マイク、カメラを、メーカーが提供する最新のファームウェアにアップグレードしてください。
  • Meet で適切なカメラ、マイク、スピーカーが使用されていることを確認してください。たとえば、ヘッドセットを装着していても、Meet では内蔵マイクが使用されている場合があります。

適切な環境を選ぶ

  • 明るい場所に座ります。影を作らないように、背後ではなく顔に照明が当たるのが理想的です。同僚とテスト会議を行い、カメラの位置と照明を調整します。
  • 背景がすっきりとして、部屋がきちんと片付けられていたほうが、ビジネス上の会議を行ううえで好ましく見えます。
  • 周囲のノイズの少ない場所が適していますが、騒がしい場所の場合は発言中以外はマイクをミュートにして、Meet の自動字幕起こし機能を使えばリアルタイムで字幕を表示できます。

デバイスの速度低下やパフォーマンスの低下に対処する

  • パソコンの OS を最新バージョンに更新します。
  • CPU の使用量を分散するため、別のノートパソコン(お持ちの場合)またはスマートフォン(iOS / Android 版の Meet アプリを使用)から画面共有することをご検討ください。
  • Meet のトラフィックを検証または変更するソフトウェア / ハードウェア(ローカル ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェアなど)が原因で、動画の画質が低下する場合があります。これらのツールがビデオ会議の妨げとならないようにしてください。
  • モニターは 1 台のみ使用します。複数のモニターを使用すると、CPU と GPU の負荷が高くなる可能性があります。

    Meet の動画会議の品質に関する問題が解決しない場合は、会議の動画と音声の品質に関するトラブルシューティングをご覧いただくか、問題をご報告ください。

3.2 カレンダーにタイムゾーンを追加する

離れた場所にいるチームと連携する場合は、世界時計をカレンダーに追加すれば他の国の時刻を表示できます。カレンダーにタイムゾーンを追加することで、いつなら世界各地のチームメンバーとの予定を設定できるかを把握することが可能です。

注: 時差により全員が会議に参加できない場合は、会議を録画して後で共有できます。詳しくは、会議を録画するをご覧ください。

カレンダーに世界時計を追加する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
  3. [世界時計] セクションで [世界時計を表示する] をクリックします。
  4. [タイムゾーンを追加] をクリックし 次へ 表示させるタイムゾーンを選択します。 

カレンダーにタイムゾーンを追加する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
  3. [タイムゾーン] セクションで [セカンダリ タイムゾーンを表示する] をオンにします。
  4. [セカンダリ タイムゾーン 下矢印] をクリック 次へ タイムゾーンを選択します。

タイムゾーンを変更する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
  3. [タイムゾーン] セクションで [メインのタイムゾーン 下矢印] をクリック 次へ タイムゾーンを選択します。

注: 全員が会議に参加できる時間を見つけるためには、会議の候補日時を使用します。

3.3 プレゼンテーション中にインタラクティブな Q&A セッションを設定する

会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。

Meet のビデオ会議でプレゼンテーションを行う場合に、Google スライドを使用してインタラクティブな Q&A を設定できます。参加者は別のウィンドウに質問を入力するので、発言を遮られたり、発言が同時になったりしません。

  1. Google スライドのプレゼンテーションを開きます。
  2. 上部のスライドショー アイコン の横にある下矢印 をクリックします。
  3. [プレゼンター ビュー] をクリックします。
  4. 新しいウィンドウで、[ユーザーツール] をクリックします。
    • 新しいセッションを開始するには、[新しいセッションを開始] をクリックします。
    • 最近のセッションを再開するには、[最近のセッションを続行] をクリックします。
    • Q&A を終了するには、Q&A ウィンドウのオン / オフスイッチをクリックします。
      • ヒント: Q&A をオフにしなくても、Google スライドのプレゼンテーションを終了すると Q&A のビューも自動的に閉じます。
注: 職場、学校、その他の組織で Google Workspace をご使用の場合は、質問を送信できるユーザーを選択できます。[プレゼンター表示] ウィンドウで [ユーザーツール] をクリックし、次に、[質問の受け付け対象] の横にある下矢印 をクリックしてユーザーを選択します。
3.4 チームでコンテンツを共有して共同編集する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで、通常よりも多くの情報を記録して共有できます。たとえば、コメントを使用してチームメンバーにフィードバックを提供します。これは、チーム間に時差がある場合の作業に便利です。

ファイルにコメントを追加する、タスクを割り当てる

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能。

内部サイトのリソースを統合する

Google サイトを使えば、社内サイトを設定してリソースを一元化されたハブに統合し、チームメンバーと最新の情報を共有できます。

サイトを作成する

次のいずれかを行います。

  • Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
  • Google Driveで、[新規] 次に [その他] 次に [Google サイト] をクリックします。

注:: すべてのサイトはドライブに保存されます。ドライブを使ってファイルを整理する方法について詳しくは、ドライブ スタートガイドをご覧ください。

サイトまたはドライブからサイトを作成する。

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Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

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