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正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

與非 Google Workspace 使用者合作的 10 大秘訣

 

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安排活動及視訊會議藍色分隔線

日曆中,您可以與沒有 Google Workspace 帳戶的使用者安排活動及視訊會議。邀請對象會收到電子郵件邀請並能進行回覆。如果使用 Google Meet,所有邀請對象只要點選邀請函中的連結,或前往 meet.google.com 輸入會議代碼,即可加入會議。

注意:如果您要加入其他機構的會議,或是沒有 Google Workspace 帳戶,您可能必須先獲得其他參與者的核准才能加入視訊會議。

操作說明

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2

即使沒有 Office,依然可以處理 Microsoft Office 檔案藍色分隔線

即使沒有 Office,您依然可以在 Google Workspace 中處理 Office 檔案。您可以在 Chrome 瀏覽器或 Chromebook 中編輯 Office 檔案、將檔案轉換為 Google 格式,或進行其他操作。

操作說明

在雲端硬碟中加入 Office 檔案

將 Office 檔案新增到雲端硬碟,然後透過 Google 文件、試算表或簡報來編輯、協作及共用檔案。系統會以原始的 Office 格式儲存檔案。

  1. 開啟雲端硬碟
  2. 依序按一下 [ 新增] 接下來 [檔案上傳]
  3. 選擇您要上傳的 Office 檔案。

在 Google 文件、試算表或簡報中編輯 Office 檔案

僅限 Chrome 瀏覽器

  1. 如已安裝「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」,請按照以下步驟移除這項擴充功能:
    1. 開啟 Chrome 瀏覽器,然後依序按一下右上角的「更多」圖示  接下來 [更多工具] 接下來 [擴充功能]
    2. 如果看到「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」,請點選 [移除]

    這樣一來,系統就會使用 Office 檔案編輯模式開啟 Office 檔案,而不會使用 Chrome 擴充功能開啟。

  2. 雲端硬碟中,依序在 Office 檔案上按一下滑鼠右鍵 接下來 依序點選 [選擇開啟工具] 接下來 [Google 文件]、[Google 試算表] 或 [Google 簡報]
  3. 編輯檔案並進行協同合作。系統會將所有變更儲存至原始的 Office 檔案。

在 Google 文件、試算表或簡報中為 Office 檔案加註

  1. 開啟雲端硬碟,然後按兩下 Office 檔案。
  2. 選擇您要加註的文字、儲存格或部分內容。

  3. 按一下「新增註解」圖示
  4. 輸入註解內容。如要指定註解的接收對象,請在註解文字中輸入 + 和對方的電子郵件地址 (例如:+cassy@solarmora.com)。
  5. 按一下 [註解]

在 Office 中處理檔案並將檔案同步至雲端硬碟 (須安裝 Office)

  1. 如果您尚未在電腦上安裝 Google 雲端硬碟電腦版,請先完成這項程序。

    這項工具會將 Google 雲端硬碟資料夾新增到您的電腦。

  2. 將電腦中的 Office 檔案新增到 Google 雲端硬碟資料夾中。
  3. 在 Office 中依序點選 [檔案] 接下來 [開啟],然後找到您的 Google 雲端硬碟資料夾。
  4. 按一下 Office 檔案,然後點選 [開啟]
  5. 編輯檔案。

    您在 Office 中對檔案所做的任何變更都會在雲端硬碟中進行同步處理。

以 Office 格式共用檔案副本

  1. Google 文件試算表簡報中開啟檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [以電子郵件附件傳送]
  3. 在「附件類型」下方選擇「Microsoft Word、「Microsoft Excel」或「Microsoft PowerPoint」

  4. 輸入電子郵件地址、主旨和郵件訊息。
  5. (選用) 勾選 [傳送副本給自己] 方塊。
  6. 按一下 [傳送]

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3

以 Office 格式共用 Google 文件編輯器檔案藍色分隔線

如果與您共事的對象使用的是 Office,您可以將文件試算表簡報的檔案副本以 Office 格式傳送給對方。舉例來說,您可以在文件中建立檔案,然後透過電子郵件以 Microsoft Word 檔案格式傳送給其他人。

操作說明

文件、試算表和簡報

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4

透過雲端硬碟為 Office 檔案加註藍色分隔線

雲端硬碟中直接為 Office 檔案、Adobe PDF 檔案或其他類型的檔案加註。即使共事的對象並未使用 Google Workspace,依然可以回覆註解。舉例來說,如果同事使用 Word 開啟檔案,他們會在檔案中看到您的註解並能進行回覆。

操作說明

雲端硬碟

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5

共用 Google 檔案供所有人存取藍色分隔線

無論使用者是否擁有 Google 帳戶,您都可以與對方共用雲端硬碟檔案或資料夾。*只要將檔案與他們的電子郵件地址共用即可。系統會傳送含有 PIN 碼的電子郵件給沒有 Google 帳戶的使用者,邀請他們在共用的檔案或資料夾中進行協作。使用這個 PIN 碼登入後,使用者就可以檢視及直接編輯檔案和資料夾,還可以對這些項目加註及提出修訂建議。

*如要進行這項操作,貴機構必須開啟協作者共用功能。請參閱與協作者共用文件

操作說明

雲端硬碟

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6

匯入文件、試算表和簡報並轉換為 Google 格式藍色分隔線

處理非 Google 的文件、試算表或簡報時,您可以將檔案匯入 Google 文件試算表簡報。接著您可以使用原始格式編輯檔案,或將檔案轉換為 Google 格式。舉例來說,您可以將 Word 檔案轉換為 Google 文件,然後與團隊成員同時編輯及加註。如果檔案中有註解或追蹤修訂項目,系統會將其自動轉換為 Google 文件的註解和建議。

操作說明

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7

改用 Google 雲端硬碟共用網路檔案藍色分隔線

如果您目前是透過私人網路或在 Microsoft OneDrive 中共用檔案,可以將檔案移到雲端硬碟中,讓 Google Workspace 使用者也能共用這些檔案。

操作說明

雲端硬碟

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8

共用大型檔案藍色分隔線

有時電子郵件無法傳送大型檔案。不同的電子郵件服務供應商會有不一樣的附件大小上限。與其使用電子郵件傳送大型檔案,不如透過雲端硬碟共用檔案。只要共用對象點選電子郵件中的連結,就可以在網路上開啟檔案,即使對方未使用 Google Workspace 或沒有 Google 帳戶也沒問題。

操作說明

雲端硬碟、共用雲端硬碟

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確保共用的檔案安全無虞藍色分隔線

雲端硬碟提供共用功能和存取權限的控管機制,讓您可以透過簡便且安全的方式與外部合作夥伴合作。舉例來說,共用敏感文件時,您可以禁止使用者下載、列印及複製檔案。您也可為檔案設定到期日,如此一來,外部合作夥伴或代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。

在您下載外部檔案時,雲端硬碟會先對大部分的檔案進行病毒掃描。如果偵測到病毒,系統就不會下載檔案。

操作說明

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10

與群組共用檔案藍色分隔線

使用 Google 網路論壇一次與多位使用者共用 Google 日曆、協作平台和文件。群組中的每個人都能存取與群組共用的所有檔案,不限機構內外成員。您可以視需要新增群組成員,或移除不應擁有權限的成員。

操作說明

網路論壇

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