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Agende atividades que acontecem uma única vez, como conferências, ou eventos recorrentes, como reuniões de equipe. Para informar sua participação a todos, basta clicar uma única vez no convite do evento.
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1.1 Criar um evento
- No Agenda, escolha uma opção:
- Clique em um horário vazio na grade da agenda.
- Clique em
Criar.
- Selecione Evento.
Criar.
1.2 Adicionar convidados
- No campo Adicionar convidados, digite as primeiras letras do nome ou do endereço de e-mail de uma pessoa. Os endereços correspondentes no diretório da sua organização aparecem quando você digita o texto.
- Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado. Veja abaixo o que acontece quando você adiciona um convidado ao seu evento.
- Uma videochamada no Google Meet é adicionada automaticamente ao evento.
- A agenda do convidado aparece ao lado da sua.
- (Opcional) Você pode adicionar o endereço de uma lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grupo grande de pessoas de uma só vez.
Veja mais informações sobre como fazer isso em Gerenciar eventos grandes no Agenda.- (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, aponte para o nome do convidado e clique em Pessoas
.
- (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, clique em Permissões de convidados e marque as caixas apropriadas.
.Dica: se você não for o organizador da reunião, mas tiver permissão para editar o evento, siga estas etapas para convidar pessoas.
Observação: se você criar um evento na Agenda e não permitir que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data ou a hora do evento em sua própria agenda.
1.3 Adicionar salas, o local ou uma videoconferência
Adicionar uma sala:
- Clique em Adicionar salas.
As sugestões aparecem automaticamente com base no seu local de trabalho, no número de convidados e nas salas reservadas.Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.
- Se você precisar ajustar os critérios da sua sala de reunião, poderá:
- clicar em Pessoas
para especificar o tamanho de sala necessário;
- clicar em Vídeo
para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência;
- clicar em Telefone
para especificar a necessidade de audioconferência.
- Aponte para a sala que atende aos critérios e selecione a caixa.
- Se você não encontrar uma sala adequada, faça o seguinte:
- Na caixa de pesquisa, digite outro recurso, nome de outro edifício, andar ou equipamento de videoconferência, como o Chromebox para reuniões. Conforme você digitar, verá os resultados abaixo da caixa de pesquisa.
- Passe o cursor em uma sala para ver detalhes, como capacidade, localização, equipamento e recursos.
- Quando você encontrar uma sala, aponte para ela e marque a caixa.
para especificar o tamanho de sala necessário;
para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência;Adicionar um local para a reunião:
Clique em Adicionar local e digite seus detalhes. As sugestões aparecem automaticamente.
Adicionar videoconferência:
Quando você adiciona um convidado a um evento, uma videochamada no Google Meet é adicionada automaticamente ao evento.
Nas contas da edição Enterprise, um número de acesso por telefone e um PIN também são adicionados. Os convidados poderão ligar para a reunião por telefone se o administrador tiver ativado essa opção.
Se você instalar um complemento de videoconferência de terceiros, poderá selecioná-lo no Agenda ao clicar em Adicionar conferência. Também é possível adicionar uma transmissão ao vivo.
Dica: você pode adicionar uma videochamada do Meet a um evento ou e-mail do Microsoft Outlook usando o complemento do Meet. Veja mais detalhes em Adicionar videochamadas do Meet ao Outlook.
1.4 Adicionar uma descrição do evento e anexos
Adicionar uma descrição do evento:
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Escolha um fuso horário. |
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Crie um evento recorrente. |
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Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião. |
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Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais. |
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Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros. |
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Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links. |
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Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos. |
Adicionar um anexo:
- Clique no campo Adicionar descrição ou anexos.
- Clique em Meu Drive ou Fazer upload e selecione seu arquivo.
- Clique em Selecionar ou Enviar. Seu arquivo será anexado ao evento.
1.5 Escolher uma cor de evento, agenda e visibilidade padrão
Escolher uma cor de evento: ao criar um evento, é possível escolher em que cor ele aparecerá nas suas agendas. Se você quiser escolher uma cor diferente para o evento, role para baixo e clique no nome da sua agenda. Clique na paleta de cores e selecione outra opção.
Adicionar o evento a outra agenda: para que o evento apareça em outra agenda, role para baixo e clique no nome da sua agenda. Clique no nome novamente e selecione outra agenda.
Mostrar como disponível/ocupado: altere as configurações de visibilidade para “Ocupado” ou “Disponível” para mostrar os horários ocupados ou disponíveis na sua agenda.
Definir a visibilidade padrão: se você compartilhar sua agenda, os eventos terão as mesmas configurações de privacidade da agenda. Você pode alterar o que as outras pessoas veem sobre determinados eventos.
Veja mais informações sobre as configurações de privacidade em Alterar suas configurações de privacidade.
1.6 (Opcional) Configurar notificações
Configurar padrões de notificação
- Na Agenda, clique em Configurações
Configurações.
- À esquerda, em Geral, clique em Configurações de eventos.
- Clique em Notificações e selecione uma opção:
- Desativar
- Notificações na área de trabalho
- Alertas
- (Opcional) Se você quiser configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir sons de notificação.
- (Opcional) Para gerenciar as notificações, à esquerda, clique na sua agenda
- Ao lado de cada opção, clique na seta para baixo
e selecione Nenhuma ou E-mail.
e selecione Nenhuma ou E-mail.Configurar notificações de eventos específicos
- Acesse a seção Notificações e selecione E-mail ou Notificação.
- Selecione um período para as notificações.
- (Opcional) Para adicionar outra notificação, clique em Adicionar notificação e repita as etapas 1 e 2
1.7 Salvar seu evento
Quando terminar de preencher os detalhes do evento, salve-o e envie os convites.
- Clique em Salvar.
- Escolha uma opção:
- Para notificar os convidados por e-mail, clique em Enviar.
- Para pular as notificações no momento, clique em Não enviar.
- Para continuar editando o convite, clique em Descartar.
- Se você estiver convidando pessoas fora da sua organização, terá as seguintes opções:
- Clique em Convidar pessoas externas para enviar uma notificação.
- Clique em Continuar editando para enviar uma notificação mais tarde.
- (Opcional) Para abrir seu evento na página "Editar evento", clique em Mais opções.
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