Créer un groupe

Pour les listes de diffusion et de distribution, le partage, les paramètres de configuration et bien plus encore

Cette page est destinée aux administrateurs. Pour découvrir comment gérer des groupes pour votre propre compte, consultez l'aide Google Groupes.


En tant qu'administrateur Groupes, vous pouvez créer des groupes pour des services, des équipes ou d'autres groupes d'utilisateurs de votre organisation.

Où puis-je le faire ? Vous pouvez créer un groupe et ajouter des membres dans la console d'administration ou dans Google Groupes. Toutefois, seuls les groupes créés dans la console d'administration peuvent servir de groupes de configuration.

Que peut-on faire avec un groupe ?

Un groupe créé de l'une des manières décrites dans cet article peut avoir les fonctions suivantes :

Communication ou collaboration (listes de diffusion incluses)

Avec un groupe, vos utilisateurs peuvent :

  • envoyer un e-mail à tous les membres du groupe ;
  • inviter les membres du groupe à une réunion ;
  • partager du contenu tel que des documents, sites, vidéos et agendas avec les membres du groupe ;
  • participer à des discussions ou à une boîte de réception collaborative via Google Groupes (nécessite l'activation de Groups for Business).

Configuration de fonctionnalités ou de services

Le groupe doit être créé dans la console d'administration, et non dans Google Groupes.

Avec un groupe, les administrateurs peuvent également :

Option 1 : Créer un groupe dans la console d'administration

Pour les groupes de communication et de collaboration (listes de diffusion incluses) ainsi que les groupes de configuration.

Le meilleur moyen de créer un groupe est de se connecter à la console d'administration. Cette interface facilite la recherche des membres du groupe ou l'ajout d'un grand nombre de membres en une seule fois. Votre groupe peut également être utilisé de différentes manières.

Si Groups for Business est activé, vous pouvez ensuite accéder à Google Groupes pour configurer davantage de fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans la console d'administration.

Étape 1 : Créez un groupe
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Groupes.
  3. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
  4. Saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant :
    Paramètre Description
    Nom
    Nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces quelques consignes :
    • Les noms peuvent comporter jusqu'à 73 caractères.
    • Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d'identifier facilement la fonction du groupe.

    Les groupes créés dans la console d'administration Google ne peuvent pas contenir de signe égal (=) ni de chevrons (<, >). Seuls les groupes créés sur le site groups.google.com peuvent utiliser ces caractères.

    Description

    L'objectif du groupe ou la façon dont il est utilisé. Les informations s'affichent sur la page "À propos" du groupe. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes, des liens vers des groupes similaires et bien d'autres informations.

    Les groupes créés dans la console d'administration Google ne peuvent pas contenir de signe égal (=) ni de chevrons (<, >). Seuls les groupes créés sur le site groups.google.com peuvent utiliser ces caractères.

    Adresse e-mail du groupe

    Adresse e-mail utilisée pour le groupe. Si plusieurs domaines sont affichés, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu'à 63 caractères (sans compter la partie correspondant au domaine de l'adresse, telle que @gmail.com).

    Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu'adresses e-mail. Consultez la liste des mots réservés.

    Si vous créez votre groupe dans un compte professionnel ou scolaire, votre adresse e-mail peut inclure un suffixe, tel que -user-created. Par exemple, si le nom de votre groupe est training, l'adresse e-mail réelle peut être training-user-created@votre_domaine.

    Propriétaire(s) du groupe (Facultatif) Recherchez le nom ou l'adresse e-mail des utilisateurs disposant du rôle de propriétaire pour ce groupe.
  5. Sélectionnez une option :
    • Un type de groupe par défaut (Public, Équipe, Annonces uniquement ou Limité) : chacune de ces options comporte des autorisations prédéfinies pour les propriétaires, les gestionnaires et les membres, et définit si le groupe est ouvert à toute l'organisation ou aux personnes externes à celle-ci.
    • Personnalisé : si vous sélectionnez cette option, choisissez vos paramètres à l'aide de ce tableau :

      Paramètre

      Description

      Paramètres d'accès

      Définissez des paramètres pour chaque catégorie d'utilisateurs. Ces paramètres déterminent les actions de base que les utilisateurs sont autorisés à effectuer dans le groupe. Vous pouvez personnaliser davantage les autorisations basées sur des rôles pour le groupe dans Google Groupes (groupes.google.com). En savoir plus sur les rôles au sein des groupes

      Remarque : La catégorie "Externe" inclut les personnes externes à votre organisation. Ces personnes peuvent être membres du groupe ou non.

      • Contacter les propriétaires : personnes autorisées à envoyer directement un e-mail aux propriétaires du groupe.
      • Afficher la liste des membres : personnes autorisées à consulter la liste des membres du groupe.
      • Afficher les conversations : personnes autorisées à consulter les conversations publiées dans le groupe. Les utilisateurs non membres externes à votre organisation ("Externe") ne peuvent afficher les conversations que si les options de partage Groups for Business sont définies sur "Public sur Internet".
      • Publier des posts : personnes autorisées à publier des messages dans le groupe.

      Paramètres d'adhésion

      Indiquez si les membres du groupe disposant du rôle de propriétaire, de gestionnaire ou de membre peuvent ajouter directement des personnes au groupe, inviter des personnes à rejoindre le groupe et approuver les demandes d'adhésion.

      Qui est autorisé à rejoindre le groupe

      Choisissez comment ajouter des personnes au groupe :

      • Tous les membres de l'organisation peuvent demander à rejoindre le groupe : les membres de l'organisation doivent demander à rejoindre le groupe et être approuvés avant de pouvoir en faire partie.
      • Tous les membres de l'organisation peuvent rejoindre le groupe : les membres de l'organisation peuvent rejoindre directement le groupe.
      • Utilisateurs invités uniquement : les utilisateurs peuvent rejoindre le groupe uniquement s'ils y sont invités.

      Autoriser les membres externes à votre organisation

      Désactivez ce paramètre pour empêcher les utilisateurs externes d'être ajoutés au groupe, ou activez-le pour autoriser les utilisateurs externes.

      Remarques : Si vous êtes administrateur, vous pouvez toujours ajouter des personnes externes aux groupes dans la console d'administration Google, quel que soit le paramètre défini pour les membres externes.

       

  6. Cliquez sur Créer un groupe.
    Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.
  7. Passez à l'étape suivante pour ajouter des membres au groupe.
Étape 2 : Ajoutez des membres au groupe

Ajouter un nombre réduit de membres

  1. Suivez les instructions ci-dessus pour créer votre groupe.
  2. Après avoir créé le groupe, cliquez sur le lien qui figure en bas de la page pour ajouter des membres au nouveau groupe.
  3. Placez le curseur sur Ajouter "", puis cliquez sur Ajouter des membres.
  4. Pour un utilisateur ou un groupe, saisissez les premiers caractères de son adresse e-mail. Lorsque vous l'avez trouvé, sélectionnez-le.
    Pour les comptes de service, saisissez l'adresse e-mail complète.
  5. Répétez l'étape précédente pour trouver d'autres membres.
  6. Cliquez sur Ajouter au groupe.

Tous les nouveaux membres bénéficient du rôle "Membre" et de l'abonnement "Toutes les mises à jour par e-mail".

Ajouter de nombreux membres à la fois

Pour ajouter de nombreux membres, vous pouvez préférer l'une des méthodes suivantes :

Inviter des utilisateurs à rejoindre un groupe

Vous devez activer Groups for Business.

Si vous souhaitez proposer à des utilisateurs de rejoindre votre groupe, envoyez-leur une invitation. Ils ne sont ajoutés à votre groupe que s'il acceptent l'invitation.

Retrouvez la procédure dans le centre de formation : Inviter des utilisateurs et répondre à leurs demandes.

Option 2 : Utiliser Google Groups

Vous devez activer Groups for Business.

Pour les groupes de communication et de collaboration uniquement. Pour utiliser votre groupe en tant que groupe de configuration, suivez les étapes ci-dessus pour le créer dans la console d'administration. Les groupes créés dans l'application Google Groupes ne permettent pas de configurer des fonctionnalités ni des services.

Google Groupes permet également de créer un groupe de communication ou de collaboration, comme une liste de diffusion. Vous pouvez y ajouter des fonctionnalités telles que la modération des discussions ou une boîte de réception collaborative.

Retrouvez la procédure dans le centre de formation : Créer un groupe avec Google Groupes.

Utiliser un groupe récemment créé

Envoyer un message de groupe

Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

Patientez jusqu'à ce que le groupe apparaisse dans l'annuaire des groupes des utilisateurs.

Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour qu'un nouveau groupe apparaisse dans votre annuaire des groupes, auquel tous les utilisateurs ont accès. Pour masquer des groupes de l'annuaire, vous devez autoriser les propriétaires de groupe à le faire.

Pour en savoir plus, consultez Définir des règles à l'échelle de l'organisation pour l'utilisation des groupes.

Options avancées pour les grandes organisations

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