Crear grupos en tu organización

Para listas de distribución y correo electrónico, uso compartido, configuración de ajustes y más

Esta página es para administradores. Para gestionar los grupos de tu cuenta, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.


Como administrador de Grupos, puedes crear grupos para departamentos, equipos u otros grupos de usuarios de tu organización.

¿Dónde puedo hacerlo? Puedes crear un grupo y añadir miembros en la consola de administración o en Grupos de Google. Sin embargo, solo puedes usar como grupo de configuración un grupo que se haya creado en la consola de administración.

Cómo se puede usar un grupo

Si creas un grupo siguiendo las indicaciones que te damos aquí, podrás usarlo de cualquiera de estas maneras.

Comunicación o colaboración (incluidas listas de correo electrónico)

Con un grupo, tus usuarios pueden:

  • Enviar correos a todos los miembros del grupo con una única dirección
  • Invitar a miembros del grupo a una reunión
  • Compartir contenido con los miembros del grupo, ya sean documentos, sitios web, vídeos o calendarios
  • Participar en debates o en una Bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google (requiere activar Grupos para empresas)

Configuración de funciones o servicios

El grupo debe crearse en la consola de administración, no en Grupos de Google.

Además, los administradores pueden hacer lo siguiente:

Opción 1: Crear un grupo con la consola de administración

Para grupos de comunicación y colaboración (incluidas listas de correo electrónico), y grupos de configuración.

La mejor manera de crear un grupo es usando la consola de administración, donde te resultará más fácil encontrar miembros del grupo o añadir varios miembros a la vez. También podrás usar tu grupo de muchas formas.

Si Grupos para empresas está activado, después puedes ir a Grupos de Google para configurar más funciones que no están disponibles en la consola de administración.

Paso 1: Crea un grupo
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Grupos.
  3. En la esquina superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  4. Introduce la información que se indica a continuación y haz clic en Siguiente:
    Ajuste Descripción
    Nombre
    Introduce un nombre que identifique al grupo en listas y mensajes, siguiendo estas directrices:
    • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
    • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

    Cuando crees grupos desde la consola de administración de Google, no utilices el signo igual (=) ni corchetes (< >). Estos caracteres solo se pueden usar en los grupos creados desde groups.google.com.

    Descripción

    Escribe el objetivo del grupo o cuál es su utilidad. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

    Cuando crees grupos desde la consola de administración de Google, no utilices el signo igual (=) ni corchetes (< >). Estos caracteres solo se pueden usar en los grupos creados desde groups.google.com.

    Correo electrónico del grupo

    ​Escribe la dirección de correo del grupo. Si aparece más de un dominio en la lista, selecciona el que te interese. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

    Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Ver palabras reservadas

    Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

    Propietarios del grupo (Opcional) Busca el nombre o la dirección de correo electrónico de los miembros del grupo que tendrán el rol de propietario.
  5. Elige el tipo de acceso del grupo: Público, Equipo, Solo anuncio o Restringido.
    Cada tipo incluye permisos predefinidos para los propietarios, administradores y miembros del grupo, así como si el grupo está abierto a toda la organización o a personas ajenas a ella.
  6. (Opcional) Para personalizar los ajustes de acceso, haz clic en las celdas de la tabla y marca o desmarca las opciones. Al personalizar las opciones, el tipo de acceso del grupo cambia a Personalizado.
    Consulta en esta tabla las descripciones de cada ajuste:

    Ajuste

    Descripción

    Configuración de acceso

    Determinar qué pueden hacer los usuarios en el grupo. También puedes definir permisos basados en roles del grupo en Grupos de Google a través de groups.google.com. Obtén más información sobre los roles de grupo

    La categoría Externos incluye a cualquier persona ajena a tu organización, sea o no miembro del grupo.

    • Quién puede contactar con los propietarios del grupo: especifica quién puede enviar directamente un correo electrónico a los propietarios del grupo.
    • Quién puede ver las conversaciones: especifica quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo. Los usuarios que no sean miembros del grupo y sean ajenos a tu organización (en la categoría Externos) solo pueden ver las conversaciones si se ha seleccionado el ajuste Público en Internet en las opciones para compartir de Grupos para empresas.
    • Quién puede publicar: especifica quién puede publicar mensajes en el grupo. 
    • Quién puede ver los miembros: especifica quién puede ver los miembros del grupo.
    • Quién puede unirse al grupo: indica quién puede añadir personas, invitar usuarios o aprobar solicitudes del grupo.

    Quién puede unirse al grupo

    Elige una opción para añadir usuarios al grupo:

    • Cualquier persona de la organización puede solicitarlo: los usuarios de la organización deben pedir permiso para unirse al grupo y ser aceptados.
    • Cualquier usuario de la organización puede unirse: los usuarios de la organización pueden añadirse al grupo directamente.
    • Solo usuarios invitados: solo pueden unirse al grupo los usuarios a los que se ha invitado. 

    Admitir miembros ajenos a la organización

    Desactiva este ajuste si no quieres permitir que se añadan usuarios externos O actívalo para admitir usuarios externos en el grupo.

    Nota: Si eres administrador, puedes añadir usuarios externos a grupos desde la consola de administración de Google, independientemente de si se permiten o no miembros externos.

     

  7. Haz clic en Crear grupo.
  8. Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.
  9. Continúa con los siguientes pasos para añadir miembros al grupo.
Paso 2: Añade miembros al grupo

Añadir solo algunos miembros

  1. Sigue los pasos anteriores para crear un grupo.
  2. Después de crear el grupo, en la parte inferior, haz clic en el enlace para añadir miembros.
  3. Haz clic en Añadir miembros.
  4. Para buscar usuarios o grupos, introduce los primeros caracteres de su dirección de correo electrónico. Cuando veas el usuario o grupo, selecciónalo.
    Para buscar cuentas de servicio, introduce la dirección de correo electrónico completa.
  5. Repite el paso anterior para encontrar más miembros.
  6. Haz clic en Añadir al grupo.

A todos los nuevos miembros se les asigna el rol "Miembro" y la suscripción "Todo el correo electrónico".

Añadir muchos miembros a la vez

Para añadir muchos miembros, te será más útil uno de estos métodos:

Invitar a otros usuarios a unirse

Requiere activar Grupos para empresas.

Si quieres dar a otros usuarios la opción de unirse a tu grupo, envíales una invitación. Solo se añadirán a tu grupo si aceptan la invitación.

Consulta los pasos en el Centro de aprendizaje: Enviar invitaciones y responder solicitudes

Opción 2: Usar Grupos de Google

Requiere activar Grupos para empresas.

Solo para grupos de comunicación y colaboración. Si quieres usar tu grupo como grupo de configuración, sigue los pasos anteriores para crearlo en la consola de administración. Los grupos creados en la aplicación Grupos de Google no sirven para configurar funciones ni servicios.

Otra manera de crear grupos de comunicación o colaboración, como pueden ser las listas de correo electrónico, es a través de Grupos de Google. En la aplicación también puedes añadir funciones, como debates moderados o una Bandeja de entrada colaborativa.

Puedes consultar los pasos para crear un grupo a través de Grupos de Google en el Centro de aprendizaje.

Usar un grupo creado recientemente

Envía un mensaje de grupo

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar. 

Los mensajes que envíes se publicarán en las conversaciones del grupo y se enviarán por correo a los miembros que estén suscritos a este. Los mensajes no se envían por correo al remitente, aunque esté suscrito al grupo. 

Espera a que el grupo aparezca en el directorio de grupos de los usuarios

Un grupo recién creado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en el directorio de grupos, al que todos los usuarios pueden acceder. Para que un grupo no aparezca en el directorio, debes permitir que los propietarios lo oculten.

Consulta más información en el artículo Definir políticas sobre el uso de grupos que se apliquen a toda una organización.

Opciones avanzadas para organizaciones grandes

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