Cette page s'adresse aux administrateurs qui gèrent les groupes d'une organisation. Pour découvrir comment gérer des groupes pour votre propre compte, consultez l'aide Google Groupes.
En tant qu'administrateur Groupes, vous pouvez créer des groupes pour des services, des équipes ou d'autres ensembles d'utilisateurs de votre organisation.
Où puis-je le faire ? Vous pouvez créer un groupe et y ajouter des membres dans la console d'administration Google ou dans Google Groupes. Toutefois, seuls les groupes créés dans la console d'administration peuvent servir de groupes de configuration.
Utiliser des groupes
Vous pouvez utiliser des groupes pour collaborer, ou pour configurer une fonctionnalité ou un service. Le meilleur moyen de créer un groupe est d'accéder à la console d'administration. Dans cette interface, vous pouvez plus facilement rechercher des membres d'un groupe ou ajouter un grand nombre de membres en une seule fois. Si vous créez un groupe dans Google Groupes, vous ne pouvez pas l'utiliser pour configurer des fonctionnalités ou des services.Communication ou collaboration (y compris les listes de diffusion)
Créez un groupe dans la console d'administration ou dans Google Groupes pour que vos utilisateurs puissent :
- envoyer un e-mail à tous les membres du groupe depuis une seule adresse ;
- inviter les membres du groupe à une réunion ;
- partager du contenu tel que des documents, sites, vidéos et agendas avec les membres du groupe ;
- participer à des discussions ou à une boîte de réception collaborative dans Google Groupes (nécessite l'activation de Groups for Business).
Configuration de fonctionnalités ou de services
Le groupe doit être créé dans la console d'administration, et non dans Google Groupes.
Vous pouvez également utiliser un groupe pour :
Option 1 : Créer un groupe dans la console d'administration
Tout développer | Tout réduire et revenir en haut de la page
Pour les groupes de configuration, de communication et de collaboration (y compris les listes de diffusion)
Si Groups for Business est activé, vous pouvez ensuite accéder à Google Groupes pour configurer d'autres fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans la console d'administration.
Étape 1 : Créez un groupe-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Groupes.
- En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
- Saisissez les informations suivantes :
Détails sur le groupe Description Nom du groupe Saisissez le nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces consignes :- Les noms peuvent comporter jusqu'à 73 caractères.
- Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d'identifier facilement la fonction du groupe.
Les groupes créés dans la console d'administration Google ne peuvent pas contenir de signe égal (=) ni de chevrons (<, >). Seuls les groupes créés sur le site groups.google.com peuvent utiliser ces caractères.
Adresse e-mail du groupe Saisissez l'adresse e-mail du groupe. Si plusieurs domaines sont affichés, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Respectez les consignes suivantes :
- Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu'à 63 caractères (sans compter la partie correspondant au domaine de l'adresse, telle que @gmail.com).
- Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu'adresses e-mail. Consultez la liste des mots réservés.
Si vous créez votre groupe dans un compte professionnel ou scolaire, votre adresse e-mail peut inclure un suffixe, tel que -user-created. Par exemple, si le nom de votre groupe est training, l'adresse e-mail réelle peut être training-user-created@votre_domaine.
Description (Facultatif) Pour ajouter des informations à la page "À propos" du groupe, saisissez l'objectif du groupe ou la manière dont il est utilisé. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes, des liens vers des groupes similaires et bien d'autres informations.
Les groupes créés dans la console d'administration Google ne peuvent pas contenir de signe égal (=) ni de chevrons (<, >). Seuls les groupes créés sur le site groups.google.com peuvent utiliser ces caractères.
Propriétaire(s) du groupe (Facultatif) Pour ajouter des utilisateurs qui disposeront du rôle de propriétaire pour le groupe, recherchez et sélectionnez leur nom ou leur adresse e-mail. - Cliquez sur Suivant.
Remarque : Si le message "Adresse e-mail déjà utilisée" s'affiche pour une adresse e-mail de groupe proposée qui n'est pas attribuée à un compte utilisateur, l'adresse est peut-être utilisée pour une session visiteur. Pour résoudre le conflit, contactez le visiteur ou l'assistance Google Workspace afin de faire supprimer la session visiteur. - (Facultatif) Pour ajouter le libellé de sécurité au groupe, cochez la case Sécurité. En savoir plus sur les groupes de sécurité
- Cliquez sur Suivant.
- Choisissez un type d'accès au groupe : Public, Équipe, Annonces uniquement ou Limité.
Chacun de ces types comporte des autorisations prédéfinies pour les propriétaires, les gestionnaires et les membres, et définit si le groupe est ouvert à toute l'organisation ou aux personnes externes à celle-ci. - (Facultatif) Pour personnaliser les paramètres d'accès, cliquez sur les cellules du tableau afin de sélectionner ou désélectionner une option. Dès que vous personnalisez une option, le type d'accès du groupe passe à Personnalisé.
Consultez les descriptions des paramètres dans le tableau suivant :Paramètre
Description
Paramètres d'accès
Déterminez ce que les membres du groupe peuvent faire. Vous pouvez également définir des autorisations basées sur les rôles pour le groupe dans Google Groupes à l'adresse groups.google.com. En savoir plus sur les rôles au niveau du groupe
La catégorie "Externe" inclut les personnes externes à votre organisation. Ces personnes peuvent être membres du groupe ou non.
- Qui peut contacter les propriétaires du groupe : indique qui peut directement envoyer un e-mail aux propriétaires du groupe.
- Qui peut afficher les conversations : désigne qui peut consulter les conversations publiées dans le groupe. Les utilisateurs non membres externes à votre organisation ("Externe") ne peuvent afficher les conversations que si les options de partage Groups for Business sont définies sur Public sur Internet.
- Qui peut publier dans le groupe : indique qui peut publier des messages dans le groupe.
- Qui peut afficher la liste des membres : permet de spécifier qui peut consulter la liste des membres du groupe.
- Qui peut adhérer au groupe : spécifie qui peut ajouter des personnes, inviter des utilisateurs et approuver les demandes d'adhésion au groupe.
Qui est autorisé à rejoindre le groupe
Choisissez comment ajouter des personnes au groupe :
- Tout membre de l'organisation peut demander à rejoindre le groupe – Les membres de l'organisation doivent demander à rejoindre le groupe et être approuvés avant de pouvoir en faire partie.
- Tout membre de l'organisation peut rejoindre le groupe – Les membres de l'organisation peuvent rejoindre directement le groupe.
- Utilisateurs invités uniquement – Les utilisateurs peuvent rejoindre le groupe uniquement s'ils y sont invités.
Autoriser les membres externes à votre organisation
Désactivez ce paramètre pour empêcher les utilisateurs externes d'être ajoutés au groupe, Ou activez-le pour autoriser les utilisateurs externes.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez toujours ajouter des personnes externes aux groupes dans la console d'administration Google, quel que soit le paramètre défini pour les membres externes.
- Cliquez sur Suivant.
- (Facultatif) Pour restreindre les conditions d'adhésion au groupe, sélectionnez Restreindre les adhésions, puis ajoutez les conditions de votre requête. Découvrez comment restreindre les adhésions à un groupe.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Passez à l'étape suivante pour ajouter des membres au groupe.
Ajouter quelques membres
- Cliquez sur Ajouter des membres
.
- Cliquez sur Ajouter des membres.
- Pour ajouter un utilisateur ou un groupe, saisissez les premiers caractères de son adresse e-mail et sélectionnez-la.
- Pour ajouter un compte de service, saisissez l'adresse e-mail complète.
- Répétez les étapes précédentes si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter au groupe.
Tous les nouveaux membres bénéficient du rôle "Membre" et de l'abonnement pour tous les e-mails.
Ajouter plusieurs membres à la fois
Pour ajouter un grand nombre de membres, essayez l'une des méthodes suivantes :
- Sélectionner des membres à partir de votre liste d'utilisateurs
- Importer des membres à partir d'un fichier CSV
- Ajouter d'autres groupes au groupe
- Ajouter tous les utilisateurs de votre organisation à un groupe
Inviter des personnes à rejoindre un groupe
Vous devez activer Groups for Business.
Si vous souhaitez proposer à des personnes de rejoindre votre groupe, envoyez-leur une invitation. Elles sont ajoutées à votre groupe si elles acceptent l'invitation.
Pour inviter des personnes à rejoindre un groupe, suivez la procédure Inviter une personne par e-mail dans le Centre de formation.
Option 2 : Créer un groupe avec Google Groupes
Pour les groupes de communication et de collaboration uniquement. Vous devez activer Groups for Business. Pour utiliser votre groupe en tant que groupe de configuration, suivez les étapes ci-dessus pour le créer dans la console d'administration. Si vous créez un groupe dans Google Groupes, vous ne pouvez pas l'utiliser pour configurer des fonctionnalités ou des services.
Vous pouvez également créer un groupe de communication ou de collaboration, comme une liste de diffusion, à l'aide de Google Groupes. Vous pouvez y ajouter des fonctionnalités telles que la modération des discussions ou une boîte de réception collaborative.
Pour créer un groupe dans Google Groupes, suivez la procédure Créer un groupe dans le Centre de formation.
Une fois le groupe créé
- Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour qu'un nouveau groupe apparaisse dans votre annuaire des groupes, auquel tous les utilisateurs ont accès. Pour masquer des groupes de l'annuaire, vous devez autoriser les propriétaires de groupe à le faire. Pour en savoir plus, consultez Définir des règles à l'échelle de l'organisation pour l'utilisation des groupes.
- Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être distribué.
Options avancées pour les grandes organisations
- Gérer automatiquement les adhésions grâce aux groupes dynamiques
- Créer des groupes recommandés pour les partages (audiences cibles)
- Synchroniser les groupes à partir de votre serveur LDAP ou Active Directory
- Créer et gérer des groupes à l'aide d'API