Эта статья предназначена для администраторов, которые управляют группами для организации. Если у вас есть вопросы по управлению собственными группами, посетите Справочный центр Google Групп.
Как администратор Групп, вы можете создавать группы для отделов, команд и других сообществ сотрудников в организации.
Как это сделать? Вы можете создать группу и добавить участников с помощью консоли администратора Google или приложения "Google Группы". Однако в качестве группы конфигурации можно использовать только группы, созданные в консоли администратора.
Как можно использовать группы
Группы можно использовать для совместной работы или для настройки функции или конфигурации сервиса. Проще всего создать группу в консоли администратора, где удобнее искать участников и добавлять большое количество пользователей одновременно. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.Общение или совместная работа (в том числе списки рассылки)
Создайте группу с помощью консоли администратора или приложения "Google Группы", чтобы ваши пользователи могли:
- отправлять письма всем участникам группы с помощью единого адреса электронной почты;
- приглашать участников группы на встречи;
- делиться с участниками группы материалами, в том числе документами, сайтами, видеозаписями и календарями;
- участвовать в обсуждениях или пользоваться общим почтовым ящиком в Google Группах (для этого необходимо включить Группы для бизнеса).
Настройка функций и сервисов
Группа должна быть создана в консоли администратора, а не с помощью приложения "Google Группы".
С помощью группы вы также можете:
Вариант 1. Создание группы в консоли администратора
Развернуть все | Свернуть все и перейти к началу
Касается групп конфигурации и групп для общения и совместной работы (включая списки рассылки).
Если Группы для бизнеса включены, вы можете затем перейти в приложение "Google Группы", чтобы настроить функции, недоступные в консоли администратора.
Шаг 1. Создайте группу-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
В консоли администратора нажмите на значок меню
Каталог
Группы.
- В верхней части страницы нажмите Создать группу.
- Укажите следующую информацию:
Сведения о группе Описание Название группы Введите название, которое будет идентификатором группы в списках и сообщениях. Руководствуйтесь следующими инструкциями:- Длина названия группы не должна превышать 73 символа.
- Присваивайте понятные названия в соответствии с назначением каждой группы.
При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
Адрес электронной почты группы Введите адрес электронной почты группы. Если отображается несколько доменов, выберите нужный. Следуйте указанным ниже рекомендациям.
- Длина адреса электронной почты не должна превышать 63 символа. Это ограничение не распространяется на часть адреса с доменным именем (например, @gmail.com).
- Некоторые слова нельзя использовать в адресах электронной почты.Посмотреть список зарезервированных слов.
При создании группы с использованием рабочего или учебного аккаунта к адресу электронной почты может быть добавлен суффикс, например -user-created. То есть, если ваша группа называется training, адрес электронной почты может быть такой: training-user-created@<vash_domen>.
Описание При необходимости вы можете добавить на страницу с информацией о группе сведения о том, для чего она создана и как ее использовать. Сюда можно включить информацию об участниках и контенте группы, часто задаваемые вопросы, ссылки на связанные группы и т. д.
При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
Владельцы группы Чтобы добавить пользователей, у которых будет роль владельца группы, найдите и выберите их имена или адреса электронной почты. - Нажмите Далее.
Примечание. Если вы получили сообщение "Email address already in use" (Этот адрес электронной почты уже используется), но предложенный адрес электронной почты группы не присвоен ни одному аккаунту пользователя, возможно, этот адрес используется для сеанса посетителя. Чтобы устранить конфликт, попросите посетителя или службу поддержки Google Workspace удалить сеанс посетителя. - Если нужно добавить к группе ярлык "Группа безопасности", установите флажок Группа безопасности. Подробнее о группах безопасности…
- Нажмите Далее.
- Выберите уровень доступа к группе: С общим доступом, Коллектив, Только оповещение или Доступ ограничен.
Каждый тип имеет набор предварительно заданных разрешений для владельцев, менеджеров и обычных участников группы. Также от него зависит, открыта ли группа для всех сотрудников организации или внешних пользователей. - Задать настройки доступа можно, нажимая на ячейки таблицы. При изменении настроек тип группы меняется на Пользовательская.
Описания настроек приведены в таблице ниже.Параметр
Описание
Настройки доступа
Определите набор действий, доступных каждому участнику группы. Для более точной настройки можно задать для группы разрешения на основе ролей в Google Группах (groups.google.com). Подробнее о ролях в группе…
В категорию "Внешние" входят все пользователи не из вашей организации независимо от их участия в группе.
- Кто может обращаться к владельцам группы. Определяет, кто может напрямую отправлять электронные письма владельцам группы.
- Кто может просматривать обсуждения. Определяет, кто может просматривать обсуждения, опубликованные в группе. Чтобы предоставить такое право не входящим в группу пользователям из категории "Внешние", выберите в настройках совместного доступа Групп для бизнеса вариант Общедоступно в интернете.
- Кто может создавать записи. Определяет, кто может публиковать сообщения в группе.
- Кто может просматривать список участников. Определяет, кто может просматривать список участников группы.
- Кто может присоединяться к группе. Определяет, кто может добавлять участников, приглашать пользователей и одобрять запросы на вступление в группу.
Кто может присоединяться к группе
Выберите способ добавления пользователей в группу:
- Отправлять запросы могут все пользователи в организации. Чтобы присоединиться к группе, пользователям организации нужно отправить запрос на вступление и получить одобрение.
- Присоединяться к группе могут все пользователи в организации. Пользователи могут присоединиться к группе напрямую.
- Только приглашенные пользователи. Пользователи могут присоединиться к группе только по приглашению.
Разрешить вступать в группу внешним пользователям
Если вы не хотите, чтобы внешних пользователей добавляли в группу, выключите этот параметр.
Администратор может добавлять внешних пользователей с помощью консоли администратора Google независимо от того, разрешено ли в настройках Групп участие для внешних пользователей.
- Нажмите Далее.
- При необходимости задайте ограничения в отношении участников этой группы. Для этого выберите Ограничить участие и добавьте условия запроса. Подробнее о том, как создать группу с ограничениями для участников…
- Нажмите Создать группу.
- Перейдите к следующему шагу, чтобы добавить пользователей в группу.
Как добавить несколько участников
- Нажмите "Добавить участников"
.
- Нажмите Добавить участников.
- Введите первые несколько символов адреса электронной почты пользователя или группы и выберите нужный вариант.
- Для сервисных аккаунтов необходимо ввести адрес электронной почты полностью.
- При необходимости повторите предыдущие шаги.
- Нажмите Добавить в группу.
Все пользователи добавляются с ролью участника и подпиской на получение всех сообщений.
Как добавить большое количество пользователей сразу
Чтобы добавить в группу большое количество участников одновременно, воспользуйтесь одним из следующих способов:
- Выберите участников из списка "Пользователи"
- Загрузите список участников из CSV-файла
- Добавьте в группу другие группы
- Добавьте в группу всех пользователей организации
Как пригласить участников
Требуется включить Группы для бизнеса.
Если вы хотите предоставить пользователю возможность вступить в группу, отправьте ему приглашение. Пользователь будет добавлен в группу, если примет приглашение.
Чтобы пригласить пользователей в группу, выполните инструкции в разделе Как отправить приглашение в группу по электронной почте.
Вариант 2. Создайте группу с помощью приложения "Google Группы"
Только для групп для общения и совместной работы. Требуется включить Группы для бизнеса. Если вы хотите использовать группу в качестве группы конфигурации, следуйте инструкциям на этой странице, чтобы создать ее в консоли администратора. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.
Ещё один инструмент, с помощью которого можно создать группу для общения или совместной работы (например, для использования в качестве списка рассылки), – приложение "Google Группы". В нем можно добавлять различные функции, например модерируемые обсуждения и общий почтовый ящик.
Чтобы создать группу с помощью приложения "Google Группы", следуйте инструкциям по созданию группы в Центре обучения.
После создания группы
- Обратите внимание, что добавление новой группы в каталог, доступ к которому есть у всех пользователей, может занять до 24 часов. Если группу не нужно показывать в каталоге, разрешите ее владельцам скрывать группы. Подробнее о том, как настроить правила использования групп на уровне организации…
- Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.
Дополнительные возможности для крупных организаций
- Автоматическое изменение списка участников в динамических группах
- Создание рекомендуемых групп для обмена данными (целевые аудитории)
- Как синхронизировать группы, находящиеся на сервере LDAP или Active Directory
- Как создавать группы и управлять ими с помощью API