A seconda della versione di Google Workspace in uso, i gruppi di configurazione potrebbero non essere disponibili per alcuni servizi o impostazioni.
Puoi applicare le impostazioni del servizio a un gruppo di utenti anziché a un'intera unità organizzativa. In questo modo puoi personalizzare le impostazioni per utenti specifici senza modificare la struttura organizzativa. Puoi utilizzare i gruppi per configurare le impostazioni per:
| Servizi | Funzioni di amministratore |
|---|---|
Nota: alcuni servizi hanno la possibilità di attivare o disattivare Google Takeout per un gruppo. Scopri di più |
|
|
* Disponibile solo con alcune versioni di Google Workspace |
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Utilizzare i gruppi di configurazione per le impostazioni del servizio
Con i gruppi di configurazione puoi personalizzare le impostazioni del servizio per un gruppo di utenti. Ad esempio, puoi consentire a un gruppo di approvare video di YouTube o a un team di condividere file di Google Drive con persone esterne all'organizzazione.
I gruppi di configurazione possono includere utenti di qualsiasi unità organizzativa del tuo account. Puoi creare un gruppo o utilizzarne uno esistente nel tuo account, ad esempio personale@esempio.com.
In genere, devi prima applicare le impostazioni dei servizi alle unità organizzative e successivamente predisporre le eccezioni per alcuni utenti. Ad esempio, puoi limitare i contenuti di YouTube per tutti gli utenti del tuo account, ma consentire ad alcuni gruppi di visualizzare tutti i video o di approvarli.
Come funzionano i gruppi di configurazione
- I gruppi di configurazione possono contenere qualsiasi utente o gruppo all'interno dell'organizzazione (gruppi nidificati).
- Le impostazioni di gruppo di un utente hanno sempre la priorità sulle impostazioni dell'unità organizzativa a cui appartiene.
- A differenza delle unità organizzative, un utente può appartenere a più gruppi di configurazione. Una volta che imposti la priorità dei gruppi di configurazione, agli utenti vengono applicate le impostazioni del gruppo con la priorità più alta a cui appartengono.
Requisiti
- Crea i gruppi di configurazione nella Console di amministrazione Google, in Google Cloud Directory Sync o nell'API Directory. Scopri di più
- Per i gruppi dinamici è necessario utilizzare l'etichetta di sicurezza come i gruppi di configurazione. Scopri di più
- I gruppi creati in Google Gruppi non possono essere utilizzati come gruppi di configurazione.
- Puoi impostare e applicare i gruppi di configurazione solo nella Console di amministrazione, non nelle API.
Nota: a seconda della versione di Google Workspace in uso, è possibile che i gruppi di configurazione non siano disponibili per alcuni servizi.
Per iniziare, vai direttamente alla sezione Impostare i gruppi di configurazione qui sotto.
Gestire un numero elevato di utenti o criteri
Informazioni per gli amministratori che gestiscono un'organizzazione di dimensioni medio-grandi o chiunque sia interessato ai gruppi di configurazione.
Opzioni per i gruppi di configurazioneIn genere, prima di creare o applicare gruppi di configurazione, i gruppi di utenti vengono mappati alle loro impostazioni. Ad esempio, questi gruppi di utenti hanno autorizzazioni diverse per la condivisione dei file di Drive.
| Autorizzazioni per la condivisione dei file di Drive | |||
|---|---|---|---|
| Gruppo di utenti | Condividi con qualsiasi dominio |
Condividi con domini attendibili |
Condividi solo internamente |
| Responsabili delle vendite | ✔ | ||
| Team addetto alle vendite | ✔ | ||
| Operazioni di vendita | ✔ | ||
Successivamente, potrai utilizzare i gruppi di configurazione in base ai gruppi di utenti o alle impostazioni utente oppure a una combinazione adatta alla tua organizzazione.
Opzione 1: utilizzare gruppi di configurazione basati su gruppi di utenti
Utilizza i tuoi gruppi di utenti come gruppi di configurazione. Quindi, personalizza le impostazioni per ogni gruppo di configurazione. Se un utente appartiene a più gruppi, puoi stabilire quale gruppo determina le impostazioni dell'utente, come descritto più avanti nella sezione Priorità.
Ad esempio, con le impostazioni di Drive puoi consentire a gruppi di utenti specifici di condividere i file all'esterno.
L'applicazione diretta delle impostazioni ai gruppi di utenti è una buona opzione per:
- Organizzazioni con meno di 50 utenti o un numero limitato di impostazioni
Puoi ottimizzare le impostazioni per ciascun gruppo di utenti senza dover creare più gruppi. - Testare un'impostazione del servizio
- App utilizzate da un gruppo di utenti specifico
- Gruppi dinamici, che gestiscono automaticamente l'iscrizione al gruppo in base ad attributi utente quali la località o il ruolo.
Opzione 2: crea gruppi di configurazione in base alle impostazioni degli utenti
Se gestisci molte impostazioni o molti utenti, potresti creare gruppi per diversi livelli di impostazioni.
Ad esempio, crea un gruppo di configurazione per ogni livello di autorizzazioni per la condivisione dei file di Drive. Quindi, aggiungi i gruppi di utenti come membri del gruppo di configurazione.
Il gruppo di configurazione funge da contenitore per le impostazioni. In genere i gruppi di configurazione da gestire e a cui assegnare la priorità (come descritto di seguito) sono ridotti. Inoltre, puoi utilizzare l'API Groups o Directory Sync per gestire l'iscrizione di utenti e gruppi.
Quando un utente appartiene a più gruppi di configurazione, devi impostare quale gruppo ha la priorità nel determinare le impostazioni dell'utente.
Nella Console di amministrazione, i gruppi sono elencati dalla priorità massima a quella minima. All'utente sono applicate le impostazioni del gruppo con la priorità più alta a cui appartiene.
Puoi modificare la priorità del gruppo di configurazione spostandolo verso l'alto o verso il basso nell'elenco Gruppi. L'impostazione dell'ordine di priorità è disponibile solo nella Console di amministrazione e non nelle API.
Come funziona la priorità
Quando un utente appartiene a più gruppi, vengono applicate le impostazioni del gruppo con la priorità più alta. In questo esempio, un responsabile vendite appartiene a tre gruppi utenti. Ogni gruppo ha un'impostazione diversa per la modifica del profilo della directory.
Con i gruppi di configurazione in questo ordine di priorità, il gruppo Responsabili delle vendite può modificare il nome e la posizione nei relativi profili della directory.
Se il gruppo Modifica località ha la priorità più alta, il gruppo Responsabili delle vendite può modificare solo la località, mentre Vendite regionali può modificare il nome e la località.
Impostazioni utente e più gruppi
Le impostazioni non vengono aggiunte ai gruppi di un utente. In questo esempio, un responsabile marketing appartiene a tre gruppi, ma vengono applicate solo le impostazioni del gruppo con la priorità più alta. I membri del gruppo possono modificare il nome e la località, ma non la loro foto.
Ordinare i gruppi
Per le impostazioni di Drive, la modifica delle priorità o dell'iscrizione al gruppo può influire sulla condivisione dei file e sull'accesso.
Ad esempio, se trasferisci la proprietà di un file a un utente di un altro gruppo di configurazione, le autorizzazioni per la condivisione del file vengono modificate in base alle autorizzazioni del nuovo gruppo.
Per monitorare la priorità e le impostazioni:
- Tieni in considerazione la priorità nella struttura dei tuoi gruppi e presta attenzione ai gruppi con un alto grado di nidificazione, perché le loro impostazioni possono essere difficili da rilevare.
- Quando ordini i gruppi di configurazione, puoi decidere di assegnare la priorità più alta al gruppo che include il minor numero di persone.
La pianificazione della struttura del gruppo di configurazione è probabilmente il passaggio che richiede più tempo e più attenzione.
Mappare le impostazioni del servizio
Potresti esaminare le unità organizzative per individuare le impostazioni che vuoi gestire nei gruppi. Se utilizzi già un approccio alle impostazioni basato sui ruoli o sui team, puoi utilizzare i gruppi allo stesso modo.
Se il tuo account ha più versioni di Google Workspace:
- Le impostazioni del gruppo di configurazione si applicano solo agli utenti che hanno accesso alla funzionalità o al servizio.
- A seconda della versione, alcune impostazioni di Drive si applicano all'intera organizzazione. Puoi utilizzare i gruppi di configurazione per personalizzare le impostazioni di Drive per altri utenti.
Impostare gli standard di denominazione
Scegli uno standard di denominazione dei gruppi per semplificare la gestione e il controllo. Ad esempio, utilizza uno standard che includa il nome dell'impostazione e il numero di priorità. L'elenco Gruppi contiene fino a 37 caratteri del nome di un gruppo. Posizionando il cursore su un gruppo viene visualizzato il nome completo.
YouTube_1_approvatori
YouTube_2_accesso_senza_limitazioni
YouTube_3_accesso_moderato
YouTube_4_accesso_limitato
Se gestisci molti tipi di gruppi, potresti aggiungere un prefisso come "cf" per indicare un gruppo di configurazione. Inoltre, utilizza una posizione decimale per evitare di modificare i nomi dei gruppi esistenti quando aggiungi un gruppo di configurazione.
cf_Drive_p1.0_CONDIVISIONE_tutti
cf_Drive_p2.0_CONDIVISIONE_attendibili
cf_Drive_p2.1_CONDIVISIONE_attendibili_accesso_esterno
cf_Drive_p3.0_CONDIVISIONE_interno
Creare gruppi
Utilizza i gruppi creati nella Console di amministrazione, nell'API Directory o in Google Cloud Directory Sync. I gruppi creati in Google Gruppi non possono essere utilizzati come gruppi di configurazione (nella Console di amministrazione non è indicato se un gruppo è stato creato in Google Gruppi).
Puoi gestire il gruppo di configurazione in qualsiasi strumento. Puoi inoltre impostare autorizzazioni rigide per aggiungere o eliminare utenti, pubblicare nel gruppo o impedire agli utenti di abbandonare il gruppo (disponibile solo nell'API Groups).
Impostare i gruppi di configurazione
Passaggio 1: applica il gruppo di configurazionePer eseguire questo passaggio, devi avere i privilegi di amministratore per Gruppi, Unità organizzative (primo livello) e Impostazioni servizio.
Prima di iniziare: scegli il gruppo. Puoi utilizzare un gruppo esistente o crearne uno nuovo.
Solo i gruppi di utenti creati nella Console di amministrazione, in Google Groups for Business, nell'API Directory o in Google Cloud Directory Sync possono essere utilizzati come gruppi di configurazione. Non puoi utilizzare i gruppi creati in Google Gruppi.
- Nella Console di amministrazione, vai alla pagina delle impostazioni dell'app.
- Fai clic sulle impostazioni che vuoi modificare.
Ad esempio, ecco le impostazioni di YouTube per la tua organizzazione di primo livello:
- Fai clic su Gruppi a sinistra.
Tutti i gruppi di configurazione esistenti sono elencati in ordine di priorità. - Fai clic su Cerca un gruppo. Inserisci l'indirizzo del gruppo (non il nome), quindi seleziona il gruppo.
- Inizia aggiungendo i gruppi di configurazione dalla priorità più alta a quella più bassa. Quando aggiungi un nuovo gruppo, posizionalo alla priorità più bassa.
- Se non trovi il gruppo, è possibile che sia stato creato in Google Gruppioppure sia un gruppo dinamico a cui manca l'etichetta di sicurezza.
- Scegli le impostazioni per il gruppo di configurazione.
Per impostazione predefinita, un nuovo gruppo ha le impostazioni dell'unità organizzativa di primo livello.
Per le organizzazioni con diversi tipi di licenze: se hai licenze per una versione che non comprende una data impostazione, accanto alle impostazioni di un gruppo verrà visualizzato il flag
. Il flag viene visualizzato indipendentemente dal fatto che il gruppo contenga o meno utenti che non hanno la licenza richiesta.
- Attiva o disattiva il gruppo di configurazione.
- On: fai clic su Salva.
Le impostazioni vengono applicate ai membri del gruppo di configurazione. Per chiudere il riquadro, fai clic su Annulla. - Off: nel riquadro Gruppi, fai clic su Non impostato o Rimuovi
(se fai clic su Annulla il gruppo non viene rimosso).
- On: fai clic su Salva.
- Regola la priorità del gruppo trascinandolo verso l'alto o verso il basso.
- Per impostare la priorità 1 per un gruppo: trascina il gruppo fino alla priorità 2, quindi trascina verso il basso il gruppo che attualmente ha priorità 1. Puoi anche inserire un numero nella casella Priorità o fare clic sulle frecce accanto alla casella.
- Se hai meno di quattro gruppi: riordina quelli che contengono gli stessi utenti: a questi ultimi viene applicata l'impostazione del gruppo con la priorità più alta. Potrebbe essere visualizzato questo avviso:
"È possibile che più di un criterio sia collegato agli stessi utenti".
Si tratta di un avviso generale che viene attivato se aggiungi, disattivi o cambi la priorità di qualsiasi gruppo di configurazione, anche se i gruppi non comprendono gli stessi utenti.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
Prima di iniziare: devi disporre dei privilegi amministrativi per Gruppi, Unità organizzative (primo livello) e Impostazioni servizio.
- Nella Console di amministrazione, vai alla pagina delle impostazioni per l'app.
- In alto a sinistra, fai clic su Utenti.
- Fai clic su Seleziona un utente e cerca l'indirizzo dell'utente (non il nome).
- Seleziona l'utente per visualizzarne le impostazioni. Sotto il nome dell'impostazione, puoi fare clic sul gruppo di configurazione o sull'unità organizzativa che ha determinato le impostazioni dell'utente.
Nota: se selezioni l'unità organizzativa dell'utente, lo stato dell'impostazione del servizio non sarà Ignorato. Le impostazioni Ignorato ed Ereditato si basano solo sull'impostazione di un'unità organizzativa, non sui gruppi di configurazione.
Non trovo l'elenco Gruppi
- La funzionalità dei gruppi di configurazione potrebbe non essere disponibile per un servizio. Controlla l'elenco nella tabella riportata sopra.
- Per le impostazioni di Drive e Aree geografiche dati, la tua versione di Google Workspace potrebbe non supportare i gruppi di configurazione.
Non vedo il mio gruppo di configurazione nell'elenco Gruppi
- È possibile che il gruppo sia stato creato in Google Gruppi. Prova a creare un gruppo nella Console di amministrazione.
- Il gruppo potrebbe essere un gruppo dinamico senza l'etichetta Sicurezza. Scopri di più
- Accertati di disporre dei privilegi di amministratore per Gruppi.
- Potresti aver utilizzato l'alias di un gruppo al posto del nome.
- Prova ad aggiornare la pagina delle impostazioni. Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
- Cerca l'indirizzo email del gruppo anziché il nome.
Le impostazioni di un servizio non sono corrette per un utente
- Assicurati che l'utente appartenga al gruppo. Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
- Individua il gruppo di configurazione che determina le impostazioni dell'utente. Se l'utente appartiene a più gruppi di configurazione, potrebbe essere necessario modificare la priorità dei gruppi o l'iscrizione ai gruppi dell'utente.
- L'utente potrebbe non disporre della licenza del prodotto a cui è associata la funzionalità. Alcune funzionalità sono disponibili solo con determinate versioni.
L'evento Modifica delle priorità del gruppo per le impostazioni dell'applicazione registra il momento in cui applichi il gruppo di configurazione o cambi l'ordine di priorità. L'evento utilizza il nome del gruppo anziché l'indirizzo. Potresti provare a utilizzare uno standard di denominazione simile per il nome e gli indirizzi del tuo gruppo.
Ad esempio, applichi il gruppo Collega tutti all'impostazione Condivisione tramite link di Drive.
Modifica delle priorità del gruppo per le impostazioni dell'applicazione
Per Drive e Documenti, le priorità di sostituzione del gruppo per Condivisione tramite link
sono cambiate in Collega tutti
Quando modifichi la priorità dei gruppi, l'evento elenca i gruppi nel nuovo ordine, dalla priorità più bassa a quella più alta.
Modifica delle priorità del gruppo per le impostazioni dell'applicazione
Per Drive e Documenti, le priorità di sostituzione del gruppo per Condivisione tramite link
sono cambiate in Nessun link < Collega utenti < Collega tutti
La maggior parte degli altri eventi utilizza un formato simile per unità organizzative e gruppi di configurazione. Il prefisso group_email identifica un gruppo di configurazione.
Ad esempio, per sovrascrivere le impostazioni in un'unità organizzativa:
Modifica impostazione di Drive
L'impostazione PUBLISHING_TO_WEB per Drive è stata modificata da INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC
(org_unit_name: { Marketing}
Per applicare le impostazioni in un gruppo di configurazione:
Modifica impostazione di Drive
L'impostazione PUBLISHING_TO_WEB per Drive è stata modificata da INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC
(org_unit_name: {example.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@example.com})
Per gli eventi con gruppi di configurazione, l'unità organizzativa di primo livello viene indicata come org_unit_name.