Configurar unidades compartidas en una organización

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; y G Suite Business.  Comparar ediciones

Los clientes de Business Starter tendrán acceso a algunas funciones de unidades compartidas a finales del 2024. Podrás crear unidades compartidas y añadir miembros, archivos y carpetas. Sin embargo, para usar la configuración de usuario de seguridad, uso compartido y configuración de usuario en unidades compartidas, tu organización debe tener Business Standard o una versión superior.

Para crear una unidad compartida, visita esta página.

Como administrador, puedes gestionar cómo pueden los usuarios de tu organización crear y utilizar unidades compartidas para colaborar en Google Drive. Los archivos de las unidades compartidas pertenecen a tu organización y no a un usuario concreto. Ellos se mantienen incluso si la persona que ha creado el archivo deja la organización, lo que te ayuda a evitar posibles pérdidas de datos.

Anima a tus usuarios a que utilicen unidades compartidas en el contenido destinado a toda la organización o a todo el equipo, como planes de proyecto, resultados de investigaciones o notas de la reunión de equipo. Haz que tus usuarios conserven archivos personales y privados, como notas de reuniones individuales, evaluaciones de rendimiento y planes de desarrollo profesional, en Mi unidad.

En esta página

• Guía de inicio rápido: solo quieres crear unidades compartidas y empezar a colaborar. No es necesario mover muchos archivos ni controlar cómo se comparten.
• Gestión avanzada: debes mover mucho contenido y evitar que se comparta en exceso.

Inicio rápido

1. Infórmate sobre las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para usarlas en el artículo ¿Qué son las unidades compartidas?
2. Más información sobre cómo crear unidades compartidas y añadir miembros Nota: Las unidades compartidas se crean en Drive, no en la consola de administración.
3. Añadir archivos y carpetas a unidades compartidas
4. (Opcional) Plantéate si quieres limitar el uso compartido con usuarios externos, visitantes y usuarios que no sean miembros, y configura los permisos para compartir predeterminados de las unidades compartidas.

Gestión avanzada de unidades compartidas

Los pasos que se indican a continuación te ayudarán a entender y configurar las opciones de gestión de las unidades compartidas.

Paso 1: Infórmate sobre las unidades compartidas y las necesidades de tu organización

1. Infórmate sobre las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para usarlas en el artículo ¿Qué son las unidades compartidas?
2. Acerca del control de acceso en unidades compartidas

   El acceso a los archivos y carpetas de unidades compartidas se controla de dos maneras: para acceder a los niveles de acceso de los miembros y para restringir las opciones para compartir archivos y carpetas.

   1. Niveles de acceso: consulta los niveles de acceso a unidades compartidas que pueden tener los miembros. Los usuarios pueden ver el contenido de la unidad compartida (Lector) o gestionar sus miembros y eliminar la unidad compartida (Administrador).
   2. Compartir archivos y carpetas: en las unidades compartidas, el uso compartido se controla de varias formas:
      • Las opciones para compartir de Drive de la unidad organizativa a la que está asignada la unidad compartida (la unidad organizativa de nivel superior de forma predeterminada)
      • Opciones predeterminadas para compartir unidades compartidas definidas en la consola de administración
      • Opciones para compartir de unidades compartidas específicas definidas en una unidad compartida

      Consideraciones importantes:

      • Cuando mueves archivos a unidades compartidas, los usuarios con los que se comparte el archivo pueden perder el acceso. Las opciones para compartir de una unidad compartida pueden anular el uso compartido de archivos. Por ejemplo, si se ha compartido un archivo con un usuario externo, pero no tiene permiso para compartirlo en la unidad compartida, dicho usuario externo perderá el acceso al archivo.
      • Si algunos usuarios de tu organización tienen licencias que no admiten las unidades compartidas, como Frontline o Cloud Identity Premium, en esta página revisa cómo pueden acceder los usuarios a contenido de estas unidades.
      • Si quieres permitir que se compartan archivos y carpetas con usuarios que no tengan una cuenta de Google, puedes activar la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google.
3. Planifica cómo moverás el contenido a las unidades compartidas:
   • Si necesitas mover muchos archivos y carpetas a unidades compartidas, consulta los límites de las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para migraciones de gran tamaño.
   • Para conservar la estructura de carpetas de Mi unidad, los administradores y los usuarios con acceso de administrador pueden mover a una unidad compartida las carpetas de su propiedad o que hayan compartido con ellos. Si no, los miembros de unidades compartidas que tengan acceso de colaborador o más podrán crear carpetas y añadir archivos.

Paso 2: Definir los permisos, el uso compartido y la conservación de datos de unidades compartidas

1. Elige quién puede crear unidades compartidas.

   En las ediciones Business y Enterprise de Google Workspace, todos los usuarios pueden crear unidades compartidas de forma predeterminada. En el caso de los clientes de Google Workspace for Education, la creación de unidades compartidas está desactivada de forma predeterminada. Puedes permitir o impedir que se creen unidades compartidas por unidad organizativa.

2. Definir los permisos predeterminados para compartir contenido de unidades compartidas.
   • Define si el contenido de la unidad compartida se puede compartir con usuarios externos o con personas que no sean miembros de la unidad.
   • Define si los lectores y comentadores pueden descargar, imprimir y copiar archivos de una unidad compartida.
   • Define si los miembros de unidades compartidas con acceso de administrador pueden anular los valores predeterminados para compartir.
3. Selecciona a qué unidad organizativa se van a asignar las nuevas unidades compartidas.

   De forma predeterminada, las unidades compartidas se asignan a la unidad organizativa superior y se aplican las políticas de datos de Drive de esa unidad organizativa. Si quieres llevar un control más preciso, puedes asignarlas a la unidad organizativa del creador de la unidad compartida o a cualquier otra unidad organizativa.

4. Si tu organización utiliza Prevención de la pérdida de datos (DLP) en las reglas de Drive, revísalas y asegúrate de que sean adecuadas para tus archivos de unidades compartidas. Las reglas de DLP de Drive se aplican a los archivos de unidades compartidas por unidad organizativa. Más información sobre DLP y sobre cómo se asignan unidades compartidas a unidades organizativas
5. Si tu organización utiliza Google Vault para conservar archivos de Google Drive, define reglas de conservación para los archivos de unidades compartidas.
6. Define quién puede mover archivos a unidades compartidas.

Paso 3. (Opcional) Crear unidades compartidas y mover archivos

Te recomendamos que crees unidades compartidas como administrador en los siguientes casos:

• Si decides permitir que solo tú y otros administradores podáis crear unidades compartidas y mover archivos, debes configurar unidades compartidas para tus usuarios.
• Si tu organización acaba de empezar con las unidades compartidas y quieres crear una estructura para las que se utilizan mucho.

Consulta cómo crear unidades compartidas, añadir miembros y configurar su nivel de acceso. Si eres administrador de la unidad compartida, puedes añadir miembros en drive.google.com. También puedes añadir miembros en la consola de administración.

Importante: Hasta que no añadas miembros a la unidad compartida, solo podrán acceder a los archivos los usuarios con los que se compartan los archivos directamente. 

Paso 4. Formar usuarios

Para ayudar a tus usuarios a aprovechar al máximo las unidades compartidas, comparte los siguientes recursos:

• Empezar a utilizar unidades compartidas
• Trabaja en equipo en unidades compartidas
• Guardar y compartir archivos o carpetas en unidades compartidas

Acceso de usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas

Los privilegios de los usuarios de las ediciones Frontline Starter y Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium y Cloud Identity Free sobre las unidades compartidas dependen de si las unidades están ubicadas dentro o fuera de tu organización.

Unidades compartidas internas

Estos usuarios se pueden añadir como miembros de unidades compartidas, pero solo con privilegios de Lector. Sin embargo, si un archivo de una unidad compartida se comparte con él directamente, ese usuario también podrá comentar o editar el archivo. No pueden subir archivos a unidades compartidas, aunque sean miembros.

Unidades compartidas externas

Estos usuarios se pueden añadir como miembros de unidades compartidas externas y tienen cualquier nivel de acceso, incluido Administrador.