Migrar contenido a unidades compartidas

Como administrador, puedes permitir que los editores de archivos muevan contenido a una unidad compartida. Los administradores también pueden migrar carpetas de Drive a unidades compartidas.  

Cuando elijas los permisos de los usuarios para mover archivos, ten en cuenta hasta qué punto podrán cambiar otros ajustes, como los de las unidades organizativas. A menos que sea necesario, no muevas contenido entre unidades compartidas y otras carpetas o fuera de tu organización. Aunque es importante proceder con cuidado para evitar posibles conflictos de permisos, mover los archivos a unidades compartidas puede facilitar la colaboración entre los miembros de los equipos. 

Nota: En todos los casos, los usuarios necesitan acceso de colaborador, gestor de contenido o administrador a la unidad de destino para mover archivos o carpetas.

Antes de empezar

Ten en cuenta lo siguiente antes de pasar archivos y carpetas a una unidad compartida:
  • Al mover archivos, pasan a ser propiedad de la unidad compartida. 
  • Una vez que estén en la nueva unidad compartida, solo los miembros de esa unidad podrán acceder a ellos, a menos que se compartan directamente con otro usuario. 
  • Al migrar carpetas, la estructura de la carpeta se traslada a la unidad compartida de destino. Actualiza los enlaces directos para que dirijan a las carpetas de la nueva unidad compartida.
  • Los permisos concedidos explícitamente en archivos específicos se conservan, a menos que se habilite la opción Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida accedan a los archivos incluidos en ella. No se copiarán los permisos que se hayan dado a las carpetas ni los que se hayan heredado de ellas.
  • Los permisos de las carpetas no se mantienen. Los usuarios con permisos de acceso a una carpeta compartida no podrán seguir accediendo a sus archivos una vez que hayas movido la carpeta a una unidad compartida. Si quieres que conserven el acceso, añádelos como miembros a la unidad compartida. En caso de que a un usuario se le haya dado permiso directamente para acceder a un archivo de una carpeta, seguirá teniendo acceso a ese archivo en la nueva ubicación.
  • Los archivos que se trasladan se eliminan de otras ubicaciones de Drive, como Mi unidad, pero se puede seguir accediendo a ellos en las ubicaciones Compartido conmigo y Reciente de los usuarios.
  • Si un superadministrador mueve contenido a una unidad compartida, también se trasladan los archivos ocultos, que podrán ver todos los miembros de dicha unidad compartida. 
    • Los archivos ocultos se crean cuando compartes una carpeta con alguien y dejas de compartir un archivo concreto de dicha carpeta.
    • Cuando la carpeta se mueve a una unidad compartida, todos los archivos se convierten en visibles, incluidos los ocultos.
  • Una opción de uso compartido de la consola de administración te permite, como administrador, controlar el acceso a los archivos en las unidades compartidas y mover contenido fuera de las unidades compartidas.
  • Los miembros de la unidad compartida pueden gestionar los archivos en función de su nivel de acceso. Por ejemplo, los administradores y los gestores de contenido pueden mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida, pero solo los administradores pueden mover archivos de una unidad compartida a otra.
Permitir que los usuarios muevan archivos de otros usuarios a unidades compartidas
Los propietarios y los administradores de archivos siempre pueden mover archivos a la unidad compartida. El propietario del archivo debe ser miembro de la unidad compartida de destino.
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración de migración.
  4. Junto a Opciones de usuario, selecciona Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas.
  5. Haz clic en Guardar.
Migrar carpetas de Drive a unidades compartidas como administrador
Para ayudar a los usuarios a familiarizarse con las unidades compartidas, los administradores y administradores delegados pueden migrar las carpetas de Mi unidad a unidades compartidas. 
  1. Si las carpetas ya están creadas, pide a los usuarios que den a tu cuenta de administrador como mínimo el permiso de lector.
  2. Pídeles que te añadan como miembro de la unidad compartida a la que se van a mover las carpetas.
  3. En un navegador web, abre drive.google.com y comprueba que has iniciado sesión en tu cuenta de administrador:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en la foto de perfil de tu cuenta.
    2. Cierra sesión y vuelve a iniciarla con tu cuenta de administrador. 
  4. En la ventana del navegador, despliega las carpetas Mi unidad y Unidades compartidas para que aparezcan las carpetas de Mi unidad que quieres trasladar y las carpetas de la unidad compartida en las que quieres incluirlas. 
  5. Arrastra las carpetas de Mi unidad a las carpetas de la unidad compartida.
  6. Acepta el mensaje de confirmación para iniciar el proceso de migración.

Delegar los derechos de migración del administrador en un usuario

Puedes conceder a un usuario la capacidad para trasladar carpetas completas desde Mi unidad hasta las unidades compartidas.

Importante: Asegúrate de que los usuarios delegados entienden las consecuencias que implican este tipo de acciones, tal como se describe en la sección anterior "Antes de empezar". Los usuarios podrían perder acceso a los archivos, por ejemplo, si los permisos se dan desde la estructura de carpetas de Mi unidad.

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. Haz clic en el nombre del usuario para abrir la página de su cuenta.
  4. Haz clic en Privilegios y funciones de administrador.
    • Para ver las funciones de administrador, es posible que debas ir a la parte inferior y hacer clic en la opción Ver más
    • Para ver los privilegios que otorgan las funciones actuales del usuario, haz clic en Ver privilegios.
  5. Haz clic en Crear función personalizada.
    Nota: Descubre cómo crear funciones de administrador personalizadas.

  6. En la pestaña Privilegios, marca la casilla Servicios y luego Drive y Documentos y luego Mover archivos o carpetas a unidades compartidas.

  7. Haz clic en Guardar cambios.

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