Controlar el uso compartido en unidades de equipo

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Como administrador de G Suite, puedes decidir si se comparten los contenidos de una unidad de equipo o los de todas las unidades de equipo nuevas. Puedes aplicar estas restricciones a unidades de equipo, sean nuevas o no, tanto de una unidad organizativa concreta como de toda tu organización.

También puedes impedir que los miembros de las unidades de equipo que tengan acceso de administrador cambien la configuración, además de que:

  • Los que no sean miembros accedan a los archivos. 
  • Las personas ajenas a tu organización accedan a los archivos.
  • Los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien o impriman los archivos.

Mover y compartir archivos

Cuando se mueven archivos a unidades de equipo, se conservan los permisos para compartir que ya tenían. Por lo tanto, si el propietario de esos archivos los configura para impedir que se descarguen, copien e impriman, ese ajuste no cambiará aunque se muevan a unidades de equipo. Mover archivos no afecta a los permisos para compartir contenido de las unidades de equipo ni a los permisos de los usuarios, como editor o lector.

Los usuarios no pueden compartir archivos con personas excluidas por las restricciones de la unidad de equipo. Por ejemplo, si una unidad de equipo está configurada para impedir que los usuarios de fuera de la organización accedan a su contenido, el sistema quita a todos los usuarios externos del archivo de esa unidad de equipo.

Los cambios hechos en la configuración de restricciones de unidades de equipo no suponen la retirada de usuarios ni el cambio en los permisos para compartir sus archivos. Por ejemplo, en el caso de que se añada un usuario de fuera del dominio a un archivo y después se aplique una restricción a su unidad de equipo, no se retirará ese usuario. De este modo, ese usuario podría recuperar el acceso si las restricciones se relajaran en el futuro.

Configurar el acceso predeterminado a todas las unidades de equipo nuevas

Actualmente, los administradores pueden definir las siguientes opciones para restringir el acceso en todas las unidades de equipo nuevas. Consulta el blog de novedades de G Suite para obtener más información.

Utiliza las restricciones de uso compartido predeterminadas para restringir el acceso a los contenidos de todas las unidades de equipo nuevas. Estos ajustes de protección deben habilitarse manualmente. 

 Definir las restricciones de uso compartido predeterminadas

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Selecciona Configuración para compartir.
  4. Si quieres activar esta función únicamente para algunos usuarios, selecciona las unidades organizativas que quieras de la parte izquierda. De lo contrario, se aplicará a todos.

    La opción de seleccionar una unidad organizativa solo está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. Junto a Crear unidades de equipo, selecciona los ajustes que quieras aplicar a todas las unidades de equipo nuevas de forma predeterminada.
    • Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades de equipo
    • Impedir que los administradores modifiquen la configuración de la unidad de equipo
    • Impedir que los usuarios ajenos a [tu organización] accedan a los archivos de la unidad de equipo
    • Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad de equipo puedan acceder a los archivos que contenga esta
    • Impedir que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien e impriman archivos en la unidad de equipo

Nota: Si no se selecciona Impedir que los administradores modifiquen la configuración de la unidad de equipo, los administradores pueden anular cualquiera de estos ajustes predeterminados en unidades de equipo concretas.

Aspectos que hay que tener en cuenta

  • Si un documento se mueve a una unidad de equipo con restricciones de uso compartido predeterminadas:
    • Los ajustes predeterminados anulan la configuración de uso compartido a nivel de documento, lo que puede provocar que algunos usuarios pierdan el acceso al documento. Si esto fuera a suceder, se mostrará una advertencia antes de mover el archivo. 
    • Las protecciones del documento siguen aplicándose si la unidad de equipo tiene protecciones menos restrictivas. 
  • Si un documento se pasa de una unidad de equipo a Mi unidad dentro de la misma organización:
    • Se utiliza la configuración de uso compartido original del documento. Esto puede provocar que algunos usuarios ganen o pierdan acceso al documento.
    • Las restricciones a nivel de documento siempre se conservan, salvo que se cambien o eliminen específicamente. Las restricciones de una unidad de equipo solo se aplican a los documentos cuando están en ella. 
  • Los cambios en estos ajustes predeterminados no afectan a las unidades de equipo existentes:
    • Si se cambian estos ajustes predeterminados, los usuarios no se quitarán de la unidad de equipo ni se les retirarán los permisos de archivos concretos. 
    • Sin embargo, si las limitaciones de la unidad de equipo son más restrictivas que los permisos del archivo, algunos usuarios perderán el acceso al archivo. 
    • Si se eliminan las restricciones predeterminadas de la unidad de equipo, algunos usuarios podrían recuperar el acceso.

Restringir el acceso a una unidad de equipo existente

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Selecciona Gestionar las unidades de equipo.
  4. Haz clic en el icono Configuración Configuración que se muestra junto a la unidad de equipo que te interese. 
  5. Selecciona Impedir que los administradores modifiquen la configuración de la unidad de equipo para que no se pueda cambiar la configuración de uso compartido desde la unidad de equipo.
  6. Si la configuración de uso compartido está habilitada, selecciona Editar para modificar las siguientes opciones adicionales de la unidad de equipo. Impide o permite: 
    • Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización]: permite o impide que personas ajenas a tu dominio accedan a archivos de la unidad de equipo.
    • Compartir con usuarios que no sean miembros: permite o impide que los miembros de la unidad de equipo concedan a los que no son miembros acceso a archivos de la unidad de equipo.
    • Descargar, copiar e imprimir: permite o impide que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien e impriman archivos de la unidad de equipo.

Controlar el uso compartido en una organización

Restringe el uso compartido en tu organización con los siguientes ajustes, que se aplican a todos los archivos de Drive. Por ejemplo, si impides en tu organización que se comparta contenido con usuarios ajenos a ella, el contenido de sus unidades de equipo también tendrá está limitación.

Impedir que los usuarios saquen contenido del dominio
 

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para sacar archivos y carpetas fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades de equipo de tu organización a unidades de equipo de otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades de equipo de tu organización a Mi unidad de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido de Mi unidad de usuarios de tu organización a unidades de equipo de otra organización.
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona la unidad organizativa que quieras.

    Importante: Si seleccionas unidades organizativas secundarias, este ajuste solo se aplica cuando se mueve contenido de la carpeta Mi unidad de algún usuario a alguna unidad de equipo de otra organización (como otras empresas o centros educativos). La transferencia de contenido de unidades de equipo a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior, ya que las unidades de equipo pertenecen a ese nivel.
     
  5. En Sacar contenido de [tu organización], selecciona una de las opciones de la tabla que aparece más adelante.
  6. Haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad de equipo pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de Mi unidad a unidades de equipo de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a unidades de equipo
     
    Solo los usuarios de [tu organización] Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad de equipo pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los miembros de la unidad organizativa seleccionada pueden copiar contenido de Mi unidad a unidades de equipo de otra organización.
     
    Nadie Los archivos de una unidad de equipo no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otra organización.

    Además, ningún usuario de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de Mi unidad a unidades de equipo de otras organizaciones.
     

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir los permisos para compartir archivos

Definir los permisos de una organización

Como administrador de G Suite, puedes permitir o impedir que los usuarios compartan archivos fuera de la organización. Consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones
A las unidades de equipo que hay en un dominio se les aplica la configuración del nivel organizativo superior de dicho dominio. Por ejemplo, si la opción para compartir contenido con usuarios externos está inhabilitada en la unidad organizativa de un usuario, pero habilitada en la organización de nivel superior, el usuario podrá compartir documentos incluidos en unidades de equipo con personas ajenas a su empresa.
Los administradores de G Suite pueden definir restricciones adicionales para cada unidad organizativa mediante la configuración predeterminada para crear unidades de equipo. Las restricciones de una unidad de equipo no pueden ser más generales que las restricciones de la organización de nivel superior, pero puedes utilizar la configuración predeterminada para restringir aún más el acceso a las unidades de equipo creadas en unidades organizativas específicas.

Compartir todos los archivos y las carpetas de una unidad de equipo

Añade miembros a una unidad de equipo para compartir con ellos los archivos de esa unidad.

Para obtener más información, consulta el artículo Compartir archivos con unidades de equipo.

Compartir un archivo específico

Los miembros de una unidad de equipo también pueden compartir archivos concretos con personas que no formen parte de dicha unidad de equipo.

Para obtener más información, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

 

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