Añadir o actualizar varios usuarios utilizando un archivo CSV

Los miembros de tu equipo deben tener una cuenta de usuario para poder iniciar sesión en los servicios de Google de la organización, como Google Workspace o Cloud Identity. Si tienes muchos usuarios nuevos, puedes incluirlos en una hoja de cálculo y añadir todas las cuentas a la vez.

También puedes utilizar una hoja de cálculo para actualizar varias cuentas que ya tengas.

Antes de empezar

  • Asegúrate de que esta es la opción más adecuada: te recomendamos subir usuarios mediante una hoja de cálculo si quieres añadir hasta 150.000. Si tienes un servidor LDAP, como Microsoft Active Directory, o tienes conocimientos de programación, te recomendamos otras opciones para organizaciones más grandes. Consulta más información al respecto en el artículo Opciones para añadir usuarios.

    Si vas a actualizar cuentas, ten en cuenta que una hoja de cálculo puede incluir hasta 200 usuarios ya creados a los que se les van a asignar licencias nuevas.

  • (Clientes del plan anual) Comprueba que tienes suficientes licencias: antes de añadir usuarios, es posible que debas añadir licencias a tu cuenta. Consulta cómo obtener más licencias.
  • (Clientes del plan flexible) El coste de tu suscripción depende del número de usuarios que tengas: al añadir cuentas de usuario, el montante del pago mensual aumenta automáticamente.
  • Las licencias automáticas tienen prioridad: si añades un usuario a una unidad organizativa que tenga activada la asignación automática de licencias, los ajustes de esta asignación tendrán prioridad sobre la licencia que asignes al usuario en el archivo CSV. No se mostrará ningún error en el archivo de registro.
  • Puede que haya cuentas en conflicto: comprueba si alguna de las personas que quieres añadir ya tiene una cuenta de Google. A continuación, sigue los pasos para evitar conflictos con esas cuentas. Consulta el artículo Acerca de las cuentas en conflicto.
  • Puede que haya cuentas de visitante: cuando los usuarios invitan a personas ajenas a tu organización que no tienen cuentas de Google a colaborar en Drive, se les asignan cuentas de visitante, con el formato nombre_de_usuario_de_visitante@tu_dominio.com. Si añades a alguien con el mismo nombre de usuario que una cuenta de visitante, la cuenta se convertirá en una cuenta de Google Workspace completa. Esta cuenta conservará los permisos que tenga en el archivo de Drive. Consulta cómo compartir documentos con visitantes.

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Añadir usuarios con una hoja de cálculo

Paso 1: Descarga el archivo de plantilla
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. En la parte superior de la página, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.

    Actualizar usuarios en bloque está seleccionado en la parte superior de la tabla de usuarios.

  4. Haz clic en Descargar plantilla CSV en blanco para obtener un archivo de valores separados por comas (.csv).
  5. Abre el archivo CSV en una aplicación de hojas de cálculo, como Hojas de Cálculo de Google o Microsoft Excel.

    El archivo tiene varias columnas, que representan cada atributo del perfil de un usuario. Estos perfiles aparecen en la consola de administración y en el Administrador de contactos de los usuarios.

Paso 2: Introduce la información de los usuarios
  1. En las columnas de la hoja de cálculo, introduce la siguiente información obligatoria de cada usuario que quieras añadir:
    • First Name (Nombre)
    • Last Name (Apellidos)
    • Email address (Dirección de correo electrónico): utiliza el formato nombredeusuario@example.com.
    • Password (Contraseña): debe contener 8 caracteres como mínimo.
    • Org Unit Path (Ruta de la unidad organizativa): introduce una barra (/) para colocar los usuarios en el nivel organizativo superior. Esto puede interesarte si no has configurado una jerarquía organizativa en la consola de administración.

      Para obtener información sobre el formato y las descripciones de las columnas, consulta las directrices que se indican más abajo.

      Tu hoja de cálculo debería tener un aspecto similar a este:

  2. (Opcional) Si quieres solicitar que un usuario cambie su contraseña al iniciar sesión por primera vez, escribe TRUE (Verdadero) en la columna Change Password at Next Sign-In (Cambiar contraseña en el próximo inicio de sesión). De lo contrario, deja la columna vacía.
  3. (Opcional) Si quieres especificar información adicional, como direcciones de correo electrónico de recuperación, direcciones postales o licencias, introdúcela en las columnas restantes.
Paso 3: Guarda el archivo

Después de rellenar la hoja de cálculo, guárdala como archivo CSV (.csv).

Notas:

  • Tamaño máximo del archivo CSV: 35 MB
  • Número máximo de registros por archivo: 150.000

    Si el archivo es más grande o tiene demasiados registros, ábrelo en un programa de hojas de cálculo, divide la tabla en varios archivos y guárdalos con el formato CSV. Comprueba que la fila de encabezados de columna aparece en todos los archivos.

  • Para subir nombres de usuario con caracteres de doble byte o distintos de ASCII, guarda primero el archivo CSV en formato UTF‑8, incluida la marca de orden de bytes (BOM).
Paso 4: Sube el archivo
  1. En la parte superior de la página Usuarios, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.
  2. Haz clic en Adjuntar archivo CSV.
  3. Busca el archivo CSV en el ordenador y adjúntalo.
  4. Haz clic en Subir. Si se produce algún error, introduce la información que falte en la hoja de cálculo y vuelve a subir el archivo. Consulta más información en la sección Resolver errores habituales más abajo.

    La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la subida. Cuando acabe de procesarse, recibirás un informe por correo electrónico.

    Si se produce un error de procesamiento, descarga el archivo de registro de la lista Tareas. Consulta más información en la sección Resolver errores habituales más abajo.

Es posible que los nuevos usuarios tarden hasta 24 horas en poder acceder a los servicios de Google y en aparecer en el directorio. Más información sobre el directorio

Seguir las directrices de formato de las hojas de cálculo

Directrices generales
Objetivo Directrices
Introducir varios valores en una columna Si quieres incluir varios valores en una misma columna, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico, sepáralos con comas (sin espacios entre ellos); por ejemplo: nombredeusuario1@dominio.com,nombredeusuario2@dominio.com.
Introducir valores que incluyen comas, saltos de línea o comillas dobles

Incluye estos valores entre comillas dobles; por ejemplo: "Calle 123, Ciudad".

Subir nombres de usuario que incluyen caracteres de doble byte o distintos de ASCII Guarda primero el archivo CSV en formato UTF‑8 para que los nombres de usuario sean legibles.
Añadir más columnas Solo puedes introducir información en las columnas disponibles en el archivo descargado; no puedes añadir columnas nuevas como las de atributos personalizados.
Subir usuarios que ya están en el sistema Si introduces en la columna Email Address (Dirección de correo electrónico) la dirección o el alias de correo electrónico de un usuario que ya esté en el sistema, se actualizará su cuenta con cualquier cambio que se haya introducido en las demás columnas.
Indicaciones para rellenar las columnas

Columnas obligatorias

Columna Descripción/formato
First Name (Nombre) / Last Name (Apellidos) El campo correspondiente al nombre y a los apellidos pueden tener hasta 60 caracteres cada uno.
Email Address (Dirección de correo electrónico) El nombre de inicio de sesión del usuario. Introduce la dirección de correo electrónico completa, como nombredeusuario@example.com.
Password (Contraseña) Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. De forma predeterminada, la contraseña debe tener 8 caracteres como mínimo, pero puedes cambiar los requisitos de las contraseñas de tu organización.

Si vas a actualizar usuarios que ya están en la organización y no quieres cambiar sus contraseñas, introduce **** (4 asteriscos).

Org Unit Path (Ruta de la unidad organizativa)

Sirve para colocar a los usuarios en una unidad organizativa.

Si no has configurado aún una jerarquía organizativa: si quieres colocar a todos los usuarios en la unidad organizativa superior, introduce solamente una barra inclinada (/). Más adelante, puedes mover usuarios a otras unidades organizativas que crees.

Si ya has configurado una jerarquía organizativa: utiliza el formato de los ejemplos que se muestran abajo para colocar usuarios en una unidad organizativa, ya sea en la organización superior o en una secundaria.

Ejemplos:

  • / (para el nivel organizativo superior; no escribas el nombre de tu dominio)

  • /Ventas (si es una organización secundaria incluida en un nivel superior)

  • /Alumnos/Primero

Columnas opcionales

Columna Descripción/formato
Password Hash Function [Upload Only] (Función de hash de la contraseña [Solo subida])

Especifica una de las siguientes funciones de hash compatibles: MD5, SHA-1 o crypt.

La columna Password (Contraseña) debe contener la contraseña con hash. Si utilizas SHA‑1 y el hash de la contraseña abc es xyz, por ejemplo, debes introducir xyz en la columna Password (Contraseña).

Nota: En Internet puedes encontrar herramientas para generar contraseñas hash utilizando las funciones hash compatibles.

Recovery Email and Recovery Phone (Correo electrónico de recuperación y Teléfono de recuperación)

Sirven para proporcionar la información de recuperación de cuentas que se utiliza en la verificación de la identidad.

  • Recovery email (Correo electrónico de recuperación): una dirección de correo que no sea de tu dominio.
  • Recovery phone (Teléfono de recuperación): debe estar en formato E.164. Debe comenzar por el signo más (+), seguido del prefijo de país, el código de zona y el número de teléfono. Los números pueden tener 15 dígitos como máximo. Ejemplo: +16505551212.

  • Employee ID (ID de empleado): a veces, para verificar la identidad del usuario, se le pide su ID de empleado. El ID puede incluir números, letras y símbolos. Consulta más información en el artículo Añadir IDs de empleado como método de verificación de la identidad.
Work/Home Address (Dirección de casa o del trabajo) Si incluyes comas o saltos de línea en una dirección, escríbela entre comillas dobles; por ejemplo, "Calle 123, Ciudad".
New Primary Email [Upload Only] (Nuevo correo electrónico principal [Solo subida]) Solo sirve para editar cuentas de usuario que ya estén en el sistema. Especifica una nueva dirección de correo electrónico principal (nombre de usuario).
Building ID, Floor Name y Floor Section (ID de edificio, Nombre del piso y Sección del piso) Sigue estas directrices para introducir estos datos.
Change Password at Next Sign-In (Cambiar contraseña en el próximo inicio de sesión) Si quieres solicitar que un usuario cambie su contraseña la próxima vez que inicie sesión, escribe TRUE. De lo contrario, deja la columna en blanco o escribe FALSE.
New Status [Upload Only] (Nuevo estado [Solo subida]) Solo sirve para editar cuentas de usuario que ya estén en el sistema. Para archivar o suspender un usuario, introduce Archived (Archivado) o Suspended (Suspendido). Si quieres desarchivar o restaurar un usuario suspendido, introduce Active (Activo).
New Licenses [Upload Only] (Nuevas licencias [Solo subida])

Solo sirve para editar cuentas de usuario que ya estén en el sistema. Para asignar otra licencia a un usuario, introduce el ID de SKU de la licencia. Si vas a introducir IDs de varias licencias, sepáralos con comas; por ejemplo: 1010020020,Google-Drive-storage-20GB,1010330002.

Una hoja de cálculo puede incluir hasta 200 usuarios a los que se les van a asignar licencias nuevas.

Resolver errores habituales

Errores al subir el archivo CSV
Error Causa/solución
El archivo está vacío El archivo no contiene información.
Formato de archivo incorrecto o nombre de columna desconocido Las columnas del archivo deben tener los títulos siguientes: First Name [Required] (Nombre [Obligatorio]), Last Name [Required] (Apellidos [Obligatorio]), Email Address [Required] (Dirección de correo electrónico [Obligatorio]), Password [Required] (Contraseña [Obligatorio]) y Org Unit Path [Required] (Ruta de la unidad organizativa [Obligatorio]).
El archivo debe incluir la columna [nombre de columna] Falta una columna obligatoria.
La columna [nombre de la columna] está vacía en la fila [número de fila] Una fila contiene una celda vacía en una columna en la que hay que incluir información.

Por ejemplo, si no has introducido la unidad organizativa en la que quieres colocar una cuenta de usuario, aparecerá el error La columna "Org Unit Path [Required]" está vacía en la fila 2. Consulta la información sobre la columna Org Unit Path (Ruta de la unidad organizativa) más arriba.

El archivo es demasiado grande para subirlo El archivo CSV supera los 35 MB o tiene más de 150.000 registros. Ábrelo, divide la tabla en varios archivos y guárdalos con formato CSV. Comprueba que la fila de encabezados de columna aparece en todos los archivos.
Número incorrecto de columnas en la fila [número] Falta una columna en una fila concreta.
"Email Address [Required]" contiene un nombre de usuario reservado en la fila [número] Algunas cuentas están reservadas por el sistema y no se pueden crear, como abuse y postmaster.
Errores en el archivo de registro
Error Causa/solución
ACTION FAILED: Validation (La acción no se ha podido realizar debido a un error de validación) Una entrada contiene caracteres no admitidos. Si necesitas ayuda, consulta las directrices sobre nombres de usuario y de grupo.
ACTION FAILED: UNKNOWN ERROR (La acción no se ha podido realizar debido a un error desconocido) Lo más probable es que haya ocurrido un error temporal. Prueba a subir de nuevo el archivo CSV o a subir los elementos en lotes más pequeños. Este error también puede producirse si en la columna Email Address (Dirección de correo electrónico) has introducido un nombre de dominio incorrecto en la dirección de correo electrónico de un usuario (después del signo @).
ACTION FAILED: INSUFFICIENT LICENSES (La acción no se ha podido realizar porque no hay suficientes licencias) La cuenta de Google de tu organización no tiene suficientes licencias para todos los usuarios nuevos incluidos en el archivo CSV. Las cuentas se van añadiendo en orden descendente hasta que no quedan licencias disponibles. Puedes adquirir más licencias y después subir los usuarios restantes en el archivo CSV.
ACTION FAILED: OU INVALID (La acción no se ha podido realizar porque la unidad organizativa no es válida)

Este error suele indicar uno de los siguientes errores de formato:

  • El formato de la columna Org Unit Path (Ruta de la unidad organizativa) es incorrecto.
  • Al menos una de las unidades organizativas que has introducido no existe en la consola de administración. Comprueba que los nombres de las unidades organizativas coinciden con los de tu jerarquía organizativa en la consola de administración.
ACTION FAILED: USER NAME INVALID (La acción no se ha podido realizar porque el nombre de usuario no es válido) El formato de la dirección de correo electrónico (el nombre de usuario) de alguna entrada de la columna Email Address (Dirección de correo electrónico) es incorrecto. Comprueba que has introducido las direcciones de correo electrónico completas de los usuarios. Además, asegúrate de que no haya espacios en las direcciones.  
ACTION FAILED: PERMISSION DENIED (La acción no se ha podido realizar porque se ha denegado el permiso) La dirección de correo electrónico del usuario que aparece en la columna Email Address (Dirección de correo electrónico) incluye un nombre de dominio (después del símbolo @) que no está asociado a la cuenta de Google de tu organización. Asegúrate de que has introducido el nombre de dominio correcto en la dirección de correo electrónico.
ACTION FAILED: PASSWORD HASH FUNCTION INVALID (La acción no se ha podido realizar porque la función de hash de la contraseña no es válida) El formato de algún nombre de función de hash de la columna Password Hash Function (Función de hash de la contraseña) es incorrecto.
ACTION FAILED: UPDATE USER LICENSES FAILED (La acción no se ha podido realizar porque no se han actualizado las licencias de usuario) No se han podido actualizar uno o varios IDs de SKU de la columna New License (Nueva licencia) del usuario. Asegúrate de que los IDs de SKU son correctos y de que el formato de la columna admite varios IDs de SKU.
ACTION FAILED: ONLY VFE ALLOWED (La acción no se ha podido realizar porque solo se admiten licencias de VFE) El usuario tiene una licencia de Vault para antiguos empleados (VFE), pero la columna New License (Nueva licencia) contiene un ID de SKU de una licencia de otro tipo. No puedes añadir un tipo de licencia diferente a un usuario con una licencia de VFE.
ACTION FAILED: UNASSIGNABLE LICENSE (La acción no se ha podido realizar porque no es posible asignar la licencia) La columna New License (Nueva licencia) contiene un ID de SKU de un producto al que no estás suscrito.
ACTION FAILED: MULTIPLE LICENSES IN SAME PRODUCT (La acción no se ha podido realizar porque un mismo producto tiene varias licencias) La columna New License (Nueva licencia) contiene varios IDs de SKU del mismo producto; por ejemplo, hay varios SKUs de Almacenamiento en Drive.
ACTION FAILED: REPEATED SKU ASSIGNMENTS FOR USER (La acción no se ha podido realizar porque se ha asignado el mismo SKU varias veces) Un mismo ID de SKU aparece dos veces o más en la columna New License (Nueva licencia).
ACTION FAILED: SKU SWITCH RESTRICTED (La acción no se ha podido realizar porque el cambio de SKU está restringido) La columna New License (Nueva licencia) contiene un ID de SKU de un producto al que no te puedes cambiar con tu suscripción actual.
ACTION FAILED: UPDATING DELETED USER (La acción no se ha podido realizar porque se ha intentado actualizar un usuario eliminado) La columna New License (Nueva licencia) contiene un ID de SKU, pero la cuenta de usuario se ha eliminado.

Si añades un usuario a una unidad organizativa que tenga activada la asignación automática de licencias, los ajustes de esta asignación tendrán prioridad sobre la licencia que asignes al usuario en el archivo CSV. No se mostrará ningún error en el archivo de registro.

Actualizar cuentas de usuario

Editar cuentas con una hoja de cálculo

Para acelerar el proceso de editar varias cuentas, entra en la consola de administración y descarga la lista de cuentas.

Antes de empezar

  • Si cambias algún dato en cualquiera de las columnas editables, la información que esté en la consola de administración se actualizará con la del archivo que subas.
  • Si hay columnas que no quieras cambiar, puedes eliminarlas (si no son necesarias), dejar su información en el archivo o eliminar dicha información.
  • Si eliminas toda la información de una columna que no es necesaria, pero dejas la columna en la hoja de cálculo, la información que haya en la cuenta del usuario no se eliminará cuando subas el archivo.
  • Si no quieres cambiar la contraseña de un usuario, deja cuatro asteriscos (****) en la columna Password (Contraseña).
  • Si no quieres editar la información de un usuario específico, puedes dejar su fila en la hoja de cálculo o eliminarla. Aunque elimines toda la información de un usuario del archivo, su cuenta no se elimina.
  • Si quieres cambiar un nombre de usuario, especifica el correo electrónico nuevo en la columna New Primary Email (Nueva dirección de correo principal).
  • Si has cambiado el dominio principal de tu cuenta de Google Workspace, consulta el artículo Cambiar el nombre de las direcciones de usuario en bloque después de cambiar el dominio principal para obtener instrucciones específicas.

Para editar varias cuentas de usuario, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. En la parte superior de la página, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.

    Actualizar usuarios en bloque está seleccionado en la parte superior de la tabla de usuarios.

  4. Haz clic en Descargar archivo CSV con información de usuarios para obtener un archivo de valores separados por comas (.csv) con todas las cuentas de usuario.

    La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la descarga.

  5. En la sección Tus tareas, haz clic en Descargar CSV.
  6. Abre el archivo CSV en una aplicación de hojas de cálculo, como Hojas de Cálculo de Google o Microsoft Excel.

    Las columnas del archivo incluyen los atributos de cada perfil de usuario.

  7. Edita la información del archivo.
  8. Después de rellenar la hoja de cálculo, guárdala como archivo CSV.
  9. En la parte superior de la página Usuarios, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.
  10. Haz clic en Adjuntar archivo CSV.
  11. Busca el archivo CSV en el ordenador y adjúntalo.
  12. Haz clic en Subir.
  13. Si se produce algún error, introduce la información que falte en la hoja de cálculo y vuelve a subir el archivo. Consulta más información en la sección Resolver errores habituales.

    La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la subida. Cuando acabe de procesarse, recibirás un informe por correo electrónico.

  14. Si se produce un error de procesamiento, descarga el archivo de registro de la lista Tareas. Consulta más información en la sección Resolver errores habituales.

Sincronizar datos de usuario con un servidor LDAP

Si tienes un servidor LDAP, como Microsoft Active Directory, puedes usar Google Cloud Directory Sync para sincronizar tus usuarios, grupos y contactos compartidos de Google para que muestren la información que figura en dicho servidor.

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Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

 

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