Untuk mentransfer kepemilikan file Anda, buka di sini.
Sebagai administrator, Anda dapat mengubah pemilik file yang tersimpan di Google Drive jika pemilik saat ini dan pemilik yang diusulkan ada di organisasi Anda. Misalnya, jika seseorang mengundurkan diri dari perusahaan, Anda dapat mentransfer filenya kepada orang lain. Dengan demikian, Anda dapat menyimpan file tersebut sebelum menghapus akunnya. Mentransfer file tidak memengaruhi pemilik akses ke file tersebut.
- Orang yang dapat menjadi penerima dan pengirim file
- Mentransfer satu file kepada pemilik baru
- Mentransfer semua file pengguna kepada pemilik baru
- Cara kerja transfer massal
- Masalah umum dan alternatifnya
Orang yang dapat menjadi penerima dan pengirim file
Transfer ke pengguna yang:
- Berada di organisasi Anda
- Memiliki akun aktif, tidak ditangguhkan, diarsipkan, atau dihapus
- Memiliki ruang penyimpanan yang memadai (pelajari cara memeriksa penyimpanan pengguna di halaman penyimpanan)
- Mengaktifkan Drive (pelajari cara melihat aplikasi yang diaktifkan untuk pengguna, grup, atau unit organisasi)
Transfer dari pengguna yang:
- Berada di organisasi Anda
- Bukan pembekuan litigasi untuk layanan apa pun (pelajari cara meninjau pembekuan di Vault)
- Belum dihapus. Jika perlu, Anda dapat memulihkan pengguna yang baru saja dihapus.
Untuk alasan keamanan data, Google tidak mendukung transfer kepemilikan secara langsung ke atau dari akun eksternal. Untuk opsi lainnya, baca Batasan dan alternatif umum di halaman ini.
Mentransfer satu file kepada pemilik baru
Anda memiliki beberapa opsi untuk mentransfer kepemilikan setiap file:
- Jika pemilik masih aktif di organisasi, Anda dapat meminta mereka mentransfer kepemilikan. Untuk mengetahui detailnya, buka Menjadikan orang lain sebagai pemilik file.
- Jika tidak mengetahui siapa pemiliknya, pemilik akun tidak aktif, atau Anda tidak ingin melibatkannya, Anda dapat mengubah kepemilikan dengan alat investigasi keamanan.
Mentransfer semua file pengguna kepada pemilik baru
Petunjuk berikut menjelaskan cara mentransfer kepemilikan saat akun pemilik saat ini masih aktif. Jika berencana menghapus akun pemilik saat ini, Anda dapat mentransfer kepemilikan filenya saat menghapus pengguna. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi.
Langkah 1: Siapkan akun dan file untuk ditransfer
- Tangguhkan akun pemilik saat ini. Tindakan ini akan mencegah pengguna membuat atau memindahkan konten selama transfer. Untuk mengetahui detail selengkapnya, buka Menangguhkan pengguna untuk sementara.
- Pastikan struktur hierarki file pemilik sebelumnya sama untuk pemilik baru. Jika ada pemilik lain dalam hierarki, Anda harus mentransfer file tersebut secara terpisah. Untuk mengetahui detailnya, baca Cara kerja transfer massal di halaman ini.
- Beri tahu pemilik yang baru agar tidak menambahkan file ke Drive selama transfer berlangsung.
- Jika Anda perlu mentransfer file yang ada di Sampah, keluarkan file dari Sampah. Item di Sampah tidak akan ditransfer. Jika Anda menghapus pengguna, file yang tidak ditransfer dalam Sampah juga akan dihapus.
- Jika Anda perlu mentransfer file usang (file yang kehilangan folder induknya):
- Buka Drive, lalu di kotak penelusuran, masukkan is:unorganized owner:alamat_email_pengguna.
- Pindahkan file yang ingin Anda transfer ke Drive Saya milik pengguna.
Langkah 2: Transfer kepemilikan
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
- Klik Transfer kepemilikan.
- Untuk kolom Dari pengguna, masukkan alamat email pemilik saat ini dan pilih pengguna dari hasilnya.
- Untuk kolom Kepada pengguna, masukkan alamat email pemilik baru dan pilih pengguna dari hasilnya.
- Klik Transfer File.
Anda mungkin akan menerima pesan error jika pemilik saat ini dan pemilik baru tidak memenuhi kriteria yang tercantum di bagian Orang yang dapat menjadi penerima dan pengirim file di halaman ini.
- Tunggu hingga transfer selesai. Pemilik baru, pemilik sebelumnya, dan admin yang memulai transfer akan menerima email konfirmasi.
Tips: Jika Anda mentransfer kepemilikan banyak file dan folder sekaligus, mungkin perlu waktu beberapa saat untuk melihat perubahannya.
- (Opsional) Jika Anda menangguhkan akun pemilik saat ini, pulihkan akun pengguna yang ditangguhkan.
Cara kerja transfer massal
Folder transfer berhasil dibuat
Jika kepemilikan file diubah, folder transfer akan dibuat di Drive Saya pemilik baru dengan konten berikut:
- Folder dan file yang ditransfer dan tadinya berada di Drive Saya pemilik sebelumnya.
- Folder Komputer yang ditransfer jika pemilik sebelumnya menggunakan klien sinkronisasi Drive (misalnya, Drive untuk Desktop).
- Pintasan ke file pemilik sebelumnya yang folder induknya tidak dibagikan kepada pemilik baru.
Jika file berada di Drive Saya milik orang lain tetapi dimiliki oleh pemilik sebelumnya, dan file tersebut berada di folder yang dibagikan kepada pemilik baru, kepemilikan akan ditransfer, tetapi file tetap berada di folder yang sudah ada. File tidak ada di folder transfer dan tidak ada pintasan yang dibuat. Terkadang, folder transfer kosong terpisah juga dibuat.
Jika tidak ada file yang kepemilikannya diubah, tidak ada folder transfer yang dibuat.
Izin dan histori pemilik sebelumnya
- Pemilik sebelumnya masih dapat mengedit file yang ditransfer, kecuali jika Anda menghapus akunnya atau mengubah izinnya.
- Meskipun akun pemilik sebelumnya sudah tidak ada, Anda dapat menemukan histori kepemilikan file di histori versi file, atau di peristiwa log Drive untuk melihat perubahan kepemilikan terbaru.
Batasan dan alternatif umum
- Anda tidak dapat mentransfer kepemilikan file Google Maps.
- Anda tidak dapat mentransfer kepemilikan kepada atau dari pengguna eksternal, seperti Akun Google pribadi atau pengguna di organisasi lain. Batasan ini ditujukan untuk melindungi data pengguna dan perusahaan dari transfer dan akses yang tidak sah. Anda mungkin dapat menggunakan alternatif berikut, tergantung kebijakan berbagi organisasi Anda.
Alternatif 1: Transfer file individu eksternal
Untuk file individu, pengguna yang ingin memiliki file yang dibagikan kepada mereka dapat membuat salinannya. Namun, salinan tersebut memiliki URL yang berbeda dan harus dibagikan ulang dengan kolaborator, kecuali jika file dibuat di Drive dan disalin dari menu File.
Alternatif 2: Mentransfer kepemilikan banyak file eksternal ke organisasi Anda
Pendekatan ini menggunakan drive bersama untuk mengubah kepemilikan. Sebelum memulai, tinjau batas drive bersama dan batas pengguna untuk memindahkan file ke drive bersama.
- Minta pengguna di organisasi Anda yang ingin memiliki file dan folder eksternal membuat drive bersama.
- Minta mereka membagikan folder di drive bersama kepada pemilik eksternal saat ini. Pemilik eksternal harus memiliki Akun Google atau opsi berbagi dengan pengunjung harus diizinkan.
- Pemilik eksternal memindahkan file dan foldernya ke drive bersama. Jika file ditambahkan ke drive bersama, organisasi Anda kini menjadi pemilik file tersebut.
- (Opsional) Pengguna di organisasi Anda dapat memindahkan file dari drive bersama ke Drive Saya miliknya. Catatan: Pemindahan banyak file dapat memerlukan waktu beberapa saat untuk diselesaikan Sebelum pengguna memindahkan atau menghapus file dari drive bersama sumber atau target, mereka harus memeriksa sumber dan drive bersama untuk mengonfirmasi bahwa pemindahan telah selesai. Memindahkan atau menghapus file sebelum pemindahan selesai dapat mengakibatkan hilangnya data atau transfer tidak selesai.