Para transferir la propiedad de un archivo de tu propiedad, ve a esta página.
Como administrador, puedes cambiar el propietario de un archivo almacenado en Google Drive si el propietario actual y el propietario propuesto están en tu empresa. Por ejemplo, si alguien se va de tu empresa, puedes transferir sus archivos a otra persona. De esta forma, podrás guardarlos antes de eliminar la cuenta. Cuando transfieres los archivos, no cambia quién tiene acceso a ellos.
- Usuarios a quienes se pueden transferir archivos y cuyos archivos se pueden transferir
- Transferir un archivo a un nuevo propietario
- Transferir todos los archivos de un usuario a un nuevo propietario
- Cómo funcionan las transferencias en bloque
- Problemas conocidos y alternativas
Usuarios a quienes se pueden transferir archivos y cuyos archivos se pueden transferir
Puedes hacer transferencias a usuarios que:
- Pertenecen a tu organización
- Tienen una cuenta activa (no suspendida, archivada ni eliminada)
- Si tienen suficiente espacio de almacenamiento (consulta cómo comprobar su almacenamiento en la página de almacenamiento)
- Tienen Drive activado (consulta cómo ver qué aplicaciones están activadas para un usuario, grupo o unidad organizativa)
Puedes transferir archivos de usuarios en los siguientes casos:
- En tu organización
- Si no tienen retenciones por motivos legales en ningún servicio (descubre cómo revisar retenciones en Vault)
- Si no se ha eliminado aún (si lo necesitas, puedes restaurar un usuario que se haya eliminado recientemente)
Por motivos de seguridad de los datos, Google no admite la transferencia directa de propiedad a una cuenta externa ni desde ella. Para ver otras opciones, consulta la sección Limitaciones conocidas y alternativas.
Transferir un archivo a un nuevo propietario
Dispones de varias opciones para transferir la propiedad de un archivo concreto:
- Si el propietario sigue activo en tu organización, puedes pedirle que transfiera la propiedad. Más información en el artículo Asignar la propiedad de un archivo a otra persona.
- Si no sabes quién es el propietario, el propietario no tiene una cuenta activa o no quieres involucrarlo, puedes cambiar la propiedad con la herramienta de investigación de seguridad.
Transferir todos los archivos de un usuario a un nuevo propietario
En las siguientes instrucciones se describe cómo transferir la propiedad cuando la cuenta del propietario actual sigue activa. Si tienes previsto eliminar la cuenta del propietario actual, puedes transferir la propiedad de sus archivos cuando elimines el usuario. Consulta más información en el artículo Eliminar o quitar usuarios de una organización.
Paso 1: Preparar las cuentas y los archivos para la transferencia
- Suspende la cuenta del propietario actual. Esta acción les impide crear o mover contenido durante la transferencia. Consulta los detalles en el artículo Suspender cuentas de usuario temporalmente.
- Asegúrate de que la estructura jerárquica de los archivos del propietario anterior es la misma que la del propietario nuevo. Si hay otros propietarios en la jerarquía, debes transferir esos archivos por separado. Para obtener más información, consulta el apartado Cómo funcionan las transferencias en bloque de esta página.
- Indica al nuevo propietario que no añada archivos a Drive durante la transferencia.
- Si tienes que transferir archivos que están en la papelera, sácalos antes de ella. Los elementos de la papelera no se transfieren. Si eliminas el usuario, también se eliminarán los archivos la papelera que no se hayan transferido.
- Si tienes que transferir archivos huérfanos (archivos que han perdido sus carpetas principales):
- Abre Drive y, en el cuadro de búsqueda, introduce is:unorganized owner:dirección_correo_usuario.
- Mueve los archivos que quieras transferir a la ubicación Mi unidad del usuario.
Paso 2: Transferir la propiedad
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Transferir propiedad.
- En Del usuario, introduce la dirección de correo del propietario actual y selecciona el usuario en los resultados.
- En Al usuario, introduce la dirección de correo del nuevo propietario y selecciona el usuario en los resultados.
- Haz clic en Transferir archivos.
Es posible que se produzca un error si los propietarios actuales y nuevos no cumplen los criterios que se indican en esta página, en la sección Usuarios a quienes se pueden transferir archivos y cuyos archivos se pueden transferir.
- Espera a que se complete la transferencia. El nuevo propietario, el propietario anterior y el administrador que inicia la transferencia recibirán un correo de confirmación.
Nota: Si transfieres la propiedad de muchos archivos y carpetas a la vez, puede que los cambios tarden algún tiempo en aparecer.
- (Opcional) Si has suspendido la cuenta del propietario actual, reactiva la cuenta del usuario suspendido.
Cómo funcionan las transferencias en bloque
Se crea una carpeta de transferencia
Si algún archivo cambia de propietario, se creará una carpeta de transferencia en la carpeta Mi unidad del nuevo propietario, con el siguiente contenido:
- Carpetas y archivos transferidos que se encontraban en la carpeta Mi unidad del propietario anterior.
- Carpetas de ordenadores transferidos si el antiguo propietario usaba un cliente de sincronización de Drive (por ejemplo, Drive para ordenadores).
- Accesos directos a los archivos del propietario anterior, cuyas carpetas principales no se comparten con el nuevo propietario.
Si un archivo estaba en la carpeta Mi unidad de otra persona, pero pertenecía al propietario anterior y también estaba en una carpeta compartida con el nuevo propietario, la propiedad se transferirá a él, pero el archivo seguirá en la carpeta en la que estaba. El archivo no está en la carpeta de transferencia y no se ha creado ningún acceso directo. En ocasiones, también se crea una carpeta de transferencia vacía.
Si ningún archivo cambia de propietario, no se creará ninguna carpeta de transferencia.
Permisos e historial del propietario anterior
- El propietario anterior todavía podrá editar los archivos transferidos, a menos que elimines su cuenta o cambies sus permisos.
- Aunque la cuenta del propietario anterior ya no exista, puedes encontrar el historial de propiedad de un archivo en su historial de versiones o, si la propiedad ha cambiado hace poco, en los eventos de registro de Drive.
Limitaciones conocidas y alternativas
- No puedes transferir la propiedad de archivos de Google Maps.
- No puedes transferir la propiedad de un archivo a un usuario externo ni hacer lo propio con un archivo de su propiedad (por ejemplo, si el usuario utiliza una cuenta personal de Google o pertenece otra empresa). Esta limitación sirve para proteger los datos de los usuarios y de la empresa frente a transferencias y accesos no autorizados. Dependiendo de las políticas para compartir de tu empresa, puedes usar las siguientes alternativas.
Alternativa 1: Transferir archivos externos sueltos
En el caso de archivos individuales, el usuario que quiera ser el propietario de un archivo compartido con él puede hacer una copia. Sin embargo, la copia tendrá una URL diferente y deberá compartirse con los colaboradores, a menos que sea un archivo creado en Drive y se haya copiado del menú Archivo.
Alternativa 2: Transferir a tu empresa la propiedad de muchos archivos externos
En este método se utiliza una unidad compartida para cambiar la propiedad. Antes de empezar, consulta los límites de las unidades compartidas y los límites de usuarios para mover archivos a unidades compartidas.
- Pide a los usuarios de tu empresa que quieran ser propietarios de archivos y carpetas externos que creen una unidad compartida.
- Pídeles que compartan una carpeta de la unidad compartida con el propietario externo actual. El propietario externo debe tener una cuenta de Google o se debe permitir el uso compartido con visitantes.
- El propietario externo mueve sus archivos y carpetas a la unidad compartida. Cuando los archivos se añaden a la unidad compartida, pasan a ser propiedad de tu empresa.
- (Opcional) El usuario de tu empresa puede sacar los archivos de la unidad compartida y moverlos a Mi unidad. Nota: Los movimientos de muchos archivos pueden tardar un tiempo en completarse. Antes de mover o eliminar archivos de la unidad compartida de origen o de destino, deben comprobar tanto el origen y la unidad compartida para confirmar que la transferencia se ha completado. Mover o eliminar archivos antes de que se complete la transferencia puede ocasionar la pérdida de datos o que no se complete la transferencia.