Si un usuario se va de tu organización y quieres conservar sus datos de Google Workspace, existen varias alternativas para gestionar su información. En esta tabla se resumen algunas opciones para almacenar el correo, así como los archivos y carpetas de Google Drive, los eventos y recursos de Google Calendar, el contenido de Google Chat, Contactos de Google, Grupos de Google, Google Keep y Google Voice, y las grabaciones de Google Meet, de modo que estén disponibles para determinados administradores, gestores o usuarios de tu organización.
Nota: Los administradores también pueden suspender a un usuario temporalmente, lo que supone bloquear el acceso de dicha persona a los servicios de Google de tu organización. Para obtener más información sobre lo que ocurre con los datos de un usuario suspendido, consulta el artículo Suspender cuentas de usuario temporalmente.
| Fuente de datos/Opción | Google Takeout | Exportación e importación integradas en la aplicación | Servicio de migración de datos | Transferencia de Google Drive | Durante la eliminación de la cuenta de usuario (3) | Herramienta de exportación de datos | Exportación con Google Vault | Licencia de Usuario archivado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ¿Quién puede iniciar el proceso? | Usuario | Usuario o administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador |
| Correo | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | |||
| Calendar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Contactos | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Carpetas y archivos de Drive, incluidas las grabaciones de Meet | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Grupos | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voice | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Notas
(1) Solo exportación; importación no disponible.
(2) Solo archivos; no se pueden exportar carpetas.
(3) Cuando un usuario deja tu organización, puedes eliminar su cuenta. Si eres superadministrador, también puedes transferir los archivos y datos de un usuario a otro propietario. Los contenidos que no se transfieran se eliminarán.
Exportar o migrar tus datos
Las opciones para cada fuente de datos se explican con más detalle separadas por roles a continuación. También se incluyen otras opciones de migración manual y mediante herramientas para usuarios finales y administradores.
Una vez migrados, movidos o exportados los datos, los administradores deberían disponer de acceso a los datos del antiguo empleado, siempre y cuando puedan acceder a la cuenta de destino. Las restricciones especiales de acceso a los datos, como las de las licencias de Usuario archivado (UA), se establecen individualmente.
Nota: Aunque el uso de estas opciones no implica el pago de ninguna tarifa, se siguen aplicando las tarifas de licencia de Google Workspace de la cuenta que contenga los datos transferidos. Esto incluye las licencias de UA.
Correo| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Servicio de migración de datos | Migrar el correo electrónico con el servicio de migración de datos | Puedes transferir los datos de correo de la antigua cuenta de usuario a una cuenta nueva o ya creada. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar los datos de correo de un usuario para acceder a ellos fuera de Google Workspace. | |
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Reenvío de correo | Enrutar el correo electrónico de los usuarios a otra dirección | Después de conservar los datos de correo, puedes redirigir el correo de un usuario a otra dirección de Google Workspace. |
| Cambiar el nombre de una cuenta de usuario | Cambiar el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario del directorio | En la consola de administración de Google, puedes cambiar el nombre de un perfil de trabajo o una dirección de correo de una cuenta de usuario nueva o ya creada. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de usuario o administrador | Más información | Notas |
| Exportación e importación manuales integradas en la aplicación | Exportar e importar eventos desde Google Calendar |
Puedes exportar eventos desde todos tus calendarios o desde uno solo y luego importarlos en otro calendario de Google Calendar. Puedes acceder a los datos, siempre que tengas acceso al calendario o te hayan incluido en el evento. |
| Transferencia de tus calendarios o eventos de Google a otros propietarios | Transferir calendarios o eventos de Google |
Puedes transferir tus calendarios a otros propietarios. También puedes transferir eventos a otro propietario o calendario. Puedes acceder a los datos, siempre que tengas acceso al calendario o te hayan incluido en el evento. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Durante la eliminación de la cuenta de usuario | Eliminar o quitar usuarios de una organización | Puedes transferir calendarios y eventos a otros propietarios. También puedes liberar los recursos de calendario reservados para eventos organizados por el usuario. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar las conversaciones de Chat de un usuario para acceder a ellas fuera de Google Workspace. | |
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de usuario o administrador | Más información | Notas |
| Exportación e importación manuales integradas en la aplicación | Exportar e importar contactos desde Contactos de Google |
Puedes exportar los contactos a un archivo CSV y luego importarlos en una cuenta de usuario nueva o ya creada. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos | Exportar los datos de una organización |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Exportación e importación manuales integradas en la aplicación | Descargar y subir archivos en Google Drive |
Puedes descargar los archivos de Drive a tu ordenador y subirlos a una cuenta nueva o ya creada de Drive. |
| Transferir la propiedad de los archivos de Drive a otro usuario | Asignar la propiedad de un archivo a otra persona | Puedes transferir archivos de la cuenta de usuario anterior a una nueva o ya creada. Cuando transfieres los archivos, no cambia quién tiene acceso a ellos. |
| Mover archivos a una unidad compartida | Mover contenido a unidades compartidas | Puedes permitir que los editores de archivos de tu organización muevan contenido de Mi unidad a otras unidades compartidas. Cuando mueves un archivo a una unidad compartida, solo pueden acceder a él los miembros de la unidad compartida y las personas con las que se comparta el archivo directamente. |
| Descargas de archivos programadas | Exportar e importar archivos con la API de Drive | Puedes programar descargas de archivos de Drive a tu ordenador y moverlos a la unidad de Drive de una cuenta de usuario nueva o ya creada. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Transferencia de Google Drive | Transferir archivos de Drive a un nuevo propietario | Puedes transferir archivos de la cuenta de usuario anterior a una nueva o ya creada. Cuando transfieres los archivos, no cambia quién tiene acceso a ellos. |
| Durante la eliminación de la cuenta de usuario | Eliminar o quitar usuarios de una organización | Puedes transferir los archivos y documentos de Drive de la antigua cuenta a una cuenta de usuario nueva o ya creada. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar los archivos de Drive que pertenezcan a un usuario específico o se hayan compartido con él. Las carpetas no se conservan. | |
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar los datos de las conversaciones de correo de los grupos de un usuario para acceder a ellos fuera de Google Workspace. Las exportaciones se realizan por grupos, pero puedes usar términos de búsqueda para exportar solo los mensajes enviados por una cuenta en particular. | |
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. Nota: Si bien la herramienta de exportación de datos permite exportar los datos de Keep, no existe ningún método para volver a importarlos en otra cuenta de Keep. |
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| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
| Opción de usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones de administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar los datos de Voice de un usuario para acceder a ellos fuera de Google Workspace. | |
| Licencia de Usuario archivado | Gestionar antiguos empleados y sus datos |
Puedes usar una licencia de UA para conservar los datos de los usuarios de tu organización. Google mantiene los datos de los usuarios de forma segura en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de conservación y retenciones de Vault que establezca tu organización. También puedes realizar búsquedas en ellos y exportarlos. |
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