如果您想保留貴機構離職使用者的 Google Workspace 資料，可以參考幾個替代方案處理相關資訊。下表列出了一些選項，供您儲存電子郵件、Google 日曆活動和資源、Google Chat、Google 聯絡人、Google 雲端硬碟資料夾和檔案、Google 網路論壇、Google Keep、Google Meet 錄製內容，以及 Google Voice，好讓貴機構中的特定管理員或使用者進行存取。
注意：管理員也可以暫時將使用者停權，禁止該使用者存取貴機構的 Google 服務。如要進一步瞭解已停權使用者的資料會受到什麼影響，請參閱「暫時將使用者停權」。
| 資料來源/選項 | Google Takeout | 應用程式內匯出及匯入作業 | 資料遷移服務 | Google 雲端硬碟轉移作業 | 在刪除使用者的過程中轉移檔案 (3) | 資料匯出工具 | 透過 Google Vault匯出 | 封存使用者授權 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 哪些人可以執行操作 | 使用者 | 使用者或管理員 | 管理員 | 管理員 | 管理員 | 管理員 | 管理員 | 管理員 |
| 電子郵件 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | |||
| 日曆 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| 聯絡人 | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| 雲端硬碟資料夾和檔案，包括 Meet 錄製內容 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| 網路論壇 | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voice | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
附註
(3) 您可以刪除貴機構離職使用者的帳戶，超級管理員則可將使用者的檔案和資料轉移給新擁有者。如果您未將內容轉移給另一位使用者，系統會將內容刪除。
匯出或遷移您的資料
對於上表各資料來源的適用選項，下文會依據角色更詳細地劃分。此外，我們也會列出使用者和管理員適用的其他產品和手動遷移選項。
一旦遷移、移動或匯出資料後，如果管理員能夠存取目標帳戶，就應該能存取離職員工的資料。對於封存使用者 (AU) 授權這類特殊的資料存取限制，我們也會個別列出。
注意：採用這些選項無須額外付費，但您還是要針對保留轉移資料的帳戶支付 Google Workspace 授權費，包括封存使用者授權。
電子郵件| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料遷移服務 | 使用資料遷移服務遷移電子郵件 | 您可以將電子郵件資料從舊的使用者帳戶轉移到新的或現有的使用者帳戶。 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| Google Vault | 您可以匯出使用者的電子郵件資料，以利在 Google Workspace 外部存取。 | |
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 電子郵件轉寄 | 將使用者的電子郵件轉送至其他地址 | 保存所有電子郵件資料後，您可以將使用者的電子郵件轉寄至其他 Google Workspace 地址。 |
| 為使用者帳戶重新命名 | 變更目錄使用者的名稱或電子郵件地址 | 您可以在 Google 管理控制台中，將工作資料夾名稱或電子郵件地址改為新的或現有的使用者帳戶。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 使用者或管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 應用程式內手動匯出及匯入作業 | 從 Google 日曆中匯出及匯入活動 |
您可以匯出所有日曆的活動，也可以只匯出某個日曆的活動，然後將這些活動匯入其他 Google 日曆。 如果您有權存取日曆或為某項活動的參與者，就可以存取相關資料。 |
| 將自己擁有的 Google 日曆或活動轉移給其他擁有者 | 轉移 Google 日曆或活動 |
您可以將自己擁有的日曆轉移給其他擁有者，也可以將活動轉移給其他擁有者或日曆。 如果您有權存取日曆或為某項活動的參與者，就可以存取相關資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 在刪除使用者的過程中轉移檔案 | 刪除或移除機構內的使用者 | 您可以將日曆和日曆活動轉移給其他擁有者，也可以釋出使用者發起活動時預訂的任何日曆資源。 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| Google Vault | 您可以匯出使用者的 Chat 對話，以利在 Google Workspace 外部存取。 | |
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 使用者或管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 應用程式內手動匯出及匯入作業 | 從 Google 聯絡人匯出及匯入聯絡人資料 |
您可以將聯絡人匯出為 CSV 檔案，然後將這些資料匯入新的或現有的使用者帳戶。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料匯出工具 | 匯出機構的資料 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 應用程式內手動匯出及匯入作業 | 從 Google 雲端硬碟下載及上傳檔案 |
您可以將雲端硬碟檔案下載至電腦，然後再上傳至新的或現有的使用者帳戶雲端硬碟。 |
| 將雲端硬碟檔案的擁有權轉移給其他人 | 將其他使用者指定為檔案擁有者 | 您可以將檔案從舊的使用者帳戶轉移到新的或現有的使用者帳戶，轉移檔案不會影響誰可以存取檔案。 |
| 將檔案移至共用雲端硬碟 | 將內容移至共用雲端硬碟 | 您可以允許貴機構的檔案編輯者移動「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的內容。檔案移至共用雲端硬碟後，只有共用雲端硬碟成員和該檔案的直接共用對象可以存取。 |
| 以程式輔助的方式下載雲端硬碟檔案 | 使用 Drive API 匯出及匯入檔案 | 您可以透過程式輔助的方式將雲端硬碟檔案下載至電腦，然後再移至新的/現有的使用者帳戶雲端硬碟。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| Google 雲端硬碟轉移作業 | 將雲端硬碟檔案轉移給新擁有者 | 您可以將檔案從舊的使用者帳戶轉移到新的或現有的使用者帳戶，轉移檔案不會影響誰可以存取檔案。 |
| 在刪除使用者的過程中轉移檔案 | 刪除或移除機構內的使用者 | 您可以將雲端硬碟檔案和文件從舊的使用者帳戶轉移到新的或現有的使用者帳戶。 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| Google Vault | 您可以匯出特定使用者擁有和共用的雲端硬碟檔案，資料夾則不會保存。 | |
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| Google Vault | 您可以匯出使用者的群組、郵件資料和會話群組，以利在 Google Workspace 外部存取。系統會按照群組進行匯出，但您也可以使用搜尋字詞，僅匯出由特定帳戶傳送的訊息。 | |
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 注意：您可以使用資料匯出工具匯出 Keep 資料，但無法將這類資料匯入 Keep。 |
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| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
| 使用者選項 | 操作說明 | 附註 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下載您的 Google 資料 |
您可以匯出自己的使用者資料。 |
| 管理員選項 | 操作說明 | 附註 |
| 資料匯出工具 |
您可以匯出機構的所有使用者資料。 |
|
| Google Vault | 您可以匯出使用者的 Voice 資料，以利在 Google Workspace 外部存取。 | |
| 封存使用者授權 | 管理離職員工與其相關資料 |
您可以使用封存使用者授權，保留貴機構的使用者資料。 Google 會將使用者資料安全地存放在 Google 的標準正規作業系統中。貴機構如設有保管箱資料保留規則和訴訟保留，資料就會透過這些設定保存。您也可以搜尋及匯出資料。 |
相關主題
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。
