สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials Plus  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

เมื่อใช้กฎการเชื่อถือ คุณสามารถสร้างนโยบายแบบละเอียดเพื่อควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใน Google ไดรฟ์ได้ โดยสามารถนำนโยบายไปใช้กับผู้ใช้ กลุ่ม หน่วยขององค์กร และโดเมนต่างๆ เพื่อระบุเงื่อนไขต่อไปนี้

• ไฟล์ใดของผู้ใช้ที่สามารถแชร์กับผู้ใช้ภายในหรือภายนอกได้
• ผู้ใช้รายใดบ้างที่สามารถรับไฟล์จากผู้ใช้ภายในหรือภายนอกได้
• ผู้ใช้ภายในหรือภายนอกรายใดบ้างที่มีสิทธิ์ได้รับเชิญและเพิ่มรายการไปยังไดรฟ์ที่แชร์

เนื่องจากกฎการเชื่อถือช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการสร้างขอบเขตการทํางานร่วมกัน คุณจึงรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดมาตรฐานและกฎระเบียบด้านอุตสาหกรรมได้

ใช้กฎการเชื่อถือเพื่อควบคุมการแชร์กับภายนอก

สมมติว่าทีมการตลาดขององค์กรต้องการแชร์ไฟล์กับบุคคลบางรายในองค์กรพาร์ทเนอร์ของคุณ คุณก็สามารถสร้างกฎเพื่อกําหนดขอบเขตการทํางานร่วมกับบุคคลภายนอกดังต่อไปนี้ได้ เพื่อรักษาข้อมูลขององค์กรที่เป็นความลับ

• อนุญาตให้แชร์ไฟล์ที่ทีมการตลาดของคุณเป็นเจ้าของให้กับบุคคลที่ระบุในองค์กรพาร์ทเนอร์ได้
• บล็อกไฟล์ที่ทีมอื่นๆ ในองค์กรของคุณเป็นเจ้าของไม่ให้แชร์กับองค์กรพาร์ทเนอร์ได้
• บล็อกทีมอื่นๆ ขององค์กรพาร์ทเนอร์ไม่ให้แชร์ไฟล์กับทุกคนในองค์กรของคุณ 

ใช้กฎการเชื่อถือเพื่อควบคุมการแชร์ภายใน

สมมติว่าทีมการเงินขององค์กรจะต้องแชร์ไฟล์กับทีมผู้บริหารเท่านั้น เพื่อป้องกันไม่ให้ทีมอื่นๆ ได้รับข้อมูลด้านการเงินที่เป็นความลับ คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกําหนดขอบเขตการทํางานร่วมกันภายในองค์กรได้ดังต่อไปนี้

• อนุญาตให้แชร์ไฟล์ของฝ่ายการเงินให้กับฝ่ายการเงินและผู้บริหาร
• บล็อกไฟล์ที่ฝ่ายการเงินเป็นเจ้าของไม่ให้แชร์กับทีมอื่นๆ ในองค์กร

วิธีที่กฎการเชื่อถือเข้ามาแทนที่การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์เปลี่ยนเป็นกฎการเชื่อถือ

การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์จะเปลี่ยนเป็นกฎการเชื่อถือโดยอัตโนมัติ

กฎการเชื่อถือจะแทนที่การตั้งค่าไดรฟ์ในส่วนตัวเลือกการแชร์การแชร์ภายนอกองค์กร 

ดูตัวอย่างกฎที่เปลี่ยนจากการตั้งค่าไดรฟ์

ดูตัวอย่างกฎที่สร้างโดยอัตโนมัติจากการตั้งค่าไดรฟ์ได้ดังนี้

จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่กฎ จากนั้นคุณสามารถกรองกฎตามประเภทได้โดยคลิก เพิ่มตัวกรองประเภทกฎการเชื่อถือ

คุณจะเห็นสิ่งต่อไปนี้ในรายการกฎ

• กฎเริ่มต้น 2 ข้อสําหรับการแชร์ภายนอกองค์กร

  เมื่อบังคับใช้แล้ว กฎเหล่านี้จะทํางานหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับสถานะของการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ที่เทียบเท่า

• กฎอื่นๆ ที่จําเป็นซึ่งต้องตรงกับขอบเขตการแชร์ของการตั้งค่าไดรฟ์ปัจจุบัน

สําคัญ: ระบบจะไม่บังคับใช้กฎเหล่านี้จนกว่าคุณจะเปิดใช้กฎการเชื่อถือ

การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ที่เทียบเท่าจะไม่ทำงาน

เมื่อเปิดใช้กฎการเชื่อถือแล้ว คุณจะใช้การตั้งค่าไดรฟ์สําหรับการแชร์ภายนอกองค์กรไม่ได้อีกต่อไป โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ที่หัวข้อตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ไดรฟ์ของผู้ใช้

คุณปิดกฎการเชื่อถือได้

คุณสามารถปิดกฎการเชื่อถือและกลับไปใช้การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ได้ทุกเมื่อ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิดกฎการเชื่อถือด้านล่าง

กฎการเชื่อถือจะให้การควบคุมได้มากกว่าการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์

เมื่อใช้คอมโพเนนต์ขอบเขตและเงื่อนไขของกฎการเชื่อถือ คุณจะควบคุมการแชร์ไฟล์ได้ละเอียดกว่าการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับคอมโพเนนต์ของกฎที่หัวข้อ ทําความเข้าใจคอมโพเนนต์ของกฎการเชื่อถือต่อไปในหน้านี้

แผนภูมิต่อไปนี้เปรียบเทียบการควบคุมที่ใช้ได้ในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์และกฎการเชื่อถือ

การควบคุมขอบเขต

ขอบเขต	การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์	กฎการเชื่อถือ
รวมหน่วยขององค์กร	✔	✔
รวมกลุ่ม	✔	✔
ไม่รวมหน่วยขององค์กร		✔
ไม่รวมกลุ่ม		✔

 

การควบคุมเงื่อนไข

เงื่อนไข	การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์	กฎการเชื่อถือ
ทั้งองค์กร	✔	✔
โดเมนในรายการที่อนุญาต	✔	✔
องค์กรภายนอก		✔
หน่วยขององค์กร		✔
กลุ่ม (สร้างภายใน)		✔
ผู้ใช้ (ภายใน)		✔

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

ทําความเข้าใจคอมโพเนนต์ของกฎการเชื่อถือ 

ในการสร้างกฎการเชื่อถือ จะต้องกําหนดคอมโพเนนต์ของขอบเขต ทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการ ซึ่งคุณสามารถใช้คอมโพเนนต์เหล่านี้เพื่อสร้างกฎที่กำหนดว่าหาก x เกิดขึ้น ให้ดำเนินการ y

เช่น หากคุณสร้างกฎเพื่ออนุญาตให้แชร์ไฟล์ที่ฝ่ายขายขององค์กรเป็นเจ้าของกับใครก็ได้ในองค์กรของลูกค้า (other-company.com) คอมโพเนนต์ของกฎจะมีลักษณะดังนี้

• ขอบเขต คือ หน่วยขององค์กรสําหรับฝ่ายขาย
• ทริกเกอร์ คือ เมื่อมีบุคคลพยายามแชร์ไฟล์ของผู้ใช้ในขอบเขตที่ระบุ
• เงื่อนไข คือ other-company.com
• การดำเนินการ คือ อนุญาตให้แชร์ไฟล์ได้

การกําหนดขอบเขต

ขอบเขต คือ ผู้ใช้ในองค์กรที่ทริกเกอร์ของกฎจะมีผล ดังนี้

• หากทริกเกอร์ของกฎคือการแชร์ไฟล์ ขอบเขตจะเป็นผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของไฟล์ที่คุณต้องการควบคุมการแชร์

  สำคัญ: กฎการแชร์ยังควบคุมการแชร์โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขสำหรับไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้ในขอบเขตนั้นด้วย

• หากทริกเกอร์ของกฎคือการรับไฟล์ ขอบเขตจะเป็นผู้รับไฟล์ที่กำหนดไว้

คุณสามารถกำหนดสิ่งต่อไปนี้สำหรับขอบเขตได้

• รวมทั้งองค์กร
• รวมหรือยกเว้นหน่วยขององค์กร (อาจมีทั้งผู้ใช้และไดรฟ์ที่แชร์)
• รวมหรือยกเว้นกลุ่มในบริการ Google Groups ขององค์กร

การกําหนดทริกเกอร์

ทริกเกอร์ คือ กิจกรรมที่กฎอนุญาตหรือบล็อก โดยคุณจะเลือกทริกเกอร์แบบใดแบบหนึ่งต่อไปนี้ได้

• การแชร์ไฟล์
• การรับไฟล์

การกำหนดเงื่อนไข

เงื่อนไข คือ ผู้ใช้ที่ต้องการแชร์ไฟล์ด้วยหรือเป็นเจ้าของไฟล์ที่จะรับมา

• หากทริกเกอร์ของกฎคือการแชร์ไฟล์ เงื่อนไขจะเป็นผู้รับไฟล์ที่กำหนดไว้
• หากทริกเกอร์ของกฎคือการรับไฟล์ เงื่อนไขจะเป็นผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของไฟล์

คุณสามารถระบุเงื่อนไขของกฎได้หลายเงื่อนไข ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ตัวอย่างเช่น

• หน่วยขององค์กร
• กลุ่ม ในบริการ Google Groups ขององค์กร (อาจรวมถึงผู้ใช้ภายนอกด้วย)
• โดเมนที่เชื่อถือ (ผู้ใช้ทุกคนในโดเมนภายนอกทั้งหมดในรายการที่อนุญาต)
• โดเมนภายนอกที่ไม่อยู่ในรายการที่อนุญาต
• ผู้ใช้บางรายในองค์กร
• ทุกคนที่มีบัญชี Google

หมายเหตุ: เพียงมีเงื่อนไขที่ตรงกับเกณฑ์รายการเดียว กฎก็จะมีผลบังคับใช้

กําหนดการดำเนินการ

การดำเนินการ คือ ผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น เมื่อมีการทริกเกอร์กฎ โดยสิ่งที่ทำได้มีดังนี้

• อนุญาตการแชร์
• อนุญาตการแชร์พร้อมแสดงคำเตือน

  หมายเหตุ: หากเลือกตัวเลือกนี้ ผู้ใช้จะเห็นคําเตือนเมื่อแชร์ไฟล์ แต่จะไม่เห็นเมื่อได้รับไฟล์

• บล็อกการแชร์

ทําความเข้าใจกฎเริ่มต้นสําหรับการแชร์ภายนอกองค์กร

กฎเริ่มต้น 2 ข้อสำหรับการแชร์นอกองค์กรมีดังนี้

ชื่อกฎ	ขอบเขต	ทริกเกอร์	เงื่อนไข	การดำเนินการ	สถานะ
[ค่าเริ่มต้น] ผู้ใช้ในองค์กรสามารถแชร์และรับรายการภายในองค์กรได้	หน่วยขององค์กรระดับบนสุด (ทั้งองค์กร)	การแชร์ไฟล์และการรับไฟล์	องค์กรของฉัน	อนุญาต	ใช้งานอยู่*
[ค่าเริ่มต้น] ผู้ใช้ในองค์กรสามารถแชร์กับทุกคนที่มีบัญชี Google ได้	หน่วยขององค์กรระดับบนสุด (ทั้งองค์กร)	การแชร์ไฟล์	ทุกคนในโลก รวมผู้เข้าชม	อนุญาต	ใช้งานอยู่*

คุณจะแก้ไขกฎเริ่มต้นไม่ได้ แต่ปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานใหม่ได้ (ยกเว้นกรณีที่ใช้ Cloud Identity อยู่

* หากคุณตั้งค่าไดรฟ์เพื่อแชร์กับภายนอกแล้ว สถานะของกฎเริ่มต้นจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ที่เทียบเท่าซึ่งเปลี่ยนเป็นกฎการเชื่อถือแล้ว

จัดเตรียมหน่วยขององค์กร กลุ่ม และรายการโดเมนที่เชื่อถือได้

วิธีอนุญาตหรือบล็อกการแชร์ตามแผนกหรือกลุ่ม

ตรวจสอบว่าคุณได้สร้างหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่ต้องการใช้สร้างกฎการเชื่อถือ

• โปรดดูรายละเอียดการสร้างหน่วยขององค์กรที่หัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร 
• โปรดดูรายละเอียดการสร้างกลุ่มที่หัวข้อสร้างกลุ่ม

วิธีจํากัดการแชร์ไปยังโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น

ตรวจสอบว่าโดเมนที่เชื่อถือได้อยู่ในรายการที่อนุญาตแล้ว โดเมนที่เชื่อถือได้จะต้องใช้ Google Workspace และได้รับการยืนยันด้วยโดเมน โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น

ลูกค้า Cloud Identity: หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace โดเมนในรายการที่อนุญาตของ Google Workspace จะมีผลกับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Cloud Identity ด้วยเช่นกัน

วางแผนใช้งานกฎการเชื่อถือ (พร้อมตัวอย่าง)

ก่อนสร้างกฎการเชื่อถือ ให้พิจารณาประเภทการแชร์ที่จะอนุญาตหรือบล็อกในโครงสร้างองค์กรทั้งหมดก่อน และตรวจสอบว่ากฎไม่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์กับบุคคลที่ไม่ต้องการหรือป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์กับบุคคลที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีหน่วยขององค์กร 4 หน่วย ได้แก่ ฝ่ายขาย ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายวิจัย และทีมอื่นๆ และคุณต้องการจำกัดการแชร์ประเภทต่อไปนี้

• ไฟล์ที่เป็นของฝ่ายขายจะแชร์ภายในกับฝ่ายวิจัย ไม่ได้
• ไฟล์ที่เป็นของฝ่ายกฎหมายจะแชร์กับภายนอกไม่ได้ ยกเว้นแชร์กับที่ปรึกษาภายนอกของคุณ
• ไฟล์ที่เป็นของฝ่ายวิจัยสามารถแชร์ภายในได้เฉพาะกับฝ่ายวิจัยและฝ่ายกฎหมายเท่านั้น
• ไฟล์ที่เป็นของทีมอื่นทั้งหมดจะแชร์กับภายนอกไม่ได้เลย

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่แนะนำเพื่อนำรูปแบบการแชร์ที่ต้องการไปใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: จับคู่ขอบเขตการทํางานร่วมกัน

คุณอาจต้องใช้เมทริกซ์เพื่อจับคู่การแชร์ที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน เช่น

	การแชร์ภายใน		การแชร์กับภายนอก
หน่วยขององค์กร	ไฟล์ที่ตนเองเป็นเจ้าของสามารถแชร์ได้กับ...	ไฟล์ที่ตนเองเป็นเจ้าของไม่สามารถแชร์กับ...	ไฟล์ที่ตนเองเป็นเจ้าของสามารถแชร์ได้กับ...	ไฟล์ที่ตนเองเป็นเจ้าของไม่สามารถแชร์กับ...
ฝ่ายขาย	ฝ่ายขาย ฝ่ายกฎหมาย ทีมอื่นๆ	ฝ่ายวิจัย	ทุกคน
ฝ่ายกฎหมาย	ทุกทีม		ที่ปรึกษาภายนอก	บุคคลอื่นๆ
ฝ่ายวิจัย	ฝ่ายวิจัย ฝ่ายกฎหมาย	ฝ่ายขาย ทีมอื่นๆ		ทุกคน
ทีมอื่นๆ ทั้งหมด	ทุกทีม			ทุกคน

 

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกฎต่อไปนี้

กฎ	ขอบเขต	ทริกเกอร์	เงื่อนไข	การดำเนินการ
การแชร์ภายใน	รวม: หน่วยขององค์กร ระดับรูท ยกเว้น: ฝ่ายวิจัย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	องค์กร ของคุณ	อนุญาต
ฝ่ายวิจัย - การแชร์ภายใน	รวม: ฝ่ายวิจัย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	ฝ่ายวิจัย ฝ่ายกฎหมาย	อนุญาต
ฝ่ายกฎหมาย - การแชร์กับภายนอก	รวม: ฝ่ายกฎหมาย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	โดเมนที่ปรึกษา ภายนอก	อนุญาต
ฝ่ายขาย - การแชร์กับภายนอก	รวม: ฝ่ายขาย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	ทุกคนที่มี บัญชี Google	อนุญาต
ฝ่ายขาย - การบล็อกการแชร์	รวม: ฝ่ายขาย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	ฝ่ายวิจัย	บล็อก

 

ขั้นตอนที่ 3: ปิดใช้งานกฎเริ่มต้น 2 ข้อ

กฎเริ่มต้นจะอนุญาตการแชร์ในวงกว้างทั้งภายในและภายนอกองค์กร ในตัวอย่างนี้ กฎเหล่านี้จะขัดแย้งกับรูปแบบการแชร์ที่คุณต้องการใช้จริง

ทําความเข้าใจสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการจัดการกฎการเชื่อถือ

การดำเนินการ	คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบเหล่านี้...
เปิดหรือปิดกฎการเชื่อถือ	จัดการกฎการเชื่อถือ ไดรฟ์และเอกสารการตั้งค่า
ดูกฎการเชื่อถือในรายการกฎ	ดูกฎการเชื่อถือ
ดูรายละเอียดกฎการเชื่อถือ	ดูกฎการเชื่อถือ หน่วยขององค์กรอ่าน
สร้างหรือแก้ไขกฎการเชื่อถือ	ดูกฎการเชื่อถือ จัดการกฎการเชื่อถือ ไดรฟ์และเอกสารการตั้งค่า กลุ่มอ่าน หน่วยขององค์กรอ่าน
เปิดหรือปิดใช้งานกฎการเชื่อถือบางรายการ	ดูกฎการเชื่อถือ จัดการกฎการเชื่อถือ ไดรฟ์และเอกสารการตั้งค่า หน่วยขององค์กรอ่าน
ลบกฎการเชื่อถือ	ดูกฎการเชื่อถือ จัดการกฎการเชื่อถือ ไดรฟ์และเอกสารการตั้งค่า

หากต้องการสิทธิ์เพิ่มเติมเพื่อจัดการกฎการเชื่อถือ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ

เคล็ดลับ: หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณสามารถสร้างบทบาทของผู้ดูแลระบบที่กําหนดเองเพื่อจัดการกฎการเชื่อถือและมอบหมายให้กับผู้ดูแลระบบที่รับมอบสิทธิ์ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้าง แก้ไข และลบบทบาทของผู้ดูแลระบบที่กำหนดเอง

เปิดหรือปิดฟีเจอร์กฎการเชื่อถือ

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

เปิดฟีเจอร์กฎการเชื่อถือสำหรับไดรฟ์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นหากคุณเปิดใช้กฎการเชื่อถือ

• ระบบจะบังคับใช้กฎที่อยู่ในรายการกฎ และการตั้งค่าไดรฟ์สําหรับการแชร์ภายนอกองค์กรจะถูกปิดใช้งาน โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อวิธีที่กฎการเชื่อถือเข้ามาแทนที่การตั้งค่าไดรฟ์ในส่วนก่อนหน้านี้
• หากคุณเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ก่อนที่จะเปิดใช้กฎการเชื่อถือเพียงไม่นาน กฎอาจบังคับใช้สถานะก่อนหน้าของการตั้งค่าไดรฟ์เป็นการชั่วคราว โดยระบบอาจใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมงในการซิงค์กฎการเชื่อถือกับการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ครั้งล่าสุด

วิธีเปิดใช้กฎการเชื่อถือ

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  กฎ
3. คลิกเปิดสำหรับไดรฟ์ในการ์ดทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยที่ด้านบนของหน้า

   รายการงานจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติและแสดงความคืบหน้าของการเปิดใช้งานกฎการเชื่อถือ

ปิดฟีเจอร์กฎการเชื่อถือสำหรับไดรฟ์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นหากคุณปิดใช้กฎการเชื่อถือ

• การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ขององค์กรจะเริ่มทํางานอีกครั้งและเปลี่ยนกลับไปเป็นสถานะเดิมในตอนที่เปิดใช้กฎการเชื่อถือ
• ระบบจะลบกฎการเชื่อถือที่คุณสร้างไว้อย่างถาวร

วิธีปิดกฎการเชื่อถือ

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  แอปGoogle Workspaceไดรฟ์และเอกสาร
3. คลิกการตั้งค่าการแชร์
4. คลิกปิดกฎการเชื่อถือ ในส่วนการแชร์ภายนอกองค์กร

   รายการงานจะเปิดขึ้นและแสดงความคืบหน้าของการปิดใช้งานกฎการเชื่อถือ

สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือ

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

สร้างกฎการเชื่อถือ

หลังจากสร้างกฎการเชื่อถือแล้ว คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• แก้ไขกฎได้ทุกเมื่อเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า เช่น เงื่อนไขและการดำเนินการ หรือปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานอีกครั้ง
• ลบกฎการเชื่อถือได้ทุกเมื่อ

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  กฎ
3. คลิกสร้างกฎเชื่อถือ

4. ในส่วนชื่อ ให้กรอกชื่อและอาจใส่คําอธิบายสําหรับกฎด้วย (ไม่บังคับ)
5. ในส่วนขอบเขต ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้

   โดยค่าเริ่มต้น กฎจะมีผลกับทุกคนในองค์กร

   หากต้องการใช้กฎเฉพาะกับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้ทําดังนี้

   • สําหรับกฎการแชร์ ให้เลือกไฟล์ของผู้ใช้ที่จะนํากฎนี้ไปใช้ กฎการเชื่อถือจะมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของหรือไดรฟ์ที่แชร์ในขอบเขตของกฎเท่านั้น ดูรายละเอียด
   • สําหรับกฎการรับ ให้เลือกผู้ที่ต้องการให้เป็นผู้รับไฟล์ที่แชร์
   1. คลิกระบุหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม
   2. เลือกตัวเลือกเพื่อรวมหรือยกเว้นหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม
   3. เลือกหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่ต้องการรวมหรือยกเว้น
   4. (ไม่บังคับ) รวมหรือยกเว้นหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มเพิ่มเติม

      เช่น หากต้องการใช้กฎกับทุกคนในองค์กร แต่ยกเว้นกลุ่มเพียง 1 กลุ่ม ให้ระบุหน่วยขององค์กรระดับบนสุดแล้วยกเว้นกลุ่มที่ต้องการกลุ่มเดียว

      หากต้องการนำหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มออก ให้คลิกล้างที่อยู่ติดกัน

6. คลิกต่อไป
7. ในส่วนทริกเกอร์ ให้เลือกเหตุการณ์ 1 หรือ 2 เหตุการณ์ที่ต้องการใช้กฎ ดังนี้
   • การแชร์ไฟล์ - กฎจะทำงานเมื่อไฟล์ของบุคคลในขอบเขตแชร์กับผู้ใช้ที่คุณเลือกในเงื่อนไข
   • การรับไฟล์ - กฎจะทำงานเมื่อบุคคลในขอบเขตได้รับไฟล์ของผู้ใช้หรือไดรฟ์ที่แชร์ที่คุณเลือกในเงื่อนไข หรือบุคคลได้รับการเพิ่มเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ในเงื่อนไข
8. ในส่วนเงื่อนไข ให้คลิกเพิ่มเงื่อนไข จากนั้นจึงเลือกบุคคลภายในหรือภายนอกที่ต้องการอนุญาต หรือบล็อกการแชร์หรือการรับข้อมูลจากผู้ใช้ในขอบเขตของคุณ

   ตัวเลือกภายใน มีดังนี้

   • ผู้ใช้ - พิมพ์ชื่อหรืออีเมลของผู้ใช้
   • หน่วยขององค์กร - คลิกเลือกหน่วยขององค์กร
   • กลุ่ม - พิมพ์ชื่อหรืออีเมลของกลุ่ม
   • องค์กรของฉัน

   ตัวเลือกภายนอก มีดังนี้

   (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์กับบุคคลภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เลือกช่องรวมผู้เข้าชม ทั้งนี้ตัวเลือกนี้ใช้ไม่ได้กับเงื่อนไขบางประเภท ดูรายละเอียด

   • องค์กรภายนอก - ป้อนชื่อโดเมนขององค์กร (เช่น other-company.com) 
   • โดเมนในรายการที่อนุญาต - ตรวจสอบโดเมนที่อยู่ในรายการที่อนุญาตได้หากต้องการโดยคลิกดูโดเมนที่อนุญาต 
   • ทุกคนที่มีบัญชี Google (รวมผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอก)
9. คลิกต่อไป
10. ในส่วนการดำเนินการ ให้เลือกสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเรียกใช้กฎ ซึ่งประกอบด้วยอนุญาต อนุญาตพร้อมแสดงคำเตือน หรือบล็อก
11. คลิกเสร็จสิ้น
12. เลือกว่าจะใช้งานกฎหรือไม่ แล้วคลิกเสร็จสิ้น

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

ดูและแก้ไขรายละเอียดกฎการเชื่อถือ

คุณสามารถแก้ไขกฎการเชื่อถือได้ทุกเมื่อเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า เช่น เงื่อนไขและการดำเนินการ หรือเพื่อปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานอีกครั้ง

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  กฎ
3. ค้นหากฎในรายการกฎ

   เคล็ดลับ: คุณสามารถจัดเรียงรายการตามประเภทกฎได้โดยคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ประเภทกฎ หรือกรองรายการโดยคลิกเพิ่มตัวกรองประเภทกฎเชื่อถือ 

4. (ไม่บังคับ) หากต้องการดูขอบเขตกฎ เงื่อนไข ทริกเกอร์ และการดำเนินการ ให้ชี้เมาส์ไปที่กฎในรายการแล้วคลิกมุมมองด่วน
5. (ไม่บังคับ) คลิกกฎเพื่อเปิดหน้ารายละเอียดและดูการตั้งค่า
6. (ไม่บังคับ) วิธีแก้ไขการตั้งค่า
   1. คลิกแก้ไขกฎทางด้านซ้ายของหน้ารายละเอียด หรือคลิกส่วนการตั้งค่า

   2. แก้ไขการตั้งค่า

      หากต้องการไปยังการตั้งค่าอื่นๆ ให้คลิกต่อไป หากต้องการปิดส่วนนี้ ให้คลิก ยกเลิกทิ้งและออก

   3. เมื่อแก้ไขการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

ลบกฎการเชื่อถือ

หากลบกฎการเชื่อถือ ระบบจะนํากฎดังกล่าวออกจากบริการของ Google อย่างถาวร ทั้งนี้ คุณสามารถเลือกแก้ไขกฎเพื่อปิดใช้งานได้ในกรณีที่ต้องการเปิดใช้งานใหม่ในภายหลัง ไปที่หัวข้อดูหรือแก้ไขรายละเอียดกฎการเชื่อถือ

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  กฎ
3. ในส่วนกฎ ให้คลิกเพิ่มตัวกรองประเภทกฎเชื่อถือ
4. ในรายการกฎ ให้ชี้เมาส์ไปที่กฎที่ต้องการลบแล้วคลิกลบ

   คุณยังจะเห็นตัวเลือกลบทางด้านซ้ายในหน้ารายละเอียดของกฎ (คลิกกฎเพื่อเปิดหน้ารายละเอียด)

5. ในข้อความยืนยัน ให้คลิกลบ

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

ดูเหตุการณ์บันทึกของกฎการเชื่อถือ

คุณสามารถดูบันทึกโดยละเอียดซึ่งแสดงกิจกรรมเกี่ยวกับกฎการเชื่อถือของผู้ดูแลระบบได้ โดยมีบันทึก 3 ประเภท ดังนี้

• การสร้างกฎ
• การลบกฎ
• อัปเดตกฎ

คุณสามารถดูบันทึกโดยละเอียดที่แสดงกิจกรรมของผู้ใช้ในกฎการเชื่อถือไฟล์ของไดรฟ์ที่แชร์ได้ โดยบันทึกจะมี 3 ประเภท ดังนี้

• ผู้รับที่ถูกบล็อก 
• พื้นที่แชร์ไฟล์ที่ถูกบล็อก
• การดูไฟล์ที่ถูกบล็อก

คุณสามารถศึกษาขั้นตอนการดูประเภทของเหตุการณ์ที่คุณสามารถเข้าดูได้ที่เหตุการณ์ในบันทึกของผู้ดูแลระบบและเหตุการณ์ในบันทึกของกฎ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของกฎการเชื่อถือ

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

คุณต้องมีกฎ 2 ข้อเพื่อให้ทีมภายใน 2 ทีมทำงานร่วมกันได้

หากต้องการอนุญาตให้แชร์ไฟล์ของผู้ใช้หรือของทีมหนึ่งให้กับผู้ใช้หรือทีมภายในอีกทีมหนึ่ง คุณจะต้องมีกฎ 2 ข้อ โดยข้อแรกสำหรับการแชร์และอีกข้อสำหรับการรับ

ตัวอย่าง: อนุญาตให้แชร์ไฟล์ของทีมหนึ่งให้กับอีกทีมหนึ่ง

สมมติว่าคุณต้องการให้แชร์ไฟล์ของทีมขายกับทีมการตลาดได้ ในกรณีนี้ คุณจะต้องมีกฎหนึ่งข้อเพื่ออนุญาตให้ฝ่ายขายแชร์ไฟล์กับฝ่ายการตลาด และกฎอีกข้อเพื่ออนุญาตให้ฝ่ายการตลาดรับไฟล์จากฝ่ายขาย ดังนี้

กฎ	ขอบเขต	ทริกเกอร์	เงื่อนไข	การดำเนินการ
1	ฝ่ายขาย	การแชร์ไฟล์	ฝ่ายการตลาด	อนุญาต
2	ฝ่ายการตลาด	การรับไฟล์	ฝ่ายขาย	อนุญาต

 

ตัวอย่าง: อนุญาตให้แชร์ไฟล์ระหว่าง 2 ทีมได้

สมมติว่าคุณต้องการให้แชร์ไฟล์ระหว่างทีมขายและทีมการตลาดได้ เช่นเดียวกับตัวอย่างด้านบน คุณจะต้องมีกฎ 2 ข้อ แต่กรณีนี้ ทริกเกอร์ของกฎแต่ละข้อจะต้องมีทั้งการแชร์และการรับข้อมูล ดังนี้

กฎ	ขอบเขต	ทริกเกอร์	เงื่อนไข	การดำเนินการ
1	ฝ่ายขาย	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	ฝ่ายการตลาด	อนุญาต
2	ฝ่ายการตลาด	การแชร์ไฟล์ การรับไฟล์	ฝ่ายขาย	อนุญาต

กฎการเชื่อถือจะมีผลเฉพาะกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในขอบเขตเป็นเจ้าของเท่านั้น

หากกฎระบุสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการแชร์ไฟล์ กฎดังกล่าวจะมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ (และไดรฟ์ที่แชร์) เป็นเจ้าของในขอบเขตของกฎเท่านั้น แต่จะไม่มีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในขอบเขตมีสิทธิ์ระดับผู้แก้ไข แต่ไม่ได้เป็นเจ้าของ

ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างกฎเพื่อป้องกันไม่ให้แชร์ไฟล์ที่เป็นของทีมวิจัยกับทีมขาย ทีมวิจัยจะยังคงแชร์ไฟล์อื่นๆ ที่ตนมีสิทธิ์แก้ไขให้กับฝ่ายขายได้ หากต้องการป้องกันไม่ให้ทีมขายรับไฟล์จากทีมอื่น คุณก็สร้างกฎการบล็อกได้เช่นกัน

หมายเหตุ

• หากเจ้าของไฟล์ย้ายไปยังหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มอื่น กฎการแชร์ไฟล์นั้นจะเปลี่ยนตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มใหม่ โดยการเปลี่ยนแปลงกฎนี้ยังมีผลในกรณีที่มีการโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ให้กับผู้ที่อยู่ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มอื่น

• สําหรับไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้เป็นเจ้าของ ผู้ใช้จะแชร์ไฟล์เกินจากจำนวนที่เจ้าของไฟล์ได้รับอนุญาตไม่ได้ ซึ่งข้อจํากัดนี้มีผลแม้ผู้ใช้จะอยู่ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่มีกฎการแชร์ที่ให้สิทธิ์มากกว่าก็ตาม

วิธีการทํางานของกฎการเชื่อถือสำหรับผู้เข้าชมและบัญชี Google ที่ไม่มีการจัดการ

การทำงานของกฎการเชื่อถือกับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google หรือมีบัญชี Google ที่ไม่ได้จัดการโดยผู้ดูแลระบบมีดังนี้

บุคคลที่ไม่มีบัญชี Google (ผู้เข้าชม)

กฎที่อนุญาตการแชร์

หากคุณสร้างกฎที่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับภายนอกได้ โดยค่าเริ่มต้นแล้ว ระบบจะอนุญาตการแชร์กับบุคคลที่มีบัญชี Google ที่มีการจัดการเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณยังอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google ได้ ในกรณีนี้ ผู้รับจะได้รับบัญชีประเภทพิเศษที่เรียกว่าบัญชีผู้เข้าชม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์กับบัญชีผู้เข้าชม

หากต้องการอนุญาตการแชร์กับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google ให้เลือกตัวเลือกรวมผู้เข้าชมในการตั้งค่าเงื่อนไขของกฎ ตัวเลือกนี้มีผลเฉพาะสำหรับกฎที่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ออกสู่ภายนอกไปยังโดเมนภายนอกหรือผู้ใช้ภายนอกทั้งหมด

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถอนุญาตให้แชร์กับบัญชีผู้เข้าชมได้ด้วยการเพิ่มบัญชีลงในกลุ่มที่คุณอนุญาตให้แชร์กับภายนอก

กฎที่บล็อกการแชร์

กฎที่บล็อกไม่ให้ผู้ใช้แชร์ภายนอกองค์กรจะมีผลกับผู้เข้าชมเสมอ แม้จะไม่ได้เลือกตัวเลือกรวมผู้เข้าชมสําหรับเงื่อนไขก็ตาม

อย่างไรก็ตาม หากมีกฎอื่นที่อนุญาตให้แชร์กับบัญชีผู้เข้าชมได้ กฎการบล็อกจะไม่มีผลกับบัญชีผู้เข้าชมในกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณมีกฎต่อไปนี้

• กฎข้อที่ 1 - อนุญาตให้แชร์ไฟล์กับทุกคนที่มีบัญชี Google โดยเลือกรวมผู้เข้าชมไว้
• กฎข้อที่ 2 - บล็อกการแชร์กับกลุ่มรายชื่ออีเมลที่ประกอบด้วยบุคคลที่มีบัญชีผู้เข้าชม

การบล็อกจะไม่มีผลกับบัญชีผู้เข้าชมในกลุ่ม ผู้ใช้ในขอบเขตกฎข้อที่ 2 จึงยังคงให้บัญชีผู้เข้าชมเข้าถึงไฟล์ได้ 

ผู้ที่มีบัญชี Google ที่ไม่มีการจัดการ

กฎที่อนุญาตการแชร์

หากคุณสร้างกฎที่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ภายนอกกับโดเมนหรือองค์กรที่ระบุได้ ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์กับบัญชี Google ที่ไม่มีการจัดการในโดเมนหรือองค์กรนั้น ซึ่งบัญชีเหล่านี้รวมถึงบัญชีผู้ใช้ทั่วไปและบัญชีผลิตภัณฑ์ Google บางอย่าง เช่น  Google Workspace Essentials

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์กับบัญชีที่ไม่มีการจัดการบางรายการได้ โดยเพิ่มบัญชีลงในกลุ่มและสร้างกฎที่อนุญาตให้แชร์กับกลุ่มนั้น

กฎที่บล็อกการแชร์

กฎที่บล็อกไม่ให้ผู้ใช้แชร์ภายนอกองค์กรจะมีผลกับบัญชีที่ไม่มีการจัดการเสมอ

วิธีการใช้กฎการเชื่อถือกับไดรฟ์ที่แชร์

หากขอบเขตของกฎการเชื่อถือมีหน่วยขององค์กรรวมอยู่ด้วย กฎดังกล่าวจะมีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ในหน่วยขององค์กรนั้น เช่น หากคุณสร้างกฎที่อนุญาตให้หน่วยขององค์กรของทีมฝ่ายผลิตแชร์ไฟล์กับฝ่ายกฎหมายได้ ผู้ใช้ฝ่ายกฎหมายก็จะเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ของฝ่ายผลิตได้

หากต้องการสร้างกฎการเชื่อถือสําหรับไดรฟ์ที่แชร์ ให้ตรวจสอบว่าคุณได้ตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์ในหน่วยขององค์กรที่เหมาะสมแล้ว

ลําดับความสําคัญของกฎการเชื่อถือ: วิธีจัดการกฎที่ขัดแย้งกัน

หากมีขอบเขต ทริกเกอร์ และเงื่อนไขของกฎการเชื่อถือหลายรายการตรงกับเหตุการณ์การแชร์ ระบบจะดําเนินการตามลําดับความสําคัญต่อไปนี้สําหรับคอมโพเนนต์การดำเนินการของกฎ

1. บล็อกการแชร์
2. อนุญาตการแชร์
3. อนุญาตการแชร์พร้อมแสดงคำเตือน

ตัวอย่างวิธีจัดการความขัดแย้งของกฎ โดย

• "your-organization.com" เป็นหน่วยขององค์กรระดับบนสุดในองค์กร
• "แผนกการตลาด" เป็นหน่วยขององค์กรย่อยภายใต้ระดับบนสุด

ตัวอย่างที่ 1

กฎ	ขอบเขต	เงื่อนไข	ทริกเกอร์	การดำเนินการ
1	your-organization.com	ทุกคนในโลก	การแชร์ไฟล์	อนุญาต
2	แผนกการตลาด	โดเมนในรายการที่อนุญาต	การแชร์ไฟล์	อนุญาต

ผลลัพธ์: เนื่องจากแผนกการตลาดเป็นส่วนย่อยของทั้งองค์กร กฎข้อที่ 1 จึงมีผลกับแผนกดังกล่าวด้วย ดังนั้น แผนกนี้จึงแชร์กับทุกคนในโลกได้ ไม่ใช่แค่โดเมนในรายการที่อนุญาต ตัวอย่างที่ 2 ด้านล่างแสดงวิธีสร้างกฎเพื่อจำกัดให้แผนกการตลาดแชร์ได้เฉพาะกับโดเมนในรายการที่อนุญาตเท่านั้น

ตัวอย่างที่ 2

กฎ	ขอบเขต	เงื่อนไข	ทริกเกอร์	การดำเนินการ
1	your-organization.com ยกเว้นแผนกการตลาด	ทุกคนในโลก	การแชร์ไฟล์	อนุญาต
2	แผนกการตลาด	โดเมนในรายการที่อนุญาต	การแชร์ไฟล์	อนุญาต

ผลลัพธ์: เนื่องจากกฎข้อที่ 1 ยกเว้นแผนกการตลาด จึงมีเพียงกฎข้อที่ 2 เท่านั้นที่ใช้ได้กับแผนกนี้ ดังนั้น แผนกดังกล่าวจึงแชร์ได้กับเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเท่านั้น ส่วนผู้ใช้รายอื่นจะแชร์ได้กับทุกคนในโลก

ตัวอย่างที่ 3

กฎ	ขอบเขต	เงื่อนไข	ทริกเกอร์	การดำเนินการ
1	your-organization.com	โดเมนในรายการที่อนุญาต	การแชร์ไฟล์	อนุญาต
2	แผนกการตลาด	ทุกคนในโลก	การแชร์ไฟล์	อนุญาต

ผลลัพธ์: กฎข้อที่ 2 ให้สิทธิ์มากกว่า แผนกการตลาดจึงแชร์กับใครก็ได้ในโลก ส่วนผู้ใช้รายอื่นจะแชร์ได้กับโดเมนในรายการที่อนุญาตเท่านั้น

ตัวอย่างที่ 4

กฎ	ขอบเขต	เงื่อนไข	ทริกเกอร์	การดำเนินการ
1	your-organization.com	ทุกคนในโลก	การแชร์ไฟล์	อนุญาต
2	แผนกการตลาด	other-company.com	การแชร์ไฟล์	บล็อก

ผลลัพธ์: เนื่องจากกฎข้อที่ 2 บล็อกการแชร์ กฎนี้จึงมีความสําคัญเหนือการแชร์ที่ได้รับอนุญาตตามกฎข้อที่ 1 ดังนั้นแผนกการตลาดจึงแชร์ได้กับทุกคนในโลก ยกเว้น other-company.com

คุณปิดใช้งานและเปิดใช้งานกฎการเชื่อถือได้ทุกเมื่อ

โดยค่าเริ่มต้น สถานะของกฎใหม่ที่สร้างจะกำหนดเป็นใช้งานอยู่ แต่คุณจะตั้งกฎใหม่หรือตั้งกฎที่มีอยู่ให้มีสถานะเป็นไม่ใช้งานก็ได้ เช่น คุณอาจสร้างกฎใหม่และปิดใช้งานไว้จนกว่าจะพร้อมใช้งาน

คําถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกฎการเชื่อถือ

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

การเปลี่ยนแปลงกฎการเชื่อถือใช้เวลานานเท่าใดจึงจะใช้งานได้

หากขอบเขตหรือเงื่อนไขของกฎการเชื่อถือไม่รวมหน่วยขององค์กรใดๆ ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงที่กฎการเชื่อถือจะมีผลต่อการแชร์ไดรฟ์ แต่หากขอบเขตหรือเงื่อนไขของกฎการเชื่อถือรวมหน่วยขององค์กรไว้มากกว่าหนึ่งหน่วย ระบบอาจใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมงที่กฎจะมีผล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของหน่วยขององค์กร

ข้อจํากัดของกฎการเชื่อถือและเงื่อนไขของกฎมีอะไรบ้าง

คุณมีกฎการเชื่อถือและเงื่อนไขของกฎสูงสุดได้ดังนี้

• กฎการเชื่อถือที่ใช้งานอยู่ 200 รายการ
• กฎการเชื่อถือ (ที่ใช้งานอยู่ + ที่ไม่ได้ใช้งาน) 2,000 รายการ
• เงื่อนไขของกฎ 150 รายการต่อกฎการเชื่อถือ
• เงื่อนไข 500 รายการของประเภทต่างๆ ต่อไปนี้สำหรับกฎการเชื่อถือของทั้งองค์กร
  • หน่วยขององค์กร
  • กลุ่ม
  • โดเมนในรายการที่อนุญาต (เชื่อถือได้)
  • โดเมนภายนอก
  • ผู้ใช้ที่กําหนด - ผู้ใช้ 1-200 ราย นับเป็น 1 เงื่อนไข, ผู้ใช้ 201-400 ราย นับ 2 เงื่อนไข เป็นต้น

  หมายเหตุ: คุณเพิ่มจํานวนเงื่อนไขประเภทต่อไปนี้ ในกฎการเชื่อถือทั้งหมดได้ไม่จํากัด

  • องค์กร
  • ทุกคนที่มีบัญชี Google
• จำนวน 500 รายการ โดยรวมและยกเว้นหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มสำหรับขอบเขตต่อกฎ 1 ข้อ

ฉันจะเลือกกลุ่มประเภทใดเป็นขอบเขตหรือเงื่อนไขของกฎได้บ้าง

คุณสามารถเลือกกลุ่มที่สร้างโดยผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้จากรายการกลุ่มในคอนโซลผู้ดูแลระบบ โดยอีเมลของกลุ่มต้องลงท้ายด้วยโดเมนขององค์กร คุณจึงไม่สามารถเลือกกลุ่มภายนอกมาเป็นขอบเขตหรือเงื่อนไขของกฎได้

กลุ่มบางประเภทที่ควรพิจารณาสำหรับกฎการเชื่อถือมีดังนี้

• กลุ่มแบบไดนามิก - จัดการการเป็นสมาชิกโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้เข้าร่วม ย้ายภายในองค์กร หรือออกจากองค์กร กลุ่มแบบไดนามิกจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่ใช้ในการจัดการการเป็นสมาชิกกลุ่มด้วยตนเองได้ โดยมีให้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบหรือเมื่อใช้ Cloud Identity API หากต้องการใช้กลุ่มแบบไดนามิกสำหรับนโยบายกฎการเชื่อถือ โปรดตรวจสอบว่ากลุ่มดังกล่าวเป็นกลุ่มความปลอดภัยด้วยเช่นกัน (ซึ่งมีป้ายกำกับความปลอดภัย) ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มแบบไดนามิก

• กลุ่มความปลอดภัย - แปลงกลุ่มมาตรฐานหรือกลุ่มแบบไดนามิกให้เป็นกลุ่มความปลอดภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุม ตรวจสอบ และติดตามกลุ่มได้ เพื่อวัตถุประสงค์ในการอนุญาตและการควบคุมการเข้าถึง ซึ่งคุณสามารถสร้างกลุ่มความปลอดภัยได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบหรือใช้ Cloud Identity Groups API โดยการเพิ่มป้ายกำกับความปลอดภัยไปยังกลุ่ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มความปลอดภัย

• กลุ่มที่ย้ายข้อมูลแล้ว - ใช้ Google Cloud Directory Sync (GCDS) เพื่อซิงค์กลุ่มที่สร้างใน Microsoft Active Directory หรือเครื่องมืออื่นๆ กับ Google Workspace จากนั้นจึงใช้กลุ่มที่ซิงค์ในกฎการเชื่อถือ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ GCDS

ฉันจะใช้กฎการเชื่อถือกับผู้ใช้ภายนอกได้อย่างไร

หากต้องการใช้กฎการเชื่อถือกับผู้ใช้ภายนอก คุณสามารถสร้างกลุ่มโดยใช้อีเมลภายนอก (รวมถึงกลุ่มภายนอกหรืออีเมลของบุคคล) ได้ ตัวอย่างเช่น หากทีมกฎหมายขององค์กรต้องการแชร์ไฟล์กับทนายความที่บริษัทภายนอก คุณก็สร้างกลุ่มโดยใช้อีเมลของทนายได้ จากนั้นจึงสร้างกฎ เช่น

• ขอบเขต - หน่วยขององค์กรของทีมกฎหมาย
• ทริกเกอร์ - การแชร์ไฟล์และการรับไฟล์
• เงื่อนไข - อีเมลของกลุ่มทนายความที่ต้องการ
• การดำเนินการ - อนุญาต

หากบัญชีของผู้ใช้ไม่มีไดรฟ์แล้ว กฎการเชื่อถือจะยังมีผลกับเอกสารที่แชร์หรือไม่

หากผู้ใช้ไม่มีบริการ Google ไดรฟ์และเอกสารสําหรับบัญชีแล้ว เช่น มีการนําใบอนุญาต Google Workspace ออกจากบัญชี ไฟล์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของจะแชร์ได้เฉพาะภายในองค์กรเท่านั้น แม้ว่ากฎการเชื่อถือที่ใช้กับไฟล์จะอนุญาตให้แชร์ภายนอกก็ตาม การแชร์ไฟล์ภายในจะยังคงถูกจํากัดตามขอบเขตโดยกฎการเชื่อถือ เช่น อนุญาตให้แชร์เฉพาะกับหน่วยขององค์กรที่ระบุ 

หากต้องการนําข้อจํากัดการแชร์ภายนอกออกจากไฟล์ของผู้ใช้ ให้เพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า (AU) ไปยังบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า

หากฉันปิดไดรฟ์สําหรับผู้ใช้บางราย กฎการเชื่อถือจะมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้เหล่านั้นหรือไม่

หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบริการไดรฟ์และเอกสารอีกต่อไป กฎการเชื่อถือจะยังคงมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้เหล่านั้นเป็นเจ้าของ และผู้ใช้รายอื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่มีอยู่ของผู้ใช้ดังกล่าวจะยังคงเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้อยู่ 

ฉันจะใช้กฎการเชื่อถือกับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Google Workspace ที่ไม่มีกฎการเชื่อถือได้ไหม

หากองค์กรของคุณมีผู้ใช้บางส่วนที่มีใบอนุญาต Google Workspace ซึ่งไม่มีกฎการเชื่อถือ คุณยังคงใช้กฎการเชื่อถือกับผู้ใช้เหล่านั้นและไฟล์ของผู้ใช้ได้ นอกจากนี้ หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google Workspace ที่มีกฎการเชื่อถือ และบัญชีผู้ใช้ได้ถูกเปลี่ยนเป็นใบอนุญาตที่ไม่มีฟีเจอร์ดังกล่าว กฎการเชื่อถือก็ยังคงมีผลกับผู้ใช้และไฟล์ของผู้ใช้อยู่

จะเกิดอะไรขึ้นกับกฎการเชื่อถือหากองค์กรเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace รุ่นที่ไม่มีกฎการเชื่อถือ

หากองค์กรเปลี่ยนไปใช้ Google Workspace รุ่นที่ไม่มีกฎการเชื่อถือ กฎการเชื่อถือที่ใช้งานอยู่ขององค์กรจะยังคงใช้งานได้และบังคับใช้อยู่ โดยคุณสามารถดูกฎการเชื่อถือได้ แต่จะแก้ไขหรือลบกฎเหล่านั้นไม่ได้ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณสามารถปิดกฎการเชื่อถือเพื่อใช้การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์แทน

หากปิดใช้กฎการเชื่อถือ การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ขององค์กรจะกลับมาใช้งานได้อีกครั้งและกลับสู่สถานะเดิมเมื่อเปิดใช้กฎการเชื่อถือ ระบบจะลบกฎการเชื่อถือที่คุณสร้างไว้อย่างถาวร

หากคุณยกเลิกการสมัครใช้บริการ Google Workspace และมีเพียงใบอนุญาต Cloud Identity เท่านั้น คุณจะใช้การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ไม่ได้

ทำไมตัวเลือกการแชร์ของทุกคนที่มีลิงก์จึงใช้งานไม่ได้อีกต่อไปสําหรับผู้ใช้

เมื่อแชร์ไฟล์ ผู้ใช้จะเลือกตัวเลือกทุกคนที่มีลิงก์ได้หากเงื่อนไขต่อไปนี้เป็นจริง

• กฎการเชื่อถือที่ใช้กับไฟล์ของผู้ใช้จะอนุญาตให้แชร์ได้กับทุกคนในองค์กร ทุกคนที่มีบัญชี Google และบัญชีผู้เข้าชม
• แต่จะไม่มีการใช้กฎการเชื่อถือใดกับไฟล์ที่บล็อกไม่ให้แชร์ไฟล์ได้
• การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ต่อไปนี้เปิดอยู่: เมื่ออนุญาตให้แชร์เนื้อหาภายนอกโดเมนของคุณ ผู้ใช้จะสามารถกำหนดให้ไฟล์และเนื้อหาที่เผยแพร่พร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่มีลิงก์ดังกล่าวได้ โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่านี้ได้ที่หัวข้อกำหนดสิทธิ์การแชร์ไดรฟ์ของผู้ใช้

กฎการเชื่อถือทํางานร่วมกับบัญชีบริการใช่ไหม

ใช่ บัญชีบริการจะรวมอยู่ในเงื่อนไขทุกคนที่มีบัญชี Google เช่น หากคุณสร้างกฎการเชื่อถือเพื่อบล็อกผู้ใช้ในองค์กรไม่ให้ทำงานร่วมกับใครก็ตามที่มีบัญชี Google กฎดังกล่าวจะป้องกันไม่ให้บัญชีบริการเข้าถึงไฟล์ที่มีการป้องกันโดยกฎนั้นด้วย 

ทำไมกฎการเชื่อถือจึงบล็อกผู้ตอบไม่ให้เข้าถึงฟอร์ม

กฎการเชื่อถือจะบล็อกไม่ให้ผู้ตอบเข้าถึงแบบฟอร์มเฉพาะเมื่อแบบฟอร์มดังกล่าวมีคำถามซึ่งกำหนดให้อัปโหลดไฟล์และกฎการเชื่อถือมีข้อจำกัดในการแชร์ไฟล์ ผู้ใช้ภายในขอบเขตของกฎการเชื่อถือจะไม่ถูกจำกัดจากการตอบกลับฟอร์มที่ไม่ได้แจ้งให้ผู้ตอบอัปโหลดไฟล์

ปัญหาที่ทราบเกี่ยวกับกฎการเชื่อถือ

รายการปัญหาที่ทราบ

ปัญหา	รายละเอียด
บันทึกสำหรับกฎการเชื่อถือไม่มีรายละเอียดบางอย่าง	บันทึกของผู้ดูแลระบบสำหรับกฎการเชื่อถือจะประกอบด้วยข้อมูลของผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงและประเภทการเปลี่ยนแปลง (สร้าง อัปเดต หรือลบ) แต่จะยังไม่รวมข้อมูลว่าการเปลี่ยนแปลงคืออะไรและการตั้งค่าใดที่มีการเปลี่ยนแปลง
ผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ไม่เพียงพอในการเปิด "มุมมองด่วน" ของกฎ ไม่ได้รับข้อความแจ้งข้อมูล	หากผู้ดูแลระบบที่ได้รับมอบสิทธิ์คลิกลิงก์มุมมองด่วนของกฎการเชื่อถือในรายการกฎ รายละเอียดของกฎจะไม่เปิดขึ้นหากผู้ดูแลระบบไม่มีสิทธิ์ที่จําเป็นทั้งหมดในการดูกฎ (เช่น หน่วยขององค์กร > สิทธิ์อ่าน) แต่ผู้ดูแลระบบก็จะไม่ได้รับข้อความแจ้งเตือนว่าต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติม
ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรที่ยืนยันด้วยอีเมล	หากเปิดใช้กฎการเชื่อถือ ผู้ใช้จะไม่สามารถทํางานร่วมกับไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่นซึ่งมีบัญชีที่ยืนยันด้วยอีเมลได้ (เช่น บัญชี Google Workspace Essentials)